Эдельвейс система управления отелем доклад

Обновлено: 05.05.2024

Цель настоящего исследования: исследование и обоснование целесообразности использования Edelweiss в гостиничном бизнесе.
В соответствии с поставленной целью в работе определены задачи:
1.Выявить возможности программы и дать ей полное описание.
2.Изучить функциональность программы Edelweiss.
3.Выявить возможные смежные интерфейсы Edelweiss.
4.Определить возможные пути доставки и ценообразования.

Файлы: 1 файл

реферат Шатина Д.Г..docx

РОССИЙСКАЯ МЕЖДУНАРОДНАЯ АКАДЕМИЯ ТУРИЗМА
МОСКОВСКИЙ ФИЛИАЛ
КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА И ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

Введение………………………………………………………… …………. 3

4.Стоимость и доставка………………………………………………….12

Заключение…………………………………………………… …………. 15

Список используемой литературы………………………………………. 16

Автоматизация и компьютеризация труда человека коснулась всех сфер его деятельности. В настоящее время ни одно предприятие, учреждение или организация не может функционировать достаточно эффективно без применения компьютерной техники. Непрекращающееся развитие любого предприятия, учреждения или организации, а как следствие объемов и сложности информации требует расширения компьютерных сетей и автоматизированных информационных систем для оптимизации работы.
Гостиничный бизнес – одна из составляющих индустрии гостеприимства. Рынок гостиничных услуг, прежде всего, ориентирован на работу с клиентами, на создание безопасных и комфортных условий проживания и предоставление полного перечня современных информационных услуг. Уровень сервиса напрямую влияет на классность гостиничного объекта и определяет его конкурентные преимущества на рынке. Одну из главных функций в организации высококлассного сервиса в гостиничном комплексе выполняют системы автоматизации, отвечающие не только за инженерные и телекоммуникационные процессы в здании, но и за все этапы работы с клиентами, начиная бронированием номера и заканчивая созданием базы данных о предпочтениях постоянных гостей.
Системы автоматизации в гостиничных комплексах, равно как и в других объектах недвижимости, направлены на перевод многих операций в автоматический режим, что предполагает контроль всех рабочих процессов, обработку документов и данных при минимальном участии персонала. Каждая такая система состоит из программного комплекса систем управления.
Эксплуатация систем автоматизации в гостиничных комплексах отличается от эксплуатации таких систем в объектах недвижимости иного назначения (офисных, торговых) единственным нюансом – необходимостью круглосуточного присутствия персонала, контролирующего обеспечение жизнедеятельности отеля, гостиницы, пансионата, базы отдыха.
Для повышения уровня и качества услуг, а также для контроля за деятельностью персонала наиболее заинтересованные компании внедряют специализированные решения, автоматизирующие основные бизнес-процессы: планирование загрузки (отъезд и приезд), управление отношениями с клиентами, контроль работы персонала, качества и времени оказания услуг. Период активного внедрения и обновления телекоммуникационного оборудования, обеспечения беспроводного доступа в Internet уже прошел. Сегодня широко внедряются системы бронирования номеров через Internet, поддержки ценообразования, системы сбора и обработки информации, создаются сетевые вычислительные инфраструктуры.
Возможность предоставить услуги более оперативно, с меньшими накладными расходами, более высоким качеством, а также контролировать эффективность работы всего отеля в целом позволяет нам программа Edelweiss.

Edelweiss – это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и многое другое.

Актуальность выбранной темы реферата обусловлена изменившимися условиями внешней для предприятия среды. В условиях острой рыночной конкуренции предприятию необходимо совершенствовать механизмы управления для того, чтобы не ошибиться и не ухудшить свою конкурентную позицию.

Предметом исследования является изучение программы Edelweiss.

3.Выявить возможные смежные интерфейсы Edelweiss.

4.Определить возможные пути доставки и ценообразования.

Основная функциональность

Система построена по модульному принципу, объединяя на базе модулей функции, относящиеся к той или иной стадии бизнес-процесса обслуживания гостей отеля, обслуживание номерного фонда, получения отчетности и пр. Такой подход упрощает освоение системы новыми пользователями и позволяет проводить конфигурацию программного обеспечения при внедрении на предприятиях различного размера и имеющих определенную специфику работы (например, ориентирующихся на обслуживание туристов в составе групп, сдающих номера отдельными койками и т.д.).

Модуль план

Для полноценного обслуживания клиентов и учета предоставляемых услуг система реализует следующую функциональность.

программа имеет графический модуль для отображения состояния и работы с номерным фондом. Пользователь имеет возможность просматривать информацию в трех представлениях:

Рис.2. Карточка резервирования номера – данные гостя.

При регистрации и поселении гостей в системе реализованы следующие функции:

Модуль Счета

Для работы со счетами гостей система автоматизирует процессы выписки и хранения счетов за предоставленные отелем услуги.
ведение лицевых счетов гостей и групп;
формирование (печать) счетов, актов выполненных работ и счетов-фактур;
интерфейс с фискальными регистраторами (онлайн-касса): ШТРИХ, АТОЛ;
возможность использования до шести дополнительных счетов на одного гостя;
гибкая система налогов;
прием любых форм оплаты;
возможность ведения расчетов по обязательной предоплате;
возможность перенаправления начислений на группу или другие счета гостей;
возможность переноса авансовых платежей на другие счета гостей/групп;
автоматическое начисление стоимости оказанных услуг (в т.ч. за проживание);
возможность ручного начисления услуг;
начисление платежей в различных валютах с пересчетом по курсу гостиницы;
возможность коррекции начисленных платежей;
ведение журнала производимых операций;
возможность автоматического почасового расчета и т.д.
ведение до шести лицевых счетов на одного гостя;
использование пакетов услуг.

Рис.3. АСУ Эдельвейс: модуль Счета.

В системе предусмотрена возможность проведения ежедневных операций:

закрытие смены кассира;
печать кассовой отчетности;
контроль суммы наличных в кассе, внесение и инкассации;
автоматическое начисление задолженности за проживание;
обработка платежей и оборота за день;
обработка резервирований (неразмещенных, незаехавших, невыехавших);
автоматическое обновление тарифа;
формирование статистики по гостинице;
создание резервной копии БД;
сервисные функции при работе с фискальными регистраторами.
Выполнение сверки по банковским терминалам

Рис. 4. АСУ Эдельвейс: групповое бронирование.

Групповое бронирование

Для группового бронирования система реализует следующую функциональность:
создание карточки бронирования группы;
перенос данных бронирования по группе в данные гостей – членов группы;
сохранение возможностей индивидуального бронирования для членов группы;
учет статуса групповой брони;
автоматическое присвоение номера брони;
указание названия группы;
указание дат приезда и отъезда группы;
возможность персонального заезда членов группы, при сохранении связей;
ведение учета расчётов;
возможность внесения примечаний по группе;
маркетинговая статистическая информация по брони (Сегмент, Источник);
указание адресата для отправки формы подтверждения указанным способом;
указание VIP статуса группы;
выбор группового тарифа проживания;
указание языка общения группы;
определение способа разделения оплаты между группой и ее членами;
указание от какой организации прибывает группа и связь с этой организацией;
назначение различных скидок и комиссионных (агентских);
возможность назначения гостям группы индивидуальных тарифов;
автоматическое и/или ручное выделение номеров членам группы;
создание структуры автоматического перенаправления начислений;
В системе имеется возможность покоечного размещения гостей с учетом пола гостя. Покоечное размещение также имеет выше описанную функциональность размещения по номерам и группового поселения.

Модуль Архив гостей/фирм

Для хранения информации о гостях, компаниях и турагентствах, с которыми работает гостиница, система имеет следующую функциональность:

хранение базы данных по всем гостям, организациям;
ФИО гостя, адресная информация, персональные и контактные данные;
статус гостя;
специальные требования и пожелания гостя;
список предыдущих посещений гостиницы;
данные о полученных доходах с гостя;
дополнительная информация по гостю;
маркетинговая статистическая информация;
связь с организацией;
учет адресной информации компании;
учет данных по контактным лицам – работникам компании;
учет маркетинговой и статистической информации о компании;
учет используемых договоров и тарифов для этой компании;
хранение примечаний по компании;
связь с карточкой турагентства, с которой работает компания;
возможность оформления групповой брони от компании;
ведение базы данных по турагентствам;
ведение адресной информации турагентства;
учет данных по контактным лицам – работникам компании;
хранение примечаний по компании;
возможность выборки данных по гостям присланных данным турагентством;
учет принесенного дохода и начисленных
учет и анализ статистической информации по турагентству.

Модуль Мероприятия

Рис. 5. АСУ Эдельвейс: карточка мероприятия.

Модуль предназначен для планирования загрузки и формирования заказов на бронирование дополнительных ресурсов отеля (комнаты переговоров, конферец-залы, залы ресторана и т.п.). Реализованы следующие функции.

Табличное представление бронирований с возможностью сортировки и поиска;
Создание мероприятий для гостей и групп и для сторонних заказчиков;
Гибкая тарификация аренды: почасовая, полдня, сутки, договорная цена;
Предоставление дополнительных услуг, питания и напитков;
Возможность ведения типовых меню для включения в заказ;
Возможность загрузки меню из системы автоматизации ресторана в отеле;
Выгрузка заказа в систему автоматизации ресторана в отеле;
Печать карточки мероприятия – плана проведения мероприятия для распределения задач между службами отеля;
Создание мероприятий, включающих бронирование нескольких ресурсов (например: конференц-зал, проектор, переводчик и т.п.);
Учет статусов бронирования ресурсов;
Возможность объединения бронирований мероприятий с бронированиями номеров
создание комплексных предложений по проживанию в отеле и проведению мероприятий.

Модуль Горничные

Предназначен для автоматизации типовых задач по обслуживанию номерного фонда.

Контроль текущего состояния номерного фонда: типы уборки, смены белья, полотенец;

Возможность учета не только номеров, но и помещений общего пользования (коридоры, лестницы, холлы и пр.).
Ведение различных типов уборок: сухие, текущие, генеральные и т.п.;
Ведение рабочих смен горничных, распределение заданий на уборку;
Печать заказ-нарядов для выдачи горничным;
Учет качества проведения работ;
Возможность расчета сдельной оплаты труда горничных;
Учет списания расходных материалов, возможность настройки нормативов списания;
Фильтрация списка номеров отеля (по категории, секции, статусу, другим признакам);
Возможность внесения заметок к назначаемым в номерах работам.

Модули Отчеты и Статистика

Рис. 6. АСУ Эдельвейс: модуль Отчеты

В системе реализована возможность создания и предоставления аналитических отчетов по более чем 80 признакам для возможности охвата всех сторон работы гостиницы. Все отчеты разбиты на группы: общие, отчеты за день, отчеты за месяц, статистические отчеты.

отчеты по бронированию гостей и групп за любой выбранный период;
необходимые отчеты по гостям отеля с сортировкой по заезду, проживанию, выезду, статусу, категорией и другим аналитическим признакам;
доходность и загрузка номерного фонда (данные могут быть получены за любой выбранный период; можно отфильтровать данные по типам комнат и видам оплаты);
статистика по номерному фонду;
отчеты, содержащие такие показатели, как средняя стоимость номера, средний доход от номера, процент загрузки и т.д.;
специальные отчеты по иностранным гражданам;
доходность за любой выбранный период;
специальные отчеты по гостям;
отчеты для поэтажной службы (листы уборок);
отчеты по задолженностям за проживание и телефонные переговоры;
отчеты по питанию для предоставления в ресторан.

Модуль Журнал

В процессе работы АСУ Эдельвейс выполняет автоматическое журналирование событий и значимых действий пользователей для упрощения задач контроля за работой персонала и решения спорных ситуаций. Для просмотра сохраненных записей предназначен модуль Журнал, имеющий следующие основные возможности.

Для повышения эффективности работы с тарифами, возможности их оперативного изменения, в системе добавлен модуль, в котором реализована работа с ценами зависимых тарифов на основе тарифа, указанного в виде основного. Зависимые тарифы могут содержать не сами цены, а модификаторы, применяемые к ним: скидки, надбавки в абсолютных или процентных значениях. Таком образом система даёт возможность, меняя только один – базовый тариф, менять в автоматическом режиме все зависимые тарифы по указанных в них модификаторах.

Отображение данных по базовым ценам основного тарифа в системе по категориям номеров, доступных для редактирования.
Возможность группового редактирования цен и указания их на выбранный период.
Возможность отмены отредактированных ранее цен.
Отображение сравнительных данных по отношению к прошлому периоду.

Модуль Конфигуратор

Рис 7. АСУ Эдельвейс: Конфигуратор.

В системе настраиваются следующие параметры:

тарифные планы (в зависимости от даты, от дня недели и в определенной валюте);
пансион;
настройка пакетов услуг;
языковые, интерфейс программы является мультиязычным;
права доступа к модулям программы;
список доступных платежных средств;
параметры номерного фонда;
настройка маркетинговых сегментов и источников;
настройки языков и национальностей гостей;
настройка языков пользователя системы;
настройка специальных услуг гостиницы;
время заезда и выезда по умолчанию.

Состав программных интерфейсов системы

Интерфейс с АТС;
Интерфейс с тарификатором телефонных переговоров;
Интерфейс с системой предоставления медицинских услуг;
Интерфейс с АСУ ресторана;
Интерфейс с системой контроля доступа в номера;
Интерфейс с системой бухгалтерского учета;
Интерфейс с фискальным регистратором;
Интерфейс с платным ТВ и Интерактивным ТВ;
Интерфейс с процессингом кредитных карт;
Интерфейс с системой интернет-бронирования;
Интерфейс с системой сканирования паспортов.

Технические требования

При установке системы на объекте заказчика к оборудованию предъявляются следующие требования.

Сервер базы данных

Операционная система: Windows Server 32/64 bit от 2003 и выше
Процессор: Intel Core (от 2,5 ГГц) (желательно - Xeon х2)
Оперативная память: от 4 Гб
Жесткий диск: RAID массив, не менее 1 Гб свободного дискового пространства для установки приложений.
СУБД: Sybase SQL Anywhere 9
При условии работы на предприятии со значительной загрузкой (номерной фонд от 200 номеров) - желательно использовать специализированный сервер, без совмещения с СУБД других программных продуктов (например ресторанной АСУ).

Клиентские ПК

Операционная система: Windows XP SP3 и выше (32 или 64 bit).
Процессор: с тактовой частотой от 1.5 GHz
Оперативная память: от 2 Gb
Жесткий диск: не менее 300 MB свободного дискового пространства для установки приложений.
Экранное разрешение: рекомендуется не менее 1280*1024

Компьютерная сеть

100 Mbps, витая пара 5-й категории.
Сетевой протокол: TCP, UDP

Принтеры

Должны обеспечивать стандартную печать документов средствами операционной системы Windows.

Порядок обращения в службу технической поддержки

Обращение в техническую поддержку может быть выполнено следующими способами.

101000, Москва,
ул. Мясницкая,
д. 47, оф. 529

197022, Санкт-Петербург,
наб. реки Карповки д. 5,
корп. 3, лит. Е

Автоматизированная система управления или АСУ — комплекс аппаратных и программных средств, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин автоматизированная, в отличие от термина автоматическая подчеркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации.

Содержание работы

Понятие системы управления 3
Основные функции и состав 4
Структура системы Эдельвейс 5
Особенности системы Edelweiss 8
Заключение 10
Список использованной литературы 11

Содержимое работы - 1 файл

системаЭдельвейс.docx

Понятие системы управления 3

Основные функции и состав 4

Структура системы Эдельвейс 5

Особенности системы Edelweiss 8

Список использованной литературы 11

Эдельвейс альпийский
Понятие системы управления

Отсутствие на рынке современных, но недорогих гостиничных систем долгое время вынуждало многие отели идти по пути разработки собственных заказных АСУ. Однако, практика показала, что развивать и даже нормально поддерживать заказные системы на фоне возросших цен становится экономически невыгодно. Кроме того, есть еще несколько причин подойти к вопросу автоматизации со стороны использования стандартных продуктов:

Стандартная система накапливает в себе положительный опыт эксплуатации во многих гостиницах.
Стандартная система обязательно поддерживается фирмой-производителем вы не попадете в ситуацию, когда увольняется главный программист, и вы остаетесь наедине со своими проблемами.
Стандартная система развивается вместе с развитием рынка и информационных технологий у вас есть возможность усовершенствовать вашу АСУ по мере необходимости, перейдя на использование более новой версии программы.
И последнее - некоторые задачи по автоматизации настолько сложны, что просто не могут быть решены одиночными гостиницами.

Автоматизированная система управления гостиницей "Эдельвейс" начала создаваться в 1995 году по заказу цепочки швейцарских отелей. Разработка велась специалистами Рексофт под руководством западных консультантов, работающих в области оказания информационно-консалтинговых услуг для гостиничного бизнеса. Это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д. Предназначена для комплексной автоматизации всех рабочих мест отеля: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервисного бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы отеля и других отделов.

Основные функции и состав

Основные выделяющие черты программного продукта:

Эдельвейс это 32-разрядное клиент-серверное Windows-приложение, что позволяет одновременно удовлетворить требования надежности, наглядности и удобства пользования. Основной элемент системы - План резервирований, практически повторяет традиционную гостиничную шахматку, только это интерактивная шахматка. Однако новое не обязательно отменяет старое, многие функции в системе (например, ввод данных о ГОСТе) можно выполнять и без мышки.

Структура системы Эдельвейс

Доступ ко всем разделам системы в режиме просмотра возможность печати отчетов

4. Информация о предстоящих заездах и выездах

5. Информация об изменении стоимости тех или иных стандартных типов или блюд, либо других услуг, предоставляемых рестораном;

Телефонная и справочная службы

6. Информация об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должна поддерживаться телефонной станцией);

7. Полная информация о совершенных звонках и их стоимости с одновременным включением итоговой суммы в счет клиента

8. Нетарифицированная информация о звонке от телефонной станции

Киоски, сервис-бюро, экскурсионное бюро, бизнес-центр

9. Информация о предоставленных киосками услугах, об их стоимости и оплате

10. Иформация о запросе клиентом тех или иных услуг

11. Информация о состоянии номера (должна поддерживаться телефонной станцией)

сервисные функции (побудка, запись телефонных звонков и т.п.)

Коммерческий отдел

13. Статистическая информация с возможностью анализа по различным критериям или группе критериев (национальность, социальный статус, предпочитаемые виды услуг, стандартные пакеты, номера, цель поездки и т.п.), доступ к архиву;

14. Изменение цен, видов услуг, предоставление скидок для тех или иных туроператоров, групп или индивидуалов, категорий туристов, установление квот по загрузке и порядка поселения при овербукинге и т.д.;

Отдел бронирования

15. Информация о текущей загрузке и количестве брони на будущее, автоматическая печать подтверждений по брони;

16. Резервирование с указанием статуса (временное, постоянное; возможна и более подробная градация), количества и типа заказываемых номеров, информации о группе (тип, пол, возраст и др.), время прибытия и отъезда, возможных заказанных услуг и др.;

информация о внесении депозитов за бронь.

Бухгалтерия

17. Печать и выставление счетов клиентам; изменение (совместно с отделом маркетинга) расценок на те или иные гостиничные услуги;

изменение различных коэффициентов, процентных ставок и т.п.

18. Информация обо всех платежах (вид платежа, кто, когда, от кого и за что принял), полученных всеми изображенными на схеме службами и ее сохранение в течение заданного периода;

сведение бухгалтерских проводок за отчетный период (смена, бизнес-день, неделя, месяц и т.д.) и печать стандартных отчетов;

Описание программы

выбранный компанией принцип модульности позволяет клиенту создать свою систему управления отелем:

благодаря интерфейсам, которые позволяют работать со смежными платформами, владелец гостиничного бизнеса может выбрать любые компоненты для комплексной автоматизации объекта:

удобная шахматка дает возможность сотрудникам контролировать процессы, происходящие в гостинице (отеле, санатории), включая ранние/поздние выезды и заезды:

ПО позволяет осуществлять бронирование номеров, а также выполнять контроль и собирать статистику по блокам, выкупленным туристическими агентствами или забронированными через интернет:

к АСУ можно подключить модуль бронирования с сайта, а также такой уникальный инструмент, как Channel Manager, который позволяет автоматически обновлять сведения о наличии номеров и их стоимости;
понятный интерфейс и встроенные фильтры помогают работать с номерным фондом, контролировать движение номеров гостиницы (отеля и пр.):

использование АСУ помогает вести базу данных клиентов, формировать отчетные документы по иностранным посетителям в Миграционную службу:

с помощью ПО можно выполнять информационную рассылку клиентам по электронной почте;
АСУ позволяет получать как стандартные отчеты по работе гостиничного объекта, так и другую статистику, которая поможет владельцу проанализировать слабые места и принять верные решения:

Стоимость программы

Все же компания предлагает стандартные пакетные тарифы:

Требования к оборудованию

На сайте компании не указаны требования к рабочим станциям, на которых будет установлено программное обеспечение.

Компания "Эделинк" включила поддержку 3CX Hotel Module в свою систему управления "Эдельвейс". Это первая отечественная PMS-система которая поддерживает 3CX Phone System.

Первым проектом стало внедрение в гостиничном комплексе Riviera *** г. Хабаровск. Отель рассчитан на 200 номеров, где установлены специальные SIP телефоны гостиничного типа Escene HS118,а также произведена интеграция с системой ведения гостиничного бизнеса Эдельвейс.

3CX Hotel Module

Гостиничный Модуль 3CX является дополнительным приложением мини-АТС 3CX и превращает ее в полноценную IP АТС для отеля. Гостиничный модуль 3CX доступен в двух вариантах с или без PMS (Property Management System) интеграции.

Стандартная версия имеет собственный веб-интерфейс, что позволяет персоналу гостиницы выполнять все необходимые функции, с любого рабочего места подключенного к локальной сети. Гостиничный Модуль 3CX с PMS-интеграцией предоставляет возможность стыковаться с системами управления отелем, через различные интерфейсы.

3CX Hotel Module имеет следующие функции:

Позволяет регистрировать и рассчитывать гостей ( Въезд и Выезд гостя)
Позволяет гостю установить статус “Не беспокоить”
Позволяет блокировать входящие звонки
Возможность установить Статус Будильника
“Код горничной” позволяет персоналу установить статус номера с помощью телефона
Распечатка вызовов, сделанным гостем и расчет гостя при выезд

Одним из важных требований к системе управления гостиницей является способность взаимодействовать с большим количеством продуктов и решений различных производителей. Только в этом случае гостиница имеет возможность создать комплексную систему, состоящую из наиболее подходящих ей компонентов, и легко ее модернизировать.

Система может быть расширена дополнительным функционалом с помощью подключаемых модулей.

Читайте также: