Отметка о приложении что это кратко
Обновлено: 04.07.2024
Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука . С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова . 2009 .
Смотреть что такое "ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ" в других словарях:
Реквизиты — Реквизиты совокупность постоянных элементов содержания документа. Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно… … Википедия
Организационно-распорядительная документация — (ОРД) комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели организации, а также права и обязанности работников и руководителей. Содержание 1 Виды ОРД 2 Составление 3 … Википедия
МЕЖСТРОЧНЫЕ ИНТЕРВАЛЫ (ИНТЕРЛИНЬЯЖ), ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ — – это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указывается в межстрочных интервалах или в пунктах: 1) одинарный интервал – 12 пт; 2) полуторный интервал – 18 пт;… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – документ, текст которого содержит… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — согласно параграфу 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – служебное письмо,… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Требования — 5.2 Требования к вертикальной разметке 5.2.1 На поверхность столбиков, обращенную в сторону приближающихся транспортных средств, наносят вертикальную разметку по ГОСТ Р 51256 в виде полосы черного цвета (рисунки 9 и 10) и крепят световозвращатели … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Коносамент — (Consignment) Определение коносамента, разновидности и функции коносамента Информация об определении коносамента, разновидности и функции коносамента Содержание Содержание Обозначение Разновидности и чартер как правовая основа морских перевозок… … Энциклопедия инвестора
ГОСТ 19534-74: Балансировка вращающихся тел. Термины — Терминология ГОСТ 19534 74: Балансировка вращающихся тел. Термины оригинал документа: 2. n опорный ротор D. n Lagerrotor Е. n support rotor Single support rotor F. Rotor a n support Ротор, имеющий n опор Определения термина из разных документов:… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
определение — 2.7 определение: Процесс выполнения серии операций, регламентированных в документе на метод испытаний, в результате выполнения которых получают единичное значение. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или полной форме. Если приложения подробно упомянуты в тексте документа, то отметку о наличии приложения оформляют по краткой форме.
Приложение: на 20 л. в 1 экз.
Если в тексте документа о приложении говорится без упоминания вида документа, то отметку о наличии приложения оформляют по полной форме.
Например: Приложение 1
от 22.05.2003 № 15
22 Подпись
Обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ; личная подпись; ее расшифровка. Например:
Директор завода О.С.Петров
Правила к оформлению:
1. Если наименование должности занимает несколько строк, то расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки. Например:
систем управления О.С.Петров
Длина строки не более 28 знаков. Сокращения в наименовании должности в реквизите подпись запрещены.
2.Если документ написан не на бланке, то в состав наименования должности в реквизите подпись включается наименование организации. Например:
3. Две и более подписей проставляют на документе в том случае, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. Подписи располагают одна под другой в соответствии с занимаемой должностью. Например:
Директор завода О.С.Петров
Главный бухгалтер А.В.Иванов
4. Если документ подписывают несколько лиц одной должности, то их подписи располагают на одном уровне.
Директор школы № 21 Директор школы № 43
5. В документах составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.
Председатель комиссии А.С.Иванов
Члены комиссии А.В.Анненков
Фамилии членов комиссии располагают по алфавиту фамилий, двоеточие после слов Члены комиссии не ставятся.
6. Допускается в реквизите подпись элемент наименование должности центровать относительно самой длинной строки.
систем управления О.С.Петров
Главный инженер В.И.Котов
23 Гриф согласования
Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа.
Гриф согласования располагается ниже реквизита подпись от нулевого положения табулятора.
Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта:
1. Первый – согласование с конкретным лицом. В этом случае в состав реквизита входит:
- слово СОГЛАСОВАНО, написанное прописными буквами, без кавычек, без двоеточия, не в разрядку,
- наименование должности лица, с которым согласовывается документ,
2.Второй – согласование с другим документом.
Протокол заседания профкома
Если документ имеет несколько грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами.
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, составляется отдельный лист согласования, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Лист согласования прилагается.
При оформлении листа согласования на нем указывается название документа, к которому он прилагается.
к проекту договора о
24 Виза согласования документа
Виза согласования документа является внутренним согласованием.
Она включает в себя: наименование должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи и даты.
Проставляется виза ниже реквизита подпись от левого края документа. Например:
Разновидностью внутреннего согласования является виза ознакомления – это подтверждение факта доведения документа до сведения работника.
С приказом ознакомлен
00.00.00 (проставляется в момент подписи от руки)
На внутренних документах, остающихся в учреждении, виза согласования проставляется на последнем листе первого экземпляра в нижней части оборотной стороны, а на исходящих документах – на последнем листе экземпляра, который будет оставлен в учреждении. То есть всегда соблюдается принцип – визы проставляются на том документе, который остается в организации и подлежит формированию в дело.
Для отдельных документов допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложений.
Оттиск печати
Печать проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов. Перечень таких документов оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печати в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству.
Печати бывают двух видов: гербовые, простые. Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Простые печати по форме могут быть различными: круглыми, квадратными, треугольными и т.д. На них нет изображения герба, а вопроизводится название учреждения или его структурной части.
Печати должны быть хорошо читаемы, и захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Печать не ставится на личную подпись, в отдельных видах документов печать ставится на строго определенное место.
26 Отметка о заверении копии
При поступлении работника в организацию на работу специалист кадровой службы обязательно сверяет копии документов с оригиналом либо копирует оригинал и завереяет копию.
Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью. (Если выдается документ для защиты интересов гражданина в суде, то он заверяется гербовой печатью).
Документ, посланный по факсу, не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии посылают почтой.
В последнее время получил распространение факсимильный штамп (печать с подписью), используемый только для копий.
27 Отметка об исполнителе
Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют фамилию исполнителя и № его телефона.
Зачем оформляют отметку о приложении
- в основном документе оформляются указания (ссылки) на то, что его содержание более подробно и конкретно раскрывается в отдельных самостоятельных документах, которые являются дополнительными, и как правило, применяются и имеют юридическую силу в связи с основным документом;
- на документах-приложениях оформляются ссылки на принадлежность к основному документу, закрепляющие связь с ним.
За счет правильности оформления ссылок обеспечивается взаимосвязь и взаимозависимость, защита документов (в т.ч. от фальсификации и подмены структурных частей комплекта). Это особенно ярко проявляется при оформлении сопроводительных писем и приложений к ним.
Механизм связанных документов (основной документ + приложения) применяется как один из приемов при издании нормативных правовых актов, он актуален при проведении экспертизы ценности документов, необходим в системах электронного документооборота, используется для поддержки версионности документов, обеспечивает контекстный и полнотекстовый поиск. Этот механизм используется в процессе официального опубликования нормативных правовых актов в справочно-правовых системах и периодических изданиях, а также при трансляции документов организации на ее внутренних сайтах.
При этом приложение также является логически завершенным документом, это самостоятельный информационный объект.
Правила оформления отметки о приложении – комментарий к новому ГОСТ Р 7.0.97-2016
В п. 5.19 нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 подробно рассматриваются правила оформления отметки о приложении в 2 управленческих ситуациях:
1. Когда приложения оформляются к информационно-справочным документам (сопроводительным письмам, актам, справкам, служебным запискам и др.), отметка о приложении обеспечивает прежде всего целостность (полноту) комплекта документов.
Пример 1. Отметка о сброшюрованном приложении
2. Когда издаются распорядительные документы (прежде всего, постановления, приказы, распоряжения), которыми утверждаются и вводятся в действие документы-приложения (локальные нормативные акты (ЛНА) организации: положения, правила, регламенты, инструкции и т.п. – это организационные документы, имеющие самостоятельное значение).
Сделайте практический вывод из этих требований стандарта и запомните простое правило, что отметка о приложении как отдельный реквизит в распорядительных документах не оформляется, все наименования документов-приложений и ссылки на их наличие делаются только в тексте постановлений, решений, протоколов, приказов, распоряжений, поручений и указаний.
Если нормативный документ (например, правила или инструкция) утвержден распорядительным (приказом или др.), то на нормативном документе:
- пронумерованный перечень приложений приводится здесь в той последовательности, в которой они впервые упоминаются в тексте договора;
- у каждого приложения указывается количество листов, а количество экземпляров – специальной типовой формулировкой (см. Пример 4).
На первом листе каждого приложения в правом верхнем углу должна быть отметка со ссылкой на договор как основной документ (по правилам п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016, см. Пример 5).
10.1. Приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемыми частями и составлены в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон:
10.1.1. Соглашение о тарифах на 2 полугодие 2018 года на 5 л.
10.1.2. Инструкция по эксплуатации Объекта на 29 л.
10.1.3. Соглашение о защите персональных данных представителей Сторон на 2 л.
Пример 5. Отметка о приложении на нем самом – ссылка на договор
Не рассматривается в новом стандарте и ситуация, когда утвержденный многостраничный организационный документ-приложение имеет собственные приложения.
А на самих дополнительных приложениях в составе основного утвержденного приложения уточняют, к какому разделу, пункту и подпункту они относятся:
Пример 6. Отметка на дополнительном приложении со ссылкой на основное приложение, утвержденное распорядительным документом
Пример 7. Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству
Если дополнительные приложения имеют самостоятельную нумерацию, то в содержании основного приложения они перечисляются в той же последовательности, в которой упоминаются в его тексте, с указанием (или без указания) количества листов (Пример 8).
На самих дополнительных приложениях возможны 2 варианта оформления отметки о приложении, которые формально будут соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016: показаны в Примерах 9 и 10.
Пример 8. Содержание утвержденной приказом инструкции по делопроизводству (основного приложения), если дополнительные приложения имеют собственную нумерацию в тексте основного приложения
Пример 9. Отметка на дополнительном приложении, которое имеет собственный номер и тоже утверждено распорядительным документом (вместе с основным приложением)
Пример 10. Отметка на дополнительном приложении, имеющем собственный номер, если основное утвержденное приложение регистрируется в отдельном документопотоке ЛНА и потому еще имеет собственный регистрационный номер
Ответы на вопросы читателей
Теперь перейдем к ответам на конкретные вопросы читателей.
Организация разрабатывает Положение. Получилось так, что к нему составлено одно большое приложение, состоящее из нескольких частей. Можно ли приложение обозначить № 1, а его части назвать Приложение 1.1 и 1.2 и т.п.?
Не нужно этого делать. Приложение ведь тоже является целостным документом, его необходимо оформлять по общим правилам. У вас 2 выхода.
1. К основному приложению (Положению) можно оформить несколько дополнительных приложений, которые нужно пронумеровать в том порядке, в каком они упоминаются в Положении. Тогда у вас появятся приложения № 1, № 2, № 3 к Положению (см. Примеры 8, 9 и 10).
На самостоятельные приложения удобно делать ссылки в тексте документов (особенно если их необходимо повторять несколько раз), публиковать их и направлять на исполнение в соответствии с правами доступа исполнителей, контролировать исполнение и, наконец, актуализировать и поддерживать версионность как основного документа, так и его приложений.
2. Можно текст многостраничного документа-приложения большого объема разделить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, а также оформить содержание (оглавление) к нему. Уровней рубрикации (деления текста на составные части) должно быть не более 4 (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016):
Пример 11. Содержание многостраничного приложения
На конкретные пункты и подпункты единственного приложения также удобно делать ссылки, но труднее будет поддерживать его версионность и вносить изменения. Исходите из разумной практичности при выборе конкретного варианта оформления из возможных.
Приложение: 1. Положение об Управлении кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления кредитования на 2 л. в 1 экз.
А действительно принципиальными вопросами в примере, который приводится со ссылкой на стандарт, являются следующие:
- в качестве приложения идет подлинник документа или его копия?
- правильно ли и полностью названы документы-приложения?
Пример 12. Отметка о нескольких приложениях на основном документе (оранжевым выделены корректировки представленного в ГОСТ Р 7.0.97-2016 варианта оформления)
У нас в организации издан приказ, в котором присутствуют приложения о заполнении форм отчетности в виде таблиц. Руководство дало задание подготовить поручение по службе по исполнению приказа.
Первый вопрос: стоит ли задваивать требования приказа? Зачем писать поручение по службе, если все требования изложены в приказе, а сам приказ подписан вышестоящим руководством? И распространяется он, естественно, на все подразделения организации.
Второй вопрос: могу ли я в этом поручении сослаться на приложения к приказу (например, «заполнять отчеты согласно приложению № 1 к приказу от . №. ) без прикладывания этих приложений (таблиц) к самому поручению?
В данной управленческой ситуации первый вопрос вам необходимо было задать руководителю. Вы, как и любой исполнитель, вполне имеете право уточнять суть поручения, его конкретные сроки, фамилии ответственных и другие особенности работы с документом именно в вашей службе. Потому что все эти особенности и конкретные мероприятия по исполнению приказа организации имеет право устанавливать руководитель вашего подразделения в своем поручении (это – новый вид распорядительного документа) или распоряжении (если по положению о подразделении и должностному положению он имеет право их издавать). Описанная в вопросе задача имеет смысл и вполне может быть поставлена руководителем территориально обособленного подразделения (службы).
Если копии приказа организации вы ранее не рассылали исполнителям в своей службе (конечно же, с резолюцией руководителя вашей службы), то не рекомендуем в поручении руководителя вашей службы ограничиваться простой ссылкой на приложения к тому приказу, которого эти исполнители еще не видели (это ответ на второй вопрос).
А если таблица сложная, комбинированная, то ее необходимо оформить как приложение еще и к поручению вашего руководителя. Только проконтролируйте, чтобы утвержденная форма обязательно соблюдалась, т.к. потом на основании собранных отчетов подразделений по утвержденным показателям будет формироваться консолидированная отчетность всей организации.
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
- если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.
- если приложения сброшюрованы:
отчет о НИР в 2 экз.
- если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:
письмо Росархива от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.
- если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.
Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.
Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:
Читайте также: