Организация делопроизводства на малых предприятиях доклад

Обновлено: 30.06.2024

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций

Содержимое работы - 1 файл

делопроизводство.docx

ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ФИЛИАЛ МОСКОВСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ПИЩЕВЫХ ПРОИЗВОДСТВ

Индивидуальная практическая работа

Выполнил: студент гр. П-401

Проверил: Токарева Т.Ю.

г. Тольятти, 2011

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

  • снизить стоимость делопроизводственных операций;
  • улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
  • обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
  • использовать прогрессивные и производительные технические средства;
  • обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

  1. Принцип организации делопроизводства на пищевых предприятиях.

Делопроизводство – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.

Главной задачей делопроизводства является обеспечения быстрой бесперебойной и эффективной работы учреждения.

Профессионально грамотные оформленные документы с выполнением правил документооборота определяют позитивное мнение о предприятии.

Делопроизводство состоит из документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данными учреждениями и полученными из вне: прием, распределения дел, контроль исполнения, формирование дел, хранение и использование документов, движения документной информации по инстанциям.

Система документирования – есть совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организаций или предприятий.

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

  1. Характеристика видов и правила составления служебных документов.

Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.

Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.

Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.

По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу, каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство осуществить оплату, оказать услуги или выполнить иные действия.

В финансовой деятельности гарантийное письмо – форма письменного поручительства, выдаваемого гарантом кредитору для обеспечения своевременной уплаты должником причитающейся суммы. В коммерческой деятельности гарантийные письма называют еще кредитными письмами.

Гарантийные письма составляются как физическими, так и юридическими лицами (организациями). Адресатом гарантийного письма также может быть как физическое лицо, так и организация. Предметом гарантии может быть оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы, возврат кредита и др. Существует два варианта гарантийных писем:

1) письмо, содержащее просьбу (выполнить работу, предоставить кредит и др.) и обязательство (оплаты работ, услуг, продукции, возврата кредита и др.).

2) письмо, содержащее только обязательство (оплаты работ, услуг, продукции, возврата кредита и др.).

  1. Характеристика видов и правила составления организационно распорядительных документов.

Организационно- распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно- распорядительная документация – это и организационно-правовое обеспечения предприятия в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений предприятия с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в организации и ее структурных подразделениях.

Организационно- распорядительной документацией закрепляется трудовая жизнь всех звеньев организации, включая кадровые.

В состав организационно- распорядительных документов входят:
1. Организационные документы – устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
2. Распорядительные документы – приказы, решения, распоряжения, указы, постановления;
3. Справочно-информационные документы – протоколы, служебная переписка, деловая переписка, коммерческая переписка, справки, акты, докладные, объяснительные, служебные записки;
4. Документы по личному составу – приказы по личному составу, заявления, личные карточки, справки, автобиографии, характеристики, резюме.

Организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, регулирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права обязанности, ответственность руководителей и специалистов.

Устав – документ, которым оформляется порядок образования организации, определяется ее структура, функции, правовое положение.
Уставы, после их утверждения вышестоящей организацией, подлежат обязательной регистрации в администрации. Реквизиты и текст устава аналогичны реквизитам и тексту положения. Дополнительным реквизитом являются лишь подписи учредителей. Текст устава структурно разбивается на разделы:
1. Общие положения: изложены основания организации, порядок и формы управления организацией, ее подчиненность.
2. Цели и виды деятельности, направления деятельности организации.
3. Организационное единство: структурные подразделения и их взаимосвязь.
4. Регламентация деятельности: формы управления, права и обязанности должностных лиц.
5. Финансово-материальная база: определяются размеры основных и оборотных средств, источники образования хозяйственных средств, распоряжение средствами и ценностями.
6. Контроль, проверка и ревизия: устанавливаются формы и виды контроля за деятельностью предприятия.
7. Отчетность.
8. Реорганизация и ликвидация предприятия: излагаются порядок проведения реорганизации или ликвидации предприятия.
Устав подписывают учредители предприятия.


Зачем?

Итак, какие цели могут стоять перед компанией при внедрении СЭД? Рассмотрим возможные варианты.

Поскольку достижение каждой из этих целей последовательно увеличивает как бюджет проекта автоматизации, так и риски того, что проект не будет успешно завершен, к постановке завышенных целей следует относиться с максимальной осторожностью.

Когда цель поставлена, а задачи автоматизации определены, можно переходить к следующему этапу – выбору системы электронного документооборота.

Как выбрать?

В последние годы рынок СЭД для малых и средних фирм значительно расширился: у поставщиков сформировалось видение автоматизации документооборота среднего и малого бизнеса, появилось много новых решений, ориентированных именно на этот сегмент рынка. Поэтому выбор системы электронного документооборота сейчас – достаточно непростая задача. Попробуем систематизировать процесс выбора СЭД исходя из тех целей, которые ставит перед собой компания, внедряя электронный документооборот.

Все системы электронного документооборота можно условно разделить на 3 большие группы:

  1. Системы организации архива (хранилища) документов.
  2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота.
  3. Комплексные системы автоматизации документооборота.

1. Системы организации архива документов

2. Системы автоматизации делопроизводства с элементами документооборота

  • Архив документов:
    • хранение и архивирование документов,
    • поиск по реквизитам регистрационно-контрольных карточек документов, полнотекстовый поиск по документам,
    • сканирование и распознавание документов;
    • регистрация документов,
    • организация номенклатуры дел,
    • разграничение прав доступа.
    • маршрутизация документов,
    • выдача поручений,
    • визуализация бизнес-процессов.

    3. Комплексные системы автоматизации документооборота

    Внедрение подобных СЭД, скорее, оправдано в крупных организациях (холдингах) за счет того, что системы такого класса разрабатываются только под заказ, а следовательно, имеют высокую стоимость, достаточно сложны в освоении, при внедрении требуют участия ИТ-специалистов. Однако выбор СЭД данной группы предоставляет также большие возможности по модификации системы под нужды компании, можно создать систему, сбалансированную по функциям как в области делопроизводства, так и в области документооборота.

    Что дальше?

    Закона, требующего обязательного ведения общего делопроизводства на микропредприятиях, не существует, но минимально необходимые операции с документами проводить все равно придется. И чаще всего эта обязанность возлагается на секретаря или помощника руководителя. В статье мы обозначим основные виды документов, необходимых и достаточных для постановки делопроизводства на микропредприятии.

    КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

    ■ Кадровые документы. Кадровая документация большинства микропредприятий (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей) представлена прежде всего трудовыми договорами с работниками. Заметим, что индивидуальный предприниматель ведет кадровое делопроизводство только в том случае, если он нанимает работников и выплачивает им заработную плату. В отношении себя он трудовой договор не оформляет, поскольку в данном случае работник и работодатель представлены в одном лице.

    Помимо трудовых договоров к кадровым документам, которые могут быть у микропредприятия, относятся:

    • правила внутреннего трудового распорядка;

    • табель учета рабочего времени;

    • положение о защите персональных данных работников;

    • приказы по личному составу;

    • личные карточки работников;

    • трудовые книжки работников;

    • инструкции по охране труда;

    • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

    • книга учета выдачи бланков трудовых книжек;

    • журнал учета прохождения инструктажа по охране труда;

    • журнал регистрации приказов по личному составу;

    • журнал регистрации справок, выданных работникам.

    Структура правил внутреннего трудового распорядка:



    ■ Типовая форма трудового договора. Нововведением, касающимся кадрового делопроизводства на микропредприятиях, стало утверждение типовой формы трудового договора, заключаемого между работником и работодателем – субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям[1].

    Указанную типовую форму трудового договора применяют те работодатели-микропредприятия, которые решили воспользоваться своим правом не принимать локальные нормативные акты. Как отмечалось выше, все условия, которые должны содержаться в таких актах, необходимо будет отразить в трудовых договорах, составленных на основе принятой типовой формы.

    Помимо основных положений типовая форма позволяет включать в договор дополнительные условия (к примеру, расположение рабочего места, структурное подразделение).

    Форма также предусматривает возможность вносить в договор особые условия, касающиеся труда дистанционных и надомных работников. Например, заполнив соответствующие пункты типовой формы, работодатель сможет закрепить условие о том, что работа должна выполняться путем обмена электронными документами, с использованием Интернета и т.д.

    Если при внедрении типовой формы трудового договора микропредприятия могут отказаться принимать локальные нормативные акты, то обязанность по заполнению трудовых книжек работодателями-микропредприятиями никто не отменял!

    Типовую форму трудового договора[2] могут использовать все организации и индивидуальные предприниматели, относящиеся к микропредприятиям. На этот документ возложены большие надежды, так как планируется, что он позволит снизить объем документооборота и повысить степень защиты трудовых прав работников.

    ■ На что опираться при разработке кадровых документов. Несмотря на то, что с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, эти формы остаются очень удобными для использования микропредприятиями. Так, при составлении штатного расписания (унифицированная форма № Т-3), графика отпусков (унифицированная форма № Т-7), табеля учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13), приказов по личному составу и пр. можно использовать соответствующие формы[3].

    При разработке всех иных перечисленных кадровых документов необходимо прежде всего руководствоваться нормами действующего российского трудового законодательства, а также положениями нормативно-методических документов (например, ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-2003, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих[4] и пр.).

    [3] Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

    [4] Утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в ред. от 12.02.2014).

    А.А. Белькова, документовед

    Подборка наиболее важных документов по запросу Кадровое делопроизводство для малых предприятий (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

    Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Кадровое делопроизводство для малых предприятий

    Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
    Статья: Регулирование труда работников некоммерческих организаций в 2021 году
    (Рябинин В.В.)
    ("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2021, N 2) Как отмечается в пояснительной записке к проекту принятого Закона, до вступления в силу изменений согласно требованиям ТК РФ все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, должны были принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). Глава 48.1 ТК РФ предусматривала возможность микропредприятий из числа субъектов малого предпринимательства отказаться полностью или частично от разработки локальных нормативных актов. Исключений для иных работодателей, помимо микропредприятий, закон не содержал. Соответственно, на некоммерческие организации возлагалась обязанность по разработке локальных нормативных актов в сфере кадрового делопроизводства. Однако по своему характеру деятельности и организации труда такие организации можно соотнести с микропредприятиями. В связи с этим законодатель посчитал целесообразным и обоснованным снижение для некоммерческих организаций обязанностей по несению дополнительного ресурсного бремени по разработке, утверждению и изменению дополнительной кадровой документации, а также освобождение от обязанности заключать бессрочные трудовые договоры в установленных случаях.

    Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
    Тематический выпуск: Пишем правильно. Обязательные и необязательные условия трудового договора
    (Карсетская Е.В.)
    ("Экономико-правовой бюллетень", 2019, N 7) Напомним, что с 1 января 2017 г. введены упрощенные правила ведения кадрового делопроизводства для микропредприятий. К микропредприятиям относятся индивидуальные предприниматели, численность работников которых не превышает 15 человек, доходы за год не превышают 120 млн руб. (подп. 2 п. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации").

    Нормативные акты: Кадровое делопроизводство для малых предприятий

    Читайте также: