Принятие на хранение документов нотариусом доклад

Обновлено: 02.07.2024

Теперь сохранность электронных документов и файлов обеспечит нотариус. Дело в том, что в практику введено с июля 2021 года новое нотариальное действие нотариусов – принятие на хранение и выдача электронного документа. Рассказываем, когда это происходит, какие плюсы, порядок хранения и какова цена этой услуги.

Что можно хранить у нотариуса

Теперь, кроме бумаг, нотариусу можно передавать:

электронные документы (книги, контракты, договоры и др. причём не только текстовые);
фото-, аудио- и видеофайлы;
программные коды;
базы данных и др.

До июля 2021 года на хранение нотариусу можно было передать только документы в бумажном виде, теперь – любой электронный документ или файл, который в итоге попадет по защищенным каналам прямо в Единую информационную систему нотариата.

Какие плюсы

Суть в том, что возможность создать свой цифровой архив у нотариуса гарантирует:

сохранность и неизменяемость важных с правовой точки зрения и при этом оцифрованных документов;
их защиту от доступа третьих лиц.

Все мы храним дома важные документы – договоры, дипломы, семейные фотоальбомы и прочее. Каждая организация ежедневно имеет дело с огромным массивом документов, хранение которых зачастую вызывает проблемы. И дело не только в огромном количестве бумаг, но и в том, что особо ценные из них (например, контракты с конфиденциальной информацией) требуют надежного хранилища.

Любой носитель (флэшки, жесткие диски, облачные сервисы и т. п.) имеет ограниченный срок эксплуатации и в целом подвержен деформации, потере. А электронные документы, хранящиеся в папках компьютеров или на общедоступных облачных сервисах, могут стать легкой добычей взломщиков.

На носителе, где размещены данные, может произойти сбой, ошибка записи, чтения. Достаточно открыть письмо, в котором находится зловредный код, и злоумышленник получит чужие логины, пароли.

Возможность передать цифровые файлы нотариусу позволяет избежать таких рисков, что особенно актуально в эпоху тотальной цифровизации и распространения электронного документооборота.

Как воспользоваться новой услугой нотариусов

Это можно сделать, не выходя из дома – через специальный сервис на портале Федеральной нотариальной палаты. Для этого заявителю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Как защищены файлы

Ключевая характеристика Единой инфосистемы (ЕИС) нотариата – ее безопасность, поэтому хранение в ней файлов и документов отличается гарантиями надежности.

Система имеет защитный фильтр – т. н. карантинную зону – благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ, что важно для обеспечения безопасности хранения информации.

Даже передача файла через сайт Федеральной нотариальной палаты надёжно защищена, поскольку идёт через защищенные каналы. Файлы не будут находиться на рабочем месте нотариуса или в нотариальной конторе.

Документ, загруженный в ЕИС нотариата, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал. При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы зашифрованы.

Единственное, что он видит – имя, дату и размер файла.

Порядок и срок хранения нотариусом файлов

В качестве подтверждения принятия на хранение электронных документов и файлов нотариус выдает свидетельство в электронной форме, подписанное его усиленной квалифицированной подписью и содержащее идентификатор хранилища электронного документа.

Срок хранения цифровых документов определяет сам владелец. При этом, когда срок подходит к концу, система обязательно оповестит об этом заявителя.

Получить документы и файлы обратно можно в любое удобное время у любого удобного нотариуса.

Если спустя 6 месяцев после окончания заявленного срока хранения файлы не востребованы – система их безвозвратно удалит. Владелец документов при этом заблаговременно получит несколько уведомлений.

Отметим, что ранее, когда дело касалось только документов на бумажном носителе, за их выдачей нужно было идти в ту контору, куда они были переданы.

Кому лучше передать файлы на хранение нотариусу

Возможность создать собственный цифровой архив в Единой информационной системе нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи особенно актуальна для людей творческих профессий.

В этом случае передача файлов на хранение нотариусу – эффективный инструмент защиты авторских прав.

Случаи присвоения авторства (плагиат) и незаконное извлечение прибыли из результатов чужой интеллектуальной деятельности нередки. Отстоять свои права на результат интеллектуального или творческого труда можно, зафиксировав время создания или передачи на хранение произведения. Именно нотариус может удостоверить время предъявления файлов. Если позднее кто-то решит присвоить чужую работу себе – зафиксированные нотариусом сведения позволят быстро поставить точку в споре и защитить авторские права создателя произведения.

Кроме того, с помощью нотариуса можно удостоверить:

соглашение об авторских правах (распределении долей соавторов), которое урегулирует вопросы использования произведения и извлечения доходов;
любой авторский договор, чтобы избежать возможных конфликтов в будущем.

Если права автора уже нарушены, пострадавший также может обратиться к нотариусу в целях обеспечения доказательств – даже если речь идет о нарушении прав в Интернет-среде.

Фотограф из Новосибирска обнаружил, что его работы постоянно используются в рекламных буклетах без его согласия. Он предоставил в суде нотариальный протокол, подтверждающий факт неправомерного использования фотографий, выиграл его и получил компенсацию.

Женщина с детства занимается музыкой. Делиться своим творчеством в Интернете она начала недавно, но даже первые пробы пера там умудряются скопировать. То есть, воровали музыку.

Узнав о новой услуге нотариусов, она решила ею воспользоваться. Ведь, если произведение размещено на ресурсе нотариата, это ещё одно подтверждение того, что именно она его создала.

Передача электронных документов нотариусу может выручить и в других ситуациях. Например, когда нужно срочно предъявить документы в какую-либо организацию или ведомство, а сделать лично это по тем или иным причинам не получается. Нотариус может взять эту задачу на себя, гарантировав при этом исполнение заявленных сроков заявителем.

Цена услуги хранения файлов

Стоимость хранения зависит от:

размера передаваемых файлов;
заявленного срока их хранения.

Тариф составляет 5 рублей за 1 МБ в год, но не менее 200 рублей. Так, например, документ –word на 10 страницах нотариус будет хранить 40 лет за 200 рублей.

Заключение

Таким образом, время, когда важные документы хранили только на бумаге, ушло в прошлое.

Воспользоваться новым нотариальным действием граждане, ИП и юрлица могут только онлайн через сайт Федеральной нотариальной палаты.

Принятие на хранение документов нотариусом – способ обеспечить сохранность особо ценных документов. В современных условиях большинство документов хранятся в электронных базах данных, потому хранить уставные документы предприятия как особо ценные смысла всё меньше. Однако есть немало других документов, которые есть смысл передать под ответственность нотариуса:

Различные свидетельства и письменные вещественные доказательства, за целостность и безопасность которых есть основания опасаться. В частности, это могут быть долговые расписки, оригиналы договоров и прочие бумаги.
Документы, представляющие интеллектуальную собственность и другие.

Что можно сдать на хранение под ответственность нотариуса?

Нотариус ведет прием исключительно документов, то есть материальных носителей, соответствующих законодательству, а именно – закону № 77-ФЗ от 23.11.1994 г и в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате (от 1993 года). Потому возможна передача нотариусу таких документов:

Текстовые документы на бумажном носителе.
Аудиозаписи на различных носителях, как аналоговых, так и цифровых.
Графические изображения на бумажных, аналоговых или цифровых носителях. Это могут быть фотографии, рисунки, фотопленка и т.п.
Видеозаписи на различных носителях.

Комментирует нотариус:

Вопрос: Наших посетителей часто интересует вопрос, сколько хранятся доверенности у нотариуса.

Ответ: Срок хранения доверенностей у нотариуса - 5 лет с момента окончания срока действия доверенности.

Как происходит передача документов на ответственное хранение нотариусом?

Документы могут подаваться в запакованном или открытом виде. Если документы подаются открыто, процедура выглядит так:

Клиент осуществляет передачу бумаг нотариусу, личность человека устанавливается, как и его право действовать от имени юридического лица (если в этом есть необходимость).
В присутствии заинтересованных лиц нотариус составляет подробную опись всех документов. В эту опись включается название, реквизиты, описание состояния и прочие параметры, позволяющие идентифицировать документы.
Далее в присутствии тех же лиц документы запечатываются и скрепляются печатью нотариуса, а также подписями присутствующих.
Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия пакета на хранение, где указывается срок хранения и прикладывается опись.

Если документы упакованы, составляется только опись пакета. Подобные услуги в Москве чаще всего используются юридическим лицами для обеспечения правовой безопасности в ходе различных хозяйственных споров при наличии внутренних конфликтов на предприятии.

Вам может быть интересно:

Удостоверение сделок
Удостоверение копии документов
Онлайн запись к нотариусу
Нотариальное заверение копии паспорта
Нотариальный перевод документов
Консультация у нотариуса

Будние дни:
с 10:00 до 21:00
Выходные дни:
с 10:00 до 20:00

Или просто приходите без записи.

Вы можете попасть к нам в любое время без записи.

Также Вы можете позвонить к нам или задать вопрос через мессенджер

Работают до последнего клиента. Это важно. В то время как почти все нотариусы работают до 18 ч, в данном месте работают до 21 ч. Это идеально. Несмотря на большую очередь, все быстро и организованно.

Может чуть дороже чем у других нотариусов и при этом скорость, качество и компетентность на твердую 5+++ , что собственно и требуется от нотариуса. График работы один из лучших по Москве.

Был у Алёны, заверял скрины. Очень профессиональный нотариус. Всё чётко и по существу объяснила. Очень всё понравилось! Спасибо Большое, Алёне ещё раз!

Хорошая нотариальная контора! Грамотные сотрудники, удобное расположение в центре мск! И главное работают без выходных! Бывает очень выручают!

Очереди, конечно, там большие. Но сотрудники работают быстро. И если по записи (записывались через их сайт), то сразу без очереди. В связи с таким большим потоком допускают ошибки, поэтому нужно тщательно проверять.

Лайфхак - запись заранее через интернет. Сразу, минуя очередь, подходите в кабинет номер 3,говорите ФИО и время записи и ждёте отдельного приглашения, Вас примут вне общей очереди. Оперативно, аккуратно, рекомендую

Оплата картой или наличными

В соответствии с Профессиональным кодексом нотариусов Российской Федерации нотариус не может заниматься индивидуальной рекламой, в том числе в средствах массовой информации и Интернете, рекламировать себя и свою деятельность путем ссылки на не имеющие прямого отношения к нотариальной деятельности почетные звания, научные степени и дополнительные особенности своей квалификации (не являются рекламой указания на местонахождение и режим работы нотариальной конторы).

Интернет ресурс "дежурная нотариальная контора" является информационной справочной и не является рекламным. Информация размещеннная на сайте является сугубо информационной. Данный интернет ресурс не имеет прямого отношения к нотариусам информация о которых размещена на его страницах а лишь размещает информацию об их контактных телефонах, адресах и режимах работы.

Принятие документов на хранение осуществляется нотариусом по просьбе заинтересованного физического или юридического лица. При приеме документов на хранение составляется опись документов, один экземпляр которой остается у нотариуса, другой выдается лицу, сдавшему документы на хранение. Без описи по просьбе лица нотариус может принять документы, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки.

Расширенная информация и консультация в разделе "Советы нотариуса"

Нотариальный вестник — № 1 (Январь) 2022

Нотариальный вестник — № 10 (Октябрь) 2021

Нотариальный вестник — № 09 (Сентябрь) 2021

Нотариальный вестник — № 06 (Июнь) 2021

Нотариальный вестник — № 05 (Май) 2021

Нотариальный вестник — № 04 (Апрель) 2021

Произошла ошибка повторите попытку позже.

Функционал находится в разработке, покупка журналов будет доступна в ближайшее время.

Федеральная нотариальная палата (ФНП) – это некоммерческая организация, основанная на принципах самоуправления, саморегулирования и самофинансирования. Она объединяет всех нотариусов России посредством обязательного коллективного членства в ней нотариальных палат субъектов РФ. Нотариальные палаты субъектов РФ в свою очередь основаны на обязательном членстве в них всех нотариусов, занимающихся частной практикой на территории того или иного региона.

На данный момент Федеральная нотариальная палата объединяет 84 нотариальные палаты субъектов Российской Федерации.

Основы законодательства Российской Федерации наделяют нотариусов правом принимать документы по описи с целью их хранения. Это нотариальное действие совершается по просьбе юридического или физического лица. Для хранения документов нотариальная контора должна иметь специально обустроенное хранилище. Его основным назначением является обеспечение сохранности материалов в течение долгого времени.

Процедура принятия документов на хранение

Составляется опись документов, которая представляет собой подробное описание принятых бумаг: их наименование и вещественное состояние. Один экземпляр остается в нотариальной конторе, а второй выдается лицу, сдавшему документы на хранение. Оба экземпляра подписываются нотариусом и владельцем документов. Нотариусы Москвы хранят второй экземпляр свидетельства в деле.

Принятые по описи документы нотариус помещает на хранение в сейф, предварительно сложив их в отдельный пакет. Он опечатывается и подписывается нотариусом лично. Нотариус ответственен за сохранность документов. Он обязан вернуть их лицу в том виде, в котором документы были отданы на хранение.

Нотариус обязан выдать свидетельство сдавшему на хранение документы лицу. По его просьбе свидетельство о совершении нотариального действия может сопровождаться выдачей описи документов в тех случаях, когда их сдали в неупакованном виде. В свидетельстве в обязательном порядке указывают следующие реквизиты: место и дату его выдачи, название нотариальной конторы либо ФИО нотариуса, который выдал такое свидетельство; ФИО лица, выразившего просьбу совершить данное нотариальное действие. Перечень документов не включается в свидетельство, так как он содержится в описи документов, прилагаемой к нему.

Нотариус имеет право принять документы без составления описи в том случае, если они надлежащим образом упакованы. Сама упаковка скрепляется нотариальной печатью, подписывается лично нотариусом и сдавшим на хранение документы лицом. После этого нотариус принимает на себя ответственность за целостность упаковки. В свою очередь, такие упакованные документы нотариус помещает в другой пакет, который также скрепляется нотариальной печатью с личной подписью нотариуса и лица, сдавшего на хранение документы.

Срок хранения оговаривается в заявлении лица и нотариальном свидетельстве. Нотариус ответственен за сохранность документов в течение этого периода времени. Гражданин, сдавший на хранение документы лицо другое лицо (требуется доверенность) имеет право получить их раньше заявленного срока. При этом нужно предъявить свидетельство и опись документов. Документы, принятые на хранение, могут быть возвращены согласно решению суда. В этом случае документы выдаются лицу, которое указано в постановлении суда.

Читайте также: