Информационные технологии управления персоналом кратко

Обновлено: 02.07.2024

Аннотация. Целью статьи является исследование информационных технологий в управлении персоналом. Данная статья посвящена технологии, вследствие которой будут решаться вопросы управления персоналом на предприятии. Предложены правила, которые помогут руководителям компании в реализации успешной коммуникации с персоналом.

Использование информационных технологий в сфере управления персоналом

Аннотация.Целью статьи является исследование информационных технологий в управлении персоналом. Данная статья посвящена технологии, вследствие которой, будут решаться вопросы управления персоналом на предприятии. Предложены правила,которые помогут руководителям компании для реализации успешной коммуникации с персоналом в процессе.Ключевые слова:управление, информация, системы, бизнеспроцессы, персонал.

Во всем мире развитие информационных технологий связано с возросшей интенсивностью информационных потоков благодаря расширению процессов глобализации мировой экономики, а так же становления информационного пространства. Управленческая деятельность требует информационного обеспечения, так как обработка информации для принятия управленческих решений и выработки управляющих воздействий занимает слишком много времени.В последние годы большое внимание обращают на принятие многочисленных кадровых решений в сфере управления человеческими ресурсами различных организаций. Выработкаи принятие подобных решений крепко связанно с процессами обработки информации. Чем эффективнее будет использование кадровой информации, тем более объективные решения будут приниматься руководителями по многообразию кадровых проблем.Обеспечение своевременности, обмена, хранения, объема и точности ввода, преобразования и выдачи информации является операционной задачей информатизации. Стратегической задачей является поддержка конкурентоспособности компании за счет повышения эффективности деятельности, которая опирается на сохранении и рост знаний, корневыхкомпетенций компании и профессиональных компетенций персонала, на обеспечении эффективных организационных коммуникаций, на повышении производительности индивидуального и коллективного труда.Информационные системы управления персоналом –это набор определенных технологий и программного обеспечения, которые позволяют совершенствовать и автоматизировать бизнеспроцессы в таких областях, как документооборот, табельный учет, управление кадрами, выплата зарплаты и расчет.[1]

Итак, управление персоналом представляет собой совокупность воплощенных в жизнь решений по объему информации в организации, вращающихся внутри системы управления персоналом организации при ее функционировании. [3]Коммуникационные технологии и информацию играют самую важную роль в системе управления кадрами, и представляют собой технологию обработки информации с возможным использованием специального оборудования.

Ссылки на источники1.Агафонова М.С. Современные международные отношения и инновационные технологии/Успехи современного естествознания. 2012. № 1. С. 101.2.Информационные технологии управления: Учебное пособие. / Под ред. Ю.М. Черкасова. М.: ИНФРАМ, 2001. 3.Агафонова М.С., Полянская Е.В. Управление конфликтами в организации/Современные наукоемкие технологии. 2014. № 72. С. 134135.

В случае привлечения большого количества специалистов различного уровня, которое, как правило,наблюдается в крупных компаниях, специалисты рекомендуют использовать информационные технологии в управлении персоналом. Подобный подход обеспечит наиболее эффективный контроль за распределением трудовых обязанностей и властных полномочий. Профессионализм кадров, грамотное разграничение нагрузки и возложение ответственности за результат, являются основным залогом конкурентоспособности любой,быстро развивающейся компании, которая стремится занять достойную нишу на рынке.

Сфера применения информационных технологий

В последнее время происходят интенсивные изменения во всех областях,где используются человеческие ресурсы. Революционный характер изменений влечет за собой необходимость радикального сдвига и ухода от сложившихся профессиональных стереотипов. Работа по согласованию и организации слаженной деятельности различных организационных структур предприятия должна вестись на всех уровнях и этапах деятельности. Применение набора инструментов,направленного на автоматизацию процесса производства и кадрового учета,позволяет эффективно построить работу с сотрудниками.

Управление кадрами

Для обеспечения эффективной работы кадровой службы на небольших предприятиях, как правило, создаются информационные системы. Такое программное обеспечение несет в себе несколько следующих функций:

кадровый учет>
учет операций по выплате заработка>
управление трудовыми ресурсами (подборкадров, оценка эффективности деятельности, обучение).

Более развернутый вариант позволяет охватить практически все уровни управления организацией, например такие как:

операционный>
тактический>
стратегический.

Очень часто подобные системы обозначаются аббревиатурой HRMS (Human Resource Management Systems —> системы управления трудовыми ресурсами).

Отдельные программные продукты, разработанные для кадровых служб

С момента внедрения информационных технологий в процесс управления предприятием, началась активная автоматизация работы кадровых служб. Современный кадровик пользуются различными программами, которые условно можно разделить на следующее группы:

Узкоспециализированные программы

Для выполнения отдельных задач разработаны компьютерные программы, обеспечивающие обработку и анализ определенных данных. К подобным продуктам можно отнести программы для:

кадрового учета (отпуска, стаж, др.)>
расчета заработной платы>
найма персонала>
аттестации>
тестирования>
оценки обучения и развития>
др.

Уровень эффективности данного продукта зависит от профессионализма его разработчиков и, как следствие, цены. Способы обработки сведений на различных этапах варьируют от примитивных до самых продвинутых.

Вышеуказанные информационные технологии в управлении персоналом наиболее часто внедряются в деятельность небольших организаций для решения несложных задач, относящихся к кадровому и финансовому учету.

Полнофункциональные системы

В случае привлечения большого количества специалистов различных уровней, возникает необходимость в организации более тщательного подхода к управлению персоналом. В таком случае на помощь приходят полнофункциональные HRM-системы. Они способны удовлетворить самые высокие требования, и как правило, включают в себя модули, позволяющие обрабатывать следующие основные направления деятельности предприятия:

организационный менеджмент>
кадровый учет>
кадровый документооборот>
табельный учет>
расчет зарплаты>
регламентированная отчетность>
компенсационный пакет>
планирование человеческих ресурсов>
планирование фонда оплаты труда>
оценка персонала>
управление мотивацией>
управление обучением>
подбор персонала>
кадровый резерв>
информационное самообслуживание>
аналитика.

Таким образом, когда внедряются информационные технологии управления персоналом, охватывающие все возможные области деятельности, появляется возможность более тщательного контроля и построения системы поддержки принятия решений. Это происходит благодаря наличию единого информационного пространства, высокой производительности и функциональности.

Основные требования

В целом автоматизация деятельности кадровой службы может быть произведена с помощью разнообразного программного обеспечения,представленного на рынке множеством производителей, но очень важным является требование того, чтобы эта система отвечала следующим современным стандартам:

Построение на основе методологии управления персоналом.
Использование множеством пользователей, которые объединены в локальную сеть (сеть интернет, в случае удаленного расположения).
Доступный графический интерфейс пользователя.
Обработка оперативной информации в режиме реального времени,
Возможность аутентификации и разграничения прав пользователей. Предоставление доступа к информации в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
Высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа.

Современные информационные технологии управления сделали возможной настоящую революцию в сфере управления кадрами. Благодаря быстрому доступу к базе данных по всем кадровым ресурсам предприятия, оперативному поиску необходимой информации и возможности отбора комплекса данных по заданным критериям, существенно повысился уровень и скорость принятия решений.

Данные технологии также помогают автоматизировать и систематизировать шаблонные процессы, освобождая тем самым время и силы для решения стратегических задач.

Информационные технологии в управлении персоналом, как один из способов наладить управление на этом участке деятельности учреждения, являются важной составляющей сегодняшних трудовых отношений на любом предприятии. Ведь в современных условиях невозможно представить себе управление предприятием или организацией без использования современных информационных систем.

Особенности современной трудовой системы

Предоставляемые информационными системами данные, как правило, формируются в виде регулярных или единоразовых управленческих отчетов, в которых отражается анализ прошлых или текущих событий в том или ином процессе. Сопоставляя данные, можно делать довольно точные прогнозы по направлениям развития предприятия в ближайшее время и правильно распределять его ресурсы.

Задачи, которые должны решать информационные системы управления персоналом, могут быть самыми разными: от сбора информации о наличии персонала до передачи управленческих решений по отделам и быстрого согласования решений в различных филиалах организации. Кроме того, частично информационные системы используются для повышения квалификации персонала, его обучения или переподготовки в той или иной области.

Характерные черты информационных систем

Можно сказать, что именно персонал является одним из важнейших ресурсов организации, особенно, если ее деятельность связана со специфическими навыками, и заменить квалифицированного специалиста – не самая простая задача. Во многом функции управления персоналом состоят в найме и удержании ценных для предприятия работников.

Главные же функции, которые осуществляются информационными системами в процессе управления кадрами, – это вырабатывание решений и осуществление контроля за своевременным исполнением этих решений со стороны персонала. Таким образом, информационная система управления персоналом включает в себя разработку и использование необходимого программного обеспечения вместе с технологиями, которые позволят максимально автоматизировать организационные процессы в решении кадровых вопросов, табельного учета, документооборота, а также, частично, расчета и выплаты заработной платы. При этом у руководства предприятием появляется доступ к информации о каждом сотруднике с тем, чтобы использовать ее для планирования обучающих мероприятий, поощрительных выплат или начисления штрафных санкций, а в конечном итоге, для успешного ведения дел предприятия.

Способы реализации данных целей

Чтобы на практике осуществить указанные функции, современные организации внедряют автоматизированные системы управления персоналом, помогающие разгрузить его от множества рутинных обязанностей, облегчить заполнение форм учета и отчетности, вносить изменения в личные дела сотрудников на основании пройденного обучения и т. д.

Дополнительные преимущества, которые предоставляет качественная автоматизация управления персоналом, это:

ускоренный доступ к информации по каждому сотруднику компании в рамках полномочий;
анализ на основании содержащейся в базах данных информации и принятие обоснованных решений;
организация обучения персонала, распределение каждого сотрудника на тот участок, где он сможет принести больше пользы компании, согласно его способностям;
возможность качественно мотивировать сотрудников для выполнения текущих задач;
формирование на основе полученных данных планов будущих затрат и подача отчета руководству компании.

Важным моментом является то, что автоматизированная система управления способна отследить ход рабочего процесса или донести до сотрудника информацию, если его участие необходимо в формировании документа. На сегодняшний день именно оперативность и скорость реакции на события зачастую позволяют компании опередить конкурентов и занять на рынке более выгодную позицию.

Вместе с тем, система управления персоналом помогает поддерживать соблюдение законодательных норм и требований в сфере трудовых отношений между сотрудниками и нанимателем.

Нельзя отрицать тот факт, что организации, где у сотрудников больше шансов профессионального роста и, соответственно, продвижения по карьерной лестнице, – являются более успешными и конкурентоспособными на рынке труда. А это означает увеличение производительности компании в долгосрочной перспективе.

В условиях современных больших компаний с множеством сотрудников и структурных подразделений автоматическая система управления персоналом позволяет отслеживать и планировать внутренние перемещения сотрудников, а также вовремя определять необходимость расширения штата.

Кроме того, именно с помощью такой системы поддерживается актуальность опубликованных вакансий на сайте компании и принимаются резюме, которые поступают на адрес организации через интернет.

За рубежом компании уже давно используют подобного рода программное обеспечение, и во многих российских филиалах оно успешно применяется для управления персоналом. Некоторые отечественные предприятия перенимают опыт такого управления, внедряя у себя разработанные уже в своей стране автоматические системы. Но, как правило, это характерно для крупных компаний, которые предпринимают попытки борьбы с текучестью кадров, и в целом ориентированы на развитие по западному образцу. Более мелкие организации, к сожалению, не так уж часто используют подобные системы в своей деятельности.

Разнообразие систем управления

Так, управляющие персоналом и сотрудники отдела кадров с помощью подобного программного обеспечения могут освободить свое время от рутинных операций по работе с документацией, подготовке и ведении учета приказов и других действий, на которые ранее уходило более 60% рабочего времени. Самые известные мировые системы управления такого плана, это: SAP R/3, Oracle Applications, Baan и т. п.

Одна из причин, по которым подобные системы редко применяются отечественными компаниями в своей деятельности, – значительная сумма, требующаяся на внедрение такой системы.

Полноценное использование такого рода автоматических систем сделает возможным получение информации о сотрудниках, в том числе с их прошлых мест работы, уровне квалификации и т. п. Но для этого необходимо более широкое внедрение современных программных технологий в как можно большее число компаний и подключение их к межотраслевым источникам информации.

ИТ-отрасль активно развивается. С ней связывается все больше аспектов человеческой и общественной жизни. Менеджмент на предприятиях – не исключение. Бизнес использует большое количество решений при выполнении поставленных задач. Информационные системы и технологии (ИТ) в сфере управления организацией – это методы, которые позволяют эффективно производить планирование, обмениваться данными, контролировать поставки, а также совершать другие действия, направленные на оптимизацию рабочих процессов и максимизации прибыли. Они выполняются на базе компьютеров или иной техники. В статье будет подробно разобран этот аспект руководства организацией, все его тонкости и разновидности.

Что это такое

Существуют различные определения понятия ИТ. Можно сказать, что это совокупность процессов создания, хранения, а также распространения информации. Традиционно принято отождествлять эту отрасль с использованием вычислительных машин. Это обусловлено тем, что с их внедрением эта сфера стала развиваться намного быстрее. Однако нельзя ограничиваться только электронными устройствами. Инструменты для фиксации данных и их дальнейшего обмена известны еще со времен античности. Это знакомые каждому человеку книги и их ранние аналоги: папирусы и глиняные таблички.

Целью использования информационных технологий (ИТ) на предприятии является решение задач в управлении объектами и процессами. С помощью письменности удалось значительно расширить возможности для строительства, ремесел и земледелия. Записи помогали нашим предкам вести отчетность и делиться опытом между собой. В 19 веке произошел прорыв в этой сфере. Кроме уже указанных средств, стали появляться новые – печатные машинки, граммофоны и пластинки для них. С начала 1940-х начали выпускать электронные инструменты – первые ЭВМ, электрические проигрыватели и диктофоны. Привычные нам методы стали применяться в 90-х годах. Сейчас задача у ИТ в глобальном смысле та же, только теперь делать это быстрее, удобнее и эффективнее.

Применение и значение

В наше время трудно переоценить роль использования информационных технологий в управлении предприятием, а также в других отраслях общественной жизни. Наблюдается тенденция к существенным переменам во всех областях, где присутствуют человеческие ресурсы. Руководители компаний стараются максимально оптимизировать все процессы и увеличить получаемую прибыль.

Читайте также: