Опыт организации работы с документами за рубежом доклад

Обновлено: 15.05.2024

Учебный материал в форме юридических лекций для самоподготовки студентов ВУЗов различных специальностей и направлений. Информация представлена в виде конспектов с тематической разбивкой по изучаемым предметам и вопросам.

Законодательно-нормативное регулирование управления документацией в странах Западной Европы и США

План курсовой работы

1.1. Правовое регулирование управления документацией.
1.2. Система международных стандартов.
1.3. Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза.
1.4. Особенности управления документами и нормативного регулирования электронного документооборота в США.
1.5. Особенности нормативного регулирования организации работ с документами в Италии.

2.1. Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота.

Список использованной литературы.

Введение

Особенностью современного общества является непрерывный обмен информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации.

Одним из важных компонентов этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации.

1) организация рационального документооборота;
2) контроль исполнения документов;
3) оперативное хранение документов;
4) последующее хранение документов в архиве.

Все процессы, связанные с управлением документацией регулируются законодательно-нормативными актами. Зарубежное регулирование делопроизводства отличается от российского.

Мы считаем, что актуальность представленной курсовой работы очевидна, т.к. для совершенствования системы документооборота в деятельности российских организаций необходимо проанализировать зарубежный опыт в данной сфере в построении законодательной базы и в непосредственном управлении документацией.

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы, использование полученных выводов для разработки и внесения предложений по совершенствованию документооборота в России.

1) изучение системы источников правового регулирования документооборота в России;
2) исследование особенностей законодательного регулирования документооборота за рубежом;
3) анализ содержания юридических требований к электронному документообороту;
4) проведение сравнительно-правового анализа российского законодательства и нормативно-правовых актов других государств в сфере работы с документами;
5) определение роли зарубежного опыта при организации и функционировании систем документооборота в России.

Объектом исследования являются процессы, протекающие при организации и функционировании систем документооборота.

Предметом исследования является характеристика нормативного регулирования документооборота в России и за рубежом.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы, приложений.

Целью дипломной работы является – проведение сравнительного анализа практики внедрения электронного документооборота РФ на примере США и выявление перспектив развития электронного документооборота в РФ.
Для достижения поставленной цели определены теоретические и научно-практические задачи:
Проведение сравнительной характеристики развития законодательной базы внедрения электронного документооборота в США и РФ.
Рассмотреть развитие законодательной базы использования электронного документооборота РФ и США и основы их взаимодействия.

Содержание

Введение
ГЛАВА ПЕРВАЯ. Особенности управления документацией за рубежом
Правовое регулирование управления документацией …………………………… 7
Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота …………………..………………………………. 9
Система международных стандартов ……………………………………………. 14
ГЛАВА ВТОРАЯ
2.1. Нормативное регулирование электронного документооборота и управление документацией …………………………………………………………………………. 20
2.2. Особенности управления документацией и нормативное регулирование ……. 21
ГЛАВА ТРЕТЬЯ. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта
2.1 Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота……………………………………….. …………. 30
2.2 Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения ……………………………………………………………. 37
2.3 Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество
Заключение
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ
РИС. 1 Конгресс США
РИС. 2 Объединенная сессия Конгресса в Палате Представителей 28 января 2003 года
Таблица 1. Сравнение российских и западных методов организации документооборота

Работа состоит из 1 файл

Особенности управления документацией за рубежом.docx

2.1. Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

Функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД), при правильном их использовании, являются мощным рычагом государственного управления в области информационно-коммуникационных технологий. В России документа, регламентирующего СЭД, пока нет. Но, опираясь, на зарубежный опыт, можно предположить, на что будут ориентироваться отечественные стандарты 13 .

Чего ждать России?

В России пока не существует документа, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы его разработки существуют уже давно и работа ведется сразу несколькими организациями. Учитывая, как в последнее время обострились проблемы взаимодействия между уже существующими системами, ждать появления государственных требований к СЭД нам осталось недолго.

В каком-то смысле России проще, поскольку можно опереться на опыт существующих зарубежных разработок. Может быть, стоит начать с принятия всего лишь одного, но строго обязательного требования о том, чтобы все новые СЭД, закупаемые государственными организациями, были способны экспортировать документы и их метаданные в установленном стандартном формате, – это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую. О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по уже принятым стандартам в США и Европе.

Управление Электронными документами в США

США наряду с Австралией и Великобританией является мировым лидером в области исследования и нормативного регулирования вопросов управления электронными документами.

Основными законодательными актами в области управления электронными документами в США являются:

Закон о федеральных документах (1950);

Закон о национальной архивно-документационной службе (1984);

Закон об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях от 24.01.2000 года.

Согласно законам о федеральных документах и национально архивно-документационной службе, Национальный архив США или NARA осуществляет надзор за управлением федеральными правительственными документами и обеспечивает сохранность документов, имеющих научную, историческую и практическую ценность. Документы Национального архива размещаются в 34 зданиях и занимают 81.200 куб. м - это более восьми биллионов листов бумаги. В центральном здании в Вашингтоне выставлены для всеобщего обозрения такие знаменитые документы, как Конституция США, Декларация Независимости, Билль о правах и др.

В ст.104 Закона об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях дается определение электронного документа: электронный документ - это документ созданный, сохраненный, генерированный, полученный или отправленный при помощи электронных средств. Закон устанавливает равнозначность электронного документа и электронной подписи с бумажными документами и собственноручной подписью, что делает возможным заключение контрактов, перевод денег, хранение архивов и т.п. только с помощью средств вычислительной техники и Интернета, без необходимости дублирования всех сопутствующих документов на бумаге.

США являются лидерами в области создания автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) в архивах, хранящих традиционные документы. Еще в 1948 году Национальный архив США выпустил путеводитель по архиву на магнитной ленте в виде отдельных томов с классификацией по названиям ведомств-фондообразователей. В 70-е годы в Национальном архиве были разработаны и внедрены поисковые системы SPINDEX-II (для подготовки путеводителей по различным видам документов); NARA A-I (для подготовки топографического указателя о размещении групп документов и объединения описаний серий документов в единый файл стандартизированного формата). В систему NARA A-I ежегодно вводилось 6000 серий описаний документов. В 1980-е годы в описании документов получил распространение библиографический формат MARC. Он был введен еще в 1966 году в библиотеке Конгресса США. К концу 1980-х годов в основном здании NARA была создана сеть на 200 автоматизированных рабочих мест. Всеобщая система насчитывала 468 пультов доступа с емкостью основной памяти 170 МБ и 4.8 ГБ на дисковых запоминающих устройствах. [45] Разрабатывал ись проекты хранения и преобразования цифровой информации на оптических дисках (ODISS). При создании архивных АИПС в США большое внимание уделяется стандартизации описания и форматов представления данных. Так, например, был разработан специальный формат для архивных описаний - GSA 6710 A.

С 1972 года при Национальном архиве в Вашингтоне существует Центр электронных архивных документов. В 1996 году он уже имел в своем составе 41 сотрудника, а его годовой бюджет составлял 2.25 млн. долларов. 16 В центре электронные документы хранятся в flat-файлах (плоский файл), а именно: в ASCII - или EBCDIC-формате на полудюймовых магнитных лентах с девятью дорожками или на 3480 магнитных кассетах. На каждый файл имеется две резервных копии.

Специалисты из Центра электронной документации NARA входили в группу разработчиков автоматизированной системы управления документацией для Министерства обороны США. Основные требования к программе автоматизации управления документацией получили нормативное закрепление в стандарте Министерства обороны США DoD 5015.2 - STD, который был выпущен в 1997 году. В июне 2002 года появилась вторая версия этого стандарта. Национальный архив рекомендует использовать вторую версию всем федеральным учреждениям. Третья версия стандарта, возможно, будет дополнена нормами, которые регламентируют вопросы передачи электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив США.

Национальный архив рекомендует федеральным учреждениям использовать для управления электронными документами сертифицированные на соответствие стандарту DoD 5015.2 программы. В соответствии с договором 1997 года между Национальным архивом США и Министерством обороны США, разработчики коммерческого программного обеспечения могут за определенную плату предоставить свои программные продукты для тестирования на соответствие основным функциональным требованиям стандарта DoD 5015.2 - STD. Программным продуктам успешно прошедшим тестирование, присваивается сертификат сроком на два года.

Кроме совместных проектов с Министерством обороны Национальный архив ведет и свои собственные нормативные разработки по вопросам создания, хранения, использования и размещения электронных документов в правительственных учреждениях. Основные требования Национального архива к работе с документами в федеральных учреждениях содержатся в главе 44 Свода законов США и главе 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов. Нормы, закрепленные в части 1234 главы 36 Свода федеральных правительственных нормативных актов, распространяются на создание, хранение, использование и размещение федеральных электронных документов.

Одним из наиболее приоритетных направлений деятельности NARA является управление электронными документами электронного правительства и участие в формировании нормативных основ в этой области. Концепция электронного правительства представляет собой внедрение информационно- коммуникационных технологий в процесс взаимодействия органов власти разных уровней друг с другом, населением и бизнесом. Национальный архив является ответственным разработчиком инициативы "Управление электронными документами электронного правительства" - одной из 24 инициатив в рамках создания электронного правительства в США. Этот проект обеспечит руководство управлением электронными документами во всех правительственных учреждениях. И если ранее Национальный архив принимал электронные документы только на магнитной ленте или оптических дисках, то теперь в Национальный архив поступают электронные документы различных типов и форматов. Ответственный разработчик этого проекта - Национальный архив США.

Национальный архив США активизировал свою деятельность в области формирования нормативно-методической базы управления электронными документами федеральных учреждений. Согласно стратегическому плану NARA на 1997-2007 гг., все федеральные ведомства и их подразделения должны вести делопроизводство по правилам Национального архива, а половина систем автоматизированного делопроизводства в федеральных ведомствах будет усовершенствована в соответствии с требованиями Национального архива США 17 .

Новый всплеск интереса к электронным документам произошел после событий 11 сентября 2001 года, когда сгорели важные архивы. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери.

11 сентября 2001 года США начали разработку, а в 2003 году приняли Национальную стратегию обеспечения безопасности киберпространства, в которой в качестве стратегических целей указаны: предупреждение кибернападений на критические инфраструктуры США; уменьшение национальных уязвимостей к кибернападениям; минимизация ущерба и времени восстановления после кибернападений, если таковые произошли. Для решения этих задач выявляются угрозы и уязвимости, определяется роль государства в обеспечении безопасности киберпространства, включая функции нового Министерства национальной (внутренней) безопасности (DHS), устанавливаются пять важнейших приоритетов для безопасности киберпространства. При этом Федеральное правительство четко осознает, что не может в одиночку решить все задачи и призывает к партнерству частный сектор и всех граждан страны.

В странах Европы подобные стратегии пока не разработаны, но принята Европейская Конвенция по борьбе с киберпреступностью и определены основные направления развития технологий.

События 11 сентября 2001 года нашли свое отражение и в Интернет документах. Спустя несколько часов после атаки, Библиотека Конгресса США приступила к созданию крупномасштабной коллекции веб-документов.

Широкое развитие сети Интернет во всем мире, привело к необходимости законодательного регулирования возникающих проблем. Политика США в связи с функционированием сети Интернет оказала значительное влияние на политику других стран. 1 июля 1997 года президент США Билл Клинтон подписал доклад под названием "Политика в области глобальной электронной коммерции" (A Framework For Global Electronic Commerce). В докладе были сформулированы пять основных принципов политики Администрации США в области Интернета и электронной коммерции.

Частный сектор должен превалировать. Государство должно поддерживать процессы саморегуляции в Интернете и даже в тех сферах, где необходимы общие правила, стандарты или тогда, когда необходимы меры по введению налогов, частный сектор должен брать на себя определенную роль.

Правительство не должно вводить излишние ограничения на осуществление электронной коммерции. Не должны вводиться бюрократические процедуры, сборы или налоги, связанные с коммерческой деятельностью, осуществляемой через Интернет.

Там, где вмешательство государства необходимо, оно должно иметь целью установление минимальных, понятных и простых правовых норм. Вмешательство власти должно обеспечить свободу конкуренции, защитить частные права и собственность, предупреждать мошенничество, поддерживать свободу коммерческих отношений и создавать условия для разрешения спорных вопросов.

Правительство должно ценить уникальные свойства Интернета. Правовые нормы созданные за последние шестьдесят лет в области телекоммуникаций, радио и телевидения, не могут быть непосредственно применимы к Интернету. Существующие законы, которые могут оказать влияние на Интернет, должны быть пересмотрены и изменены с учетом новой электронной эры.

Электронная коммерция через Интернет должна базироваться на общемировом подходе. Правовые рамки при осуществлении коммерческих операций должны основываться на четких принципах, действующих через государственные границы. 18

Эти принципы лежат в основе отношения правительства США к тем международным соглашениям, которые должны обеспечить глобализацию электронной коммерции. Доклад условно делит сферу этих соглашений на девять категорий:

таможенные сборы и пошлины;

единый коммерческий код;

защита интеллектуальной собственности;

защита частных интересов;

телекоммуникационные инфраструктуры и информационная технология;

информационное содержимое Интернета;

В США для обеспечения большей доказательной силы распечаток страниц сайтов используется практика удостоверения таких доказательств нотариусом. Согласно закону США об электронных подписях в мировой и национальной торговле документы имеющие отношения к вещным правам, недвижимости, могут быть нотариально удостоверены через электронные средства информации, если уполномоченный государственный нотариус работает в режиме on - line т.е. имеет возможность видеть, что человек "подписал" документ и подтверждает подлинность подписи. Таким образом, документ отправленный, подписанный и нотариально засвидетельствованный с помощью электронных средств связи, может быть использован в суде. 19

Содержание

Введение
1. Регулирование электронного документооборота в США
2. Организация работы с документами в Италии
3. Регулирование электронного документооборота во Франции
4. Регулирование электронного документооборота в Германии
5.Регулирование электронного документооборота в Великобритании
Заключение

Работа содержит 1 файл

РУБЕЖ.doc

Федеральное агентство по образованию

Владивостокский государственный университет

экономики и сервиса

институт ПРАВА ИУПРАВЛЕНИЯ

Кафедра ЧАСТОГО ПРАВА

Организация документооборота за рубежом

Руководитель ______________________________ ______ Е.А.Золотовская

1. Регулирование электронного документооборота в США

2. Организация работы с документами в Италии

3. Регулирование электронного документооборота во Франции

4. Регулирование электронного документооборота в Германии

5.Регулирование электронного документооборота в Великобритании

Переход к экономике рыночного типа ставит вопрос о создании соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления, повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности.

Мы под управлением документацией будем понимать одно из ключевых направлений деятельности, осуществляемой в рамках документационного менеджмента организации, и включает текущее функционирование и оптимизацию подсистемы документационного менеджмента.

В процессе управления документацией организации решаются следующие основные задачи:

- организация рационального документооборота;

- контроль исполнения документов;

- оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив;

- последующее хранение документов в архиве.

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими материальными затратами.

Высокая значимость и недостаточная практическая разработанность проблемы определяют несомненную новизну данного исследования.

Целью курсовой работы является комплексное и системное исследование работы с документами за рубежом, изучение международной нормативной базы.

Для достижения поставленной цели определена задача:

- исследование особенностей законодательного регулирования документооборота на международно-правовом уровне;

1. Регулирование электронного документооборота в США

Система управления документацией в современных США – это результат длительного исторического развития, на ход которого оказывали влияние различные факторы:

 влияние многих культур;

 постоянный рост количества документов и затрат, связанных с их обработкой. Эта тенденция сохраняется до настоящего времени. По данным ВНИИДАД, только на начало 90-х годов федеральное правительство США ежегодно составляло около 1 млрд. писем.

 высокий уровень автоматизации информационных процессов. Определенное влияние на развитие процессов работы с документами оказал и тот факт, что в США позднее, чем в других странах, была создана архивная служба. Только лишь в 1934 году, когда Национальный архив США стал специальным учреждением, ответственным за сбор и хранение документов правительственных органов, стал решаться вопрос об уничтожении документов.

 внимание, уделявшееся управлению документацией со стороны правительства и общественности. Практическим воплощением этого внимания являлась разработка и совершенствование специального законодательства, регламентирующего работу с документами. По мере того, как формировалось общественное мнение о роли документов в управлении, предпринимались попытки организационно оформить и юридически закрепить как особую функцию государства и его органов деятельность, связанную с созданием, использованием и хранением документов. Такая деятельность получила название управление документацией.

Под документами в США понимаются записи на любых носителях независимо от физической формы и содержания, созданные или полученные любым ведомством США в порядке исполнения федерального закона или в связи с совершенствованием деловых операций и передаваемые на хранение ведомством или его юридическим законным приемником в качестве свидетельства организационной структуры, функций, политики, процессов работы или в силу информационной ценности, заключающейся в них.

Под управлением документацией на начальном этапе понималось следующее:

1. создание и использование документов и их бланков;

2. разработка систем регистрации и каталогизации, обеспечивающих быстрый доступ к информации, содержащейся в документах;

3. использование современной техники накопления информации и ее хранения;

4. микрофильмирование отдельных документов в целях безопасности, быстрого доступа, ликвидации огромного количества бумажных документов.

Национальный архив и службы документации представлял собой сложный комплекс, в который входили:

1. национальный архив;

2. отдел управления документацией;

3. отдел президентских библиотек;

4. отдел федеральных центров документации;

5. отдел федерального регистра.

Основными элементами таких систем являлись:

 создание документов (составление форм документов и их обработка, создание информационных систем и применение современной информационной технологии);

 хранение и использование информации (формирование дел, создание систем поиска документов, управление файлами и телекоммуникациями, выбор копировальной техники, развитие программ работы с ценными документами);

 передача документов в архив;

1. точная и полная информация, касающаяся политических действий и мероприятий федерального правительства;

2. контроль качества документов, составленных федеральным правительством, и их количества с целью предотвращения создания ненужных документов;

3. упрощение систем и процессов составления документов, а также их хранения и использования;

4. обеспечение сохранности и установление порядка распоряжения документами.

В соответствии с законом общее руководство управлением информационными ресурсами в США осуществляет Административно-бюджетное управление (АБУ).

 они содержат информацию, необходимую для сегодняшней деятельности;

 создают преемственность с работой учреждений в прошлом;

 фиксируют их юридические полномочия;

 являются информационной базой защиты прав граждан.

Проблема управления документами будет оставаться актуальной еще длительное время. При этом в условиях широкого внедрения новых информационных технологий требуются и новые подходы к данной проблеме. Перспективным считается создание интегрированных систем управления информационными ресурсами, в которых управление документацией в качестве составной части системы реализовано на высоком техническом уровне.

Сегодня США – одна из стран, наиболее активно трансформирующая свою систему для управления информационным обществом и экономикой.

На основе Закона были разработаны правила, которые помогают государственным органам перестроить работу. Государственные органы должны проанализировать документацию с позиций требований, предъявляемых к ней законодательством, решить вопрос о возможности замены бумажных документов электронными. В ряде случаев допускается, что отдельные виды документов могут быть только на бумажных носителях. Возник вопрос о регистрации, хранении электронных документов.

Следует коснуться проблемы информационной безопасности. В США создана наиболее завершенная система взаимодействия государственных органов по обеспечению информационной безопасности. Вопросы информационной безопасности и защиты личной информации прежде всего решаются на уровне агентств, которые разрабатывают соответствующие программы.

Закон применяется в тех случаях, когда электронные подписи используются для совершения коммерческих операций. Он закрепляет правило, в соответствии с которым электронные документы и подписи приравниваются к документам и подписям в письменной форме. Исключением является ограниченное число случаев. Например, федеральные органы власти могут потребовать предоставить документ в письменной форме в случаях, диктуемых соображениями национальной безопасности.

В современных условиях для каждой организации является важным наличие эффективного документооборота, позволяющего ускорить производственные процессы, происходящие в организации. Особенно важным это оказывается для кадровой службы, которая занимается вопросами оформления и ведения документов по персоналу организации. Так, на сегодняшний день оказывается необходимым оптимизировать процесс документооборота кадровой службы в соответствии с внешними и внутренними требованиями, предъявляемыми к данному процессу.

Ключевые слова: система управления персоналом, кадровая служба, кадровое делопроизводство, документооборот.

Актуальность выбранной темы: на современном этапе развития экономических отношений на уровне отдельного хозяйствующего субъекта вопросам правильной организации и документирования трудовых отношений уделяется все больше внимания.

Постоянно развивается и совершенствуется трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для предприятий всех форм собственности. Хорошие специалисты кадровой службы становятся, чрезвычайно востребованы на рынке труда Российской Федерации. Правильное ведение кадровой документации и организация эффективного кадрового документооборота на предприятии позволяют с одной стороны — юридически грамотно выстроить взаимоотношения со своими работниками, а другой стороны — избежать возможных рисков в процессе разрешения трудовых споров. К тому же кадровые документы нередко становятся предметом пристального внимания со стороны контролирующих органов, к числу которых относится не только трудовая инспекция, но и полиция, Пенсионный фонд и др.

Некоторые из этих документов могут понадобиться и в ходе налоговой проверки: они относятся к первичным учетным документам, которыми должно подтверждаться выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением хозяйственной и предпринимательской деятельности.

Однако ситуация с документированием трудовых отношений на предприятии далека от совершенства и имеет большое количество недочётов. Многие российские предприятия не придают большого значения и не уделяют должного внимания значению кадровой документации. Те руководители предприятий, которые заботятся о своих сотрудниках и привыкли работать без штрафов, стараются уделять внимание вопросам эффективной организации кадрового документооборота. Так или иначе, возрастает понимание места и роли кадровой документации.

В отличие от организации зарубежного кадрового делопроизводства в России достаточно большое внимание уделяется такой функции как контроль исполнения документов. В России она имеет очень большое значение, в то время как за рубежом этому действию не уделяется особого внимания.

Теперь посмотрим на сравнительную характеристику российских и зарубежных методов ведения документооборота, которые способствуют выявлению отличий между ними, представлено в таблице 1. [2] [3]

Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных методов организации документооборота

Признак

Российские методы организации кадрового документооборота

Зарубежные методы организации кадрового документооборота

Вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель-исполнитель)

Горизонтальный характер движения документов внутри организации, возможность попадания документа сразу к

непосредственному исполнителю, минуя рук.

Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, и т. д.

Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля

Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управления делами, секретариатов, канцелярии.

Система электронного документооборота сопровождает бумажный, происходит дублирование информации в учётных системах.

Более совершенная система электронного документооборота, минимальная работа с бумажной документацией.

Как видно из таблицы 1.1, российские и западные методы организации документооборота диаметрально противоположны, однако в последние годы компании, работающие в России, все больше склоняются к западным методам, т. к. они менее трудо- и временезатратны, что также сказывается на экономических показателях деятельности. В России причиной неполного перехода к электронному документообороту в большинстве случаев является высокая степень консерватизма сотрудников и недоверие к СЭД: сотрудники привыкли вести документооборот в бумажном виде и не желают переобучаться, либо не верят, что система обеспечивает безопасную обработку документированной информации организации. В результате в российских компаниях зачастую документооборот абсолютно не автоматизирован, либо частично автоматизирован, и все сотрудники вынуждены выполнять одни и те же делопроизводственные операции дважды: в СЭД и бумажном виде.

Основываясь на вышеперечисленных особенностях отечественной концепции, можно сделать вывод, что российская практика электронного делопроизводства на сегодняшний день имеет существенные недостатки: отсутствие комплексности автоматизации делопроизводства и вертикальный характер документооборота приводят к снижению производительности труда в связи с увеличением объема выполняемых сотрудниками задач. У российской практики организации документооборота также есть и свое специфическое преимущество — обеспечение на разных уровнях управления максимального контроля выполнения процессов, протекающих в организации, за счет централизованной регистрации документов посредством использования специальных журналов и карточек. [2]

В РФ был запущен эксперимент по переходу на электронный документооборот, целью эксперимента обозначены создание и отработка механизмов ведения и применения электронных документов, связанных с работой, без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений о внесении изменений в законодательство РФ.

Эксперимент показал некоторые проблемы внедрения электронного кадрового документооборота, вместе с тем результаты эксперимента все же показали возможность подготовки законодательной базы для перехода кадрового дела на электронный документооборот, для чего было решено провести еще один эксперимент с неограниченным кругом участников из числа работодателей и без дублирования документов на бумажном носителе.

Рассмотрим в качестве примера организацию процесса кадрового документооборота (делопроизводства) на одном из оборонно-промышленных предприятий Нижнего Новгорода. В ходе анализа кадрового делопроизводства были выделены следующие проблемы:

– Очень большое количество документов, возникают проблемы с хранением такого количества информации;

– Очень большая часть времени тратится на обработку документов, так как документооборот ведётся без использования специализированных программ по автоматизации делопроизводства;

– Затрачивается время на согласование, утверждение документов и их рассылку (например, в приказе должна расписаться начальник отдела по персоналу, а чтобы эту подпись получить, нужно отдельно выбрать время и прийти в отдел по персоналу, который находится в отдельном здании);

– Из-за огромного количества копий часто выходит из строя офисная техника и тратится большое количество бумаги;

– Не формируется образ современного работодателя.

Процесс организации кадрового документооборота на оборонно-промышленном предприятии полностью совпадает с российскими методами организации кадрового документооборота.

Для устранения вышеперечисленных недочётов предлагается внести предложения (мероприятия) по внедрению автоматизированной системы для рационализации процессов документооборота.

При выборе системы должна учитываться специфика деятельности рассматриваемого предприятия и решаться проблема хранения документов. Внедрение автоматизированной системы позволит сократить время на подготовку и обработку документов, а также решить проблему хранения документов.

Прогресс (развитие) не стоит на месте, не пользоваться современными возможностями автоматизации тех или иных процессов в компании может оказаться крайне недальновидным.

Выделяется 3 основных шага, которые должна пройти организация, чтобы привести свое кадровое делопроизводство в оптимальный вид:

Пример автоматизации: внедрили систему отпечатков пальцев на стройке, что помогло усовершенствовать процесс учета рабочего времени. Более того, применение специальных сканеров и соответствующего ПО позволило не только упростить и ускорить учет рабочего времени, входа и выхода с объектов, но и сделать его более качественным и точным. Сканеры объединили в себе решение сразу несколько задач: допуск лиц на объект, учет рабочего времени, учет перемещений между объектами, соблюдение дисциплины . [4]

Также для примера возьмём компанию Ростелеком, в которой активно занимаются внедрением электронного документооборота.

Компания — признанный технологический лидер в инновационных решениях в области электронного правительства, кибербезопасности, дата-центров и облачных вычислений, биометрии, здравоохранения, образования, жилищно-коммунальных услуг. Компания одной из первых начала активно внедрять электронный кадровый документооборот и уже добилась следующих положительных результатов:

– Для каждого типа документа в системе реализован маршрут его обработки, который состоит из обязательных и необязательных этапов и зависит от типа документа и особенностей настройки. В зависимости от потребностей администратор или пользователь могут самостоятельно настроить количество и последовательность этапов согласования;

– Для удобства работы и в целях контроля соблюдения процесса согласования документа, описанного в регламентирующих документах, в системе реализована возможность создания шаблонов с преднастроенным списком сотрудников, ответственных за согласование и подписание.

В ходе согласования и подписания документа цветовая индикация принятых решений оперативно подскажет сотруднику о статусе согласования. В ходе согласования и подписания документа участники этапа могут запросить согласование до визы у подчиненных и на основании их комментариев к документу принять решение по документу;

– В системе реализована автоматическая и ручная регистрация. Способ регистрации документа зависит от типа документа или параметра, указанного пользователем на этапе создания документа;

– В системе реализована возможность настройки сроков исполнения задач в рамках типа и вида документа. Система автоматически напомнит пользователю об истечении срока исполнения задачи по документу или необходимости принятия решения;

– В системе реализована возможность получения уведомлений о событиях, происходящих с документом: согласовании, отказе в согласовании, подписании, создании поручений и т. д. Пользователю в личную папку в системе и на электронную почту направляются уведомления обо всех событиях, связанных с прохождением документа по маршруту, что позволяет оперативно реагировать на изменения;

– В системе реализован полный цикл работы с поручениями: создание, исполнение и контроль, контрольные и неконтрольные виды поручений. Возможности системы позволяют оперативно отслеживать исполнение поручений. Гибкий механизм контроля исполнения поручений позволяет контролеру оперативно принимать решение по контрольным поручениям, в случае необходимости изменяя информацию об истечении срока исполнения.

Вывод: внедрение единой СЭД помогло объединить информационное пространство территориально-распределенных филиалов ОАО „Ростелеком“. Это позволило систематизировать и регламентировать процессы документооборота в компании, а также упорядочить работу подразделений с документами. [6]

Уже сейчас ежедневно в единой системе создается более 30 тысяч документов. Всего за 2012 год в ЕСЭД было выдано около 1,5 миллиона поручений [5]

Решение проблемы управления кадровой документацией в современных условиях позволяет целенаправленно формировать информационные ресурсы организации и обеспечивает повышение их эффективности.

Основные термины (генерируются автоматически): Россия, кадровый документооборот, электронный документооборот, документ, кадровая документация, рабочее время, ISO, бумажный носитель, кадровая служба, система.

Читайте также: