Документооборот тема по доу

Обновлено: 02.07.2024

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы [6, с. 20].

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется следующими факторами:

- отсутствием службы документационного обеспечения;

- относительно незначительным объемом документооборота;

- слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.

- отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы: директор, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, заместитель директора по административно-хозяйственной работе специалист по кадрам, главный бухгалтер, инженер по охране труда и заведующие структурными подразделениями.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет заведующий детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

На первом этапе каждая служба в соответствии с номенклатурой дел сверяет все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводит их сортировку и группировку на:

- использующиеся в дальнейшем переходящие дела;

- дела временного срока хранения (до 10 лет);

- дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

Выделяют дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

На втором этапе приказом директора в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой, обычно, входят главный бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.

На третьем этапе отобранные дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив учреждения в специальном помещении.

К оформлению дел долговременного и постоянного сроков хранения предъявляются определенные требования, их правильное хранение важно, так как это, в основном, документы по финансовым и кадровым вопросам деятельности дошкольного учреждения.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Только по письменному заявлению работника делопроизводителем делается выписка из этих документов и заверяется в установленном порядке.

На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления документацией детского сада в течение года.

С начала нового календарного года вся документация начинает формироваться в новые дела и нумерация начинается с единицы, в том числе и у переходящих дел.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.

Документы, используемые в ДОУ могут классифицироваться по месту составления, содержанию срокам исполнения, происхождению, срокам хранения.

Также документы можно разделить по виду. Первый вид – это организационные документы: устав, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка. Второй вид – это распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения и т.д. Третий вид – это информационно-справочные документы: акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы и т.д. Можно выделит документы по личному составу, финансово-бухгалтерские, технико-технологические документы и документация по работе с гражданами.

Все документы издаются либо за подписью и печатью директора, либо других ответственных лиц. Контроль выполнения действий, изложенных в документе, осуществляет должностное лицо, указанное в документе. Данные о результатах выполнения действий, изложенных в документе и корректирующих и (или) предупреждающих действиях передаются ответственному лицу по контролю за выполнением действий, изложенных в документах.

Каждый год документы передаются на хранение в архив, либо уничтожаются.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Волков К. А. Документирование в управленческой деятельности: учебное пособие / К.А. Волков, А.Н. Приходько, Т.А. Расина, И.М. Шутова. – СПб.: СПбГАСУ, 2009. – 140 с.

2.Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.

5.Об образовании в Российской Федерации: Закон Российской Федерации от 29.12.2012г. № 273–ФЗ.

6.Янковая В. Ф. Принципы организации документооборота / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2005. – № 7. – С. 18 – 24.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением, а издаваемые документы управленческой документацией.

Поскольку поток информации о деятельности детского сада, можно утверждать, что управление ДОУ должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Основные направления работы управленческой деятельности:

Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
документы по личному составу ;
предложения, заявления, жалобы граждан ;
финансово-бухгалтерские документы ;
технико-технологические документы ;
контрольно-ревизионные документы .

Отсутствием службы документационного обеспечения;
Незначительным объемом документооборота;
Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения

Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения

Определяют специфику ДОУ

Регламентируют управленческую деятельность

организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции);
документы по личному составу , регламентирующие
процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело);
процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий);
воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата);

финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05;
технико-технологическую документацию :
документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ;
документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ;
документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ

распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя);
информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ);
документация по работе с гражданами
заявления о зачислении ребенка в ДОУ;
заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате;
жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

директор;
заместитель директора по учебно-воспитательной работе;
заместитель директора по административно-хозяйственной работе;
специалист по кадрам;
главный бухгалтер;
инженер по охране труда;
делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

Организация документооборота;
контроль исполнения документов;
составление номенклатуры дел;
архивное хранение документов.

Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело.

входящие документы,
исходящие документы,
внутренние документы.

Организация работы с входящими документами схематично представлена в Приложении 1, с исходящими документами в Приложении 2.

Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:

приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
организационные документы;
распорядительные документы;
информационно-справочные документы.

Контроль исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

Руководитель после ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль, заполнив для этого контрольную карточку (приложение 3, приложение 4 ).

Вся поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан ни в самом документе, то документ должен быть исполнен в течение одного месяца, телеграммы в двухнедельный срок.

На первое число месяца директор самостоятельно делает обзорный анализ исполнения документов, формирует контрольную картотеку на текущий месяц.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы.

Результаты исполнения записываются в краткой форме на самом документе (в левом нижнем углу) и ставится отметка об его исполнении в Журнале и на контрольной карточке.

Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования дел ДОУ, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве дошкольного учреждения в течение календарного (учебного) года с указанием сроков их хранения.

Ежегодно в декабре руководитель ДОУ составляет и утверждает номенклатуру дел на следующий год, вводит ее в действие с первого января своим приказом, а также обязательно согласовывается со специалистом Архивной службы города. В случае реорганизации или изменения структуры ДОУ номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению.

Если в течение года в деятельности детского сада образуются новые дела, они вписываются от руки в действующую номенклатуру дел (для этого специально оставляются свободные места в каждом разделе).

Номенклатура дел составляется на общем бланке учреждения в необходимом для работы числе экземпляров. Один экземпляр хранится у руководителя и имеет постоянный срок хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности детского сада, кроме технической документации и печатных изданий.

Исходя из специфики деятельности ДОУ (отсутствие службы документационного обеспечения управления) в номенклатуру дел нашего детского сада включены разделы:

02 Воспитательно-образовательная работа;

05 Хозяйственная часть;

06 Медицинская часть;

08 Охрана труда.

В течение года каждая служба самостоятельно заводит дела в соответствии с номенклатурой дел, вносит изменения, уточнения, делает отметки, в конце года передает ее делопроизводителю. Идет процесс составления новой (уточненной) на следующий год номенклатуры дел.

Архивное хранение документов

В нашем ДОУ подготовка дел к последующему хранению и использованию проводится в несколько этапов.

I этап. Каждая служба в соответствии с номенклатурой дел сверяет все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводит их сортировку и группировку на:

использующиеся в дальнейшем переходящие дела;
дела временного срока хранения (до 10 лет);
дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

Выделяют дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

II этап. Приказом директора ДОУ в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой, обычно, входят главный бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.

В нашем ДОУ, в основном, экспертная комиссия проверяет правильность формирования дел и отбор дел для уничтожения. Все заседания экспертной комиссии протоколируются в специальном журнале.

III этап. Отобранные дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив детского сада. Для этого в нашем учреждении выделено специальное помещение.

На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления документацией детского сада в течение года.

Слайд №2
Правила организации документооборота
оперативное прохождение документа с наименьшими затратами
времени
максимальное сокращение инстанций прохождения документа
порядок прохождения и процесс обработки документов в
организации должен быть единообразным
порядок прохождения документов должен регламентироваться
Инструкцией по делопроизводству и Табелем унифицированных
форм документов организации (учреждения)
Различают
Централизованный документооборот
Документооборот уровня структурного подразделения

Слайд №7
Учет объема документооборота
Объем документооборота включает подсчет (раздельно):
входящих документов
исходящих документов
внутренних документов
копий документов

Слайд №10
Формы регистрации документов
Используются 2 формы регистрации на бумажном носителе или
в электронном виде:
журнальная
карточная (регистрационно-контрольная карточка – РКК;
информационно-контрольная карточка - ИКК)

Форма регистрационно-контрольной
карточки
лицевая сторона
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРРЕСПОНДЕНТ
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ
НОМЕР ДОКУМЕНТА
ДАТА ОТПРАВКИ
ДОКУМЕНТА
ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ
ДОКУМЕНТА
РЕГИСТРАЦИОННЫЙ
НОМЕР ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ
ИСПОЛНИТЕЛЬ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ
оборотная сторона
ИСПОЛНИТЕЛЬ
ДАТА
ИСХОДЯЩИЙ №
КУДА, КОМУ
КЕМ ПОДПИСАН
№ ДЕЛА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ
РАССЫЛКА
ФОНД №
КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ОПИСЬ №
ДЕЛО №
Слайд №12

Слайд №13
Контроль исполнения
документов включает
Постановку документа на контроль
Проверку своевременного доведения
документа до исполнителя
Предварительную проверку и
регулирование хода исполнения
Учет и обобщение результатов контроля
исполнения документов
Информирование руководителя

Слайд №15
Виды номенклатуры дел
Номенклатура дел
Типовая
(носит нормативный характер)
Примерная
(носит рекомендательный характер)
Конкретная
(составляется для конкретной организации)

Слайд №16
Требования к составлению номенклатуры дел
Основные правила составления и ведения
номенклатуры дел
Индивидуальная номенклатура дел
•разрабатывается обязательно и независимо от наличия
типовой или примерной
Требования к номенклатуре дел содержит:
•ГСДОУ
•Основные правила работы архивов организаций
•Правила делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти
Сроки хранения документов и заголовки дел, включаемых в
номенклатуру дел определяются:
•По перечню типовых документов с указанием сроков хранения
(М., 2000)
•Экспертным путем
Номенклатура дел после её согласования с центральной
экспертной комиссией утверждается руководителем
Один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной
комиссией государственного архива

Слайд №17
Форма номенклатуры дел организации
содержится в Основных правилах работ архивов организаций (М, 2002)
Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
__________№ _______
___________________
(место составления)
На ___________ год
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во ед. хр.
Срок хранения и
№ статей по
перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Наименование должности руководителя
службы ДОУ организации
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от ____________№ ________________
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения
от _____________№ ______________

Слайд №18
Формирование дел в соответствии с
номенклатурой дел
Формированием дел является
Отнесение документа к
определенному делу
Систематизация документов внутри
дела

Слайд №19
Правила формирования дел
помещать в дело только исполненные документы
запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры
документов
документы постоянного и временного сроков хранения группировать
отдельно
документы, включенные в дело должны быть оформлены по правилам
ГОСТ Р 6.30-2003 и др. нормативно-методических документов
дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4
см (может быть несколько томов)
в дело помещают документы, по содержанию соответствующие его
заголовку
внутри дела документы располагаются в хронологической
последовательности
приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов
по личному составу

Слайд №20
Содержание обложки дела
Требования к оформлению обложки дела содержатся в
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения.
Типы, размеры. технические требования (М., 1981)
Основные правила работы архивов организаций (М., 2002)
ГСДОУ (М., 1998)
Обложка дела
включает информацию
Наименование
организации, структурного
подразделения
Индекс и заголовок дела
по номенклатуре
Срок хранения

Слайд №21
Правила оперативного хранения дел
Дела хранятся по месту их формирования в шкафах, сейфах
Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел, которая
помещается на внутренней стороне шкафа
На корешках обложек дел указывают индексы дел по
номенклатуре
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10
лет) сроков хранения в течении двух лет остаются по месту их
формирования, а затем передается в архив

Слайд №22
Порядок выдачи документов из дел
На место выданных работникам документов в дело вкладывается листзаместитель
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Документ №________ от ___________________
По вопросу______________________________________________________________
Дата выдачи__________________________ Кому______________________________
Выдал__________________________________________________________________
Получил________________________________________________________________
На место выданного дела во временное пользование сотрудникам на срок не
более 1 месяца помещается карта-заместитель
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Дело №___________ 2010 год
Структурное подразделение
Дата
выдачи
Количеств
о листов
Кому
выдано
Расписка
получател
я
Дата
возврата
Расписка о
приеме

Экспертиза ценности документов
Слайд №23
Экспертиза ценности документа
Определение ценности документов с целью
отбора их на государственное хранение
Установление сроков хранения
Отбор документов на уничтожение

Слайд №24
Этапы проведения экспертизы
ценности документов
в делопроизводстве организации (учреждения) в
процессе разработки номенклатуры дел
в структурных подразделениях при отборе
документов для передачи в архив
в архиве организации
в государственном архиве (целевая экспертиза,
составление описей и др.)

Подготовка документов к сдаче в архив
организации
Слайд №25
Операции по подготовке дел к передаче в архив
Проведение экспертизы ценности документов
Оформление документов
Составление описей документов,
передаваемых в архив
Составление акта о выделении к уничтожению
документов и дел

Слайд №26
Полное оформление дел для передачи в архив
Оформление дела – подготовка дела к хранению
в соответствии с установленными правилами
Подшивка и переплет дела
(бывают исключения)
Нумерация листов в деле
Составление внутренней описи документов дела
(в начале дела)
Составление заверительной подписи
(в конце дела)
Внесение необходимых уточнений в реквизиты
обложки дела

Слайд №27
Оформление дел к архивному хранению
Общие правила оформления дела содержатся в Основных правилах
работы архивов организаций:
Документы, составляющие дело, подшиваются по четыре прокола
особо ценные документы и невостребованные личные документы
(трудовые книжки, документы об образовании) вкладываются в
конверт, который затем подшивается и нумеруется
В конце каждого дела подшивается бланк формы заверительной
подписи
В начале дела подшивается бланк формы внутренней описи
Листы документов в деле нумеруются карандашом или нумератором в
правом верхнем углу, не задевая текста документов
Фотографии, чертежи и др. нумеруются на оборотной стороне в левом
верхнем углу

Слайд №28
Форма листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №__
В деле подшито и пронумеровано 20 (двадцать) листов + 2 л. внутренней
описи, в том числе литерные листы 2а, 3б.
Лист 16 имеет физические повреждения – разрыв и склейка
Секретарь
17.09.2009
Васильева
Н. А. Васильева

Слайд № 29
Порядок передачи на хранение в архив организации
Передача осуществляется согласно утвержденного графика
ежегодно
Передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу
Передача производится по описям
Дела временного (до 10 лет включительно) хранятся в
структурных подразделениях и по истечению сроков хранения
подлежат уничтожению по акту
Дела передаются по описи (в 2-х экз.). После приема дел
делается отметка о заверении описи

Слайд №30
Форма описи дел, передаваемых в архив
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Руководителя структурного
подразделения
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
ОПИСЬ №
№ пп
Индекс дела
(тома, части)
Заголовок
(тома, части)
Дата дела
(тома, части)
Кол-во листов
в деле (томе,
части)
Срок хранения дела
(тома, части)
Примечания
1
2
3
4
5
6
7
В данную опись внесено _________ дел с №____________ по №___________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности
составителя описи
подписи
Дата
Подпись
Расшифровка

Документационное обеспечение управления дошкольным образовательным учреждением является одним из элементов системного подхода к организации управления.

Делопроизводство

– это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Она является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений.

Сегодня в нашей системе образования активно используется электронный документооборот. Система электронного документооборота позволяет решить управленческие задачи значительно быстрее, эффективнее и качественнее. Преимущества: сокращение времени доступа к информации, дублирования документов и информации, упрощение доступа к данным, повторное использование информации, повышение качества данных – в электронных системах документооборота множество форм и документов заполняются автоматически, что снижает риск возникновения ошибок.

Четко организованное делопроизводство позволяет руководителю и вышестоящим организациям вовремя получать информацию о состоянии дел в учреждении и своевременно на это реагировать.

Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества, достоверности и оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. В конечном итоге такое учреждение не сможет стать конкурентоспособным на рынке образовательных услуг. Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.

В 2016 году после документарной проверки Управления образования были выявлены некоторые недочеты и несоответствия в локальных нормативных актах нашего детского сада. Я решила глубоко изучить методику управления потоком документов, привести в соответствие все локальные акты ДОУ, создать недостающие документы в соответствии с требованиями федерального Закона «Об образовании в РФ и обобщить свой опыт работы по данному направлению

Цель опыта:

изучение и совершенствование документационного обеспечения управления детским садом и процесса создания управленческих документов.

Задачи:

1. Уточнить общие представления о делопроизводстве в ДОУ.

2. Изучить нормативно-методическую базу делопроизводства в дошкольной организации.

3. Проанализировать основные управленческие документы МБДОУ ЦРР ДС №51.

4. Опираясь на результаты анализа, изменить некоторые локальные акты в соответствии с федеральными требованиями, регламентирующими правилами составления и оформления документов, организации работы с ними и Уставом ДОУ, а также создать недостающие нормативные документы.

Актуальность обозначенной темы состоит в том, что

- анализ документационного обеспечения является одним из методов системы оценки качества образования,

- все проверки вышестоящих организаций начинаются с проверок документов учреждения,

- организация работы с документами – это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.

- требование о наличии официального сайта ДОУ, где в свободном доступе публикуется большое количество локальных нормативных актов, вызывает необходимость более тщательно организовывать работу с документами.

Делопроизводство имеет длительную историю. Необходимость отражать деятельность людей в различных документах появилась еще в глубокой древности. В современном виде делопроизводство родилось в России в 1811 г.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в России составляет

совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Государственную политику в сфере информационно-документационного обмена определяет Конституция Российской Федерации.

В понятие делопроизводства входит:

1. Документирование информации (составление, оформление, согласование и изготовление документов).

2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).

3. Систематизация архива документов.

Хочу кратко остановиться на организации работы с документами.

В управленческой деятельности ДОУ можно выделить два направления: внешний и внутренний документопоток, который включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри ДОУ, а также обработку, регистрацию и отправку исходящих документов.

Внешний документопоток – входящие документы.

Внутренняя информация включает следующие виды документов, которые ДОУ во главе с его руководителем разрабатывает, издает и ведет самостоятельно, назначение которых — оперативное руководство деятельностью образовательного учреждения.

- организационная документация – документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников (устав, учредительный договор, регистрационные документы, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции и проч.);

- распорядительная документация – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, инструкции и другие);

- финансово-хозяйственные документы - технический паспорт учреждения, инвентаризационные ведомости, сметы и другие;

- документы по методической работе - протоколы Совета педагогов, годовые планы и другие;

- информационно-справочные документы, содержащие информацию о фактическом положении дел в учреждениях и служат основанием для принятия распорядительных документов (справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, протоколы, телеграммы и телефонограммы).

Еще к внутренним документам относятся документы по личному составу, стратегические документы – это документы, определяющие стратегический и тактический план развития ДОУ: образовательная программа ДОУ; бюджетная смета, программа развития и т. д. ; медицинские документы.

Таким образом, создается информационно-поисковая система документов.

Вся поступающая в учреждение документация исполняется в соответствии с указанными сроками. Если срок не указан, то документ исполняется в течение 10 дней, телефонограммы — в течение 2-х дней, жалобы — в недельный срок. Документ считается исполненным, если вопросы, поставленные в нем, полностью разрешены. В журнале регистрации документов делается соответствующая запись. Документ снимается с контроля после исполнения.

В своем выступлении хочется поделиться опытом работы над одной из сторон документационного обеспечения управления – созданием организационных документов.

Изучив теорию делопроизводства, основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, мы приступили к работе над разработкой и корректировкой локальных нормативных актов.

Основным нормативным документом по делопроизводству в нашей организации является

Инструкция по организации делопроизводства в МБДОУ ЦРР ДС №51,

утвержденная приказом заведующего от 25.12.2014 № 122/01-01-10. Она устанавливает единые правила составления, оформления документов и работы с ними. Инструкция по организации делопроизводства базируется на действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражает специфические особенности работы с документами, характерные для нашей организации. Другими словами можно сказать, что данная инструкция индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов МБДОУ ЦРР ДС №51, так и технологии их обработки.

Создавая такую инструкцию, мы пользовались Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536) и взяли из нее структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Структура нашей Инструкции состоит из 9 частей:

• подготовка, оформление и выпуск документов,

• порядок компьютерного набора и размножения документов,

• особенности работы с документами в электронном виде,

• формирование номенклатур дел, формирование дел, подготовка дел к последующему хранению,

• использование печатей и штампов,

• порядок внесения изменений и дополнений в Инструкцию,

Номенклатура дел на 2018 год,

утвержденная приказом заведующего от 09.01.2018 г. № 1/01-01-10, — это систематизированный перечень или список наименования дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.

Структура номенклатуры дел

01. Административно-хозяйственный персонал

01-01. Руководство и канцелярия

01-02. Административно-хозяйственная часть

01-03. Бухгалтерский учет и отчетность

02. Педагогический персонал

02-01. Воспитательно-образовательная работа

03. Учебно-вспомогательный персонал

03-01. Кадровое обеспечение

03-02. Охрана труда

03-03. Гражданская оборона.

Кроме того в период с 2016 года внесены изменения в некоторые Положения МБДОУ ЦРР ДС №51:

- Положение о педсовете.

- Положения о комиссии по урегулированию споров между участниками образовательных отношений.

- Положение о бракеражной комиссии.

- Положение об оплате труда.

- Правила внутреннего распорядка и др.

Вновь созданы следующие локальные акты:

- Положение о языке образования.

- Положение о формировании, ведении, хранении и проверке личных дел воспитанников МБДОУ ЦРР ДС №51.

- Порядок выдачи расчетных листов.

- Порядок обеспечения условий доступности для инвалидов.

- Порядок привлечения пожертвований от физических и юридических лиц.

- Положение о внутренней системе оценки качества и др.

Заключение

Плановая и внеплановая выездные документарные проверки Министерства образования и науки Челябинской области в октябре 2016 года показали хорошие результаты, замечаний в ходе проверок не выявлено.

Формирование предложно-падежного управления у дошкольников с ОНР Формирование предложно-падежных конструкций и преодоление недоразвития психических процессов: пространственного гнозиса и праксиса у старших.

Обеспечение безопасности воспитанников ДОУ Актуальность задачи обеспечения безопасности воспитанников очевидна, она является одной из приоритетных в ДОУ. Главной целью охраны жизни.

Организация педагогического мониторинга в системе управления качеством образования Организация педагогического мониторинга в системе управления качеством образования О. В. Вьюнова МДОУ Тисульский детский сад № 4 В дошкольном.

Особенности управления дошкольными учреждениями на современном этапе Особенности управления дошкольными учреждениями на современном этапе В научно-исследовательской литературе под условиями понимается «совокупность.

Особенности управления персоналом в дошкольной образовательной организации Изменения, которые сегодня происходят в системе общего образования, обусловлены объективной потребностью в изменениях, адекватных развитию.

Обеспечение в ДОУ преемственности со школой Дети, пришедшие в подготовительную группу, проведут год под знаком подготовки к школе. На первое место выдвигается несоответствие между.

Развитие саморегуляции и управления двигательной активностью у дошкольников РАЗВИТИЕ САМООРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЯ ДВИГАТЕЛЬНОЙ АКТИВНОСТИ У ДОШКОЛЬНИКОВВ методической литературе по вопросам физического воспитания.

Документационное обеспечение образовательного процесса по трудовому воспитанию Цель: систематизация работы педагогов по трудовому воспитанию с детьми раннего дошкольного возраста. По своему содержанию труд детей дошкольного.

Читайте также: