Основополагающие методы систематизации доклад

Обновлено: 17.05.2024

Классификация – логическая операция деления объема понятий, происходящая следующим образом. Родовое понятие некоторой совокупности предметов (например, "растения") на основе их общих признаков делится на виды, классы или типы (например, "вид растений"). При этом образуется система классов данной совокупности предметов, фиксирующая закономерные связи между ними и определяющая местоположение классов (видов, типов) в системе.

Общие признаки, по которым производится деление, называются основанием деления. Одной из их важнейших характеристик является ясность, предполагающая знание смысла и значения признака, его понимание и успешную его интерпретацию. Если смысл признака определен отчетливо и однозначно, признак называют содержательно ясным; если обозначаемое признаком четко очерчено, говорят, что признак точен. Классификация имеет практическую ценность, если признаки, принятые как основание деления, являются весомыми, существенными для целей познания.

Классификация методовНИ осуществляется по следующим основаниям:

– в зависимости от специфики изучаемых объектов различают: методы естествознания и методы социально-гуманитарного исследования;

– на уровне философско-методологического осмысления их различают по степени общности и широте охвата: философские (метафизические, диалектические, герменевтические); общенаучные (структурный, системный, кибернетичекий, структурно-функциональный); частнонаучные (методы механики, физики, биологии); дисциплинарные (формируются на стыке наук: биофизика, биотехнология); междисциплинарные (методы синергетики);

– по уровням научного познания – эмпирические и теоретические;

– в зависимости от процедуры проведения исследований различают: методы непосредственного и опосредованного изучения объектов; методы, основанные на использовании материальных или идеальных средств исследования; методы качественные и количественные, описательные и объяснительные, содержательные и формальные;

– по характеру исследуемых проблем и задач выделяют группы методов для исследования субстрата, функций или поведения объекта;

– соответственно стадиям (этапам) НИ, их делят на методы постановки проблем, сбора информации, ее систематизации и теоретической интерпретаци, обоснования и доказательства полученного решения.

Классификация требует логической ясности, строгой определенности и семантической однозначности признаков, высокой культуры и эрудиции. Без этого вместо классификации может получиться фальсификация – сознательное или неосознанное, от незнания или неряшливости извращение смысла.

Классификация имеет свои правила:

– деление должно быть соразмерным, т.е. объем делимого понятия должен быть равен сумме объемов членов деления (видов, классов, типов);

– на каждом этапе деления должно использоваться одно и то же основание;

– члены деления должны исключать друг друга, не должны пересекаться, быть частью другого.

Блестящими примерами научной классификации являются периодическая система элементов Д.И. Менделеева, классификация животных и растений К. Линнея, классификация элементарных частиц в современной физике и др. Классификации систематизируют предшествующие достижения и намечают перспективы дальнейших исследований.

Простейшей разновидностью классификации является дихотомия, при которой объем понятия делится на две взаимоисключающие части, в сумме полностью исчерпывающие объем делимого понятия.

Типология– это классификация, упорядочение и систематизация сложных объектов, в основе которых лежат понятия о нечетких множествах и типах, между которыми трудно провести разграничительные линии и которые поясняются их типичными образцами. Типология – это результат процедуры классификации – некоторая система типов. Тип знаний может быть А) методологический, когда на базе теории формируются многообразные методы, способы и приемы исследовательской деятельности, и Б) объяснительный, направленный на выявление причинных и иных зависимостей, многообразия связей данного явления, его существенных характеристик, происхождения и развития.

Классификации и типологии группируют похожие описания феноменов (явлений, предметов, объектов) и связи между ними в виде совокупности параметров или в виде моделей, которые предоставляют науке возможности аналитических исследований, выяснения характеристик и закономерностей, формирования результатов решения изначально поставленных задач и синтеза рекомендаций по достижению заданных целей.

БИЛЕТ 15

ГОСТ

Методы систематизации информации — это методы организации исследуемых информационных объектов в определённую систему на основе какого-либо критерия.

Систематизация информации

Для эффективного разрешения поставленных задач требуется быстрая система доступа к нужным информационным данным. То есть в первую очередь требуется обеспечить оптимальный поиск данных и, кроме того, необходимо систематизировать вновь поступающую информацию. Главной начальной ступенью большинства бизнес-проектов, независимо от сферы деятельности предприятия, считается систематизация информации. Хорошо выполненная систематизация информации позволяет получить отличные результаты при налаживании производства и, кроме того, даёт существенную экономию финансов фирмы и усилий её сотрудников. Процесс систематизации информации должен включать в свой состав:

Методику сбора и накопления информационных данных.
Операцию классификации и индексирования данных.
Методы доступа к информационным ресурсам.
Методы представления информационных данных.
Методы обработки поискового запроса информации.

Существуют два способа организации информации:

Организация информации в виде чёткой структуры (структурированная информация).
Организация информационного массива в форме простого текста.

Структурирование — это последовательность операций по систематизации информации. Чтобы это выполнить применяются стандартные форматы.

Под форматом понимается чистая форма для занесения информации.

Информационные данные могут быть записаны в бумажном варианте, или в файле текстового редактора, или как входные данные помещены в базу данных.

В стандартном формате есть информационные разделы, которые называются полями. Итогом заполнения формата будет законченная форма, называемая записью.

Готовые работы на аналогичную тему

Под базой данных понимается набор записей, который организован для облегчения нахождения конкретной записи или некоторого количества связанных записей, или необходимой информации, находящейся в таких записях. Отличительной чертой правильных баз данных является их способность отдавать когда-то записанные данные в разном виде (с точки зрения содержания — от небольшого количества до исчерпывающего информационного набора, также форма представления их тоже может быть разной, необходимой пользователю).

Систематизация информации подразумевает в некотором смысле классификацию всего документооборота компании по разным подгруппам. Каждая фирма может выбрать самую подходящую для неё методику систематизации информации, классификационные принципы (или набор этих принципов). Наиболее часто все документы компании подразделяются согласно номинальным, предметным, тематическим, хронологическим, авторским и архивным классификациям:

Под номинальной систематизацией понимается подразделение документации по её типам (счёт, договор, приказ и так далее).
Под предметной систематизацией понимается принадлежность документов к какой-нибудь конкретной сфере.
Под тематической систематизацией понимается общая тематика документов.
Под хронологической систематизацией информации понимается подразделение документов согласно датам их появления.
Под авторской систематизацией понимается разделение по именам авторов документов.
Под архивной систематизацией понимается подразделение по сроку хранения документа.

Основные методы систематизации информации

Систематизация информации подразумевает её переработку для формирования определённого её вида, а также выполнение интерпретации информации, что даёт возможность каждому пользователю правильно воспринимать полученную информацию. Обработанная информация располагается по определённым правилам, имеет вполне завершённый формат, что придаёт ей логический смысл и значение. При обработке информации формируются законченные образы, которые люди способны распознавать и понимать правильно. Всё это сопровождается процессом приведения набора сигналов информации до неких простых образных категорий.

Можно выделить три правила как надо обрабатывать информацию, чтобы получить образы:

Необходимо установить правильное соотношение фигур и фоновой информации.
Образы необходимо завершать.
Надо установить приблизительность и сходство.

При формировании баланса фигуры и фона в информационной картине надо выделить, собственно, фигуру, то есть основной смысл картины (образ). И конечно, то что не есть фигура, становится фоном. Чаше всего фигуру можно выделить очень просто, но есть случаи, когда нет чётких границ между фигурой и фоном. Тогда есть вероятность, что после обработки информации, она может кардинально поменять свой образ, и соответственно будет иметь иное смысловое значение. Иногда процедура обработки информации способна привести к формированию неправильных (ложных) образов и неправильной интерпретации действий других людей и, кроме того, вызывать неправильное понимание человеком действий, идущих в его адрес из внешнего окружения.

Люди обычно систематизируют информацию двумя методами:

Метод обработки информации на основе логики. Он основан на систематическом и последовательном преобразовании информации на базе операций логики. Этот метод так же называют научной обработкой информации. Но люди способны не только к логической обработке информации, что позволяет выполнять адекватные ответные действия при получении внешних воздействий.
Метод обработки информации на уровне чувств. Эмоциональные реакции человека предопределяют обработку информации на основе понятий, люблю — не люблю, плохо — хорошо и так далее.

Восприятие окружающего мира человеком во многом неоднозначный, достаточно непростой и быстро текущий процесс. Неправильно представлять себе, что этапы сбора, переработки и идентификации информации чётко разделены и идут друг за другом в строго заданном формате и по единой структуре. Выработка решения основывается на разнотипной информации.

Основные принципы, правила и методы систематизации документов. Библиотечно-библиографическая классификация: основные этапы развития, современное состояние и перспективы. Внедрение ББК, структура таблиц. Характеристика изменений отдельных разделов.

Рубрика	Культура и искусство
Вид	курсовая работа
Язык	русский
Дата добавления	24.02.2016
Размер файла	60,7 K

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Общая методика систематизации документов

План работы

Глава 1. Общая методика систематизации документов. Основные принципы и правила

1.1 Систематизация документов

1.2 Принципы систематизации

1.3 Методы систематизации

1.4 Правила систематизации

Глава 2. Библиотечно-библиографическая классификация: основные этапы развития, современное состояние и перспективы

2.1 Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)

2.2 История разработки ББК

2.3 Развитие и внедрение ББК

2.4 Структура таблиц ББК

2.5 Средние таблицы ББК

2.6 Характеристика изменений отдельных разделов

В начале 80-х гг. в процессе упорядочения терминологии (впервые это сделано в ГОСТе 7.39-82) вместо централизованной классификации было регламентировано понятие централизованная систематизация (ЦС).

В современной интерпретации под ЦС понимается процесс систематизации, осуществляемый библиотечными, библиографическими, информационными учреждениями, издательствами, редакциями журналов в интересах сети организаций и учреждений. Результатом ЦС являются классификационные индексы, публикуемые непосредственно в изданиях (на обороте титульного листа, перед названием статьи, в макете каталожной карточки), на печатных каталожных карточках в библиографических базах данных, электронных каталогах.

Выдающийся русский библиограф Б.С. Боднарский считал, что в каждую книгу надо вклеивать каталожную карточку с классификационными индексами. В 1925 году в СССР впервые осуществлено издание печатных каталожных карточек с классификационными индексами. Спустя четыре десятилетия начала активно распространяться ЦС непосредственно в изданиях (книгах и журналах).

Каталогизация такая область библиотечной практики, где самодеятельность недопустима, есть определенные документы (стандарты, нормы, правила, обязательные инструкции), без знания и строго выполнения которых, сегодня работать нельзя.

Объект исследования - библиотечно-библиографическая классификация (ББК).

Предмет исследования - общая методика систематизации документов, основные этапы развития ББК.

- Изучение основных принципов, методов, правил систематизации;

- Изучение путей развития таблиц ББК на историческом и методическом этапе;

- Определения современного состояния и перспектив развития ББК.

- Изучить публикации по данной теме;

- Изучить особенности таблиц ББК в соответствии со временем выпуска таблиц;

- Обобщить теоретический и практический опыт работы по внедрению ББК;

Изучение и анализ научной литературы по данной теме;

Изучение и обобщение отечественной практики.

Структура работы: работа состоит из двух глав - первая рассматривает общую методику систематизации документов, правила, методы, принципы систематизации. Вторая рассматривает историю создания таблиц ББК, их развитие, внедрение и значение таблиц в современном классификационном обществе, современное состояние по внедрению таблиц ББК и включает в себя такие важные пункты как структура таблиц ББК и модернизация.

Глава 1. Общая методика систематизации документов. Основные принципы и правила

1.1 Систематизация документов

Общая методика систематизации - совокупность принципов, правил и приемов систематизации, изложенных безотносительно к какой-либо определенной отрасли знания или к определенным разделам конкретной системы классификации. Методика делится на общую и частную. Общая методика применяется при систематизации документов всех отраслей знания. Частная методика содержит правила систематизации в отдельных отраслях знания или циклах родственных наук и разрабатывается на основе общей методики. Принципы, методы и правила систематизации позволяют близким по содержанию, типам и назначению документам присвоить одинаковые индексы, исключить в отделах каталогов (картотек и т.п.) неоправданное дублирование библиографических записей.

Систематизация - это отражение с достаточной полнотой и точностью в поисковом образе документа его содержательных и формальных признаков в виде классификационных индексов. Объектом систематизации может быть отдельное произведение печати или его часть. Качество систематизации влияет на уровень организации документных фондов, а значит, и на обслуживание пользователей. Вот почему так важно владеть методикой систематизации, а не просто умением обнаружить индекс.

Систематизация производится по рабочим таблицам, которые отражают особенности структуры и степень детализации систематического каталога конкретной библиотеки. Рабочие таблицы создаются в результате уточнения и доработки типографского издания таблиц. В них могут быть внесены новые индексы, новые сложные индексы, образованные с помощью общих или специальных типовых делений, а также комбинированные индексы.

Любые таблицы классификации содержат разъяснения о том, как ими пользоваться. В методических рекомендациях приводятся общие сведения о таблицах и правила систематизации документов.

1.2 Принципы систематизации

Систематизация документов основывается на ряде принципов, вытекающих из целей и задач классификационных систем.

Принцип объективности требует выявления основной сути документа, возможно более точного отражения его содержания и других признаков с помощью правильного классификационного решения. Объективный анализ научной, научно-популярной книги невозможен без владения систематизатором знанием той отрасли, которой посвящен документ.

Реализация этого принципа требует постоянного слежения за последними дополнениями и изменениями в классификационной системе, позволяющими своевременно актуализировать таблицы.

Принципом последовательности руководствуются при принятии окончательного классификационного решения в процессе редактирования индексов. Выполнение этого принципа означает, что принятое однажды классификационное решение всегда применяется в идентичных случаях систематизации. Реализации данного принципа способствуют указания общей и частной методики систематизации, рабочие таблицы классификации, отражающие особенности структуры и степень детализации фонда и систематического каталога, наличие картотеки методических решений. Следование данному принципу устранит случаи систематизации одной и той же книги разными способами.

Классификационное решение выражают с помощью следующих индексов:

- полочного, который определяет место документа на полке.

Полочный индекс приводят в левом верхнем углу каждой карточки. Сочетание полочного индекса и авторского знака - условного обозначения фамилии автора или первого слова заглавия документа - является шифром хранения документа, т.е. условным обозначением места хранения документа в фонде при систематической расстановке.

- каталожного, который определяет место библиографической записи в каталоге.

Каталожный индекс проставляют в нижнем левом углу каждой карточки. Каталожный индекс совпадает с полным, если документ монотематичен и, естественно, отражается в одном отделе систематического каталога.

- полного, который представляет собой совокупность всех каталожных индексов для данного документа.

Полный индекс указывает, в каких делениях отражается данный документ при многократном тиражировании и сколько экземпляров карточек (основной и дополнительных) необходимо для включения в систематический каталог.

1.3 Методы систематизации

В процессе систематизации порой становится очевидно, что для отражения содержания документа недостаточно одного индекса. В классификационной системе предусмотрена возможность составления нескольких классификационных индексов на один документ. В этом случае используется метод многократного (повторного) отражения. Два и более индекса, первый из которых называется основным, а последующие - дополнительными, позволяют отразить документ в разных отделах ИПС. Составленные индексы соединяются знаком плюс (+).

Классификационные системы рекомендуют применение данного метода в следующих случаях:

2) при систематизации особо важных материалов с точки зрения их научной ценности и актуальности. К ним относятся научные монографии, официальные документы;

В процессе систематизации может возникнуть необходимость не только всестороннего раскрытия содержания документа, но и отражения его составной части (статьи или произведения из журнала, сборника и др.). В этом случае используется метод аналитической систематизации, при котором основным становится индекс, в целом отражающий содержание документа, в котором помещена составная часть, а дополнительным - аналитический индекс, отражающий содержание составной части.

1.4 Правила систематизации

Важнейшая проблема общей методики систематизации - выбор одного классификационного решения из нескольких возможных. Знание правил систематизации позволяет ограничить использование метода многократного отражения, дает возможность присвоить один индекс документам широкого, многоаспектного содержания. Среди систематизаторов сложилось условие: присваивать одному документу более трех индексов, иначе, как показывает практика, при поиске документов возникает избыточный информационный шум, неоправданно быстро растет объем ИПС.

Правило №1. Предпочтение частного вопроса общему

Правило №2. Систематизация по аспекту рассмотрения предмета

Правило №3. Систематизация по области применения объекта

Правило №4. Систематизация по объекту, испытывающему влияния

Документы, при систематизации которых следует использовать это правило, также содержат два объекта. Первый объект - это принципы и правила какой-либо науки или отрасли практики. Второй объект - это другие науки или отрасли практики, на которые оказывает влияние первый объект. При систематизации с помощью индекса отражают только второй объект, испытывающий влияние первого.

Правило №5. Систематизация документов широкого содержания

Правило распространяется на документы, в которых рассматривается три и более предмета или предмет освещается в трех или более аспектах. Такие документы отражаются в классификационном делении, содержание которого объединяет информацию обо всех предметах или аспектах. Здесь неприемлемы ни метод многократного отражения, ни правило систематизации по аспекту рассмотрения предмета.

систематизация библиотечный библиографический документ

2.1 Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)

ББК относится к комбинационным системам классификации, логически сочетающим основную и вспомогательные таблицы типовых делений.

12 ноября 1965 года Коллегия Министерства культуры СССР приняла Постановление о внедрении 1-го издания ББК в практику работы библиотек. Через год, в октябре 1966 г., в Москве состоялся Первый всесоюзный семинар по изучению ББК. Свыше 200 представителей библиотек различных типов, министерств и ведомств, прослушали лекции, участвовали в практических занятиях и обменялись опытом работы с таблицами ББК. Такие же мероприятия были проведены в союзных и автономных республиках, краях и областях СССР. Крупнейший семинар был проведен в Киеве.

Применение ББК в нашей стране регламентируется рядом Государственных стандартов системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Государственные стандарты являются нормативными документами высшего уровня, обязательными к применению всеми учреждениями и организациями страны вне зависимости от ведомственной подчиненности.

ББК - единственная классификационная система, по которой организованы фонды и каталоги крупнейших библиотечных сетей: Министерства культуры (областные, краевые библиотеки; ЦБС и самостоятельные библиотеки районного и городского уровня; детские библиотеки; национальные библиотеки республик в составе РФ; крупнейшие библиотеки федерального подчинения), а также наибольшей по численности в стране (54% от общего числа библиотек) сети школьных библиотек. Кроме того, ББК используется большей частью библиотек высших и средних специальных учебных заведений, в сети военных массовых и в большинстве военных научных библиотек, в большей части библиотек РАН, в оставшихся библиотеках профсоюзов и во многих других ведомственных научных и специальных библиотеках. Использование ББК регламентировано соответствующими приказами министерств и ведомств.

Проблемы, стоящие перед ББК, носят общий характер: каждая классификационная система вынуждена адекватно отражать реалии современного мира, развитие науки и современной практики. Она имеет, по крайней мере, три важные функции, сочетание которых и придает ей особый статус: функцию организационную (систематизация литературы), поисковую (поиск информации) и образовательную (комплексное представление о системе знаний).

2.2 История разработки ББК

В современной библиотечно-библиографической классификации ББК занимает особое место. В ней продолжается и развивается прогрессивная линия в систематике книг, которая отрицает искусственные построения, признаёт и утверждает связь с теорией и классификацией наук, исходит из системы знаний. Являясь системой библиотечно-библиографической, ББК учитывает специфику книги как объекта классификации. ББК исходит из марксистско-ленинской классификации наук, базируется на методологической основе диалектико-материалистических принципов, одновременно отражая уровень и достижения современной науки.

Типовые системы классификации наук исходили ранее или из чисто логических, или эволюционных. Ведущими были эти два типа.

В формально-логических системах основные науки располагались в строго иерархической последовательности - от общего к частному, то есть от всеобщих законов к более частным: математика - физика - химия - биология - психология - социология.

В эволюционных системах основной ряд наук отражал последовательность возникновения тех явлений, которые ими изучаются.

Приведение документации к последовательному порядку называют систематизацией. Чтобы обеспечить качественное управление компанией, информация в архиве должна быть оперативно найдена и обработана. Архивы создаются в виде электронной или материальной базы данных, а также автоматизируются. Опишем основные правила и требования.

Распределение документов по системе подразумевает следующее:

определение метода систематизации;
анализ документации от определения в дело до архивации;
классификация номенклатуры дел;
библиографическое описание.

Правильно проведенная систематизация данных документации позволяет достичь качества показателей не только в делопроизводстве, но и в плане экономии ресурсов организации, рабочего дня персонала. А также немаловажна оптимизация персонала на предприятии, о которой можно почитать здесь.

Методы систематизации

Современные бизнес-процессы невозможны без информационного оснащения — делопроизводства и документооборота. Поэтому необходимо создать и классифицировать базы уже существующих данных, а также поступающую новую информацию, соблюдать требования к систематизации документов.

В классифицирование информации включено:

номенклатуру;
индексирование;
методики поиска, накопления;
способы доступа;
сортировку запросов;
способы предоставления.

Данные распределяются двумя основными способами:

В свободном тексте документы.
Структурированная информация.

Структурирование — это последовательность распределения данных. Применяется стандартный формат, т. е. заполняется чистая форма. Сведения переносятся или на бумажный носитель, или на ПК в текстовом редакторе.

Разделы со сведениями в стандарте называются полями, а заполненные форматы — записями. Собранные записи — это и есть база данных. Все записи распределяются так, чтобы определенную информацию можно было в них несложно найти.

Хорошей особенностью баз данных считается выдача зафиксированных ранее сведений, в которых имеются выходные данные и содержание (от минимума символов до детальной информации).

Архивная классификация может распределяться и по группам в виде:

Чтобы четко организовать систематизацию, необходимо заранее предварительно подготовить документацию и собрать ее по определенным признакам. Далее будет следовать повторное распределение по вышеперечисленным группам.

Систематизация документов в делопроизводстве обеспечивает не только оперативный и точный доступ к данным, но и предотвращает несанкционированную утечку сведений. Целью систематизации является также слежение пути документа от даты его определения в производство и до поступления в архив, а в случае окончания актуальности — до уничтожения.

Без систематизации и правильно организованного процесса доступа к документации рабочий процесс любой организации будет затруднен. Это относится не только к коммерческим, но и к государственным структурам: так должным образом сохраняются документы, имеющие научную, историческую, социальную, экономическую, политическую ценность для державы.

Классификация по номенклатуре

Существует принятая терминология каталогизации по признакам группировок данных:

Это распределение сведений по типовому виду. К примеру: файлы или папки по проекту промышленного объекта.

Признак корреспондентский доминирует при структурировании переписки с любым физическим/юридическим лицом (к примеру, с ИП или областным кадастром недвижимости).

По признаку географическому группируется документация корреспондентов в определенном регионе (к примеру, это может быть переписка между предприятиями-изготовителями Краснодарского края).

По признаку экспертному учитываются сроки архивации документов (хранение временное — до 10 лет; хранение долговременное — более 10 лет).

Важно! Фиксация индексов в номенклатуре дел в комплексе документов — это важный элемент, равно как для поиска информации, так и для экспертизы материальных ценностей, а также чтобы обеспечить их сохранность.

В идеале в номенклатурную систему пакетируются: регистрационно-справочные массивы структур компании, всех должностных лиц, картотеки, вне зависимости от степени конфиденциальности, типа носителя, способа фиксации данных. Таким образом, номенклатура дел:

классифицирует и группирует исполненные бумаги в дело;
систематизирует, индексирует дела и время архивирования;
служит главным элементом учета;
выступает как единственный элемент учета текущих дел, которые фиксируются документами в течение нескольких лет.

В номенклатуре может группироваться и документация временно действующих подразделений организаций, которые, при необходимости, будут служить для подтверждения полномочий юридической единицы компании или ее ликвидации. А также в производстве дел правопреемников из числа прочих предприятий для продолжения деятельности.

Систематизация по номенклатуре информации в деле максимально охватывает массив документации какого-либо одного вида деятельности, благодаря чему создается реальная возможность комфортного использования любого документа в любой момент.

В делопроизводственной теории различают три разных вида номенклатур:

типовую;
конкретную;
примерную.

Корпорации дополняют их документами собственных структурных подразделений.

Типовые и примерные номенклатуры создаются с целью унификации баз данных, они устанавливают состав типовых дел по категориям подразделений организации. Так образуется единая индексация как нормативный документ делопроизводства в системе.

На будущий год составляют номенклатуру дел в завершающем квартале настоящего года, и после утверждения руководителя она становится нормативным актом.

Все перечисленные номенклатуры в систематизации предприятий разрабатываются спецслужбами или архивами ведомств. Целесообразно, чтобы все организации имели свои номенклатуры дел, составленные на основе примерных или типовых. Естественно, что все их заголовки должны соответствовать роду деятельности организации, быть краткими, точными, адресными (по заголовку осуществляется поиск справочно-информационный). Заголовок должен отражать структурно такие аспекты документа:

конкретный вид (отчеты, приказы);
вид (переписки, подборки, досье);
исполнитель, корреспондент, тематика;
дата селекции.

Совет: по инструктивной методике рекомендуется сперва размещать сведения организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. Далее — организационные бумаги (инструкции, положения, уставы). После них — организационные и распорядительные дела самой компании (вердикты правления, распоряжения, приказы). В заключение — данные, в которых содержится информация о плановых отчетах и переписка.

Редактированные и утвержденные архивом организации документационные номенклатуры ее структурных подразделений апробируются экспертной комиссией, а в итоге визируются этой организацией как хранителем базы данных.

Служба ДОУ (документального обеспечения управления) на базе типовых номенклатур образует сводную номенклатуру. В ее рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности организационно-функциональной деятельности организации и ее штатного расписания. При этом в первом разделе размещается служба ДОУ, а в завершение — общественные структуры.

Деловая индексация

Систематизация документов в архиве призвана обозначать каждое сформированное дело условно. Однородным документам назначаются одинаковые цифровые индексы. Переходящие из года в год дела вносятся в номенклатуру под идентичным индексом.

По правилам ведения дел государственными архивами, номенклатуры унифицируются по таким графам:

Индекс дела.
Заголовки подразделов.
Количество томов.
Срок хранения.
Примечание (уничтожение, передача в архив).

Если организация (по причине своей подчиненности и т. п.) не сдает документацию на хранение, тогда ее номенклатура согласовывается в вышестоящей региональной или ведомственной организации с экспертной комиссией.

На заметку: созданная номенклатура действует с первого числа первого месяца следующего года. Независимо от изменения целей или функций предприятия, номенклатура остается неизменной, однако, редактируется, предоставляется и согласовывается один раз в пять лет. Каждый год в номенклатуру заносится запись о количестве и категориях дополняющих документов.

Систематизация документов сегодня является неотъемлемой частью успешного ведения дел в любой организации.

Читайте также: