Должностной состав службы доу должностные инструкции
Обновлено: 05.07.2024
1. Руководители.
- заведующий службы ДОУ (управляющий делами, зав. канцелярией, зав. общим отделом);
- заведующий протокольным отделом;
- начальник центра подготовки документов и начальник копировального бюро.
Основная функция всех руководителей – планирование и распределение работ, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
2. Специалисты
Функции всех специалистов связаны с выполнением как технических, так и оперативных задач. Им также поручаются творческие операции по анализу и обобщению информации.
В организации разрешается устанавливать должность старшего специалиста. Причем соотношение между старшим специалистом и специалистом 1:2.
3. Технические специалисты
- машинистки и стенографистки;
- операторы организационной и вычислительной техники.
Обязанности технических специалистов сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Известны 2 методики расчета численности работников службы ДОУ:
1) Первая построена на учете документов в документообороте
Численность=0,00016*Д 0,98 *р 0,1
Д - объем документооборота в организации;
Р – численность работников в аппарате управления.
2) Вторая методика предусматривает расчет численности службы ДОУ по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. В межотраслевых документах разработаны нормативы на регистрацию, контроль, составление номенклатуры дел, на стенографические, копировальные и машинописные работы.
В числителе сумма трудоемкостей Тн. и Тн.н.
Тн. – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1. Этот коэффициент учитывает затраты времени на личные нужды и обслуживание рабочего места.
Тн.н. – трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами. Она рассчитывается экспертным путем и равна 114,2 человек часов.
Фп.в. – годовой фонд рабочего времени. Он обычно равен 1910 часам.
Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работников в данном учреждении должна составлять:
- для министерств и ведомств – 12-15%;
- для промышленных предприятий – 0,5%.
1. Руководители.
- заведующий службы ДОУ (управляющий делами, зав. канцелярией, зав. общим отделом);
- заведующий протокольным отделом;
- начальник центра подготовки документов и начальник копировального бюро.
Основная функция всех руководителей – планирование и распределение работ, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.
2. Специалисты
Функции всех специалистов связаны с выполнением как технических, так и оперативных задач. Им также поручаются творческие операции по анализу и обобщению информации.
В организации разрешается устанавливать должность старшего специалиста. Причем соотношение между старшим специалистом и специалистом 1:2.
3. Технические специалисты
- машинистки и стенографистки;
- операторы организационной и вычислительной техники.
Обязанности технических специалистов сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Известны 2 методики расчета численности работников службы ДОУ:
1) Первая построена на учете документов в документообороте
Численность=0,00016*Д 0,98 *р 0,1
Д - объем документооборота в организации;
Р – численность работников в аппарате управления.
2) Вторая методика предусматривает расчет численности службы ДОУ по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. В межотраслевых документах разработаны нормативы на регистрацию, контроль, составление номенклатуры дел, на стенографические, копировальные и машинописные работы.
В числителе сумма трудоемкостей Тн. и Тн.н.
Тн. – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1. Этот коэффициент учитывает затраты времени на личные нужды и обслуживание рабочего места.
Тн.н. – трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами. Она рассчитывается экспертным путем и равна 114,2 человек часов.
Фп.в. – годовой фонд рабочего времени. Он обычно равен 1910 часам.
Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работников в данном учреждении должна составлять:
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностные инструкции ДОУ (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов: Должностные инструкции ДОУ
Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Должностные инструкции ДОУ
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Образцы должностных инструкций Должностная инструкция руководителя подразделения по документационному обеспечению управления (департамента, управления, службы, отдела) (с учетом профессионального стандарта) >>>
Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Организация деятельности службы ДОУ
(Глотова С.А.)
("Делопроизводство", 2021, N 2) - Должностные инструкции сотрудников службы ДОУ;
Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику
Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.
Основы документационного обеспечения
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Требования к организации документооборота.
Понятие о службе ДОУ и управлении делами.
Понятие о службе ДОУ
Инструкция по делопроизводству.
Практическое задание: составить должностную инструкцию службы ДОУ
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации и занесенная в определенную регистрационную форму, поступает в информационно-поисковую систему организации. Документы могут регистрироваться:
на регистрационно-контрольных карточках (РКК) с помощью печатающих устройств;
на экранных формах РКК с помощью средств вычислительной техники, т. е. с использованием компьютерных технологий.
1.Понятие о службе ДОУ и управлении делами
Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.
Управление делами, как правило, создается в министерствах и ведомствах и имеет в своем составе следующие структурные подразделения:
секретариат, в состав которого входят: приемная, секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя, секретариат кол-легии, протокольное бюро;
инспекция при руководителе;
канцелярия, в состав которой могут входить: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, контроля, экспедиция, бюрпечати и размножения документов;
отдел писем (жалоб);
отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
Канцелярия создается на государственных предприятиях, в учебных заведениях, в научно-исследовательских, проектных и конструкторских организациях. В ее состав, как правило, могут входить: подразделение по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб) граждан, секретариат, экспедиция, бюро печати и размножения документов, архив.
Общий отдел создается в органах власти и общественных организациях. Обычно в его состав входят те же подразделения, но к ним добавляется еще протокольная группа.
Состав конкретной службы ДОУ, число подразделений, в нее входящих, зависят прежде всего от количества обрабатываемых документов и информации, масштабов и характера деятельности организации, от выбранной организационной формы делопроизводства.
Работа службы ДОУ регламентируется следующими документами:
положением о службе ДОУ;
инструкцией по делопроизводству;
должностными инструкциями работников ДОУ.
Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы.
Положение о конкретной службе ДОУ разрабатывается на основе примерных положений, приведенных в ГСДОУ и в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Данные примерные положения разработаны применительно к организациям, в которых есть такая служба ДОУ, как управление делами, и содержат максимум формулировок, которые можно использовать при составлении положения о любой другой службе ДОУ - канцелярии, общем от-
деле и др.
Положение, как известно, имеет унифицированную структуру текста и включает в себя следующие разделы:
Права и обязанности.
2.Состав службы ДОУ
В службе ДОУ должностной состав работников, как и в других подразделениях, состоит из руководителей, специалистов и иных служащих (технических исполнителей).
Основные функции технических исполнителей связаны с выполнением операций, связанных с приемом, передачей, учетом, сбором, доставкой, хранением документной информации, оформлением и размножением документов и др. К техническим исполнителям в службе ДОУ относятся: экспедитор, машинистка, делопроизводитель, секретари, курьеры, операторы ПК, а также операторы копировально-множительных бюро, которые отнесены согласно принятой в нашей стране классификации к категории рабочих, но не служащих.
Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников. Согласно рекомендациям НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему числу работающих в данной организации должна составлять: для министерств и ведомств - 12 -15 %, для промышленных предприятий - 0,5%. Можно рассчитать необходимую численность, используя методики расчета численности работников службы ДОУ с учетом данных, характеризующих конкретную организацию. Применяются различные методики, но основополагающими данными, используемыми в любой методике, выступают такие показатели, как объем документооборота и трудоемкость выполняемых делопроизводственных работ. Трудоемкость, в свою очередь, рассчитывается с учетом установленных норм времени на выполнение
делопроизводственных работ. В настоящее время разработаны межотраслевые нормативные документы по нормированию таких делопроизводственных работ, как регистрация, контроль, составление номенклатуры дел на стенографические работы, работы по копированию и размножению документов, на машинописные работы, на архивные работы и др.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации (подразделения службы ДОУ, делопроизводственные работники структурных подразделений и др.).
Учет объема документооборота относится к типовым функциям службы ДОУ.
Объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов. Копии документов, изготовленные средствами оперативной полиграфии, учитываются отдельно.
Подсчет объема документооборота обычно осуществляется по местам получения и отправки документов (входящие и исходящие - в экспедиции), а также их создания (внутренние документы - по месту регистрации). Периодически служба ДОУ составляет сводку данных об объеме документооборота (за неделю, месяц, год).
Сведения об объемах документооборота организации являются не только основанием для определения штатной численности самой службы ДОУ и ее структуры, но и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота. Анализ документооборота может показать степень
загруженности отдельных подразделений службы ДОУ и отдельных ее работников, наметить основные пути рационализации работы с документами.
В составе документооборота принято различать следующие основные документопотоки:
входящие (поступающие) документы, т. е. документы, поступившие в организацию;
исходящие (отправляемые) документы, т. е. официальные документы, отправляемые из организации;
внутренние документы, т. е. официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.
Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых прежде всего входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения наиболее типовых групп (видов) документов. Так, в поток входящих документов входят не только официальные документы, поступающие из других организаций, но и документы личного происхождения, т. е. документы, созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или
выполнения общественных обязанностей (например, обращения граждан). Для каждой группы документов в организации должен быть разработан свой маршрут прохождения. Разработка таких маршрутов базируется на типовой технологии организации документооборота, рекомендованной Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и предусматривающей следующие основные этапы:
прием поступающих документов, их первоначальная обработка;
доставка документов по назначению;
рассмотрение документов руководством организации и руководителями структурных подразделений;
контроль исполнения документов;
Кроме перечисленных этапов документооборота в организацию работы с документами входит также хранение и использование документов в текущей деятельности организации и прежде всего работа с уже исполненными документами до их передачи в архив организации. Это важный этап в организации делопроизводства, обеспечивающий в дальнейшем формирование архивной информации.
ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов в виде специальных технологических схем, разработкой которых занимается служба ДОУ. В схемах должны быть отражены:
этапы прохождения документов;
пункты обработки документной информации;
сроки обработки и исполнения документов.
Такие схемы включаются в инструкцию по делопроизводству организации. При организации документооборота и его рационализации принято руководствоваться принципами (основными положениями), выработанными практикой делопроизводства и научной организацией управленческого труда:
движение документов должно быть прямоточным, т. е. практически исключать возвратные маршруты;
документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним;
документ должен быть в структурном подразделении или у исполнителя однократно.
Операции над документом, если это возможно, должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов внутри организации: например, копирование документа, в исполнении которого принимают участие несколько исполнителей, и одновременная передача копий всем исполнителям и др.
Любые сведения о ходе движения документа внутри организации должны происходить с одновременным информированием службы ДОУ или через эту службу.
Перечисленные выше документы - положения, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работникам - не только регламентируют порядок работы, но прежде всего закрепляют основные моменты в организации работы с документами в организации. Таким является выбор организационной формы делопроизводства.
3.Инструкция по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству - основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации. Инструкция разрабатывается на основе общегосударственных нормативных документов (ГОСТов, ГСДОУ, существующих типовых и примерных инструкций, если они имеются, и др.). В то же время инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности организации делопроизводства в конкретной организации.
Пакеты документов для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Инструкции
для
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документы
для котельной
школы
Инструкции
для организаций
питания
Пакеты документов для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Охрана
труда
в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документы
для котельной
ДОУ
На странице представлены новые должностные инструкции работников ДОУ (детского сада) по Профстандартам, разработанные в соответствии с ФГОС ДО в 2021 году специалистами нашей организации для дошкольных образовательных учреждений.
Данные должностные инструкции для работников ДОУ с учетом Профстандартов и ФГОС ДО используются работниками детского сада для осуществления качественного образования и воспитания воспитанников дошкольного образовательного учреждения, обеспечения безопасных условий образовательного и воспитательного процесса детей. Должностные инструкции для ДОУ по профстандарту можно купить и скачать.
Все новые должностные инструкции работников детского сада с учетом Профстандартов и ФГОС ДО для удобства распределены на должностные инструкции педагогических работников ДОУ, должностные инструкции обслуживающего персонала ДОУ и должностные инструкции работников пищеблока (кухни).
Должностные инструкции
педагогов ДОУ по Профстандартам 2021
скачать: Должностные инструкции для ДОУ (Профстандарт)
31 инструкция поштучно и пакетом, обновление - 5 сентября 2021 года!
Должностные инструкции по Профстандартам:
Должностные инструкции по ЕКС:
скачать: Положения для ДОУ
84 положения пакетом или поштучно. Дата обновления: 06.10.2021 г
Должностные инструкции разрабатываются заведующим дошкольным образовательным учреждением, в помощь он может задействовать руководителей структурных подразделений (заместителей заведующего), а также по вопросам охраны труда воспользоваться помощью специалиста по охране труда (ответственного за охрану труда).
Должностные инструкции
обслуживающего персонала ДОУ по Профстандартам
скачать: Должностные инструкции для ДОУ (Профстандарт)
31 инструкция поштучно и пакетом, обновление - 5 сентября 2021 года!
Должностные инструкции по Профстандартам:
Должностные инструкции по ЕКС:
Должностные инструкции
работников кухни (пищеблока) ДОУ по Профстандартам
скачать: Документация по Пожарной безопасности в ДОУ
38 документов с учетом законов на 8 сентября 2021 года!
Должностные инструкции по Профстандартам:
Должностные инструкции по ЕКС:
скачать: Инструкции для пищеблока (кухни)
Инструкции для пищеблока Школы, ДОУ, Столовой, Ресторана, Кафе. Обновление: 05.09.2021
Для полноты предлагаемый пакет должностных инструкций по профстандарту для ДОУ (детского сада) дополнен некоторыми должностными инструкциями, разработанными по новым законам в области образования и единому квалификационному справочнику должностей.
Читайте также: