Языковые помехи в документах доклад

Обновлено: 08.07.2024

Название работы: Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки

Предметная область: Архивоведение и делопроизводство

Описание: Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции К сожалению составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Структурные ошибки. Синтаксические ошибки.

Дата добавления: 2015-03-17

Размер файла: 38.17 KB

Работу скачали: 43 чел.

Язык и стиль деловой документации: общая характеристика, основные требования, типичные ошибки.

К языковым средствам и стилю изложения информации в деловом письме предъявляются следующие стандартные требования:

точность изложения информации,
стандартизация и унификация языковых и текстовых средств,
нейтральный тон изложения,
официальность и строгость языка и стиля делового письма (максимально строгое и сдержанное изложение информации, что в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств),
лаконичность (письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится),
полнота информации (документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию),
ясность,
однозначность используемых слов и терминов,
логичность,
объективность,
текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Язык официальных документов это набор клише, штампов, стандартов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма.

Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Их можно подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

- Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.

- Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов.

- Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте.

Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

- Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных.

Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательных в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

- Неправильное использование слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное использование иностранных слов.

Заимствование иностранных слов закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающее данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы, возникающие в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе внимание.

- Ошибки в употреблении слов-синонимов. Ошибки в употреблении слов- синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть синонимично другому только в одном из своих значений.

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина возникновения технических помех небрежность при составлении делового письма.

Использование слов в деловом языке должно регламентироваться теми же нормами, что и в литературном языке. Слово должно употребляться с учетом, во-первых, его лексического значения; во-вторых, его стилистической окраски (принадлежности); в-третьих, его лексической сочетаемости.

Распространенной ошибкой в текстах документов являются неоправданные повторы однокоренных слов: Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Тавтология в данном случае легко устраняется путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре выдачи новых видов вещевого довольствия осужденным… Также необходимо помнить о другом виде речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов – плеоназме: совместное сотрудничество исправительных учреждений со структурами гражданского общества, при обоюдном взаимном согласии сотрудников всех служб.

Трудность в употреблении вызывают слова-паронимы (близкие по звучанию, но разные по значению): проводить – производить, уплатить – оплатить, военный – воинский, дефектный – дефективный, злобный - злостный. Избежать речевой ошибки в этом случае помогает словарь паронимов. Имея различное значение, в тексте эти слова сочетаются с разными словами: проводить собрание – производить расчет, военный билет – воинский долг. Для того чтобы не допустить ошибки, необходимо точно знать все возможные значения данного слова, а затем установить и сочетаемость этого слова с другими словами.

Нарушение лексической сочетаемости встречается в официально-деловой письменной речи не только в случае употребления одного из слов-паронимов, но и у слов с так называемой регламентированной сочетаемостью: провести контроль (вместо осуществить контроль) и т.п.

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текстах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления. Так, например, в деловой речи получили большое распространение словосочетания с предлогомо (вопрос о транспортировке, решение о кадрах и т. п.). Однако наблюдаются случаи злоупотребления: доложить происходящее начальнику (правильно: доложить о происходящем начальнику), отметить о важности предпринятых мер (правильно: отметить важность).

Особого внимания заслуживает расширительное употребление дательного падежа с предлогом по. Все чаще в письменных деловых текстах он вытесняет родительный падеж, хотя такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в таких словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправленные действия или их результаты. Например, в словосочетаниях: правила перевозки осужденных - правила по перевозке осужденных; меры содействия общественным наблюдательным комиссиям - меры по содействию общественным наблюдательным комиссиям.

При передаче отношений принадлежности использование конструкций с предлогом по является ошибкой:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Родительный падеж
Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний по Самарской области Подразделение по делопроизводству Следственный комитет по Ленинскому району	Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний Самарской области Подразделение делопроизводства Следственный комитет Ленинского района

Подобные ошибки возникают также вследствие неразличения предложных конструкций с предложным падежом и конструкций с дательным падежом:

Неправильно	Правильно
Дательный падеж	Предложный падеж
распоряжение по переводу сотрудников распоряжение по премиям	распоряжение о переводе сотрудников распоряжение о премиальных выплатах

Кроме того указанные грамматические ошибки появляются из-за использования формы несогласованного определения вместо согласованного:

Неправильно	Правильно
обязательства по договору обязанности по должности подрядчики по обслуживанию жилищного фонда	договорные обязательства должностные обязанности подрядчики, обслуживающие жилищный фонд

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам: договорапо предоставлению услуг по отоплению; . обеспечение подрядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Самарскому району; ведение делопроизводства по личному составу Департамента по промышленности. Следует избегать скопления одинаковых падежных форм, так как, помимо неблагозвучия, оно создает дополнительные трудности в восприятии текста.

Достаточно часто в деловых текстах встречаются ошибки в выборе падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные сочетания. Как правило, они употребляются либо с родительным, либо с дательным падежом.

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Р.п. (чего?)

Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного. Верно: согласно инструкции, согласно прилагаемому списку, согласно приказу.

Предложные сочетания с временным значением — "после чего-нибудь" (Род. п.) — пишутся на конце с и: по окончании расследования, по истечении срока заключения, по прибытии комиссии, по возвращении из командировки, — если в их состав входит предлог "по".

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога "до" имеют на конце -я (Род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока отбывания.

Составители деловых бумаг допускают ошибки при употреблении деепричастных оборотов, не учитывая, что оба действия в предложении с деепричастным оборотом должны осуществляться одним и тем же лицом, и соответственно это лицо и его основное действие должны в предложении отражаться в позициях подлежащего и сказуемого. Ошибка: Решая вопрос об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима, возникли осложнения с налоговой инспекцией. Правильный вариант: В ходе решения вопроса об установлении для исправительных учреждений специального налогового режима возникли осложнения с налоговой инспекцией.

Трудность для составителей документов представляет использование числительных в косвенных падежах, особенно при озвучивании текста документа, т.к. в большинстве случаев на письме допускается цифровое обозначение числительных. Здесь необходимо помнить, что при склонении сложных и составных числительных изменяются обе части слова или все слова, входящие в состав числительного. Пример: Общеобразовательное обучение осужденных организовано в 315 (трехстах пятнадцати) вечерних общеобразовательных школах и 521 (пятистах двадцати одном) учебно-консультационном пункте, 339 (трехстах тридцати девяти) профессиональных училищах. В составных порядковых числительных (включая даты) склоняется только последнее слово. Пример: На 1 января 2010 (две тысячи десятого) года; к 2010 (две тысячи десятому) году количество осужденных достигло…; на период до 2020 (две тысячи двадцатого) года; с 25 (двадцать пятого) по 29 (двадцать девятое) января.

Спорным моментом в текстах документов также является склонение ряда фамилий. Следует помнить, что:

1) не склоняются фамилии на –и, -у, -ю, -е и ударный –а (-я) – Шелли, Ротару, Камю, Доде, Ферма;

2) не склоняются фамилии на –о, -ых (-их), -аго (-яго), –ово – Волнянко, Белых, Бердинских, Дубяго, Хитрово, Луценко;

3) не склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к женщинам – письмо от Анны Штайкман; склоняются иноязычные фамилии на согласный, если они относятся к мужчинам – письмо от Николая Штайкмана.

4) не склоняются фамилии, совпадающие по звучанию с именами нарицательными – Мельник, Муха, Соловей.

5) как правило, склоняются иноязычные фамилии на безударные –а (-я) – песни Окуджавы.

Если употребление фамилии в косвенных падежах непоследовательно, т.е. в одних документах фамилия склоняется, а в других – нет, лучше не склонять. Кроме того, в спорных случаях нужно обращаться к сложившимся в семье традициям, учитывать мнение носителя фамилии.

При написании документа важно не только правильно употреблять слова и словоформы, но и соблюдать синтаксические нормы. Нарушения, связанные с синтаксической организацией текста, не столь частотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в значительной степени затрудняют восприятие текста.

При составлении текстов документов нужно помнить, что не рекомендуется разъединять:

· составные и фразеологизированные сказуемые: следует внести ясность, разрешается ввести в эксплуатацию, несет ответственность, принимает на себя обязательства;

· клишированные и устойчивые словосочетания: найти возможность решения проблемы, приступить к выполнению работ, внести дополнения (уточнения), в установленном порядке, по причине срыва сроков исполнения документов и т.п. – за исключением случаев расширения их терминологизированными определениями: внести полную ясность, в установленном законом порядке, внести существенные дополнения;

Контроль за выполнением данного постановления возложить на. ;

За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом порядке.

· причастный и деепричастный обороты. Верно: лицо, ответственноезапожарную безопасность. Неверно: ответственное лицо за пожарную безопасность. Верно: выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица сотрудников отдела, предлагаем . Неверно: выступая с инициативой от лица сотрудников отдела, о чем говорилось выше, предлагаем.

Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Таким образом, при составлении текста документа особое внимание следует обращать на соблюдение языковых норм, нарушение которых приводит к ошибкам, таким как неоправданные повторы, неправильное словоупотребление, тавтология, неудачное построение предложения и др.

Язык и стиль служебных документов. Структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические ошибки и помехи. Употребление архаизмов, выявление возможных ошибок в употреблении слов-синонимов. Искусственное удлинение речи.

Рубрика	Иностранные языки и языкознание
Вид	реферат
Язык	русский
Дата добавления	28.03.2020
Размер файла	26,2 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Типичные ошибки в языке и стиле документов

Язык и стиль служебных документов

Язык служебных документов - это разновидность современного литературного языка, которая используется при составлении документов.

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают следующие функциональные стили: публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допуская двусмысленности.

Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме. Официально-деловому стилю присуща стилистическая строгость, объективность изложения, в нем не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренно книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические ошибки и помехи

Структурные ошибки

Источником структурных ошибок является неверное построение документа, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Например, не следует текст документа начинать с повторения того, что уже отражено в других реквизитах. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже отражено на бланке.

Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении

В русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения. Рассмотрим три примера:

В первом предложении содержится информация о том, когда состоится выставка; во втором констатируется то, что выставка будет проведена; в третьем предложении указывается, какая именно фирма проводит выставку.

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов

Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что; который; если; вследствие того, что; при условии, что; где; как. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Распространенной ошибкой является неоправданное усложнение текста документа: насыщение сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами. Упростить усложненные синтаксические построения можно путем прямого сокращения текста или путем его переработки, например, разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки

1. Согласование определений

Если определение относится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.

2.Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

«Данная задача при сложившемся

3. Ошибки при употреблении количественных имен числительных

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в конкурентах письма - телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т.д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи.

Как уже отмечалось, в текстах количественные имена числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:

Приведем формы косвенных падежей числительных, склонение которых может вызвать трудности:

Имен. три четыре пять сорок девяносто сто

Родит. трех четырех пяти сорока девяноста ста

Дат. трем четырем пяти сорока девяноста ста

Винит. три четыре пять сорок девяносто сто

Твор. тремя четырьмя пятью сорока девяноста ста

Предл. трех четырех пяти сорока девяноста ста

Имен. двести тысяча полтора(-ы)

Родит. двухсот тысячи полутора

Дат. двумстам тысяче полутора

Винит. двести тысячу полтора(-ы)

Твор. двумястами тысячей (тысячью) полутора

Предл. (о) двухстах тысяче полутора

Лексические ошибки

1. Неправильное использование слов и терминов

Основное количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов:

Можно ли, исходя из такого документа, принять грамотное решение?

Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин. При чтении отчетов встречаем:

Или, например, письмо:

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов

При использовании иностранного слова необходимо точно знать его смысл. Например, неверно предложение:

Неправильное употребление иноязычной лексики, как правило, ведет к тавтологии.

В следующих примерах иностранные слова привносят нежелательные ассоциации:

Заимствование иностранных слов - закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Тавтологией называются смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях … . Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

5. Ошибки в употреблении слов - паронимов

Смысловая точность речи - одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием значения слова, является неверное употребление слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся значением: гарантийный - гарантированный; поместить - разместить; проводить - производить; оплатить - заплатить и т.д.

Ошибки в употреблении слов-синонимов

7. Сочетаемость слов

Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно.

Приведем некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

контроль - возлагается на кого-либо; осуществляется

должностной оклад - устанавливается

архив - создают, обрабатывают

вакансию - имеют, замещают

совещание - готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят,

Участниками делового общения являются органы и звенья управления – организации, учреждения, предприятия, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые вступают участники делового общения, зависят от их места в иерархии органов управления. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми нормами.
Условия делового общения
1. Актуальность информации для правильного принятия решения.

Содержание работы

Введение 3
1. Официально-деловой стиль 3
2. Специфика языка служебных документов 4
2.1 Унификация 4
2.2 Композиция 6
3. Требования к текстам документов 7
4. Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции 9
4.1. Лексические ошибки 9
4.2 Морфологические ошибки 11
4.3 Синтаксические ошибки 11
4.4 Структурные помехи 12
4.5 Технические помехи 12
4.6 Грамматические помехи 12
4.7 Искусственное удлинение речи 12
4.8 Рекомендации по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации 13
Заключение 14
Список литературы: 15

Файлы: 1 файл

реф. язык документов..docx

Архаизмы - это слова, называющие существующие реалии, но вытесненные из употребления синонимичными словами.

Ограниченная сочетаемость слов

Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, т. е. ограничение возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от стиля речи различаются возможности слова сочетаться с другими словами: самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:

4.2 Морфологические ошибки

Ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Выводы комиссии обоснованные и справедливые.

Решение об увольнении Иванова незаконное.

Выводы комиссии обоснованны и справедливы.

Решение об увольнении Иванова незаконно.

В случае употребления форм кратких имен прилагательных на - ен, - енен следует учитывать, что в официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на -енен.

4.3 Синтаксические ошибки

Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов.

Следует помнить - в русской письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения

Рассмотрим три примера:

3. К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".

Нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепри частный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные оценочные характеристики внимание, оказанное затронутому в письме вопросу, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:

Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает. Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая. ; Считая. ; Принимая во внимание. ; Руководствуясь. и т. д.

4.4 Структурные помехи

Источником структурных помех является неверное построение текста служебного документа, не соразмеренное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.

Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.

4.5 Технические помехи

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целости текста при передаче — надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех — составительская небрежность.

Здесь целесообразно рассмотреть механические воздействия, результат которых — опечатки и ошибки. Для того чтобы уменьшить их количество, по-видимому, существует лишь один путь.

4.6 Грамматические помехи

Орфография и пунктуация служебных документов должны в целом строго соответствовать ныне действующим правилам. Незнание этих правил и является источником грамматических помех.

Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных их частях. Так, наблюдается тенденция к утрате знаков препинания: запятых, точки с запятой, кавычек, тире и др. Например, прямая речь, как правило, уже не употребляется в протоколах, используется косвенная речь, а чаще вариант прямой речи без кавычек.

Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными, например: после установления, согласно договоренности, по окончании. в соответствии с указанием. в связи с расширением.

4.7 Искусственное удлинение речи

Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение.
Надеемся на то, что Вы в ближайшее время ответите нам. .
В ожидании благоприятного от Вас ответа. ,
Остаемся
с уважением

А ведь можно было бы изложить необходимое так:

Ввиду . считаем целесообразным не высылать Вам проект предложения.

4.8 Рекомендации по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации

Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс., а если вместо 1 000 000 использовать алгебраический показатель, то можно записать — 105. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и. малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи, воспроизводится словом, а не цифрой.

Например: Дефектных изделий должно быть не более трех.

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды.

Заключение

Итак, мы рассмотрели особенности отдельных видов документов, унификацию текста, логические основы, особенности композиции, проанализировали языковые, технические, структурные помехи и пришли к следующим выводам:

чтобы правильно и быстро составить служебный документ, необходимо использовать клише, штампы, стандарты. Именно использование унифицированных формул позволяет быстро и качественно составить документ;

при редактировании документов нельзя ограничиваться только проверкой собственного текста документа; важная смысловая информация, логически связанная с текстом, содержится в таких реквизитах, как заголовок к тексту, адресат, отметка о приложении, подпись;

независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, т.е. порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это так называемый прямой порядок слов в предложении;

Составители различных документов нередко делают ошибки, являющиеся источником различных помех: технических, структурных, грамматических, семантических, синтаксических и стилистических.

к техническим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целостности текста, вызванные небрежностью составителя;

источником структурных помех является неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к сложным конструкциям и неясному тексту;

к грамматическим помехам приводит незнание правил орфографии и пунктуации. Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных его частях.

неправильное использование слов и терминов приводит к семантическим помехам. К этой группе ошибок относится основное количество служебных документов. Используя как русские слова, так и слова иностранного происхождения и термины, составитель должен точно знать их смысл;

к стилистическим помехам относятся: искусственное удлинение речи, употребление архаизмов (устаревших слов и оборотов), употребление слов, не относящихся к официально-деловому или нейтральному стилю.

Основное требование, предъявляемое к служебному документу, - объективность содержания, что обусловливает, как правило, нейтральный тон изложения. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости и т.п. Деловое общение эффективно тогда, когда составитель документов учитывает все этические моменты при констатации и интерпретации ситуаций, возникающих в управленческой деятельности. Поэтому административный речевой этикет имеет огромное значение.

Читайте также: