Доклад по централизации учета

Обновлено: 05.07.2024

Порядок передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета и представлению бухгалтерской (финансовой) отчетности организациями бюджетной сферы устанавливается бюджетным законодательством РФ (п. 3.1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете).

К сведению: к организациям бюджетной сферы относятся государственные (муниципальные) учреждения, государственные органы, органы местного самоуправления, органы местной администрации, органы управления государственными внебюджетными фондами РФ и территориальными государственными внебюджетными фондами (п. 9 ст. 3 Закона о бухгалтерском учете).

В силу п. 10.1 ст. 161 БК РФ казенное учреждение вправе передать централизованной бухгалтерии полномочия по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности:

по согласованию с главным распорядителем бюджетных средств, в ведении которого оно находится;

на основании договора (соглашения).

Пунктом 5 Инструкции № 157н установлено, что передача в соответствии с законодательством РФ полномочий по ведению бухгалтерского учета, в том числе по составлению на его основе бухгалтерской (финансовой) отчетности, централизованной бухгалтерии осуществляется по договору (соглашению).

В случае передачи субъектом учета на основании договора (соглашения) полномочий по ведению бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии бухгалтерский учет субъекта учета ведется структурным подразделением централизованной бухгалтерии или ее должностным лицом, на которое возложено выполнение переданных полномочий.

Следовательно, принять решение о передаче функций по ведению бухгалтерского учета казенное учреждение может самостоятельно, предварительно согласовав его с учредителем. Основной документ, который закрепляет передачу таких полномочий, – это договор (соглашение).

Вопрос:

Если бюджетную отчетность составляет централизованная бухгалтерия, то кто ее подписывает?

Ответ:

Бюджетная отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем субъекта бюджетной отчетности, передавшего полномочия по ведению учета и (или) составлению бюджетной отчетности, руководителем либо лицом, им уполномоченным, а также должностным лицом (главным бухгалтером (бухгалтером-специалистом)) централизованной бухгалтерии, на которое возложена обязанность по ведению бюджетного учета и (или) составлению бюджетной отчетности.

К сведению: хранение бухгалтерской (финансовой) отчетности организуется руководителем централизованной бухгалтерии (п. 14 Инструкции № 157н).

Вопрос:

В централизованную бухгалтерию от обслуживаемого учреждения поступили первичные учетные документы с нарушением срока их составления. Как такие документы отражать в бухгалтерском учете?

Ответ:

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Записи в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций, иных регистрах бухгалтерского учета) осуществляются по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа на основании как отдельных документов, так и группы однородных документов (п. 11 Инструкции № 157н).

Следовательно, поступление первичных учетных документов, оформляющих факты хозяйственной жизни, возникшие (произошедшие) в отчетном периоде, информация о которых подлежит отражению в бухгалтерском учете и (или) раскрытию в текущей бухгалтерской (финансовой) отчетности, позже срока составления таких первичных документов не препятствует своевременному отражению соответствующей информации в бухгалтерском учете в случае, если эти документы поступают в сроки, позволяющие отразить соответствующую информацию в отчетном периоде согласно правилам ведения учета (Письмо Минфина РФ от 13.09.2019 № 02-07-10/70699).

В случае поступления таких первичных документов после даты подписания (принятия) годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности субъекта вышестоящим пользователем отчетности указанные операции отражаются в следующем отчетном периоде (в году, следующем за отчетным) как ошибки прошлых лет, обособляются на отдельных счетах бухгалтерского учета, в отдельном регистре с корректировкой входящих остатков на начало года, в котором отражены ошибки прошлых лет (Письмо Минфина РФ № 02-07-10/70699).

К сведению: даты формирования, подписания и представления первичного учетного документа в некоторых случаях могут не совпадать, так как для его подписания могут потребоваться проведение проверок, согласований, принятие решений (Письмо Минфина РФ от 28.02.2019 № 02-07-05/13459).

Когда речь заходит об экономии средств бюджета, первое, что приходит в голову — это сокращение штата. Действительно, зарплата и налоги на неё — основная затратная статья. Сокращение штата часто связывают с передачей некоторых функций сторонним организациям или собственным учреждениям, специально созданным для централизованного учёта.

Технологическая централизация подразумевает собой, в первую очередь, объединение учётных данных учреждений в единую информационную систему. Владельцем такой системы может быть Управление финансов муниципалитета, отраслевое министерство, и даже Министерство финансов субъекта.

При технологическом подходе состав и количество бухгалтерий остаётся неизменным.

Владелец системы может видеть учёт всех бухгалтерий в базе данных. И, например, в режиме реального времени отслеживать кредиторскую задолженность. Или следить за выплатой зарплаты. Или собирать любые другие отчёты, не только регламентированные бухгалтерские.

Каждый пользователь системы видит или модифицирует только ту информацию, за которую отвечает. Чем выше ранг пользователя, тем больше ему позволено видеть. Этим управляет администратор системы.

Экономический эффект

Единую систему эксплуатировать дешевле, чем несколько отдельных. Экономим на следующем.

Преимущества единой системы для руководителя

Руководители от учреждения до отрасли и субъекта или муниципалитета получают следующие выгоды:

При едином учёте в облачной системе задолженность отслеживается в режиме реального времени, по мере разноски первичных документов. Не нужно собирать отчёты, сводить их и выверять. Задолженность видно вплоть до конкретного учреждения, поставщика и договора.

Организационный подход

Как правило, при организационной централизации бухгалтеров ЦБ или одного филиала собирают в одном здании. Если при организационной централизации не проводится одновременно технологическая, производится объединение баз данных на существующем коробочном программном продукте.

Организационная централизация подразумевает экономию за счёт оптимизации штата. Естественно, сокращаются начальники бухгалтерий и главные бухгалтера, замы переходят на более низкие позиции.

В то же время организационная централизация связана со следующими единовременными затратами:

В конечном итоге затраты, разумеется, окупятся.

Такая централизация подразумевает два этапа. Первый — технологическая централизация на едином облачном программном продукте. Второй — организационная централизация с сохранением физического размещения бухгалтеров. Технологически организационная централизация в облаке делается в несколько кликов мыши — изменить подчинение учреждения, назначить бухгалтера, лишить доступа в облако уволенных сотрудников.

При этом достигаются все преимущества технологической централизации и убирается ряд затрат, связанных с централизацией организационной. Сохранение за бухгалтером помещения в учреждении автоматически снимает проблему доставки документов. Повышает оперативность взаимодействия руководителя учреждения с бухгалтерией, убирает негатив сотрудников учреждения — им не придётся ездить за справками в ЦБ.

На помещение для бухгалтера оформляется договор безвозмездной аренды. Таким образом решается вопрос с помещениями: не нужно собирать всех под одной крышей, убираются затраты и проблемы, связанные с физическим перемещением бухгалтеров, да и кадровый вопрос закрывается — далеко не все бухгалтеры согласны переехать поближе к ЦБ, чтобы сохранить рабочее место.

Передача полномочий по ведению бухгалтерского/бюджетного учета и составлению отчетности иной организации, в частности, централизованной бухгалтерии, рассматривается сегодня как одно из направлений повышения эффективности расходования бюджетных средств. И если на федеральном уровне процесс централизации уже запущен на базе Федерального казначейства, то у многих регионов и муниципальных образований пока только вопросы о том, кто, как и каким образом может и должен централизовать учетные функции. Письма финансового ведомства по этой теме, поступившие во второй половине 2020 года и не освещенные в новостной ленте ранее, стали основой очередного выпуска дайджеста разъяснений специалистов Минфина России:

Нормами ст. 161 Бюджетного кодекса предусмотрено, что передача казенным учреждением полномочий по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности при наличии соответствующего решения и согласования осуществляется иному государственному/ муниципальному учреждению/ централизованной бухгалтерии. При наличии решения Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации указанные полномочия передаются, соответственно Федеральному казначейству, финоргану субъекта РФ или муниципального образования. Выбор основания для передачи полномочий по ведению бюджетного учета и составлению бюджетной отчетности должен опираться в том числе на необходимость оптимизации бюджетных расходов и обеспечение непрерывности выполнения функций средствами единой интегрированной информационной среды.

Передача учетных функций бюджетных/автономных учреждений иной коммерческой организации незаконна. Выход – создание на базе финоргана публично-правового образования центра компетенции – учреждения, обладающего необходимыми ресурсами, знаниями, компетенциями в области бюджетного учета и составления бюджетной отчетности, использование государственных/муниципальных информационных систем, интегрированных с иными информационными ресурсами. Это позволяет обеспечить исполнение бюджетных полномочий исходя из принципа эффективности бюджетных расходов без увеличения расходных обязательств публично-правового образования (Письмо Минфина России от 7 августа 2020 г. № 02-06-10/69591, от 7 августа 2020 г. № 02-06-10/69592, от 20 марта 2020 г. № 02-06-10/24073).

Передача полномочий по ведению бухгалтерского учета по решению казенного, бюджетного или автономного учреждения другому учреждению (централизованной бухгалтерии) осуществляется по согласованию с органом-учредителем. Передача указанных полномочий бюджетными и автономными учреждениями по договору иной коммерческой организации – коммерческий аутсорсинг в бюджетной сфере – не соответствует законодательству.

Заключение срочных, ограниченных, как правило, периодом бюджетного цикла, договоров на конкурсной основе, как того требует закон, создает высокие риски по необеспечению непрерывного выполнения полномочий по ведению бухгалтерского учета, недостоверности отчетности об исполнения бюджета. Также такая ситуация влечет дополнительные издержки по передаче сформированных данных об активах и обязательствах, иных объектах бухгалтерского учета от одного исполнителя к иному в условиях рассинхронизации периода исполнения полномочий, поскольку завершение исполнения полномочий одним исполнителем не может быть ранее факта представления им годовой бухгалтерской отчетности (январь-февраль), а другой должен приступить к ним сразу с начала года. Также под угрозой и представление достоверной месячной и иной отчетности в том числе ввиду недобросовестности исполнения контрактных обязательств, безрезультативного проведения конкурсных процедур и т. д. Кроме того, осуществление полномочий по ведению бухгалтерского учета на основе коммерческого аутсорсинга в бюджетной сфере предполагает увеличение затрат на осуществление передаваемых полномочий на сумму заложенной в цене предоставляемых на коммерческой основе услуг прибыли исполнителя и НДС.

Принимая во внимание, что бюджетным законодательством предусмотрено право передать учетные полномочия иному учреждению, а также, что бухгалтерская отчетность бюджетных/ автономных учреждений включается в состав сводной бюджетной отчетности по периметру консолидации, организация осуществления АУ и БУ учетных полномочий может быть аналогична порядку, предусмотренному для казенных учреждений.

По мнению Минфина России. в целях обеспечения реализации единой учетной политики, реализуемой региональным центром учета и отчетности, обеспечения непрерывности выполняемых полномочий, повышения достоверности и оперативности бухгалтерской/финансовой отчетности, снижения расходов бюджета на внутриведомственные и межведомственные выверки данных, а также создания единой информационной технологической среды, обрабатывающей информацию о государственных активах и обязательствах, целесообразно рассмотреть вопрос о предоставлении сервиса централизации бухгалтерского учета и отчетности на базе созданного центра с учетом возможности использования в дальнейшем сервисов, предоставляемых Федеральным казначейством (Письмо Минфина России от 21 октября 2020 г. № 02-06-10/93946).

Организация осуществления бюджетными и автономными учреждениями учетных полномочий может быть аналогична организации модели, предусмотренной для казенных учреждений. В частности, может регулироваться положением, предусматривающим передачу учетных полномочий АУ и БУ только по согласованию с учредителем, в ведении которого они находятся, на основании соглашения иному учреждению.

Выполнение ЦБ централизуемых полномочий подразумевает обязательное ведение бюджетного/бухгалтерского учета обособленно по каждому учреждению, которое передало свои полномочия. При этом передача организации, осуществляющей централизуемые полномочия участников бюджетного процесса, учетных полномочий КУ, БУ и АУ, в том числе при условии осуществления таких полномочий централизованными бухгалтериями, созданными по ведомственной подчиненности, не противоречит положениям бюджетного законодательства и позволяет реализовать единую государственную учетную политику, регламентируемую нормативными правовыми актами по ведению бухгалтерского учета, составлению бухгалтерской/финансовой отчетности (Письмо Минфина России от 20 марта 2020 г. № 02-06-10/23847).

Норма п. 6 ст. 264.1 Бюджетного кодекса о том, что централизованная модель ведения учета может быть организована по решению Правительства РФ, органа власти субъекта РФ, местной администрации, внесена в кодекс в середине 2019 года. До этого следовало руководствоваться другой нормой Бюджетного кодекса, предусматривающей передачу казенными учреждениями полномочий по ведению учета централизованной бухгалтерии. Если решение о передаче указанных полномочий бюджетных учреждений в целях наиболее эффективного использования бюджетных ресурсов было принято в публично-правовом образовании до появления п. 6 ст. 264.1 Бюджетного кодекса, например, в 2013 году, то следует учитывать, что внесенные в Бюджетного кодекса указанные поправки не имеют обратной силы, исполнение полномочий по ведению бухгалтерского учета бюджетных учреждений, переданных по решению 2013 года согласно действовавшему на тот момент бюджетному законодательству, возможно осуществлять в функционально-технологической модели централизации учета, созданной по решению 2013 года. Вместе с тем, решение об изменении указанной модели должно обеспечить эффективность использования бюджетных средств, полноту отражения доходов, расходов и источников финансирования дефицитов бюджетов, реализацию принципа прозрачности, открытости и достоверное представление информации о финансовом положении и результатах деятельности учреждений (Письмо Минфина России от 21 октября 2020 г. № 02-06-10/93360).

Выбор решения по способу передачи полномочий, по ведению бюджетного учета, составлению и представлению бюджетной отчетности, включая выбор учреждения/ централизованной бухгалтерии, созданного в целях осуществления централизуемых полномочий по ведению учета учреждения региона или муниципального образования, должен опираться в том числе на необходимость оптимизации бюджетных расходов, обеспечение непрерывности выполнения функций средствами единой интегрированной информационной среды, с использованием имеющихся ресурсов, обеспечивающих технологическую и/или функциональную централизацию ведения бюджетного учета, начисления и выплаты заработной платы. Поэтому передача полномочий по ведению бюджетного учета, формированию бюджетной отчетности от органа местного самоуправления централизованной бухгалтерии осуществляется на основании соглашения, заключаемого с учетом положений нормативных правовых актов, регулирующих исполнение передаваемых полномочий (Письмо Минфина России от 30 октября 2020 г. № 02-06-10/95352).

Передача автономным учреждением полномочий по ведению бухгалтерского учета и составлению бухгалтерской отчетности, другому учреждению/ централизованной бухгалтерии осуществляется по согласованию с органом, в ведении которого находится учреждение. Правительство субъекта РФ вправе принять решение о создании специализированного учреждения – централизованной бухгалтерии, предметом и целями деятельности которого является осуществление ведения бухгалтерского учета, формирования отчетности учреждений, созданных субъектом РФ.

Реализация мер по оптимизации бюджетных расходов и повышению эффективности использования бюджетных средств, осуществляемая Правительством региона путем создания централизованных бухгалтерий, в том числе создания единой централизованной информационной системы учета и отчетности в региональных органах власти и государственных учреждениях субъекта РФ не будет противоречить законодательству о бухгалтерском учете, а также бюджетному законодательству (Письмо Минфина России от 25 ноября 2020 г. № 02-06-05/103344).

Методология учета госфинансов в новой модели технологической централизации бухгалтерских функций и электронного документооборота

В настоящее время современные технологии и цифровые решения активно внедряются во все отрасли экономики. Повышение эффективности и качества управленческих решений напрямую зависит от оперативности и достоверности предоставления необходимой информации. Сфера учета государственных финансов выстраивается таким образом, чтобы удовлетворить потребности внешних пользователей по своевременному и качественному предоставлению данной информации.

Развитие информационных технологий, замена бумажного документооборота на электронный дают возможность выстраивать учетные процессы на современном уровне и решить проблему территориальной удаленности централизуемых учреждений, связав их с централизованной бухгалтерией юридически значимым электронным документооборотом, что в свою очередь позволяет своевременно отражать каждый факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и иметь реальную картину о положении дел финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Реализуемая министерством финансов модель централизации учета – функционально-технологическая централизация (единая бухгалтерская служба, единое информационное пространство) позволяет обеспечить унификацию учетных процедур и электронного документооборота как основу цифровой среды учетных данных.

Мы видим следующие структурные эффекты:

- единая методология – повышение качества учета;

- единая база данных – прозрачность учетных процессов, повышение финансовой дисциплины учреждений;

- единые принципы работы – увеличение скорости выполнения учетных функций, снижение трудозатрат на ведение учета;

- единый центр учета – формирование квалифицированного кадрового состава.

По итогам внедрения централизованного учета трудозатраты на ведение аналитического учета в регистрах бухгалтерского учета сократились в 1,66 раза, на подготовку платежных документов в 2,5 раза, на формирование отчетности практически в 2 раза. При этом снижение себестоимости реализации функции по ведению учета составило около 48%.

Реализуемые Минфином России проекты по созданию единой электронной системы формирования данных госфинансов предусматривают создание к 2027 году единой электронной системы формирования данных учета и отчетности государственных финансов. Такая система даст возможность не только аккумулировать всю необходимую учетную информацию на одной платформе, но также производить комплексную оценку, на начальном этапе процесса предвидеть риски возможных правонарушений и использовать накопленную информацию в целях повышения эффективности управленческих решений.

Читайте также: