Должностная инструкция секретаря школы

Обновлено: 05.07.2024

Должностная инструкция секретаря школы представляет собой документ, которые включает в себя перечень прав, обязанностей и основных направлений работы данного сотрудника. Инструкция утверждается руководителем образовательного учреждения и передается работнику на ознакомление. О том, как правильно ее составить, расскажем в статье далее.

Содержание должностной инструкции секретаря в школе

Как правило, должностная инструкция секретаря в школе включает в себя следующие разделы:

Примечание: нами представлен примерный вариант структуры должностной инструкции секретаря в школе. Так как законодатель не устанавливает требований к содержанию документов такого рода, работодатель вправе утвердить свою структуру инструкции, добавив или удалив разделы.

Порядок разработки и принятия должностной инструкции секретаря в школе

Текст должностной инструкции разрабатывается специалистом отдела кадров или лицом, отвечающим за охрану труда в организации. После этого документ передается на согласование непосредственному руководителю секретаря, чтобы тот при необходимости внес свои коррективы и предложения. Затем идет обсуждение всех замечаний и передача готового текста на утверждение руководителю организации.

После того как инструкция утверждена, с ней необходимо ознакомить работника. Новых сотрудников при этом знакомят с текстом еще при приеме на работу. Как правило, к инструкции прилагается лист ознакомления, в котором сотрудник ставит подпись и указывает дату. В случае отказа от подписи об этом составляется соответствующий акт. После ознакомления оригинал инструкции обычно хранится у работодателя, работник же получает на руки заверенную копию.

При необходимости внесения изменений в документ работник должен быть уведомлен об этом заранее. Более того, без его письменного согласия на это новый документ не будет иметь юридической силы.

В заключение осталось напомнить, что должностная инструкция секретаря в школе, как и любая другая, разрабатывается для должности, а не для конкретного сотрудника, поэтому указание в ней биографических данных или иных индивидуальных параметров неуместно. Образец должностной инструкции секретаря школы вы можете найти на нашем сайте.

Пакеты документов для школы
Положения
для
школы
Инструкции
для детских
лагерей
Должностные
инструкции
для школы
Документы
по Охране труда
в школе
Пожарная
безопасность
в школе
Инструкции
для
кабинетов
Документы
по ГО и ЧС
в школе
Документы
для котельной
школы
Инструкции
для организаций
питания

Пакеты документов для детского сада
Положения
для
ДОУ
Должностные
инструкции
для ДОУ
Охрана
труда
в ДОУ
Пожарная
безопасность
в ДОУ
Документы
по ГО и ЧС
в ДОУ
Документы
для котельной
ДОУ

Должностная инструкция секретаря

1.5. Секретарь непосредственно подчиняется заместителю директора по административно-хозяйственной части.
1.6.

структуру образовательного учреждения и его кадрового состава;
государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила орфографии и пунктуации русского языка;
правила эксплуатации оргтехники;
правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
технику создания, обработки, передачи и хранения документов;
правила деловой переписки;
правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
способы оказания первой помощи;
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

1.8. Секретарь школы должен знать должностную инструкцию, свои функциональные обязанности и полномочия, порядок действий при возникновении чрезвычайной ситуации, иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим.

скачать: Должностные инструкции для Школы (ЕКС)
71 инструкция с учетом законов на 2 сентября 2021 года!

2. Функции

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора общеобразовательного учреждения и его заместителя;
2.2. Ведение делопроизводства.

4. Права

4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;
4.2. Запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;
4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;
4.6. Знакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы, другими инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;
4.7. Вносить на рассмотрение администрации общеобразовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
51 инструкция поштучно и пакетом, обновление - 3 сентября 2021 года!

5. Ответственность

5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции секретаря школы, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;
5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.4. За разглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.
6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.
6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.
6.5. Информирует директора школы (при отсутствии – иное должностное лицо) о факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, аварийных ситуаций в работе систем электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.

скачать: Должностные инструкции для Школы (ЕКС)
71 инструкция с учетом законов на 2 сентября 2021 года!

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Председатель профсоюзной организации

___________ А.М. Алиев

_________ Р.Д. Магомедов

Должностная инструкция секретаря школы

1. Общие положения

1.1.Секретарь назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.2. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и является его личным помощником.
1.3. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защит, а также уставом и правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей инструкцией.

2. Функции секретаря школы.

Основными направлениями работы секретаря являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;
2.2. Ведение делопроизводства;

3. Должностные обязанности секретаря школы.

4. Права секретаря школы.

Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях - и от администрации, нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.4. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;
4.5. Вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;

5. Ответственность секретаря школы.

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности секретаря школы.

Секретарь:
6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;
6.2. Взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического совета, проверки выполнения поручений учителя школы, приказов и распоряжений администрации школы, кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы;

Директор СОШ № 23

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики секретаря учреждения образования, утвержденной приказом Министра образования и науки Республики Казахстан № 338 от 13 июля 2009 года, Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №141 от 28.06.03 г. и Квалификационных характеристик отдельных должностей специалистов государственных учреждений и казенных предприятий, общих для всех сфер деятельности, утвержденных приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан №119-п от 30.05.03 г., коллективного договора школы №05020487 от 05.01.2009 г., Устава школы №1102/22 от 08.02.2010 г. При составлении инструкции учтены также примерные рекомендации об организации службы охраны труда в образовательном учреждении системы Министерства образования Республики Казахстан.

1.2. Секретарь назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору школы и делопроизводителю.

1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.

2. Функции

Основными направлениями работы секретаря являются:

2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы;

3. Должностные обязанности

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. получает для директора школы сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;

3.2. организует телефонные переговоры директора школы;

3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);

3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;

3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;

3.8. принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;

3.9. принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;

3.10. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

4. Права

Секретарь имеет право:

4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;

4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым кодексом РК.

5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым кодексом РК и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;

6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по проверке выполнения поручений учредителями школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.

Должен знать: Конституцию Республики Казахстан, законы Республики Казахстан "Об образовании", "О языках в Республике Казахстан", "О правах ребенка в Республике Казахстан", "О профилактике правонарушений среди несовершеннолетних и предупреждение детской безнадзорности и беспризорности" трудовой кодекс РК, основы делопроизводства и другие нормативные правовые акты, законодательства о труде; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; санитарные правила и нормы.

Работа на конкретной должности предусматривает осуществление нанятым сотрудником определенной деятельности. Обязанности секретаря в школе являются неотъемлемой частью должностной инструкции для человека, занимающего данную должность. С помощью этого документа можно четко очертить не только круг обязанностей, но и другие аспекты профессиональной деятельности.

Общие положения документа

В этом разделе документа обычно указывается порядок приема на работу кандидата на должность, подчинение секретаря при выполнении своих непосредственных обязанностей и требования к соискателям.

Для приема на работу и последующего выполнения обязанностей секретаря в школе от кандидата требуется наличие профессионально-технического образования. В качестве альтернативы соискатель может иметь полное среднее образование и пройденные по установленной программе профессиональные подготовительные курсы. При этом требования к стажу работы не предъявляются.

Прием на работу и освобождение с должности проводятся непосредственно директором образовательного учреждения. Подчиняется сотрудник во время выполнения должностных обязанностей секретаря в школе непосредственно директору.

Чем руководствуется секретарь

Эта информация также прописывается в разделе общих положений должностной инструкции. Она позволяет четко понимать, какие документы служат руководством специалисту, выполняющему обязанности секретаря в школе.

В качестве базовой необходимо использовать следующую документацию:

Приказы, распоряжения, постановления и прочие нормативные документы.
Стандарты унифицированной системы документации организационно-распорядительного характера.
Устав и Правила внутреннего распорядка учебного заведения.
Должностную инструкцию секретаря.
Правила и нормы по охране труда, технике безопасности, санитарии в рамках производства, противопожарной защите.
Правила пунктуации и орфографии.
Основные правила работы с оргтехникой.

Также во внимание нужно брать те нормативные и законодательные акты, которые касаются непосредственных обязанностей секретаря директора школы. Это позволит выполнять свою работу максимально продуктивно и эффективно.

Круг обязанностей

Непосредственные обязанности секретаря в школе являются наиболее важным разделом должностной инструкции. В нем определяется, какие виды деятельности должен будет выполнять человек на своем месте на протяжении рабочего дня.

Профессиональные обязанности секретаря учебной части в школе таковы:

Секретарь находится в тесном профессиональном контакте не только с директором, но и с руководителями структурных подразделений школы, педагогическим составом и заместителями директора. Кроме того, исполнитель на этой должности не только самостоятельно выполняет все правила учреждения, но и следит за исполнением со стороны других сотрудников. Стоит отметить, что обязанности секретаря делопроизводства в школе ничем не отличаются от круга обязанностей секретаря учебной части.

Что должен знать специалист

При приеме на работу руководство требует от соискателя не только наличия определенного образования, но и багажа определенных знаний. И чем профессиональнее соискатель будет ориентироваться в том, что он должен знать, тем больше вероятность хорошего трудоустройства.

В список необходимых знаний входят следующие:

Законодательные. Нормативные и правовые акты касательно регламентации образовательной деятельности.
Правила ведения деловой документации и переписки, основы этики и этикета.
Инструкция по ведению делопроизводства.
Правила работы с компьютерной и организационной техникой, использования переговорных аппаратов.
Правила, по которым совершается создание, обработка, передача и хранение документации.
Структура учебного заведения.

С этими знаниями работа секретаря в школе и обязанности, предусмотренные должностью, не вызовут никаких особых затруднений. А это, в свою очередь, повысит вероятность карьерного роста.

Права секретаря

Помимо должностных обязанностей секретаря учебной части в школе, каждая должность предусматривает определенный спектр прав специалиста. Они также прописываются в должностной инструкции.

В перечень основных прав человека, занимающего должность секретаря школы, входит истребование необходимых материалов и информации от сотрудников (в случае необходимости и от администрации), выяснение причин задержки в исполнении переданных поручений, требование доработки документов, в которых были обнаружены нарушения. Также секретарь имеет право привлекать сотрудников школы к исполнению переданных администрацией распоряжений, визировать проекты документации, имеющей отношение к управленческой деятельности заведения, а также вносить предложения касательно усовершенствования управленческой деятельности и улучшения процесса работы с документацией.

Ответственность на должности

Секретарь в школе несет дисциплинарную ответственность за несоответствующее выполнение или полное невыполнение своих непосредственных обязанностей, правил Внутреннего распорядка учебного заведения, неиспользование прав, предусмотренных должностной инструкцией. Границы ответственности определяет действующее трудовое законодательство страны.

Материальная ответственность предусмотрена за нанесение ущерба школе или участникам процесса образования в ходе профессиональной деятельности или невыполнения непосредственных обязанностей секретаря-делопроизводителя в школе, предусмотренных действующей должностной инструкцией и локальной документацией, регламентирующей работу специалиста. Порядок ответственности определяется гражданским и трудовым законодательством, действующим в стране на момент причинения ущерба.

Должностные взаимодействия и условия работы

В первую очередь стоит отметить, что секретарь школы работает по графику, который составляется на основании 40-часовой рабочей недели. Однако в то же время в должностной инструкции указывается, что рабочий день не является нормированным. При трудоустройстве на пост секретаря учебной части стоит обязательно принимать во внимание эти факты.

В процессе осуществления трудовой деятельности секретарь учебного заведения контактирует с педагогическим коллективом школы, административным и обслуживающим персоналом. Взаимодействие проводится для последующего предоставления полученной необходимой информации на заседаниях совета школы, ученических и педагогических собраниях. Также в профессиональные обязанности секретаря входит проверка выполнения переданных приказов, поручений и распоряжений. Ему подлежит также кадровая и финансово-хозяйственная деятельность, осуществляемая учебным заведением.

Заключение

С помощью должностной инструкции руководство школы или любого другого учебного заведения четко и понятно предоставляет круг основных профессиональных обязанностей специалиста, устанавливает пределы субординации, профессионального взаимодействия, очерчивает границы ответственности сотрудника. При составлении этого документа во внимание берутся законодательные акты, регламентирующие трудовую деятельность различных специалистов, квалификационно-информационные справочники и другая методическая литература.

Читайте также: