Информационный характер процессов управления кратко

Обновлено: 05.07.2024

Наиболее значимый объект информатизации – производство. Оно является источником экономического эффекта, и в нем наиболее сложны и многообразны процессы обработки информации.

Производство – это организационно-экономическая и технологическая деятельность, отличающаяся единством целей функционирования, технологий, входных и выходных продуктов труда.

Любое производство существует в условиях взаимодействия с окружающей средой через информационные и ресурсные (материальные) связи. Схема такого взаимодействия показана на рис. 1.1.

И нформация о внешней среде

Цель Осведомляющая информация

- материальная связь; - информационная связь.

Рис. 1.1 - Схема взаимодействия производства с внешней средой

Цель – это желаемое состояние системы, отражающее волю субъекта управления и имеющее строго определенный срок существования. Она определяет функционирование производства, регламентируя то, что должно быть произведено. Цель связана с понятиями стратегии и показателя: стратегия – образ действия, обеспечивающий достижение поставленной цели; показатель - измеритель степени достижения цели.

Осведомляющая информация – данные, отражающие состояние результата производства продукции.

Информация о внешней среде – данные, определяющие функционирование производства в условиях внешних воздействий.

Готовая продукция – целевой материальный поток произведенной продукции.

Ресурс – материальные, кадровые, финансовые и другие средства, необходимые для реализации цели (энергия, сырье, персонал и т.д.).

Технология – позволяет входной материальный поток с привлечением ресурса превратить в готовую продукцию. Включает: отдельные операции и их логическое следование во времени; инструментальную среду, с помощью которой выполняется преобразование входного материального потока; информационную среду как совокупность специальной терминологии, характерной для той или иной технологии; систему управления деятельностью по преобразованию входного материального потока.

Совокупность технологий, ресурсов и входного материального потока формирует технологический процесс производства.

Важнейшую роль в производстве играют информационные связи, с помощью которых переносится информация. Информация – это одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения об окружающем мире (объекте, процессе, явлении, событии), которые используются при управлении или регулировании, осуществляемом живым организмом или искусственно созданной системой (такие системы называются кибернетическими) путем преобразования входной информации в выходную.

В деятельности вуза как одной из форм производства и одновременно искусственно созданной системе также применяется информация. Например, преподаватель использует ответ студента в качестве входной информации для принятия решения об итоговой оценке за экзамен, которая выполняет функцию выходной информации.

В практике современных сложных производственных предприятий типовыми видами деятельности являются:

производственная. Связана с выпуском готовой продукции и включает внедрение в технологический процесс последних научно-технических достижений, материально-техническое снабжение производства требуемыми ресурсами и технологиями;

маркетинговая. Включает анализ рынка производителей и потребителей готовой продукции, анализ продаж, организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

финансовая. Связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации;

кадровая. Направлена на подбор персонала и расстановку необходимых специалистов, а также на ведение служебной документации по различным аспектам.

Часто производство рассматривается как система, состоящая из двух подсистем:

объект управления (ОУ) – это подразделения производства, реализующие технологический процесс (управляемая подсистема);

субъект управления (СУ) – это подразделения производства, осуществляющие принятие решений для достижения целей и контроль по их выполнению (управляющая подсистема).

Это позволяет представить производство схемой рис. 1.2.

Информация о внешней среде

Цель Осведомляющая информация

информация о состоянии ОУ

Рис. 1.2 - Производство как система взаимодействия объекта и субъекта

Как видно из рисунка, субъект и объект управления связаны управляющей информацией (прямая связь между СУ и ОУ) и информацией о состоянии объекта (обратная связь). Прямая связь позволяет доводить до ОУ управленческие решения, что обеспечивает функционирование производства для реализации цели, а обратная связь снабжает СУ информацией, позволяющей вырабатывать эти решения адекватными состоянию объекта управления.

В качестве объекта управления в вузе может рассматриваться учебный процесс (технологический процесс на рисунке 1.2), в котором участвуют студенты (входной материальный поток - продукт производства), преподаватели и аудитории как некоторые из видов ресурсов данного производства, лекционные и практические занятия как разновидности операций технологии обучения. Субъект управления в вузе – это ректор и ректорат, деканаты, учебная часть и т.п.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Информация в общем виде — это сведения, данные, снимающие неопределенность с какого-либо вопроса, связанного с познанием реального процесса.

Информация в органах внутренних дел — это сведения, которые отражают состояние преступности и охраны общественного порядка, характеризуют силы и средства органов внутренних дел, способы и методы воздействия на управляемую систему и результаты управляющих воздействий, условия и проявления внешней среды, влияющие на состояние сферы управления и эффективность деятельности органов внутренних дел.

Являясь непременным атрибутом процесса управления, информация присуща всем стадиям управленческого цикла, что обусловливает единство управления и информации.

При этом, реализуя свои функции, система управления органов внутренних дел может использовать практически любые сведения, циркулирующие в органах внутренних дел МВД России. Поэтому практически вся информация, циркулирующая в системе органов внутренних дел, может быть в той или иной мере отнесена к управленческой.

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Информационный характер процесса управления

Наиболее значимая предметная область[2] из перечисленных выше – системы промышленности, включающие различные производства. Производство является источником экономического эффекта, и в нем наиболее сложны и многообразны процессы обработки информации.

Информация о внешней среде

Цель Осведомляющая информация

- материальная связь; - информационная связь.

Рисунок 1.1 - Схема взаимодействия производства с внешней средой

Осведомляющая информация – данные, отражающие состояние результата производства продукции.

отовая продукция – целевой материальный поток произведенной продукции.

Технология в широком смысле - наука о законах производства материальных благ; в узком смысле - совокупность методов, определяющих последовательность действий для реализации данного производственного процесса, она позволяет входной материальный поток с привлечением ресурса превратить в готовую продукцию . Включает:

1) отдельные операции по преобразованию входного материального потока и их логическое следование во времени;

2) инструментальную среду – средства производства, с помощью которых выполняется преобразование входного материального потока;

3) информационную среду - совокупность специальной терминологии, характерной для той или иной технологии;

4) систему управления деятельностью по преобразованию входного материального потока.

В практике современных сложных производственных предприятий типовыми видами деятельности являются:

Ø производственная . Связана с выпуском готовой продукции и включает внедрение в технологический процесс последних научно-технических достижений, материально-техническое снабжение производства требуемыми ресурсами и технологиями;

Ø маркетинговая . Включает анализ рынка производителей и потребителей готовой продукции, анализ продаж, организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

Ø финансовая . Связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации;

Ø кадровая . Направлена на подбор персонала и расстановку необходимых специалистов, а также на ведение служебной документации по различным аспектам.

Любое производство рассматривается как система, состоящая из двух подсистем:

1) объект управления (ОУ) – это подразделения производства, реализующие технологический процесс (управляемая подсистема);

2) субъект управления (СУ) – это подразделения производства, осуществляющие принятие решений для достижения целей и контроль по их выполнению (управляющая подсистема).

Это позволяет представить производство схемой рисунка 1.2.

Информация о внешней среде

Цель Осведомляющая информация

Информационная сторона процесса управления – это подход к изучению процесса управления с позиций преобразования входящей информации в результат.

На предприятии происходят определенные вещественно-энергетические процессы, в результате которых достигается цель его функционирования. В то же время эти процессы тесно связаны со систематизированными процессами передачи, переработки и представления информации в узлы управления (узлы, которых происходит принятие решений) и в исполнительные механизмы (которые реализуют связанную с принятием решений информацию в конкретных мероприятиях).

Все информационные процессы, имеющие значение для осуществления системой деятельности, объединяются системой управления.

Информационным процессом называется связанная совокупность информационных операций, осуществляемых определенными преобразователями (людьми, машинами, алгоритмами).

Возможные результаты информационного процесса:

информация, имеющая более высокий содержательный уровень,
та же информация, которая была, но представленная в новой среде отображения.

В информационном контексте управление производством представляет собой выбор перечня допустимых мероприятий, производимый с учетом информации, которая отображается в процессе протекания информационных процессов.

Информационные процессы включают в себя ряд информационных операций.

Этапы процесса управления с информационной точки зрения

В рамках информационного подхода в процессе управления можно выделить следующие этапы:

Готовые работы на аналогичную тему

сбор начальной (первичной) информации. В зависимости от выбранного объекта управления набор сведений может отличаться, но в любом случае он должен включать как данные о внешней среде, так и о текущем и предшествующем состояниях самого объекта управления,
регистрация, передача и сохранение сведений на информационном носителе. В зависимости от характера и источника информации, форма ее представления и используемые носители могут отличаться. Например, если проводится опрос покупателей в магазине, они могут заполнять бланки анкет (на бумаге), или специальный сотрудник может сразу вносить данные в специально предназначенную форму (что облегчит дальнейшую обработку с использованием компьютерной техники),
математическая и логическая обработка собранной первичной информации. Результатом этого этапа становится получение синтетической информации, которую можно оформить в виде документа. Так, например, продолжая пример с опросом покупателей, из 100 отдельных анкет с ответами (один покупатель – одна анкета) можно подготовить сводную таблицу: сколько человек (или процентов опрошенных) на каждый из вопросов выбрало тот или иной вариант ответа. Для большей наглядности табличные числовые данные могут сопровождаться текстовым анализом и графическими иллюстрациями (схемами, диаграммами, графиками),
предоставление полученной синтетической информации субъекту управления. Часто бывает, что первичным сбором и обработкой данных занимается не сам субъект управления. Для этого могут привлекаться как внутренние возможности (сотрудники той же организации), так и внешние ресурсы. Например, для проведения опроса могут использоваться услуги специализированного агентства (либо его силами организуется специальный опрос конкретно под нужды данного субъекта управления, либо используются собранные ранее данные),
если субъект управления решает, что информация достаточно полная, ее достаточно для того, чтобы сделать выводы и выбрать альтернативу, то происходит переход на следующий этап. Если ответы на все вопросы не получены (или имеющиеся сведения порождают потребность в неких уточнениях), то производится возвращение к предыдущим этапам и дополнительный сбор информации, ее регистрация, обработка и последующее предоставление субъекту управления в синтезированном виде,
принятие субъектом управленческого решения на основании полученной информации. Управленческие решения принимаются в условиях неопределенности и риска, и единых методов их принятия не разработано. Существует множество инструментов и математических подходов, предназначенных для поддержки принятия решения, его обоснования, но ни один из них не позволяет полностью избавиться от субъективности. В частности, лицо, принимающее решения, характеризуется той или иной степенью склонности к риску – и в зависимости от этого в одних и тех же условиях разные субъекты будут предпочитать разные альтернативы,
документирование принятого решения. В зависимости от характера решения, субъекта и объекта управления документальное оформление может принимать разные формы. Это может быть нормативно-правовой акт (в случае управления социально-экономической или политической системой), протокол, приказ и т.д. Главное, чтобы решение было четко зафиксировано и пригодно для донесения до исполнителей в понятной им форме,
архивизация документов. Оформленные решения отправляются на хранение, причем срок хранения определяется видом решения, его значимостью, а также способом принятия (коллективное, индивидуальное),
доведение решения до исполнителя. Исполнителю передается документ, в котором закреплено решение, а при необходимости его сопровождают пояснениями (в устной или письменной форме). Решение может передаваться как напрямую лицом, принимающим решения (если система сравнительно невелика или исполнителем выбрано лицо, находящееся на достаточно высоком уровне в иерархии), так и через цепочку посредников. Некоторые решения публикуются в установленном законом порядке, другие являются секретными.

Завершающей стадией является совершение действий исполнителями, что приводит к изменению состояния управляемого или управляющего объекта, и, как следствие, утрате первичной информацией своей актуальности. Поэтому процесс является циклическим.

Управление – это циклический процесс, такой же, как и любая работа. Ко- гда говорят, что организация функционирует, имеют в виду, что выполняются какие-то определенные действия, необходимые и достаточные для поддержания ее жизнедеятельности. Управление как процесс можно рассматривать с двух точек зрения: как информационный процесс и как функциональный процесс.

Управление как информационный процесс. Рассматривая управление как информационный процесс, надо отметить, что это не что иное, как обмен ин- формацией между управляемой и управляющей системами.

Схема (рис. 2) дает представление о цикле управления и дает понятие управления как процесса. Циклом управления называют кругооборот инфор- мации между объектом управления и управляющей системой или между управ- ляющей системой и внешней средой.

Управленческий цикл совершается либо только по внутреннему контуру, ли- бо по внутреннему и внешнему контурам. В первом случае он вызван информа- цией, пришедшей из объекта управления, и при этом процесс управления может идти только по внутреннему контуру, во втором - он порождается информаци- ей из внешней среды, а управленческий процесс идет (должен идти) не только по внутреннему, но и по внешнему контурам. Причем эти контуры должны быть замкнутыми. Это является необходимым условием эффективного функ-

ционирования управленческого процесса. А при разомкнутом внутреннем кон- туре управление практически отсутствует полностью, поскольку нет информа- ционного обмена. В реальности внутренний контур всегда замыкается, по- скольку руководитель несет непосредственную ответственность за результаты деятельности подчиненного объекта. Однако внешний контур нередко остается

Рис. 2. Блок-схема информационного управленческого цикла

разомкнутым (руководитель не всегда передает информацию во внешнюю вре- ду, хотя и замыкает внутренний контур в связи с полученной из внешней среды информацией), поскольку не отвечает за состояние дел во внешней среде и по- этому считает информационный обмен не обязательным. Этим самым внешняя среда ставится в состояние неопределенности.

Ориентируясь на рис. 2, сформулируем понятия: предмет труда, средства труда и результаты труда руководителя применительно к любому процессу управления. Предметом труда управляющей системы (руководителей) явля- ется либо информация о состоянии объекта управления, либо информация из внешней среды об ее потребностях (требованиях) к конкретному объекту управления. Средствами труда руководителей являются мыслительная спо- собность головного мозга и технические средства сбора, переработки и переда- чи информации. Результатом труда руководителей является управленческое

решение, выработанное на основе: либо информации из объекта управления, либо информации из внешней среды.

Образно говоря, информация – это заготовка, мозг и технические средства

– инструмент и оборудование, решение – готовая деталь.

Учитывая информационный характер предмета труда руководителя, что свидетельствует о преобладании умственного труда менеджеров, который явля- ется более утомительным для любого человека, следует обратить внимание на характер информации поступающей к менеджерам. По этому критерию ее можно классифицировать как:

· положительную, т.е. информацию о положительных результатах де- ятельности в объекте управления руководителя;

· нейтральную, т.е. не относящуюся к области деятельности руково- дителя;

· отрицательную, т.е. информацию о возникших проблемах в объекте управления. Под проблемой следует понимать отличие между же- лаемым и действительным состоянием объекта управления (участок, отдел, бюро, цех и т.п.).

В настоящий момент ученые говорят о геометрическом возрастании потока информации, обрушивающейся на людей, но любой человек имеет ограничение на объем обрабатываемой им информации и превышение этого объема приво- дит к возникновению информационной перегрузки у руководителей, в состоя- нии которой невозможно адекватно обрабатывать и реагировать на поступаю- щую информацию. В управлении это влияет на качество результата труда руко- водителя – управленческое решение, реализуемое в процессе достижений целей организации. Учитывая масштаб последствий неправильных решений на успех деятельности организаций, следует свести к минимуму положительную, ис- ключить нейтральную (не относящуюся к делу) и сконцентрироваться на отри- цательной информации, поскольку именно проблемы являются препятствие при реализации цели.

Управление как функциональный процесс. С функциональной точки зрения управление есть не что иное, как исполнение следующих его основных функ- ций:

4. Оперативное регулирование.

Функции управления – это самостоятельные, специализированные и обо- собленные участки управленческой деятельности. Эти функции называются ос- новными, потому что они должны исполняться при исполнении всех специфи- ческих функций. Под специфическими функциями понимаются те из них, для исполнения которых создаются функциональные службы на промышленных предприятиях и в других организациях, которые связаны со спецификой их деятельности. Выделение специфических функций управления необходимо для

организации управления, формирования штатов и организационной структуры. Они отражают специфику деятельности конкретной социально-экономической системы.

Все основные функции управления взаимосвязаны между собой и образу- ют управленческий цикл, представленный на рис. 3. Функция мотивации долж- на выполняться руководителем всегда независимо от того какую основную функцию управления он исполняет в текущий момент. Поэтому на рисунке она пронизывает все остальные функции.

Читайте также: