Этапы развития документа кратко
Обновлено: 04.07.2024
По определению из ГОСТ Р 51141-98. Документ- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. На смену предметному (или наравне с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Вопрос происхождения и развития письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития. Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое).
правилами чтения, он должен лишь узнать, правильно опознать изображения. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл.
Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо. В идеографическом письме знак-рисунок постепенно превращается в знак-идею (идеограмму). В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова. Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо). Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового письма во II тысячелетии до н. э. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные). С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования. Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография.
В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага". Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".
К середине 20 века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.".
В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.
Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Например, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, для специалиста в области управления – средством фиксации и передачи управленческих решений.
Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.
Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:
- это может быть отдельный документ;
- система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности);
- вся совокупность разнообразных систем документации, т. е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.
Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Юридическое понятие документа — составленный в порядке, предусмотренном законом, удостоверяющий факт (рождения, вступления в брак и т.п.), подтверждающий право на что-либо (диплом, завещание и т.п.) или носящий служебный характер. То есть, форма удостоверения событий и фактов в виде письменного акта.
Криминалистическое понятие документа – объект исследования в судебно-технической экспертизе документов, представляющий собой предмет (бумага, картон и т.п.), на котором знаками запечатлены мысли и факты.
История развития документов
Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э. Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны.
Первоначально каждый рисунок передавал какое-либо событие. С течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись).
Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.
В Европе (на острове Крит и в Древней Греции) и на Среднем Востоке письменность появилась на несколько столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н. э.
Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.
Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная письменность для составления коммерческих документов, и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.
Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система).
Кириллица (славянская азбука) была создана на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.
Развитие письма: 1 - древнеегипетские иероглифы, 2 - синайское иероглифическое письмо, 3 - финикийские буквы, 4 - греческий алфавит
1. Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.
2. Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).
3. Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).
С течением времени древние системы письменности вытеснялись и заменялись другими.
- документ – материальный объект;
- документ – носитель информации;
- документ – документированная информация.
Функции документов
Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.
Выделяются функции общие и специальные. Общие функции – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Общие функции документов
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.
Информацию, содержащуюся в документах, можно подразделить на:
- ретроспективную (относящуюся к прошлому);
- оперативную (текущую);
- перспективную (относящуюся к будущему).
Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч. Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), характеризующую количество и качество информации.
Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.
Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Социальная информация - это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно, социальная функция документа - это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:
- документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
- документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Специальные функции документов
Управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие и приобретающие ее на время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.).
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, – отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.
Круг вопросов Возникновения и развитие традиционного документоведения. Становление документоведения как науки информационного цикла. Интеграция наук о документе в документоведение.
Формирование знаний о документе происходило довольно длительное время. Сначала единого мнения о сущности, основные вехи развития данной науки не существовало. Становление комплекса наук о документе, по мнению ведущих исследователей в этой области, шло двумя путями:
- как специальной отрасли исторической науки (наряду с историческим джерелознавством, архівознавством, археографією, исторической картографией и т.д.) - традиционное документоведение;
- как науки информационного цикла (проходя путь от документации, документалистики до современных дисциплин о информацию и документацию).
Сегодня продолжается формирование интегрированной системы знаний о документ - общего документоведения (документологии), учебной и научной дисциплины, охватывает довольно широкий спектр проблем, которые исследуются рядом документоведческих дисциплин, которые были сформированы в разные времена и развивались в своем большинстве самостоятельно. Рассмотрим их формирование и становление более подробно.
Возникновение и развитие традиционного документоведения
Різноаспектний анализ составляющих документа (в первую очередь текста) всегда служил основой исследования ряда наук. Так, аналитико-синтетический метод исследования применялся древнегреческими логографами в VI в. до н.э. для написания лотосов (историй) на основе обработки городских и храмовых хроник.
Греческий философ Геродот изучал официальные документы канцелярий Ахеменидов, переведенные на греческий язык и распространены в полисах Малой Азии. Аристотель, учитель А.Македонського, интересовался не только семантической характеристикой произведений, но и их структурой, внутренней формой и воздействием на читателя. Во второй половине III в. до н.э. александрийскими учеными сделаны выводы относительно архетипа текстов классических художественных произведений, созданные и измененные их варианты.
Значительно повысился статус документа, как юридического акта, по условиям феодального права, особенно когда это касалось вопросов владения землей и людьми. Возникла необходимость в более четкой регламентации документов, защите их от подделок.
В 1276 г. увидела свет работа цюрихского каноника Конрада с Муре под названием "Samma de arte prosandi", где рассматривались вопросы проверки документов на подлинность, возможности применения поддельных печатей и т.д. Потребность в постоянном определении оригинальности древних актов обусловила развитие практической дипломатики, палеографии и сфрагистики [56].
В эпоху Возрождения получила распространение деятельность гуманистов по изучению и изданию античных памятников, использование их для обоснования собственных концепций философского политического и правового характера.
Сторонники первичной теории находят наиболее отдаленные прообразы общей науки о документе в трудах Ж.Мобільона - основоположника "дворянского" документоведения, который связал зарождение этой науки с началом исследования актовых материалов на их достоверность (к. XIV ст. - в Европе, к. XV ст. - в России ); пособиях библиографии основателя Конрада Геснера (четырехтомный труд "Віbliotека universalis" (1545-1555 pp.); первых научных журналах (сер. XVII ст.) и попытках выпуска реферативных журналов (сначала в Западной Европе (60-е годы XVII в.), а потом в России (20-30-е годы XVIII в.).
Формирование научных дисциплин о документе связано также с развитием центров их сохранения. Уже в XV в. в связи с расширением деятельности канцелярий происходит обособление официальных документов с единых хранилищ манускриптов. Примером этого является создание в 1480 г. папской регистратуры ("тайной библиотеки" папы Сикса TV) и несколько позже Архива государственных бумаг в Англии, куда стала передаваться на хранение, кроме правовых памятников, вся распорядительная, финансовая и судебная документация.
В 1725 г., в связи с необходимостью регламентации и упорядочения форм долговых обязательств, установления обязательных реквизитов, по приказу Петра i был принят Вексельный устав, который получил распространение на территории всей Российской империи.
Середина XIX в. характеризуется появлением работ, определяющих теоретические аспекты организации работы с документами. Так, В.В. Варадінов, определяет ее как науку "излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел" [18], впервые выделяя основные реквизиты делопроизводственных документов XIX в., классифицируя данные документы, а также давая характеристику нескольким десяткам их видов, М.Л. Магницькому относятся попытки классифицировать отдельные типы управленческой документации, проанализировать их с точки зрения лингвистических особенностей; И.О. Вельдбрехту - разработать правила деятельности канцелярий, составление документов в зависимости от сферы их функционирования [22]; И.И. Рихтеру - применить десятичную систему классификации для группировки документов казенных железных дорог и т.д. Пытаясь очертить содержание собственных трудов, ученые дают различные определения новой области научной деятельности - "теория делопроизводства", "теоретическое делопроизводство", "документальное источниковедение" и др., что свидетельствует о терминологический поиск в пределах новационных исследовательских направлений.
Теоретические основы организации работы с документами можно найти в опубликованных трудах начала XX вв. А. Євтіхеева ("Десятична система в административном делопроизводстве", 1921 г.), О. Бузинного ("Практический учебник делопроизводства на украинском языке", 1924 г.), Г. Славуцького и С. Войтицького ("Карточная система делопроизводства центральных и губернских учреждений", 1924 г.), в "Руководстве по делопроизводству для райисполкомов и сельсоветов" (1926 г.), в публикациях О. Брагинского и М. Горен-штейтна, В. Зімелєва, Г. Даннерта т.д [6].
Однако фундаментальные основы науки, которая рассматривается, были заложены в первой половине XX в. в учебном курсе профессора Московского государственного историко-архивного института (далее - МДІАІ, 1930 г.) М.П. Вишневского "Теория и техника архивного дела" (1936 г.), который содержал раздел "Общее делопроизводство". Содержание раздела составили вопросы по истории делопроизводства, классификации документов, функционирующих в управленческой сфере, методики их изучения.
Автором новой редакции данного курса в середине прошлого века стал Константин Григорьевич Митяев (1902 - 1969 гг.). Понятие документоведение как термин впервые появилось в докладе ученого под названием "Развитие советского архивоведения за 25 лет" на конференции архивистов СССР, которая состоялась в июне 1942 года. Данная конференция "О реорганизации и централизации архивного дела" была посвящена юбилею Декрета Совета народных комиссаров от 1 июня 1918г.
В своем докладе на этой конференции проф. К.Г.Митяев предложил считать документоведение как архівознавчу дисциплину, что может стать вступлением к теории и практики архивного дела. Он подчеркивал, что документоведение должно быть научно устроенной теорией, которая предназначена решать проблемы общей классификации и истории развития различных видов документации.
Начиная с 1942 г. проф. К.Г.Митяев детализировал свои подходы к науке о документе в курсе "Теория и практика архивного дела" [56], одним из разделов которого было "Общее документоведение".
Изменение названия раздела мало повлияла на его сущностное наполнение, что показало определенное отождествление К.Г. Митяев понятий "общее делопроизводство" и "общее документоведение". Раздел "Общее документоведение" в курсе "Теория и практика архивного дела" по статусу был пропедевтичним и представлял собой своеобразное введение в изучение документов, систем и способов документирования в исторической ретроспекции делопроизводственной практики. Стоит отметить, что стержневым объектом, вокруг которого разворачивался содержание раздела, выступал управленческий документ. Таким образом, как отмечает В.В. Бездрабко, общее документоведение для проф. К.Г. Митяева, оперируя современной терминологией, по смыслу было тождественным управленческом документоведению [15].
Постепенно изучения документов и систем документирования, начатое ученым в архівознавчому аспекте, стало выделяться в самостоятельную научную дисциплину. Документы в ней стали изучаться как объекты оперативного действия и социальной функции, ради выполнения которой были созданы. В своих более поздних публикациях проф. К.Г.Митяев определял документоведение как "научную дисциплину, изучающая в историческом развитии способы, отдельные акты и системы документирования явлений объективной действительности и создаваемые в результате документирования отдельные документы, их комплексы и системы" [56].
В указанных работах ученый фактически представляет свое видение объекта исследования документоведения, который состоит из трех частей: 1) способы документирования в целом; 2) способы документирования в различных отраслях деятельности; 3) документы, их комплексы и системы.
Не рассматривая отдельно понятие объекта документоведения, проф. К.Г.Митяев не поднимает вопрос и о его предмете. Однако главные черты предмета этой дисциплины вырисовываются из перечня названных им задач. А именно: выработка оптимальных характеристик средств документирования и определения принципов классификации этих средств и документации в их историческом развитии на современном этапе,
В годы Великой отечественной войны в 1943 г. Главное архивное управление создает проект "Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий". В этом проекте указывалось на необходимость единства требований к документа в делопроизводстве и архиве, а также сделана попытка унифицировать требования к организации документационного обеспечения в этих учреждениях.
В послевоенные годы отставание в сфере хозяйствования заставило обратить внимание на состояние организации работы с документами, которые являются как объектом, так и результатом труда в этой сфере и выступают основным носителем информации для принятия управленческого решения.
Правительственными директивами (Постановление Совета Министров СССР от 25.07.1963 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР") была поставлена задача разработки и реализации Единой государственной системы делопроизводства (далее - ЄДСД), основным разработчиком которой стал созданный в 1965 г. отраслевой Всесоюзный научно-исследовательский институт документирования и архивного дела - ВНИИДАД.
Создание ЄДСД требовало не только изучения и анализа предыдущего опыта работы с документацией, но и проведения необходимых исследований и подготовки соответствующих ресурсов. Указанное, как подчеркивает профессор проф. С.Г. Кулешов, послужило толчком для дальнейшего развития документоведения как научной и учебной дисциплины и проведению дальнейших исследований в этом направлении [39].
становление документоведения как науки писали также многие в свое время В.М. Автократов, Б.И. Ілізаров, М.П.Ілюшенко, А.П. Коршунов, Т.В. Кузнецова, Я.З. Лившиц, А.М. Соковая. Заметным центром развития документоведения стала кафедра истории государственных учреждений и делопроизводства МДІАІ.
Выйдя из недр архивоведения, документоведение приняло на использование много методов изучения документов и определенных документальных комплексов, разработанных архівознавством. В качестве основных вопросов стало изучение закономерностей существования документов - создание, проектирование документов и систем документации, их унификация и стандартизация, организация создания и движения в текущей деятельности учреждений, механизация делопроизводственных процессов [39].
Впервые, обосновывая теоретические основы нового научного направления проф. К.Г. Митяев называл такое документоведение общим, потому что именно оно стало основой для исследования проблем документирования и движения документации в дисциплинах, изучающих различные виды документов. Собственно такая трактовка, подобное метанауковій концепции, и определяет подходы к определению главного объекта изучения - документа. В своих работах проф. К.Г.Митяев отделяет документы от книг, поскольку первые всегда первоисточниками знаний. Прерогативой специального документоведения ученый считал исследования преимущественно различных типов специфических видов документации (или же специфических видов документов, например, кінофотофоно-документы).
В 1969 г. произошло юридическое оформление документоведения как научной специальности, а несколько позже и как учебной дисциплины, которая начала преподаваться в образовательных заведениях СССР.
Файлы: 1 файл
текст.doc
Важнейшей среди названых функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействия на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется как доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.
Одним из важнейших проявления человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Коммуникация является необходимым условием существования человеческих общностей, начиная от самых малых и заканчивая такими, как нации, государства.
Ученые выделяют четыре типа коммуникации: материальную, генетическую, психическую и социальную. Социальная коммуникация представляет собой движение смыслов, т.е. знаний, умений, стимулов, эмоций, в социальном времени и пространстве. При этом участники коммуникационного процесса – отправитель (коммуникант) и приемник (реципиент) – преследуют три основные цели: познавательную, побудительную и экспрессивную 1 .
Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка.
Трудно было также и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладает ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи во времени играли старики, т.е. самые опытные члены общества. А наиболее важные исторические факты люди запоминали в песнях. Тем более, что появление речи привело к развитию системы индивидуальной памяти человека, позволяющей сохранять объективное знание (мифы, общественные нормы, опыт и т.д.) для передачи следующему поколению.
Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.).
Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.
Необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом сыграло зародившееся еще около 35 тыс. лет назад палеолитическое искусство в виде резьбы по кости и дереву. Спустя примерно 5 тыс. лет появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, украшения, орнаментированные изделия. Они подготовили следующий качественный скачок в развитии человеческой цивилизации.
Этот новый этап был связан с появлением письменности, ознаменовавшим переход человечества к первой в его истории информационной технологии. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств 4 . С помощью графических знаковых систем стало возможным не только отделить информацию от субъекта, но и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. информация на материальном носителе, документ. (Устная информация тоже передается материальной, энергетической средой – акустическими колебаниями. Однако продолжительность существования такой информации определяется всего лишь временем ее передачи).
Таким образом, документ появился как дополнение к звуковой речи, как средство общения людей, как объект социальной коммуникации, обусловленный необходимостью запечатления и передачи информации во времени и пространстве.
Появление документа явилось важнейшим условием дальнейшего быстрого развития человеческой цивилизации. Документирование стимулировало производство и накопление в больших объемах целесообразной информации, обусловило качественные изменения в управлении хозяйственно-экономическими и общественно-политическими процессами. История последних тысячелетий наглядно продемонстрировала цивилизационные преимущества тех народов, которые сумели создать развитые системы документирования информации.
В документоведческой науке ключевым понятием является документ – основной объект ее изучения. Однако именно вокруг этого понятия сломано едва ли не больше всего копий теми, кто исследует проблемы информационно-документационной деятельности.
Читайте также: