Бронирование номера в программе автоматизации гостиницы кратко

Обновлено: 02.07.2024

Автоматизированные программы управления гостиницами не должны быть продуктами, которые направлены исключительно на внутренние процессы. Важно обеспечить их взаимосвязь с внешними источниками.

Автоматизация гостиницы или отеля − способ обеспечить высокий уровень обслуживания гостей заведения.
Если раньше использование специальных программ было прерогативой исключительно элитных крупных комплексов Москвы и других мегаполисов, то теперь они внедряются даже в мини-отелях.

Автоматизированные системы гостиниц связывают воедино работу разных подразделений и позволяют контролировать процессы на предприятии, предоставляющем услуги в сфере гостеприимства. Чёткость действий персонала, бронирование номеров, оперативная обработка больших объёмов информации − правильно выстроенная автоматизация управления гостиницей выведет бизнес на новый уровень.

Внутренняя автоматизация гостиниц

Автоматизированные системы управления гостиничным предприятием в первую очередь обеспечивают слаженное осуществление внутренних процессов. Применение таких продуктов на практике даёт возможность модернизировать сервис, увеличить скорость обработки данных, исключить возникновение ошибок в силу действия человеческого фактора.

Внутренняя автоматизация работы гостиницы важна и для гостей заведения сферы гостеприимства, и для руководства. Применение на практике эффективных программных решений становится основой для проведения анализа бизнес-процессов. Так, автоматизация мини-отеля − первый шаг на пути к его трансформации в крупный гостиничный комплекс.

Автоматическая система управления для гостиниц имеет модульную архитектуру. Она включает в себя блоки, количество и характер которых формируются для каждого предприятия индивидуально. При этом выделим несколько модулей, являющихся универсальными.

Программы автоматизации гостиницы обязательно включают в себя:

Взаимодействие программ с внешними системами

Основные программы для автоматизации гостиниц

На российском рынке представлено более десятка предложений, с помощью которых может проводиться автоматизация отеля. Среди достаточно известных можно отметить:

SmartHotel;
Фиделио;
Эдельвейс;
1С:Отель.

Они отличаются между собой по техническим параметрам, степени надёжности, функциональности. Разработки в этом направлении продолжаются, что свидетельствует о несовершенстве уже выпущенных программных решений. Предлагаем вам систему автоматизации гостиничного бизнеса, подготовленную специалистами компании MaxiBooking.

Преимущества продукта MaxiBooking по сравнению с аналогами

Конкурентные преимущества разработки компании MaxiBooking для автоматизации отелей и гостиниц:

Применение программных комплексов бронирования гостиничных номеров

Сегодня программные комплексы для гостиниц позволяют осуществлять автоматизацию практически всех процессов и задач планирования и отчетности. Одной из самых важных задач является задача эффективного бронирования номерного фонда гостиниц.

Программы бронирования номеров в гостинице дают возможность:

увеличить прибыль гостиницы,
работать в рамках утвержденных бизнес-процессов,
снизить убытки от левого заселения,
осуществлять эффективное бронирование номеров,
выполнять расчеты услуг по посетителям,
передавать необходимые данные в бухгалтерские программы.

Функционал гостиничных программ бронирования

Функционал программ для бронирования номеров позволяет решать следующие задачи:

быстрое и простое бронирование номеров гостиницы;
использование традиционной шахматки;
возможность бронирования номеров с сайта гостиницы;
настройка тарифов, стоимости услуг;
ведение системы скидок, акций;
проведение взаиморасчетов с посетителями;
получение аналитических и финансовых отчетов;
передача данных в бухгалтерские программы;
актуализация и синхронизация информации;
подключение кассового оборудования;
подключения оборудования ограничения доступа;
создание базы данных клиентов;
контроль работы персонала гостиницы.

Программы бронирования номеров гостиницы обычно включает следующие модули:

модуль бронирования номеров,
модуль управления блоками,
блок управления тарифами номеров,
блок пакетирования услуг,
блок регистрации и выписки гостей,
блок системного администратора,
блок подготовки отчетов.

Процесс бронирования номеров включает следующие этапы:

прием запроса на бронирование номеров,
создание записи о бронировании номеров,
подтверждение гостиницей бронирования,
отслеживание бронирования,
создание отчетов по использованию брони номеров.

Программы бронирования позволяют осуществлять:

индивидуальное бронирование номеров,
бронирование номеров и блоков номеров для компании,
бронирование номерного фонда для туристического агентства,
бронирование для группы клиентов,
бронирование в различных комбинациях.

Популярные программы бронирования гостиничных номеров

Рынок программных комплексов для автоматизации работы гостиниц достаточно широк.

Наиболее популярные программы бронирования представлены в данном списке:

программно-аппаратный комплекс OZLocks Inspection;
программное обеспечение OZLocks Hotelier Pro;
программа бронирования номеров FIDELIO;
программа управления гостиницей Shelter;
программа автоматизации управления Logus HMS;
программа бронирования номеров IS-Hotel;
программа управления отелем FRONTDESK.

Программно-аппаратный комплекс OZLocks: Inspection состоит из нескольких решений, направленных на улучшение уровня сервиса объекта размещения.

Программное обеспечение OZLocks Hotelier используется для автоматизации и эффективного управления, бронирования номеров гостиниц, пансионатов, отелей, хостелов.

Logus Hospitality Management System - это мощный и удобный в эксплуатации инструмент автоматизации гостиниц, созданный с учётом специфики российской гостиничной индустрии.

FIDELIO - программное обеспечение для гостиниц малой, средней и большой вместимости, эффективное бронирование номерного фонда.

Программа Shelter - система профессионального управления гостиницей, бронирования номеров, автоматизации бизнес процессов.

FRONTDESK 24 – это облачная система автоматизации гостиницы и бронирования номеров. Система состоит из четырех компонентов - PMS, онлайн-бронирование, интеграция.

Системы автоматизации IS-HOTEL - автоматизация гостиничного бизнеса, резервирование и бронирование номеров. Программа позволяет повысить качество работы и обслуживания, повышает прибыль отеля и лояльность гостей.

Системы бронирования и управления гостиницами оперируют большими объемами информации. В базы данных автоматизированных систем входят информация о бронировании номеров, время вселения и выселения гостей, зоны доступа для гостей и персонала, денежные расчеты на территории гостиницы и многое другое.

Программы автоматизации систем бронирования номеров в гостиницах позволяют существенно повысить эффективность работы отеля.

Автоматизация процесса бронирования мест в гостиницах.

В данном разделе мы рассмотрим реально существующие на сегодняшний день автоматизированные системы бронирования мест в гостиницах в различных государствах.

Гостиница может получать запросы на бронирование из раз личных источников. Существуют следующие способы резервиро вания мест в гостиницах:

Факс

Большая часть бронирования, осуществляемая непосредствен но в гостинице, осуществляется по заявкам, приходящим по фак су. Факсы, содержащие запрос о бронировании номера, обычно приходят от компаний или турфирм, которые сотрудничают с данной гостиницей. Таким образом, факсы отпечатаны или напи саны на фирменных бланках компании, на которых указаны рек визиты компании - название, контактный телефон и факс, адрес, от кого исходит заявка. Это необходимо особенно для тех компаний, с которыми у гостиницы заключены договоры на более низ кие цены обслуживания. Только запрос на фирменном бланке может служить основанием для подтверждения контрактной цены на комнату. В запросе, кроме просьбы забронировать номер для ука занного человека на указанные даты, должна также присутство вать информация о методе оплаты и, если есть, прочие пожела ния.

В зависимости от наличия свободных мест гостиница делает бронирование и посылает подтверждение о бронировании, содер жащее информацию об имени гостя; датах проживания; типе но мера; цене; услугах, включенных в стоимость номера; дополни тельных услугах, которые могут быть забронированы заранее (например, встреча гостей в аэропорту) и о номере подтвержде ния. Подтверждение необходимо для того, чтобы гостиница всегда могла доказать, что заказчик был информирован и получил всю необходимую информацию, касающуюся бронирования.

Все отработанные факсы потом хранятся, для того чтобы из бежать возможных проблем, связанных с проживанием гостей в прошлом, для уточнения каких-либо деталей.

Если же бронирование невозможно по тем или иным причи нам, то в таком случае агент посылает официальный отказ, со держащий извинения, причину отказа и выражающий надежду на дальнейшее сотрудничество.

Телефон

Бронирования, сделанные по телефону, в основном исходят от частных лиц. Такие бронирования достаточно редки, но, тем не менее, они имеют место. В этом случае, если бронирование воз можно, то оно осуществляется по общей схеме. В этом случае за казчику называется номер подтверждения.

Центральная система бронирования

Присоединенная сеть бронирования.

Присоединенная сеть бронирования - это система бронирования гостиничной цепи, в которую включены все гостиницы цепи. Гостиницы цепи связывают свои базы данных для оптимизации процесса бронирования и уменьшения общих системных расходов. Большим плюсом присоединенной цепи является тот факт, что бронирование номера может быть сделано из любой гостиницы в других гостиницах, расположенных в других городах и странах. Это особенно важно для крупных гостиничных цепей, гостиницы которых находятся по всему миру.

Бронирования часто переходят из одной гостиницы в другую через автоматизированную сеть бронирования. Если одна гостини ца полностью забронирована, то после уведомления заказчика это бронирование может быть переведено в другую гостиницу этой же цепочки, находящейся в этой же географической местности.

Примерами таких систем являются: Holidex , которая принадлежит цепи Holiday ; Roomfinder , используемая в гостиничной це пи Ramada ; Marsha , применяемая в гостиницах Marriott ; Crestar - в гостиницах Crest Hotel International .

Такая система бронирования значительно повышает загрузку не только в данной гостинице, но и в остальных гостиницах цепи (около 33% средней ежегодной загрузки гостиниц компании Holiday обеспечивается системой Holidex , через систему Crestar проходит 15% всех заказов на места в гостиницах компании Crest ). В целом выигрывает вся цепь. Также это позволяет де литься всей статистической информацией, которая необходима для планирования дальнейшей деятельности по увеличению продаж.

Неприсоединенная система бронирования.

Неприсоединенная система бронирования позволяет соединять независимые гостиницы и гостиницы, не включенные в цепь. Эта система позволяет независимым гостиницам использовать многие преимущества присоединенных систем бронирования.

Наиболее крупные гостиницы заключают контракты с двумя или более Центрами систем бронирования. Такие Центры работа ют 24 часа в сутки. В периоды наибольшей загрузки для обработ ки поступающей информации центры могут нанимать дополни тельный штат работников. Центры систем бронирования обмени ваются информацией о загрузке гостиниц друг с другом и с гостиницами.

Системы центрального бронирования можно подразделить на:

Глобальные компьютерные системы бронирования, принадле жащие авиакомпаниям ( AMADEUS , SABRE , GALILEO , WORLDSPAN и др.).

Компьютерные системы бронирования, принадлежащие неза висимым консорциумам ( UTELL , SRS ( Steiagerberger Reservation Service ), FIDELIO ).

С помощью автоматизированных систем управления (PMS) гостинице гораздо проще принимать заявки, хранить их и при необходимости находить сведения о резервировании номеров, о постоянных клиентах, требованиях и счетах гостей. Система позволяет легко получить список прибывающих в тот или иной день гостей. Важной частью автоматизированной системы управления являются файлы стойки резервирования, дающие помощнику администратора, ответственного за это направление работы, доступ к информации о количестве незабронированных номеров и их характеристиках: вид из окна, цена и т.д. До введения этой системы служащему, занимающемуся резервированием, было значительно труднее собирать эту информацию и пользоваться ей.

Автоматизированная система управления состоит из набора компьютерных программ, с помощью которых можно собирать и использовать информацию, актуальную для работы офисов управления и поддержки. Четыре программы из этого набора особенно важны, потому что обеспечивают администраторов необходимой информацией.
* Управление службой резервирования.
* Управление обслуживанием номеров.
* Управление расчетами с гостями.
* Общие вопросы управления гостиницей.
Компонент системы PMS, обеспечивающий службу резервирования, позволяет
работникам этой службы быстро получать запросы на резервирование, подтверждения на уже оформленную бронь и всегда иметь четкую картину расчетной заполняемости гостиницы на каждый день, собирая воедино информацию о резервировании, произведенном непосредственно в офисе и по централизованной телефонной системе резервирования. Предлагаемое программное обеспечение позволяет работать по следующим направлениям:

• резервирование;
• офис главного администратора;
• оформление коллективных счетов;
• сведения о постоянных клиентах;
• текстовый редактор отчетов;
• счета за услуги агентств по организации поездок;
• оформление туров;
• административно-хозяйственные вопросы;
• управление доходами;
• создание комплексных планов; пакеты для оптовиков;
• интерфейс дистанционных расчетов по компьютеру;
интерфейс заказа демонстрации кинофильмов в номере;
• интерфейс по точкам продаж;
• экологический контроль;
• централизованное резервирование;
• основная бухгалтерская книга;
• кредиторская задолженность;
• счета владельцев кондоминиумов;
• управление ассоциациями;
• арендная плата за долгосрочную сдачу номеров;
• арендная плата за таймшеры.

Автоматизированная система управления компании Marriott Hotels построена на основе IBM 173 RISC System / 6000. Она объединяет 250 гостиниц, разбросанных по всему миру. При создании этой сети сделана попытка интегрировать в одной базе данных все актуальные вопросы: продажи, снабжение, кадры, бухгалтерию, администрацию.

Компания Holiday Inn Worldwide, включающая 1600 гостиниц, потратила около 60 млн долл. на внедрение автоматизированной системы управления во всех своих отделениях. В эту сумму входят затраты на установку и обслуживание системы Encore PMS во всех отделениях и распространение на них системы Holiday Inn Reservation Optimization, бесплатное пользование этими системами служащими (для работы и обучения) всех гостиниц. Она способствует оптимизации прибыли для гостиниц и максимизации удобств для клиентов. Основные преимущества систем Holiday Inn Reservation Optimization (HIRO) и Encore — обеспечение двустороннего интерфейса с системой резервирования Holidex (The Holiday Corporal ion's Reservation System) и автоматизация и значительное упрощение работы стойки администратора. Система HIRO, по слонам руководства компании Holiday, является первой автоматизированной оптимизационной системой, фиксирующей срок проживания, интегрированной с централизованной системой резервирования. До 1993 г. эффективность работы и систем централизованного резервирования, и систем управления оставляла желать лучшего. Например, наиболее ценная информация по самым актуальным вопросам функционирования гостиницы не всегда была доступна тем, кто мог ею воспользоваться с наибольшей пользой. Слишком часто в агентствах по организации поездок не могли сразу сказать, основываясь на данных, получаемых через терминалы, будет ли обеспечено определенное количество мест в тех или иных гостиницах и за какую цену.

А пока гостиничные корпорации, образно говоря, въезжают в рай, пользуясь системой резервирования, разрабатываемой авиакомпаниями для собственных целей. Две главные компьютерные сети, созданные авиакомпаниями Sabre (American Airlines) и Apollo (United Airlines, USAir, Air Canada и рядом европейских авиалиний), позволяют уже сейчас иметь эффективные системы резервирования, использование которых облегчает жизнь агентствам по организации поездок, когда они продают билеты на международные рейсы.

Еще одним примером международной централизованной системы резервирования является Covla. Это один из вариантов системы, известной американским агентствам по организации поездок под именем Apollo. Она позволяет агентствам резервировать места в гостиницах по всему миру, так как этой системой пользуются такие гостиничные сети, как Ritz-Carlton, Swissotel, Pan Pacific.

Читайте также: