Характеристика личных документов кратко
Обновлено: 02.07.2024
Цели обучения — познакомить студентов:
- с основными понятиями делопроизводства;
- с правилами составления документов;
- с правилами составления электронных бланков документов.
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
- на внешние, входящие в систему;
- внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
- исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
- управленческая,
- экономико-статистическая,
- научно-техническая,
- юридическая и др.
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
- полнота информации для принятия управленческого решения;
- оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
- достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
- адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
- доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
- состояние системы или
- принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
- регистрация первичной информации или принятого решения,
- передача,
- обработка,
- хранение информации.
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
- операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
- универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
- Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
- Путь движения документа должен быть кратчайшим.
- Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
- Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
- создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
- передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
- регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
- систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
- Законодательные и правовые акты РФ
- ГОСТы – государственные стандарты,
- Нормативные документы
- Классификаторы
- ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
- по происхождению (служебные, личные);
- по сложности (простые, сложные);
- по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
- по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
- по форме (типовые, индивидуальные);
- по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.
К организационным документам предприятия можно отнести:
- устав предприятия;
- описание его структуры;,
- штатное расписание;
- правила внутреннего распорядка;
- должностные инструкции сотрудников.
К распорядительным документам относятся:
- приказы,
- распоряжения и
- решения по основной деятельности.
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
- приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
- трудовые книжки,
- индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
- личные дела,
- лицевые счета по заработной плате.
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
- Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
- Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
- Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
Личные документы - это документы, выданные государственными органами власти, содержащие биографическую информацию для идентификации владельца. Они требуются при совершении сделок с недвижимостью, оформлении займов, приобретении билетов. А также при оформлении трудовых отношений.
Классификация документов
Для классификации документов используют принцип происхождения и схожести.
По происхождению различают виды документов:
Документ частного происхождения — бумажный носитель информации, созданный индивидуумом в своей личной жизни, не касающейся его трудовой сферы или общественных обязанностей. Такие документы включают письма, мемуары частного характера, дневники, фотоальбомы.
Официальный документ — источник информации, созданный юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем с целью выполнения уставных задач и затрагивающий общественную и трудовую область.
Виды документов
Среди официальных выделяют такие виды личных документов:
- удостоверяющие личность;
- подтверждающие специальность, образование, квалификацию;
- подтверждающие трудовой стаж;
- носящие личный характер.
Невозможно трудоустроиться, если в кадровую службу не предоставить вышеуказанные документы. Эта обязанность работника регламентируется статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации. Основной документ, удостоверяющий личность человека, - паспорт.
Но, кроме паспорта, есть достаточно много документов, которые могут заменить его при необходимости идентификации личности. Это удостоверение моряка, военнослужащего, военный билет, вид на жительство, свидетельство о рождении заграничный паспорт и т. д.
Документы при трудоустройстве
Будет отказано в трудоустройстве, если должность предусматривает профессиональные навыки, а документ об образовании у кандидата отсутствует. Для медицинских работников это, кроме диплома об окончании медицинского института и интернатуры, удостоверение о повышении квалификации и сертификат на право оказывать медицинские услуги по определенной специальности.
К документам личного характера относятся жалобы, рекламации, письменные претензии, объяснительные.
Личное дело
Перечень номенклатурных дел утверждает руководитель организации. Личное дело не является для компаний обязательным. Исключение для государственных организаций, где они оформляются всем. Работодатель самостоятельно принимает решение о необходимости создания или отсутствия таковой. Ощутимая польза: личные дела обеспечивают быструю оперативную и полную информацию о каждом работнике. В случае проверок инспектирующими органами, когда могут срочно понадобиться многочисленные документы сотрудников, ведение такого рода дел намного упрощает процедуру. Все необходимые документы для формирования папок предоставляет сам работник, но иногда работодатель самостоятельно собирает сведения для проверки вновь принятого сотрудника, например характеристики и рекомендации.
В период работы сотрудник вовлекается в трудовой процесс: возможно его перемещение в другие подразделения или на другие должности, вынесение дисциплинарных взысканий или награждений. Все это сопровождается изданием кадровых документов, которые пополняют личное дело работника. Закрывается оно после прекращения с сотрудником трудовых отношений. Срок хранения личных дел работников, уволенных до 01.01.2003 года, – 75 лет, и 50 лет – для уволенных после 01.01.2003 года. Дела руководителей организации, депутатов любого уровня, сотрудников, имеющих награды и звания, хранятся бессрочно.
Регламентирующий состав документов
Есть личные документы, которые понадобились при заключении трудового договора. На их основании заполняется трудовой договор, вносятся сведения в программу 1С. Никак не обойтись без трудового договора, паспорта, трудовой книжки, ИНН, СНИЛСа.
Если кандидат претендует на должность, требующую профессионального образования, то диплом. Если кандидат военнообязанный, то военный билет. Для некоторых категорий работников обязательным является медицинское заключение по результатам медосмотра.
Следующая категория – это документы, которые были созданы в период работы в организации. Сюда относятся копии приказов о переводах, объявлении взыскания.
И последняя категория – это документы, которые образовались при прекращении трудового договора. В зависимости от основания увольнения, это заявление об увольнении, уведомление о сокращении штатов, копия свидетельства о смерти, а также копия приказа об увольнении.
Порядок ведения документооборота
Работники, назначенные приказом генерального директора ответственными за ведение кадрового документооборота, несут персональную ответственность за сохранность документов. Если изменяются сведения о работнике, то личное дело дополняется, но старый документ нельзя изымать. Папки с делами должны находиться в специальном металлическом шкафу или сейфе. Запрещается хранить личные документы работников после достижения целей обработки. После того как цель, для которой документы запрашивались, достигнута, их следует исключить из состава дела и вернуть владельцу под подпись. Если вернуть нет возможности, тогда они подлежат уничтожению специально назначенной комиссией.
Личный документ – это официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение, и который может содержать другие сведения биографического характера.
Документы личного характера включают в свой состав:
собственно личные - документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов, включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.);
деловые документы личного характера - документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация)
Автобиография – документ, излагающий события жизни от первого лица в хронологическом порядке. Автобиография необходима при поступлении в учебное заведение; при трудоустройстве, преимущественно, в государственные учреждения и др.
Пишется автобиография в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. Желательно, чтобы объем информации составлял не более одного листа.
Всю последовательность изложения можно представить в виде следующих основных блоков:
Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения.
Сведения о родителях, семье.
Образование, начиная со школьных лет.
Трудовая деятельность с указанием места работы, должности, причин увольнения.
Адрес места жительства; дата написания, подпись автора.
Кроме того, мужчинам следует указывать период воинской службы и воинские звания. Женщины могут сообщить сведения о периодах нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.
Если автор менял фамилию, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения.
Резюме – документ, составляемый при участии в конкурсном отборе на какую-либо должность. Главная цель этого документа - презентация (самореклама) претендента на должность, где важно показать положительные качества, достоинства и оставить в тени слабые стороны.
Существует множество вариантов резюме в зависимости от адресата, способа представления, целей, особенностей конкурсного отбора, специфики вакантной должности и др.
По форме и особенностям составления и оформления любое резюме, включая наиболее современные его разновидности, является своеобразной анкетой. Возможные сочетания вопросов подробно представлены в шаблоне
Основные рекомендации по оформлению резюме:
Распечатка с использованием качественной белой бумаги только на одной стороне листа формата А4.
В одном резюме использовать не более двух разных шрифтов. В России – только Times New Roman 14,
Текст резюме должен быть выдержан в деловом стиле с соблюдением правил грамматики.
Оптимальный объем резюме – не более двух страниц, если нет особых требований к объему резюме у работодателя (агентства по подбору персонала).
Характеристика - это документ с отзывом о трудовой, общественной или иной деятельности гражданина, краткое описание его качеств, проявленных в трудовой и общественной деятельности. Необходимость в ней возникает тогда, когда гражданину или его поведению требуется дать оценку и принять в его отношении властное решение.
В зависимости от адресата различают следующие виды характеристик:
Внутренние характеристики – характеристики, предназначенные для использования внутри той организации, в которой данный человек работает (учится);
характеристика при переводе работника из одного отдела в другой;
характеристика при наложении на работника дисциплинарных взысканий;
характеристика для поощрения работника;
характеристика для предоставления в призывную комиссию в военкомат;
характеристика, предъявляемая для получения кредита и др.
Традиционно, характеристика составляется на фирменном бланке организации на листе формата А4 и оформляется исходя из общих правил делового стиля.
Грамотно составленная характеристика должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, выдающей характеристику; название вида документа (характеристика); дата составления; фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, которому выдается характеристика; текст; подписи; печать; гриф утверждения.
Текст характеристики может иметь следующую структуру:
общие биографические сведения: характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы: дата трудоустройства, занимаемые должности, краткое описание обязанностей по последней должности, наиболее значимые результаты; оценка личных, деловых и психологических качеств работника, проявленных им в ходе трудовой деятельности, уровень работоспособности и профессиональной компетенции сотрудника, информация о поощрениях, наградах или взысканиях;
характеристика общественной деятельности;
Опасности нашей повседневной жизни: Опасность — возможность возникновения обстоятельств, при которых.
Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Документ личного происхождения - Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей
ДОКУМЕНТ НОРМАТИВНЫЙ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Документирование – это обязательное условие осуществления процесса управления, представляющее собой запись по установленным формам необходимой информации.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Языки носителей информации.
Носи́тель информа́ции (информацио́нный носи́тель) — любой материальный объект или среда, содержащий (несущий) информацию, способный достаточно длительное время сохранять в своей структуре занесённую в/на него информацию — камень, дерево, бумага, металл, пластмассы, кремний (и другие виды полупроводников), лента с намагниченным слоем (в бобинах и кассетах), пластик со специальными свойствами (для оптической записи И — CD, DVD и т. д.), ЭМИ (электромагнитное излучение) и т. д. и т. п.
Знаковая форма восприятия, хранения и передачи информации означает использование какого-либо языка. Языки делятся на разговорные (естественные) и формальные. Естественные языки носят национальный характер. Формальные языки чаще всего относятся к специальной области человеческой деятельности (например, язык математики или язык флажков на флоте).
В любом случае материально-энергетические параметры среды-носителя изменяются. Отображение множества состояний источника во множество состояний носителя называется способом кодирования. Таким образом, при выбранном способе кодирования какое-либо состояние заменяется своим образом — кодом состояния (или кодом информации, задаваемой этим состоянием). Так, мысли источника-человека могут быть закодированы определенным набором звуков, которые в свою очередь можно закодировать какими-то символами. Чаще всего каждое отдельное состояние источника представляется символами из некоторого конечного набора, а последовательность сменяющихся во времени состояний — последовательностью символов.
Правила записи информации.
Характеристика личных и официальных документов.
Доверенность – это документ личного характера, который содержит в себе поручение кому–либо определенных действий: получить заработную плату, какой-то документ, предмет, право подписывать документы и прочее. Доверенность составляется в произвольной форме, но с обязательным указанием следующих реквизитов:
личные данные доверителя (кому предоставляются права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);
личные данные доверенного лица (кто предоставляет права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);
Заявление . При приеме на работу, переводе на другую должность, увольнении, отпуске работники составляют и подписывают заявление на имя директора компании, в котором излагают просьбу о зачислении на работу, переводе, увольнении либо предоставления отпуска, указывая свою должность.
Объяснительная записка – один из видов деловой переписки внутри компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений.
Расписка – это документ личного характера, подтверждающий какое-то конкретное произведенное действие. Расписка обычно удостоверяет о получении подписавшим его лицом чего-либо: денег, какого-то предмета.
Официальные документы
Приказ (распоряжение) – это распорядительные документы, которые являются обязательными для исполнения теми лицами, кому они адресованы. Принципиального различия между приказом и распоряжением не существует. Во многих компаниях приказ и распоряжение имеют одинаковую силу: приказ в основном распространяется на деятельность всей компании и подписывается генеральным директором, а распоряжение предполагает выполнения задания каким-то структурным отделом или конкретным сотрудником и может подписываться руководителем подразделения.
Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).
Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника:
• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т. е. с увольнением.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
- трудовой договор (контракт); (форма № Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- личные заявления работников предприятия.
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
Учет кадров — одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Российского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:
1) документы, непосредственно предназначенные для учета кадров:
- личная карточка формы Т-2;
- карточка формы Т-4;
- личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;
- журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;
2) документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:
-
;
- заявления; ;
- структура и штатная численность;
- трудовые договоры (контракты) и др.
Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.
Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:
— анкета или личный листок по учету кадров;
— копии документов об образовании;
— копии документов об утверждении в должности;
— копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
— дополнение к личному листку по учету кадров;
— справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность, для определения его компетентности и подготовленности.
Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит пункты:
— паспортные данные (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и т.д.);
— образование (дата окончания высшего учебного заведения, полученные специальности, ученые степени и ученые звания и т.д.);
— стаж и опыт работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемая работа); место и условия работы; причины увольнения, и т.д.);
— навыки и знания (уровень владения иностранным языком; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств и т.д.).
Обычно вопросам анкеты предшествует текст, поясняющий:
— правила заполнения граф;
— на какие вопросы ответы являются обязательными, на какие нет;
— последствия отказа отвечать на вопросы;
— как наниматель может распорядиться предоставленной ему информацией и т.д.
Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.
Согласно ст. 86 – 89 ТК РФ работодатель не имеет права запрашивать сведения о политических, религиозных и иных убеждениях работника, его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия), его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).
Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров.
Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет установленной формы.
В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:
— данные о работе после заполнения личного листа;
— данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках и т.д.).
Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.
Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения.
Она также может быть подготовлена совместно со службой безопасности предприятия.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4 и имеет следующие реквизиты:
— название вида документа (характеристика);
— указание должности лица, которому выдается характеристика;
— наименование организации, выдающей характеристику;
— имя, отчество и фамилия сотрудника;
Автобиография – документ, который работник составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует, однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается.
Заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении подшивается в личное дело.
Читайте также: