План коммуникаций проекта в школе пример

Обновлено: 02.07.2024

Менеджер проекта тратит примерно 80% времени на взаимодействие с заинтересованными сторонами проекта. Обидно, когда это время тратится неэффективно. Чтобы вы могли грамотно наладить взаимодействие с командой и интересантами, рассказываем, как строить управление коммуникациями проекта.

3 этапа управления взаимодействием в проекте

Что я хочу донести: планирование взаимодействий напрямую влияет на эффективность работы команды. Но одного планирования мало: план управления коммуникациями проекта предполагает 3 процесса. Сначала нужно все запланировать, упаковать в отдельный документ. Потом выполнить все запланированное. А еще обеспечить контроль — чтобы команда не нарушала документ.

1. Планирование коммуникаций проекта

Цель планирования — получить план коммуникаций. Еще раз: это документ, в котором подробно расписано — кто, когда, какую информацию о проекте и от кого должен получить. В виде утвержденного документа план нужен не всегда. По нашему опыту, потребность в нем возникает при вовлечении в проект команды, более 15 человек. Если меньше, информацию или хотя бы ее часть можно держать в голове.

Что нужно для планирования взаимодействий

Нужны вводные. А именно:

понимание объемов и масштаба работ
согласованные сводные данные об объеме, сроках и стоимости работ
пройденные до этого итерации
данные про заинтересованных лиц
распределение ролей внутри коллектива

Когда разрабатывать документ?

Планировать взаимодействие проще, когда сложилась общая картина работы в команде. Если запланировать коммуникацию в самом начале, придется переделывать документ с учетом фактически сложившихся взаимодействий. Лучше подождать, пока они сложатся сами, и внести их в документ.

Обычно с момента запуска работы и до момента получения плана проходит несколько итераций. До этого можно налаживать работу без четкого документа.

Как разработать план

Включить в таблицу перечень всех участников с указанием имени, должности, роли и контактных данных.
Описать основные принципы взаимодействия. Это нормы и правила поведения, обязательные для всех участников. Например, начало совещания — строго в назначенное время. Или наоборот — после сбора всех участников
Зафиксировать каналы связи. Перечислить, какие группы сотрудников какими способами связи пользуются, возможные альтернативы. Установить, что описанные каналы — строгое предписание.
Составить таблицу с перечнем плановых взаимодействий, заинтересованных лиц, ответственных, регулярностью и способами связи
Описать процесс эскалации — кому и в каких случаях нужно жаловаться
Описать процесс контроля и пересмотра плана. Как часто команда будет оценивать эффективность документа, кто это будет делать и что делать, если эффективность низкая

А вот пример плана коммуникаций проекта.

2. Управление коммуникациями проекта

Когда есть план, управление коммуникациями проекта — это его выполнение. И все. Вы вместе с командой просто выполняете обыденные задачи и обеспечиваете единое инфополе для сотрудников в том объеме, в каком оно необходимо для эффективной работы в соответствии с их ролью. Сильно не заморачивайтесь над управлением — просто выполняйте все так, как запланировали.

Возможные варианты взаимодействия:

Общие встречи команды — презентации и планирование, обсуждение общих вопросов, итерационные цели, проблемы
Заседания руководящего комитета — обобщенная информация о текущем состоянии проекта отправляется в следующую вышестоящую инстанцию
Встречи с клиентом — контроллинг стратегии, отчеты, обсуждение перспектив
Статусные совещания — отчеты, критические отклонения, обзор текущей деятельности, перспективы и пр.
Рабочие встречи — планерки и оперативки по рабочим вопросам
Информационные мероприятия — внешние взаимодействия

3. Контроль коммуникаций в проекте

Есть два рабочих способа контроля: инструментальный и личный.

Инструментальный. Подойдет, если работаете в информационной системе. Например, в Slack или OkoCRM. Тут вы сможете отследить, кто какие действия выполняет, когда коммуницирует, кому какие отчеты отправляет, кому пишет и пр. С помощью информационных инструментов вы сможете отследить выполнение плана.

Личный. Если нет электронных инструментов, можно просто позвонить, спросить лично, совершено взаимодействие или нет. Для фиксации контроля можно ввести в таблицу отдельный столбец. Или завести отдельную таблицу.

Зачем нужен план коммуникаций проекта

Грамотный менеджер всегда начинает проектное взаимодействие с планирования. Хороший план поможет зафиксировать схему связей, периодичность, ответственных, содержание контактов. Эффективность работы команды вырастет.

Фиксация сроков. Команда должна понимать, с кем, когда и по каким вопросам она будет общаться. Наличие конкретных сроков заставляет исполнителей шевелиться. А значит, положительно влияет и на другие процессы в команде. Если условный сметчик Василий знает, что каждый понедельник в 10 утра с него отчет — он подумает о нем с пятницы.

Определенность. Маркетолог Андрей два раза в день получает от отдела продаж данные по сделкам. Он знает, что к 18.00 у него будет свежая статистика, поэтому может планировать оперативную корректировку рекламных кампаний. У Андрея есть определенность, он спокоен.

Дисциплинирование. Аналитик Максим присылает данные членам команды каждую среду в 13.30. Он знает: если сорвать сроки, ребята не смогут выполнить свои задачи. А еще он получит по шапке от руководителя. Это дисциплинирует.

Принятие решений. Команда работает спринтами. Например, каждый спринт — неделя. Маркетолог Андрей знает, что бюджет проекта корректируется по итогам каждого спринта — руководитель принимает решение каждую пятницу. А значит, Андрей может расходовать бюджет на продвижение и планировать, что в пятницу у него будет новая сумма в работе.

Аннотация: Формирование стратегии коммуникаций. Пример стратегии коммуникации. Идентификация объектов управления конфигурацией проекта. Процедура создания нового элемента конфигурации. Инфраструктура проекта. Пример требований к инфраструктуре офиса проекта (фрагмент). Пример процедуры создания инфраструктуры проекта. Формирование базовой линии конфигурации проекта. Организация управления конфигурацией проекта. Организация документирования статуса элементов конфигурации. Пример процедуры обеспечения хранения документов. Пример процедуры рассылки документов. Пример процедуры подготовки документов. Пример процедуры отчетности о деятельности.

Формирование стратегии коммуникаций

Удовлетворение потребности участников проекта понимать Участники проекта должны иметь возможность получить объективную, полную и непротиворечивую информацию о целях и задачах проекта и иметь возможность сформировать собственное рациональное мнение о проекте.
Удовлетворение потребности участников проекта чувствовать Заинтересованные стороны должны четко понимать, какие процедуры предусмотрены для организации их участия в принятии решений по проекту, есть ли каналы обратной связи , как они могут быть вовлечены в реализацию наиболее значимой для них части проекта.
Удовлетворение потребности участников проекта действовать Сотрудники должны быть проинформированы, какие средства,

методы, инструменты предусмотрены для их скорейшей адаптации в условиях новой организационно-функциональной среды бизнеса организации.

Пример стратегии коммуникации

Типовая структура стратегии коммуникации включает в себя следующие разделы.

Цели и задачи информирования участников проекта Например:

В рамках реализуемой стратегии информирование не сводится исключительно к обеспечению сотрудников необходимой информацией о проекте. Цели информирования направлены на повышение лояльности персонала компании к проекту, что служит достижению конечной цели управления изменениями - обеспечению безболезненного перехода к новому бизнес-стандарту. Перед процессом информирования стоят три основных цели:

обеспечение целевой аудитории информацией о целях, задачах и результатах проекта:
- проинформировать сотрудников компании о проекте, его важности и выгодах;
- обеспечить доступность, корректность и своевременность получения информации о проекте;
- поддерживать интерес к проекту на всех фазах его реализации;

обеспечить своевременность получения информации о предстоящих изменениях целевыми аудиториями;
сформировать образ проекта как открытой, прозрачной и доступной инициативы;
реализовать сбор сведений об ожиданиях/опасениях бизнес-экспертов о предстоящих изменениях;

сформировать образ проекта как инициативы, готовой поддерживать обратную связь , отвечать на вопросы и помогать в решении предстоящих проблем;
обеспечить заблаговременное информирование конечных пользователей о предстоящих мероприятиях, связанных с управлением изменениями;

Указание конкретных лиц, ответственных за проектные коммуникации, и их места в организационной структуре проекта.

Исходя из описанных выше целей информирования, целесообразно выделение трех целевых групп, на которые будут направлены действия, описанные в плане коммуникаций . Различия выделенных групп, характеризуемые степенью ответственности/участия в проекте, иерархией позиции внутри компании, а следовательно, лояльностью к результатам проекта, обуславливают использование нескольких каналов и мер информирования для каждой из них.

Как правило, являются руководителями или ведущими специалистами линейных подразделений, обладают всей полнотой информации о существующих бизнес-процессах в конкретной области, принимают участие в согласовании перечня изменений процессов.

дирекций и управлений, которые выступают главной точкой контакта между группой управления изменениями и сетью ответственных за внедрение. Уровень их информированности и активного участия в процессе управления изменениями критичен для реализации проекта.

Второй уровень представлен сотрудниками уровня руководителей отделов, которые несут ответственность за реализацию мер по управлению изменениями на локальном уровне, так как являются связующим звеном между сетью ответственных за преобразования и конечными пользователями

Бизнес-эксперты могут входить в число ответственных за преобразования.

Сотрудники компании, которые в последующем будут иметь дело с новыми процессами и системой в своей каждодневной работе. Цели информирования в первую очередь направлены на повышение уровня принятия системы именно этой целевой аудиторией.

Перечисление каналов проектных коммуникаций рекомендуется делать в разрезе категорий, отраженных в шаблоне (см. табл. 7.1).

Для выявления эффективности существующих формальных каналов связи ниже приведен список рекомендованных вопросов [5].

Насколько быстро и как часто официальные решения руководства компании транслируются по этим коммуникационным каналам?
Какие заинтересованные стороны могут быть проинформированы посредством данного канала?
Насколько применим и действенен данный канал коммуникаций : есть ли ответственное лицо, возможно ли его использовать для внутренних и внешних коммуникаций?
Каким образом производится оценка данного канала коммуникаций ?
Насколько данный канал отвечает современным потребностям в информации, есть ли у него интерфейс взаимодействия с новыми информационно-коммуникационными технологиями?

Для выявления наиболее эффективных неформальных коммуникационных каналов предлагается использовать следующий список вопросов.

Кто является (неформальным) лидером в организации?
Чье мнение имеет наибольший вес при обсуждении важных вопросов?
Каково отношение в организации к открытому распространению проектной информации и прозрачности деятельности смежных отделов?

Таким образом, каналы коммуникаций образуют 3 группы: формальные, специфичные для проекта и неформальные.

В матрице коммуникаций (см. табл. 7.2) по горизонтали перечислены все каналы коммуникаций , сгруппированные в 3 категории, которые упомянуты выше, а по вертикали - все участники проекта. На пересечении соответствующих строк и столбцов необходимо отражать, какой именно статус имеет тот или иной канал связи: основной, дополнительный или специфичный. Таким образом, просматривая строки, можно оценить степень дублирования информирования - взаимодействие с участниками по нескольким коммуникационным каналам. Каждая группа участников должна быть проинформирована хотя бы раз по формальному каналу, хотя бы раз по специфичному и один раз по неформальному коммуникационному каналу проекта. Степень дублирования следует соотносить с анализом воздействия (см. соответствующий раздел) участников проекта: если участник проекта является "агентом", то степень дублирования должна быть максимально высокой.

Анализируя матрицу коммуникаций по вертикали, можно определить стратегическую значимость определенного коммуникационного канала: если он оказывается основным коммуникационным каналом для большого количества групп участников, то следует его рассматривать как значимый актив проекта.

Необходимость реализации обратной петли управления, в том числе и в коммуникациях, может быть обосновано следующим образом.

Эффективное информирование возможно только при двунаправленности проектных коммуникаций - наличии прямого и обратного канала связи. Последний из них обеспечивает контроль первого.

Мониторинг эффективности каналов информирования предполагает следующие аспекты:

качество информации о проекте, поступающей по установленным официальным каналам информирования;
достаточная интенсивность поступающей информации;
полнота информации, поступающей по установленным официальным каналам информирования.

Рассмотренные 5 пунктов не являются исчерпывающим списком разделов стратегии коммуникации , но они наиболее значимы и, как правило, обязательны для грамотной подготовки плана коммуникаций .

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Как выбрать тему.

Тему выбрать несложно, если точно знаешь, что тебя интересует в данный момент. Если не можешь сразу определить тему, задай себе следующие вопросы:

Что мне интересно больше всего?

Чем я хочу заниматься в первую очередь (математикой, поэзией, астрономией, историей, спортом, искусством ,музыкой и т.д.)

Чем, чаще всего я занимаюсь в свободное время?

По каким учебным предметам я получаю лучшие отметки?

Что из изученного в школе хотелось бы узнать более глубоко?

Если что такое, чем я особенно горжусь?

Если эти вопросы не помогли, обратись к учителям, спроси родителей, поговори об этом с одноклассниками. Может быть, кто-то подскажет тебе интересную идею, тему твоего будущего проекта.

Все возможные темы можно условно распределить на три группы:

Фантастические темы о несуществующих фантастических объектах и явлениях

Экспериментальные темы , предполагающие проведение собственных наблюдений, опытов, и экспериментов.

Теоретические темы по изучению, обобщению, сведений, фактов, материалов, содержащихся в разных книгах, фильмах и других подобных источниках.

Цель и задачи

Определить цель, значит ответить себе и другим на вопрос о том, зачем ты его проводишь.

Задачи уточняют цель. Цель указывает общее направление движения, задачи описывают основные шаги.

Гипотеза – это предположение, рассуждение, догадка, еще не доказанная, не подтвержденная опытом. Обычно гипотеза начинается со слов:

План работы

Для того чтобы составить план, надо ответить на вопрос: как мы можем узнать что-то новое о выбранной теме. Для этого надо определить, какими методами можем пользоваться, а затем выстроить их по порядку. Список доступных методов:

спросить у других людей;

познакомиться с кино - и телефильмами;

обратиться к компьютеру; Интернету;

Подготовка к защите проекта

Собраны все сведения, проведены все наблюдения. Теперь нужно кратко изложить на бумаге самое главное, рассказать об этом людям.

Приготовить рисунки, схемы, макеты.

Приготовиться к ответам на вопросы

От чего зависит успех

Нужно верить в то, что достигнешь намеченной цели. Стремиться к ней, невзирая на трудности. Верить в себя!

Требования к содержанию проекта

Проект может состоять из двух или трех основных частей:
1) теоретическая часть (обзор литературы);
2) практическая часть (результаты наблюдений, опыта, эксперимента и др.);
3) проектная часть.

Обязательными являются обзор литературы по проблеме и собственно проектная часть. Теоретическая и практическая части проекта представляют завершенную учебно-исследовательскую работу, на основании результатов которой автор(ы) предлагают то или иное решение выявленной проблемы (проектная часть).

Оформление проекта

Проект оформляется на листах форматом А4, в отпечатанном виде, не более 15 страниц. Таблицы, схемы, рисунки включаются в текст проекта или выносятся в приложения.

д) год подготовки проекта.

2. Вторая страница – оглавление.

3. С третьей страницы – основное содержание проекта.
а) обоснование актуальности проблемы;
б) перечень выявленных проблем, анализ причин их появления;
в) цель и задачи проекта с указанием его адресности (области применения);
г) краткий литературный обзор (теоретическое обоснование проектной части);
д) результаты практических опытно-экспериментальных исследований (если есть);
е) содержание проекта (предлагаемые пути и способы решения проблемы);
ж) предполагаемый результат в случае реализации проекта.

В школе сейчас очень активно набирает популярность проектная деятельность. В данном документе содержится примерный план проектной деятельности в школе. Его можно взять за основу и апробировать под свою ОО.

Итоговое практическое задание по курсу

Практическое задание: "Составьте план-график создания системы проектной деятельности в школе".

Мероприятие

Ответственный

Создана структура проектной деятельности в школе (ином ОУ)

Утверждение совета школы по проектной деятельности