Оптимизация персональной деятельности менеджера кратко

Обновлено: 30.06.2024

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

постановка целей;
планирование рабочего дня;
распределение личного времени;
приоритизация задач;
управление ресурсами;
разработка действенных стратегий;
формирование списков; ;
определение, фиксирование, анализ временных затрат.

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

развивается в разных сферах деятельности;
правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
продуктивно работает в любых ситуациях;
четко выделяет цели в порядке приоритетности;
избегает ненужных ошибок;
не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
справляется с делами в минимальные сроки;
менее других подвержен стресс-факторам;
поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Реальные "убийцы" времени

На уроках освещаются следующие темы:

Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
Системы управления временным ресурсом.
Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

Specific – конкретика.
Measurable – измеримость.
Attainable – достижимость.
Relevant – актуальность (истинность).
Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

провести пиар-акции до 31.07;
пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Сформулируйте четкое задание.
Выставьте таймер на 25 минут.
Не прерывайтесь до звукового оповещения.
Устройте пятиминутный перерыв.
Приступайте к очередному раунду.
После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
Глобальная цель.
Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
Краткосрочный план на неделю/месяц.
Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

концентрируйтесь на первостепенном;
последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
отдыхайте, делайте перерывы;
учитывайте биоритмы;
фильтруйте входящую информацию;
оборудуйте комфортное рабочее место;
ограничивайте перфекционизм;
мотивируйте себя;
анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Ежедневно руководитель сталкивается со множеством вызовов, непрекращающимся потоком задач и необходимостью контролировать одновременно несколько процессов, не говоря уже о постоянном взаимодействии с подчиненными, вышестоящим менеджментом и смежными подразделениями.

Поэтому повышение собственной эффективности — не прихоть или должностная обязанность, а в первую очередь личная необходимость, которая позволит более комфортно выстраивать рабочий процесс и сохранять тот самый пресловутый work-life balance.

Для руководителя существует несколько способов улучшить свою производительность в единицу времени:

Управление своим временем и расстановка приоритетов.

Оптимизация бизнес-процессов и внедрение контрольных точек.

Формирование эффективной работы с подчиненными для сохранения собственной энергии и создания новых идей, развития и улучшения основного продукта или услуги, которые компания или подразделение производит.

Последнее умение — одно из самых ценных.

Правила делегирования

Распределите задачи. Составьте список задач, которые вам нравится делать и которые вы делаете хорошо. Занимайтесь ими, все остальное можно делегировать. Отсюда следует первое правило — делегируйте то, что не умеете или что не нравится делать.

Проанализируйте свои страхи. Почему вы не хотите делегировать? Вы боитесь остаться без задач и не хотите чувствовать себя ненужным? Или не доверяете своим сотрудникам? Проанализируйте, какой из страхов мешает вам распределять задачи между подчиненными. Объясните себе, почему каждый из этих страхов нужно преодолеть.

Смотрите также: Как бороться с профессиональным выгоранием

Узнайте свою команду. Чтобы успешно делегировать задачи, нужно хорошо знать способности каждого работника.

Развивайте сотрудников. С каждым разом поручайте им все более сложные задания. Это нужно, чтобы постепенно снизить контроль и упростить сам процесс делегирования.

Действуйте после постановки задачи. Часто руководители думают, что на постановке задачи процесс делегирования окончен. Это, конечно же, не так. После того как вы дали задание ответственному сотруднику, сделайте следующее:

Уточните, реальны ли сроки выполнения задания, нужно ли планировать дополнительное время, видит ли сотрудник на этом этапе какие-то подводные камни, которые могут появиться во время работы?

Убедитесь, что сотрудник ознакомился с задачей и знает о сроках.

Предоставьте исполнителю необходимые ресурсы.

Проверяйте этапы реализации, особенно если задача долгосрочная.

По завершении обязательно дайте обратную связь: вместе с подчиненным проанализируйте результаты, выясните, что получилось, а что требует доработки.

Эти правила не только помогают руководителю разгрузиться, но самое важное, дисциплинируют и совершенствуют самих сотрудников. Растет их степень ответственности и самостоятельности, они практикуют навык трекинга своих задач и тайм-менеджмента, повышают уровень профессионализма.

Навыки управленца

Для повышения эффективности руководителю очень полезно развивать и свои soft skills (мягкие навыки). Одной из важных компетенций сильного управленца является развитый эмоциональный интеллект, который неразрывно связан с высоким уровнем коммуникативных навыков, то есть умением качественно общаться с подчиненными, чтобы не оставалось недопонимания; самосознанием и самоконтролем — способностью анализировать и управлять своими эмоциями, сохраняя баланс даже в критических ситуациях; и эмпатией, которая помогает управленцу оценивать эмоциональное состояние других людей и взаимодействовать с ними с учетом этих знаний.

Все это поможет руководителю создать комфортную рабочую атмосферу в коллективе и добиться максимальных результатов, при этом сохраняя мотивацию и силы для работы.

Следите за нашими обновлениями:

Инструментарий планирования и организации деятельности менеджера

Планирование и организация работы менеджера, как видно из рассмотренного, имеет определенные сложности и требует использования специального инструментария. Но в отечественной практике имела место недооценка данных вопросов. Производились и широко использовались лишь традиционные еженедельники и ежедневники, которые не предоставляли пользователям возможностей по эффективному управлению своей деятельностью.

В то же время мировая практика накопила довольно богатый опыт в данном вопросе. Так, менеджерами многих стран с целью планирования и управления их деятельностью весьма широко используются дневники времени.

Дневник времени - это эффективное средство управления работой, позволяющее планировать ее выполнение по часам, определять ежедневные задачи как часть общей цели и выделять наиболее важные из них.

Дневник состоит из специальной папки - скоросшивателя, в которую по желанию пользователя могут вставляться специальные карточки, графики, таблицы и финансовые отчеты. На карточках имеются ежегодные планы (разграфленная сетка, на которую понедельно заносятся долгосрочные планы) и планы на день, в которых все дела распределяются с точностью до получаса. Таким образом, можно соотнести каждый пункт дневной программы с более широкими временными задачами. Сначала потребуется решимость и дисциплина, чтобы заполнять соответствующие графы и составлять перечень необходимых дел. Однако составление этого перечня, ранжирование стоящих задач и видов деятельности помогают улучшить организацию труда и рационально использовать время.

Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая удобна своей наглядностью. Он является одновременно настольным календарем, личным дневником, записной книжкой, инструментом планирования и контроля, списком адресов, справочником, картотекой идей.

Дневник времени представляет собой также рабочий накопитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых повседневно.

Дневник времени - это вспомогательное средство для достижения личных целей, рационального использования времени. С его помощью можно получить полное представление не только обо всех кратко- и долгосрочных задачах, но и обо всех планах и проектах.

Дневник времени имеет следующую структуру. В календарную часть помещаются различные формуляры для месячных, недельных и дневных планов. Особое значение придается плану дня: один лист на день. Здесь находятся также листки для заметок по соответствующим месяцам и неделям, которые облегчают перенос сроков на другие периоды. Эти листки после использования можно сброшюровать и иметь архив.

В новых "входящих" дневных листках должны быть указаны все сроки из недельных и месячных листков. В них с соответствующих листков переносятся даты - дни платежей, ухода в отпуск, дни рождения, в том числе подчиненных. Таким образом, ничего не будет утеряно или забыто при условии регулярного заполнения дневника.

В разделе служебных и частных дел (на соответствующих листках и формулярах) можно записывать и постоянно иметь при себе следующую информацию:

сроки проведения ярмарок;
списки книг;
расписание поездов и самолетов;
список дней рождения;
универсальные листки для планирования;
карточки для записи идей и т. д.

В разделе адресов и телефонов записываются телефонные номера и адреса, которыми часто приходится пользоваться.

Имеется также общая часть, в которой, как в бумажнике, можно разместить почтовые марки, фотографии, чековые карточки и денежные купюры.

Используя дневник времени, можно успешно планировать каждый день (неделю, месяц), организовывать свою работу. Благодаря его применению повышается качество работы, ежедневно экономится около часа рабочего времени.

Разновидностью дневника времени является ежедневник с системой таймирования. Это весьма точная система управления собственным временем, дающая возможность четко его использовать. На составление такого ежедневника требуется терпение и время. Но затраченное на это время себя оправдывает. Ежедневник состоит из буклетов на проволочных кольцах, включающих ежедневник на год, месяц, неделю и т. п. Кроме того, каждый день расписан с интервалом в полчаса. Такая система дает возможность:

продумать и систематизировать жизненные планы и планы работы на значительный период (год) и спланировать их поэтапное выполнение (по месяцам, неделям и т. д.);
четко следовать принятым планам, не отвлекаясь на другие дела.

С этой целью можно использовать также большой персональный "Фолифакс", представляющий собой портативную базу данных. В "Фолифакс" входят следующие разделы:

личные сведения (номера счетов, машины, страховки и т. п.);
ежедневник;
ежегодник (на весь календарный год);
записная книжка-блокнот;
информация;
личные финансы;
адресная книга;
пластиковый бумажник для визиток, документов и денег.

Таким образом, "Фолифакс" охватывает все стороны жизни менеджера и помогает ему в решении проблем. В то же время "Фолифакс" таит в себе серьезную опасность - если менеджер его потеряет, то потеряет сразу все.

Имеется несколько конкретных систем планирования и управления временем менеджера, получивших широкое признание в мире. Одна из них - это система "Тайм Менеджер", имеющая рейтинг № 1 в Европе. Она разработана компанией Time Manager International, которая является ведущей в Европе в области менеджмента и личного развития, основана в 1975 г. в Дании.

В "Тайм Менеджере" все продумано до мелочей как по содержанию, так и по форме. Кроме того, благодаря широкому ассортименту продукции можно легко приспособить "Тайм Менеджер" к любым индивидуальным запросам. Так, существует три базовых варианта "Тайм Менеджера": стандартный, специальный и "руководитель". Изменяя и дополняя входящие в них наборы бланков и принадлежностей, любой из этих базовых вариантов можно превратить в разновидность "Тайм Менеджера", специально ориентированного на тот или иной, вполне определенный, вид деятельности, например для торгового представителя, секретаря, руководителя проекта, научного работника, управляющего высшего звена и т. д.

Комплект любого базового варианта "Тайм Менеджера" состоит из пяти основных элементов:

папки с кольцевым зажимом;
коробки со стандартным набором бланков;
руководства по пользованию "Тайм Менеджером" "Ключ к личной эффективности";
каталога продукции компании;
образцов дополнительных бланков.

Тип папки с кольцевым механизмом различается в зависимости от варианта "Тайм Менеджера". Остальные элементы во всех его вариантах совершенно одинаковы.

В папке с кольцевым механизмом находятся:

Система "Тайм Менеджер" позволяет:

добиваться высоких результатов в работе;
устанавливать приоритеты;
правильно оценивать обстановку;
не забывать о важных делах;
эффективно использовать время;
лучше взаимодействовать с другими людьми;
повышать свой творческий потенциал;
правильно распределять обязанности;
развивать более гибкое и спокойное отношение к переменам;
жить хорошо сбалансированной, гармоничной жизнью.

Кроме рассмотренных систем, имеются также вспомогательные средства для планирования: магнитные доски, модульные доски, клейкие доски и др. Диапазон использования этих вспомогательных средств очень широк. Их можно использовать для составления и ведения отчетной статистики, производственных планов, графиков работы, контроля эффективности производства, составления различных планов. На них можно фиксировать закупки и поставки. С их помощью можно совершенствовать организационную структуру организации и составлять чертежи рабочих помещений. Однако эти доски не являются самоцелью. Важно то, что работники действительно используют их как вспомогательные средства и они помогают им в работе.

Существует также множество технических вспомогательных средств, позволяющих эффективно и вовремя выполнять работу и использовать рабочее время. Ими пользуются руководитель и его ближайшие помощники.

Это, в частности, персональные компьютеры. В последние годы появилось много всевозможных конторских ЭВМ. Любой работник может освоить работу на них за несколько дней. Все необходимые материалы, факты, цифровые данные, рапорты с их помощью могут быть оперативно подготовлены к непосредственному использованию. С помощью конторской ЭВМ можно получать уже готовые данные и обрабатывать весь материал организации.

При этом целесообразно использовать специальные компьютерные программы. Так, одной из популярных персональных информационных систем является Lotus Organizer (Лотус Органайзер), которая полностью имитирует работу менеджера с дневником времени или органайзером. Она содержит следующие разделы:

Calendar (Календарь), или ежедневник, предназначен для планирования времени, а также различных мероприятий. Раздел позволяет заносить информацию обо всех планируемых событиях, выдавать оповещение о приближающихся событиях, связывать с намеченными мероприятиями различную информацию, например о расходах или ответственных лицах, назначать повторяющиеся события, например еженедельные совещания, находить свободное время;

Address (Адреса) выполняет функции обычной адресной книжки. Этот раздел позволяет записывать адреса, телефоны, сведения о семье и прочую информацию о людях, с которыми сталкиваетесь, сортировать записи по фамилиям и компаниям;

То Do (Дела) предназначен для планирования дел. Этот раздел позволяет заносить информацию о предполагаемых делах, сортировать задачи по дате и приоритету, выдавать оповещения о планируемых задачах, отслеживать, какие дела выполнены, а какие отложены, что нужно сделать и когда именно;

Anniversary (Важные даты) можно использовать, чтобы вести список важных дат (дней рождения, возникновения фирмы и прочее), о которых необходимо вспоминать ежегодно. Этот раздел позволяет создавать записи с важными датами, сортировать и просматривать записи по годам, месяцам, знакам Зодиака, напоминать о приближении даты;

Calls (Телефонные звонки) предназначен для планирования и автоматизации телефонных звонков. Этот раздел позволяет заносить в телефонную книжку информацию о планируемых телефонных звонках, напоминать о необходимых звонках, регистрировать поступающие звонки, включая время разговора, дозваниваться до абонента с помощью модема;

Notepad (Блокнот) выполняет функции обычного бумажного блокнота. Этот раздел позволяет делать заметки с использованием функций форматирования, создавать главы, по которым автоматически формируется оглавление в блокноте, включать в текст объекты, созданные в других программах, в том числе графические изображения;

Planner (Планировщик) предназначен для планирования длительных событий, которые занимают один день или более, например командировки и отпуска.

Система Lotus Organizer позволяет создавать связи между различными элементами (событиями, адресами, делами) как внутри раздела, так и в разных разделах, отображая таким образом различные отношения между элементами. Позволяет напоминать о наступающих событиях и важных датах. Просматривать дела, телефонные звонки, важные даты в ежедневнике, а события ежедневника - в планировщике, например на задачу из списка дел можно смотреть в контексте ежедневной работы.

Система позволяет объединять разнородную информацию - выбранные элементы записной книжки с помощью назначений им категорий: проекта, идеи, командировки и т. п. Например, можно сгруппировать элементы записной книжки, которые относятся к определенному проекту. С помощью категорий можно управлять группой элементов, которые относятся к разным разделам, например можно просматривать и работать только с выбранной группой элементов. Есть возможность создавать и свои категории.

Богатые функциональные возможности и интуитивно понятный интерфейс данной программы позволяют значительно упростить организацию дел и повысить эффективность труда менеджера.

Весьма экономичным, быстрым и надежным помощником в работе является также телекс. Он экономит время и всегда находится под рукой. Телекс - хорошее вспомогательное средство и для передачи информации за рубеж.

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Что такое тайм-менеджмент

Практики включают обширный спектр действий:

постановка целей;
планирование рабочего дня;
распределение личного времени;
приоритизация задач;
управление ресурсами;
разработка действенных стратегий;
формирование списков; ;
определение, фиксирование, анализ временных затрат.

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

развивается в разных сферах деятельности;
правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
продуктивно работает в любых ситуациях;
четко выделяет цели в порядке приоритетности;
избегает ненужных ошибок;
не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
справляется с делами в минимальные сроки;
менее других подвержен стресс-факторам;
поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Реальные "убийцы" времени

На уроках освещаются следующие темы:

Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
Системы управления временным ресурсом.
Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

Высказывание Сенеки о планировании времени

Главные принципы управления временем

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

Specific – конкретика.
Measurable – измеримость.
Attainable – достижимость.
Relevant – актуальность (истинность).
Time-based – временная ограниченность.

Постановка целей по SMART

провести пиар-акции до 31.07;
пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

Диаграмма Ганта

Пример диаграммы Ганта

Сформулируйте четкое задание.
Выставьте таймер на 25 минут.
Не прерывайтесь до звукового оповещения.
Устройте пятиминутный перерыв.
Приступайте к очередному раунду.
После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

Интеллект-карты

Пирамида Франклина

Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
Глобальная цель.
Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
Краткосрочный план на неделю/месяц.
Ежедневный план.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

концентрируйтесь на первостепенном;
последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
отдыхайте, делайте перерывы;
учитывайте биоритмы;
фильтруйте входящую информацию;
оборудуйте комфортное рабочее место;
ограничивайте перфекционизм;
мотивируйте себя;
анализируйте опыт.

Выводы

Читайте также: