Формы организации делопроизводства кратко

Обновлено: 04.07.2024

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее время отсутствуют какие-либо нормативные документы или документы методического характера, которыми следовало бы руководствоваться при выборе наименования службы ДОУ и определении ее структуры, поэтому организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом следует учитывать несколько факторов:

- характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

- объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

На практике используются различные названия делопроизводственного подразделения: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, отдел корреспонденции, служба делопроизводства, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации и др.

Управление делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных предприятиях в составе службы ДОУ выделяются функциональные группы и за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних предприятиях функции службы ДОУ выполняют отдельные специалисты по участкам работы.

На небольших предприятиях служба ДОУ состоит из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Определение должностного состава и штатной численности службы ДОУ

При определении должностного состава работников следует руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения численности персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной численности осуществляются на основании следующих документов:

1. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников

Важная задача в организации службы ДОУ – это разработка положения о службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения управления содержит примерное положение о службе ДОУ, но применять его на практике в настоящее время можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе управления и которые отражены в современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи службы ДОУ.

3. Функции службы ДОУ.

4. Права и ответственность службы ДОУ.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями.

Организационный этап создания службы ДОУ завершается разработкой должностных инструкций. Журнал не раз публиковал статьи, посвященные разработке должностных инструкций, поэтому в этой статье мы ограничимся лишь общими замечаниями. Следует иметь в виду, что должностная инструкция разрабатывается для определенной должности, и если в подразделении несколько одинаковых должностей, но работники, занимающие их, выполняют различные обязанности, для каждого комплекса должностных обязанностей следует разработать отдельную должностную инструкцию. Закрепление за должностью определенного комплекса должностных обязанностей должно отразиться в заголовке документа, например: должностная инструкция специалиста по учету и регистрации документов, должностная инструкция специалиста по контролю исполнения документов, должностная инструкция специалиста по работе с обращениями граждан и т.п.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные технические средства;

• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Под структурой службы делопроизводства понимают состав ее подразделений, их соотношение и формы взаимодействия, которые могут иметь характер подчинение и соподчинение. При определении структуры службы делопроизводства учитываются вид и группа органов управления, в которых она создается.

Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота, а также технологии работы с документами (уровня автоматизации и механизации делопроизводственных процессов).

При формировании структуры службы делопроизводства следует стремиться к созданию рациональной количества подразделений с учетом простейших организационных связей между ними, а также задач, возложенных на службу делопроизводства, и функций, которые она должна выполнять. В зависимости от объема работ (прежде всего документооборота) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений.

Для выполнения каждой функции в составе службы делопроизводства предусматривают соответствующие подразделения. В учреждениях с большим документооборотом функции службы делопроизводства распределяются между ее подразделениями.

Секретариат (секретари и помощники руководителя) рассматривает и готовит для доклада руководителю учреждения входящую корреспонденцию; составляет по поручению руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и т.д. и согласовывает их с другими структурными подразделениями; анализирует справки и доклады структурных подразделений и готовит заключения по ним; составляет проекты планов работы коллегии (другого коллегиального органа) на основании предложений структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии (другого коллегиального органа) учреждения; готовит материалы к заседаниям коллегии (Другого коллегиального органа) и обеспечивает их своевременное рассылки; оформляет протоколы заседаний коллегии (иного коллегиального органа); осуществляет контроль за исполнением решений коллегии (иного коллегиального органа); обеспечивает подготовку необходимых материалов для совещаний, которые проводит руководитель учреждения.




Подразделение по рационализации делопроизводства (организационно-методического обеспечения, совершенствования организации делопроизводства) разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении; организует работу по повышению квалификации делопроизводственного персонала; осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях, разрабатывает инструкцию по делопроизводству, табель форм документов учреждения, альбом унифицированных форм документов, перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации, классификационные справочники, документограмы, оперограммы; составляет сводную номенклатуру дел учреждения.

В центральных органах государственной власти, других центральных органах и учреждениях, имеющих подведомственную сеть, на это подразделение возлагаются функции по подготовке ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, типовых или примерных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления.

Подразделение по контролю за исполнением документов отслеживает ход исполнения документов, осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений вышестоящих органов и руководства учреждения, анализирует состояние исполнения документов, составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение учетно-справочной работы осуществляет учет, регистрацию документов и информационно-справочное обслуживание, готовит для доклада руководству учреждения полученную корреспонденцию, контролирует правильность составления и оформления документов, предоставляемых на подпись руководству, осуществляет учет документов, составляет номенклатуру дел службы делопроизводства, формирует дела в соответствии с действующей номенклатуры, готовит дела, законченные делопроизводством, для передачи в архив учреждения.

Подразделение по учету и регистрации обращений граждан осуществляет прием и регистрацию таких документов, готовит на рассмотрение руководству корреспонденцию из важнейших вопросов, направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение, осуществляет контроль за сроками исполнения обращений, изучает и обобщает материалы по рассмотрению обращений граждан, организует прием посетителей.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции (экспедиция) осуществляет прием входящей корреспонденции и ЕЕ распределение по структурным подразделениям, проводит ежедневный учет документов, составляет по установленной форме сведения о документообороте в учреждении, осуществляет прием и отправку (доставку) исходящей корреспонденции.

Подразделение автоматизации делопроизводства существляет внедрение в работу с документами новейших информационных технологий, в частности систем автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронной цифровой подписи, а также современной офисной техники, обеспечивает их техническое сопровождение и сохранность информации.

Архивный подразделение (архив) осуществляет приемку, учет, хранение и использование дел, завершенных в делопроизводстве, участвует в рецензировании номенклатур дел структурных подразделений, оказывает методическую помощь по вопросам проведения экспертизы ценности документов и оформление дел, осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче в государственных архивных учреждений (архивных отделов городских советов), оказывает методическую помощь архивам подведомственных учреждений.

Подразделение печатания и размножения документов осуществляет компьютерный набор служебных документов (как правило, для руководства), редактирование и правку напечатанного материала, проводит стенографирование заседаний коллегиальных органов, совещаний, конференций с последующими расшифровкой текстов и их печатанием, осуществляет размножения документов.

В учреждениях также возможно совмещение в одном подразделении нескольких функций. Иногда выполнение определенных видов работ возлагается на отдельных сотрудников службы делопроизводства согласно их функциональных обязанностей, закрепленных в должностных инструкциях.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре – канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;

• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

• использовать прогрессивные и производительные технические средства;

• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

Под структурой службы делопроизводства понимают состав ее подразделений, их соотношение и формы взаимодействия, которые могут иметь характер подчинение и соподчинение. При определении структуры службы делопроизводства учитываются вид и группа органов управления, в которых она создается.

Структура службы делопроизводства зависит от объема документооборота, а также технологии работы с документами (уровня автоматизации и механизации делопроизводственных процессов).

При формировании структуры службы делопроизводства следует стремиться к созданию рациональной количества подразделений с учетом простейших организационных связей между ними, а также задач, возложенных на службу делопроизводства, и функций, которые она должна выполнять. В зависимости от объема работ (прежде всего документооборота) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений.

Для выполнения каждой функции в составе службы делопроизводства предусматривают соответствующие подразделения. В учреждениях с большим документооборотом функции службы делопроизводства распределяются между ее подразделениями.

Секретариат (секретари и помощники руководителя) рассматривает и готовит для доклада руководителю учреждения входящую корреспонденцию; составляет по поручению руководителя проекты отдельных приказов, писем, справок и т.д. и согласовывает их с другими структурными подразделениями; анализирует справки и доклады структурных подразделений и готовит заключения по ним; составляет проекты планов работы коллегии (другого коллегиального органа) на основании предложений структурных подразделений и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии (другого коллегиального органа) учреждения; готовит материалы к заседаниям коллегии (Другого коллегиального органа) и обеспечивает их своевременное рассылки; оформляет протоколы заседаний коллегии (иного коллегиального органа); осуществляет контроль за исполнением решений коллегии (иного коллегиального органа); обеспечивает подготовку необходимых материалов для совещаний, которые проводит руководитель учреждения.

Подразделение по рационализации делопроизводства (организационно-методического обеспечения, совершенствования организации делопроизводства) разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении; организует работу по повышению квалификации делопроизводственного персонала; осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях, разрабатывает инструкцию по делопроизводству, табель форм документов учреждения, альбом унифицированных форм документов, перечни документов, подлежащих и не подлежащих регистрации, классификационные справочники, документограмы, оперограммы; составляет сводную номенклатуру дел учреждения.

В центральных органах государственной власти, других центральных органах и учреждениях, имеющих подведомственную сеть, на это подразделение возлагаются функции по подготовке ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, типовых или примерных номенклатур дел и инструкций по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления.

Подразделение по контролю за исполнением документов отслеживает ход исполнения документов, осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений вышестоящих органов и руководства учреждения, анализирует состояние исполнения документов, составляет соответствующие справки для руководства.

Подразделение учетно-справочной работы осуществляет учет, регистрацию документов и информационно-справочное обслуживание, готовит для доклада руководству учреждения полученную корреспонденцию, контролирует правильность составления и оформления документов, предоставляемых на подпись руководству, осуществляет учет документов, составляет номенклатуру дел службы делопроизводства, формирует дела в соответствии с действующей номенклатуры, готовит дела, законченные делопроизводством, для передачи в архив учреждения.

Подразделение по учету и регистрации обращений граждан осуществляет прием и регистрацию таких документов, готовит на рассмотрение руководству корреспонденцию из важнейших вопросов, направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение, осуществляет контроль за сроками исполнения обращений, изучает и обобщает материалы по рассмотрению обращений граждан, организует прием посетителей.

Подразделение по приему и отправке корреспонденции (экспедиция) осуществляет прием входящей корреспонденции и ЕЕ распределение по структурным подразделениям, проводит ежедневный учет документов, составляет по установленной форме сведения о документообороте в учреждении, осуществляет прием и отправку (доставку) исходящей корреспонденции.

Подразделение автоматизации делопроизводства существляет внедрение в работу с документами новейших информационных технологий, в частности систем автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронной цифровой подписи, а также современной офисной техники, обеспечивает их техническое сопровождение и сохранность информации.

Архивный подразделение (архив) осуществляет приемку, учет, хранение и использование дел, завершенных в делопроизводстве, участвует в рецензировании номенклатур дел структурных подразделений, оказывает методическую помощь по вопросам проведения экспертизы ценности документов и оформление дел, осуществляет контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче в государственных архивных учреждений (архивных отделов городских советов), оказывает методическую помощь архивам подведомственных учреждений.

Подразделение печатания и размножения документов осуществляет компьютерный набор служебных документов (как правило, для руководства), редактирование и правку напечатанного материала, проводит стенографирование заседаний коллегиальных органов, совещаний, конференций с последующими расшифровкой текстов и их печатанием, осуществляет размножения документов.

В учреждениях также возможно совмещение в одном подразделении нескольких функций. Иногда выполнение определенных видов работ возлагается на отдельных сотрудников службы делопроизводства согласно их функциональных обязанностей, закрепленных в должностных инструкциях.

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

- передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

- регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

- систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

  1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
  2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управления.

Основные задачи делопроизводства:

- создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

- передача документов для их последующего исполнения или принятия решений

- регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

- систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

-простые средства (ручки, карандаши)

-механические и электромеханические средства (пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

-автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установ- ленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

  1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.
  2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Цели обучения — познакомить студентов:

  • с основными понятиями делопроизводства;
  • с правилами составления документов;
  • с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

  • на внешние, входящие в систему;
  • внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
  • исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

  • управленческая,
  • экономико-статистическая,
  • научно-техническая,
  • юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

  • полнота информации для принятия управленческого решения;
  • оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
  • достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
  • адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
  • доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

  • состояние системы или
  • принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

  • регистрация первичной информации или принятого решения,
  • передача,
  • обработка,
  • хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

  • операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
  • универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

  1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
  2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
  3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
  4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

  • создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
  • регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
  • систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

  • Законодательные и правовые акты РФ
  • ГОСТы – государственные стандарты,
  • Нормативные документы
  • Классификаторы
  • ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

  • по происхождению (служебные, личные);
  • по сложности (простые, сложные);
  • по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
  • по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
  • по форме (типовые, индивидуальные);
  • по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

  • устав предприятия;
  • описание его структуры;,
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

  • приказы,
  • распоряжения и
  • решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

  • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
  • трудовые книжки,
  • индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
  • личные дела,
  • лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

  1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
  2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
  3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.


Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Цели обучения — познакомить студентов:

  • с основными понятиями делопроизводства;
  • с правилами составления документов;
  • с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

  • на внешние, входящие в систему;
  • внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
  • исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

  • управленческая,
  • экономико-статистическая,
  • научно-техническая,
  • юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

  • полнота информации для принятия управленческого решения;
  • оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
  • достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
  • адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
  • доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

  • состояние системы или
  • принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

  • регистрация первичной информации или принятого решения,
  • передача,
  • обработка,
  • хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

  • операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
  • универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

  1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
  2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
  3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
  4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

  • создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
  • регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
  • систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

  • Законодательные и правовые акты РФ
  • ГОСТы – государственные стандарты,
  • Нормативные документы
  • Классификаторы
  • ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

  • по происхождению (служебные, личные);
  • по сложности (простые, сложные);
  • по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
  • по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
  • по форме (типовые, индивидуальные);
  • по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

  • устав предприятия;
  • описание его структуры;,
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

  • приказы,
  • распоряжения и
  • решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

  • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
  • трудовые книжки,
  • индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
  • личные дела,
  • лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

  1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
  2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
  3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.


Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Читайте также: