Этапы обработки внутренних документов кратко

Обновлено: 08.07.2024

Никакие перемены не возможны до пожара. Пока пожар не случится, ничего не изменится… Это выражение, авторство которого принадлежит Конфуцию, как нельзя точно и аллегорично характеризует ситуацию весны 2020 года: ведь именно сейчас очень часто звучит фраза о том, что так, как было раньше, уже не будет никогда. Пожар в виде самоизоляции заставил иначе посмотреть на многие вещи, в том числе ценности и привычки. То, что прежде многими воспринималось как тяжесть и груз, стало восприниматься как благо. Яркий пример: один из инструментов делопроизводства – электронный документооборот. Не секрет, что серьезным препятствием для внедрения ЭДО всегда считался человеческий фактор – ведь электронный документооборот лишал сотрудников возможности пообщаться лично и заставлял меняться. Работа на удаленке позволила взглянуть на ЭДО с новой стороны – он оказался мостиком между сотрудниками, работающими вне офиса. Именно он дал возможность продолжить жизнедеятельность многих предприятий в ситуации вынужденной самоизоляции.

Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить договор с оператором ЭДО и получить электронную подпись на сертифицированном носителе.

В чем измеряется эффективность ЭДО?

ЭДО - инструмент повышения эффективности бизнес-процессов компании. Экономический эффект от ЭДО посчитал один российский крупный интегратор. По его оценке, документооборот в 100 тысяч документов в бумажном виде требует затрат на сумму более 5 млн руб., а электронный оборот этого же числа документов обходится примерно в 0,3 млн руб.

Результативность внутреннего ЭДО в цифрах:

до 100% - сокращение физического контакта между сотрудниками,
до 30% - экономия времени на согласование и поиск документов,
в 3 раза - снижение затрат на расходные материалы,
до 25% - повышение производительности труда,
до 80% – сокращение стоимости хранения документов.

Этапы и принципы документооборота

ЭДО - это автоматизированная система движения документов. Документопотоки делятся на два вида: внутренние и внешние. Предмет нашей сегодняшней статьи – внутренний электронный документооборот, то есть документооборот внутренних документов внутри компании. Этот вид документов не предназначен для отправки за пределы компании.

Четкость алгоритма движения. Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий. Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.
Соблюдения сроков движения. Без установки сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу, поэтому должен быть регламент, который регулирует документооборот.
Последовательность. Один и тот же процесс не может выполняться несколькими участниками.
Безопасность. Электронный документооборот призван обеспечить достоверность, сохранность данных, а также их защищенность от утечки или потери. Документ в ЭДО доступен только очерченному кругу лиц, он передается по закрытым каналам связи, защищен от подделки, потери и т.п.

Этапы обработки внутреннего документооборота организации:

оформление документа: составление и проверка,
согласование документа,
подписание документа,
регистрация,
исполнение заданий (по необходимости),
архивация или уничтожение документации.

Формы организации документооборота:

централизованная - документация сосредотачивается в отделе-группе отделов, это может быть секретариат, канцелярия. Эти отделы берут на себя основные обязанности, например, регистрацию, обработку, хранение документации,
децентрализованная - документация сосредотачивается в нескольких структурных подразделениях. Такая форма, как правило, применяется тогда, когда компания имеет несколько подразделений, территориально удаленных друг от друга,
смешанная - совмещает в себе характеристики централизованной и децентрализованной форм.

Примеры документов, относящихся к внутреннему документообороту:

приказы по основной деятельности и личному составу,
служебные записки,
отчеты,
акты ревизий,
журнал учета инструктажа по технике безопасности,
заявление на отпуск,
приказ об изменении штатного расписания,
приказ об изменении оклада работника.

ЭДО – как инструмент управления

ЭДО – это скорость, прозрачность, четкость движения документов в компании. Расскажем чуть более подробно, что дает электронный документооборот различным участникам управленческой вертикали организации.

Топ-менеджмент получает повышение управляемости компании за счет увеличении прозрачности происходящих бизнес¬-процессов и упрощении контроля над ними.
Управляющие отдельными подразделениями четче понимают границы собственной ответственности и результаты деятельности подопечных подразделений.
Рядовые сотрудники получают более четкие и понятные задачи – как следствие рост производительности труда.

Как выбирают оператора ЭДО

У компании, решившей сделать осознанный и тщательный выбор наиболее подходящего оператора ЭДО, как правило, в поле зрения оказываются около 30 игроков этого рынка. После отсева выбирают обычно из 5-7 крупнейших операторов ЭДО. Одним из самых востребованных на рынке является сервис крупнейшего оператора ЭДО , компании Тензор, СБИС Электронный документооборот.

На что обратить особое внимание при выборе оператора ЭДО:

Тарифы.
Наличие/отсутствие тестового периода.
Техподдержка.
Наличие мобильного приложения.

Преимущества СБИС ЭДО

Организация делопроизводства в СБИС Внутренний документооборот значительно уменьшит время, затраченное на такие операции как подготовка документа, поиск документа в архиве и пр.

В типовом решении СБИС уже реализованы самые распространенные процессы внутреннего документооборота:

Также в СБИС предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. С помощью редактора регламентов возможно создавать собственные внутренние процессы различной сложности, а также изменять типовые регламенты.

Сервис позволяет выполнять все задачи по обмену документацией в дистанционном режиме. Для того, чтобы работать дистанционно в СБИС, не требуется никаких сложных дополнительных действий. В любом браузере компьютера удаленщика, на его мобильном телефоне вводится логин и пароль пользователя, и сотрудник оказывается в привычной системе, в которой он работал в офисе. Все функции в системе доступны в круглосуточном режиме, кроме того, в качестве поддержки работает служба, в которую можно обратиться при возникновении трудностей. Кроме того, наши специалисты помогут в организации перехода на удаленный формат работы.

Важно. Необходимый атрибут ЭДО на удаленке – электронная подпись. Изготовление сотрудникам электронной подписи для утверждения внутренних документов дает возможность вести множество дел вне офиса и избавьтесь от ненужной беготни. Электронная подпись представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Для внутреннего ЭДО не требуется сложная юридически значимая подпись (квалифицированная КП), аналогичная подписи от руки и печати, достаточно простой ЭП или неквалифицированной ЭП.

Подробнее узнать о всех возможностях внутреннего электронного документооборота организации для удаленной работы можно в разделе СБИС для удаленной работы. О том, как с помощью СБИС наладить ЭДО, вам готовы рассказать и наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Этапы обработки документов
При регламентации процессов и разработке документов необходимо учитывать обязанности сотрудников/структурных подразделений за следующие этапы обработки документов:

Создание документов:
– разработка документов,
– оформление документов,
– издание документов,
– публикация документов.

Учет документов:
– категоризация документов,
– присвоение классификационных признаков и нумерации документов,
– регистрация документов и ведение журналов регистрации,
– ведение справочников по документам,
– ведение номенклатуры дел подразделений,
– введение и выведение документов из обращения.

Управление правилами работы с документами:
– разработка нормативных и регламентных документов по управлению жизненным циклом документов,
– внедрение процессов ДОУ в Компании,
– разработка форм, шаблонов, бланков, образцов документов,
– управление доступом сотрудников компании к документам,
– защита информации, содержащейся в документах,
– формирование и анализ статистики и отчетности по оборачиваемости документов,
– контроль исполнения сотрудниками компании требований документов.

Обеспечение движения документов:
– сопровождение документов по их жизненному циклу,
– управление взаимодействием участников документооборота: владельцев документов, авторов документов, исполнителей требований документов, экспертов и иных участников, определенных жизненным циклом документа,
– адресация и доставка документов участникам,
– экспедиция документов в твердой копии,
– применение средств автоматизации для повышения эффективности.

Обеспечение достоверности информации документов:
– согласование документов,
– организация экспертизы документов,
– ревизия актуальности документов и информации в документах,
– управление версиями документов.

Обеспечение сохранности документов:
– организация мест хранения документов,
– создание резервных копий и дубликатов документов,
– обеспечение условий хранения документов,
– архивирование документов,
– восстановление документов из резервных хранилищ.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

фельдъегерской или курьерской связью;
секретарями;
с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

фельдъегерской или курьерской связью;
секретарями;
с помощью технических средств.

Один из самых непростых участков работы в делопроизводстве связан с регистрацией входящей корреспонденции. Несмотря на внешнюю техническую простоту, он предполагает взаимодействие со сторонней организацией, а иногда таит в себе юридическую подоплеку. Расскажем о первой стадии работы с входящими документами – об особенностях и основных сложностях их приема и первичной обработки, нормативных требованиях и рутинных реалиях.

Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла

Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).

Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству[1].

2. Правила делопроизводства[2].

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[3] (далее – МР по разработке ИД).

Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству. В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться.

На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:

Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.

Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.

Порядок первичной обработки входящего документа

Заметим, что описанный порядок действий относится к документам, поступившим на бумажном носителе. Первичная обработка документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи должна соответствовать технологии работы с входящими документами (см. п. 5.16 Примерной инструкции по делопроизводству).

Все документы, не имеющие адресной части, должны приниматься службами делопроизводства на отправку с сопроводительными письмами (см. п. 5.42 Примерной инструкции по делопроизводству). К таким документам, например, относят договоры, протоколы, акты и т.д. Однако отметим, что если это правило зафиксировано в вашей локальной инструкции по делопроизводству, то это не означает, что оно есть в инструкции по делопроизводству организации-отправителя и что ваши коллеги соблюдают это правило. Поэтому не стоит ожидать, что в каждом поступившем конверте окажется сопроводительное письмо. Чаще всего их не составляют в случаях, если по направляемым документам, по мнению отправителя, не требуется решение руководителя организации и определение исполнителя. В случае если вложенный в упаковку документ направлен без сопроводительного письма, его, как правило, учитывают в журнале (реестре) документов, поступивших на бумажном носителе, и отдают под подпись сотрудникам подразделений.

Если же после вскрытия конверта в нем обнаружено деловое письмо (сопроводительное или любое другое), то проверка продолжается, и по ее результатам определяется возможность регистрации документа.

[1] Здесь и далее – Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71).

[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[3] Утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.

Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства

Внутренняя документация — это весь объём официальных бумаг, разработанных для применения внутри предприятия. Они создаются согласно предписаниям внешних нормативных актов и не выходят за пределы организации, в которой были созданы, и классифицируются по различным параметрам, таким как содержание, предназначение, порядок согласования и другим характеристикам.

Виды внутренних документов организации

Организационно-правовые — учредительный договор, локальные нормативный акты (ЛНА), включая положения о структурных подразделениях, штатное расписание, устав, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.
Распорядительные (или организационно-распорядительная документация, ОРД) — постановления, решения, приказы, распоряжения.
Информационно-справочные — служебные или докладные записки, объяснительные, заявления, протоколы, акты, справки, предложения.
Трудовые (кадровые) — личные дела, карточки Т-2, трудовые книжки, графики отпусков, приказы, трудовые договора и контракты.
Финансово-бухгалтерские — кассовые книги, первичные документы, акты и приказы по инвентаризации.
Личные — доверенности, расписки, резюме.

В крупных компаниях с большим количеством подразделений принято также обозначать категории входящих и исходящих документов (канцелярские документы). К ним относятся различные заявления, справки, запросы регуляторов и другие важные информационные файлы.

Управление внутренней документацией — это комплексный процесс по обработке перечисленных типов документов, установлению правил их оформления, согласования, перемещения и хранения. Данный алгоритм прописывается в локальных актах и инструкциях по делопроизводству. От момента создания и до достижения предназначенной цели (исполнение) внутренний документ проходит несколько этапов, включая согласование, подпись, рассмотрение, утверждение и регистрацию. После того, как проведены процедуры контроля, он передается на хранение и подшивается в дело или передается в архив (электронный или бумажный).

Использование СЭД для организации управления внутренней документацией

Распространение электронного документооборота и развитие программных средств обработки больших объёмов информации поспособствовали значительному упрощению процесса движения внутренних данных в организациях и стандартизации форматов. На смену бумажным журналам и таблицам пришли цифровые аналоги, а изменения нормативной базы закрепляют полную юридическую значимость электронных дубликатов всё большего числа видов документов. Также разрабатываются инициативы, регламентирующие процедуру реформатирования документов длительного хранения в электронный вид. Таким образом, управление внутренней документацией стало одним из направлений автоматизации документооборота и внутренних бизнес-процессов компании.

Чаще всего в процессе обработки того или иного рабочего запроса необходимо задействовать сразу несколько связанных документов. Ручной поиск и оформление бумажных приказов и актов отнимает большое количество времени и не исключает возможности появления ошибок или неточностей в данных. При использовании систем электронного документооборота из процесса управления исключается человеческий фактор. Значительно упрощается регистрация данных и передача их в нужное подразделение.

Составные части процесса управления внутренней документацией

Грамотное распределение внутренних документов (в электронном и бумажном виде) на предприятии способствует эффективному ведению хозяйственной деятельности, поскольку их поиск и обработка не отнимают большого количества времени и не отрывают от основных должностных обязанностей.

Благодаря использованию автоматизированной системы делопроизводства данные всегда упорядочены и находятся в доступе. Отсюда вытекает положительное следствие — упрощение взаимодействия с проверяющими органами (аудиторами, налоговой инспекцией). После получения от них соответствующего запроса можно не только быстро найти нужный акт или договор, но и показать всю сеть взаимосвязанных документов по определённому факту хозяйственной жизни.

Помимо прочего управление внутренней документацией включает следующие направления:

установление процедур и указаний руководящего характера;
разработка, принятие и применение стандартов и политики в области управления документами внутри организации;
формирование списка ответственных лиц и распределение установленных полномочий по сотрудникам, связанным с реализацией внутреннего документооборота;
подбор, тестирование, внедрение, администрирование и использование подходящих СЭД;
решение вопросов по усовершенствованию управления файлами в рамках системы электронного документооборота.

Использование Docsvision для управления внутренней документацией

Комплексные решения для автоматизации электронного документооборота на базе платформы Docsvision проработаны с учётом богатого опыта внедрений в крупных и средних компаниях и понимания задач, которые необходимо решить в процессе внутреннего поиска, обмена и хранения важных корпоративных документов.

Преимущества выбора Docsvision в качестве платформы автоматизации внутренней документации:

Обучение управлению внутренней документацией

Помимо управления внутренней документацией платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения автоматизации сквозных процессов внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота и договоров, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, цифрового управления процессами и командой.

Читайте также: