Функция контроля в менеджменте доклад кратко

Обновлено: 05.07.2024

Цель лекции: познакомить слушателей с практикой проведения функции контроля , описать основные виды контроля и этапы его проведения, представить требования.

Контроль - процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей и состоящий из трех основных элементов:

установление стандартов деятельности системы, подлежащих проверке;
измерение достигнутых результатов с ожидаемыми результатами;
корректировка управленческих процессов, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль как функция менеджмента — это вид управленческой деятельности с целью удержания организации на выбранной траектории развития посредством сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых мер при отклонениях.

В процессе управленческого контроля можно получить ответы на следующие вопросы:

Чему мы научились?
Что следует сделать иначе в следующий раз?
В чем причина отклонений от намеченного?
Какое воздействие оказал контроль на принятие решений?
Было ли воздействие контроля позитивным или негативным?
Какие выводы следует сделать для выработки новых целей?

Управленческий контроль необходим, прежде всего, по следующим причинам:

Неопределенность, сложность и динамичность организационной среды.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию вред.

Поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов, плановых показателей и оценки темпа продвижения организации к намеченным целям.

Управленческий контроль проводится по следующей технологии:

Выбирается концепция контроля: система, процесс или частные проверки; предмет и цель контроля; контролирующий орган.
Организуются цели контроля: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.
Нормы контроля: этические, правовые, производственные и пр.
Методы контроля: предварительный, текущий и заключительный.
Объемы и области контроля: полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и пр.

При проведении управленческого контроля следует руководствоваться следующими критериями:

Эффективность контроля – определяется результативность, полезность контроля.
Эффект влияния на людей – следует определить, что конкретно вызывает у работников предлагаемая технология контроля, а именно:положительные или негативные стимулы, стрессовые реакции и пр.
Выполнение задач контроля – необходимо определить совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать устранению отклонений; выработке эффективных решений.
Определение границ контроля – контрольные мероприятия не должны осуществляться без ограничений. Длина контролируемых участков должна способствовать выявлению отклонений на самой ранней стадии. Необходимо соблюдать нормы контроля в соответствии с действующим законодательством.

Управленческий контроль бывает предварительным, текущим и заключительным.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ .

Основным средством контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения.

Предварительный контроль используется в трех областях:

Человеческие ресурсы.
Материальные ресурсы.
Финансовые ресурсы.

Предварительный контроль принято делить на два вида: терапевтический и диагностический.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ . Его объектом являются сотрудники организации.

Для осуществления текущего контроля , аппарату управления необходима обратная связь . Все системы с обратной связью имеют цели, используют внешние ресурсы для внутреннего применения, следят за отклонениями от намеченных целей, корректируют отклонения для достижения этих целей.

Заключительный контроль своей целью предполагает предотвращение ошибок в будущем.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль позволяет:

Во-первых – получить достоверную информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

Во-вторых – повысить мотивацию.

Таким образом, процедура контроля проводится в три этапа:

Этап А. Установление стандартов – конкретных целей, прогресс в отношении которых поддается измерению. На данном этапе производится выработка показателей результативности – определяется то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап B. Сравнение достигнутых результатов со стандартами. Устанавливается масштаб отклонений, используется принцип исключения, измеряются показатели, а также проводится своевременное информирование о стандартах и результатах.

Этап C. Выбор подходящей линии поведения: ничего не предпринимать; установить отклонения; пересмотреть стандарты.

Для того чтобы контроль был эффективным, к нему предъявляются следующие требования:

Объяснить персоналу необходимость проводимого контроля.
Обеспечить гибкость, т.е. выбрать наилучший при данных обстоятельствах "стиль контроля", в целях исключения неточности и деспотичности.
Организация взаимосвязей процессов планирования и контроля с целью исключения использования непригодной информации.
Ориентация контроля на результаты и задачи, стоящие перед организацией, и оценка эффективности контроля с точки зрения достижения целей и возможности осуществления стратегического планирования.
Сформировать механизм контроля, соответствующий исследуемому виду деятельности.
Контроль должен быть простым и основываться на несложных, но оригинальных методах.
Общие затраты на систему контроля не должны превышать создаваемые ею преимущества.
Следовательно, контроль экономически оправдан, если отношение затрат к планируемой прибыли остается достаточно низким.

Краткие итоги

В лекции представлено определение контроля как функции менеджмента, а также те основные вопросы, на которые можно получить в процессе проведения контроля.

Представлена технология проведения контроля, а также критерии, которыми необходимо руководствоваться.

Рассмотрены виды управленческого контроля (предварительный, текущий и заключительный).

Определена процедура проведения контроля, которая заключается в установлении стандартов, сравнении достигнутых результатов со стандартами и выборе подходящей линии поведения.

Для определения эффективности контроля в лекции также указаны основные требования.

Каждый руководитель выполняет основные функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль. Четыре элемента функции контроля: определение показателей и методики измерения результатов, измерение результатов, определение, соответствуют ли результаты плану, и корректирующие действия.

Все функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль тесно взаимосвязаны. Они одинаково важны для эффективного управления. Нельзя разделить их на основные и второстепенные. В то же время функции менеджмента: организация, мотивация и контроль базируются на продуманном и эффективном планировании.

Планирование – это первичная, основополагающая функция. На основании стратегических целей строится план их достижения, предусматривающий выделение определенных ресурсов и привязку этого выделения во времени. Планирование документирует распределение ресурсов и объединяет усилия отдельных подразделений и сотрудников для достижения общей цели. Для этого проводится декомпозиция общих целей на персональные. Обязательно нужно предусмотреть и планирование контроля организации . Функции менеджмента, кроме целеполагания, предусматривают и составление перечня работ, которые необходимо выполнить в определенной последовательности для достижения цели. При этом каждая работа привязана ко времени своего начала и окончания, назначенным для нее ресурсам и последующим (или предшествующим) во времени работам.
Организация, как функция менеджмента, заключается в создании структуры, позволяющей отдельным элементам системы совместно действовать по заданным правилам и рационально расходовать выделенные ресурсы для достижения поставленных целей. Организационная структура описывается рядом формализованных правил - регламентов, положений, инструкций.
Мотивация, как функция менеджмента, заключается в побуждении сотрудников всех уровней к эффективной совместной деятельности для достижения поставленных целей. Это наиболее гуманистическая и наименее формализованная функция управления.
Контроль, как функция, процесс менеджмента заключаются в количественном и качественном учете результатов работы, это процесс, обеспечивающий достижение организацией поставленных перед ней целей

Назначение контроля

Контроль - основная функция менеджмента. Он предназначен для:

Снижения неопределенности процесса производства и процесса управления.
Предсказания и предотвращения возникновения сбоев.
Поддержки успешных действий.

Контроль немыслим без измерения. Чтобы понять, что работа идет по плану, нужно сравнить достигнутые на момент контроля количественные показатели с некими заранее известными плановыми.

Процесс контроля - это система, которая позволяет запланировать, измерить, определить отклонения и откорректировать любую деловую активность, такую как производство, упаковка, доставка потребителю и многое другое.

Функция контроля в менеджменте – это важнейшая часть процесса управления.

В отсутствие функции контроля любое управление теряет смысл. Вы будете не в курсе, выполнено ли то, что было запланировано, и вообще, выполняется ли хоть что-нибудь.

Без функции контроля также невозможно управлять персоналом.

Процесс управления - это функциональный процесс для организационного контроля, он должен вырастать из целей и стратегических планов организации

Четыре элемента функции контроля

К функции контроль менеджмента относится четыре основных этапа:

Определить показатели и методику измерения результатов.
Измерить результаты.
Определить, соответствуют ли результаты плану.
Применить корректирующие действия.

Задание плановых значений и методики измерения результатов

Необходимо сформировать набор важных для контролируемого процесса показателей и определить для каждого плановые значения в заданные моменты времени. Когда при наступлении этого времени измеряется фактический результат, менеджеры получают сигналы о том, как обстоят дела и, таким образом, им нет необходимости проверять каждый шаг исполнения планов.

Показатели должны быть четко сформулированными, измеримыми и существенными для контроля. На промышленном предприятии показатели могут включать объемы продаж и выпуска продукции, эффективность использования рабочей силы, показатели безопасности и прочее.

При предоставлении услуг, с другой стороны, показатели должны включать, например, число клиентов, вынужденных ожидать своей очереди на обслуживание в банке или число новых клиентов, привлеченных в результате обновленной рекламной кампании.

Точки измерения на временной шкале также должны выбираться не случайно, а связываться с критически важными, с точки зрения контролируемого процесса, периодами времени или началом/окончанием важных этапов процесса. Это могут быть

Начало или конец планового периода – смены, дня, недели или месяца.
Начало или конец важного этапа: завершение подготовки производства, начало окончательной сборки изделия, отгрузка изделия заказчику.
Выход нового релиза продукта или достижение плановых объемов услуг.

Функции планирования и контроля в менеджменте взаимосвязаны очень тесно и не имеют смысла одна без другой. Никем не контролируемый план превращается в пустую бумажку. Так же связаны функции менеджмента мотивация и контроль.

Измерение результатов

Измерение результатов в контрольных точках и сравнение их с плановыми показателями должно выполняться на основе проактивного подхода, так, чтобы отклонения могли быть обнаружены как можно раньше или даже спрогнозированы до их появления, что позволит избежать или свести к минимуму корректирующие действия.

Если контрольные точки правильно спланированы и доступны средства, позволяющие определить точно, что делают подчиненные, оценка текущей и ожидаемой производительности будет точной и легкой.

Однако существует много видов деятельности, в которых трудно определить точные контрольные точки, существует также много активностей, которые трудно измерять.

Довольно просто, например, установить показатель нормы времени для производства массовой продукции и столь же легко измерить фактические значения по этим показателям

Сложнее обстоит дело с далекими от техники видами работ. Например, контролировать работу менеджера по трудовым отношениям нелегко, поскольку нелегко разработать четкую систему показателей.

Руководитель менеджеров такого типа часто полагается на такие расплывчатые показатели, как отношения с профсоюзами, энтузиазм и лояльность подчиненных, текучесть кадров и/или трудовые споры. В таких случаях и результаты измерения подчиненного руководителем тоже расплывчаты.

Соответствие результатов плану

Это несложный, но весьма важный этап процесса контроля. Он включает в себя сравнение измеренных результатов с заранее определенными плановыми показателями. На этом этапе крайне важна заранее разработанная методика сравнения. В этом документе должно быть четко определено, что конкретно измеряется, в какой момент времени и при каких условиях. Следовать этой методике надо неукоснительно, в противном случае, результаты измерения и сравнения с планом будут недостоверными.

Если показатели соответствуют плановым, менеджмент может полагать, что все под контролем. В этом случае нет необходимости вмешиваться в повседневную работу организации.

Корректирующие действия

Этот этап становится важнейшим в том случае, если показатели не дотягивают до плановых и анализ показывает необходимость корректирующих действий. Такие корректирующие действия могут включать в себя изменения в одном или нескольких аспектах повседневной работы организации.

Например, руководитель филиала банка должен решить, что необходимо занять больше операционисток в зале, чтобы выдержать ранее установленный показатель максимального пятиминутного ожидания.

Или начальник цеха принимает решение вывести станочников сверхурочно, чтобы выдержать сроки сдачи продукции.

Контроль также помогает выявить некорректно заданные плановые показатели, и в этом случае корректирующее воздействие будет заключаться в исправлении плановых показателей, а не в борьбе за изменение текущих измеренных значений.

Своевременность корректирующих действий

Взаимосвязь функций управления

Функции менеджмента: мотивация и контроль тесно связаны друг с другом. Для построения эффективной системы мотивации подчиненного руководителю необходим доступ к точным и своевременным результатам контроля.

Контроль может осуществляться на соответствие:

плановым показателям;
стандартам качества;
корпоративным политикам;
требованиям по безопасности и охране труда;
требованиям контролирующих государственных или общественных организаций.

Контроль может быть также периодическим и разовым, запланированным и экстренным, частным и в рамках общего аудита деятельности организации.

Заключение

Основная функция контроля в менеджменте - обеспечение выполнения плана и достижение таким образом целей организации. Дополнительные функции - поддержка организации и мотивации и взаимодействие с ними. Функция контроля в менеджменте является важнейшей. Смысл контроля не в том, чтобы уличить подразделение или сотрудников в неисполнении плана и покарать их. Смысл заключается в своевременном обнаружении отклонений от плана. Тогда есть шанс успеть выполнить корректирующие действия. Продуманная организация процессов контроля – залог точного и своевременного исполнения планов и достижения поставленных целей.

Функция контроля может быть определена как процесс, в рамках которого руководство предприятия получает информацию о ходе решения задач по выполнению плана, а также принимает и реализует необходимые корректирующие действия, направленные на достижение целей организации. Реализация контроля включает оценку отклонений от плана, определение их причин и принятие управленческих решений по их устранению. Для реализации этой функции на предприятиях создаются соответствующие системы контроля, которые используют оперативную обратную связь между реальными показателями деятельности предприятия и его планами для обеспечения удержания предприятия на выбранном пути достижения целей.

Целью функции контроля является формирование информации о ходе выполнения запланированных работ при решении конкретных производственных и социальных задач для своевременного принятия и реализации необходимых управленческих воздействий, направленных на достижение желаемого результата деятельности подразделений и предприятия в целом. Главной целью создания системы контроля предприятия является обеспечение возможности результативно и эффективно достигать желаемого результата.

Содержание функции контроля включает мониторинг реальных результатов деятельности подразделений и предприятия в целом, анализ причин выявленных отклонений этих результатов и конкретные действия по их устранению. Основные задачи функции контроля предусматривают обеспечение своевременного принятия управленческих решений, направленных на достижение целей и развитие предприятия. Задачи включают: устранение неопределенностей, предупреждение кризисных ситуаций и развитие успеха предприятия ,обеспечение достаточной широты контроля его деятельности, необходимой для достижения целей.

Управленческий контроль реализует учёт, контроль и анализ достигнутых показателей деятельности (результативности) предприятия для обеспечения своевременного принятия корректирующих воздействий, обеспечивающих достижение его целей.

Управленческий контроль как функция управления является одним из главных инструментов принятия управленческих решений, обеспечивающих успешное функционирование предприятия и достижение его целей в долгосрочной перспективе и текущей деятельности в условиях сочетания централизации и децентрализации управления.

Основные задачи управленческого контроля:

1.-сбор, обработка и анализ фактических результатов деятельности всех подразделений предприятия (корпорации), сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и причин этих отклонений.

2.- анализ причин отклонения текущей деятельности от запланированного поведения предприятия и выявление возможных негативных тенденций их развития для принятия необходимых действий, препятствующих развитию кризиса в деятельности предприятия.

3.- разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей предприятия, и принятие конкретных управленческих решений, обеспечивающих их реализацию.

4.- создание системы отчетности на предприятии, в его отделениях и дочерних компаниях, сбор и анализ данных этой отчётности по результатам хозяйственной деятельности предприятия в целом и каждого отдельного подразделения.

В практике широко используются две формы управленческого контроля: финансовый (общий) и оперативный (административный) контроль.

Финансовый кон-ль – осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим и финансовым показателям деятельности в соответствии со стандартными формами, идентичными для предприятия в целом и всех его структурных подразделений.Фин.контроль использует в качестве информационной базы систему финансового учета и отчетности, действующую на предприятии. В процессе анализа отчетности производятся сравнение фактических результатов с планируемыми показателями и оценка их динамики, а также прогноз ожидаемого достижения намеченных целей предприятия.

Основными показателями отчетности и анализа при финансовом контроле являются:

- издержки производства и их соотношение с выручкой от продаж;

- обеспеченность предприятия и его структурных подразделений собственными средствами (финансовыми средствами);

- финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность)

- др. показатели, отражающие специфику хозяйственной деятельности предприятия.

Организационно финансовый контроль осуществляется через функциональные подразделения на различных уровнях управления:

на уровне предприятия– фин. кон-ль деятельности предприятия и достижения его основных показателей ведется центральной финансовой службой (отдельным аппаратом финансового контроля);

на уровне подразделений – фин.кон-ль осуществляется через их бухгалтерию и др. функциональные подразделения (финансовые службы, плановый отдел и т.д.)

Финансовый анализ проводится раздельно по каждой производственной группе подразделений, производственному отделению, дочерней компании и по предприятию в целом.

Оперативный к-ль – предназначен для систем отслеживания хода выполнения производственной программы и плана реализации продаж.

Задачи операт.контроля – контроль соответствия хоз. результатов показателям, определенным в текущем плане;

- оценка, сравнение и анализ фактического и запланированного объемов производства и продаж;

- оценка доли рынка и анализ ее динамики по продуктам;

- систематический анализ портфеля заказов и др. показателей хозяйственной деятельности.

7.Развитие функции мотивации: современные теории и концепции развития мотивации в практике менеджмента. Роль руководителя в эффективной мотивации сотрудников

Развитие функции мотивации в современном менеджменте связано с применением в практике управления новых концепций, дополняющих рассмотренные выше современные теории. Формирование этих концепций обусловлено развитием практики мотивации сотрудников к более интенсивному и эффективному труду. В числе концепций следует отметить:*теорию постановки целей;*теорию подкрепления;*проектирование мотивирующих рабочих заданий, включая программы обогащения труда;*повышения качества трудовой жизни;*реализацию делового партнерства (руководства и персонала).

Теория постановки целиоснована на том, что использование конкретных целей способствует повышению интенсивности труда сотрудников. Сложные цели, принятые исполнителем, обеспечивают достижение более высоких результатов, чем простые.

Применение теории постановки целей требует учета двух факторов. Во-первых, теория отражает оценку влияния мотивационного фактора на всех индивидов Во-вторых, теория постановки целей применима только к тем сотрудникам, которые принимают эти цели и берут соответствующие обязательства по их достижению.

На эффективность применения теории постановки целей влияют также дополнительные факторы: обязательства относительно целей, уровень самооценки эффективности выполнения работы и национальная культура. Намерения, четко сформулированные в виде трудных конкретных целей и задач, являются мощным фактором мотивации сотрудников.

Концептуальное положение теории подкрепления заключается в том, что люди вероятнее всего будут вести себя тем или иным желательным для менеджера образом, если они ожидают получить за это определенное вознаграждение. Вознаграждение будет наиболее эффективным, если оно следует незамедлительно за проявлением желательного поведения или поступка.

Руководитель может влиять на поведение подчиненных, подкрепления действия, которые он считает правильными и благоприятными для организации. Поступок или поведение, за которые не последовало поощрения либо которые повлекли наказание, вряд ли будут повторены в будущем. Учитывая, что акцент в теории делается на положительном влиянии подкрепления, не следует прибегать в этом случае к наказанию за неправильное поведение. Эффект отрицательного подкрепления в большинстве случаев носит временный характер, но в будущем может привести к отрицательным последствиям.

Проектирование мотивирующих рабочих заданий.Рабочее задание представляет элемент труда, за выполнение которого ответственность несет конкретный сотрудник. Для рациональной организации работ при реализации конкретного бизнеса можно рекомендовать механизмы инжиниринга конкретных работ и реинжиниринга бизнес-процессов. При проектировании рабочих заданий следует учитывать требования внешней среды, применяемые технологические процессы, а так же навыки, способности и предпочтения сотрудников. Выделяют несколько направлений разработки рабочих заданий, которые могут иметь мотивирующее действие на сотрудников.

·Упрощение рабочих заданий предусматривает сокращение числа задач, поручаемых одному сотруднику. Упрощение заданий может быть полезным для повышения производительности выполнения конкретных работ в серийном и массовом производстве за счет использования работников, не обладающие специальными навыками и опытом работы. Основной недостаток – ограниченность и отсутствие длительной мотивации к труду из-за рутинности и монотонности выполняемой работы.

·Ротация рабочих зданий предусматривает разработку заданий для перемещения работников при выполнении ими различных работ без дополнительного усложнения каждой из них. Ротация способствует повышению конкурентоспособности организации. Недостаток – не дает постоянной удовлетворенности, так как работники быстро привыкают к новым работам, и их удовлетворенность падает. При этом следует учитывать, что определенную часть персонала устраивает одна и та же работа в сложившихся условиях.

· Расширение рабочих заданий предусматривает горизонтальное расширение задания за счет увеличения объема задач, решаемых на рабочем месте (увеличение дополнительных задач и операций, необходимых для выполнения нового задания, а так же увеличение частоты повторения этих задач). Расширение рабочих заданий приносит положительный эффект в обслуживании потребителей, повышении качества, снижении текучести кадров. В то же время результаты мотивации в этом случае, как правило, бывают весьма скромными.

· Обогащение рабочих заданий предусматривает вертикальное расширение задания путем поручения дополнительных работ и соответствующих обязанностей по планированию и оценке результатов выполняемых работ. Сотрудники наделяются определенными полномочиями выполнять дополнительные задачи, которые обычно входили в компетенцию их начальников. Они получают возможность выполнять завершенные рабочие задания с большой свободой, независимостью и ответственностью. Для повышения удовлетворенности от выполняемого задания решаемые задачи должны иметь обратную связь, чтобы сотрудники могли самостоятельно оценивать и корректировать качество и производительность своего труда.

Сущность мотивации путем разработки рабочих заданий заключается в определении и структурировании действий сотрудников при выполнении конкретной работы для повышения производительности труда и уровня их удовлетворенности от выполненной работы.

Программы обогащения труда и вознаграждения за труд.Применение современных мотиваций и концепций осуществляется в их произвольной концепции. Такие программы разрабатываются с учетом специфики конкретного предприятия и конкретных условий его деятельности. Содержание мотивационных программ в этом случае определяется конкретными намерениями и действиями менеджерского корпуса предприятия по мотивации персонала к производительному труду. Название программ отражает их направленность.

Современные тенденции в мотивации сотрудников к эффективному труду и преданности компаниям, в которых они работают, является наделение их определенной властью и реализация принципа демократизации управления. Эти тенденции включают:

·передачу рядовым сотрудникам властных полномочий при обогащении рабочих заданий;

·участие представителей работников в управлении компаниями с правом решающего голоса или без него при реализации принципа демократизации управления и делового партнерства;

·участие сотрудников в собственности и доходах компании;

·открытость менеджмента в части достигнутых результатов компании и ее проблем, способствующая повышению доверия сотрудников к руководству и заинтересованности в достижении высоких результатов труда;

·реализацию других мотивационных программ, связанных с вознаграждением за труд и повышением качества трудовой жизни.

Контроль в менеджменте — это процесс оценки реального состояния дел организации с последующим сравнением его с запланированными показателями роста, развития.

Контроль является непрерывным процессом. Это циклический вид административной деятельности, состоящий из трех этапов:

наблюдения;
оценки;
урегулирования выявленных проблем.

Под контролем должны находиться:

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.

цели;
ход выполнения плана;
развитие процесса.

Если контроль осуществляется лицами, не зависящими от рабочего процесса, то его называют ревизией или проверкой.

Помимо фиксации отклонений, выявления тенденций развития и разработки необходимых мероприятий, важной функцией контроля является создание и своевременная коррекция системы отчетности по финансовым и производственным показателям.

В соответствии с временным периодом осуществления контроля, его принято делить на три вида: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный

Главной задачей этого вида является проверка готовности к осуществлению следующей стадии деятельности. К сферам, в рамках которых проводится такая проверка, относятся:

Распределение финансов, включая создание бюджетов, составление смет.
Составление характеристики материальных ресурсов, предполагающее определение качества материалов, использованного в производстве сырья.
Создание кадрового резерва, предполагающее проверку навыков и знаний, уточнение квалификации задействованного на предприятии персонала.

Также на этом этапе производится проверка условий, в которых будут выполняться дальнейшие работы. На практике эти условия можно найти в учредительных документах, договорах с подрядчиками, технологических инструкциях.

Текущий

Реализация этой разновидности контроля возможна исключительно в процессе проведения работ. Объектом оценивающих мероприятий в этом случае выступает деятельность сотрудников, а целью является недопущение или своевременная коррекция отклонений.

Условием эффективной реализации является наличие точно сформулированных промежуточных целей, по которым можно отследить допущенные отклонения. Кроме того, необходима отлаженная информационная система, по каналам которой максимально быстро передаются сведения об итогах работы.

Заключительный

Этот вид осуществляется по окончании работ. Его основная цель — предотвращение вывода на рынок бракованной продукции. Сопутствующая — построение эффективной системы мотивации на основе качества проделанной работы.

На этом этапе топ-менеджмент может получить актуальную информацию о корректности системы планирования, особенностях функционирования производства, произошедших сбоях, позитивных моментах.

Формы контроля

Помимо классификации по временному признаку, существует разделение по степени охвата, характеру осуществления.

По степени охвата

Степень охвата оценивается по количеству учтенных в процессе оценки рабочих моментов. Принято выделять сплошной тип и выборочный:

Сплошной предполагает наблюдение за всеми структурными элементами предприятия и протекающими в них процессами. Он предпочтителен в ситуациях, когда пропуск брака на следующие этапы представляется невозможным. Особенно часто реализуется при единичном производстве.
Выборочный представляет собой точечный контроль, элемент дополнительной проверки технологического процесса. Он больше подходит для массового производства, где продукция выпускается крупными партиями, и сплошная проверка сильно бы затормозила весь рабочий процесс.

По характеру осуществления

По характеру осуществления контроль бывает активным и пассивным.

Активная форма призвана предупреждать отклонения от плана, опережать возникающие отклонения.
Пассивная, наоборот, реализуется параллельно с возникновением неурядиц: при обнаружении сбоя система реагирует усилением контроля, обнаружением объективных причин, изменением методов управления.

Значение контроля в менеджменте

Правильное построение системы контроля позволяет:

Вовремя получать информацию, недостающую для принятия определяющих управленческих решений.
Обеспечивать эффективность хозяйственной деятельности.
Отслеживать выполнение правил и требований, закрепленных во внутренних документах организации.
Удерживать деятельность в законном русле, учитывать федеральные и региональные законы.
Сохранять материальные активы, защищать их от расхищения.

Кроме того, контролирующие мероприятия необходимы для предупреждения утечки информации, определяющей успешность бизнеса.

Примеры разновидностей контроля

Поскольку основной функцией предварительного контроля является предупреждение отклонений в работе, хорошим примером этой разновидности служит график планового ремонта оборудования.

Ткацкий цех приобретает программу, отслеживающую сроки проверки технического состояния станков. Благодаря этому большинство потенциальных источников неисправностей устраняется до поломок, оборудование работает в полном объеме, без простоев.

Сущность текущего контроля заключается в оперативном реагировании на возникающие в процессе работы проблемы. Яркий пример — отслеживание объемов продаж.

Большинство офисов федерального банка выполняет план продаж на 90-100%. В некоторых отделениях наблюдается отставание от плана. Руководство проводит анализ, выявляет недостаточное знание сотрудниками продуктовой линейки, поручает провести дополнительное обучение. В результате отстающие офисы приближаются к среднему результату.

По окончании работ выполняется заключительный контроль. Этот тип позволяет определить результативность, найти ошибки в организации труда, сделать выводы для дальнейшего успешного планирования.

В конце года администратор магазина получает статистические данные от кадровой службы, согласно которым текучесть персонала по сравнению с предыдущим периодом повысилась на 30 процентов. Анализ показывает, что повышение количества увольнений связано с изменением системы мотивации, необоснованным увеличением норм выработки. Проработка этих моментов позволит стабилизировать текучесть, снизить расходы на обучение, адаптацию.

Контроль, учет, анализ представляют собой систему наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям.

Контролем называют такую управленческую деятельность, которая фиксирует состояние объекта управления в определенные промежутки времени.

Содержание контроля в качестве функции менеджмента состоит в том, чтобы своевременно обнаружить возникающие в процессе хозяйственно-производственной деятельности объектов управления проблемных моментов (отклонений от заданного плана, нормативно-правовых документов, стандартов) и изменения внешней среды (рис. 1).

Рис. 1 - Принципы функции контроля

Контроль сам по себе является комплексной функцией менеджмента, которая состоит из функций учета, оценки, анализа, описанных далее в рамках данной статьи.

Задачами контроля можно назвать следующие:

Значение контроля

Как уже стало очевидно из описанного выше, роль контроля сложно переоценить, таким образом его значение заключается в:

завершении управленческого цикла и интеграции результатов анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми ключевыми предметными функциями управления;
осуществлении корректировок ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей либо организационных условий их выполнения, то есть реализация обратной связи в цикле управления.

Кроме того, процесс контроля состоит также из:

установки стандартов, выработки критериев оценки;
изменения реальных результатов;
принятия нужных корректирующих мероприятий.

Виды контроля

Согласно форме реализации, контроль может подразделяться на:

внутренний – система контроля осуществляется организацией самостоятельно;
внешний – контроль реализуется сторонними внешними контрольными органами, вышестоящей организацией, государственными органами и проч.

В таблице ниже нами приведены описания и характерные черты главных видов контроля.

Таблица 1 - Характеристика основных видов контрольной деятельности

В заключение хочется добавить, что эффективной систему контроля стоит считать при соблюдении:

стратегической направленности;
ориентации на успешные результаты;
соответствия контролируемому виду деятельности;
своевременности (то есть необходимые данные попадут к компетентным людям до того, как произойдет кризисная ситуацию) и гибкости;
экономичности и простоте.

Понятие учета

Под учетом принято понимать управленческую деятельность по финансированию состояния объекта управления с первоначального до определенного момента времени.

Содержание учета в качестве функции менеджмента заключается в учете выполнения производственной программы, наличии материальных и финансовых ресурсов и проч.

Согласно видам, учет бывает:

оперативным – текущее управление определенными видами экономической деятельности либо отдельно взятыми операциями;
финансовым (бухгалтерским) – информация о кругообороте всех средств и ресурсов в ходе экономической деятельности организации;
статистическим – дополняет предыдущие виды учета информацией о процессах, которые не имеют стоимостной оценки; может являться как сплошным, так и выборочным.

Сущность анализа

Анализом называют такую управленческую деятельность, которая обеспечивает определение причин отклонения желаемого состояния системы от реального и осуществляет создание мероприятий для устранения определенных недостатков.

Сущность анализа в качестве функции управления заключается в исследовании выполнения производственной программы, эффективности пользования материальными и финансовыми ресурсами.

Целями экономического анализа можно считать:

определение эффективности производственно-сбытовой деятельности организации;
выявление векторов деятельности на текущий и предстоящий периоды.

Анализ подразделяется на внешний и внутренний, далее приведём характеристики каждого из них.

Читайте также: