Исходящие документы регистрируются в службе доу организации в день

Обновлено: 02.07.2024

3.6.1. Исходящие документы регистрируются в день подписания и отправляются не позднее следующего рабочего дня.

3.6.2. Исходящая корреспонденция регистрируется за подписью:

Министра образования и науки Российской Федерации, лица, исполняющего его обязанности - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра в адрес органов государственной власти в соответствии с приложением N 3 к настоящей Инструкции - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти и организаций - в соответствующих секретариатах заместителей Министра;

руководства структурных подразделений Минобрнауки России - в секретариатах этих структурных подразделений.

Исходящие документы с отметкой "Для служебного пользования" за подписью заместителей Министра в адрес федеральных органов исполнительной власти и организаций регистрируются отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

3.6.3. Регистрационные номера исходящим документам присваиваются в пределах календарного года при помощи системы электронного документооборота в соответствующей группе документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственным за его исполнение, для последующего его списания в дело и хранения.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (проставляется с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции.

3.6.4. Отправка исходящих документов производится:

почтовой связью - административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

через фельдъегерскую связь - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

в электронном виде по СЭВ:

документов за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или замещающего его лица - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

абзац исключен. - Приказ Минобрнауки России от 12.02.2014 N 102;

через фельдъегерскую связь и по системе МЭДО - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

в электронном виде по МЭДО:

за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или заместителя Министра, исполняющего его обязанности, а также в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, за подписью заместителя Министра - работниками отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами;

за подписью заместителей Министра в федеральные органы исполнительной власти, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции, - работниками секретариата заместителя Министра, подписавшего документ;

за подписью руководителей структурных подразделений Минобрнауки России в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, - работниками отдела делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами, в федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции, - работниками секретариата заместителя Министра, курирующего данное структурное подразделение.

Не допускается отправка по МЭДО следующих документов:

документы ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования";

документы, содержащие персональные данные гражданина;

документы, имеющие в приложении брошюры, книги, газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4, прошитые и заверенные печатью;

документов, содержащих приложения объемом более 200 листов.

При отправке документов по СЭВ и МЭДО их дублирование на бумажном носителе не допускается, за исключением проектов нормативных правовых актов для согласования с федеральными органами исполнительной власти или получения заключения в Минюсте России.

По системе МЭДО исходящие документы направляются в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти согласно перечню, указанному в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

При направлении исходящего документа по СЭВ и МЭДО подлинник документа остается в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственном за его исполнение, для последующего его списания, формирования в дело и хранения в установленном порядке.

По фельдъегерской связи исходящие документы направляются:

в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти - за подписью Министра образования и науки Российской Федерации или лица, исполняющего его обязанности;

в органы государственной власти, указанные в приложении N 3 к настоящей Инструкции, - за подписью заместителей Министра и руководителя структурного подразделения Минобрнауки России.

Документы в адрес структурных подразделений органов государственной власти, подписанные руководителям структурных подразделений Минобрнауки России, регистрируются в соответствующем структурном подразделении и направляются в отдел делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами для отправки фельдъегерской связью.

Право подписи документов, направляемых в органы государственной власти, предоставляется должностным лицам Минобрнауки России согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

3.6.4.1. Работа с телеграммами.

Отправка телеграмм осуществляется общим отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

Текст телеграмм печатается на единых телеграфных бланках. Объем телеграмм не должен превышать половины листа формата A4. Текст телеграмм печатается на одной стороне листа прописными буквами без абзацев и переноса слов. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл.

Телеграммы категории "ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ" подписываются руководством Минобрнауки России и заверяются гербовой печатью.

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Подписи следует писать с указанием должности.

Образец правительственной телеграммы приводится в приложении N 12 к настоящей Инструкции.

3.6.4.2. Работа с факсограммами.

Факсограммы передаются административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами, секретариатами заместителей Министра и структурных подразделений Минобрнауки России.

При передаче текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться настоящей Инструкцией и следующими требованиями:

ответственность за содержание и объем передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководство структурного подразделения Минобрнауки России;

запрещается передавать тексты документов с отметкой "Для служебного пользования" и содержащих персональные данные гражданина;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Контроль использования факсимильной техники в структурных подразделениях Минобрнауки России осуществляется их руководством.

3.6.4.3. Работа с телефонограммами.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется секретарем соответствующего структурного подразделения, работниками которого исполнялся документ, устно по каналам телефонной связи и дальнейшей записью времени, даты передачи, фамилии и инициалов принявшего телефонограмму.

3.6.4.4. Работа с СЭВ и МЭДО.

Исходящий документ, отправляемый по СЭВ и МЭДО, сканируется работниками Минобрнауки России, указанными в пункте 3.6.4, прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа и с помощью СЭДКП отправляется адресату, имеющему соответствующий идентификатор СЭВ или МЭДО.

Неправильно оформленный и отсканированный документ к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

3.6.5. Массовая электронная рассылка документов в Минобрнауки России осуществляется с использованием:

МЭДО - только в органы государственной власти и федеральные органы исполнительной власти, указанные в приложении N 10 к настоящей Инструкции и имеющие соответствующий идентификатор МЭДО;

СЭВ - только в органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие управление в сфере образования и государственное регулирование в научной, научно-технической и инновационной сферах, и подведомственные Минобрнауки России организации;

программы для массовой рассылки - только руководителям высших исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, руководителям органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющим функции органов опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних граждан, аккредитованным учреждениям высшего профессионального образования, а также при одновременной отправке организациям, указанным в абзацах третьем и четвертом настоящего пункта.

Для осуществления массовой электронной рассылки по программе массовой рассылки структурным подразделением Минобрнауки России передаются в отдел контроля и регистрации обращений граждан и организаций Департамента государственной службы, кадров и управления делами подлинник документа или его полноформатная копия, электронный образ документа (на дискете, компакт-диске, флэш-карте или по электронной почте начальнику отдела) и заявка по форме в соответствии (приложение N 13 к настоящей Инструкции)..

Предоставляемая информация должна соответствовать следующим требованиям:

информационные текстовые материалы должны быть предоставлены в электронном виде и созданы с помощью текстового редактора MS Word и MS Excel (форматы doc, xls);

в случае необходимости электронной рассылки по ограниченному списку адресатов в поле наименования адресата добавляется надпись "(по списку)". Вместе с заявкой предоставляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения, включающий полное наименование адресата подведомственного образовательного учреждения профессионального образования, органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющего управление в сфере образования, для других организаций - полное наименование адресата и электронный адрес.

Абзац исключен. - Приказ Минобрнауки России от 12.02.2014 N 102.

3.6.7. Документы, отправляемые из Минобрнауки России иностранным адресатам, регистрируются в Международном департаменте и передаются на отправку в административно-договорной отдел Департамента государственной службы, кадров и управления делами (с указанием полного адреса). К документам прикладывается конверт, подписанный на иностранном языке, и перевод адреса на русский язык (для внесения в реестр международных почтовых отправлений).

Абзац исключен. - Приказ Минобрнауки России от 20.09.2012 N 748.

3.6.8. Ответы на запросы из правоохранительных органов (МВД России, ФСБ России, прокуратуры и следственных органов) регистрируются в структурном подразделении Минобрнауки России, ответственном за исполнение, или в соответствующем секретариате заместителя Министра при наличии следующих виз: исполнителя, руководства структурного подразделения Минобрнауки России, помощника Министра, в чьи должностные обязанности входит противодействие коррупционным и иным правонарушениям, а также руководства Департамента государственной службы, кадров и управления делами, Правового департамента (при наличии их в указаниях по исполнению).

Неправильно оформленный ответ не принимается административно-договорным отделом Департамента государственной службы, кадров и управления делами к отправке и возвращается исполнителю.

3.6.9. Исходящие документы конвертуются, оформляются и отправляются:

фельдъегерской связью - отделом делопроизводства Департамента государственной службы, кадров и управления делами.

Документы, направляемые почтовой или фельдъегерской связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.6.10. Работники, ответственные за отправку документов, проверяют правильность оформления и комплектность исходящих документов. Неправильно оформленные исходящие документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

3.6.11. Образцы оформления служебных писем приводятся в приложении N 14 к настоящей Инструкции.

Поможем успешно пройти тест. Знакомы с особенностями сдачи тестов онлайн в Системах дистанционного обучения (СДО) более 50 ВУЗов. При необходимости проходим систему идентификации, прокторинга, а также можем подключиться к вашему компьютеру удаленно, если ваш вуз требует видеофиксацию во время тестирования.

Закажите решение за 470 рублей и тест онлайн будет сдан успешно.

1. Правила и организацию документационного обеспечения управления на предприятии устанавливает:
Правила внутреннего распорядка
Инструкция по ДОУ
Устав предприятия

2. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется:
формуляром документа
бланком документа
документом

3. Сроковый контроль исполнения документа осуществляется:
руководителем организации
cлужбой ДОУ
исполнителем поручения

4. Реквизитом, содержащийся только в письмах-ответах, является:
адресат
ссылка на регистрационный номер и дату документа
отметка о поступлении документа в организации

5. Исполнение резолюции руководителя на документе осуществляется:
ответственным исполнителем, чья фамилия указывается первой в резолюции
ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в документе
всеми исполнителями, указанными в документе, кроме ответственного исполнителя, который осуществляет контролирующую функцию

7. Распорядительная часть документа, принятого коллегиальными органами, начинается со слов:
ПРИКАЗЫВАЮ
ОБЯЗЫВАЮ (РЕКОМЕНДУЮ)
ПОСТАНОВЛЯЕТ (РЕШАЕТ)

8. Коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требования возмещения убытков, называется:
письмо-напоминание
гарантийное письмо
письмо-рекламация

9. Для организаций с небольшим документооборотом чаще всего применятся … форма делопроизводства:
централизованная
смешанная
децентрализованная

11. Полную запись всего хода заседания отражает:
полный протокол
краткий протокол
cтенографический протокол

12. Предупредительный контроль предполагает:
ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня
ежемесячное или ежеквартальное составление перечня неисполненных документов
своевременное за 2-3 дня предупреждение сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса

15. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, представляет собой:
регистрационный номер документа организации, указанной на бланке первой
регистрационный номер документа организации, в которой документ фактически создавался
регистрационные номера документа каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

16. Исходящие документы регистрируются в службе ДОУ организации в день:
подготовки
подписания
отправления

17. Датой протокола является:
дата оформления документа
дата подписания и регистрации
дата заседания коллегиального органа

18. Важнейшим принципом регистрации документов в организации является:
своевременность
непрерывность
однократность

19. Копия исходящего документа, остающейся в организации называется:
дубликатом
выпиской
отпуском

20. К служебным письмам относится следующий вид документа:
оферта
договор о купле-продаже
акт о приеме-передаче дел

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения , а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких документов и приложить его к инструкции по делопроизводству.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая – в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно – в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: № 12/03-21/18.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации:

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

название вида документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

расписка исполнителя в получении документа;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна – для контрольной картотеки, три – для справочных, одна – для исполнителя.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале – эта статья для вас.

В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.

1С: Документооборот располагает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителю. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также в программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.

Стандартная схема обработки входящего документа в программе:

Рисунок 1 История переписки

Стандартная схема обработки исходящего документа:

1. Перечень видов документов

Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:

· состав реквизитов карточки документа;

нормативный срок исполнения;
маршруты обработки документов;
правила формирования регистрационного номера;
права доступа к документам данного вида.

В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.

Рисунок 2 Виды входящих документов

2. Состав реквизитов карточек документов

При создании документа в системе заполняется учетно-регистрационная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа может быть разный. В системе предусмотрены основные, предопределенные системой реквизиты, и дополнительные, которые определяются для каждого вида документа и настраиваются администратором системы. Реквизиты карточки можно вынести в отбор в списке документов, в отчет, либо настроить по реквизиту условие маршрутизации для бизнес-процесса.

Рисунок 3 Настройка основных реквизитов карточки документа

Рисунок 4 Настройка дополнительных реквизитов карточки документа

3. Перечень шаблонов исходящих документов

Шаблон документа – это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть с вложенным файлом типовой формы документа, а может быть без файла. Для типовых форм настраиваются правила автоматического заполнения. Один вид документа может содержать несколько шаблонов.

Рисунок 5 Шаблон исходящего документа с типовой формой

4. Типы связей между документами

В системе есть предопределенные типы связей, по которым карточки документов могут быть связаны между собой. Помимо этого, можно настраивать дополнительные связи вручную.

Рисунок 6 Типы связей

В 1С: Документооборот 8 поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, контрагента, подразделения, вопроса деятельности, проекта. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор. В настройках нумератора также указывается периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, непериодический.

Рисунок 7 Нумератор входящего документа

6. Маршруты обработки документов

Для настройки маршрутов обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута более одного этапа используется типовая обработка документа или комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса, прописывается описание, последовательность и сроки исполнения задач, важность, условия маршрутизации. Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут, привлекать дополнительных согласующих или исполнителей, в зависимости от выполнения условий.

Рисунок 8 Обработка входящего документа

Это минимальный перечень настроек, необходимый для организации учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.

Читайте также: