Автоматизация процессов делопроизводства кратко

Обновлено: 05.07.2024

Защита от потери документов и несанкционированного доступа к ним. Все документы хранятся в электронном хранилище, к которому пользователи имеют определенный доступ только в рамках разрешенных прав на доступ, поэтому уничтожение файлов непосредственно в системе — невозможно. Для карточек и файлов документов после этапа регистрации — запрещено изменение, что гарантирует сохранение содержимого этих данных в системе в неизменном виде.
Повышение исполнительской дисциплины за счет механизмов контроля исполнения поручений.
Быстрый поиск документов. В систему встроены механизмы полнотекстового поиска и поиска по реквизитам, поиск по штрихкоду. Также в системе есть возможность указывать место хранения бумажного экземпляра документа, что упрощает поиск не только документов в системе, но и поиск бумажного экземпляра.
Сокращение времени на подготовку документов внутри организации. Достигается за счет прохождения всех этапов обработки документов (с момента их создания или получения до отправки на хранение или уничтожение) в электронном виде по заранее настроенным маршрутам.
Повышение качества внутренней документации за счет использования готовых шаблонов.
Экономия ресурсов на печать документов (рабочее время, бумага и амортизация оборудования).

Важно понимать, что достижение указанных целей возможно, при качественной подготовке процессов работы с документами к их автоматизации.

Кроме того, на эффективность внедрения влияет полнота автоматизируемых процессов: урезанный, неполный проект автоматизации не решит проблем организации, которые заставили его обратиться к системе электронного документооборота.

А вы готовы автоматизировать делопроизводство? Свяжитесь с нами и мы ответим на все интересующие вас вопросы!

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. Кроме того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия

Работа с документами в организации: основные понятия и нормативно-методические документы

Делопроизводство как система правил и технологий работы с документами охватывает процессы подготовки документов (документирование) и организацию работы с документами (хранение, использование, движение) вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.

Важнейшим технологическим процессом работы с документами в организации является документооборот - движение документов с момента их создания или получения и до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Под документооборотом понимаются следующие процессы: регистрация документов, организация и контроль их рассмотрения и исполнения.

Предполагается, что вопросами координации, контроля и реализации делопроизводственных процессов в организации занимается специальная служба документационного обеспечения управления (управление делами, канцелярия, секретариат и т д.).

Основными нормативными документами, регулирующими документационное обеспечение управления в Российской Федерации, сегодня являются:

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", описывающий систему понятий в области делопроизводства и архивного дела;

"Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", , которая устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

В настоящее время подготовлен проект Федерального закона "О документационном обеспечении управленческой деятельности" , (см. ).

Электронный документооборот предполагает движение документов в электронной форме. В Федеральном законе "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ определены правовые условия использования электронной цифровой подписи, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

"Электронная революция" в работе с документами

До недавнего времени содержательная работа с документами была в значительной степени отделена от делопроизводства как технологической деятельности по изготовлению, учету, перемещению, контролю и поиску документов. Делопроизводством занимался специально выделенный персонал секретариатов и канцелярий. В результате системы автоматизации делопроизводства, как правило, рассматривались именно как системы автоматизации деятельности этого технологического персонала.

Однако в последнее десятилетие офисная автоматизация привела к революционным изменениям в области работы с документами. Теперь вместо секретарей-машинисток документы изготавливают сами их авторы - с помощью персональных компьютеров, а нескольких нажатий клавиш компьютера достаточно для пересылки созданного документа по компьютерной сети - в соседнюю комнату или на другой континент. Таким образом, лица, принимающие решения, стали непосредственными участниками технологий делопроизводства и документооборота, начиная с момента создания документа и вплоть до контроля его исполнения и работы с документальным архивом. В этой связи требует пересмотра сложившийся стереотип отношения к системам документационного управления как к средству повышения эффективности труда делопроизводственного персонала. Теперь система электронного документооборота - ключевой инструмент непосредственной деятельности лиц, принимающих решения, - руководителей.

Как автоматизировать делопроизводство

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от приобретения отдельных частных технологий до готовых комплексных систем. Подход компании "Электронные офисные системы ", реализованный в популярной системе "Дело", состоит в том, что новая технология должна быть преемственна традиционной культуре управления, существующей нормативной базе и сложившейся технологии работы с бумажными документами.

Дело в том, что западные традиции связаны с персональной ответственностью менеджера за документ и его исполнение (характерно, что в английском языке отсутствует само слово "документооборот"). Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с документами (так называемых системах управления документами), являлась систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению). Именно исходя из этой традиции, и сформировалась концепция западных систем управления электронными документами, а потому неудивительно, что до сих пор многие из них переводятся у нас своеобразным словосочетанием "электронный архив".

Отечественная же традиция предполагает обязательную регистрацию каждого документа уже с момента его появления в организации, а также регламентированный (и контролируемый) документооборот еще до завершения исполнения документа. Сама идея подобного учета и регламентации движения документов вполне адекватна современным мировым тенденциям организации управления с использованием компьютерных сетей. Однако технологии "документооборота" ( workflow ), встроенные в западные системы управления документами, как правило, носят весьма общий характер и ни в коей мере не учитывают сложившуюся в течение столетий и детально проработанную отечественную управленческую практику.

Из этого следует, что непосредственное использование западных готовых систем для комплексной автоматизации российского делопроизводства невозможно. Не случайно, что все ведущие отечественные разработчики создают собственные системы автоматизации делопроизводства и документооборота, в том числе с использованием западных технологий и программных компонентов.

Традиционные функции системы автоматизации делопроизводства

Традиционные функции, составляющие содержание российского делопроизводства и бумажного документооборота, известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив.

Первоначально, в середине 1990-х годов, система "Дело" была сфокусирована именно на автоматизации традиционного делопроизводства как реально существующей технологии учета и управления движением преимущественно бумажных документов. Дальнейший опыт показал, несмотря на изначальное наличие в системе целого ряда функций "электронного документооборота" (работа с файлами электронных документов и электронной почтой, сканирование, полнотекстовый поиск, Web -доступ и др.), что эти функции долгое время не были востребованы большей частью заказчиков.

Автоматизация традиционного делопроизводства позволила решить целый ряд важнейших проблем контроля за документационной деятельностью предприятия и его подразделений. Однако сегодня для создания современной системы автоматизации работы с документами совершенно недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются уже не технические учетно-контрольные функции, а целый ряд проблем работы с собственно электронными документами.

Новые функции систем электронного документооборота

По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций, важнейшие из которых перечислены ниже.

Прием электронных документов

Система автоматизации делопроизводства, ориентированная только на бумажный документооборот, может ограничиваться работой со структурированной информацией о документе и его реквизитах - так называемой регистрационной карточкой. Система электронного документооборота должна обеспечивать также полноценную работу с самими документами в электронной форме. В системе "Дело", в частности, с регистрационной карточкой может быть связано произвольное количество файлов, представляющих собственно электронный документ.

Система электронного документооборота должна обеспечить необходимый сервис для включения в нее документов из различных источников и устройств, в том числе поступивших по электронной почте, линиям факсимильной связи или на бумажных носителях. Если же документы формируются непосредственно на рабочих местах пользователей системы электронного документооборота, то она должна обеспечить автоматизированное формирование шаблонов типовых документов в стандартных офисных приложениях (например, в MS Word или Excel ) с последующей автоматической регистрацией таких документов.

Хранение электронных документов

Именно это функция является ключевой для большинства зарубежных систем управления документами ( DMS - Document Management System ).

(Система "Дело ", в частности, располагая собственным хранилищем имеет возможность работать и с документами, хранимыми в системах управления документами, поддерживающими стандарт ODMA: Open Document Management API - стандартизованный программный интерфейс к системам управления документами, предназначенный для взаимодействия систем управления документами между собой и прикладными системами. В настоящее время ODMA поддерживается практически всеми ведущими мировыми поставщиками систем управления документами.)

Для целей традиционного делопроизводства достаточно хранить описание документа в виде набора вполне определенных, необходимых для целей делопроизводственного учета и контроля реквизитов (исходящий и входящий номера, наименование, кто подписал, резолюции, сроки исполнения и т.д.). Система же электронного документооборота предназначена для более широкого круга пользователей, включая и тех, кто предметно работает с документами. Поэтому, помимо традиционных учетно-контрольных реквизитов, она должна предоставить дополнительную возможность хранения и обработки, специфических для каждого вида документов реквизитов.

Скажем, в числе реквизитов кадрового приказа могут быть данные о работнике и занимаемой им должности, а в числе реквизитов договора - его номер, наименование, сроки и суммы платежей по этапам. Без выделения подобных реквизитов использование системы электронного документооборота для содержательной работы с документами в функциональных подразделениях, связанных с конкретными видами деятельности, будет неэффективным или же совсем невозможным и ненужным.

Управление движением документов

Аутентификация пользователей и разделение прав доступа

В бумажном документообороте разделение прав доступа обеспечивается за счет передачи бумажных документов только лицам, указанным в соответствующих резолюциях, или их доверенным представителям (секретарям, помощникам и т.д. в соответствии с их ролевыми функциями в процессе документооборота). Аутентификация в бумажном документообороте осуществляется за счет подписей (виз) и печатей (бланков).

В системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота подобное разделение прав доступа должно поддерживаться как на уровне регистрационных карточек, так и на уровне электронных документов. (Следует заметить, что в обычных системах управления документами права доступа никак не связаны с маршрутами движения документов.) При переходе к электронному документообороту посредником между участниками процесса обработки документов становится система автоматизации, которая должна идентифицировать пользователя - участника процесса, а также предоставить ему возможность проставления аналога подписи (цифровая подпись) или аналога печати (цифровая подпись пользователя, выполняющего роль хранителя гербовой печати и бланков организации).

Электронный документооборот и новые управленческие схемы

В качестве преимущества западных управленческих схем часто отмечают высокий уровень делегирования полномочий и, соответственно, "горизонтального" документооборота, например, документооборота непосредственно между работниками различных подразделений, минуя их руководителей.

Действительно, в традиционной отечественной практике документы перемещаются от работника одного подразделения к работнику другого подразделения, как правило, через руководителей этих подразделений, а руководитель, например, организации, не может непосредственно адресовать документ исполнителю, то есть "через голову" вышестоящих руководителей этого работника. При бумажном документообороте подобная схема прохождения документов "через руководителей" позволяет им контролировать деятельность своих подразделений и исполнителей.

Однако совершенно неверно из этого делать вывод, что система электронного документооборота, позволяющая решать задачу "вертикального" документооборота, не способна осуществлять "горизонтальный" документооборот. Напротив, именно сочетание "горизонтального" и "вертикального" документооборота позволяет создать действительно эффективную систему документационного управления. В частности, "разрешив" прямую адресацию документов и поручений непосредственным исполнителям, всегда можно обеспечить электронное "извещение" заинтересованных руководителей о документах, поступивших на исполнение во вверенные им подразделения.

Огромный управленческий эффект в самой ближайшей перспективе сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую можно с точки зрения документооборота рассматривать как один единый виртуальный офис. Огромные преимущества этой схемы: однократная регистрация любого документа, возможность адресации документов непосредственно конкретным исполнителям независимо от их территориального расположения и должностной иерархии; "прозрачность" прохождения и исполнения документов во всей территориально-распределенной системе управления.

Электронный и бумажный документооборот в одной системе

В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот продолжает, и в обозримом будущем будет продолжать оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом.

В общем случае один и тот же документ может в течение всего своего жизненного цикла существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно могут существовать бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Таким образом, разделение контроля за бумажными и электронными документами вносит путаницу и в конечном счете приводит к потери контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь - естественным образом, в рамках единой системы, обеспечить контроль за всеми "ипостасями" документа.

Составляющие экономического эффекта

Эффект от использования систем электронного документооборота включает:

эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшения зависимости от индивидуального технологического опыта персонала;

Попробуем обосновать этот с первого взгляда небесспорный тезис, для чего обратимся к истории. Вспомним, уже к началу восьмидесятых годов практически все союзные министерства, крупные заводы, организации имели свои вычислительные центры, в просторных залах которых поминутно сбоили и отказывали разнотипные ЕС-ы и СМ-ы. Позже им на смену стали приходить персональные компьютеры – Искры, Роботроны и, наконец, РС. Но какое бы оборудование там ни стояло, все эти центры объединяло одно: многочисленные группы программистов упорно трудились над созданием для своих предприятий систем с одинаковым загадочным именем АСКИД. А расшифровывалось оно так: Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документов. То есть уже тогда все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства.

Но вот незадача, – деньги на разработку тратились, более того, системы создавались, но как только дело доходило до реальной эксплуатации, они тихо умирали, став объектом саботажа со стороны рядовых чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять системе информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система оперативно оповещала о его нерасторопности как исполнителя. Ну как тут не обидеться на автоматизацию?

Подобное, кстати, творилось и на производстве, где слесарь шестого разряда, орденоносец и бессменный победитель социалистического соревнования, люто обижался на станок с числовым программным управлением за то, что тот легко вытачивает сверхсложную деталь, да при этом еще и управляется выпускником ПТУ. А поскольку в то время рабочих и служащих обижать было нельзя (профсоюз не позволял), то оплаченные валютой станки с ЧПУ гнили на заводских дворах, а руководители и управленцы всех рангов оставались заложниками своих, подчас недобросовестных, подчиненных.

Конечно, помимо субъективных, существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации между компьютерами – на магнитных носителях, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.

Мало что в этом смысле изменилось и сегодня. Происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, в любой момент их можно объединить в локальную или корпоративную сеть, что обеспечит полную технологическую поддержку электронного документооборота, а дальше использования Pentium'ов для подготовки документа в редакторе WinWord с последующей его распечаткой на лазерном принтере дело не идет.

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. В этом контексте нелишне вспомнить о результатах, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами. По мнению компании DELPHI около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно.

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения приведем еще несколько цифр: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, ВЫВОД ПЕРВЫЙ. Автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.

Почему отечественные системы автоматизации делопроизводства лучше зарубежных?

Теперь, когда решающий вывод сделан, необходимость автоматизации делопроизводства не вызывает сомнений, пора задуматься о выборе программных средств, способных оправдать чаяния Руководителя нового типа. И сразу встает вопрос, на какой системе остановиться: на зарубежной или отечественной?

На первый взгляд ответ очевиден, – на Западе к пониманию этой проблемы пришли давно (даже не поленились провести исследования), системы автоматизации делопроизводства прошли апробацию временем и можно смело закупать, скажем, систему Staffware или Lotus Notes. И спустя пару месяцев понять, что это действительно очень хорошие системы, но только они не очень стыкуются с нашими отечественными реалиями. И что в России делопроизводство – это понятие национальное.

Говоря по научному, документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ в идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. Надо сказать, что в двадцатые годы нашего столетия при разработке ГОСТов, регламентирующих порядок составления и рассмотрения документов, была сделана попытка перейти на западную модель. Но Генеральный Секретарь партии тотчас углядел в этом угрозу децентрализации власти и отправил реформаторов в места не столь отдаленные. Да и сейчас, когда Президент сменил Генерального Секретаря, Россия остается страной с ярко выраженной исполнительской вертикалью, и каких-либо изменений в обозримом будущем не предвидится.

Другой уникальной особенностью российского делопроизводства со времен того же Петра Великого является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило. В отечественном документообороте и по сей день существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами.

Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения документ находится, не интересуясь при этом содержанием работ.

Такого практически нет ни в одной другой стране мира. Чем это объясняется, сказать трудно. Скорее всего, ответ опять кроется в загадочности русской души. Но что доподлинно известно, так это то, что вышеупомянутый эксперимент двадцатых годов, кроме всего прочего, не предусматривал и ведения регистрационных журналов. Результат не замедлил сказаться, – Наркомфин первым пал жертвой возникших в результате бесконтрольности неразберихи и злоупотреблений. Может быть, развал другого ведомства остался бы незамеченным, но дело касалось народных денег, и выводы были сделаны незамедлительно (нетрудно догадаться какие).

И еще один довод в пользу отечественных систем. Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом, отменять который никто не собирается. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Естественно, российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают. Во всяком случае, обязаны учитывать.

Что должна уметь делать система автоматизации делопроизводства?

Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документооборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделений, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь право объединяться в локальную вычислительную сеть. Заметим, что это наиболее эффективный вариант функционирования системы. Именно в сети вся информация о продвижении регистрационных карточек документов, электронные копии самих документов стекаются на один специальный компьютер – сервер, что и позволяет достичь того централизованного контроля, о котором уже говорилось.
Во-вторых, та часть системы, которая устанавливается на компьютерах работников подразделений, должна работать под управлением операционной системы Windows. Это следует хотя бы из того, что большинство внутренних документов подготавливается в среде редактора WinWord, и данное требование обеспечит программную совместимость системы автоматизации делопроизводства и редактора.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Более того, система имеет ряд уникальных возможностей, на которых стоит остановиться подробнее.

Система настраивается на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии.

Если же в организационной структуре предприятия, в его штатном расписании, правилах доступа и работы с документами происходят изменения, то система легко перенастраивается на новые реалии.

Настройка системы происходит следующим образом. На первом этапе создается ряд картотек, которые являются прямым электронным аналогом шкафа с выдвигающимися ящичками, заполненными регистрационно-контрольными карточками. Одна из них – централизованная, с которой могут работать все подразделения предприятия. Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то при каждом таком подразделении создается своя собственная картотека. Таким образом, если над исполнением документа работают в нескольких подразделениях, то и карточка документа будет одновременно находиться в картотеках этих подразделений. Далее, в каждой картотеке в соответствии с правилами документооборота может быть определено произвольное количество так называемых кабинетов. К карточкам, попавшим в тот или иной кабинет, имеет доступ строго определенный круг должностных лиц – владельцев кабинета. Тем самым регламентируются доступ к работе с теми или иными документами.

Если же таких папок не было, то, несомненно, их стоит завести.

На втором этапе настройки устанавливаются правила доступа должностных лиц к тем или иным документам.

Во-первых, право доступа к документам ограничивается принадлежностью к тому или иному кабинету. Однако нет правил без исключений. Отдельным лицам может быть предоставлена возможность входа в несколько кабинетов или даже в любой кабинет (руководству, например). Таким образом, достигается оперативный контроль исполнения документов.

Во-вторых, может быть ограничен доступ некоторых владельцев кабинета к одной или нескольким папкам.

В-третьих, документы могут иметь различные грифы доступа. Право работы должностного лица с документами под тем или иным грифом также фиксируется системой.

На третьем этапе систему настраивают на ту номенклатуру дел, правила деления документов на группы и присвоения им регистрационных номеров, которые уже сложились на предприятии.

Установка ссылок между документами.

Мультимедийность и открытость системы.

Поддержка системой неформальных правил.

Ольга Савко

Начальник группы телемаркетинга

Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

Акция

Переход на отечественную АИС МФЦ

Акция

Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

Работа каждой компании сопряжена с большими объемами документов — договоров, соглашений, писем, счетов-фактур, актов. Для оперативного согласования, надежного хранения, контроля согласования и подписания организации внедряют ЭДО и автоматизируют операции с документами. Расскажем, зачем нужна трансформация рабочих процессов и как выбрать способ автоматизации.

Настройте бизнес-процессы, сократите издержки на документооборот и укрепите свои позиции на рынке с Диадоком

Что такое автоматизация документооборота

Автоматизация документооборота — это внедрение в структуру компании системы, которая упрощает бизнес-процессы. Работа с документами ускоряется и требует меньшего участия сотрудников. В первую очередь это предполагает переход на электронный документооборот (ЭДО) и упрощение каждого этапа делопроизводства.

Такие системы повышают производительность работы, так как позволяют:

получать и отправлять документы онлайн,
согласовывать, оперативно подписывать закрывающие и другие документы с контрагентами,
настроить удаленный доступ,
надежно хранить файлы в электронном архиве,
фиксировать историю действий,
контролировать этапы исполнения,
выстроить понятный документооборот между сотрудниками, отделами,
снизить число ошибок за счет автоматизации процессов: автоматического заполнения форм, формирования документов на основе шаблонов, автоподписания,
безопасно передавать данные по зашифрованным каналам телекоммуникационной связи;
создать единую базу, что исключит дублирование, а поиск нужных файлов будет занимать минимум времени,
разграничить права доступа сотрудников к информации,
обеспечить конфиденциальность.

Системы для автоматизации документооборота помогают настроить управление потоками, выстроить стандартные действия, создать маршруты движения документов. Оптимизация бизнес-процессов избавляет от недочетов, слабых мест в схеме документооборота организации.

Документы при обмене в системах ЭДО не надо дублировать на бумаге. Они получают юридическую значимость за счет применения электронных подписей. Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной, поэтому:

электронные документы принимаются госорганами, судами;
для обмена с контрагентами не нужны дополнительные соглашения.

Переходите на цифровые технологии — автоматизируйте обмен документами и их обработку в Диадоке

Автоматизация документооборота часто включает в себя интеграцию сервиса ЭДО с другими системами управления предприятием. Управление документацией становится эффективным на протяжении всего ее жизненного цикла. Отладка бизнес-процессов сэкономит время сотрудников на такие рутинные задачи, как поиск данных в разрозненных базах, восстановление утраченной документации, распечатку, отправку бумажных документов.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

С развитием компании растут и объемы документооборота. Стихийная организация делопроизводства, сложные и длинные цепочки согласования, разрозненность данных, отсутствие прямой коммуникации между отделами серьезно влияют на качество работы и производительность сотрудников. Это помеха в достижении конкурентоспособности, нужных экономических показателей.

В связи с этим в организации могут возникнуть следующие проблемы:

разлаженность в работе структурных подразделений,
отсутствие целостной картины состояния дел,
снижение производительности труда,
большие траты времени сотрудников на распечатку, сбор подписей, подготовку к отправке контрагенту, распределение входящих документов, сканирование, занесение в учетную систему, архивирование документов,
неструктурированное хранение данных, которое затрудняет поиск и приводит к дублированию или потере документов.

Также нарушается конфиденциальность, растут расходы на печать, бумагу, содержание архива, замедляется взаимодействие внутри компании и с контрагентами. Длительный процесс подписания, ошибки при оформлении договоров и актов, утеря документации ухудшают репутацию предприятия. Это приводит к снижению конкурентоспособности.

Электронный документооборот закроет эти уязвимости и поможет эффективно управлять потоками документов. Причем эти механизмы полезны как для крупных предприятий, так и для малых организаций. Автоматизация документооборота:

Избавляет от издержек бумажного делопроизводства. С системой ЭДО не нужно распечатывать, отправлять бумажные документы, вручную вводить данные в учетную программу. Ручной труд и человеческий фактор сводятся к минимуму, снижаются финансовые расходы на бумагу, печать и отправку, временной ресурс сотрудников освобождается для выполнения серьезных задач. Исчезает потребность в помещении для архива бумажной документации.
Ускоряет бизнес-процессы. Передача документов между согласующими происходит в один клик. В считанные минуты акты, счета, соглашения отправляются и контрагентам.
Структурирует данные. В системе ведется автоматический учет каждого файла и действий с ним, а также история исполнения задач. Документы хранятся в едином электронном архиве с понятной логической структурой. Файлы надежно защищены, а поиск требуемых занимает минимум времени.

При автоматизации документооборота структурные подразделения взаимодействуют слаженно, информация защищена, а риск ошибок сводится к нулю. Регламентация бизнес-процессов повышает производительность и выводит компанию на более высокий уровень.

Подключитесь к Диадоку и забудьте о сложностях в документообороте

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Классификация систем автоматизации электронного документооборота весьма условная. В зависимости от их возможностей выделяют группы:

По другим критериям выделяют клиент-серверные системы, интегрированные с базами данных, веб-решения и облачные сервисы. Кроме того, системы могут ориентироваться на внутренний документооборот (СЭД — системы электронного документооборота) и на внешний (системы ЭДО). Для выбора конкретного решения следует опираться на стоящие перед бизнесом задачи.

Узнайте больше о возможностях ЭДО в Диадоке. Наши специалисты подберут решение под особенности бизнес-процессов в вашей компании

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

IT-разработчики предлагают разные решения по автоматизации документооборота предприятий. Для обоснованного выбора программного обеспечения важно обратить внимание на следующие критерии:

Технические возможности системы, в том числе допустимое количество документов и пользователей, доступный объем хранения данных, возможность интеграции с учетной системой, наличие роуминга с другими операторами и удаленного (мобильного) доступа.
Дополнительный функционал, например маршруты согласования, шаблоны, массовые действия над документами, ограничение доступа.
Возможность масштабирования, что особенно востребовано для развивающегося бизнеса.
Уровень техподдержки и безопасность сервиса, в частности, скорость восстановления доступа при сбое и резервное копирование файлов.
Удобство пользования, включая интуитивно понятный интерфейс и логично выстроенное меню.
Стоимость решения, а также техподдержки, внедрения и настройки системы, оборудования, обновлений.

В Диадоке документы хранятся без ограничений по объему и сроку. Подключить к ящику организации можно сколько угодно пользователей и организовать работу в веб-версии или вашей учетной системе. Чтобы узнать больше, оставьте заявку

Прежде чем делать выбор, важно тщательно изучить делопроизводство в компании. Специалисты системы ЭДО попросят вас рассказать больше о том, как устроены бизнес-процессы и какие задачи хотите решить. С учетом этого вам могут предложить готовое или индивидуальное решение с подходящим функционалом. При возможности стоит проверить работу сервиса с помощью демоверсии.

Также важно подготовить к изменениям сотрудников организации. Необходимо рассказать, что они получат от автоматизации документооборота, а также провести обучение.

Готовые решения

Для упрощения документооборота и автоматизации делопроизводства необязательно внедрять систему с персональными настройками. Современные сервисы автоматизации документооборота способны подстраиваться под требования, адаптироваться под нужды компании. Рассмотрим, какие готовые решения для достижения бизнес-целей предлагает сервис для обмена юридически значимыми документами Контур.Диадок.

Для автоматизации делопроизводства Диадок предлагает два центральных направления. Первое — встраивание сервиса в используемую учетную систему. Интеграционных решений несколько:

Модуль для 1С. Встраивание ЭДО в учетную систему 1С позволит упростить работу бухгалтерии и других отделов с большим документооборотом. Действия с документами (отправка, получение, подписание) ведутся в модуле, в привычном интерфейсе 1С. При этом некоторые операции могут выполняться автоматически.

Модуль избавляет от ручного ввода данных и ошибок, автоматически перенося сведения из электронных документов в учетную систему, минимизирует расхождения с контрагентами.

Диадок.Коннектор. Облачное решение позволяет интегрировать сервис ЭДО с любой информационной системой, включая собственные решения. Для работы не понадобится заходить в веб-версию Диадока — при получении, отправке, выгрузке документов сервис обращается к источнику файлов на компьютере или сервере.

Коннектор оптимален для обработки больших объемов документооборота, поскольку операции с документами могут происходить автоматически. Возможны и массовые действия, в том числе аннулирование и распределение по подразделениям. Пакет документов из формата системы СБИС можно преобразовать в нужный формат для отправки через Диадок.

API Диадока. Ключ API позволит создать персональное интеграционное решение, с которым операции с файлами будут доступны из учетной системы компании. При этом после интеграции в системе появится необходимая функциональность Диадока: создание документов в утвержденном ФНС xml-формате, отправка, получение, согласование и автоматическое подписание. Также появятся функции смены статусов, поиска нужных файлов, работы со списком контрагентов.

Для вашей учетной системы специалисты Диадока предложат подходящий вариант интеграции

Второе направление для автоматизации документооборота в Диадоке — дополнительные опции. С ними число ручных операций уменьшается, а обработка файлов ускоряется. В качестве дополнительных продуктов Диадок предлагает:

Расскажем обо всех функциональностях Диадока для автоматизации вашего бизнеса

Некоторые дополнительные опции Диадока касаются работы самого сервиса. Так, для повышения уровня безопасности можно открыть доступ к электронным документам только с конкретных IP-адресов. Также с Диадоком можно заключить соглашение об уровне сервиса Service Level Agreement (SLA). В таком случае гарантированы 99 % доступности сервиса в год и оперативность решения обращений по ВИП-линии техподдержки.

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Работу сервиса для автоматизации документооборота оценивают по нескольким критериям: зрелость, масштабируемость, степень защиты данных, возможность разграничения прав, уровень техподдержки.

В любом случае автоматизация делопроизводства поможет компании:

упростить бизнес-процессы, автоматизировать операции с файлами,
ускорить обработку больших массивов данных,
своевременно передавать документы контрагентам,
снизить трудозатраты, освободить время сотрудников для более актуальных задач,
минимизировать человеческий фактор, как следствие, улучшить репутацию и повысить лояльности клиентов,
экономить на печати, почтовых и курьерских услугах, содержании архива,
оперативно представлять документы в контролирующие органы благодаря быстрому поиску нужных файлов в едином архиве и их моментальной выгрузке,
отслеживать документооборот — контролировать действия, исполнение, сроки,
получать доступ к файлам из любого места и в удобное время.

Кроме того, автоматизация процессов улучшает взаимодействие между подразделениями компании, повышает корпоративное сознание за счет того, что сотрудники вовлечены в единую систему.

Электронный документооборот — не только возможность трансформировать и ускорить бизнес-процессы. Автоматизация делопроизводства необходима для повышения конкурентоспособности на рынке, сохранения и роста лояльности клиентов. Если у вас остались вопросы, свяжитесь с нами. Эксперты Диадока разъяснят нюансы перехода на ЭДО, найдут решение для вашей компании и помогут с покупкой лицензии.

Читайте также: