Основные виды документов используемых в деятельности овд доклад
Обновлено: 16.05.2024
1. Понятие, назначение и правила оформления организационных документов (нормативный правовой акт, устав, положение, штатное расписания) и их реквизитов.
2. Понятие, назначение и правила оформления распорядительных документов (приказ, распоряжение, указание) и их реквизитов.
3. Понятие, назначение и правила оформления справочно-информационных документов (протокол, докладная записка, справка, заявление, рапорт, письмо) и их реквизитов.
Литература:
Методические рекомендации:
По первому вопросу следует дать понятие официального документа.
Официальный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Значение документов заключается в том, что они:
– являются формой реализации (отражением) всех функций управления;
– являются одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами;
– являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих значение для деятельности ОВД. При подготовке документов необходимо руководствоваться требованиями, закрепленными в приказе МВД России № 615, утвердившем инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации.
Рассматривая вопросы, касающиеся видов документов, составляемых в органах внутренних дел необходимо подробно раскрыть классификацию документов по направлениям деятельности ОВД.
В основу перечня документов, образующихся в деятельности ОВД, положена следующая классификация по содержанию:
Среди организационно-распорядительных документов можно выделить документы, обеспечивающие:
1. распорядительную деятельность (протоколы, стенограммы, постановления, решения заседаний коллегий, совещаний, собраний; переписка по основным вопросам деятельности; приказы, распоряжения; правила, инструкции, методические указания и рекомендации и др.);
2. организационные вопросы (положения о структурных подразделениях ОВД, должностные (функциональные) обязанности сотрудников, штатные расписания; переписка по организационно-штатным вопросам, документы (решения, отчеты, акты, справки и др.) об организации, реорганизации, переименовании, ликвидации, передаче в другую систему, а также передислокации ОВД, акты приема-передачи, информации о чрезвычайных происшествиях в органах внутренних дел и др.);
3. контроль (акты, докладные записки, справки, заключения ревизий и проверок, документы о рассмотрении обращений граждан и др.);
4. правовые вопросы и арбитраж (постановления, определения, акты, решения, заключения, переписка о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера).
Большое количество документов, различные подходы к их классификации затрудняют документирование управленческой деятельности. Поэтому необходима систематизация документов, которая заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций.
В целях систематизации документов, сокращения количества применяемых форм документов в подразделениях МВД России в соответствии с Инструкцией по делопроизводству разрабатывается табель документов. Это перечень форм документов подразделения МВД России, необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка прохождения.
Необходимо дать определения некоторых видов документов:
Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом МВД России в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.
Положение устанавливает статус, определяет задачи и функции, права, порядок деятельности органа внутренних дел или его структурного подразделения, органа управления.
Устав определяет статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, учреждения и организации. Положение издается также в целях нормативного регулирования конкретных видов деятельности, осуществляемых органами внутренних дел и внутренними войсками.
Инструкции и правила регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и порядок ее осуществления конкретными категориями сотрудников ОВД. Инструкция содержит нормы, устанавливающие, кем, в каком порядке, какими способами методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности. Правила устанавливают порядок осуществления отдельного вида деятельности.
В наставлении излагаются нормы о порядке действия конкретных подсистем (органов) в той или иной ситуации, а также определяется порядок реализации и исполнения, соответствующих прав и обязанностей.
В верхнем правом углу на первой странице приложения указываются номер приложения (если приложение единственное, то номер не указывается), вид основного нормативного правового акта, к которому данный документ является приложением, его дата и регистрационный номер.
Положение, устав, инструкция, правила, наставление, являющиеся приложениями к основному нормативному правовому акту (приказу), также могут иметь приложения.
Освещая часть вопроса, касающуюся требований к оформлению документа необходимо помнить об общих требованиях:
- документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России;
- документ должен быть написан официально-деловым стилем;
- изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;
- применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении;
- документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;
- документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов;
- документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями приказа № 615, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения;
- в документе не должно быть помарок и исправлений.
При рассмотрении части вопроса касающейся оформления реквизитов следует понимать что, например реквизиты СОГЛАСОВАНО, печать и некоторые другие применяются при оформлении организационно-распорядительных документов, такие реквизиты как текст документа, название документа применяются для всех документов, однако имеют свои особенности при оформлении применительно к информационно-справочным документам. Таким образом, необходимо наметить состав реквизитов, прежде чем начинать ответ. Ответы на вопросы желательно демонстрировать примерами оформления отдельных реквизитов, например на классной доске.
В качестве примера рассмотрим оформление реквизита № 11 дата документа правила оформления, которого являются общими для всех. Реквизит дата является по классификации постоянным реквизитом. Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.
Вторым примером будет порядок оформления грифа согласования документа. Он пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Данный реквизит является переменным для большинства видов документов и лишь для некоторых постоянным.
В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется: с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);со структурными подразделениями органа внутренних дел; с подведомственными организациями; с общественными организациями (при необходимости).
Примерные вопросы для самоконтроля:
1. Понятие документирования и значение документов.
2. Виды документов, составляемые в органах внутренних дел.
3. Требования, предъявляемые к документированию в ОВД.
4. Особенности подготовки нормативных правовых актов.
5. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению организационно-распорядительной документации.
6. Структура текстов служебного письма, справки, акта, рапорта и других документов.
7. Постоянные и переменные реквизиты, понятие виды, условность данной классификации.
Задания для самостоятельной работы:
1. Изучить рекомендованную к данной теме литературу.
2. Законспектировать основные положения приказа МВД России от 20 июня 2014 г. № 615 касающиеся оформления письма.
3. Законспектировать основные положения приказа МВД России от 27 июня 2003 г. № 484 касающиеся подготовки нормативных правовых актов.
1. Основные требования, предъявляемые к документированию в органах внутренних дел, этапы разработки документов.
2. Основные направления совершенствования документирования управленческой деятельности в органах внутренних дел.
3. Рапорт как особый вид документа в органах внутренних дел.
4. Правила и требования к регистрации писем в органах внутренних дел.
5. Этикет в деловой переписке сотрудников полиции.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ
Задание № 1.
Соблюдая требования делопроизводства, по свободной фабуле составьте следующие документы:
– рапорт на отпуск, на оказание материальной помощи;
– рапорт ходатайство о поощрении;
– рапорт по результатам несения службы по охране общественного порядка.
Данное задание выполняется с учетом указаний преподавателя ведущего занятия.
Задание № 2.
Изучите представленные преподавателем документы, укажите, к какому виду документов они относятся, перечислите основные реквизиты каждого документа, выделите особенности их оформления. Результаты запишите в рабочей тетради и обсудите в составе учебной группы.
Данное задание выполняется с учетом указаний преподавателя ведущего занятия.
Задание № 3.
Оцените действия Ивановой и Сидорова. Мог ли Сидоров расписаться в листе ознакомления с приказом за Гамову? Могла ли Иванова таким образом ставить Гамову в известность о необходимости расписаться в листе ознакомления с приказом? Подготовьте лист ознакомления. Чем регламентируется порядок ознакомления сотрудников с правовыми актами?
Задание № 4
Юридическое основание издания распорядительных документов, составляемых в службах и подразделениях ОВД, их назначение, виды, структура, элементы процесса подготовки. Организационные документы, их использование для оперативного решения служебных вопросов.
| Рубрика | Государство и право |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.01.2010 |
| Размер файла | 32,7 K |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Назначение и виды документов, составляемых в службах и подразделениях ОВД
Процесс подготовки распорядительной документации
В деятельности служб и подразделений ОВД используются следующие основные виды документов: указы, приказы и распоряжения начальников горрайорганов и начальников служб и подразделений ОВД; постановления, протоколы, акты, заключения, докладные записки; справки, планы, обзоры, сводки; письма, доклады, рапорта, пояснительные записки; телеграммы, телефонограммы, факсограммы и т.д.
Однако, при подготовке всех видов документов, составляемых в подразделениях и службах органов внутренних дел необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
§ документ не должен противоречить законодательным или иным нормативным правовым актам;
§ в документе не должно быть помарок и исправлений;
§ документ должен быть оформлен в соответствии с существующими ГОСТами и требованиями;
§ содержание документа должно быть строго последовательным, изложение точным (выражения исключают двойное толкование), кратким.
Условно, всю документацию, имеющуюся в различных подразделения ОВД можно разделить на: организационно-распорядительную, распорядительную и организационную.
Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций того подразделения или службы ОВД, в которой она составляется.
Назначение и виды документов, составляемых в службах и подразделениях ОВД
Распорядительная документация
К распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность ОВД, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
§ Постановление определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами МВД РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. По наиболее важным вопросам государственного управления издаются совместные постановления различных служб МВД РФ, являющиеся правовыми актами.
§ Решение как распорядительный документ является правовым актом. Решения оформляют результаты деятельности и различных служб, подразделений и ведомств ОВД.
§ Распоряжение - акт управления начальника службы, подразделения ОВД, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенных должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
§ Приказ - акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений ОВД. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом, подразделением, службой. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность или снятии с должности). Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации отделов, служб, ведомств или их структурных частей, утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни отдела, службы, ведомства, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной службы, подразделения, ведомства или отдела. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга служб и должностных лиц независимо от их подчиненности.
Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название органа, подразделения, службы, ведомства в родительном падеже. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указания присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания (совещания).
При проведении расширенных совещаний (собраний, заседаний), с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Постановляющая часть решений должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу.
Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.
Процесс подготовки распорядительной документации
Подготовка и оформление основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоналичие (приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановления и решения добавляется стадии обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Процедура составления и оформления распорядительного документа должна быть описана в табеле форм документов конкретного отдела, службы, ведомства ОВД или в инструкции по делопроизводству. В них излагаются последовательность над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии). Главное условие, обеспечивающее качество документа - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание конкретного поручения вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на службу, ведомство, отдел ОВД. Отдел или структурное подразделение ОВД может выступать с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.
Первая стадия разработки проекта любого распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают к изучению материалов по существу, законодательных актов и решений вышестоящих органов МВД РФ, ведомственных нормативных документов, предшествующих распорядительным документам по данному и аналогичным вопросам, что обеспечивает правовую основу документа, его направленность, государственную постановку проблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используется различные информационно-справочные документы: рапорта, отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, службы, ведомства, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Следует учитывать время доведения информации до-конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста.
Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, наименование ведомства, наименования органа, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.
Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования при постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем службы, подразделения, отдела, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юристконсультом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми отделами органов, служб, ведомств.
Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, должностей, званий, фамилий, имен и отчеств.
Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами,- постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы подписываются руководителем органа, отдела, службы или его заместителем. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.
Организационные документы
Уставы и положения являются сложными организационными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются соответствующими службами (ведомствами) - разработчиками.
Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями органов, отделов, служб ОВД.
§ Уставы. Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность органа (службы, отдела) ОВД; их взаимоотношения с другими службами, органами ОВД; гражданами; права и обязанности службы, органа ОВД. Например, Устав патрульно-постовой службы милиции. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.)
§ Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы МВД, единого органа, структурного подразделения. Положения могут также регламентировать и деятельность должностных лиц.
§ Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих служебные, организационные вопросы, финансовые и иные специальные стороны деятельности служб, подразделений, органов МВД, а также отдельных должностных лиц. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует соответствующий по форме гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Существует отдельный вид документов, который можно назвать телефонограммами. Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текстов (устно, при помощи телефонной связи, с последующей записью получателем). Юридическая сила телефонограмм определяется следующими реквизитами: исходящим регистрационным номером; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером.
Существует также факсимильная связь, предназначенная для оперативной передачи и приема информации с бумажных носителей с помощью факсимильной аппаратуры (факса). Чаще всего такая связь устанавливается в дежурных частях отделов, управлений внутренних дел.
Список литературы
1. Советская милиция: история и современность 1917-1987 г. - М.,87
Подобные документы
Требования к подготовке всех видов документов, составляемых в подразделениях и службах органов внутренних дел. Соблюдение правил, обеспечивающих юридическую силу документов. Уставы, инструкции, положения. Работа с проектами распорядительных документов.
реферат [27,8 K], добавлен 22.01.2010
Понятие и задачи нотариальной деятельности. Виды и формы нотариальных документов и удостоверительных надписей. Наряды, составляемых нотариусом документов и наследственных дел, правила их хранения. Автоматизированные системы ведения нотариальных реестров.
дипломная работа [1,1 M], добавлен 29.06.2011
Предварительное расследование – самая большая по срокам и количеству составляемых документов часть уголовно-процессуальной деятельности, урегулированная законом деятельность органов дознания. На этой стадии до суда решаются задачи уголовного процесса.
курсовая работа [26,2 K], добавлен 15.12.2008
Документ и его виды. Подделка и использование заведомо подложных документов. Правила и методы следственного осмотра, изъятия и предварительного исследования документов. Изъятие документа как вещественного доказательства. Анализ документов следователем.
курсовая работа [39,5 K], добавлен 28.01.2008
Организационные документы как комплекс документов, содержащих правила создания организации, норма административного права, правовая основа деятельности организации. Виды документов: устав организации, учредительный договор, инструкция, штатное расписание.
контрольная работа [534,2 K], добавлен 21.04.2009
Понятие и виды преступлений против конституционных прав и свобод человека и гражданина. Проблемы квалификации фальсификации избирательных документов и итогов голосования. Избирательные документы и документы референдума как предмет преступления.
дипломная работа [84,3 K], добавлен 19.07.2012
Задачи криминалистики, законодательная база. Виды документов. Технико-криминалистическое исследование документов: методы проведения экспертизы. Технико-криминалистические исследования в целях установления наличия и способа подделки документов.
Читайте также: