Этапы контроля в менеджменте кратко

Обновлено: 05.07.2024

Основные этапы создания и развития СВК

Система внутреннего контроля в том или ином виде существует в каждой компании. Помимо подразделений внутреннего контроля и внутреннего аудита, практически каждый руководитель и сотрудник выполняет определенные контрольные процедуры в своей работе. Как же создать эффективную СВК, чтобы она была действенной и рациональной?

Выделим 3 основных этапа создания и развития СВК в компании.

1. Анализ текущего состояния системы внутреннего контроля в компании, по результатам которого определяется текущая модель СВК и уровень ее зрелости.
2. Формирование целевой модели СВК, в том числе:
- создание правил для эффективной работы системы;
- распределение задач в сфере СВК между участниками процессов внутреннего контроля.
3. Разработка и реализация мероприятий, необходимых для перехода к целевой модели СВК с более высоким уровнем зрелости.

Первые два этапа — подготовительные, а третий — это этап внедрения целевой модели СВК в управленческую и операционную деятельности компании.

Ниже разберем подробнее каждый этап создания эффективной СВК.

Этап 1. Анализ текущего состояния СВК

Чтобы двигаться в правильном направлении, с учетом имеющихся ресурсов, необходимо проанализировать текущую модель СВК.

Определение текущей модели СВК

С точки зрения эволюции подходов к организации СВК, можно выделить 3 основные модели внутреннего контроля.

Подтверждающая модель — ориентирована на оценку соответствия работы проверяемых объектов контроля требованиям законодательства и внутренних документов компании.
Процессно-ориентированная модель — нацелена на анализ эффективности системы управления и базируется на процессном подходе. Согласно этой модели, каждое функциональное подразделение организации воспроизводит некий закрепленный за ним процесс, а компания рассматривается как цепочка или сеть таких процессов.
Риск-ориентированная модель внутреннего контроля появилась в 1985 году в США, когда национальная комиссия по борьбе с недостоверной финансовой отчетностью (комиссия Тредуэя) представила Интегрированную концепцию внутреннего контроля (COSO IC) и Концепцию управления рисками предприятия (COSO ERM).

Риск-ориентированная модель рассматривает внутренний контроль и риски как неотъемлемую часть самого бизнеса. И позволяют совету директоров, топ-менеджменту и остальному персоналу организации проверить:

эффективность и продуктивность операционной деятельности;
надежность отчетности;
соблюдение законов и внутренних регламентов.

Риск-ориентированный подход (РОП) к организации внутреннего контроля выглядит так:

вначале необходимо поставить цели (стратегические и тактические);
затем определить и оценить риски (угрозы достижения цели);
разработать меры, как их предотвратить;
постоянно проверять работоспособность и эффективность этих мер.

Согласно РОП, в любой деятельности есть риск не достичь ожидаемого результата из-за разных внешних и внутренних факторов: ошибок персонала, технических сбоев, неверных решений, изменений на рынках и пр. Если определить, где возникают риски, можно спрогнозировать реакцию на них и своевременно их предотвратить.

Именно поэтому контрольная деятельность во многих компаниях последние десятилетия переориентируется на работу с рисками. Затраты на такой превентивный контроль окупаются в полной мере за счет предотвращения более существенных потерь.

Компания может сочетать элементы трех моделей внутреннего контроля, исходя из специфики и масштабов деятельности

Моя практика работы в крупных холдингах подтверждает описанную эволюцию подходов к организации внутреннего контроля: от фокуса на последующий контроль после наступления негативных последствий — к фокусу на выявление рисков до стадии принятия решений и разработки адекватных контрольных мер.

Важно! В компаниях, как правило, присутствуют элементы всех трех моделей внутреннего контроля, что обеспечивает принцип независимости контроля при проведении его разными специалистами. Необходимо найти оптимальное сочетание моделей с точки зрения эффективности и затрачиваемых ресурсов.

Как определить уровень зрелости СВК

Согласно исследованию PWC, направления развития системы внутреннего контроля зависят от уровня зрелости СВК. Каждая компания проходит через несколько этапов развития СВК: от начального до совершенствуемого. И через промежуточные уровни: неформальный, формализованный и управляемый.

Таблица 1. Уровни зрелости системы внутреннего контроля

Уровень зрелости СВК	Краткая характеристика
Начальный	Контрольные процедуры отсутствуют или выполняются частично, но не формализованы.
Неформальный	Процессы СВК формализованы частично, выполняются отдельные контрольные процедуры.
Формализованный	Контрольная деятельность формализована и надлежащим образом документирована, но не стандартизирована. Отклонения могут быть не обнаружены своевременно.
Управляемый	Внедрены как унифицированные контрольные процедуры, так и процедура их периодического тестирования. Могут использоваться средства автоматизации для выполнения, тестирования или мониторинга эффективности контрольных процедур.
Совершенствуемый	Процессы СВК соответствуют лучшим практикам, а также периодически оптимизируются за счет новых подходов. Могут быть автоматизированы выполнение, тестирование и мониторинг эффективности контрольных процедур.

По данным PWC, 34% компаний оценивают уровень зрелости своей СВК как формализованный, 26% как управляемый. И всего 2% компаний достигло совершенствуемого уровня системы внутреннего контроля.

Компания может взять для оценки и другую градацию уровней зрелости СВК, в частности, определенную в рекомендациях различных регуляторов или в нормативных актах. Для успешного создания эффективной СВК необходимо прежде всего оценить и зафиксировать ее исходное состояние, а затем определить целевое видение СВК.

Этап 2. Формирование целевой модели СВК

Если рассматривать СВК с точки зрения системного подхода, то можно сказать, что внутренний контроль функционирует как эффективная система только когда:

существуют основные элементы системы: цели, составные части, объекты, субъекты;
определены принципы функционирования, задачи и функции субъектов;
определены и скоординированы связи и влияние друг на друга всех элементов системы.

Работа СВК базируется на применении набора правил и принципов, соблюдение которых обеспечивает ее эффективность.

Создание правил для эффективной работы СВК

Есть базовые принципы внутреннего контроля для всех моделей СВК. Если они не соблюдаются, то система внутреннего контроля компании функционирует на низком уровне.

Таблица 2. Базовые принципы СВК

прозрачность процессов и методологическое единство;
правовое закрепление обязанностей и ответственности, целей и плановых/нормативных параметров деятельности;
преемственность процессов при смене их участников;
эффективный контроль и мониторинг для поддержания процессов в актуальном состоянии и развитии.

Помимо базового набора правил, для создания эффективного внутреннего контроля с риск-ориентированным подходом необходимо внедрить в компании дополнительные принципы СВК.

Объективность. СВК должна предоставлять как можно более объективную информацию руководству для принятия оптимальных и рациональных решений.
Простота. Эффективный контроль должен состоять из простых процедур. Чтобы специалисты, отвечающие за него, могли их легко понять и выполнить. Если механизмы контроля сложные, есть риск, что их проигнорируют.
Эффективность по затратам. Затраты на внедрение СВК не должны превышать выгоды, которые она дает компании.
Интеграция. Необходима интеграция СВК с системой управления, в том числе, с системой планирования и принятия решений.
Целостность и комплексность. СВК должна охватывать все направления деятельности компании и бизнес-процессы на всех уровнях управления.
Самоконтроль. СВК должна, где это возможно, в лице линейных руководителей своевременно справляться с проблемами по мере их возникновения и предупреждать их. Не зависеть от последующей проверки или аудита.
Ориентированность на риски. СВК в компании тесно взаимодействует с системой управления рисками. При анализе контрольных процедур следует оценивать величину и вероятность возникновения рисков, степень их влияния на результаты финансово-хозяйственной деятельности и достижение целей компании. Это позволяет увидеть, достаточно ли существующих контрольных процедур, или нужно разработать новые.

Важно! Чтобы создать эффективную систему внутреннего контроля, нужно не только формализовать основные принципы функционирования СВК и зарегламентировать их, но и воплотить на практике. А также регулярно тестировать СВК, соответствует ли она установленным принципам.

Как распределить задачи между участниками процессов внутреннего контроля

К субъектам СВК относятся практически все причастные к деятельности компании: Совет Директоров, внутренний аудит, исполнительное и линейное руководство, сотрудники подразделений (в том числе внутренние контролеры).

Эффективную СВК можно выстроить, когда в компании функционируют все три линии защиты с четко определенными обязанностями

Вместо конструктивного взаимодействия, часто в компаниях:

действительно защищала компанию от препятствий на пути к поставленным целям;
способствовала выявлению не только угроз, но и возможностей для повышения эффективности деятельности компании в целом.

В следующей статье рассмотрим третий этап создания и развития СВК — внедрение целевой модели СВК в управленческую и операционную деятельности компании.

Контроль является важнейшей функцией менеджмента, без которой невозможна реализация в полной мере всех других функций (планирования, организации, руководства и мотивации). Например, функция планирования должна непрерывно учитывать реальные возможности и меняющиеся условия работы и развития предприятия.

Посредством контроля происходит обеспечение правильной оценки реальных ситуаций, создавая тем самым предпосылки для внесения корректив в планируемые показатели развития, как отдельных подразделений, так и всего предприятия. По этой причине контроль может выступать в качестве основного инструмента выработки политики и принятия решений, которые обеспечивают нормальное функционирование предприятий и достижение ими обозначенных перспективных и оперативных целей.

Понятие и этапы контроля

Понятие и этапы контроля включают в себя: сбор, обработку и анализ информации о реальных результатах хозяйственной деятельности всех отделов предприятия, сравнение этих показателей с плановыми, нахождение отклонений и анализ их причин, выработка мер, необходимых для достижения намеченной цели.

В связи с этим понятие и этапы контроля рассматриваются не только в качестве фиксирования отклонений, но и как исследование причин отклонений и поиск возможных вариантов развития. Существование отклонений в одном из звеньев часто требует принятия срочных решений, которые относятся к оперативной деятельности конкретного отдела (подразделения) компании.

Этапы контроля

Понятие и этапы контроля начинаются с определения стандартов, которые представляют собой поддающиеся измерению конкретные цели. Для эффективного менеджмента необходимо создание стандартов в виде показателей результативности объектов управления для всех основных сфер.

Второй этап контроля включает в себя измерение фактически достигнутых результатов деятельности компании и ее сотрудников.

На третьем этапе показатели функционирования и установленных стандартов приводят к сопоставлению, определяют масштабы допустимых отклонений от установленной нормы. Только существенные отклонения от установленного стандарта необходимо привести к корректирующему воздействию. К таким мерам можно отнести:

Процесс изменения внутренних переменных систем,
Модификацию стандартов,
Невмешательство в функционирование систем.

Заключительный этап в контроле

На последнем этапе контроля происходит оценка результатов, при этом исполнители осуществляют корректирующие действия. На этой стадии необходимо руководствоваться сравнением, который сделан на предыдущем этапе.

После проведения оценок возможны три варианта дальнейших действий:

Поддерживать существующее положение в том случае, если достигнутые показатели находятся в соответствии со стандартами или отклонение от них допустимо.
Исправлять отклонения фактических результатов от стандартных показателей.
Изменить стандарты, которые показали себя либо слишком высокими, либо заниженными.

При осуществлении процедуры контроля менеджеры должны в обязательном порядке учитывать поведение сотрудников. Контроль действий персонала может на них оказывать как отрицательное, так и положительное влияние. В некоторых ситуациях контроль может привести к выдаче неверной информации. В качестве результата контроля можно выделить три основных момента: формирование критериев и стандартов, определение настоящих результатов деятельности, сравнение реальных результатов с плановыми.

Виды контроля

Понятие и этапы контроля подразумевают несколько его видов. Предварительный контроль проводят до начала работ с помощью реализации определенной политики, процедур, правил и линии поведения. Важнейшим средством осуществления предварительного контроля в сфере финансовых ресурсов считается бюджет.

Текущий контроль осуществляется в процессе проведения самих работ. Этот вид контроля проводят в качестве контроля работы подчиненных их непосредственным руководителем. Контроль не проводят в одно время с выполнением самих работ, он основан на изменении фактических результатов после осуществления работ.

Заключительный контроль осуществляют после того, как работы закончены или истекает отведенное время.

Примеры решения задач

1) Процесс определения целей и путей их достижения,

2) Процесс побуждения себя и других к деятельности,

3) Система наблюдения и проверки соответствия достигнутых и желаемых результатов.

Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля , описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

Чему мы научились?
Что следует сделать иначе в следующий раз?
В чем причина отклонений от намеченного?
Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:

Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.

Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.

Управленческий контроль проводится по следующей технологии:

Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.

При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:

Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.

Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ .

Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Предварительный контроль используется в трех областях:

Человеческие ресурсы.
Материальные ресурсы.
Финансовые ресурсы.

Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ . Его объектом являются сотрудники организации.

Для осуществления текущего контроля , аппарату управления необходима обратная связь . Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль позволяет:

Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Во-вторых – повысить мотивацию.

Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:

Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах "стиль контроля", в целях исключения неточности и деспотичности.
Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.

Краткие итоги

В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.

Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.

Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).

Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.

Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Тема: Сущность, виды, этапы контроля

1.Основные функции менеджмента: контроль

3.Этапы процесса контроля

1.Основные функции менеджмента: контроль

Контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Сущностью контроля является выработка и осуществление эффективного и своевременного управляющего воздействия для обеспечения заданной эффективности достижения цели деятельности.

Существует три аспекта управленческого контроля:

-установление стандартов — точное определение целей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования;

- измерение того, что было достигнуто за период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами;

- подготовка необходимых корректирующих действий.

2. Виды контроля

Выделяют следующие виды контроля:

-предварительный контроль. Осуществляется до фактического начала работ;

-текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ;

-заключительный контроль. Одна из функций состоит в том, что контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования.

Виды контроля представлены в табл.

По степени охвата объекта

Сплошной или выборочный

Нормальный или усиленный

По уровню субъекта контроля

Руководителем (предпочтителен) Специально назначенными для этого лицами (группой контроля, проверяющими)

Читайте также: