Департаментализация и ее виды в организации кратко

Обновлено: 02.07.2024

Учебные материалы для обучающихся по специальности Менеджмент

Департаментализация

Департаментализация – выделение обособленных подразделений в структуре организации. Она является основой для формирования отдельных видов деятельности в структуре организации.
Элементы организационной структуры:
1. Звено – отдельное подразделение, руководитель которого выполняет часть функций управления или всю функцию управления.
2. Подразделение – часть организации, возглавляемая руководителем.
3. Ступень – совокупность звеньев, принадлежащих одному иерархическому уровню.
Типы структур:
1. Иерархические (бюрократические, механистические, традиционные, классические) – они отличаются жесткой иерархией, многочисленностью правил и узкой степенью ответственности работников: линейная, функциональная, линейно-функциональная, линейно-штабная, дивизионная.
2. Адаптивные (органические) – характеризуются размытой иерархией, гибкостью и широкой сферой ответственности (матричная, сетевая).
Каждая из указанных структур может иметь множество разновидностей. Крупные компании обычно имеют смешанную структуру, включающую элементы нескольких типов.

Понравился данный материал?
Не стесняйся, поставь лайк, расскажи о нас своим друзьям, однокурсникам, короче, всем, кому был бы полезнен наш сайт! Тебе ничего не стоит, а нам приятно, что не зря стараемся ;)

Бюрократическая модель управления имеет свои положительные свойства, но ее нельзя применять без детальной проработки и совершенствования всех составляющих ее элементов. Хотя различные организации имеют много общего, во многих важных характеристиках они существенно отличаются друг от друга. Очевидно, что при проектировании организации необходимо принимать во внимание все эти отличия. Так, например, организации бывают большими и малыми. Бывает, что в крупных организациях деятельность в основном сосредоточена в одной области:

Для того, чтобы учесть и отразить все эти различия в задачах, стратегических о оперативных планах организации, руководители используют различные системы департаментализации. Это понятие означает процесс деления организации на отдельные блоки, которые могут называться отделами, отделениями и секторами. Ниже мы приведем наиболее широко используемы системы департаментализации. Начнем с функциональной структуры организации первоначального и простейшего варианта бюрократической модели.

Функциональная организационная система

Функциональную организационную структуру иногда называют традиционной или классической, поскольку она была первой структурой, подвергшейся изучению и разработке. Функциональная схема организации по-прежнему широко используется в компаниях среднего размера. Функциональная департаментализация – это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. В принципе создание функциональной структуры сводится к группировке персонала по тем широким задачам, которые они выполняют.

Традиционные функциональные блоки компании – это отделы производства. Маркетинга и финансов. Это – широкие области деятельности или функции, которые имеются в каждой компании для обеспечения достижения целей организации.

Если размер всей организации или данного отдела велик, то основные функциональные отделы можно в свою очередь подразделить на более мелкие функциональные подразделения. Они называются вторичными или производными. Идея вторичных подразделений применим к любой организационной структуре. На рис.. показана структура организации, функциональные отделы которой разбиты на вторичные подразделения.

Рисунок 1.Блок-схема организационной структуры фирмы

Преимущества и недостатки функциональной структуры

1. стимулирует деловую и профессиональную специализацию

2. уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях

3. улучшают координацию в функциональных областях

1. отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями

2. в большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной

Заключение

Рассмотрев и проанализировав внутреннюю среду организации необходимо сделать основные выводы по данной теме.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации, которые в основном являются контролируемыми и регулируемыми. Основными переменными внутренней среды организации, которые требуют внимания руководства, являются: цели, структура, задачи, технология и люди. Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические подсистемы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Совершенствование одной переменной, например, такой, как технология, не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.

От внутренних переменных, от которых зависит внутреннее благополучие организации, и их взаимодействие способствует достижению общих целей организации. Однако успех организации также зависит от внешнего окружения организации, без которого не возможен жизненный цикл любой организации. Руководитель должен учитывать внешнее окружение.

Факторы, оказывающие немедленное влияние на организацию, относятся к среде прямого воздействия, остальные факторы – к среде косвенного воздействия. Так же как и внутренние переменные, факторы внешнего окружения взаимосвязаны и взаимодействуют между собой. Внешняя среда имеет свойства сложности и неопределенности.

Таким образом, главное что необходимо усвоить – то что внешние факторы в совокупности с факторами внутренней среды оказывают решающее воздействие на функционирование организации. Все переменные тесно переплетаются и влияют друг на друга. Менеджер должен уметь анализировать все эти факторы в совокупности, не упуская ни одного из виду, и принимать верное решение.

Список использованной литературы

Несмотря на то, что различные организации имеют много общего, во многих важных характеристиках они имеют существенные отличия. Для того чтобы учесть и отразить все эти различия в задачах, стратегических и оперативных планах организации, руководители используют различные системы департаментализации. Это понятие означает процесс деления организации на отдельные блоки, которые могут называться отделами, отделениями и секторами. Целесообразно привести в качестве примера широко используемые системы департаментализации.

Функциональная организационная система.

Функциональная департаментализация

— это процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную задачу и обязанности.

Преимущества функциональной структуры:

— стимулирует деловую и профессиональную специализацию;

— уменьшает дублирование усилий и потребление материальных ресурсов в функциональных областях;

— улучшает координацию в функциональных областях.

К недостаткам можно отнести:

— отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей всей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями;

— в большой организации цепь команд от руководителя до непосредственного исполнителя становится слишком длинной.

Дивизионная структура.

Общее понятие коммуникации

Коммуникативная составляющая предполагает:

— наличие, как минимум, двух участников обмена сведениями и знаниями;

— взаимное или одностороннее доминирующее психическое воздействие партнера;

— обладание партнерами единой системой кодирования информации.

Отсюда следует, что коммуникация включает в себя информацию (то, что передается) и процесс передачи информации (то, как это передается).

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянного обмена информацией между участниками коммуникационного процесса — всей совокупностью индивидов организации. Коммуникативное пространство в такой форме должно совмещать устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, инновации и прошлый опыт и не может быть ограничено внешними потоками информации.

В современном менеджменте и психологии управления предметом всех типов коммуникаций является человек, процесс его взаимодействия с другими индивидами. Отсюда коммуникации представляют собой любой обмен информацией независимо от того, приводит он к взаимопониманию или нет.

— коммуникации как специфическая функция управления, элемент управленческой деятельности;

— коммуникации как общий процесс, который охватывает все уровни организации;

— коммуникации как непосредственное взаимодействие руководителя с подчиненными.

Таким образом, коммуникации охватывают все уровни управления организацией, обеспечивая ее целостность, общность и эффективность функционирования.

Процесс коммуникации

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

В настоящее время в процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:

— отправитель — лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

— канал как средство передачи информации;

— получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Указанные взаимосвязанные этапы таковы:

кодирование и выбор канала;

Эти этапы проиллюстрированы на рис. 18 в виде простой модели процесса коммуникаций.

Рис. 18. Простая модель процесса обмена информацией

Коммуникационные сети

Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис. 19). Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

Рис. 19. Коммуникационная сеть

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

Коммуникационные стили

Коммуникационный стиль — это способ, с помощью которого индивид предпочитает строить коммуникационное взаимодействие с другими.

Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же, как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

За основу измерения межличностной коммуникации можно взять такие две переменные, как открытость в коммуникации и адекватность обратной связи. Построив на этой основе матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали — второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации (рис. 20).

Было бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствует, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других.

Невербальная коммуникация

Информация, посланная отправителем без использования слов как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее в основе невербальной коммуникации. В последнее время эта сфера межличностной коммуникации все больше привлекает внимание ученых и специалистов. Дело в том, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией: 37 % — тональностью голоса и 55 % — выражением лица. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть послания отправителя противоречива. В такой ситуации получатель больше полагается на невербальную часть, чтобы понять значение послания. Основные типы невербальной коммуникации приводятся в табл. 7.

Антропологами и лингвистами изучаются такие невербальные сигналы, как позы, жесты, выражение лица и тому подобные в той степени, в которой они используются как образцы поведения и имеют при этом символическое значение. Невербальные сигналы могут быть поняты, как и вербальная коммуникация, выражаемая известной двум участвующим сторонам системой словесных кодов. Определенные жесты отражают этику поведения.

Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участника коммуникационного процесса и являются надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать, и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации. Этим во многом определяется то, как слова будут интерпретированы.

Разделение труда на предприятиях сферы услуг. В основе любой организационной структуры - главного результата организационной деятельности в сфере услуг - лежит разделение труда, представляющее собой качественное разграничение процесса трудовой деятельности по оказанию услуг и выделение в нем элементов и этапов, ответственность за выполнение которых возлагается на отдельных исполнителей или их группы. В организациях сферы обслуживания существуют два вида разделения труда - горизонтальное, когда выделяются функциональные области или этапы, последовательная реализация которых превращает исходные ресурсы в конечную услугу, и вертикальное, когда управленческий труд отделяется от неуправленческого и возникают уровни управления.

Департаментализация: ее виды и направления использования в сфере услуг. Разделение труда приводит к наличию в организации множества обособленных видов деятельности, совокупность которых позволяет достигать поставленные цели. Успешное управление этими действиями возможно лишь при объединении сходных действий в особые группы с закреплением за ними конкретного руководителя. Процесс объединения работ в соответствии с каким-либо логическими принципом называется департаментализацией. В процессе департаментализации образуются подразделения , т. е. официально созданные группы людей, отвечающих за выполнение конкретного набора функций. Принцип, по которому производится департаментализация, выбирается исходя из особенностей деятельности организации, ее ресурсов и результатов.

Наиболее простым в сфере услуг является количественный принцип департаментализации, при котором подразделения создаются исходя из оптимального числа людей, необходимых для оказания конкретных услуг, а также возможности управления ими. Такой способ группировки применяется для услуг с минимальной степенью сложности: например, для работ по уборке помещений и территорий, погрузочно-разгрузочных работ . В области образовательных услуг данный принцип используется для формирования учебных классов и подгрупп.

К простым также относится временной принцип департаментализации (разделение по времени). Он используется в тех случаях, когда по экономическим или технологическим причинам введение обычного рабочего дня при оказании услуг невозможно или нецелесообразно. При этом создаются сменные бригады, экипажи и т. п. , которые, чередуясь, выполняют одинаковую работу в разные периоды. Данный принцип используется при оказании транспортных, медицинских, охранных, аварийно-ремонтных, образовательных и других услуг.

При оказании сложных, многоэтапных услуг часто применяется технологический принцип департаментализации. При этом в основе группировки работ в подразделения лежит технологический процесс оказания услуг и его этапы. Так, на предприятиях автосервиса формируются кузовные, покрасочные и другие участки. Как правило, данный принцип департаментализации используется на нижних уровнях управления и для неуправленческих работ .

Многие фирмы, оказывающие разнообразные схожие услуги, используют функциональный принцип департаментализации, который предполагает, что группировка работ производится в соответствии с функциями, закрепленными за конкретными подразделениями. К таким функциям относят операции (производство), финансы, снабжение, сбыт и т. п. В результате на предприятии формируются производственные (непосредственно оказывающие услуги) и управленческие подразделения . Данный принцип группировки работ в сфере услуг является наиболее распространенным. Так, в учреждениях, оказывающих медицинские услуги, могут существовать подразделения для проведения лабораторных исследований, обслуживания пациентов, учета, административной работы. В гостиницах, как правило, выделяются служба управления номерным фондом, общественного питания, административная, коммерческая, инженерная, вспомогательная и дополнительные службы 1 .

Организации, оказывающие услуги на больших территориях, используют территориальный принцип департаментализации. При этом каждое подразделение специализируется на оказании полного набора услуг для конкретного района или региона, что позволяет полнее учитывать местную специфику. Такой принцип используется при оказании образовательных, почтовых, медицинских, банковских услуг, социальной помощи.

В случаях предоставления одной организацией нескольких существенно различных видов услуг может использоваться продуктовый принцип департаментализации. При этом каждое подразделение, входящее в состав организации, специализируется на одном виде услуг для всех обслуживаемых территорий и всех категорий клиентов. Возглавляются продуктовые подразделения опытными в соответствующей области специалистами. Такой подход позволяет в результате узкой специализации повысить эффективность деятельности. Например, бухгалтерская фирма может иметь подразделения по налогам, управленческому консультированию, аудиту. В высших учебных заведениях существуют отдельные подразделения по довузовской подготовке, высшему образованию, повышению квалификации и переподготовке кадров. Данный способ департаментализации используется также при оказании бытовых и жилищно-коммунальных услуг.

Рыночный принцип (департаментализация по потребителю) используется при создании подразделений, ориентированных на оказание услуг определенным категориям клиентов, что позволяет полнее учитывать их специфические потребности. Так, медицинские услуги для детей и взрослых оказываются, как правило, разными отделениями лечебных учреждений. В банках для обслуживания физических и юридических лиц создаются специальные подразделения .

Несмотря на то что указанные способы группировки работ были предложены еще классиками менеджмента, все они повсеместно используются и сегодня. Однако в последние годы стали наблюдаться новые тенденции в сфере услуг.

Все в большей степени делается упор на департаментализацию по потребителю (клиенту) при снижении роли других способов группировки работ, особенно функционального, который ранее был наиболее распространенным. Так, в фирме "Ксерокс" недавно было ликвидировано корпоративное маркетинговое подразделение, а специалисты-маркетологи - распределены по другим подразделениям.
Жесткая департаментализация в организациях, предоставляющих услуги, постепенно заменяется использованием рабочих команд, которые пересекают традиционные границы подразделений 2 .

В большинстве организаций для формирования организационной структуры используется не один, а одновременно два или более способов департаментализации. Так, в большинстве банков на верхних уровнях управления применяется функциональный принцип группировки работ , а на более низких - территориальный, технологический или рыночный. При выборе способа выделения подразделений необходимо ориентироваться на его максимальное соответствие целям, задачам и особенностям деятельности конкретной организации, оказывающей услуги.

На рисунке 18.1 показан пример одновременного использования двух способов департаментализации: функциональной группировки работ на одном уровне управления организацией и количественной - на другом.

На рисунке 18.2 иллюстрируется сочетание функциональной и временной департаментализации, а на рис. 18.3 - функциональной и продуктовой.

Читайте также: