Культура деловых совещаний доклад
Обновлено: 07.07.2024
Служебные совещания — один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.
В мировой практике управления персоналом открытость информационной системы организации и причастность сотрудников к решению ее проблем становятся одними из наиболее важных факторов мотивации трудовой деятельности. Проведение служебных совещаний может рассматриваться как один из способов управления мотивацией. Поэтому пренебрежение совещаниями является характерной ошибкой руководителя. В современных условиях несомненно важное значение имеет правильное проведение служебных совещаний. Всё вышесказанное определяет актуальность данной темы контрольной работы.
1. Общая характеристика делового совещания
1.1 Виды деловых совещаний
Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые (служебные) совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
Таким образом, деловое (служебное) совещание — это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.
регулярность проведения;
сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;
урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);
руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.
в организационной деятельности нет мелочей;
техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;
должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).
При установлении цели совещания следует избегать расплывчатых, неконкретных формулировок. Это вызывает снижение интереса к предлагаемой проблеме и подсознательно ведет к ощущению необязательности ее предметного решения. Формулировка цели должна отражать черты предполагаемого результата обсуждения вопросов. 3
Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания. Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить.
По своей общей целевой направленности совещания могут быть инструктивными, оперативными и проблемными.
Инструктивное (информационное) совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например, определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий. Если позволяет время, информацию лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем воспринятая на слух.
Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по существу вопросов, возникающих по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных звеньев организационной структуры в связи с текущими производственными задачами.
Проблемное совещание является наиболее сложным его видом. Проблемные совещания — это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. В процессе такого совещания вырабатывается коллективное решение по комплексным вопросам, затрагивающим изменение функциональных задач звеньев структуры или их приспособление к новым направлениям деятельности организации. Проблемное совещание посвящено, как правило, формированию общей программы, имеющей элементы стратегии и длительные сроки реализации.
Таким образом, деловые (служебные) совещания являются одной из важнейших форм управленческой деятельности и занимают огромную часть времени в современном бизнесе. Деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Эти моменты будут рассмотрены в следующих главах контрольной работы.
1.2 Преимущества и недостатки деловых совещаний
разностороннее рассмотрение проблемы с привлечением различных специалистов;
обеспечение оперативной подготовки альтернативных вариантов решения проблемы;
возможность для познания личных и деловых качеств участников;
психологический эффект единения: создаётся атмосфера коллективного обсуждения;
участники заражаются сходными эмоциями;
общее решение воспринимается как групповая норма, которой обязаны подчиниться все присутствующие.
2. Подготовка и проведение деловых совещаний
Малоэффективные, длительные совещания являются, как правило, результатом неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения.
Деловое совещание — это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки.
Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания. Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений. 7
Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.
Подготовка совещания. Для того чтобы максимально эффективно использовать время, отведенное на совещание, нужно продумать шаг за шагом его организацию и решить поставленные задачи.
Состав участников совещания. Важным вопросом при проведении эффективного совещания является численность его участников. Лучше сократить количество присутствующих до минимума, оставив только тех, кто необходим и чье мнение важно для принятия решения.
Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания. Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков.
Подготовка доклада. Как правило, по роду своих обязанностей руководитель часто является основным докладчиком совещания.
Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является организация прений. Необходимо не только заблаговременно ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании вопросам, это обеспечит их желание высказать свою точку зрения, принять участие в обсуждении вопросов.
Подготовка помещения. Немаловажное значение имеет также подготовка помещения для совещания (хорошая звукоизоляция, нормальная температура воздуха, удобная для работы мебель, вентиляция и т.п.).
Протокол. Ответственным этапом является фиксирование процесса обсуждения вопросов, вынесенных на совещание, т.е. протоколирование.
Протокол — это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.
Проведение совещания. Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.
Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20—30 мин, проблемного совещания с насыщенной повесткой дня — до 1,5—2 ч. Время рассмотрения одного достаточно сложного вопроса не должно превышать 40—45 мин.
Через каждые 1,5 ч работы необходимо делать перерывы для того, чтобы не переутомлять участников совещания.
Заслуживает внимания японская кольцевая система принятия решений — кин-гесё. Такое совещание проходит быстро и эффективно, так как в нем участвуют мало людей, все они заранее знают, о чем пойдет речь, потому что ознакомились с проектом решения и замечаниями предыдущих специалистов. Такой метод позволяет сократить число плановых совещаний на 20—30%. 8
Совещание должно проходить в атмосфере искренности и откровенности, взаимного уважения, принципиальности, деловитости, самокритики: главная его задача — искать и находить позитивные решения.
Подведение итогов. В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, назвать ответственных исполнителей и установить сроки исполнения, чтобы удостовериться в достижении всеми участниками общей договоренности.
Подписав к исполнению решение, принятое на совещании, руководитель обязан проконтролировать его выполнение. По возможности, следует определить повестку и сроки последующего делового совещания.
Если следовать этим требованиям, то совещание пройдет на должном уровне и будет достигнут желаемый результат. Но для того чтобы высвободить больше полезного рабочего времени для проведения совещаний, необходимо использовать различные вспомогательные средства.
3. Принятие решений и завершение делового совещания
Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия в виде подведения итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить - все устали и торопятся уйти. Но именно на этом конечном этапе могут затеряться хорошие идеи и действия. 9
Очень важно зафиксировать, кто и что будет выполнять. И, кроме того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания. На основании этого официального документа руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения принятых решений.
Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного или умышленного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела.
Совещание завершается точно в назначенное время. Таким образом руководитель обеспечит себе репутацию умелого организатора и опытного ведущего.
Завершая совещание, необходимо поблагодарить участников за участие в работе, сотрудничество в совместном решении проблемы и высказать в позитивном смысле несколько итоговых фраз. При необходимости надо уточнить возникшие неясности и ответить на все вопросы.
Желательным финалом совещания является общая оценка эффективности этой деловой встречи. Ведь очень важно для руководителя создавать у своих сотрудников оптимистический настрой на будущее, хорошее видение перспектив совместной деятельности.
Вряд ли кто рискнет оспаривать мнение о том, что подведение итогов – важнейшая составляющая часть совещательного процесса. Однако, как показывает практика, именно эта часть работы чаще всего оказывается "смазанной", скомканной по самой банальной причине: все участники устали и торопятся вернуться к своим текущим делам. Именно здесь, как показывает практика, возможны значительные потери хороших идей и действий. 10
резюмируют итоги обсуждения;
озвучивают принятые решения и намеченные меры;
фиксируют, кто и что будет выполнять в соответствии с принятыми решениями;
благодарят участников и призывают к продолжению интеллектуальной работы над обсуждавшийся проблемой: умные и нестандартные мысли имеют обыкновение приходить и после заседания.
анализ хода и результатов совещания;
составление и рассылку заинтересованным лицам краткого протокола результатов;
контроль выполнения принятых решений;
внесение коррективов, дополнений или изменений в принятые решения по результатам их реализации;
включение невыполненных пунктов решения в повестку дня следующего заседания.
недостаточная подготовка совещания, слабая организация;
неоптимальный состав участников;
низкая заинтересованность участвовавших в обсуждении и решении проблемы;
неразрешенный конфликт интересов участвовавших сторон, не выявленные опасения затрагиваемых решением лиц и коллективов;
нечеткая формулировка проблем, предложенных к обсуждению;
хаотичный и малопродуктивный ход обсуждения;
поиск причин и виновных в проблеме преобладал над поиском конструктивных решений;
нечетко оформлено распределение обязанностей и ответственности за выполнение коллективных решений и пр.- поддержание политики компании, а также ее развитие и доведение до всех сотрудников;
- интеграция действий всех служб и подразделений в соответствии со стратегической целью компании;
- определение новых задач и оценка эффективности уже реализованных кампаний;
- решение возникающих вопросов.
- по принадлежности к определенной области: совещания административные (для решения проблемных вопросов), научные (конференции, симпозиумы, семинары, организуемые и проводимые для решения актуальных вопросов в научной сфере), политические (съезды и собрания членов определенных политических движений) и смешанные типы;
- по масштабу и количеству участников: международные (с привлечением зарубежных партнеров, специалистов, экспертов в определенной сфере), национальные, региональные, городские;
- по месту дислокации мероприятия: выездные и местные совещания;
- по регулярности проведения: периодические, постоянно действующие совещания.
- определяется список участников совещания;
- на длительный период разрабатывается его повестка, в которую со временем вносятся коррективы;
- в приоритете остаются стратегические задачи, по которым отчитываются руководители подразделений.
- приветственное слово руководителя – подведение итогов за определенное время (квартал, месяц, неделя);
- освещение проблемы, обоснование ее актуальности для компании;
- организация мозгового штурма по ее решению;
- оценка всех имеющихся вариантов;
- аккумулирование вариантов решения проблемы;
- голосование или иной вариант принятия решения по использованию конкретных инструментов устранения проблемы;
- определение границ решения проблемы: сроков, ответственных лиц, методов.
- ознакомительные,
- информационные,
- разъяснительные,
- проблемные,
- инструктивные,
- оперативные.
Заключение
Организации, добивающиеся успеха, отличаются от противоположных им, главным образом тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. А значит, и успех любого дела определяется тем, насколько активно и сознательно участвуют в нем люди. Вот почему обеспечивающими и основополагающими для руководителя являются социально-психологические методы менеджмента, направленные на достижение поставленной цели, влияющие на конечный результат деятельности предприятия.
Деловое совещание – один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.
Совещание – процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.
Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения.
Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников. Одна из основных задач ведущего делового совещания — привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы.
Деловое совещание – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента. Деловое совещание актуально всегда и везде.
Список использованных источников
1 Нарушак В.Б. Психология внутрифирменного менеджмента: Практическое руководство для менеджеров по персоналу / В.Б. Нарушак, Л.А. Степанова. — М.: Экзамен, 2008. — 196 с.
3 Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта / В.П. Шейнов. — Мн.: Экоперспектива, 2014. — 183 с.
4 Семенов А.К. Психология и этика менеджмента и бизнеса / А.К. Семенов, Е.Л. Маслова. — М.: Маркетинг, 2012. — 200 с.
8 Ковров А.В. Психологические аспекты ведения переговоров / А.В. Ковров. — М.: Бератор-Пресс, 2015. — 200 с.
10 Прокофьева Н.И. Психологические аспекты ведения переговоров / Н.И. Прокофьева. — М.: ГроссМедиа, 2016. — 128 с.Служебные отношения в рамках делового общения включают различные формы обсуждения производственных, экономических, научно-технических проблем. Наиболее распространенными являются совещания, заседания и собрания– формы группового обсуждения деловых ситуаций, отличающиеся составом и количеством участников. Несмотря на некоторые различия, организация и проведение собраний и совещаний сходны между собой. Поэтому достаточно рассмотреть одну из форм – совещание.
Основное назначение совещаний (заседаний) – помочь в подготовке и реализации управленческих решений. Но они имеют как положительные, так и отрицательные стороны.
Совещания, несомненно, полезны, поскольку позволяют:
· разносторонне рассмотреть проблему при привлечении специалистов различных сфер деятельности;
· лучше изучить личностные и деловые качества подчиненных, ознакомиться с деятельностью различных служб.
Американские исследователи проблем организации и проведения совещаний делят их на диктаторские, автократические, сегрегативные, дискуссионные, свободные.
Диктаторское совещание.Обычно говорит только руководитель. Он сообщает присутствующим свое решение по определенным вопросам или знакомит с позицией (распоряжением) вышестоящей инстанции. Дискуссий нет принимая информацию к сведению, участники только задают вопросы.
Автократическое совещание.Является разновидностью диктаторского. Его особенность в том, что руководитель поочередно задает вопросы участникам и выслушивает их ответы. Приглашенные не имеют права высказывать мнения по поводу позиций других участников, а также лишаются поддержки других участников.
В первых двух случаях руководитель может вызвать неприязнь к себе со стороны лишенных слова, а в третьем – кроме того, и недоброжелательное отношение к участникам, которым было предоставлено слово.
Дискуссионное совещание.Отличается демократическим характером, поскольку происходит свободный обмен мнениями, решение принимается голосованием с последующим утверждением руководителем. Решение может приниматься и руководителем без голосования, но с учетом высказанных мнений и предложений участников совещания.
Свободное совещание.Проводится без четко сформулированной повестки дня.
Существуют и другие классификации совещаний. Так, по основной задаче их подразделяют на
- проблемные;
- оперативные (диспетчерские) и др.
Инструктивные совещания.Предполагают передачу распоряжений сверху вниз для их быстрейшего исполнения. Руководители доводят до своих подчиненных принятое вышестоящей организацией решение с конкретизацией тех или иных положений, разъясняя возникающие вопросы и назначая сроки выполнения. На таком совещании могут обсуждаться пути и средства реализации решения. Инструктивное совещание может быть заменено доведением до исполнителей решения в письменной форме.
Подготовка любого совещания предполагает, прежде всего, четкое определение его цели, основной проблемы и задач. На совещание следует приглашать тех участников, от которых зависит решение проблемы, кто правомочен и компетентен. В совещании могут участвовать 7 – 9, максимум 12 человек. Большее количество участников снижает эффективность работы.
До начала совещания они должны ознакомиться не только с тематикой совещания, но и с материалами по его проблеме. Дату и время проведения совещания сообщают заранее. Непредвиденные совещания, проводимые в непривычное время, возможны как исключение, ибо они приводят не только к производственным, но и к психологическим издержкам. Об отмене или переносе совещания также желательно сообщать заранее.
Уважение к аудитории проявляется в обеспечении хотя бы минимума комфорта во время совещания (достаточное освещение, оптимальная температура, проветренное помещение, возможность записать информацию или набросать план своего выступления, наличие, при необходимости, микрофона, а также аудиовизуальных средств).
Важным элементом организации и проведения совещания является установление регламента, согласно которому для выступления отводится определенное количество времени и устанавливается продолжительность обсуждения вопросов повестки дня и самого совещания.
В целях снятия пассивности участников совещания можно использовать высказывания по кругу или метод мозгового штурма. В целях ослабления враждебности при противоборстве мнений можно создавать согласительные комиссии и группы, включающие участников с противоположными взглядами, для выработки оптимального решения проблемы, учитывающего различные мнения.
И, наконец, не должна вызывать сомнения компетентность председательствующего. Участники обсуждения положительно воспринимают информированность ведущего, выражающуюся в нейтральной подаче фактов, однако противятся навязыванию преждевременных выводов. С другой стороны, нет ничего плохого в том, что по ходу совещания руководитель выдвигает свой вариант решения как дополнительную информацию для дискуссии.
Ход деловых совещаний, как правило, протоколируется (исключение составляют оперативные совещания).
Протокол состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части отмечается:
- дата проведения совещания;
- вид коллегиальной работы (совещание, заседание, собрание, семинар и т.п.);
- наименование коллегиального органа (совет, кафедра, комиссия и др.);
- фамилия председателя, секретаря и членов коллегиального органа;
- повестка дня совещания (заседания);
- наименование должностей и фамилий докладчиков.
Основная часть протокола строится по схеме:
При этом в формулировке постановления указываются не только предписываемые действия, но и их исполнители, а также сроки исполнения. Доклад и выступления либо стенографируются секретарем, либо их тексты передаются секретарю и затем прилагаются к протоколу.
Очень важно уметь вовремя и тактично завершить совещание: кратко подвести итоги, поблагодарить участников за высказанные конструктивные замечания, поставить задачи по реализации принятых решений.
Современный бизнес невозможен без различного рода переговоров. Деловые совещания – это возможность руководства донести основные цели и задачи сразу до всех структурных подразделений, получить обратную связь и на основании полученных данных скорректировать план действий для компании.
Совещания – это своеобразный инструмент управления бизнесом, который постоянно нуждается в оценке эффективности и анализе достигнутых результатов.
Деловое общение, деловые беседы, собрания, переговоры, дискуссии: как форма деловой коммуникации
Деловое общение следует отличать от обычного, поскольку первое преследует определенную цель и имеет строгую этику поведения, а последние – могут и не иметь никакой почвы и повода.
Форм деловой коммуникации существует большое множество, к основным из них относятся:
Помимо перечисленных форм существует еще целый их ряд: деловые собеседования, споры, совещания, переписки, презентации, конференции. Все они имеют свою специфику, но отвечают единым правилам деловой этики.
Деловые совещания: задачи, цели, темы
Деловые совещания проводятся для того, чтобы выработать конкретное решение актуальной проблемы или задачи. Помимо этого на совещаниях сотрудники подразделений могут делиться с руководством своими идеями по возможному решению каких-либо вопросов. Такая форма коммуникации позволяет комплексно увидеть ситуацию в компании, ее слабые и сильные стороны, способствует вхождению новых людей в коллектив, их знакомству с корпоративной культурой и нормами, принятыми в организации.
Основными целями и задачами совещаний являются:
Темы, которые присутствуют на совещаниях, могут быть абсолютно разными.
В российской практике принято не менее одного раза в неделю проводить совещания-планерки. Таким образом, руководители отделов отчитываются о проделанной за неделю работе и ставят планы на следующую (либо получают задания для реализации в рамках предстоящей рабочей недели).
Поводом или темой для внепланового совещания может быть целый ряд вопросов, которые возникают в связи с динамичной и изменчивой внешней средой, в которой приходится работать компаниям.
Виды, типы и классификация деловых совещаний
Деловые совещания могут быть разными по форме проведения, тематике и присутствующим лицам.
Основная их классификация представлена ниже:
Помимо представленной классификации совещания можно разделить на проблемные, оперативные и инструктивные.
Проблемные совещания направлены на поиск оптимального решения задач в сжатые сроки.
Оперативные (или их еще называют диспетчерскими) имеют целью получение данных о текущем положении компании. Вся информация от подчиненных аккумулируется у руководителей подразделений, а затем передается главному руководителю организации. Это данные о том, насколько были выполнены планы, достигнуты цели, решены задачи. Главное отличие таких совещаний от всех остальных – в их регулярности, постоянстве списка участников и возможном отсутствии повестки совещания (то есть его подробного плана).
Инструктивные совещания имеют обратный порядок в отличие от диспетчерских – вся информация в директивном формате спускается от руководителя к непосредственным подчиненным, и далее передается по вертикали власти в организации до конкретных исполнителей тех или иных задач. К такой информации относятся распоряжения руководства, которые могут повлиять на текущий ход работы организации, новые правила, нормы поведения, сроки исполнения конкретных задач.
Подготовка, организация и проведение деловых совещаний
Для того чтобы совещание было эффективным, необходимо тщательно продумать его основные моменты: цель совещания, основные задачи, этапы мероприятия. Только при таких условиях можно получить выгоду от совещания.
К сожалению, многие из них проводятся только потому, что в бизнес-среде так принято. Регулярные встречи и совещания в начале недели с руководством во многих компаниях стали обыденностью и потеряли смысл.
Однако крупные компании, которые стремятся развиваться и завоевывать большие доли рынка, подходят к данному вопросу с большой скрупулезностью:
Этапы и технологии ведения делового совещания
Каждое совещание имеет два основных этапа: подготовка и непосредственное проведение.
На первом этапе определяется актуальность проведения мероприятия, ставятся его цели и задачи, формируется список участников, подготавливаются доклады и презентации в соответствии с повесткой.
На втором – непосредственно согласно имеющейся повестке освещаются вопросы, в которых могут принимать участие все присутствующие. Как правило, руководство компании является председателем совещания и задает ему тон, предоставляет право слова, прекращает дискуссию, если она вышла за рамки конструктивного обсуждения.
Помимо основных этапов в совещании может присутствовать этап принятия решения, если оно предполагает решение какой-либо задачи. Это может происходить путем обсуждения или голосования.
Пример плана делового совещания
Имея на руках подробный план совещания, можно с уверенностью знать, что оно пройдет эффективно.
Такой план может включать в себя:
В процессе совещания важно фиксировать основные его моменты для того, чтобы иметь возможность вернуться к тому или иному вопросу и более подробному его рассмотрению.
Деловые совещания на выставках и конгрессах Экспоцентра
![Гост]()
ГОСТ
Результаты исследований показывают, что вплоть до 90% своего времени руководитель затрачивает на обмен информацией, который происходит в процессе разнообразных встреч, собраний, совещаний. В виду того, что информация сегодня представляет собой важный ресурс, такие затраты времени являются оправданными. Обладание информацией означает не что иное как обладание властью, а её нехватка не способствует успеху хозяйственной деятельности.
Проведение деловых совещаний
Переговорный процесс является главным звеном при проведении любых дипломатических процедур, и экономика с бизнесом не являются исключением. Для заключения сделок необходимы переговоры. Умение общаться с партнёрами, умение убедить их с какими-либо условиями контракта, может в большой степени повлиять на успех бизнеса. Умение же убедить подчинённых или охарактеризовать те или иные их действия также являются основополагающим фактором. Проблемы проведения совещаний, в вопросах достижения эффективности хозяйствования, являются ключевыми. Пределов в совершенствовании таких технологий нет.
До собрания
Цель проведения собрания должна быть чётко ясна ещё до его начала.
Также частота проведения собраний и их основные особенности известные и определённые заранее, помогают сэкономить значительное количество времени в дальнейшем. По целям проведения различают собрания:
Определённость в целях собрания позволяет подготовить соответствующую ему повестку дня, т.е. перечень вопросов подлежащих решению. Также необходимо решить, кто должен присутствовать на собрании, а также заранее оповестить их об этом. Затем, если собрание не является повторяющимся, происходит выбор места и времени. Соответствующее место должно быть оборудовано необходимым инвентарём. Повестка дня должна быть известна всем участникам за несколько дней до момента начала в целях того, чтобы участники могли подготовиться к обсуждению актуальным образом. Помещение должно вмещать всех участников, оборудовано необходимым инвентарём и удобной мебелью, иметь нормальную температуру и циркуляцию воздуха.
Готовые работы на аналогичную тему
Заблаговременное знание мнения основных участников собрания о целевом вопросе позволит руководителю лучше подготовиться к спорным ситуациям и конфликтам, которые могут возникнуть в процессе проведения собрания. На мероприятие приглашаются исключительно те участники, обойтись без которых нельзя, т.к. в случае слишком большого числа участников, заседание окажется неуправляемым и не принесёт результата.
На собрании
Обсудите повестку дня и, при необходимости, внесите соответствующие изменения с учётом обстоятельств последнего времени. Следите за соблюдением регламента по времени, а также за свободой высказывания мнений. Необходимо дать высказаться всем участникам. Позиция руководителя по отношению к высказываемым мнениям должна быть нейтральна. Конфликты должны быть погашены в зародыше. Принятие решений происходит путём голосования. Перед завершением собрания необходимо подвести его итоги.
Важной обязанностью руководителя на собрании является психологическая разгрузка участников, а также решение организационных вопросов и проблем. Также необходимо отметить важность управления процессом проведения совещания.
После собрания
После завершения собрания необходимо проанализировать его результаты, обдумать принятые решение, а также выполнение собранием возложенных на него надежд. Подготовить и распространить резюме с итогами собрания, в котором изложить полные сведения о собрании. Если во время собрания произошли стычки, то разрушенные отношения необходимо восстановить посредством неформального разговора. Дискуссии во время выступления необходимо пресекать.
Итоги собрания оцениваются по качеству принятых решений. Мероприятие является бесполезным, если решения принято не было.
Получи деньги за свои студенческие работы
Курсовые, рефераты или другие работы
Автор этой статьи Дата написания статьи: 13 04 2017
Дмитрий Александрович Каштанов
Автор24 - это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.
Читайте также:
