1 с документооборот доклад

Обновлено: 02.05.2024

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

систематизировать поток деловой документации;
обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
существенно ускорить процесс согласования договоров;
ускорить время принятия управленческих решений;
организовать качественную работу сотрудников с документами;
снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
создать единую базу документов с быстрым поиском;
контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Управление правами доступа

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Договорные документы

Встроенная почта

Мобильное приложение

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Подведем итоги

1С Документооборот упрощает и оптимизирует работу с документами на предприятии. Программа организует их удобное хранение и быстрый поиск, позволяет сократить затраты времени на составление документации, а заодно повысить ее качество. Это решение можно использовать для автоматизации любых бизнес-процессов, связанных с оформлением, согласованием и даже исполнением документов.

Система 1С Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой. Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота.

Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?

Для чего нужен 1С:Документооборот? Есть пять ключевых преимуществ, которые бизнес получает после внедрения этого программного продукта.

Порядок. Система электронного документооборота позволяет работать с документацией упорядоченно: определяя стандарты и формы для создания документов, четкие правила обработки корреспонденции, исполнения связанных с документацией задач. Хранение корпоративного контента организуется с применением настраиваемой системы директорий. Ее структура может быть произвольной: с разделением по группам задач, филиалам, отделам, типам бизнес-процессов и т.п. Простая, но эффективная система поиска поможет быстро отфильтровать документы, найти нужные файлы. Документация больше не будет теряться.

Оптимизация. Сотрудники отдельных служб в крупных организациях могут тратить больше 50% рабочего времени только на формирование документации, ее обработку, поиск, внесение данных. Автоматизация документооборота помогает освободить это время, чтобы использовать его для более важных задач. Оптимизируя работу с документами, можно заодно избавиться от раздутого штата или нерационального использования рабочего времени.

Безопасность. Программа 1С Документооборот обеспечивает надежное хранение данных. Возможно использование дополнительных средств защиты, чтобы исключить доступ посторонних к документации. Продукт поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты документов.

Больше возможностей. Ведение электронного документооборота помогает упростить работу с контрагентами, клиентами, взаимодействие с контролирующими службами, государственными учреждениями. Обмен документами в электронном виде является быстрым, безопасным и максимально эффективным.

Внедрение документооборота 1С может проводиться вместе с автоматизацией других процессов: программа легко интегрируется с другими решениями 1С и с внешними информационными системами. Она может использоваться при создании единой информационной среды, общей системы для управления предприятием.

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Документооборот в 1С — это программа, в составе которой поставляется несколько функциональных блоков для выполнения отдельных задач по работе с документацией. Разработчик выделяет девять основных групп инструментов для автоматизации документооборота.

Управление

Это — основная подсистема с базовым функционалом:

организация учета исходящих и входящих документов, корреспонденции, внутренних документов и приказов в 1С Документооборот;

использование электронных подписей при регистрации, заверении документов;

формирование организационно-распорядительной документации;

контроль исполнения документов. Последовательное изменение статусов при согласовании, утверждении, рассмотрении, регистрации, исполнении. Для каждого статуса есть несколько состояний;

сканирование, штрихкодирование для внесения документов в программу, организации их учета, хранения;

формирование архивов, поиск;

контроль. Настраивается отдельно по задачам, связанным с документами (рассмотрение в определенный срок, исполнение и контроль исполнительской дисциплины, подписание контрагентом и т.п.).

Работа с договорами и сопроводительными документами

Программа помогает максимально автоматизировать такую работу на всех этапах, от подготовки и согласования договоров до передачи их экземпляров, контроля их возврата, срока действия, исполнения, расторжения. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа. В составе подсистемы — расширенный набор инструментов для работы с договорами:

проектные задачи: формирование их списка, планирование сроков исполнения, формирование рабочих календарей, аналитики по результатам исполнения;

Использование шаблонов. Договорная документация формируется по готовым шаблонам с автоматическим заполнением реквизитов. Для каждого документа создается собственная карточка, в которой указаны все сведения о нем. В карточке отражаются все существующие связи, включая переписку, запущенные процессы, черновики и согласованные версии, вспомогательную информацию;

Согласование. Может быть последовательным, параллельным, смешанным, выполняемым по определенным условиям;

формирование многосторонних договоров (с участием трех и более сторон), с указанием корреспондентов, возможностью внесения данных о них в шаблон;

инструменты автоматического продления или изменения срока действия документа с уведомлением ответственных за него сотрудников;

формирование аналитики и отчетности для оценки эффективности работы персонала, составления списков контрагентов, с которыми нужно продлевать договора, для оценки сезонности и других факторов.

Управление процессами

При обработке документации возможен автоматический запуск связанных бизнес-процессов. Он является настраиваемым и позволяет собирать отдельные процессы в цепочки, выстраивать их иерархию, задавать последовательность работ, контролировать их исполнение и сроки.

В программе предусмотрено девять стандартных процессов, запускаемых при работе с документацией (рассмотрение, утверждение, исполнение, ознакомление и т.п.). Отдельно в связи с документом можно создавать или запускать дополнительные задачи или процессы, которые отражаются в его карточке. Это могут быть мероприятия в 1С Документооборот, проектные задачи, кадровые процессы и т.п. Они являются контролируемыми, с возможностью назначения ответственного сотрудника, проведения мониторинга, формирования аналитики.

Проектная работа

В числе базовых функций 1С:Документооборот — ведение проектов и сопровождение такой деятельности. Программа позволяет оптимизировать и выполнить автоматизацию для следующих процессов:

Сбор данных по проекту. Предполагает формирование группы объектов (писем, процессов, файлов и пр.), относящихся к конкретному проекту (отражаются в его карточке). При работе с проектными задачами может быстро получить доступ ко всей информации по нему;

Планирование задач. Они объединяются в настраиваемую иерархию. Возможно составление календарного плана, установка ограничений, сроков, выполнение других настроек;

Исполнение. Проектные задачи отправляются на выполнение по заранее составленному календарю с помощью отдельного процесса, с указанием исполнителей и заданных сроков;

Контроль и анализ. Программа позволяет автоматически контролировать сроки завершения отдельных задач или проектов, выполнять учет времени, анализ трудозатрат. Для графического отражения данных может использоваться диаграмма Ганта.

Встроенный почтовый клиент

Позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией в интерфейсе программы, автоматически прикреплять переписку к карточкам проектов, задач или документов, использовать электронную почту для постановки задач. Почта обрабатывается автоматически по заранее настроенным правилам (настройки можно изменять вручную). Все письма сохраняются в истории переписки, причем программа может формировать несколько таких историй (с привязкой к конкретному пользователю, документу или процессу). Система поиска писем улучшена, работает быстро и эффективно. Дополнительно реализована функция контроля отправки корреспонденции по настраиваемым правилам (ограничение числа получателей, предупреждения при пересылке данных внешним корреспондентам и т.п.).

Совместная работа

Совместная работа в 1С:Документооборот организована с помощью сразу нескольких инструментов. Основной — это возможность групповой обработки документов (внесения изменений, согласования, утверждения). Дополнительно доступны следующие функции:

подготовка мероприятий с организацией совместной работы над связанной с ними документацией;

бронирование помещений (используется справочник помещений, этажей, территорий, позволяет организовывать совещания, планерки, другие встречи);

форум - используется для коллективного обсуждения задач, процессов, документов. Возможно выделение разных уровней прав доступа для разных категорий сотрудников.

Контроль рабочего времени

1С:Документооборот имеет расширенный набор инструментов для такого контроля. Программа позволяет учитывать временные затраты по разным проектам (попроектно, позадачно, по видам работ, отдельным процессам), анализировать расход рабочего времени сотрудниками, планировать и оптимизировать нагрузку на персонал, вести встроенный календарь. В этой подсистеме используется несколько основных инструментов:

Календарь. Используется в качестве персонального инструмента планирования с возможностью переноса данных из проектов при формировании графика работ или ручного заполнения. У руководителей, делегатов, отдельных категорий пользователей могут быть расширенные права доступа с возможностью просмотра или редактирования календарей других сотрудников;

Отсутствие на рабочем месте. Программа позволяет регистрировать его для каждого сотрудника с указанием времени, причины отсутствия, замещающих сотрудников, внесением примечаний. При отсутствии сотрудника возможен автоматический запуск шаблонных процессов (отправка уведомлений коллегам, переадресация входящих писем и пр.);

Отчетность. Возможно формирование ежедневных отчетов сотрудниками, составление сводной отчетной документации с выборкой данных по задачам, проектам и т.п.;

Учет и анализ трудозатрат. Выполняется автоматически для отдельных проектов или задач, их групп. Анализ данных может выполняться по видам работ, проектам, для оценки эффективности отдельных сотрудников или рабочих групп.

Преимущества 1С:Документооборот

Программа поможет автоматизировать документооборот, организовать его ведение по актуальным нормам и стандартам, с учетом сложившихся практик, внутренних правил и методологий, используемых в компании. У этого продукта есть несколько важных преимуществ.

Функциональность. Все нужные функции — в одной программе с удобным интерфейсом. Даже базовая конфигурация 1С:Документооборот поставляется с полным набором инструментов для автоматизации. Используемый в 1С Документооборот конфигуратор позволяет гибко настраивать отдельные функции, адаптируя их под требования предприятия. Программа имеет отличные характеристики, является производительной, стабильной, надежной.

Соответствие стандартам. Программа учитывает актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Она регулярно обновляется: шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов всегда являются актуальными.

Безопасность. Программа обеспечивает надежное хранение информации, позволяет распределять права доступа к ней, исключать несанкционированный доступ. Продукт может использоваться вместе с ЭЦП для дополнительной защиты документации.

Простая интеграция. 1С:Документооборот может использоваться вместе с внешними информационными системами и программами. Решение легко интегрируется с другими продуктами на базе 1С:Предприятие и может использоваться при комплексной, системной автоматизации на предприятии.

Удобная работа. Интерфейс программы является простым, им легко пользоваться. Продукт поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, дополнительно предусмотрена поддержка пользователей. Для работы можно использовать мобильное приложение (является бесплатным).

Гибкая автоматизация. Программа выпускается в четырех конфигурациях (ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений и редакция с двуязычным интерфейсом Document Management). При автоматизации возможно использование только части подсистем. Программа гибко настраивается, может использоваться вместе со специализированными или отраслевыми решениями. Для автоматизации сложных, нестандартных бизнес-процессов возможно внесение изменений в основную конфигурацию.

Как выполняется автоматизация электронного документооборота?

Чтобы организовать ведение документооборота в 1С, выполняется внедрение программы. Для этого проводится анализ существующих практик и методик работы с документацией, связанных с нею бизнес-процессов. После разработки проекта автоматизации выполняется поставка программы, ее установка, настройка, отладка. При использовании программы обязательно выполняется сопровождение, предоставляется техническая и консультационная поддержка, регулярно проводятся обновления.

Компания BizCase выполняет внедрение программы 1С:Документооборот и других продуктов 1С в Москве. У нас стоимость системы электронного документооборота с выполнением внедрения минимальна. Мы обеспечиваем высокую эффективность автоматизации, имеет практический опыт таких внедрений, компания является официальным партнером 1С.

Файлы: 1 файл

Российский Государственный Социальный Университет

Выполнила: Белякова Лиза

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла работы с документами, также позволяет упорядочить взаимодействие между сотрудниками и осуществлять контроль использования рабочего времени. Учет документов реализован в соответствии с положениями действующей нормативной документации (ГОСТов, требований, инструкций и т. д.) и традиций делопроизводства. Программа обеспечивает многопользовательскую работу как в локальной сети, так и через интернет (в том числе через веб-браузеры). Система отличается большой гибкостью, высокой степенью детализации сведений о хранящихся данных и широким спектром возможностей. Позволяет повысить эффективность управления рабочим временем, стандартизировать процессы, обеспечить полный контроль и сохранность документации и любой иной необходимой информации. Функционал системы постоянно расширяется.

Пособие ориентировано на малые и средние коммерческие предприятия с численностью персонала до 60 человек, несложной организационной структурой и потребностью в упорядочении работы как с управленческой документацией в целом, так и непосредственно c договорами.

1с:документооборот корп – для предприятий со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.Идеально подходят для средних,крупных организаций и холдинков.

1: документооборот государственного учреждения – для государственных (муниципальных) учреждений со сложной организационной структурой и сложным документооборотом

1с:документооборот 8 проф – для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с несложной организационной структурой и документооборотом.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает широкий спектр задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

"1С:Документооборот 8" позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ, рекомендациям Росархива и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

ХРАНЕНИЕ И ПРАВА ДОСТУПА

В конфигурации программы "1С:Документооборот 8" внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться в соответствии с организационной структурой предприятия или по типам документов. Каждой папке устанавливается разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Непосредственно файлы могут храниться как в информационной базе, так и в томах на диске.

РЕГИСТРАЦИЯ ВХОДЯЩИХ И ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

УЧЕТ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

В программе предусмотрена регистрация и обработка обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Для работы с обращениями граждан используется специальное рабочее место, в котором специалист сразу видит все поступившие обращения граждан, историю переписки и другую сопроводительную информацию по ним. Для анализа и контроля исполнения обращений граждан используются отчеты "Исполнение обращений граждан", "Структура обращений за период", "Динамика количества обращений", "Список обращений граждан".

УЧЕТ ДОГОВОРОВ

В "1С:Документообороте 8 " автоматизирован полный жизненный цикл договорных документов.

Для анализа договорной работы предусмотрены такие отчеты, как "Список заключенных договоров", "Договоры с истекающим сроком действия", "Сопроводительные документы по договору", "Динамика количества заключенных договоров", "Динамика сумм заключенных договоров", "Расторгнутые договоры".

СКАНИРОВАНИЕ

В "1С:Документообороте 8" предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN. Сканирование осуществляется в форматы jpg, pdf и tif, в том числе и многостраничный.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

ПРОСМОТР, РЕДАКТИРОВАНИЕ И КОНТРОЛЬ ВЕРСИЙ

Для просмотра и редактирования документов "1С:Документооборот 8" использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами и файлами выполняется непосредственно на "рабочем столе"; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка "рабочего стола" с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

ШАБЛОНЫ ДОКУМЕНТОВ И ФАЙЛОВ

В "1С:Документообороте 8" пользователи могут настраивать и использовать автоматически заполняемые шаблоны файлов и документов. При создании нового файла из шаблона поля шаблона автоматически заполняются учетными данными, например, наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента.

ШТРИХКОДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

В "1С:Документообороте 8" всем документам автоматически присваивается штрихкод, который можно:

распечатать на отдельном листе;
распечатать поверх титульного листа бумажного документа;
распечатать на наклейке;
вставить в электронный документ как изображение.

Штрихкоды используются для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

ПЕЧАТЬ РЕГИСТРАЦИОННЫХ ШТАМПОВ ДОКУМЕНТОВ

В "1С:Документообороте 8" пользователи могут выводить на печать регистрационный штамп документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод. Регистрационный штамп может печататься как на отдельном листе, так и поверх титульного листа бумажного документа.

СВЯЗИ МЕЖДУ ДОКУМЕНТАМИ

В "1С:Документообороте 8" предусмотрены стандартные связи между документами, которые автоматически устанавливаются, например, при регистрации ответных документов. Программа позволяет настроить дополнительные связи между документами и указать правила использования этих связей для видов документов. Поддерживаются единичные, множественные, односторонние и двухсторонние связи.

НЕСКОЛЬКО РЕЗОЛЮЦИЙ В ДОКУМЕНТАХ

В карточке документа "1С:Документооборота 8" можно указать несколько резолюций. Резолюции автоматически формируются бизнес-процессом "Рассмотрение" или могут быть введены вручную. При этом в качестве авторов резолюций могут выступать не только сотрудники вашего предприятия или учреждения, но и должностные лица сторонних организаций.

ПЕРЕАДРЕСАЦИЯ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

В программе "1С:Документооборот 8" можно учитывать переадресацию входящих документов в сторонние организации, а также получение переадресованных входящих документов от сторонних организаций. При этом программа позволяет контролировать сроки исполнения переадресованных документов.

КОНТРОЛЬ ПЕРЕДАННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Предусмотрен учет передачи документов должностным лицам корреспондентов и контроль сроков возврата переданных документов.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ И РАБОТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ

В программе "1С:Документооборот 8" коллективная работа с документами реализована при помощи множества бизнес-процессов

Для обеспечения жесткой маршрутизации предусмотрена возможность настройки шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов с учетом условной маршрутизации.
Сроки исполнения бизнес-процессов контролируются с учетом графиков работ сотрудников и могут исчисляться не только в днях, но и в часах и даже минутах.

Реализован автоматический запуск бизнес-процессов по расписанию.

ПОИСК

Электронный документ представляет собой структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и информация его содержательной части могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

Данные учета рабочего времени и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют оптимизировать работу сотрудников.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАСПРЕДЕЛЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ

В "1С:Документообороте 8" предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы, в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

ОБМЕН ДАННЫМИ С ДРУГИМИ ТИПОВЫМИ КОНФИГУРАЦИЯМИ

В "1С:Документообороте 8" предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2":

"Управление производственным предприятием", 1.3.6;
"Управление торговлей", 11.0.6;
"Бухгалтерия предприятия", 2.0.15;
"Управление небольшой фирмой", 1.2.2.

Дополнительно к программе приложены правила обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.1":

"Бухгалтерия предприятия КОРП", редакция 2.0;
"Комплексная автоматизация", редакция 1.0;
"Зарплата и управление персоналом", редакция 2.5;
"Управление производственным предприятием", редакция 1.2;
"Управление торговлей", редакция 10.

ВЕБ-СЕРВИСЫ РАБОТЫ С ФАЙЛАМИ

"1С:Документооборот 8" может выступать как внешняя по отношению к другим системам библиотека файлов. Взаимодействие между "1С:Документооборотом 8 КОРП" и другим приложением (например, другой информационной базой, работающей на платформе "1С:Предприятие 8.2") осуществляется при помощи веб-сервисов.

СРАВНЕНИЕ DIRECTUM И 1С:ДОКУМЕНТООБОРОТ

Про отличия вышеупомянутых платформ можно написать, конечно, очень много страниц, да и контента на эту тему в интернете уже много, поэтому постараемся ограничиться только теми различиями, которые в нашей практике как-то существенно сказались - либо на выборе системы Заказчиком, либо на проекте внедрения.

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Подходит для малых и средних организаций с несложной организационной структурой и документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Универсальный инструмент для целей построения систем электронного документооборота (также часто используют - 1С СЭД) на предприятиях любого масштаба – программу 1С Документооборот фирма 1С разрабатывала как современную ECM-систему (Enterprise Content Management). То есть автоматизация документооборота на базе 1С, помимо работы непосредственно с документами, помогает запустить комплексный процесс, контролировать и управлять бизнес-потоками и организовывать совместную работу сотрудников. Решение реализует проверенные методики и имеет функционал, обеспечивающий полный цикл обработки документов на предприятии.

Функционал 1С:Документооборот 8 дает возможность:

Централизовано и безопасно хранить документы;
Регистрировать входящие и исходящие документы;
Создавать, хранить и обрабатывать организационные, распорядительные, информационные, справочные и прочие внутренние документы, договоры, служебные записки;
Получать оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;
Наладить коллективную работу сотрудников при прозрачном согласовании, утверждении и контроле исполнения документов;
Гибкая настройка маршрутизации документов, контроль и анализ исполнительской дисциплины;
Производить автоматизированную загрузку документов из электронной почты и со сканера;
Вести учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Существует четыре варианта поставки конфигурации 1С:Документооборот 8

1С:Документооборот КОРП для любых предприятий со сложной организационной структурой и развитым, многоуровневым документооборотом.
1С:Документооборот государственного учреждения для государственных (муниципальных) учреждений со сложной структурой и развитым документооборотом.
1С:Документооборот ПРОФ для малых коммерческих предприятий и бюджетных учреждений с простой организационной структурой и минимальным документооборотом.
1С:Document Management с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Может использоваться на российских предприятиях с филиалами или дочерними предприятиями за рубежом, российских предприятиях со значительной долей сотрудников-иностранцев, а также в филиалах иностранных компаний в России.

Программа 1С Документооборот не имеет отраслевой принадлежности. Благодаря своей универсальности документооборот в 1С легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации. Рассмотрим более подробно функционал решения на примере 1С:Документооборот КОРП (релиз 2.1.15.4).

Функциональные возможности 1С:Документооборот 8

Учет корреспонденции, входящей и исходящей

Внутренний документооборот

Служебные записки, ОРД, приказы, проектные документы, технические документы. Хранение внутренних документов организовано в журнале. Есть возможность просматривать все документы сплошным списком.

Рис.1 Рубрикатор для группировки внутренних документов

На рисунке отображена структура папок – это рубрикатор для группировки внутренних документов (по папкам, по видам документов, по контрагентам, по категориям, по проектам).

Поиск информации, штрихкодирование

Программа способна хранить большое количество информации. Для удобства пользователей реализованы следующие способы поиска данных:

Поиск по реквизитам;
Поиск в списках (с помощью быстрых отборов);
Полнотекстовый поиск;
Поиск бумажных документов по штрих-кодам.

1С:Документооборот поддерживает печать штрих-кодов непосредственно в файл документа и печать на отдельном листе, а также вывод на печать штрих-кодов на клеевой основе для нанесения на бумажный вариант. Применение таких технологий в разы упрощает поиск документов и создание четко структурированного архива: достаточно считать сканером штрих-код, чтобы автоматически открыть карточку документа, либо задачи по документу, существующие на текущий момент.

Электронные подписи

В программе есть возможность использования электронной подписи, с помощью которой можно визировать карточки документов, файлы-вложения, визы согласования, резолюции, решения об утверждении и пр.

Рис.2 Электронные подписи

Договорные документы и все, что с ними связано

Согласование договоров;
Контроль сумм, контроль прохода сопроводительных документов по договору;
Контроль жизненного цикла договора;
Поступление скан-копий оригиналов договоров с подписями и печатями.

Рис.3 Договорные документы

Рис.4 Договорные документы

Работа с файлами

Файлы ежедневно создаются и редактируются сотрудниками. Предусмотрена совместная, многопользовательская работа, заложен механизм управления жизненным циклом файлов, привязки к документам.

Рис.5 Работа с файлами

Встроенная почта

Рис.6 Встроенная почта

Бизнес-процессы и задачи

Понятие процессного подхода в рамках программы 1С:Документооборот 8 включает в себя не только способ маршрутизации документов. Бизнес-процесс является также единицей учета, вокруг которой выстраивается все, что связано с повышением эффективности работы сотрудников, прозрачности и точности исполнения работ и в конечном итоге выведения на новый уровень качества организации работы предприятия в целом.

Задачи в программе формируют в рамках элементарных процессов, распределенных по умолчанию на 6 видов:

На основе этих процессов можно формировать более сложные, многоуровневые схемы и маршруты с различными переходами – комплексные кросс-функциональные процессы с неограниченным уровнем вложенности.

Рис.7 Комплексные кросс-функциональные процессы

Рис.8 Схема комплексного процесса

Управление проектами

В фирме 1С документооборотом пользуется более тысячи сотрудников. База данных стала уже внушительной (11 млрд. записей), а это значит, что она требует более тщательного ухода и более мощного оборудования.

Как устроена работа нашей системы, с какими сложностями при обслуживании базы мы сталкиваемся и как их решаем (в качестве СУБД мы используем MS SQL Server) – расскажем в статье.

Для тех, кто впервые читает про продукты 1С.
1С:Документооборот — это прикладное решение (конфигурация), реализованное на базе фреймворка для разработки бизнес-приложений — платформе 1С:Предприятие.

Число писем в нашем ДО уже перевалило за 100 млн., а вообще в СУБД – более 11 млрд. записей. Суммарно система использует почти 30 Тб хранилища: объём базы – 7,5 Тб, файлы для коллективной работы лежат отдельно и занимают ещё 21 Тб.

Если говорить о более конкретных цифрах, то вот количество писем и файлов на данный момент:

На каком оборудовании мы всё это обрабатываем?

Эти цифры говорят о внушительном объёме задач, так что перед нами встала необходимость выделить под нужды внутреннего ДО довольно производительное оборудование. На текущий день его характеристики следующие: 38 ядер, 240 Гб ОЗУ, 26 Тб дисков. Приводим таблицу серверов:

В будущем мы планируем наращивать мощность оборудования.

Как обстоят дела с загрузкой серверов?

Сетевая активность никогда не была проблемой ни у нас, ни у наших заказчиков. Как правило, слабое место – это процессор и диски, потому что с нехваткой памяти все уже бороться умеют. Приведём скриншоты наших серверов из Resource Monitor, на которых видно, что у нас никакой страшной нагрузки нет, она весьма скромная.

Например, на скриншоте ниже мы видим SQL-сервер, где ЦПУ загружен на 23%. И это очень хороший показатель (для сравнения: если загрузка будет приближаться к 70%, то, скорее всего, сотрудники будут наблюдать довольно существенные замедления работы).

На втором скриншоте показан сервер приложений, на котором работает платформа 1С:Предприятие – он обслуживает только пользовательские сеансы. Здесь нагрузка процессора несколько больше – 38%, она ровная и спокойная. Загрузка диска есть, но она приемлемая.

Третий скриншот показывает ещё один сервер 1С:Предприятия (он второй, у нас их два в кластере). Только предыдущий обслуживает пользователей, а на этом работают роботы. Например, принимают почту, маршрутизируют документы, выполняют обмен данными, считают права и т.п. Все эти фоновые активности выполняют примерно 90-100 фоновых заданий. И вот этот сервер загружен очень сильно – на 88%. Но на людях это не сказывается, и он реализует как раз всю ту автоматику, которую должен делать Документооборот.

Какие есть метрики для определения эффективности работы?

Метрики – это замеры различных бизнес-показателей в те или иные моменты времени (например, среднее время доставки почты в моменте 10 минут).

Одна из метрик показывает количество активных пользователей в базе. В среднем их 1000-1400 в течение дня. На графике видно, что на момент скриншота в базе было 2144 активных пользователя.

Таких действий больше 30, список под катом.

На позапрошлой неделе у нас средняя активность пользователей увеличилась в полтора раза (на графике показана красным) – это связано с переходом большинства сотрудников на удалённую работу (в связи с известными событиями). Также число активных пользователей увеличилось в 3 раза (на скрине показаны синим), так как сотрудники стали активно пользоваться мобильными: каждый мобильный клиент создаёт подключение к серверу. Сейчас в среднем на каждого нашего сотрудника приходится 2 подключения к серверу.

Для нас, как для администраторов, это сигнал, что нужно внимательнее относиться к вопросам быстродействия, смотреть, не стало ли хуже. А смотрим мы это по другим параметрам. Например, как меняется время доставки почты по внутренней маршрутизации (на скриншоте ниже показано синим). Мы видим, что оно до этого года скакало, а сейчас стабильное – для нас это показатель, что с системой всё в порядке.

Ещё одна прикладная метрика для нас – среднее время ожидания загрузки писем с почтового сервера (на скриншоте показана красным). Грубо говоря, сколько будет письмо гулять по Интернету, прежде чем оно окажется у нашего сотрудника. На скриншоте видно, что это время тоже никак не изменилось за последнее время. Есть отдельные всплески – но они связаны не с задержками, а с тем, что время сбивается на почтовых серверах.

Или, например, ещё метрика (на скриншоте показана синим) – обновление писем в папке. Открытие папки писем – очень частая операция, и нужно, чтобы она выполнялась быстро. Мы замеряем, с какой скоростью она выполняется. Этот показатель измеряется для каждого клиента. Можно посмотреть как общую картину по фирме, так и динамику, например, по отдельному сотруднику. По скриншоту видно, что до этого года метрика была неуравновешенна, потом мы сделали ряд улучшений, и сейчас она не становится хуже – практически ровный график.

Метрики – это, в основном, инструмент администратора для мониторинга системы, для быстрого реагирования на какие-то изменения в поведении системы. На скриншоте – метрики внутреннего ДО за год. Скачок на графиках обусловлен тем, что перед нами поставили задачи по развитию внутреннего ДО.

Вот перечень еще некоторых метрик (под катом).

Наша система круглосуточно делает замеры более 150 показателей, но не все из них можно оперативно отслеживать. Они могут пригодиться потом, в какой-нибудь исторической перспективе, а сосредоточиться можно на самых важных для бизнеса.

На одном из внедрений было выбрано, например, только 5 показателей. Заказчик поставил перед собой цель сделать минимальный набор показателей, но в то же время такой, чтобы он покрывал основные сценарии работы. Включать в акт приёма 150 показателей было бы неоправданно, потому что даже внутри предприятия сложно согласовать, какие показатели считать приемлемыми. А про эти 5 показателей они знали и уже предъявляли их к системе до начала проекта внедрения, включив в конкурсную документацию: время открытия карточки не более 3 секунд, время исполнения задачи с файлом не больше 5 секунд и т.д. У нас в ДО как раз и были метрики, которые очень чётко отражали исходный запрос из ТЗ заказчика.

А ещё у нас есть профильный анализ замеров производительности. Показатели производительности – это фиксация длительности каждой выполняющейся операции (запись письма в базу, отправка письма на почтовый сервер и т.д.). Это используется исключительно техническими специалистами. Показателей производительности у нас в программе копится очень много. Сейчас мы измеряем примерно 1500 ключевых операций, которые разбиты по профилям.

Выполнение команды: Отбор по тегу
Открытие формы: Форма списка
Выполнение команды: Отбор по папке
Отображение письма в области чтения
Сохранение письма в любимую папку
Поиск писем по реквизитам
Cоздание письма

Как мы обслуживаем такую большую базу данных?

Наш внутренний ДО – пример реально работающего высоконагруженного проекта. Расскажем о технических особенностях его базы данных.

Сколько времени идёт реструктуризация больших таблиц базы данных?

SQL-сервер требует периодического обслуживания, наведения порядка в таблицах. По-хорошему это нужно делать минимум раз в сутки, а для высоковостребованных таблиц – ещё чаще. Но если база большая (а у нас число записей уже перевалило за 11 млрд.), то ухаживать за ней непросто.

Мы делали реструктуризацию таблиц 6 лет назад, но потом она стала занимать столько времени, что мы уже не вписывались в ночные интервалы. А так как эти операции сильно нагружают SQL-сервер, он не может качественно обслуживать других пользователей.

Поэтому сейчас нам приходится применять различные ухищрения. Например, мы не можем выполнять эти процедуры на полных наборах данных. Приходится прибегать к процедуре Update Sample 500000 rows – это занимает 14 минут. Она выполняет обновление статистики не по всем данным таблицы, а отбирает полмиллиона строк, и по ним рассчитывает статистику, которую использует для всей таблицы. Это некоторое допущение, но мы вынуждены на него идти, потому что для конкретной таблицы сбор статистики по всему миллиарду записей будет выполнятся неприемлемо долгое время.

Другие операции обслуживания мы тоже оптимизировали, сделав их частичными.

Обслуживание СУБД – это вообще сложная задача. В случае активного взаимодействия сотрудников, база быстро разрастается, администраторам становится всё тяжелее обслуживать её – делать обновления статистики, дефрагментацию, индексацию. Здесь надо применять разные стратегии, мы хорошо знаем, как это делать, у нас есть опыт, мы можем им делиться.

Как реализован бэкап при таких объёмах?

Полный бэкап СУБД производится раз в день ночью, инкрементальный – каждый час. Также каждый день создаётся каталог файлов, и он является порцией инкрементального бэкапа файлового хранилища.

Сколько времени выполняется полный бэкап?

На жёсткий диск полный бэкап выполняется за три часа, частичный – за час. На ленту пишется дольше (спецустройство, которое делает резервную копию на специальную кассету, хранящуюся вне офиса; на ленту делают отчуждаемую копию, которая сохранится, если, например, серверная сгорит). Бэкап делается ровно на том же сервере, параметры которого были выше – SQL-сервер с 20% загрузки процессора. На момент бэкапа, конечно же, системе становится значительно хуже, но она всё равно работоспособна.

Есть ли дедупликация?

Дедупликация файлов есть, обкатываем её на себе, и скоро она войдёт в новую версию Документооборота. Также обкатываем на себе механизм дедупликации контрагентов. Дедупликации записей на уровне СУБД нет, так как в этом нет необходимости. Платформа 1С:Предприятие хранит в СУБД объекты, и только платформа может отвечать за их согласованность.

Есть ноды только для чтения?

А помеченные на удаление письма совсем не удаляются?

Пока нет. Задачи облегчить базу у нас нет. Было несколько довольно серьёзных случаев, когда приходилось обращаться к помеченным на удаление письмам, в том числе и 2009 года. Поэтому пока решили хранить всё. А вот когда стоимость этого станет неоправданной, будем думать про удаление. Но, если нужно какое-то отдельное письмо удалить из базы с концами, чтобы не было никаких следов, то такое можно сделать по спецзапросу.

А зачем это хранить? Есть статистика обращений к старым документам?

Именно статистики нет. Точнее, она есть в виде протокола работы пользователей, но он хранится недолго. Записи старее года стираются из протокола.

Ситуации, когда надо было поднять старую переписку пятилетней и даже десятилетней давности, были. И это всегда делалось не из праздного любопытства, а для принятия сложных бизнес-решений. Был случай, когда без истории переписки было бы принято неправильное бизнес-решение.

Как проводится экспертиза ценности и уничтожение документов согласно срокам хранения?

Для бумажных документов это делается обычным традиционным способом, как и у всех. Для электронных не делаем – пусть себе хранятся. Место есть. Польза есть. Всем хорошо.

Какие перспективы развития есть?

Сейчас наш ДО решает примерно 30 внутренних задач, часть которых мы перечисляли в начале статьи. Также ДО используется для подготовки конференций, которые мы дважды в год проводим для наших партнёров: вся программа, все доклады, все параллельные секции, залы – всё это верстается в ДО, а потом выгружается из него, и делается печатная программа.

Читайте также: