Доклад архивное дело в условиях экономики

Обновлено: 16.05.2024

Цель данной работы - рассмотреть состояние архивного дела на современном этапе.
В соответствии с поставленной целью сформулируем задачи стоящие перед данной работой:
1. Рассмотреть особенности науки архивоведение и ее место среди остальных наук;
2. Охарактеризовать современное состояние архивного дела в РФ;
3. Рассмотреть проблемы стоящие перед организацией архивного дела на современном этапе его развития.

Содержание

Введение………………………………………………………………3
1. Место архивоведения в системе других наук……………………4
2. Архивное дело сегодня……………………………………………5
3. Современное законодательство в области архивного дела……..8
4. Автоматизация архивного дела………………………………….12
Заключение…………………………………………………………..14
Список литературы………………………………………………….15

Вложенные файлы: 1 файл

Архивное право реферат.docx

Депозитарное хранение - хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением - договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.[5]

3. Современное законодательство в области архивного дела

Архивы в силу свойства аутентичности сконцентрированных в них документов обязаны удовлетворять социальные запросы общества, отвечая на его потребности в исторической памяти. При этом, к сожалению, общество слабо осознает значение архивов. Документ и архивы малопонятны обывателю и власть предержащим. У большинства граждан с советских времен сохранилось отношение к архивам как к воплощению гигантской бюрократической машины, отравлявшей жизнь на всех ее этапах. Это и неудивительно – ведь в советские времена даже не существовало законов, посвященных архивному делу. Эта ситуация изменилась только на переломе эпох: в июле 1993 года были приняты Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах №5341-I, а в 1994 году утверждено Положение об Архивном фонде Российской Федерации.

Но архивное дело представляет собой сферу совместного ведения Российской Федерации и ее субъектов: муниципальные образования имеют свои архивы, и естественно возникла необходимость урегулирования вопросов хранения ими документов. В Основах законодательства такие вопросы не могли быть урегулированы по понятным причинам.

В контексте раскрытия темы реферата целесообразным является рассмотрение вопросов управления архивным делом в соответствии с принятым законом.

Вопросы управления архивным делом в Российской Федерации регламентируются третьей главой структура, которой выглядит следующим образом:

1. Создание архивов.

2. Организация управления архивным делом в Российской Федерации.

3. Финансовое и материально- техническое обеспечение архивного дела.

4. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.[7]

Однако данный закон не решил всех проблем, которые имеют место в архивном деле. Основные из данных проблем представлены на рисунке 2. Охарактеризуем каждую из них.

В архивном деле существует особо актуальная задача введения и применения единых стандартов доступа, что является прямым требованием Конституции РФ. Должны существовать единые правила учета и поиска информации, как и единые правила работы всех публичных архивов: государственных, федеральных, всех субъектов федерации и муниципальных. Здесь следует особо подчеркнуть, что Единые правила работы государственных и муниципальных архивов – это подзаконный акт, который должен быть выпущен Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ в ближайшие год-полтора. Этот документ должен стать нормативным актом, по которому будут жить государственные и муниципальные архивы страны.

Здесь уместно напомнить, что любой пользователь архива вправе подать в суд, если его законное требование не выполнено и ему отказывают в доступе к открытым документам на основании того, что последние находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Такая формулировка на деле отражает тот факт, что в архиве отсутствуют необходимые микрофильмированные копии документов, а работники архива не выполняют в полном объеме своих должностных обязанностей.

Очевидно, что в компетенцию Закона об архивах не входит установление ответственности за его нарушение – такая ответственность устанавливается административным, гражданским, уголовным и иным законодательством РФ.

Согласно Статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях граждане, виновные в несоблюдении законодательства, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа на сумму от 1 до 3 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), должностные лица – на сумму от 3 до 5 МРОТ. В этой статье существует правовой вакуум относительно возникновения и объема ответственности за несоблюдение законодательства об архивах юридическими лицами.

Очевидно, что совершенно необходимо изменение ответственности за такие правонарушения на более суровую, поскольку ценность многих утраченных документов и стоимость реставрации сохранившихся значительно больше предусмотренной данной статьей.

Наши архивы во многом уникальны. Для многих зарубежных партнеров огромный интерес представляет покупка у России сырой архивной информации – копий, микрокопий, электронных копий документов и т.д. Этот вопрос представляет собой предмет ожесточенных споров, хотя несомненно, что Россия не должна идти на масштабные проекты, связанные с продажей такой информации. Сегодня наша страна вышла из полосы кризиса начала-середины 90-х годов прошлого века. И поэтому курс, который был взят когда-то на такую форму международного сотрудничества в архивном деле, уже не является оправданным.[8]

4. Автоматизация архивного дела

Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной информации, является степень автоматизации архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета использования фондов.

В настоящее время, когда реформированию подвергаются практически все стороны общественного устройства, многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность общества в ней возможно лишь путем информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных условий для этого. В связи с новым пониманием архива как части информационных ресурсов и информационной системы, важнейшей задачей архивной отрасли становится развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России.

Для архивных учреждений актуальными являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также автоматизированные информационные системы и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией. Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения в виде комплекса взаимосвязанных баз данных, его внедрения, практического использования.

В оптимальном варианте эти базы данных должны функционировать в локальной вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения определяется существующими нормативно- методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.

Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем, который входит в структуру Росархива.

Главными задачами отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем являются:

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Факультет истории и филологии

Описание источников хранения

Реферат
студента 3 курса ИСТ Z -231
Куриновой Юлии
История южных и западных славян

Доцент кафедры Гуров М.И.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность. В современном мире всеобщей информатизации, существует большая потребность в том, чтобы поступающие в библиотеку документы подвергались обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать. Это необходимо для того, чтобы документ можно было легко и быстро найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя.

Разработанность Е. В. Алексеева, О. В. Вовкотруб, В.В. Галахов, Г.Н. Ксандопуло, Е.А. Степанов, Л. Р. Фионова.

Объект. Опись дел и аналитико-синтетическая переработка документов.

Предмет . Обработка документов при помощи аналитико-синтетического метода.

Цель. Изучить понятие описания дел и аналитико-синтетическую переработку первичной документированной информации.

проанализировать аналитико-синтетическую переработку документов;

выявить особенности описи дел;

определить понятие описи.

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц хранения/единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается. Старые описи учитываются по новым описям на правах отдельных единиц хранения и помещаются в конце новой описи за последним номером под своим заголовком и с отметкой "Опись пересоставлена. См. оп. N. ".

Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы хранения/единицы учета, архивного фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления описательной статьи.

Основным в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов.

Обе схемы представляют собой информационно-поисковые языки широкого тематического охвата, специально разработанные для классификационного анализа документов АФ РФ и предназначенные для организации систематических каталогов всех звеньев государственных и ведомственных архивов. Схемы были построены на основе научной классификации событий, явлений и фактов государственной и общественной жизни, имели социально-экономическую и историко-революционную направленность. Высшими делениями схем были отрасли человеческой деятельности.

Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов.

Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей) или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат (НСÀ) архива. НСÀ архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения (указывать адреса).

3 . Основные принципы многоуровневого описания

Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и т.п.

Описание документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.

При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

Основными принципами многоуровневого описания являются:

соответствие информации уровню единицы описания;

взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы (базы данных) интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.

Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование (название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа); справочные данные, состоящие из поисковых данных (архивного шифра), объёма единицы описания, крайних дат (даты создания) документов в единице описания; вид носителя информации.

Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе (история фондообразователя); сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве (история фонда).

Информация о составе и содержании единицы описания (аннотация) включает на уровне фонда – сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта и документа – сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа (конфиденциальность, секретность, порядок пользования); авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность/копийность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и/или по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография.

Поступающие в архив документы подвергаются аналитико-синтетической обработке, позволяющей их описать, идентифицировать и систематизировать, создавать на них традиционные и (или) электронные вторичные документы и т.п. Эта деятельность нацелена, во-первых, на то, чтобы документ был размещён в фонде библиотеки таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя; во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог), хранящихся в фонде библиотеки для быстрого и удобного поиска в них сведений о необходимых пользователям документах, а затем, с их помощью – нахождения самих документов в фонде библиотеки и предоставления их пользователю.

Конечно, в данной сфере всё более часто и широкомасштабно используются компьютерные программно-технические средства. Они способны помочь в этой деятельности, но даже интеллектуальные экспертные системы не могут полностью заменить интуитивный и формальный опыт работы индивида.

Ряд специалистов склоняется к тому, что выявлять суть и идею текста, анализировать связанные с ним ситуации в текстах других публикаций (анализ) и на основе полученных данных (знаний) формировать некоторый новый материал (синтез) может и должен делать человек. Точный анализ проблемной ситуации, соответствующий метод и профессиональные навыки позволяют преобразовывать содержания текстов в некую обобщённую структуру – модель анализируемой ситуации, раскрывающую не только идею и задачу, поставленную автором исследуемого документа, но и комплекс взаимосвязанных задач.

Исходная информационная модель предметной области имеет первостепенное значение в подобной работе. Из самого понятия следует, что она должна существовать до начала проведения информационно-аналитической работы.

Исходная информационная модель – это часть формальных знаний о проблеме.

Разновидностями таких моделей являются: автобиография, характеристика с места работы, служебная записка, доклад о работе за отчётный период и др. Как правило, подобные документы пишутся в произвольной форме. Можно повысить качество и снизить затраты по их написанию, используя своеобразные шаблоны. Эти шаблоны в определённой степени являются информационными моделями (например, в текстовом процессоре Word используется широкий набор таких шаблонов). Для подготовки документа необходимо включить свою информацию в хорошо отработанную информационную модель.

Качество реферирования отражает развитие информационной аналитики. Интеллектуализация современных информационных систем связана с умением чётко (желательно однозначно) структурировать информацию, придавая ей форму сведений (систематизированной совокупности фактов). При этом важно понимать, что выработать формат представления сведений, относящихся к научно-технической информации, трудно в силу её многозначности и принципиальной нечёткости.

Правильный выбор информационной модели и её творческое наполнение составляют основу информационно-аналитической деятельности.

В процессе своей деятельности все организации создают документы, обязательные для хранения.

Это делают для того, чтобы, во-первых, документ будет размещён в фонде архива таким образом, чтобы его легко и быстро можно было найти и оперативно удовлетворить запрос пользователя. Во-вторых, – сформировать систематизированный перечень данных о документах (картотека, каталог).

Тема 1. Экономика архивного дела и ее зависимость от общеэкономических процессов в стране.

Основные черты и тенденции в финансировании архивного дела в России XX в.:

Переход архивных учреждений в ведение НКВД и улучшение их физического положения;

Создание Главного архивного управления при Совете Министров СССР с возложением на него функций самостоятельного накопления финансовых средств и частичного централизованного их распределения;

Период застоя и закрепление принципа остаточного финансирования архивного дела;

Введение финансирования архивного дела самостоятельной строкой в закон о бюджетной классификации;

Укрепление тенденции к стабилизации финансирования архивного дела.

Тема 2. Современные реалии экономики архивного дела в РФ.

Основные источники финансирования государственных и муниципальных архивных учреждений:

– бюджетное финансирование – текущее и программное;

- средства, получаемые за счет договоров с отечественными и зарубежными партнерами по копированию архивных документов, разработке местных научных проектов;

- средства, получаемые в виде грантов зарубежных и отечественных частных и иных фондов;

- благотворительная (спонсорская и меценатская) помощь;

- средства, получаемые за исполнение отдельных видов социально-правовых, генеалогических запросов физических лиц и отдельных видов тематических запросов юридических лиц;

- поступления от зарубежных физических и юридических лиц в порядке компенсации за хранение архивов, перемещенных на территорию страны в результате Второй мировой войны.

Основные источники финансирования негосударственных архивных учреждений:

- средства собственников, владельцев и распорядителей негосударственных архивных учреждений;

- средства, получаемые за счет договоров, в виде грантов, за исполнение различного вида запросов физических и юридических лиц;

- средства, поступающие из федерального бюджета, бюджетов субъектов Федерации в порядке попечительства над негосударственными архивами;

- благотворительная (спонсорская, меценатская) помощь.

Организация экономической деятельности в государственном и муниципальном архивах, информационный маркетинг:

- анализ экономической ситуации и прогноз ее развития в будущем;

- изучение рынка архивной информации, определение спроса на ретроспективную информацию и на услуги, сохранение и поиск потребителей;

- планирование бюджетных и внебюджетных поступлений и их использование;

- контроль за своевременностью и полнотой бюджетных и внебюджетных поступлений и их использованием;

- своевременный маневр в расходовании средств в зависимости от возникающих угроз безопасности архиву;

- обеспечение строгой документированности экономической деятельности архива в соответствии с действующими нормативно-методическими документами и оперативное отслеживание всех изменений в них;

- обеспечение достоверной и своевременной отчетности об экономической деятельности архива;

Тема 3. Основные направления расходов финансовых средств в государственных и муниципальных архивах.

Коммунальные затраты на услуги связи.

Обеспечение системы безопасности архива (пожарный надзор, охранная и пожарная сигнализация, милицейская или ведомственная охрана).

Заработная плата специалистов и обслуживающего персонала.

Расходы на текущий ремонт, капитальное строительство, приобретение материалов и оборудования и прочие.

Тема 4. Экономические аспекты некоторых международных проектов государственных архивов.

Менеджмент в экономике архива как проблема обеспечения информационной безопасности и сохранения его жизнедеятельности.

Основные нормативно-методические документы, регулирующие вопросы экономики архивного дела.

Тема 5. Экономика архивного дела в некоторых зарубежных странах.

Примерный перечень контрольных вопросов

и заданий для самостоятельной работы

3. Положение о Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, о Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия, о Федеральном архивном агентстве (полномочия в сфере архивного дела).

4. Взаимодействие ФАА (Росархива) с органами управления архивным делом в субъектах (регионах) РФ.

6. Вопросы управления архивом в Уставе одного из государственных архивов Свердловской области или в Положении об архивном отделе муниципального образования или в Уставе муниципального архива в Свердловской области.

7. Основные нормативные и распорядительные документы, создаваемые в процессе управления государственным архивом.

8. Муниципальный архив в системе архивных учреждений.

9. Источники финансирования архивного учреждения в современных условиях.

10. Основные статьи расходов архивного учреждения.

11. Внебюджетные поступления и информационная безопасность архива.

12. Основные экономические параметры международных проектов Федерального архивного агентства.

Примерная тематика рефератов и курсовых работ

1. Современная правовая база архивного дела России.

2. Современная нормативная база архивного дела России.

3. Современная методическая база архивного дела России.

4. Научно-методические советы архивных учреждений федеральных округов и их роль в постановке архивного дела в России.

5. Российское общество историков-архивистов: место и роль в постановке архивного дела в России.

9. Архивы в общественном сознании изменяющейся России.

10. Архивы России в зарубежном общественном сознании (по материалам прессы США, Франции, Германии, Италии – по выбору).

11. Реформы государственного устройства России в 90-е гг. XX –начале XXI в. и российские архивы.

12. Государственные архивы России и академическая историческая наука: проблемы взаимодействия.

13. Государственные архивы России и историческая наука учреждений высшего образования страны: проблемы взаимодействия.

14. Опыт взаимодействия государственных архивных учреждений и архивных служб силовых структур России (90-е гг. XX –начало XXI в.).

15. Проблемы управления архивным делом России в современном контексте.

Примерный перечень вопросов к зачету (экзамену)

2. Виды органов управление архивным делом в Российской Федерации и их полномочия, функции.

4. Основные нормативные документы по организации деятельности государственного, муниципального архива.

5. Структура федеральных государственных архивов субъектов РФ.

6. Планирование и отчетность в работе государственного архива, учет труда.

7. Подбор и расстановка кадров в архиве.

8. Формы организации труда в архиве, нормы времени и выработки, создание благоприятных условий для работников.

9. Бюджетное и внебюджетное финансирование архивных учреждений.

10. Виды хозяйственной работы в государственном и муниципальном архиве.

11. Виды платных работ и услуг в государственном и муниципальном архиве, нормативно-методическая база.

12. Маркетинг архивной информации, его составные части, нормативно-методические документы.

13. Денежная и страховая оценка архивных документов, их экспертиза, состав Экспертного совета федерального и регионального уровня.

14. Экономика архивного дела за рубежом (по выбору студента).

III. Распределение часов курса по темам и видам работы.

IV. Форма итогового контроля:экзамен / зачет.

V. Учебно-методическое обеспечение курса.

Рекомендуемые источники и литература (основная).

1. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. – М.: Юрид. лит., 1993. – 63 с.

2. Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон: Утвержден Указом Президента РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. //Российская газета. – 2004. – 27 марта.

3. Кодекс об административных правонарушениях. – М., 2002.

4. Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России: Постановление Правительства РФ от 28.12.1998 № 157 //Отечественные архивы. – 1999. – № 1.

5. Положение о Министерстве культуры и массовых коммуникаций: Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 № 289 //Российская газета. – 2004. – 22 июня.

6. О Федеральной службе по надзору за соблюдением законодательства в сфере массовых коммуникаций и охране культурного наследия: Постановление Правительства РФ от 17.04.2004 г. //Российская газета. – 2004. – 22 июня.

7. Положение о Федеральном архивном агентстве: Постановление Правительство РФ от 17.06.2004 г. № 290 //Российская газета. – 2004. – 22 июня.

8. Примерное положение об органе управления архивным делом, государственном архиве и его отделах. М.: ГАС, 1994.

9. Основные положения по экономическому анализу деятельности государственных архивов и центров хранения документации. //Росархив, ВНИИДАД. – М., 1997.

10. Перечень технических средств, рекомендуемых для оснащения государственных архивов /В.Ф. Привалов и др. ВНИИДАД. – М., 1998.

12. Об уточнении отдельных форм системы планово-отчетной документации архивных учреждений и сроков их представления: Приказ Росархива от 3.09.1998 № 58.

13. О типовых должностных инструкциях работников федеральных государственных архивов: Решение коллегии ФАС РФ от 30.09.1998.

16. Бондарева Т.И. Росархив и административная реформа. //Отечественные архивы. – 2004. – № 5.

Дополнительная литература и источники

2. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. Проект. – М., 2002.

4. Капустин А.А. Об итогах деятельности архивных органов и учреждений Свердловской области в 2005 г. и задачах на 2006 г. Доклад на расширенном заседании коллегии Управления архивами Свердловской области 15.02.2006 г. //Архивные ведомости. Газета архивистов Свердловской области. – 2006. – 28 февраля.

Закон 2004 года создал похожие проблемы, но уже для государственных организаций , включая территориальные подразделения федеральных органов власти.

Законодатели заложили мину замедленного действия

Проблема организации хранения документов федеральных органов власти в регионах возникла, что называется, на пустом месте. Дело в том, что с принятием нового закона об архивном деле единый Архивный фонд Российской Федерации был разделен на три части:

федеральныеархивные документы,
региональныеархивные документы и
муниципальныеархивные документы.

Это был достаточно логичный и понятный шаг, тесно связанный с проводимой в тот момент административной реформой. Но. Разделяя собственность на документы, никто и не подумал соответствующим образом изменить систему комплектования и хранения документов, существовавшую еще с советских времен. Наоборот, в статью 21 закона было введено положение, которое должно было сохранить прежний порядок:

Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

К сожалению, разработчики закона не учли современных реалий.

В результате остро встал вопрос о документах территориальных подразделений федеральных органов власти, таких, как суды, прокуратуры, налоговые органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения Пенсионного фонда, федеральные государственные учреждения и унитарные предприятия, учреждения культуры и образования и т.д. По новому закону получается, что вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в федеральные архивы, которых у нас (внимание!) целых 15. Два в Санкт-Петербурге, один во Владивостоке и двенадцать в Москве.

Отсутствие свободных площадей в архивах всех уровней

Отсутствие свободных площадей в архивах — проблема не новая, но сильно обострившаяся за последние десятилетия.

В декабре 2005 года на коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ отдельно рассматривался вопрос обеспеченности площадями государственных архивов.

Отсутствие свободных площадей привело к катастрофическому росту объемов дел, хранящихся в организациях сверх законодательно установленного срока. Ситуация особенно обострилась в связи с процессами реформирования федеральных и региональных органов и организаций в ходе административной реформы и ликвидации в результате банкротства негосударственных структур…

Всего за период до 2015 г. государственным архивам необходимо принять (без учета объемов дел, которые будут подлежать приему от ликвидируемых органов и организаций, что не поддается подсчету) 14,0 млн.ед.хр., отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также документов по личному составу, в том числе федеральным архивам — около 5,2 млн.ед.хр., площади для которых отсутствуют.

Цена вопроса

Для начала приведем стоимость хранения одного дела по данным Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ.

…Средняя стоимость [хранения одного дела в государственных архивах субъектов Российской Федерации] на начало 2005 г. составляла 10 руб. [в год]. Расчеты показывают, что ежегодный прием документов федеральных структур в государственные архивы субъектов Российской Федерации потребует в первый год передачи выделения из федерального бюджета средств в объеме около 4,4 млн. руб. (в среднем около 48 тыс. на один субъект Российской Федерации).

Однако с каждым годом сумма ежегодной выплаты будет возрастать, поскольку придется оплачивать не только вновь передаваемые, но и уже хранящиеся архивные документы.

В июне 2005 г. были приведены данные о фактической стоимости хранения документов в регионах, которые продемонстрировали большой разброс цифр.

В 46 республиках, краях и областях стоимость хранения 1 дела в государственном архиве субъекта Российской Федерации колеблется в размере от 3 до 10 рублей, в 16 — от 10 до 20 рублей, в 11 — от 20 и выше. Можно привести конкретные примеры.

Минимальная стоимость хранения 1 дела:

Курская обл. - 2,90 руб./год;

Новгородская обл. - 3,60 руб./год;

Владимирская обл. - 3,68 руб./год;

Брянская обл. - 3,69 руб./год;

Рязанская обл. - 3,79 руб./год;

Тверская обл. - 4,00 руб./год.

Максимальная стоимость хранения 1 дела:

Ханты-Мансийский АО - 133,00 руб./год;

Таймырский АО - 68,13 руб./год;

г. Санкт-Петербург - 51,00 руб./год;

Ярославская обл. - 50,00 руб./год;

Магаданская обл. - 38,48 руб./год;

Коми-Пермятский АО - 32,71 руб./год.

Приведенная нами стоимость хранения была рассчитана путем деления расходов бюджетных средств, выделенных на содержание государственных архивов, на количество хранящихся там дел. Следует отметить, что при использовании такой методики стоимость хранения может заметно упасть, если архивы переполнены свыше нормы.

На оперативном совещании у губернатора Брянской области 29 мая 2006 года были приведены следующие неутешительные факты:

В Карачевском и Суражском районных архивах не ведется работа по плановому приему документов, в том числе и от ликвидированных организаций и предприятий, с 2002 года. Карачевский районный архив хранит 100 фондов, 13 907 дел. Площадь хранилища, которое находится в полуподвальном помещении, составляет 25 кв.м., по нормативам необходимо 35 кв.м. Из-за нехватки места документы лежат в хранилище и на полу, и в проходе, и в кабинете заведующего архивом. Понятно, что работать с документами при таком их размещении очень трудно, к тому же нарушаются требования пожарной безопасности. При этом в организациях и предприятиях района находится 2 700 дел, подлежащих приему. Последняя проверка в мае 2006 года показала, что скученность и плохие условия для работы специалистов не позволяют им должным образом вести учет .

Похожая ситуация и в Суражском районном архиве : там хранится 99 фондов, 17 581 дел, площадь хранилища — 28,6 кв.м., а по нормативам требуется 45 кв.м. В организациях и предприятиях района ждут своего часа 3 900 дел, которые надо сдавать в архив. От ликвидированных сельских администраций необходимо принять еще 375 дел, похозяйственных книг и дел по личному составу.

Предлагаемые подходы к решению проблемы

Данная проблема обсуждается уже почти два года, и вариантов ее решения пока предложено не очень много. Три основных были названы в докладе Руководителя Федерального архивного агентства В.П. Козлова в октябре 2005 года на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве[1].

Первый вариант: документы территориальных органов поступают в ГА РФ[2] напрямую либо через объединенные ведомственные архивы , создаваемые в республиканском, краевом, областном центре или через создаваемые отраслевые архивы федеральных органов исполнительной власти.

По имеющимся данным, в списках источников комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов состоит 20 249 организаций федеральной собственности, подчиненных различным федеральным органам исполнительной власти и иным государственным органам Российской Федерации (их свыше 40).

…В этих организациях хранится 6,2 млн. дел постоянного хранения и 38,9 млн. дел по личному составу. Объем ежегодного документообразования по всем федеральным органам и организациям составляет около 438 тыс. дел…. Таким образом, если документы федеральных структур, расположенных на территории субъектов Российской Федерации, будут поступать в ГА РФ, то ежегодный прием будет составлять около 440 тыс. дел, а практически — около полумиллиона дел.

Второй вариант: в каждом субъекте Российской Федерации или в рамках федеральных округов создаются филиалы ГА РФ, в которые будут поступать документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности федеральных структур, расположенных, соответственно, либо на территории одного субъекта Российской Федерации, либо на территории всех субъектов Российской Федерации, входящих в тот или иной федеральный округ.

Следует отметить, что у данного варианта есть ряд существенных достоинств:

он полностью соответствует нормам отечественного законодательства;
сохраняется территориальный принцип комплектования архивных документов;
значительно сокращаются затраты на транспортировку документов к местам хранения;
создается современная федеральная архивная инфраструктура в регионах;
создаются дополнительные рабочие места в архивной отрасли.

Третий вариант — именно к нему склоняется Росархив — состоит в том, чтобы переложить бремя обеспечения сохранности данного комплекса документации на регионы.

У данного решения тоже имеются существенные плюсы:

сохраняется не просто территориальный принцип комплектования архивных документов, — сохраняются уже сложившиеся связи организаций и архивов, в которых эти организации или их преемники были источниками комплектования;
до минимума сводятся затраты на транспортировку документов;
максимально сокращаются риски их утраты.

Позиция регионов не является открытием для Росархива, который еще в 2005 году провел опрос региональных архивных органов, давший весьма показательные результаты:

Подавляющее большинство уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела считает необходимым сохранить территориальные органы исполнительной власти в списках источников комплектования региональных архивов и взаимоотношения с ними строить на основе договоров (соглашений). Причем 34 региона (46%) считают, что договор должен быть возмездным, 12 регионов (16%) — как возмездного, так и безвозмездного характера, 6 регионов (8%) считают возможным сохранить существующий порядок взаимоотношений с федеральными структурами.

В стране в федеральных органах и организациях ежегодно образуется определенное количество документов, которые должны поступить на постоянное хранение. Если установить нормативную стоимость хранения одного дела в течение года и оплачивать архивам всех форм собственности эту услугу исходя из объемов хранящихся у них федеральных документов, то вопрос распределения денег будет решаться просто и ясно: сколько хранишь, столько получаешь. Соответствующие средства должны закладываться в федеральном бюджете.

Умножая нормативную стоимость хранения одного дела на объем массива документации, можно вычислить затраты, необходимые для обеспечения его сохранности. Деньги должны следовать за архивными делами. Да, это потребует изменений в работе архивной службы, но тогда будут сняты противоречия между центром и регионами, которые пока только углубляются. Если будет установлена более-менее разумная нормативная стоимость хранения, то, скорее всего, региональные и муниципальные архивы сами проявят интерес к документам, на которых можно будет зарабатывать.

Есть и еще один, четвертый ва риант решения данной проблемы, при котором федеральные органы исполнительной власти создают в регионах ведомственные архивы для хранения своей документации . В качестве примера можно привести Федеральную налоговую службу.

Федеральная налоговая служба (ФНС) России в текущем году планирует приступить к созданию электронных архивов , которые избавят налогоплательщиков от необходимости представлять одни и те же документы по нескольку раз в инспекцию, а налоговикам позволят решить проблему нехватки площадей для хранения бумаг.

Ранее сообщалось, что по Налоговому кодексу с 1 января 2010 года налоговым органам запрещается требовать у налогоплательщика документы, которые он уже представлял в налоговую службу. Предполагается, что за три года (оставшиеся до вступления в силу этой нормы) налоговики должны решить вопрос с хранением документов и оперативным доступом к ним. Как отмечал ранее замминистра финансов Сергей Шаталов, Минфин планирует к осени изучить возможность финансирования создания архивов из бюджета[5].

Для ведомств, владельцев документов, такой метод сулит значительные выгоды:

создание современных хранилищ позволит решить проблемы хранения не только документов Архивного фонда, но и документов временного срока хранения;
концентрация процессов обработки и хранения в одном подразделении позволит значительно сократить общие затраты и повысить эффективность использования информации;
проблема может решаться ведомствами комплексно путем создания как бумажных, так и электронных архивов, вводом в действие современных центров обработки информации, что государственные архивы пока сделать не в состоянии;
федеральным ведомствам не нужно будет передавать свои документы в региональную собственность, они смогут сохранить за собой полный контроль над ними.

Министерства и ведомства уже начали добиваться выделения дополнительного финансирования на организацию современного хранения документов и информации на местах, и, кажется, дело постепенно движется.

В долговременной перспективе предпочтительно создание архивов и/или хранилищ документов на местах, в регионах. Для снижения стоимости таких проектов федеральные власти могут кооперироваться с заинтересованными региональными и муниципальными властями. В краткосрочной перспективе федеральные власти должны смириться с мыслью о необходимости оплачивать услуги региональных архивов по хранению федеральных документов.

Следует помнить, что информация в XXI веке все чаще превращается в ценный для деловой деятельности актив. Инвестиции в организацию грамотной работы с информацией в будущем могут принести ее собственнику немалые доходы.

Читайте также: