Доклад о награждении сотрудников

Обновлено: 30.06.2024

Награждение особо отличившихся сотрудников почетными грамотами – один из наиболее эффективных способов их морального мотивирования к дальнейшему ударному труду. Это право работодателя закреплено в законодательстве РФ. Данный вид поощрения широко распространен и носит практически повсеместный характер. Однако, чтобы наградить сотрудников с соблюдением всех установленных законом норм, необходимо следовать определенному порядку.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Причины для написания ходатайства

Поводом для написания ходатайства о награждении почетной грамотой могут служить самые разные обстоятельства. Не обязательно совершать какой-то глобальный трудовой подвиг, это может быть просто отличное выполнение своих трудовых обязанностей вкупе с неукоснительным соблюдением трудовой дисциплины. Однако, чаще всего, сотрудники награждаются за

перевыполнение поставленных планов по продажам или производству продукции,
достижение определенного стажа работы на предприятии (как правило, свыше 10 лет),
особые трудовые заслуги.

Как правило, само награждение почетными грамотами бывает приурочено к какому-либо ответственному или праздничному мероприятию и проходит в торжественной обстановке при полном собрании сотрудников предприятия.

Алгоритм действий, предшествующих награждению

Порядок проведения награждения, как и основания для него, должны быть прописаны во внутренних нормативных актах компании. Они четко регламентируют, как, когда и кому следует вручать почетные грамоты. После того, как сотрудник для награждения будет определен, нужно составить текст ходатайства. Если оно будет утверждено руководителем предприятия, на основании него издается соответствующий приказ. Затем приобретается или разрабатывается бланк почетной грамоты, который должен выглядеть максимально солидно и достойно, и после внесения в него всех необходимых сведений, в торжественной обстановке грамота вручается сотруднику.

Следует отметить, что согласия профсоюзного комитета для такого рода процедуры не требуется – это является абсолютной прерогативой руководства.

Кто составляет ходатайство

Обычно данный документ пишет руководитель структурного подразделения или непосредственный начальник отличившегося сотрудника. Ходатайство составляется на имя руководителя компании, который и принимает окончательное решение о награждении. Надо сказать, что чаще всего данная процедура имеет чисто формальный характер, поскольку награждение почетной грамотой, являясь, безусловно эффективным нематериальным стимулом, не требует каких-либо особых затрат со стороны организации (за исключением тех случаев, когда почетная грамота сопровождает вручение материальной премии).

Правила составления документа

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца ходатайства нет, поэтому работники предприятий вправе писать его в произвольной форме или же составлять в соответствии с разработанным и утвержденным в учетной политике фирмы, шаблоном. В любом случае, данный документ должен включать в себя

сведения о предприятии,
персональные данные о представляемом к награждению сотруднике,
причины и обстоятельства, побудившие его непосредственного руководителя к написанию ходатайства
и дату составления документа.

К ходатайству могут быть присовокуплены какие-либо дополнительные документы (характеристика, выписка их трудовой книжки о стаже работы, свидетельства об особых достижениях и т.д.), которые также должны быть включены в виде приложения отдельным пунктом.

Не надо забывать и о том, что ходатайство может содержать в себе информацию не об одном, а сразу о нескольких представленных к награждению работниках.

Как оформлять ходатайство о награждении почетной грамотой

Ходатайство может быть написано от руки или же напечатано на компьютере, как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Оно обязательно должно содержать в себе оригинал подписи ответственного лица (т.е. непосредственного руководителя сотрудника, за которого пишется ходатайство). Документ составляется в единственном экземпляре и визируется у секретаря организации. Затем он служит основанием для вынесения приказа от лица директора фирмы о награждении, после чего отправляется в архив предприятия.

Следует помнить о том, что запись о награждении почетной грамотой нужно вносить в личное дело, а также трудовую книжку сотрудника.

Представление на премию сотрудников - образец этого документа приведен в нашем материале - необходимо для ситуаций, когда премия является разовой, связанной с каким-либо нерегулярно возникающим событием.

Варианты премирования

Оплата труда у каждого конкретного работодателя может формироваться из нескольких составных частей (ст. 129 ТК РФ):

самой зарплаты, предназначенной для оплаты выполняемых трудовых обязанностей;
доплат, компенсирующих работу в определенных условиях труда;
стимулирующих выплат, направленных на поощрение трудовых достижений.

Состав применяемой системы оплаты за труд фиксируется в специальном внутреннем нормативном акте работодателя (положении об оплате труда или коллективном договоре). В этом же документе или в отдельном, именуемом положением о премировании (или о стимулирующих выплатах), записываются правила назначения и выплаты премий (ст. 135 ТК РФ). Для отдельных работников, премирование которых происходит в индивидуальном порядке, эти правила могут быть внесены в трудовые договоры с ними.

Когда стимулирующие выплаты входят в систему оплаты труда, они имеют регулярный характер и выплачиваются с определенной периодичностью за определенные показатели. К их числу относятся, например, премии ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные, на которые право у работника возникает, если:

работодателем достигнуты определенные финансовые показатели, дающие возможность осуществить выплату премиальных;
работником выполнены все условия, при которых он может претендовать на получение премии;
отсутствуют причины для лишения работника возможности получить премию.

Вместе с тем система оплаты труда может предусматривать и выплату премий разового характера, которые будут связываться с определенными нерегулярно возникающими событиями. К ним возможно отнесение событий как связанных с достижениями в трудовой деятельности, так и не связанных с ней. В число последних входят, например, премии к юбилеям, праздничным датам.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили какие виды поощрений предусмотрены для работников и как правильно оформить такие выплаты:

Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Если разовая премия не предусмотрена системой оплаты труда, это послужит для работодателя поводом не учитывать ее в затратах, а отнести в прочие расходы, которые нельзя будет учесть в базе по налогу на прибыль. Но для работника она все равно войдет в его доход и будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Когда нужна служебная записка о представлении сотрудника на премию

Регулярные премии, предусмотренные системой оплаты за труд, не требуют оформления каких-либо дополнительных документов для рассмотрения вопроса о премировании сотрудника. Процедура назначения и выплаты таких премий уже предусмотрена внутренним нормативным актом о премировании.

Но для разовых нерегулярно выдаваемых премий требуется уточнение ряда показателей, существенных для премирования:

повода для выплаты;
круга премируемых лиц;
периода, к которому будет относиться премия;
формы премирования;
размера премиальных.

Право принятия окончательного решения о выплате премии — как регулярной, так и нерегулярной — все равно остается за руководителем организации. Только в первом случае он утверждает итоги распределения премиального фонда, а во втором должен принять решение о выплате или невыплате премии.

Подробнее о начислении премии можно увидеть здесь.

Как оформить представление на премию: образец

Представление на премию, которое можно также именовать ходатайством о премировании или служебной запиской о представлении на премию, составляется в произвольной форме и может быть оформлено сразу на нескольких работников. Составляет представление обычно руководитель того подразделения, в котором трудится работник. Но оно может быть подано и иным лицом. Например, работником отдела кадров.

Представление адресуется руководителю организации, принимающему решение о выплате премии. В нем обязательно указывают должность и Ф. И. О. лица, подающего этот документ.

В основной части представления излагают суть обращения: в связи с чем, кого (должность и Ф. И. О.), за какой период, в какой форме и каком объеме предлагается премировать. Дополнительно здесь могут быть приведены:

характеристика деловых качеств работника;
указание на дополнительные мотивы поощрения;
сведения о стаже работы у этого работодателя;
отметка отдела кадров об отсутствии нарушений режима труда.

В заключительной части представление должно содержать подпись лица, подающего этот документ, с расшифровкой подписи. Обязательно наличие даты составления.

Образец служебной записки о представлении на премию можно увидеть на нашем сайте.

Итоги

Составление служебной записки о представлении на премию потребуется при необходимости выплаты разовой премии нерегулярного характера как входящей в систему оплаты труда, так и назначаемой за пределами этой системы. В представлении, адресуемом руководителю организации, указывается круг премируемых лиц и приводятся значения показателей, необходимых для назначения премии (повод, период, форма и размер).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Под поощрением за труд понимается публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

Лариса Санкина, доцент кафедры документоведения РГГУ, Москва

Трудовой кодекс Российской Федерации предусматривает поощрение за добросовестное выполнение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 191 ТК РФ работодатель имеет право применять несколько видов поощрений одного или нескольких работников. Наиболее распространены несколько из них: объявление благодарности;

выплата премии;
награждение ценным подарком;
награждение почетной грамотой;
представление к званию лучшего в профессии.

Документальное оформление поощрения работников регламентируется локальными нормативными актами организации (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, о премировании, о почетной грамоте, о доске почета и др.) В таких актах устанавливаются виды поощрения, статус и основания для применения каждого из них. В любом случае, применяются два основных документа – представление к поощрению и приказ о поощрении.

Представление (вместо него иногда используют докладную или служебную записку) является документом-основанием для издания приказа. Кроме того, основаниями в этом случае могут служить докладные записки руководителя структурного подразделения, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива.

Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю данной организации и содержащий обстоятельное изложение какого‑либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она используется для документирования внутренних связей организации (или учреждения), переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, структурными подразделениями и отдельными сотрудниками. Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе автора (должностного лица), либо по указанию (письменному или устному) руководителя. Она необходима, чтобы получить согласие руководителя на поощрение конкретного работника, определить его вид и статус, размер денежных выплат. Поэтому в тексте записки не только излагаются какие‑либо факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. Докладные, которые используют в пределах одной организации, обычно оформляют в компьютерном текстовом редакторе и распечатывают, однако часто их пишут и от руки.

Представление о поощрении является разновидностью докладной записки. Оно оформляется в структурном подразделении, подписывается его руководителем и адресуется руководителю организации. Текст представления состоит из двух частей: в первой из них дается общая характеристика работника, оценка его профессиональной деятельности и уровень квалификации, во второй – излагается основание применения поощрения, его мотив и предлагаемый вид (приложение 1).

Необходимость визирования представлений, состав должностных лиц и последовательность согласования зависят от принятого в организации порядка движения кадровой документации. Например, бухгалтерия подтверждает наличие необходимых средств, заместитель руководителя организации, курирующий структурное подразделение, выносит согласие с мерой поощрения. Виза кадровой службы может быть необходима для подтверждения сведений о работнике. Последовательность визирования должна быть установлена в инструкции по делопроизводству, при отсутствии которой документы передают от младших должностных лиц старшим. Например, последовательность может быть такой: служба кадров, руководитель структурного подразделения, в подчинении которого находится работник, бухгалтерия, заместитель руководителя организации, курирующий работу данного структурного подразделения.

Кадровая служба передает представление руководителю организации для получения его резолюции, в которой необходимо отразить согласие с предлагаемой мерой поощрения, исполнителя и срок исполнения. Резолюция должна содержать подпись и дату.

На основании положительной резолюции кадровая служба готовит проект приказа о поощрении, текст которого оформляется в унифицированной форме №Т-11 (о поощрении нескольких работников – в форме №Т-11а). Пример этого документа представлен в приложении 2. Содержательная часть включает следующие сведения: фамилия, имя и отчество сотрудника, его табельный номер, должность (профессия), структурное подразделение. Далее излагается мотив поощрения, например награждение орденами и медалями, присвоение почетных званий, выполнение особо значимых заданий, юбилей и т.д. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и др.).

Награждение ценным подарком – единовременное поощрение работника, при котором ему вручается материальный предмет, представляющий для него интерес. Его стоимость включается в совокупный годовой доход сотрудника в порядке и на условиях, установленных действующим налоговым законодательством.

Проект приказа принято визировать в тех случаях, когда не проводилось согласование представления. Если на представлении имеются необходимые отметки, то визировать еще и приказ нецелесообразно – он сразу передается на подпись руководителю организации.

Унифицированными формами №Т-11 и №Т-11а, утвержденными Госкомстатом РФ, не предусмотрена процедура визирования – они не содержат соответствующей зоны. Однако при необходимости, например, если порядок согласования приказов в конкретной организации установлен локальными нормативными актами, можно добавить необходимые реквизиты в унифицированную форму. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 визы располагают в нижней части листа на обороте подлинника приказа.

После того как приказ подписан руководителем, работник должен ознакомиться с ним под роспись. Распространена практика, когда содержание таких документов доводится до сведения коллектива.

Подлинник приказа остается на хранении в кадровой службе, на его основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку и личную карточку работника унифицированной формы №Т-2 (приложение 3).

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями, и присвоении званий;
других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Согласно п. 10 Правил основанием для записи о награждении, произведенном работодателем, в трудовой книжке является соответствующий приказ (распоряжение) работодателя не позднее недельного срока. При этом она должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Пример такой записи приведен в приложении 4.

Количество экземпляров приказа зависит от принятого в организации порядка формирования дел, но как минимум их должно быть два. Первый экземпляр остается на хранении в службе кадров, в деле с приказами, а копия передается в бухгалтерию для начисления на лицевой счет работника соответствующих денежных средств. Если в организации ведутся личные дела сотрудников, то в них должны помещаться подлинники представлений и заверенные копии приказов. Если приказы о поощрении принято объявлять коллективу, необходимо сделать еще одну копию документа – для ознакомления.

Документально оформить решение поощрить сотрудника работодателю поможет представление на премию. Этим может заниматься непосредственный руководитель человека, а также начальник кадровой службы.

Виды возможных поощрений

Статья 191 Трудового кодекса РФ описывает такие виды поощрений для трудового коллектива:

выдача грамоты за рабочие заслуги;
объявление благодарности от руководства компании;
торжественное награждение подарком;
ходатайство о награждении званием лучшего работника месяца, года;
перечисление премиального денежного вознаграждения.

Кроме того, в самой организации могут быть предусмотрены и другие виды денежных бонусов. Не исключено, что тогда будет уместно тоже оформить представление на премирование, образец которого смотрите ниже.

Наличие не упомянутых выше поощрений может быть закреплено в коллективном договоре либо правилах внутреннего распорядка. Также соответствующие аспекты поощрений могут содержать в себе внутренние правила оплаты труда, премирования.

Однако работодателю нужно помнить, что регулярные премии начисляют без отдельного представления на премию (служебной записки или ходатайства руководителя). Поскольку такие выплаты считаются частью зарплаты. На это должен указывать один из документов компании. К примеру, положение о премировании.

Образец представления о премировании работников

Что должно быть указано в рассматриваемом документе? Как таковой утвержденной законодательными актами общепринятой формы нет. Но некоторые данные в представлении на премию обязательно должны присутствовать.

Общая структура представления на премию такова:
По общему правилу сверху прописывают наименование компании – работодателя (не всегда). Ниже в правом верхнем углу идет:

данные организации;
фамилия, инициалы и должность поощряемого человека;
форма и мотивы поощрения;
подпись руководства.

В качестве последних можно рассматривать, к примеру:

выдающиеся трудовые заслуги;
внедрение в рабочий процесс новых методик и технологий;
перевыполнение поставленного плана;
памятные даты (юбилеи, профессиональные праздники).

Кроме того, документ может содержать характеристику сотрудника: описание его трудовых или даже личностных качеств. Вдобавок, кадровики может предоставить информацию об отсутствии у работника штрафов и взысканий, о трудовом стаже.

Кто и как оформляет

Оформлением представления о премировании может заниматься не только руководитель работника или кадровой службы. Такие полномочия имеет любой член коллектива, которому ему даны коллективным договором.

Далее документ направляют руководителю компании. В случае своего согласия он ставит на нем резолюцию – подписывает документ. Далее на основании этого на предприятии издают соответствующий приказ. Если же руководитель не согласен с прошением, он отказывает в возможности премирования.

Типовые формы приказов о поощрении сотрудника или сразу нескольких коллег на нашем сайте можно скачать здесь.

Чтобы разобраться в том, как написать представление на премию, образец вам в помощь:

Читайте также: