Организация архивного дела в рф доклад

Обновлено: 16.05.2024

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Факультет истории и филологии

Описание источников хранения

Реферат
студента 3 курса ИСТ Z -231
Куриновой Юлии
История южных и западных славян

Доцент кафедры Гуров М.И.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. В современном мире всеобщей информатизации, существует большая потребность в том, чтобы поступающие в библиотеку документы подвергались обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать. Это необходимо для того, чтобы документ можно было легко и быстро найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя.

Разработанность Е. В. Алексеева, О. В. Вовкотруб, В.В. Галахов, Г.Н. Ксандопуло, Е.А. Степанов, Л. Р. Фионова.

Объект. Опись дел и аналитико-синтетическая переработка документов.

Предмет . Обработка документов при помощи аналитико-синтетического метода.

Цель. Изучить понятие описания дел и аналитико-синтетическую переработку первичной документированной информации.

проанализировать аналитико-синтетическую переработку документов;

выявить особенности описи дел;

определить понятие описи.

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N. ".

Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов.

Обе схемы представляют собой информационно-поисковые языки широкого тематического охвата, специально разработанные для классификационного анализа документов АФ РФ и предназначенные для организации систематических каталогов всех звеньев государственных и ведомственных архивов. Схемы были построены на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни, имели социально-экономическую и историко-революционную направленность. Высшими делениями схем были отрасли человеческой деятельности.

Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.

Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей) или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат (НСÀ) архива. НСÀ архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения (указывать адреса).

3 . Основные принципы многоуровневого описания

Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

Описание документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.

При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

Основными принципами многоуровневого описания являются:

соответствие информации уровню единицы описания;

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.

Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объёма единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вид носителя информации.

Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве (история фонда).

Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда – сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта и документа – сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография.

Поступающие в архив документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п. Эта деятельность нацелена, во-первых, на то, чтобы документ был размещён в фонде библиотеки таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя; во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог), хранящихся в фонде библиотеки для быстрого и удобного поиска в них сведений о необходимых пользователям документах, а затем, с их помощью – нахождения самих документов в фонде библиотеки и предоставления их пользователю.

Конечно, в данной сфере всё более часто и широкомасштабно используются компьютерные программно-технические средства. Они способны помочь в этой деятельности, но даже интеллектуальные экспертные системы не могут полностью заменить интуитивный и формальный опыт работы индивида.

Ряд специалистов склоняется к тому, что выявлять суть и идею текста, анализировать связанные с ним ситуации в текстах других публикаций (анализ) и на основе полученных данных (знаний) формировать некоторый новый материал (синтез) может и должен делать человек. Точный анализ проблемной ситуации, соответствующий метод и профессиональные навыки позволяют преобразовывать содержания текстов в некую обобщённую структуру – модель анализируемой ситуации, раскрывающую не только идею и задачу, поставленную автором исследуемого документа, но и комплекс взаимосвязанных задач.

Исходная информационная модель предметной области имеет первостепенное значение в подобной работе. Из самого понятия следует, что она должна существовать до начала проведения информационно-аналитической работы.

Исходная информационная модель – это часть формальных знаний о проблеме.

Разновидностями таких моделей являются: автобиография, характеристика с места работы, служебная записка, доклад о работе за отчётный период и др. Как правило, подобные документы пишутся в произвольной форме. Можно повысить качество и снизить затраты по их написанию, используя своеобразные шаблоны. Эти шаблоны в определённой степени являются информационными моделями (например, в текстовом процессоре Word используется широкий набор таких шаблонов). Для подготовки документа необходимо включить свою информацию в хорошо отработанную информационную модель.

Качество реферирования отражает развитие информационной аналитики. Интеллектуализация современных информационных систем связана с умением чётко (желательно однозначно) структурировать информацию, придавая ей форму сведений (систематизированной совокупности фактов). При этом важно понимать, что выработать формат представления сведений, относящихся к научно-технической информации, трудно в силу её многозначности и принципиальной нечёткости.

Правильный выбор информационной модели и её творческое наполнение составляют основу информационно-аналитической деятельности.

В процессе своей деятельности все организации создают документы, обязательные для хранения.

Это делают для того, чтобы, во-первых, документ будет размещён в фонде архива таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя. Во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог).

Цель данной работы – рассмотреть состояние архивного дела на современном этапе. В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи, стоящие перед данной работой:
1)Рассмотреть состояние архивного дела накануне образования РФ;
2)определить перспективы архивного дела в РФ;
3)охарактеризовать состояние современного архивного дела;
4)рассмотреть структуру Архивного фонда РФ

Содержание работы

Введение………………………………………………….….…..3 – 6
Состояние архивного дела накануне образования РФ…………………………………………………….…….…7 – 11
Управление архивным делом в РФ………………. …12 – 22
2.1.Управление архивным делом на федеральном уровне…….….…..13 – 17
2.2.Управление архивным делом на региональном и муниципальном уровнях…………………………………………………….…………. ….18 – 21
3.Архивный фонд РФ…………………………………………..22 – 28
Заключение………………………………………………. ….29 – 30
Список использованной литературы……………………. …31 – 32

Файлы: 1 файл

Курсовая ''Современная организация архивного дела в России''.doc

Состояние архивного дела накануне образования РФ………………………………………… ………….…….…7 – 11

Управление архивным делом в РФ………………. …12 – 22

2.1.Управление архивным делом на федеральном уровне…….….…..13 – 17

2.2.Управление архивным делом на региональном и муниципальном уровнях…………………………………………………….…… ……. ….18 – 21

3.Архивный фонд РФ…………………………………………..22 – 28

Список использованной литературы……………………. …31 – 32

Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков, обеспечивают базу исторических исследований.

Прежде чем начать рассмотрение организации управления архивным делом, необходимо остановиться на основных понятиях.

Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) первоначально означал присутственное место. Но в настоящее время под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием, хранение и организацию использования архивных документов в интересах пользователей.

Архивный документ – ценный материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, подлежащий хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства.

Управление архивным делом - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Основной учетной единицей Архивного фонда РФ является дело, или единица хранения.

Цель данной работы – рассмотреть состояние архивного дела на современном этапе. В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи, стоящие перед данной работой:

1)Рассмотреть состояние архивного дела накануне образования РФ;

2)определить перспективы архивного дела в РФ;

3)охарактеризовать состояние современного архивного дела;

4)рассмотреть структуру Архивного фонда РФ

В данной работе использовалась следующие источники:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (ред. от 13.05.2008) – основной закон, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Положение о Федеральном архивном агентстве (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 N 290, ред. от 08.08.2009) – в нем определены статус Федерального архивного агентства России, его права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура.

Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ (утвержден Приказом Федерального архивного агентства от от 11.03. 1997г. № 11). Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

Асфандиярова И.Г. Региональное архивное законодательство // Отечественные архивы. - 2006. - №4.

Банасюкевич В.Д. Формирование Архивного фонда Российской Федерации: Современный этап //Секретарское дело. - 1998. - № 1

Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет //Отечественные архивы. – 1998. - №5.

Храмцовская Н.А. Архивное дело: вся власть регионам// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2005. - №9

Е.В.Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова Архивоведение. – М.,2005. Рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: учебное пособие. – М., 1996. Авторы учебника излагают основы организации архивной службы в стране, задачи по концентрации, сохранности и использованию документов. Освещаются вопросы взаимодействия в работе ведомственных и государственных архивов, методика экспертизы, учета и хранения документов, комплектования архивных фондов.

Состояние архивного дела накануне образования РФ.

Начало либерализации доступа к архивным документам относят к 1960 г., когда изменились подведомственность и правовое положение Главного архивного управления: оно было передано в непосредственное подчинение Совету Министров СССР и получило название Главного архивного управления (Главархив) при Совете Министров. Местные архивные учреждения стали также подведомственны соответствующим исполкомам Советов.

Для проведения научных и следований в области архивоведения в 1966 году при Главрхиве СССР был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Ему были переданы центральная научно-исследовательская лаборатория, материалы методического кабинета.

5 марта 1967 г. постановлением Совета Министров СССР был создан Центральный государственный архив звукозаписей СССР.

В 1974 г. Главархив совместно с Госкомитетом стандартов, Госкомтрудом и другими ведомствами издал Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД), способствующую улучшению постановки делопроизводства в учреждениях и на предприятиях страны.

К положению были составлены два приложения. В приложении № 1 закреплялась сеть центральных государственных архивов СССР, находившихся в непосредственном ведении Главного архивного управления (Главархива) при Совете Министров СССР. В приложении № 2 давался перечень отраслевых государственных фондов, министерств, ведомств СССР и организаций, осуществлявших государственное хранение документов ГАФ СССР.

В положении были отражены новые функции государственной архивной службы: выполнять на договорных началах по заявкам учреждений ряд работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, созданию страхового фонда копий; осуществлять организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и делопроизводством учреждений, организаций и предприятий. Практическая деятельность архивной службы получила правовое закрепление: Главрхиву СССР представлялись полномочия контроля за состоянием и использованием всех документальных памятников; все ценные документы подлежали государственному учету, Главрхив СССР вел центральный государственный учет документов; собирание документов на территории страны проводилось только с разрешения соответствующих учреждений государственной архивной службы.

Таким образом, ко времени распада СССР и образования РФ Государственная архивная имела сложившуюся устойчивую структуру и состояла из органов управления архивным делом, государственных архивов и научных учреждений. Основные задачи ГАС остались неизменными: комплектование ГАФ СССР, обеспечение сохранности документов и организация их использования. К органам управления относилось Главное архивное управление при Совете Министров СССР, которое возглавляло государственную архивную службу СССР. Главархив СССР непосредственно и через архивные органы союзных республик ведал организацией архивного дела в стране. Существовал Архивный фонд КПСС, в состав которого входили документы партии и комсомола. Они хранились в партийных архивах, и сведения о них не поступали в органы государственной архивной службы. Руководство архивным делом в союзных республиках осуществляли главные архивные управления при советах министров союзных республик; в автономных республиках — архивные управления при советах министров этих республик; в краях, областях и городах республиканского подчинения (Москва и Ленинград) — архивные отделы соответствующих исполкомов Советов народных депутатов. Государственные архивы разделялись на две группы — госархивы с постоянным составом документов и госархивы с переменным составом документов (хранившие документы до передачи их в госархивы постоянного хранения).

Архивы с постоянным составом документов подразделялись на несколько категорий:

центральные государственные архивы СССР;

центральные государственные архивы союзных республик и их

центральные государственные архивы автономных республик;

государственные архивы краев, областей (в том числе автономных)

и их филиалы в ряде городов республиканского подчинения.

Архивы с переменным составом документов (райгорархив) создавались в районах, республиках, краях, областях, городах, имевших развитую промышленность. Разработку теоретических проблем и методических пособий по вопросам архивоведения и делопроизводства осуществляли такие н а у ч н ы е у ч р е ж д е н и я , как Всероссийский научно-исследовательский институт делопроизводства и архивного дела (ВНИИДАД) и Научно-исследовательский центр технической документации (НИЦТД), а также вспомогательные центральные лаборатории по микрофильмированию и реставрации документов в Москве и Ленинграде. Подобная система существовала практически неизменной более 10 лет, когда в конце 1991 г. Главархив СССР был ликвидирован как общесоюзное отраслевое ведомство. Все его функции были переданы центральным архивным органам союзных республик, ставших самостоятельными независимыми государствами.

1. История создания архивов

2. Архивное дело в советское время и до современности

Сложнейшая жизнедеятельность общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой (без преувеличения) современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать.

Архивоведение – научная дисциплина, изучающая вопросы хранения, использования архивов.

Возникший взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали именно архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивоведение в XX в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в системе современных научных дисциплин и в общественной жизни.

Архивный фонд – исторически сложившийся и пополняющейся совокупность архивных документов, отражающая духовную жизнь народа.

Центральное место в архивах Российской Федерации занимает Государственный архив.

Государственный архив Российской Федерации - архив России, куда поступают на хранение документы высших органов законодательной, исполнительной и судебной власти Российской Федерации; крупнейший федеральный архив страны, в котором хранится около 5,5 миллионов дел по истории России XIX-XXI вв.; одно из ведущих культурно-просветительских учреждений страны; особо ценный объект культурного достояния народов России.

Цель работы Государственного архива Российской Федерации - обеспечить вечное хранение уникальных документов, запечатлевших историю нашей страны, и предоставить каждому, кто в этом заинтересован, возможность воспользоваться ретроспективной информацией по политическим, экономическим, общественным, культурным аспектам российской истории XIX-XXI вв.

В книге Самошенкова В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. М., 1989. подробно описано особенности формирования архивных кадров данного периода, так же рассматривается деятельность архивов местных учреждений.

1. История создания архивов

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только пополняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.[1]

С появлением системы государственных учреждений — приказов, система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.[2]

Коллежскому асессору А.Д. Почаинову в 1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, получивший штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя (асессора П. Курбатова), - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающий на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц — фондообразователей.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

В течение XVIII — XIX в.в. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации — архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

2. Архивное дело в советское время и до современности

Коммунистическая партия и Советское правительство уделяли пристальное внимание развитию и совершенствованию архивного дела в Советской России. В своей деятельности они руководствовались указанием В.И. Ленина о том, что нельзя отбрасывать ценные достижение прошлого, а напротив, необходимо усвоить и переработать все ценное.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, был вскоре дополнен другими законодательными актами и практическими мероприятиями. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охраняемые помещения. В 1919 г. декретами правительства были созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организации, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях.[4]

1 - древлехранилище, содержащее материалы по внешней и внутренней политике России до XVIII в. включительно;

2 - хранилище государственных документов новой русской истории (XIX в. - 1 марта 1917 г.);

3 - хранилище документов истории революции и общественного движения (до 1 марта 1917 г.);

4 - архив пролетарской революции, содержащий документы после 1 марта 1917 г.

24 ноября 1921 г. - Постановлением Президиума ВЦИК Главное управление архивным делом из ведения Наркомата просвещения РСФСР переходит в ведение ВЦИК и переименовывается в Центральный архив РСФСР (Центрархив).

1925 г. - из Архива Октябрьской революции выделился в качестве самостоятельного Архив Красной армии.

1926 г. - На базе иллюстративного отдела АОР был создан центральный кино-фото-архив.[5]

1935 г. - Положение о Центральном архиве Октябрьской революции, окончательно определившее профиль архива как хранилища документальных материалов высших органов государственной власти и управления и центральных органов государственного управления советского периода, приему в архив подлежали как документы учреждений союзного уровня, так и учреждений РСФСР. Кроме того, в архиве продолжали храниться фонды Временного правительства и контрреволюционных правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции. Положением архив был признан самостоятельным научно-исследовательским учреждением и при его директора в качестве совещательного органа создан Научный совет.

В соответствии с Положением архив имел следующую структуру:

-отделы хранения центральных правительственных органов СССР и РСФСР;

- культуры и быта;

- дооктябрьских фондов и фондов «контрреволюционных правительств;

- книгохранилище, отдел газет, плакатов и листовок.[6]

1938 г. - Произошла новая реорганизация управления архивным делом, в соответствии с которой сеть государственных архивов была передана Народному комиссариату внутренних дел СССР, а Центральное архивное управление было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. Переходит в ведение ГАУ НКВД СССР и ЦАОР, который переименовывается при этом в Центральный государственный архив Октябрьской революции (ЦГАОР).

1960 г. - После ликвидации МВД СССР и передачи Главного архивного управления в непосредственное подчинение Совету Министров СССР в ЦГАОРСС были переданы документы упраздненного НКВД-МВД СССР и подведомственных ему организаций за 1934 -1960 гг. включительно.

Материалы союзного ведомства внутренних дел поступили на государственное хранение впервые.

28 июля 1961 г. - Постановление Совета Министров СССР об утверждении положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР, в которой значились два вновь созданных архива: Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) и Центральный государственный архив народного хозяйства (ЦГАНХ СССР). Оба архива были созданы на базе реорганизованного ЦГАОРСС. Во вновь созданный ЦГАНХ были переданы из ЦГАОРСС фонды экономического характера. В ЦГАОР СССР после реорганизации остались фонды высших органов власти и управления СССР, центральных органов управления в сфере труда, здравоохранения, образования, печати, информации, внутренних дел, юстиции, государственного контроля, органов суда, прокуратуры, арбитража СССР, а также фонды ряда общественных организаций. Были включены в состав ЦГАОР СССР и фонды ликвидированного Центрального государственного исторического архива в г. Москве (ЦГИАМ).[7]

1989-1991 гг. - Активный прием документов в связи с ликвидацией всей системы государственных учреждений СССР.

28 апреля 1992 г. - Распоряжение правительства Российской Федерации о создании Государственного архива Российской Федерации (ГА РФ) на базе Центрального государственного архива Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления (ЦГАОР СССР) и Центрального государственного архива РСФСР (ЦГА РСФСР).

Во вновь созданном архиве на 1 января 1993 г. хранилось 3.150 фондов и 4. 947.881 ед. хр.

18 июня 1993 г. - Утверждено Государственной архивной службой России Положение о Государственном архиве Российской Федерации.

1994-1999 гг. - Проведена разборка, формирование, описание, систематизация документов Верховного Совета РФ, пострадавших во время события сентября-октября 1993 г.

1995-2002 гг. - Подготовка и проведение историко-документальных и историко-художественных вставок с привлечением музейных экспонатов крупнейших хранилищ России.

Список литературы:

1. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России. М., 1989. 214 с.

2. Алексеева Е.В. Архивоведение. М., 2006.

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Читайте также: