Разработка систем электронного документооборота доклад

Обновлено: 18.05.2024

Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем в 2020-2021 году продолжает показывать уверенный рост (по данным аналитического портала TAdviser). Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, сегодня актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
упрощает контроль над документопотоками;
помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота - для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
связь с бумажным документооборотом;
организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
поддержка должного уровня информационной безопасности;
простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Информационные системы электронного документооборота стали неотъемлемой и очень важной частью корпоративного информационного ландшафта. СЭД соединяют другие системы, обеспечивая эффективное взаимодействие этих систем, а юзабилити-дружелюбные пользовательские АРМ повышают производительность труда сотрудников.

Основной миссией современных СЭД является обеспечение непрерывных коммуникаций в рамках всего информационного ландшафта компании, включая внешние информационные источники взаимодействия – государственные ИС и порталы, юридически значимое взаимодействие с контрагентами посредством ЭДО и многое другое

Наряду с этим системы электронного документооборота поддерживают еще одну важнейшую управленческую функцию – осуществление контроля эффективности бизнес-процессов и сотрудников, обеспечение исполнительской дисциплины, предоставление оперативных актуальных данных в различных отчетах.

Так что же нужно, чтобы разработать такую систему электронного документооборота, которая отвечала бы всем требованиям бизнеса компании и поддерживала все перечисленные функции? Какие варианты существуют?

Этапы разработки СЭД по ГОСТ

Рис.1 Разработка СЭД

Формирование требований к АС;
Разработка концепции АС;
Техническое задание;
Эскизный проект;
Технический проект;
Рабочая документация;
Ввод в действие;
Сопровождение АС.

1. Формирование требований к АС

1.1. Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС;
1.2. Формирование требований пользователя к АС;
1.3. Оформление отчета о выполненной работе и заявки на разработку АС (тактико-технического задания).

2. Разработка концепции АС

2.1. Изучение объекта;
2.2. Проведение необходимых научно-исследовательских работ;
2.3. Разработка вариантов концепции АС, удовлетворяющего требования пользователя;
2.4. Оформление отчета о выполненной работе.

3. Техническое задание

3.1. Разработка и утверждение технического задания на создание АС.

4. Эскизный проект

4.1. Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям;
4.2. Разработка документации на АС и ее частей.

5. Технический проект

5.1. Разработка проектных решений по системе и ее частям;
5.2. Разработка документации на АС и ее частей;
5.3. Разработка и оформление документации на поставку изделий для комплектования АС и (или) технических требований (технических заданий) на их разработку;
5.4. Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта объекта автоматизации.

6. Рабочая документация

6.1. Разработка рабочей документации на систему и ее частей;
6.2. Разработка или адаптация программ.

7. Ввод в действие

7.1. Подготовка объекта автоматизации к вводу АС в действие;
7.2. Подготовка персонала;
7.3. Комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями);
7.4. Строительно-монтажные работы;
7.5. Пусконаладочные работы;
7.6. Проведение предварительных испытаний;
7.7. Проведение опытной эксплуатации;
7.8. Проведение приемочных испытаний.

8. Сопровождение АС

8.1. Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами;
8.2. Послегарантийное обслуживание.

Отметим, что успешные проекты по СЭД, включающие разработку, внедрение и поддержку системы, выполненные компетентными специалистами, включают все перечисленные стадии и этапы для создания по-настоящему эффективных систем электронного документооборота, как внутреннего, так и внешнего. Наши специалисты обладают широчайшим опытом создания систем электронного документооборота и могут ответить на любые вопросы в этой области.

Организация проекта

На организационной стадии заключается контракт, определяются управленческие процедуры проекта в его уставе, формируется рабочая группа проекта и обучается работе с основным функционалом системы, который и будет являться конечным продуктом проекта.

Формирование требований к автоматизированной системе

После этого можно приступать к формированию требований к будущей СЭД. Это очень важный и определяющий дальнейшие результаты этап, на котором малейшая ошибка грозит провалом проекта с самыми тяжелыми финансовыми последствиями. Поэтому здесь нужно с самым пристальным вниманием отнестись к определению круга заинтересованных лиц проекта, чьи интересы и требования необходимо будет учесть, к сбору и уточнению собранных требований, а также устранению противоречий и разногласий между стейк-холдерами проекта. Очень важную роль здесь играют профессиональные знания и навыки специалистов, участвующих в этой работе. От их умения и опыта зависит не только скорость прохождения интервью, но и качество полученной информации, то есть ее полезность.

Рис.2 Формирование требований к СЭД

В ходе этих работ необходимо провести оценку качества функционирования объекта и видов его деятельности, а также выявить проблемы, решение которых возможно средствами автоматизации. На этой же стадии дается обоснование необходимости создания системы электронного документооборота непосредственно в данной компании.

По результатам проведенного обследования все собранные требования обрабатываются, структурируются, ранжируются и консолидируются. В результате получается некий реестр требований или отчет об обследовании. В этом документе зафиксированы требования пользователей, результатом обеспечения которых и станет создание системы электронного документооборота.

Разработка концепции автоматизированной системы

Обосновав необходимость создания СЭД и сформировав требования к системе, можно переходить к этапу проектирования системы и созданию ее концепции. При создании СЭД можно пойти несколькими путями, выбрав из них тот, что максимально отвечает всем собранным требованиям, а также укладывается в выделенный бюджет и обозначенные сроки.

Один из самых простых, дешевых и быстрых вариантов – использовать готовую систему одного из вендоров, благо сейчас на рынке представлено достаточно много игроков, можно выбрать продукт для различных задач и по различной стоимости. Такой подход используют небольшие и средние компании, у которых маленький и практически стандартный документооборот, нет каких-то специфических требований и задач, нет возможности выделять для этого какие-то значимые бюджеты и сроки.

Следующим уровнем является создание уникальной системы электронного документооборота, отвечающей всем требованиям конкретной компании, на основе стандартного продукта путем его доработки и модификации. Здесь выбор несколько уже, не все продукты имеют открытый код и достаточно большой рынок разработчиков. Поэтому даже самый красивый или функциональный продукт может потерять всякую привлекательность в данном качестве из-за закрытого или слишком сложного кода, плохой масштабируемости платформы, отсутствия разработчиков.

На сегодняшний день наиболее привлекательным с этой точки зрения выглядит внедрение российского решения 1С:Документооборот, продукт от 1С на платформе 1С:Предприятие. 1С – неоспоримый лидер и монополист на рынке бухгалтерских и управленческих систем в России, что позволяет создавать современную и функциональную платформу для своих систем. Открытый код, огромный рынок специалистов различного уровня, иногда даже бесплатное обучение – все говорит в пользу выбора этой платформы. Программа позволяет автоматизировать:

Типовые процессы работы с документами;
Электронный документооборот с контрагентами;
Обеспечить контроль исполнения задач;
Регламентировать управленческую деятельность и т.д.

Третьим уровнем является создание системы электронного документооборота с нуля, используя лишь готовую программную платформу. На примере экосистемы 1С можно в данном случае привести пример создания кастомной системы на основе БСП – библиотеке стандартных подсистем. Как правило, на создание таких систем уходит очень много времени, и к моменту запуска системы в опытно-промышленную эксплуатацию собранные требования настолько устаревают, что эксплуатация такой системы становится под сомнение. Такой путь имеет право на жизнь в случае очень специфичных и уникальных требований, автоматизация логики которых не займет много времени и ресурсов. Вполне возможно, что даже и в этом случае лучше рассмотреть доработку уже существующей системы на платформе 1С.

Ну и соответственно высшим уровнем мастерства (или безумия) является написание полностью уникальной системы на основе каких-то фреймворков современных языков программирования. Как правило такой подход оправдан для создания систем для крупнейших корпораций с десятками и сотнями пользователей, географически распределенной структурой, огромными бюджетами на автоматизацию и уникальными системообразующими требованиями. Хотя как показывает практика последних лет автоматизации, даже такие гиганты как Почта России или Газпром уходят от глобальной централизации, и как следствие – от грандиозных централизованных неуправляемых информационных систем, которые уже невозможно развивать и даже поддерживать. Опять-таки практика отечественного информационного рынка однозначно показывает преимущества подхода в использовании продуктов фирмы 1С.

Техническое задание

Определив подход в создании системы электронного документооборота, на этапе создания Технического задания описываем все требования к будущей системе, причем функциональные требования занимают далеко не самую большую часть этого документа. Чем четче и подробнее будут описаны требования на этом этапе, тем проще и быстрее будут реализованы следующие этапы, тем больше шансов на успешное создание СЭД, отвечающей реальный требованиям. Наиболее правильным будет на этом же этапе подготовить программу и методику испытаний системы со сценариями их проведения, поскольку суть любых испытаний – определение соответствия системы формализованным требованиям.

Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам. Такое разделение точек зрения в вопросах документооборота определяется разной ролью и значимостью самих документов в деятельности организации, что зависит от размера организации, стиля управления, отрасли производства, общего уровня технологической зрелости и многих других факторов. Поэтому для одних документ может быть, например, базовым инструментом управления, а для других – средством и продуктом производства.

Независимо от того, чем определяется интерес к документно-ориентированным информационным системам, все организации начинают с выбора подходящей системы из бесчисленного множества, присутствующего на российском рынке.

Система электронного документооборота.

Электронный обмен данными – это реальность, с которой сейчас встречается практически каждый. Он осуществляется средством информативных систем, компьютерных сетей, интернета, электрической почты и множеством прочих средств.

В последнее десятилетие возникли и получили распределение свежеиспеченные приборные имущества действенного предоставления административных процессов. В том количестве здравицу соглашается о программном обеспечении, созданном для отделки административных документов. Например, возникли таковые определения, будто микроэлектронный документ, электронно-цифровая подпись, налаженности электрического документооборота.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Документ, представленный в электронном виде, или электронный документ (ЭД) – документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Подобно тому, как бит представляется штукой информации в кибернетике, счет представляется штукой информации в системах документооборота. Налаженности документооборота оберегают документы, водят их историю, гарантируют их движение по организации, разрешают прослеживать создание этих процессов, к каким данные документы располагают отношение. В организации, где внедрена конструкция документооборота, счет представляется базисным прибором управления. Тут несть элементарно решений, заданий сиречь указов – потреблять документы, сохраняющие данные самые приказы, решения, задания и т.д.: все регулирование в компании исполняется посредством документы

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

Установление электрического документооборота разрешает уменьшить обилие служб, позаимствованных службой с документами (курьеров, конторских сотрудников и т. На рисунке далее показано, сколь увольняется время раздельных рубежей службы с документами при замене хлопчатобумажного хода на цифровой.

Среди электрического документооборота спрашивается значительно меньше затрат на перестройку документооборота около изменении наружных условий, скажем условий после изменению стати отчетности.

Распознавание процессов подготовки текстов документов ради автоматизированного документооборота от этих же процессов в электронном документообороте, невелико. В описании заключения после автоматизации документооборота говорилось, что во множестве реалистичная пахота по созданию документов сейчас приличествует в электрической форме. Экий распорядок службы замерз обыкновенным ради служащих, и установку заключения – рекомендовать больше прогрессивные имущества компании работы.

Поскольку в автоматизированном документообороте используются наиболее современные решения и критерием отбора является лишь их сочетаемость с бумажным документооборотом, то ничего преимущественно нового в электронном документообороте не содержится.

Весьма важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.

Одна из основных задач ЦОД – синхронизация форматов документов между различными системами. Наиболее логичным подходом является разработка некоторого универсального расширяемого XML-представления типовых документов, используемого как промежуточный формат, и набора конверторов для этого формата для каждой из присоединяемых систем.

Если набор реквизитов документов у подключаемой системы оказывается шире, чем предусмотрено в универсальном формате, то возможно либо расширение формата, либо отражение этих реквизитов с помощью механизма специфических для конкретных адресатов тегов.

Кроме реквизитного состава документов, ЦОД должен обеспечивать передачу собственно файлов документов. В отдельных случаях может обеспечиваться преобразование форматов документов.

Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в организации.

Основные достоинства электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации. При использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

1. полностью автоматизировать процесс работы с документами;

2. обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

3. обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

4. наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

5. обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

6. повысить эффективность работы с документами;

7. повысить корпоративную культуру работы с документами;

8. значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

9. значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

10. обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

11. упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);

12. обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

13. обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

14. обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

15. обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

16. обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

17. выстроить отлаженную систему поручений;

18. обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины и так далее.

Но при всех достоинствах системы электронного документооборота, она имеет свои недостатки. Их стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем электронного документооборота. Если компания внедряет систему электронного документооборота с самого своего основания, то "стрессов" у сотрудников оно не вызовет. А если решение принимает компания, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать ряд "стрессов" у сотрудников. Все новое, принимается с трудностями. Также, нужно принять во внимание тот факт, что компания может понести затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание.

Также существуют пробелы в информационной безопасности. Так как рынок наводнен "пиратским" дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что можно говорить о предприятиях мелкого и среднего бизнеса. Конкуренция - закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

Следующий недостаток это резкое увеличение потока документооборота. Как результат - серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.

И еще один недостаток - это увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

После рассмотрения системы электронного документооборота можно сделать вывод, что оно имеет свои достоинства. И недостатки и внедрение её в организацию зависит от руководителя. Так как каждый руководитель лично отвечает за то, насколько продуктивным будет его бизнес.

Заключение.

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7 % ежегодно, а электронных – на 20 %. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему САДД плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).

В свою очередь, скопленные бумажные архивы, через системы потокового ввода бумажных документов, могут существовать переброшены в электронные архивы. В конечном итоге освобождается пространство, упрощается координированность архива, увеличивается вразумительность подстраховываемой информации ради всех причастных пользователей, опускается риск вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, абсолютно освободиться через бумажки в таком случае не получается, так как юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таковых документов как говориться размере сравнительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Сегодня отсутствие веб-клиента у СЭУД уже нонсенс. Более того, многие производители программного обеспечения постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают ИС только с веб-клиентом. Такой подход на первый взгляд сулит множество преимуществ перед настольными клиентами: веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии СЭУД должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны, карманные если бы крупная организация начинала автоматизацию с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор ДИС, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, способной удовлетворить потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное – у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Читайте также: