Корпоративные системы документации доклад

Обновлено: 25.06.2024

Понятие “система документации”. Признаки системы документации. Основания классификации систем документации. Функциональные и корпоративные системы документации.

Система документации– это совокупность документов, взаимосвязанных по признаку происхождения, назначения, вида сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим системам:

1) деление системы на подсистемы, т.е. в системе документации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определенной задачей управления или соответствующим уровнем управления, например: система плановой документации включает в себя: Организации методологии планирования; Перспективного планирования; Текущего планирования.

Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою очередь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (например, перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);

2) взаимосвязь внутри и между системами:

внутри системы между ее элементами существуют взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изолированно, например: ОРД тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами документации. В ней отражаются такие функции управления, как руководство, контроль, организационные вопросы, планирование, отчетность и т.д. ОРД представляют для других систем правовую основу, что находит отражение в ссылках на постановления, решения и другие нормативные правовые акты. Тесно связаны между собой системы плановой и отчетно-статистической документации. Если различные виды планов входят в состав плановой документации, то отчеты об их выполнении относятся к отчетно-статистической документации. Связь проявляется на всех стадиях действия планов: как в ходе переписки по их выполнению, так и при подведении итогов по их выполнению. Т.о., системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают;

3) Наличие внутренней организации;

4) Автономность элементов системы:

5) способность к развитию:

каждая система непрерывно развивается вместе с усложнением и развитием функций управления, его технической оснащенности и усложнением управленческих задач.

Всё многообразие систем документации можно разделить на 2 группы:

Функциональныесистемы документации в основу классификации таких систем положено разделение документов по функциям. Эти системы более долговечны и считаются универсальными.

Корпоративныесистемы документации предназначены для документационного обеспечения юридических или физических лиц, а также для реализации функций в определенной сфере государственной деятельности либо отрасли хозяйства (система документации пенсионного фонда, банковская система). Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, чем функциональных. В состав корпоративной системы может входить ряд функциональных систем.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различнымпризнакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.).

Выделяют функциональные системы документации -организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления.

Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми.

Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.

К функциональным системамотносятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

· Система организационно-распорядительной документации

· Система плановой документации

· Первичная учетная документация

· Документация по труду

· Система бухгалтерской документации

· Система финансовой и расчетно-денежной документации

· Система статистической и ведомственной отчетности и др.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы:

· Документации оперативного управления

Система организационно-распорядительной документациисостоит из двух подсистем, которые иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

1. система организационной (или организационно-правовой) документации

2. система распорядительной документации.

Подсистема организационно-правовой документациипредставляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д.

К организационно-правовым относятся такие виды документов, как:

1. устав (регулирует деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, определяет их права и обязанности);

2. положение об организации;

3. штатное распивание;

4. должностные инструкции, а также некоторые другие.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.

Система плановой документации

Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), а также график, смета расходов и некоторые другие.

Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждений, организаций, предприятий за определенный период времени. Основной вид документов этой системы - отчет. Достаточно широкого используется также, отчетный доклад.

Кадровая информационно-документационная система состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Основную массу документов этой системы составляют персональные документы, к числу которых относятся:

1. документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство, аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

2. документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п.

3. документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации или профсоюзной организации с целью установления, изменения или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, резюме, объяснительная записка и др.;

4. служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: представление к назначению на должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования, справка-объективка, докладные и служебные записки и т.п.

Кадровая информационно-документационная система имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней как подсистемы кадровой документации:

- документация по получению гражданином среднего и высшего образования, специальности, рабочей профессии (студенческий билет, зачетная книжка, академическая справка, диплом об окончании учебного заведения и т.п.);

- документация по присуждению учетных степеней и ученых званий (стенограмма заседания диссертационного совета, диплом доктора, кандидата наук; аттестат профессора, доцента и т.д.);

- документация по прохождению воинской службы;

- документация по повышению квалификации рабочих и служащих и т.д. Степанов Е. Основные функции управления.

Система научно-исследовательской документации

возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических разработок. К основным видам этой системы относятся:

- отчеты о результатах научно-исследовательских, опытно-конструкторских, опытно-технологических и экспериментально-проектных работ;

- отчеты, доклады о научных экспедициях, научных и технических командировках специалистов;

- программы научно-исследовательских работ;

- технико-экономические обоснования, обзоры, доклады, записки и др.;

- заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

- монографии, диссертации и авторефераты к ним, другие научные публикации и отзывы на них;

- первичная документация, образующаяся в ходе проведения научно-исследовательских работ (результаты анализов, журналы записей экспериментов и т.п.)

Корпоративная система документации.Сюда относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе документации может быть объединен ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом.

В статье рассматриваются основные принципы построения системы делопроизводства в крупных коммерческих организациях. Дается классификация основных документов акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью, а также их роль и значение в управлении организацией.

Ключевые слова: документирование деятельности крупных коммерческих организаций, корпоративная система документации.

Крупные коммерческие организации, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, имеют определенные особенности в организации работы с документами, требующие четкой регламентации. В нашем случае это могут быть акционерные общества (АО) — публичные и непубличные, а также общества с ограниченной ответственностью (ООО). В таких компаниях особое внимание уделяется унификации документационных процессов, замене устаревших методов и приемов работы с документами на более современные.

Процесс документирования повседневной деятельности крупной компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства. В условиях постоянно возрастающей конкурентной борьбы между коммерческими организациями особую актуальность приобретает совершенствование документационного обеспечения управления, которое во многом определяет качественную проработку документов и напрямую влияет на эффективность работы организации в целом.

Делопроизводство сегодня становится важнейшим инструментом эффективного управления организацией в целом. Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала. [1] Обозначим основные из них.

Процесс унификации в современном делопроизводстве заключается в разработке правил выполнения определенных документационных операций. Второй принцип — стандартизация — является высшей степенью унификации и выражается в установлении и применении стандарта как образца, который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов.

Стандартизация и унификация — процессы взаимосвязанные, но не тождественные. Стандарт как нормативно-методический документ представляет собой комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом, в России — это Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.

Единообразие состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, достигается за счет унификации документов. Унифицировать можно как отдельные документы, так и системы документации в целом. Работу по унификации систем документации проводят отдельные министерства и ведомства, разрабатывая и утверждая комплексы отраслевых унифицированных форм документов, отраслевые классификаторы технико-экономической документации, отражающих специфику конкретной отрасли.

Установление единых требований к организации делопроизводства осуществляется при помощи принципа системности нормативно-методического регулирования делопроизводства. [2]

Корпоративная система документации коммерческой организации представляет собой документальный фонд и предназначена для реализации управленческих функций. В каждой конкретной организации имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, соответствующих сфере деятельности по отраслевой принадлежности. [3]

В соответствии с установившимися правилами корпоративные документы можно условно разделить на группы структурных документов, процедурных документов, регламентирующих и инструментальных документов.

В группу структурных документов входят Устав (или Положение) организации; положение об общем собрании участников ПАО, НАО, ООО; положение о ревизионной комиссии; положение о совете директоров (для крупных компаний и АО); положения об исполнительных органах управления (правлении, генеральном директоре) и др.

Группу процедурных документов составляют различные положения, такие, как: о взаимодействии органов управления, об информационном обеспечении организации, о подготовке годового отчета, о процедурах структурных подразделений, о подготовке годового собрания акционеров (для ПАО, НАО) и др.

Группа регламентирующих документов представлена рядом регламентных положений: о регламенте собрания акционеров (для ПАО, НАО), о регламенте Совета директоров, о регламенте внутреннего инвестиционного фонда, о регламенте выдвижения представителей в органы управления (для холдинговых структур) и др.

В группу инструментальных документов входят стратегический план развития организации (в том числе концепция, миссия), дивидендная и инвестиционная политика, положение о методике оценки деятельности организации (подразделений), положение о мотивации персонала, положение об отчетности и др.

В отдельную группу документов, направленных на повышение инвестиционной привлекательности и устойчивости бизнеса, можно выделить кодекс корпоративного поведения (управления) и положение о социальной политике компании.

Структурные, процедурные и регламентирующие документы, в зависимости от принятой в организации системы оформления документов, могут относиться к одной структурной группе, т. е. определять структуру и порядок деятельности органов управления, или составлять различные группы, самостоятельно решающие вопросы организации деятельности по отдельным направлениям или процедурам.

Определяющими в системе корпоративного делопроизводства считаются инструментальные документы, именно они устанавливают правила и принципы деятельности для всех участников корпоративных отношений. Исходя из позиции необходимости соблюдения интересов акционеров (или участников ООО), целесообразно утверждать большинство этих документов общим собранием акционеров или Советом директоров.

В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются: классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов); табель и альбом форм документов; номенклатура дел организации; стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в том числе с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД); положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

При условии, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, организация рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам. Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в том числе на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Непременным условием такого рода нормативных документов является полное соответствие технологических процессов работы с документами конкретного бизнес-процесса общепринятой схеме организации работы с документами в организации.

В заключении следует подчеркнуть, что работа с документацией — важный аспект деятельности любой коммерческой организации. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в документах находят свое выражение планы организации, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая важная информация. От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и в целом эффективность работы организации.

2. Крылова, И. А. Правовое и нормативно-методическое регулирование вопросов организации текущего хранения документов в коммерческих структурах. — 2003. — № 5. — С. 16–19.

3. Надершина, М. Д. Документационное обеспечение деятельности обществ с ограниченной ответственностью в современном российском законодательстве. — 2001. — № 2. — С. 30–32.

Основные термины (генерируются автоматически): документ, положение, группа, коммерческая организация, корпоративная система документации, корпоративное делопроизводство, ограниченная ответственность, организация делопроизводства, Совет директоров, эффективность работы организации.

Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры и штатной численности, распределение обязанностей между руководством, регламентация деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации во всех ее аспектах.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

Система плановой документации

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Плановые документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

Система распорядительной документации

Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию необходима для устранения возникающих помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации.

Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

Система отчетной документации

Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными планом или программой. Контрольная деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу – включает, по меньшей мере, три самостоятельных класса систем: систему государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим количеством разновидностей документов:

Система информационно-справочной документации

Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе может поступать из различных источников: от подразделений, отдельных работников, подведомственных и сторонних организаций, от специально созданных с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое разнообразие этих документов: докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

Акт экспертизы и др.

Система договорной документации

В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.

Системы документации обеспечивающего типа

Рассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др.

Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

ГОСТ

Понятие корпоративного документооборота

Корпоративный документооборот представляет собой документооборот внутри корпорации.

Документооборот – это процесс движения документов, начиная с момента их формирования либо получения и заканчивая моментом их исполнения, завершения или отправки.

Таким образом, в основе корпоративного документооборота лежит организация процесса движения документов. Сами же документы делятся на три базовых вида (рисунок 1).

Рисунок 1. Основные виды документов. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Первые поступают в корпорацию из вне, вторые, наоборот, отправляются во внешнюю среду, а третьи - создаются внутри корпорации и не выходят за ее пределы.

Поимо этого корпоративные документы могут быть организационного, распорядительного, нормативного или финансового характера. Все они имеют свои функции и особенности. Их движение, передача и обработка лежат в основе построения корпоративных систем управления документами.

Основными принципами корпоративного документооборота являются:

четкость организации движения корпоративных документов;
однократность пребывания;
оперативность обработки;
согласованность.

Сам по себе процесс корпоративного документооборота предполагает необходимость последовательного прохождения ряда этапов, включая прием, обработку, регистрацию, распределение корреспонденции, передачу и доставку документов, учет объема документов и контроль за их исполнением.

Корпоративный документооборот принято считать одним из важнейших звеньев организации делопроизводства в компании. Благодаря ему определяются не только инстанции движения документов, но и сама скорость их движения.

Готовые работы на аналогичную тему

Играя огромную роль в деятельности корпоративных структур, документооборот выступает в качестве информационного обеспечения деятельности управленческого аппарата компании. Он же обеспечивает ее документирование, а также хранение и использование ранее созданных документов.

В основе организации документооборота корпорации лежит построение соответствующих систем движения документов. Рассмотрим их эволюцию более подробно.

Эволюция систем корпоративного документооборота

Изначально, на первых порах развития института корпоративной собственности (еще до появления персональных компьютеров и сети Интернет), корпоративный документооборот осуществлялся посредством бумажных носителей. Процесс его организации был весьма длительным и труд затратным. Однако вместе с развитием информационных технологий сфера документооборота претерпела существенные изменения и была автоматизирована.

Начало использования ЭВМ в корпоративном секторе было зафиксировано в конце 1960-х – начале 1970-х гг. В то время автоматизация документооборота использовалась в основном для организации процедур контроли исполнения документов, а также при заполнении регистрационных карточек и ведения электронной картотеки.

Спустя десятилетие свое распространение получило использование электронной почты с редактором документов, позволяющим не только создавать электронные документы, но и отправлять их по электронной почте.

В середине 1980-х гг. появились первые системы, автоматизирующие хранение электронных документов. Бумажные документы при помощи специальных устройств подвергались сканированию. В результате пользователи стали иметь дело с цифровыми копиями, отличающимися более высокой доступностью и удобством хранения и использования.

рассмотрение документов в качестве лишь одного из множества типов данных наряду с аудио, видео и графикой;
выделение в автоматизирующих системах бизнес-заданий и бизнес-процессов, для своего исполнения требующих своевременной поставки необходимых документов.

Для решения поставленных задач стали использовать специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами (сокращенно – СУЭД). Позднее они были переквалифицированы в информационные системы управления документами (ИСУД). В общем виде их разновидности представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Разновидности ИСУД. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

В последующие годы корпоративные информационные системы управления документами активно развивались, расширялись и дополнялись. Их функционал увеличивался, а число пользователей – неуклонно росло. Рассмотрим современные электронные системы корпоративного документооборота более подробно.

Электронные системы корпоративного документооборота

Современные электронные системы документооборота являются мощным средством автоматизации процессов управления документами и их оборотом. В их основе лежит соответствующее программное обеспечение, нередко интегрированное в общую информационную систему управления корпорацией.

Основными преимуществами их использования являются:

высокая степень производительности;
интегрируемость в другие управленческие системы;
масштабируемость;
гибкость и возможность подстройки под запросы конкретных пользователей и пр.

Считается, что использование подобных систем позволяет с одной стороны обеспечить эффективный учет и контроль бизнес-процессов корпорации, а с другой – оперативное и эффективно управлять корпоративными документами и маршрутами их движения.

Основной целью разработки, внедрения и использования электронных систем корпоративного документооборота выступает оптимизация и ускорение корпоративного документооборота, а также обеспечение эффективного контроля за исполнением документов.

Вы можете изучить и скачать доклад-презентацию на тему Корпоративный документооборот. Классификаия документов. (Тема 2). Презентация на заданную тему содержит 39 слайдов. Для просмотра воспользуйтесь проигрывателем, если материал оказался полезным для Вас - поделитесь им с друзьями с помощью социальных кнопок и добавьте наш сайт презентаций в закладки!

В древности документы составлялись на различных материалах: В древности документы составлялись на различных материалах: в Ассирии – на глиняных табличках; в Индии и Цейлоне – на пальмовых листьях; в Египте – на каменных плитах и папирусах; в древнем Новгороде – на бересте. 105г.- в Китае изобрели бумагу. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только с появлением компьютера.

Причина появления документа – необходимость зафиксировать информацию. Причина появления документа – необходимость зафиксировать информацию. Документ обеспечивает: отображение информации; сохранность и накопление информации; возможность передачи другому лицу; многократное использование; возвращение к информации во времени.

Документ можно рассматривать на разных уровнях: Документ можно рассматривать на разных уровнях: Отдельный документ; Система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности); Вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе.

Требования к оформлению документов закрепляются государственными стандартами на документацию. Требования к оформлению документов закрепляются государственными стандартами на документацию. Стандарт - информативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. Действующие общегосударственные нормативно-методические материалы по организации делопроизводства: ГСДОУ (государственная система документационного обеспечения управления; Правила делопроизводства в федеральных органов исполнительной власти; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Основные правила работы ведомственных архивов; Перечни документов со сроками хранения; Общероссийские классификаторы технико-экономической документации.

Документ создается в результате документирования. Документ создается в результате документирования. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

Функции документа Функция документа – это целевое назначение документа, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Функции документа важны для: определения цели создания документа; классификации документа; изучения роли в социальной структуре и экономической системе.

Функции делятся на: Общие – информационная, социальная, коммуникативная, культурная функции; Специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи Информация, содержащаяся в документах подразделяется на: Ретроспективную (относящуюся к прошлому); Оперативную (текущую); Перспективную (относящуюся к будущему).

Информационная емкость (количество и качество) характеризуется показателями: Полнота; Объективность; Достоверность; Оптимальность; Актуальность; Полезность; Новизна.

Социальная функция определяется тем, что документы создаются для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов Социальная функция определяется тем, что документы создаются для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества Категории документов с ярко выраженной коммуникативной функцией: Документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, жалобы и др.) Документы двустороннего действия (деловая переписка, договорные документы и т.д.)

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые в обществе. Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, принятые в обществе. Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения и др.). Эти документы отражают различные уровни принятия решений. Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею; приобретающие ее на время.

Функция исторического источника – изучается исторической наукой. Две точки зрения: Функция исторического источника – изучается исторической наукой. Две точки зрения: Первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; Вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения. Функция учета дает количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и учета.

Характеристики документа (ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007) Документ должен иметь: содержание; метаданные, отражающие операции деловой деятельности. Важно: Структура документа должна оставаться неизменной (формат документа и взаимосвязи между составляющими документ элементами). В документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования. Должны быть представлены связи между отдельными записями, составляющими документ.

Документ должен обладать характеристиками: Аутентичность Документ является аутентичным, если он: является тем, чем должен быть; был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; был создан или отправлен в то время, которое обозначено на документе. Чтобы обеспечить аутентичность документов, организация должна: внедрить процедуры контроля над созданием, получением, передачей, сохранением и отбором документов; гарантировать, что создатели документов уполномочены на это и идентифицированы; Гарантировать, что документы защищены от несанкционированного дополнения, удаления, изменения и использования.

Документ должен обладать характеристиками: Достоверность Документ является достоверным, если : содержание документа полно и точно представляет подтверждение деятельности; документу можно доверять в последующей деятельности. Документы должны создаваться: во время или сразу после операции или случая, к которым они относятся; лицами, достоверно знающими факты; средствами, обычно используемыми в деловой деятельности.

Документ должен обладать характеристиками: Целостность Целостность документа определяется: полнотой документа; неизменностью документа. Документы должен быть защищен от несанкционированного изменения. Процедуры управления документами должны указывать: какие дополнения могут быть добавлены к документу после его создания; при каких обстоятельствах дополнения могут быть разрешены; кто уполномочен добавлять дополнения.

Документ должен обладать характеристиками: Пригодность для использования Пригодным для использования является документ, который можно: локализовать; найти; воспроизвести; интерпретировать. Документ должен: при воспроизведении отражать связь с деловой деятельностью; контекстные ссылки (документа) должны нести информацию для понимания операций деловой деятельности; связи между документами должны быть сохранены; идентифицироваться в широком контексте – контексте деловой деятельности и функций.

Способы документирования Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов.

Различают способы документирования: Текстовое документирование Текстовый документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Техническое документирование Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результата строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Фотокино-видеодокументирование Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Документы на машинных носителях Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

Классификация носителей информации: Классификация носителей информации: Бумажные носители; Звуконосители; Видеоносители; Перфоносители магнитные для записи кодированной информации; Магнитные накопители (жесткий диск, гибкий диск, сменный диск); Магнитно-оптические системы; Оптические, такие, как CD (Compact Disk, Read Only Memory) или DVD (Digital Versatile Disk); Компакт-диск на основе технологии Blu-ray Disc (использование голубого лазерного луча, компакт-диски на 51% состоят из обыкновенной бумаги); Голографические носители (трехмерные) - луч лазера наносит информацию по всему объему носителя. Данные располагаются слоями в толще кристалла.

Свойства документа: Юридическая сила Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; Оригинальность Признаком оригинала является его уникальность. Оригиналы служебных документов печатаются на бланках.

Свойства документа: Подлинность Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Копийность Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Классификация документов по различным признакам Служебные документы могут подразделяться: По административным вопросам; Материально-техническому обеспечению; Планированию; Оперативной деятельности; Бухгалтерскому учету; Подготовке и расстановке кадров; Финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам.

Документы, образующиеся на предприятии, можно классифицировать по признакам: По наименованию; По способу фиксации; По степени сложности; По степени гласности; По срокам исполнения; По происхождению; По срокам хранения; По степени обязательности; По степени унификации.

Документы различных систем должны иметь унифицированную форму. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.

Классификация систем документации: Организационные документы; Распорядительные документы; Информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация; Плановая документация; Отчетно-статистическая документация; Кадровая документация; Бухгалтерская документация.

Центральное место – ОРД – организационно-распорядительная управленческая документация. ОРД классифицируется на: Центральное место – ОРД – организационно-распорядительная управленческая документация. ОРД классифицируется на: Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.); Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.) Информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Организационные документы: Устав; Положения; Инструкция; Должностная инструкция; Штатное расписание; Структура и штатная численность; Регламент.

Читайте также: