Функции и назначения управленческого общения кратко

Обновлено: 02.07.2024

В настоящее время особое внимание в управлении стало уделяться организационной культуре, обеспечивающей удовлетворение потребностей высшего уровня, а также проблемам эффективных коммуникаций, следовательно, актуальность данной работы обусловлена тенденцией изучения сущности процесса управления и управленческих отношений.
Объектом курсовой работы является взаимосвязь объекта и субъекта управления, механизмы прямой и обратной связи.
Предметом же выступает управленческое общение и коммуникации в процессе управленческой деятельности.
Целью данной работы является анализ взаимосвязи объекта и субъекта управления, а также выявление основных механизмов прямой и обратной связи.

Содержание

Прикрепленные файлы: 1 файл

КУРСОВАЯ МЕНЕДЖМЕНТ.doc

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Тема: Управленческое общение

Проверила: Вдовина Екатерина Борисовна

Выполнила: студентка группы № 25

Аленичева Наталья Владимировна

1. Управленческое общение, его функции и назначение……………………. 5

3. Основные характеристики подчиненных…………………………………. 11

5. Правила устного распоряжения………………………………. . 26

Управление любой системой в простейшем виде может быть рассмотрено в виде контура управления, как совокупность двух взаимодействующих подсистем - субъекта управления (управляющей подсистемы) и объекта управления (управляемой подсистемы). Управление - есть процесс воздействия субъекта на объект в целях перевода его в новое качественное состояние или поддержания в установленном режиме.

В самом общем виде управление предстает как определенный тип взаимодействия, существующий между двумя субъектами, один из которых в этом взаимодействии находится в позиции субъекта управления, а второй - в позиции объекта управления

Для того чтобы между двумя субъектами существовала управленческая связь и соответственно осуществлялось управленческое взаимодействие, необходимо, чтобы между этими субъектами существовали отношения управления. Они являются основой возможности осуществления управления, так как именно они задают возможность вырабатывать управленческие команды и готовность эти команды выполнять. Отношения управления не являются изначальными отношениями, а базируются на более глубинных отношениях, таких как экономические либо морально-этические отношения.

Объектом курсовой работы является взаимосвязь объекта и субъекта управления, механизмы прямой и обратной связи.

Предметом же выступает управленческое общение и коммуникации в процессе управленческой деятельности.

Целью данной работы является анализ взаимосвязи объекта и субъекта управления, а также выявление основных механизмов прямой и обратной связи.

Управленческое общение, его функции и назначение

Управленческое общение - это общение с целью руководить людьми, то есть изменять их деятельность в определенном направлении, поддерживать в заданном или формировать в необходимом направлении.

Руководитель вступает в управленческое общение с подчиненными, чтобы:

- отдать распоряжения, указания;

- что-либо порекомендовать, посоветовать;

- дать оценку выполнения задания подчиненными.

Выдача распоряжения, проверка исполнения и оценка исполненного - эти цели по своей сути отражают этапы управленческого взаимодействия руководителя с подчиненными и представляют собой три функции управленческого общения: выдачу распорядительной информации, получение обратной информации и выдачу оценочной информации.

Функция управленческого общения - выдача распорядительной информации - не только наиболее часто осуществляется по сравнению с другими функциями, но и оказывает наибольшее влияние на эффективность деятельности организации. От того, как руководитель отдаст распоряжение, зависит и качество исполнительской деятельности.

Практика показывает, что так называемые локальные конфликты, которые возникают порой между руководителем и подчиненным, могут носить не только открытый, сколько скрытый (латентный) характер и чаще происходят на первой стадии управленческого общения, т.е. при выдаче распорядительной информации. Ибо именно на этой стадии руководитель изменяет вид деятельности, действия, поведение другого человека. Не умаляя значения других функций управленческого общения (получение обратной информации, выдача оценочной информации), при которых тоже могут возникать трудности и даже конфликтные ситуации, большее внимание важно уделить функции выдачи распорядительной информации как наиболее значительной и уязвимой стадии управленческого общения руководителя и подчиненного. Предмет изучения общения руководителя с подчиненным является многосторонним и неоднозначным.

В процессе взаимодействия субъект и объект управления выполняют сотни различных функций, которые в свою очередь подразделяются на интегральные (охватывающие деятельность организации в целом) и локальные (осуществляющие непосредственно конкретное общение).

Для такого аспекта рассмотрения, как этика делового общения в управлении, наиболее важны следующие функции:

1. Функция социализации. Включаясь в совместную деятельность и общение, молодые сотрудники не только осваивают коммуникативные умения и навыки, но и учатся быстро ориентироваться в собеседнике, ситуации общения и взаимодействия, слушать и говорить, что также очень важно как в плане межличностной адаптации, так и для осуществления непосредственной профессиональной деятельности. Важное значение имеет приобретаемое при этом умение действовать в интересах коллектива, доброжелательное, заинтересованное и терпимое отношение к другим сотрудникам.

3. Координационная функция, цель которой - взаимное ориентирование и согласование действий различных исполнителей при организации их совместной деятельности.

Эффективность управленческого общения нельзя рассматривать в отрыве от управленческой деятельности в целом. Коммуникация является условием и элементом управленческой деятельности, поэтому эффективным следует считать такое управленческое общение, которое обеспечивает достижение целей управленческой деятельности посредством оперативной передачи необходимой информации, оптимального психологического воздействия, взаимопонимания между объектом и субъектом управления и их оптимального взаимодействия.

Известный психолог А. Ю. Панасюк видит принципиальную важность управленческого общения в том, что в процессе него подчиненный не просто понимает, чего хочет руководитель, но и внутренне принимает позицию начальника. Это положение Панасюк называет первым законом управленческого общения.

Действительно, если подчиненный понял руководителя, это еще не значит, что он согласен с требованием шефа. Отсюда возможны различные нарушения в выполнении поручений практически на всех уровнях общения: на первом, когда отдаются распоряжения, указания, на втором -- когда выполнение задания контролируется, и на третьем, когда выполненное подчиненным действие получает оценку.

Конфликты, возникающие между руководителем и подчиненным, чаще всего возникают в процессе выдачи распорядительной информации, когда оказывается наиболее сильное влияние на подчиненного.

Практически любое дело можно выполнить плохо, удовлетворительно, хорошо и отлично. Когда человек делает что-то без желания или вопреки желанию, то это не обязательно плохо, но и не отлично, так как делать дело отлично -- значит искать новые, более эффективные пути решения задачи, включать свой творческий потенциал, проявлять инициативу, чтобы сделать лучше. Если подчиненный не согласен с требованием руководителя, то он, либо будет делать все в пределах требований, чтобы только не быть наказанным, либо на свой страх и риск выполнять задачу так, как считает нужным.

Для установления взаимопонимания между руководителем и подчиненным на стадии выдачи распорядительной информации важно: единство профессионального языка, учет уровня интеллекта, полнота информации, логичность изложения и концентрированность внимания на проблеме. Информацию нужно выдавать таким образом, чтобы она:

-- не противоречила бы взглядам подчиненного, позициям по какому-либо вопросу;

-- показать подчиненному его интерес в выполнении данного задания данным образом.

Иногда подчиненный сопротивляется только потому, что руководитель не нравится ему как человек. В таком случае нарушенные когда-то (этот факт нужно выяснить и проанализировать!) взаимоотношения из делового конфликта перешли в эмоциональный. Разбрасываться кадрами, увольняя недоброжелателей, руководитель не станет, но, как правило, переходит от убеждения к принуждению, что в целом также неблагоприятно скажется на результате работы. Поэтому с самого начала общения с подчиненными руководитель должен учитывать второй закон управленческого общения: при прочих равных условиях люди легче принимают позицию того человека, к которому испытывают эмоционально положительное отношения (симпатия, привязанность, дружба или любовь), и наоборот, труднее принимают (а нередко отвергают) позицию того человека, к которому испытывают эмоционально отрицательное отношение (неприязнь, антипатия, ненависть).

Точка F символизирует подчиненного, который "боготворит" вас. Точка A символизирует его антипода, т.е. человека, у которого резко негативное отношение к вам. Точка Е - подчиненного, который настолько хорошо к вам относится, что его смело можно назвать вашим другом, т.е. вашим единомышленником. Точка D - подчиненного, который относится к вам неплохо. Точка В - подчиненного, который испытывает к вам явную антипатию. Правда, не настолько, как A, но недолюбливает вас. Точка С - подчиненного, который относится к вам скорее отрицательно, чем положительно, что проявляется в мелких "шпильках", подковырках. Остается незанятой середина шкалы, которая по идее должна символизировать подчиненного, относящегося к вам нейтрально. Но так к вам могут относиться только те, кто вас совсем не знает. Только новый подчиненный и только в первые дни работы может занять ту среднюю точку, а затем, когда он хотя бы немного вас узнает, он обязательно переместится либо влево, либо вправо.

Те подчиненные, которые находятся в правой части шкалы, конечно, не являются слепыми исполнителями. Просто они реже спорят с вами по пустякам, на ровном месте, не стараются утвердиться за ваш счет. Что же нужно сделать, чтобы те, кто относиться к левой зоне шкалы отношений, легче принимали позиции своего руководителя? Ответ очевиден: "перевести" их в правую зону шкалы. А это, значит, вызвать к себе эмоционально положительное отношение, т.е. расположить - сформировать аттракцию (вызвать к себе симпатию, чувство расположения, приязни и т.д.)

3. Основные характеристики подчиненных

По какому принципу строить взаимодействие с персоналом компании, каждый работодатель решает для себя сам. Большинство организаций не придают психологии управления никакого значения и осуществляют руководство сотрудниками, не обращая внимания на тип подчиненных. В некоторых компаниях управление персоналом основывается на знании темперамента каждого работника (флегматик, сангвиник, холерик или меланхолик). Часть организаций проводят тестирование по специальным опросникам, чтобы изучить личностные характеристики кандидатов.

Я хочу рассказать о классификации подчиненных, основанной на их отношении к работе (см. приложение1), и разобрать как взаимодействовать с каждым из этих типов. Необходимо обратить внимание, что границы между типами подчиненных достаточно размыты. Один сотрудник может сочетать в себе несколько типов сразу. Кроме того, работодатель своими действиями может изменить тип подчиненного.

Управленческое общение - это общение, вызванное необходимостью осуществления управленческих функций с учетом обратной связи.

Менеджер вступает в управленческое общение с подчиненными, чтобы:

1. Отдать распоряжения, указания, что-либо порекомендовать, посоветовать;

3. Дать оценку выполнения задания подчиненным;

Понимание между руководителем и подчиненным является необходимым, но недостаточным условием для выполнения распоряжения руководителя. Важно, чтобы подчиненный согласился это сделать, принял распоряжение руководителя.

Три основные функции управленческого общения:

1) Выдача распорядительной информации.

3) Оценка исполненного (выдача оценочной информации).

Выделяется следующие формы управленческого общения:

Руководители не всякий раз контролируют исполнение распоряжений и не всегда дают оценку исполненному. Поэтому выдача распорядительной информации осуществляется наиболее часто и оказывает наибольшее влияние на эффективность деятельности организации. Именно на этой стадии управленческого воздействия менеджер изменяет вид деятельности, действия, поведение другого человека. От того, как отдаётся распоряжение, зависит качество исполнительской деятельности.

Распорядительная информация по форме может быть директивной, демократической или даже либеральной.

1. К директивным формам относятся: приказ, директива, указание, распоряжение, требование.

2. К либеральным – уговоры.

3. К демократическим – просьбы, рекомендации, советы.

Для подчинённого в принципе любая форма распорядительной информации воспринимается не как просьба, а как распоряжение. Однако демократическая форма распорядительной информации повышает качество исполнительной деятельности и даёт большую отдачу для производства, так как подчинённый с большим желанием выполняет задание. Если же задание выполняется формально, не согласуется с мыслями работника, его желанием и позицией, то трудно ожидать хороших результатов.

Эффективность исполнения решений зависит от конкретной формы распоряжений: приказ или просьба, персонифицированное или неперсонифицированное, вопросительное, утвердительное или директивное распоряжение.

Виды управленческого общения

Руководитель в процессе своей деятельности проходит несколько стадий поведения: от самой жёсткой, категоричной, где надо проявлять жёсткость и нежелание идти на компромисс, до самой мягкой, лояльной, где руководитель становится равным собеседником без признаков доминирования. Но следует различать ситуации, где и как надо себя вести. В следующей таблице приводятся виды общения, выделенные по функциональному назначению, или жанры общения, как их иногда называют.

Вид общения	Состояние управленческого решения	Направление перемещения информации
Приказ	Управленческое решение принято	Информация поступает от начальника к подчиненному
Беседа	1. Управленческое решение не принято, имеется необходимость в его выработке. 2. Управленческое решение принято и доведено исполнителю, появилась потребность в дополнительном организационном или морально-психологическом воздействии на подчинённого. 3. Сложились обстоятельства, в которых необходима корректировка ранее принятого и доведённого исполнителю управленческого решения.	Информация идёт в двух направлениях от подчинённого к начальнику и наоборот.
Совещание	Имеется несколько вариантов управленческого решения, необходимо определить оптимальное.	Информация перемещается в двух направлениях
Отчет	Управленческое решение принято и ранее доведено исполнителю	Информация идет от подчиненного к начальнику
Переговоры	Необходимо принятие или выработка совместного управленческого решения двумя и более субъектами управления.	Информация поступает в любом направлении в соответствии с количеством участников и их статусом.

Каждый из видов общения может на практике использоваться в различных формах. Например, приказ может быть доведён в форме просьбы или требования. Вместе с тем, как показывает практика, всё разнообразие задач управленческого общения может быть решено с использованием перечисленных функциональных видов общения, специфику и психологическую основу которых нужно разрабатывать на теоретическом и практическом уровнях.

Управленческое общение реализуется через ряд взаимосвязанных функций (видов работ), основными из которых являются следующие: информационная, мотивационная, функция материального обеспечения, контрольно-оценочная.

Информационная функция осуществляется путем предоставления в распоряжение подчиненных достаточного объема сведений и данных для успешного выполнения принятого решения. При осуществлении этой функции важно добиться, чтобы подчиненные не только понимали цели распоряжения, но чтобы в их сознании сложился образ будущей деятельности. Понимание задачи включает в себя уяснение последовательности выполнения задания, способов наиболее эффективного выполнения задачи, временных ограничений, критериев оценки качества выполнения работы, требований, подлежащих неукоснительному выполнению, и требований коррекционного (творческого) характера.

Выдача распорядительной информации оказывает наибольшее влияние на эффективность деятельности подчиненных, поскольку именно на этой стадии руководитель изменяет вид деятельности, поведение подчиненного.

Распорядительная информация бывает директивной (приказ, указание, распоряжение, требование) и демократической (рекомендация, совет, просьба).

К основным методам передачи управленческого распоряжения относятся:

а) побуждающий, проявления которого на практике многоварианты: подчеркивание деловых достоинств исполнителя; приглашение к сотрудничеству; внушение подчиненному, что он может сделать больше, чем сам он об этом думает;

б) убеждающий, применяемый при возникновении у подчиненного психологических барьеров (сомнение, несогласие, недоверие и т.п.) и реализуемый в виде: опоры на бесспорные факты и практику совместной деятельности; использование примеров по аналогии или по контрасту, подчеркивание способностей подчиненного; обращение с просьбой;

в) понуждающий, или принудительный, применимый при недостаточной сознательности или дисциплинированности подчиненных в виде: открытого предупреждения; категорического требования (приказа, мотивированного конкретной ситуацией).

Использование того или иного варианта отдачи распоряжений и приказов обусловлено конкретной ситуацией, задачей, личностными особенностями как подчиненного, так и руководителя.

В процессе информационного обмена следует учитывать наличие коммуникативных барьеров.

Коммуникативные барьеры в общении – это психологические препятствия на пути адекватного информационного обмена между партнерами по общению.

Различают следующие виды барьеров:

Мотивационная функция предполагает использование системы методов для активизации личных возможностей подчиненных к эффективным действиям.

Функция материального обеспечения предполагает предоставление исполнителям необходимых средств и условий выполнения задания.

Контрольно-оценочная функция состоит в сопоставлении результатов действий подчиненных с исходным замыслом руководителя. Оценка проделанной работы требует от руководителя реализации в полной мере принципа справедливости. С целью обеспечения объективности оценки деятельности подчиненных руководитель проводит анализ выполненной работы по следующим показателям: важность, объем, срок, качество выполнения задания; правильность понимания заданий; величина ошибки, возможность ее исправления; затраченные усилия; объективные помехи; личностные особенности (опыт, притязания, отношение к ошибке, переживание своей вины и др.).

Оценка проделанной работы требует корректности и такта. При публичном обсуждении итогов недопустимо сенсационно, с сарказмом преподносить выявленные недостатки, приписывать вину подчиненным. Важно представлять подчиненным возможность отвечать на выдвинутые в их адрес обвинения. Если же руководитель сделал ошибочный вывод, то необходимо публично признать свою ошибку.

К основным формам вербальной оценки подчиненного относят поощрение, похвалу, одобрение, критику. Возможны следующие варианты критики: упрек (А мы на вас так рассчитывали!), надежда (Надеюсь, в следующий раз вас ждет успех!), похвала (Работа выполнена хорошо, но только не для этого случая), озабоченность (Особую озабоченность вызывает состояние дел у…), сопереживание (К сожалению, вынужден отметить некачественную работу), удивление (К сожалению, не ожидал от вас этого), смягчение (Наверное, в том, что произошло, виноваты не только вы), опасение (Очень жаль, но я уверен, что подобное может повториться снова), намек (Я знаю одного человека, который поступил так же, но карьера у него почему-то не пошла).

Управленческое общение – это общение между собеседниками, занимающими социальные позиции соподчиненности или относительной зависимости исходя из выполняемых социальных ролей, направленное на оптимизацию процесса управления и разрешение проблем совместной деятельности в организации.

Основные функцииуправленческого общения:

* выдача распорядительной информации (распоряжения, приказы, указания, рекомендации, советы и др.);

* получение обратной (контрольной) информации о ходе и итогах реализации распорядительной информации;

* выдача оценочной информации об итогах реализации задания.

Первая функция в управленческом общении присутствует всегда, она главная и ведущая. Вторая и третья функции могут и не быть в том или ином конкретном акте управленческого общения.

Первая функция главная, потому что от ее качества зависит качество исполнительной деятельности. Кроме того, первая функция еще и наиболее сложная. На этой стадии чаще всего возникают проблемы и конфликты, так как руководитель изменяет взгляды, отношения, установки, вид деятельности, действия, поведение другого человека, других людей.

Деловое (управленческое) общение — это особый вид общения, который реализуется в совместной профессионально-предметной деятельности людей и содержание которого определяется социально значимым предметом общения, взаимным психологическим влиянием субъектов общения и формально-ролевым принципом их взаимодействия.

Структура делового (управленческого) общения.

Содержание

Содержание делового общения детерминируется социально значимым предметом общения, в качестве которого может выступать любая социально-значимая проблема какой-либо сферы жизни общества (материальной, духовной, регулятивной). Она может быть связана с производством материальных или духовных продуктов, созданием и предложением разного рода услуг (информационных, образовательных, финансовых, менеджерских, маркетинговых).

Цель

Важнейшим структурным компонентом делового общения является цель общения, которая характеризует направленность действий деловых партнеров на решение какой-либо социально-значимой проблемы. В современной практике делового общения реализуются самые разнообразные цели, связанные с расширением информационного фонда деловых партнеров, освоением новой информации; укреплением традиций фирм и предприятий, созданием продуктов и услуг, удовлетворением разного рода потребностей, формированием и изменением межличностных отношений и установок. Реализация этих целей невозможна без психологического влияния и воздействия деловых партнеров друг на друга. Поэтому по целям общения и применяемым согласно этим целям типам психологического воздействия принято различать такие виды делового общения, как эмоциональное, информационное, убеждающее, конвенциональное, суггестивное, императивное, манипулятивное, партнерское.

Средства

К структурным компонентам делового общения относятся и средства общения — знаковые и символические системы деловой коммуникации, обеспечивающие передачу, обмен и переработку информации, поступающей от деловых партнеров.

Различают невербальные и вербальные, паралингвистические и экстралингвистические средства деловой коммуникации. К невербальным относятся образные (неязыковые) системы деловой коммуникации, которые включают в себя сигналы кинесические (мимику, жесты, походку, позу, взгляд), такесические (телесные контакты: похлопывания, рукопожатия), проксемические (дистанция между деловыми партнерами и угол ориентации по отношению друг к другу).

Вербальные (речевые, словесные) средства делового общения отражают сущностную логико-смысловую канву деловой коммуникации. Они включают в себя различные речевые конструкции, фразеологические обороты, характерные для официального делового стиля языка. Кроме профессионального языка, который требует предельной точности речи, в деловой коммуникации может присутствовать и разговорная лексика, разного рода речевые шаблоны, эмоционально-окрашенные неологизмы, метафоры. Они выполняют в основном целевую коммуникативную функцию в спонтанно возникающих диалогах, беседах деловых партнеров.

Паралингвистические и экстралингвистические средства делового общения по существу служат дополнением вербальной коммуникации. Паравербальные сигналы, составляющие основу паралингвистической системы, характеризуют тональность голоса делового партнера, его диапазон и тембр, логические и фразовые ударения. Экстралингвистическая система характеризует темп речи делового партнера, включение в нее пауз, покашливания, смеха, элементов плача.

Таким образом, речевые оттенки в высказываниях деловых партнеров сигнализируют об их эмоциональных состояниях и в целом о самом эмоциональном фоне делового общения.

Формы

Форма делового (управленческого) общения составляет важнейший структурный элемент делового общения. Она характеризует способ реализации коммуникативного процесса делового общения. Одно и то же информационное содержание делового общения может быть реализовано на основе различных способов коммуникации и совместной деятельности деловых партнеров: деловой беседы, совещания, переговоров, пресс-конференции, публичного выступления, презентации, дискуссии.

ЛИТЕРАТУРА

1. Бондарчук Е.И. Основы психологии и педагогики: Курс лекций. – К.: МАУП, 2002.

2. Сорокун П.А. Основы психологии. Псков: ПГПУ, 2005 - 312 с.

5. Шабуневич Б. Б. Основы психологии: Учеб. пособие / Б. Б. Шабуневич.– Мн.: Частн. инст. упр. и предпр., 2005.– 88 с.

Читайте также: