Деловое письмо в условиях унификации кратко

Обновлено: 02.07.2024

Введение 3
1. Деловое письмо в условиях унификации 5
1.1 Особенности официально-делового стиля и языка служебных документов 5
1.2 Современное деловое письмо в условиях унификации 6
1.3 Правила оформления делового письма 7
2. Применение методов поощрения и взыскания 18
2.1 Меры поощрения 18
2.2 Меры взыскания 20
Заключение 23
Список использованных источников 25
Приложения 26

Не нашли подходящих материалов? Обратитесь к нам – наши тьюторы Вам помогут. Отправьте заявку прямо сейчас.

Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы — интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

Т е м а 6. СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

1. Деловое письмо в условиях унификации

2. Правила оформления делового письма

3. Некоторые виды писем

4. Международные письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

поздравительное письмо; ;
информационное письмо; и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

10 сентября 2013

Унификация структуры текста служебного документа

Служебный документ не терпит избыточности, двусмысленности и эмоциональной окрашенности изложения. Текст документа требует строгого соблюдения композиционной структуры и языковых стандартов официально-делового стиля. Однако далеко не каждый составитель документа обладает достаточным знанием и навыком работы с деловым текстом. В помощь авторам документов разрабатываются унифицированные тексты, которые значительно повышают качество документов и сокращают время на их составление.

Создание унифицированных текстов — один из этапов унификации документов, которая проводится в ходе подготовки предприятия к внедрению системы электронного документооборота. Для сокращения общего количества видов документов и приведения документов к единообразию применяется метод унификации, который включает:

приведение множества видов документов к оптимальному минимуму (унификация видов документов);
установление типовой композиции текстов документов (унификация структуры текстов).

Унификация структуры текста.
Унификация языковых средств выражения.
Разработка шаблонов документов.

Унификацию текстов служебных документов требует ряд законодательных актов Российской Федерации и нормативно-методических документов в области документационного обеспечения управления. Они закрепляют требования к тексту документа: его внутренней структуре и выбору речевых средств. Как указано в Методических рекомендациях 1 , подготовленных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела и Федеральной архивной службой России, при унификации текстов применяются методы содержательной и формальной унификации.

К методам содержательной унификации относятся: установление состава форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей. Методами формальной унификации названы: унификация структур документов, создание общих синтаксических правил построения документа, унификация методов контроля информации документа.В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет существо управленческой ситуации и действия, является общей темой документа. Переменная информация дополняет и конкретизирует основную тему.

Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.

Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.

Документ состоит из тринадцати разделов:

Oбщие положения.
Порядок планирования и организации работы.
Порядок подготовки и оформления решений федерального органа исполнительной власти.
Порядок исполнения поручений.
Порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов при осуществлении нормативного регулирования в установленной сфере деятельности (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
Порядок подготовки и рассмотрения проектов актов, которые вносятся в Правительство (для федеральных органов исполнительной власти, наделенных соответствующими полномочиями).
Законопроектная деятельность и порядок участия в деятельности Федерального Собрания.
Порядок взаимодействия федерального министерства и находящихся в его ведении федеральных служб и федеральных агентств, а также порядок осуществления федеральным министерством полномочий по координации и контролю деятельности соответствующих федеральных служб и федеральных агентств.
Правила организации деятельности территориальных органов федеральных органов исполнительной власти.
Порядок взаимоотношений с органами судебной власти.
Порядок рассмотрения отдельных видов обращений.
Порядок работы с обращениями граждан и организаций, прием граждан.
Порядок обеспечения доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти.

На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.

Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

полное и сокращенное фирменные наименования общества;
место нахождения общества;
тип общества (открытое или закрытое);
количество, номинальная стоимость, категория акций и типы акций, размещаемых обществом;
права акционеров — владельцев акций каждой категории (типа);
размер уставного капитала общества;
структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений;
порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
сведения о филиалах и представительствах общества.

Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.

cостав учредителей (участников) общества;
размер уставного капитала общества;
размер доли каждого из учредителей (участников) общества;
размер и состав вкладов;
порядок и сроки внесения вкладов в уставный капитал общества при его учреждении;
ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли;
состав органов общества;
порядок выхода участников общества из общества.

Устав общества должен содержать:

полное и сокращенное фирменное наименование общества;
сведения о месте нахождения общества;
сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
сведения о размере уставного капитала общества;
сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
права и обязанности участников общества;
сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.

Титульный лист.
Оглавление.
Общие положения, содержащие.
Область применения.
Термины и определения.
Сокращения.
Перечень ролей, участников процесса и их функции.
Основные нормативные положения (процедуры процесса).
Заключительные положения.
Перечень документов, на которые даются ссылки.
Перечень регламентных документов, утрачивающих силу с принятием настоящего документа.
Приложения.

Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.

Читайте также: