Методы анализа систем управления и их применение в оргпроектировании доу
Обновлено: 07.07.2024
Методы исследования и анализа систем управления, их классификация. Системный анализ как основа общей концепции исследования и проектирования систем управления. Целевой подход в организационном проектировании. Характеристика наиболее распространенных методов исследования.
Методы проектирования систем управления и доу
Методы проектирования систем управления, их классификация и характеристика наиболее распространённых методов проектирования: моделирования, исследования операций, графические методы проектирования, сетевые методы.
Проектирование технологической, организационной и информационной подсистем управления
Проектирование технологической подсистемы управления. Технология управления. Проектирование основных операций и процедур процессов управления. Анализ и выбор оптимальных проектных решений.
Проектирование нормативной подсистемы управления. Виды норм труда и методы их обоснования. Нормативные материалы по труду. Методы разработки норм труда. Определение трудоёмкости работ. Установление численности работников организаций на нормативной основе. Нормирование умственного труда. Регламентация труда персонала управления на нормативной основе.
Проектирование информационной (документационной) подсистемы управления. Методы анализа информационных потоков. Принципы исследования и проектирования систем документации.
Проектирования организационной подсистемы управления. Анализ функций структурных подразделений и персонала управления. Выявление необходимой степени централизации и децентрализации. Комплексный подход к проектированию организационной структуры и распределения полномочий и ответственности в аппарате управления. Документы, регламентирующие структуру системы управления, и методика их разработки.
Проектирование подсистемы организации труда персонала. Понятие эргономического нормирования. Методика измерения работоспособности. Режимы работы. Организация рабочего места служащих.
Проектирование подсистемы управления персоналом. Разработка процедур планирования и мониторинга персонала. Разработка системы найма и отбора персонала. Разработка системы оценки персонала. Разработка систем обучения, продвижения, мотивации и оплаты персонала управления.
Методы оценки эффективности на различных стадиях оргпроектирования
Методы оценки эффективности проекта на различных стадиях оргпроектирования. Выбор оптимальных решений с учётом экономических, социальных и др. критериев, ограничений по ресурсам и срокам.
Управление инновациями. Разработка мероприятий по внедрению разработанного проекта совершенствования системы управления. Реализация мероприятий по организационному, технологическому, социально-психологическому, материально-техническому обеспечению внедрения и повышению научно-технического уровня системы управления.
Рекомендуемые источники и литература
Источники
Конституция Российской Федерации (в редакции Федерального конституционного закона от 30.12.2008 № 6 и 7-ФКЗ // Российская газета. – 1993. – № 237.
Гражданский кодекс Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 02.11.2013 № 302-ФЗ). Ч. 1 от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 1994. № 32. Ст. 3301; Ч. 2 от 26 января 1996 г. № 14-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. № 5. Ст. 410; Ч. 3 от 26 ноября 2001 г. № 146-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2001. № 49. Ст. 4552; Ч. 4 от 18 декабря 2006 г. № 230-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2006. № 52 (часть I). Ст. 5496.
Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 25.12.2012 № 254-ФЗ) // Собрание Законодательства РФ. 1994. № 8.
Указ Президента РФ от 2 июля 2005 г. «Вопросы взаимодействия и координации деятельности органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и территориальных органов федеральных органов исполнительной власти // Российская газета. 2005. 2 июля.
Регламент Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации. Официальное издание.
Регламент Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации. Официальное издание.
Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года: одобрена Распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. № 632-р.//
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Росархив. ВНИИДАД. М., 2007. 128 с.
Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению изложению, оформлению и содержанию стандартов (ГОСТ Р 1.0-92, Р 1.2-92, Р 1.3-92, Р 1.4-92, Р 1.5-92). М.: Госстандарт России,1992.
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования. М.: Изд-во стандартов, 1984. 4 с.
ГОСТ 6.10.2-75. Унифицированные системы документации. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов. 1975. 5 с.
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. М.: Изд-во стандартов,1983. 8 с.
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. М.: Изд-во стандартов, 1984.5с.
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. М.: Изд-во стандартов, 1987.12 с.
ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения. М. Изд-во стандартов, 1988.12 с.
ГОСТ 6.20.1-90. Электронный обмен данными в управлении, в торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ). Синтаксические правила. М.,1990.
ГОСТ 34.003-90. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения. М.,1991.
ГОСТ 6.20.2-91. Электронный обмен данными в управлении, торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ). Элементы внешнеторговых данных. М.,1991.
ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения. М.: Изд. стандартов, 1996
ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов,1970. 9 с.
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1983. 11 с.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998. 7с.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной деятельности. Требования к оформлению документов.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. М.: Ростехрегулирование, 2007. 17 с.
ГОСТ Р ИСО 15489 – 1 – 2006. Управление документами. Общие требования. (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).
РД 50-387-83. Типовые методические указания по проведению отраслевой (ведомственной), республиканской унификации документов, используемых в АСУ. М.,1983.
ПР 50.1.019-2000. Правила по стандартизации. Основные положения единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации в Российской Федерации. М., 2001.
ПР 50.1.020-2000. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов. М., 2001.
ПР 50-735-93 Правила по стандартизации. Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Гомкомстата России. М.,1995.
ОК 001-93. Общероссийский классификатор стандартов. М.: ИПК. Изд. стандартов, 1995.
ОК 003-93. Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения. М.,1994.
ОК 005-93. Общероссийский классификатор продукции. М.,1994.
ОК 006-93. Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления. М.,1996.
ОК 009-93. Общероссийский классификатор специальностей по образованию. М.,1994.
ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документацией. (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 299).
ОК 016-94. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. М.,1995
ОК 019-95. Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления. М.,1997 .
ОК 024-95 Общероссийский классификатор экономических регионов. М.: Изд-во стандартов, 1997
ОК 025-95. Общероссийский классификатор стран мира. М., 1996
ОК 026-95. Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах. М., 1999 .
ПР 50-733-93: Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации.
Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации. – Росархив, ВНИИДАД. М., 2007.
Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2004. 152 с.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2011. № 38.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 № 751) // Собрание законодательства Российской Федерации. 2009. № 25. Ст. 3060.
Краткий словарь видов и разновидностей документов / Отв. ред. А.С. Малитиков. М.: ВНИИДАД, 1974. 80 с.
Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. М.: Росархив, 1997.
Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия: Утверждено приказом Роскомархива от 18 августа 1992 г. № 176. М.: Роскомархив, 1992.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. ЦБНТ Минтруда РФ. М.,1993.
Межотраслевые укрупненные норматив времени на работы по документационному обеспечению управления. М : Минтруд РФ, 1995. 26 с.
Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти / Росархив, ВНИИДАД. М., 2010. 168 с.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: Утв. Постановлением Минтруда и соцразвития РФ от 26.03.2002 № 23. М.: ЦБНТ Минтруд РФ, 2002. 65 с.
Агапов А.Б. Основы федерального информационного права России. М.: Экономика, 1995.
Агеева О.А. Административные системы и офисные технологии. М.,1996. 40 с.
Административно-территориальное устройство России: история и современность / Под общ ред. д.и.н. А.В.Пыжикова. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.
Басовская Е.Н. Редактирование служебных документов // Секретарское дело. 1998. № 4. С. 84-90.
Баринов В.А. Организационное проектирование: Учебник. М: ИНФРА-М, 2005. 399 с.
Архипова Т.Г. Государственность современной России М.: РГГУ, 2003.
Архипова Т.Г., Малышева Е.П. Современная организация государственных учреждений России. М., 2006.
Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 288 с.
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство / Под общей редакцией проф. Т.В. Кузнецовой. 3-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2012. 364 с.
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пособие. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 304 с.
Вейскас ДЖ. Эффективная работа с MicroSoft Access 2000. СПб., 2000.
Годин В.В., Корнеев И.К. Управление информационными ресурсами. М., 1999.
Дракер П.-Ф. Сетевое общество / Пер. с англ. О.П. Нестерова // Международный форум по информации и документации. 1995. Т. 20. № 1. С. 7-8.
Бобылева М.П. Эффективный документооборот; от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004. 172 c.
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Под ред. Т.В.Кузнецова. 2-е изд., пер. и доп. М.:МЦФР, 2006. 500 с.
Бурова Е.М. Оформляем графы номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2013. № 11. С. 12-23.
Быкова Т.А. Номенклатура дел общества // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 1. С. 69-76.
Быкова Т.А. Номенклатура дел общества // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2012. № 2. С. 69-78.
Вялова Л.М. Как составить инструкцию по делопроизводству // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2013. № 7. С. 16-22.
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учебн. пособие. М.: МГИАИ, 1977. 94 с.
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М.: МГИАИ, 1986. 86 с.
Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. Учеб. пособие. М., РГГУ, 2007. 135 с.
История делопроизводства в СССР: Учеб. пособие / Под ред. Я.З. Лившица и В.А. Цикулина / МГИАИ. М., 1974. 169 с.
Информационный менеджмент в современных управленских структурах: Метод. реком. / Росархив, ВНИИДАД. М., 1996.
Кокс Д. MikrjSoft Outlook 98: Краткий курс. СПб., 1999
Клевцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. М.,1996.
Кодирование информации. Информационные модели. М.:Дрофа,1996.
Крайсл Б. Lotus Notes Domino 4.5. Минск, 1998.
Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. М.:РГГУ, 2000. 126 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010
Кузнецова Т.В. Подлинники и копии документов // Секретарское дело. 2003. №10.С.6- 9.
Куперштейн В. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб., 1999
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: ВНИИДАД, 1998. 137 с.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002. 288 с
Ларин М.В., Рысков О.И. Электронные документы в управлении. Научно-метод. пособие. 2-издание, дополненное. ВНИИДАД. М., 2008. 208 с.
Ларин М.В., Рысков О.И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: Метод. пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков; ВНИИДАД. М., 2005. 110 с.
Олифер В.Г., Олифер Н.А. Компьютерные сети. Принципы, технологии, протоколы. СПб, Изд. Питер, 2000
Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. М.: МГИАИ, 1987. 80 с.
Представительная власть в России: история и современность / Под общ. ред. Л.К.Слиски. М., 2004. 592 с.
Пшенко А. Как утвердить формы документов внутри организации? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2013. № 6. С. 40-46.
Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа, 1988. 239 с.
Rainer Kuhlen, Thomas Seeger und Dietmar Strauch
Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. 5., völlig neu gefasste Ausgabe Band 1-2 K · G · Saur - Műnchen. 2004.
Санкина Л.В. Визирование и согласование // Секретарское дело. 1997. № 1. С. 17-19.
Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В.Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. Пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. 154 с.
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция: Справочник. М., 2004
Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Международные стандарты на документацию. Переписка с зарубежными партнёрами // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 7-16.
Цель данной работы – анализ теоретических основ и практических аспектов совершенствования системы документационного обеспечения управления, анализ теоретической и практической базы проектирования систем документационного обеспечения управления.
Содержание
Введение 3
1 глава. Теоретические и методические основы организационного развития и организационного проектирования систем документационного обеспечения управления. 6
1.1. Эволюция подходов к проектированию системы документационного обеспечения управления. 6
1.2. Сущность и задачи организационного проектирования 11
1.3. Производственная система как объект проектирования 15
2 глава. Этапы организационного проектирования. 19
2.1. Предпроектная подготовка 19
2.2. Проектирование информационной подсистемы управления 26
2.3. Внедрение организационных проектов. 38
3 глава. Организационная структура Регионального отделения Федеральной службы по финансовым рынкам в Юго-Восточном регионе. 40
3.1. Структура и направления деятельности Регионального отделения Федеральной службы по финансовым рынкам в Юго – Восточном регионе. 40
Заключение 51
Список использованной литературы и источников. 54
Приложения 58
Работа состоит из 1 файл
Курсач.doc
Министерство культуры Российской Федерации.
Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Институт информационных и коммуникационных технологий
Кафедра документоведения
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Курсовая работа
Исполнитель: Демьянова Ирина Алексеевна студентка группы
ДК-47 дневного отделения
Научный руководитель: к.п.н., доцент Галактионова Л.А.
Дата допуска к защите:
Самара 2010
Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов. По определению, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98, документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (3, с. 3).
Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности организации.
Если на предприятии отсутствуют совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.
Актуальность темы обусловлена тем, что разработка стратегически эффективной структуры ДОУ - это основное условие улучшения качества управления, увеличению скорости принятия решений и реализации выбранной стратегии адаптации предприятия к внешним условиям функционирования.
Объектом исследования является теория управления организации.
Предметом - теоретико-методологические и практические вопросы организационного проектирования систем документационного обеспечения управления.
Цель данной работы – анализ теоретических основ и практических аспектов совершенствования системы документационного обеспечения управления, анализ теоретической и практической базы проектирования систем документационного обеспечения управления.
- изучить теоретико- методологическую основу организационного проектирования систем ДОУ;
- рассмотреть особенности технологии создания проектной работы;
- проанализировать организационную структуру Регионального отделения Федеральной службы по финансовым рынкам в Юго-Восточном регионе.
В данной работе применены следующие методы исследования:
-анализ специальной литературы;
Практическая значимость исследования состоит в возможности применения ее выводов и рекомендаций к совершенствованию методов и процедур организационного проектирования систем ДОУ.
С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников. Проводя обзор этих изданий, следует подразделить их на две большие категории. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, управленческой деятельности, делопроизводства и стандартизации.
Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании курсовой работы были изучены труды Л.Н. Солянкиной, А.В. Пшенко, Т.В. Кузнецовой, Б.З. Мильнера, А.С. Демушкина и др.
Работа состоит из введения, трех глав и заключения.
В первой главе проанализированы материалы, касающиеся изучения эволюции развития подходов к проектированию системы ДОУ, понятие и сущность организационного проектирования.
Во второй главе курсовой работы рассмотрены стадии и этапы организационного проектирования.
В третьей главе проанализирована организационная структура Регионального отделения Федеральной службы по финансовым рынкам в Юго-Восточном регионе.
Теоретические основы построения организаций как часть общей науки об управлении разрабатывались на стыке разных отраслей знаний – менеджмента, социологии, антропологии, психологии, юриспруденции и др. Изменения объективных условий функционирования организаций, характерные для XX века, внесли немало нового в развитие взглядов, научных концепций и управленческой практики. Это вызвало к жизни множество научных идей и школ, изучающих закономерности построения организаций, их основные черты и стимулы функционирования – формальные и неформальные организации, человеческие отношения, социальные системы, разделение функций и ответственности, принятие управленческих решений, математический аппарат процессов управления.
Для решения вопроса о том, какая схема организации является оптимальной для данных конкретных условий, необходимо принимать во внимание различные подходы, предлагаемые теориями формирования организаций. Теории, которые утверждают, что существует единственный рациональный способ построения организации, называются универсальными. Теории, согласно которым оптимальная структура может различаться от ситуации к ситуации в зависимости от таких факторов, как изменение технологии и внешней среды, называются ситуационными (22, с. 20).
Делопроизводство возникает только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено делопроизводство, то есть определен порядок документирования и работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление - это две стороны одного процесса, они взаимообусловлены и взаимоувязаны. Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат.
По существу делопроизводство - это технология управления, "кухня" управления.
Это отчетливо прослеживается впервые в генеральном регламенте Петра I - первом организационном документе. Создавая по сути новый государственный аппарат (Сенат, Коллегии и т.д.), Петр I пытается и по-новому организовать его работу: заставить работать более оперативно, с большим результатом. Работу Коллегии определял Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные Коллегии ". також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют" от 28 февраля 1720 г. Он стал первым законодательным актом, в котором детально был прописан весь порядок работы Коллегий. Его анализ показывает, что по существу две трети этого документа посвящены делопроизводству: созданию документа и всему порядку работы с ним, начиная с получения, регистрации, ознакомления, подготовки доклада на Коллегию и заканчивая составлением ответного документа и его отправкой. Рассмотрение вопроса начиналось с получения документа, затем каждый этап его передачи по инстанциям учитывался в регистрационных книгах, решения коллегии протоколировались, оформлялся и отправлялся ответный документ. Таким образом, мы видим, что в Регламенте расписана технология работы Коллегий с документами, что практически и составляет суть делопроизводства.
Еще более отчетливо делопроизводство, как технология управления, описано в "Общем учреждении министерств" 1811 г. С точки зрения управленца и особенно документоведа это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за Генеральным регламентом определять порядок работы центрального государственного аппарата. Рассмотрим его с позиции нашей профессии.
Большую часть и этого документа занимают параграфы, детально расписывающие порядок производства дел в министерстве, то есть делопроизводственные вопросы.
В соответствии с "Общим учреждением министерств" работа с документами начинается с "вступления дел" и далее подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах и заканчивается ревизией дел.
Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же как и в Генеральном регламенте, прежде всего расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы управленческого аппарата.
И в генеральном регламенте, и в Общем учреждении министерств через делопроизводство по сути устанавливается порядок в самой системе управления.
После революции 1917 г. в советский период два фактора начинают влиять на стиль работы советского управленческого аппарата. Во-первых, на смену старому чиновнику приходят наиболее грамотные рабочие и солдаты, преданные Советской власти, но не знавшие азов работы бюрократической, что сразу же повлекло за собой резкое падение культуры работы аппарата.
Во-вторых, что имеет особое значение, сразу же начинает устанавливаться командно- административная система, при которой даже порядок подготовки вопроса и указание, кто и как готовит любой документ, исходит от руководителя. Делопроизводство превращается в советский период в чисто техническую, понимаемую как второстепенная, функцию. Оно рассматривается как отдельные операции по обработке документов: курьерская доставка, обработка получаемых и отправляемых документов, их учет в журнале.
Однако, как указывалось выше, у делопроизводства есть и вторая сторона — оно, как в зеркале, отражает саму систему управления так как взаимосвязано с ней. И постановка делопроизводства в различных организациях отражает сегодня чаще всего плохо организованную систему управления с расплывчатыми задачами, отсутствием распределения обязанностей и делегирования полномочий на нижестоящий уровень. Процесс управления не прописан тщательно и скрупулезно, как этого требует организация управленческого труда в XXI веке (16, с. 12).
Последние десятилетия, ознаменовавшиеся стремительными переменами в технологии, возрастающей сложностью и наукоемкостью производства, его глобализацией и распространением современных информационных технологий, дали новый мощный толчок теоретическим обобщениям и прикладным научным исследованиям в управлении.
Исследование и проектирование системы управления документацией в организации: значение, задачи, принципы, стадии. Анализ документационной деятельности ОАО "Челябинский трубопрокатный завод", физическая реализация системы электронного документооборота.
| Рубрика | Бухгалтерский учет и аудит |
| Вид | дипломная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 02.10.2011 |
| Размер файла | 2,8 M |
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
ВВЕДЕНИЕ
В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.
Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения.
Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.
В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.
Объектом выпускной квалификационной работы является система документационного обеспечения управления предприятия.
Цель работы определила следующие задачи:
- Рассмотреть теоретические аспекты разработки организационного проекта;
Для написания выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников
Вопросы управления документацией и документирования деятельности различных подразделений и служб предприятия рассматриваются в работах М.Ю. Рогожина (53), М.В. Стенюкова (59), Т.В. Кузнецовой (36), Л.С. Коробейниковой (30), Л.М. Вяловой (13), А.С. Красавина (33) и др.
Изучению и обобщению существующей практики работы с документами в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций посвящены работы В.С. Соколова (57), О.Н. Соколовой (58), М.В. Кирсановой (27), И.Н. Кузнецова (34), М.И. Басакова (7) и др.
Основными методами исследования в данной работе являются анализ и обобщение литературных источников, наблюдение, изучение документов, опрос.
Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.
Таким образом, вопросы, связанные с организацией и функционирование системы документационного обеспечения на предприятии и в организации, достаточно разработаны. Однако мало изучены и представлены результаты исследований в области направлений совершенствования документационного обеспечения управления в практике российских предприятий.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка использованных источников и литературы, а также приложений.
Во введении сформулирована актуальность и практическая значимость выбранной темы, дана общая характеристика исследуемой темы, т.е. определены объект и предмет исследования, сформулирована цель исследования и задачи, которые помогут достичь поставленной цели. Также дана характеристика степени разработанности исследуемой проблемы в профессиональной литературе. Обоснована логика раскрытия темы выпускной квалификационной работы, дана характеристика структурных разделов.
В первой главе рассматриваются теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрываются основные понятия документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрывается сущность работы служб документационного обеспечения деятельности предприятия. Приводится технология обработки документов.
В заключении приведены результаты и сделаны основные выводы по результатам исследования.
Список использованных источников и литературы включает 73 наименования. Приложения дополняют текст выпускной квалификационной работы рисунками, схемами.
Глава 1. Теоретические аспекты РАЗРАБОТКи ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТА
1.1 Организационное проектирование: значение и задачи, основные методологические принципы
- устранения потерь рабочего времени при выполнении управленческих работ (в том числе при выполнении работ по документированию и обслуживанию управленческой деятельности);
- централизации отдельных функций управления;
- концентрации управления, то есть сокращения ступеней и звеньев в структуре управляющей системы;
- улучшения структуры аппарата управления (соотношения числа руководителей, специалистов, вспомогательного (технического) персонала);
- разделения и кооперации труда в аппарате управления;
- внедрения современных технических средств и средств оргтехники в процесс управленческого труда.
Рационализация управленческого труда может осуществляться в двух основных направлениях (9, с. 272):
1) организационно-техническое совершенствование трудовых процессов как в сфере менеджмента в целом, так и в системах управления отдельных предприятий (учреждений, организаций);
2) повышение качества управления, то есть результативности трудовых затрат персонала управления в принятии управленческих решений.
Содержание процессов труда раскрывается путем последовательного установления целей, задач и функций управления, выделения обязанностей субъектов управления (персонала управления), определения состава работ.
Объектами оргпроектирования являются содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и рабочих мест. Обычно под выбранный объект исследования формируется временный трудовой коллектив оргпроектантов, который проводит обследование и разработку проекта рационализации системы управления при участии персонала самого предприятия (учреждения, организации). Процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и функционирование организационных решений. Существует два вида оргпроектирования: комплексное и локальное. Различие между ними определяется не объектом рационализации, а ее задачами (14, с. 456).
Комплексное оргпроектирование проводится по четырем основным направлениям:
1) рационализация или создание новой организационной и функциональной структуры управления;
2) рационализация или создание новой технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, рациональное использование рабочего времени персонала, оптимизация численности персонала управления;
3) создание систем документации и рационализация процессов документирования и информационного обеспечения деятельности персонала управления;
4) повышение оснащенности объекта оргпроектирования, отдельных рабочих мест персонала управления современной организационной и компьютерной техникой, механизация и автоматизация управленческого труда, оптимизация условий труда персонала управления.
Локальное оргпроектирование проводится по одному из специально отобранных для рационализации участков работы персонала управления (20, с. 520).
В соответствии с этим комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию технологии деятельности аппарата управления или его отдельного звена, его оргструктуры и штатов, системы организации и условий труда; по сокращению и рационализации документооборота, по максимальной автоматизации труд персонала управления. Локальный оргпроект предусматривает разработку мероприятий по рационализации отдельных видов работ, выполняемых в аппарате управления или на отдельных его участках.
В настоящее время в большей степе создаются локальные оргпроекты применительно к требованиям и специфике конкретных объектов отдельных предприятий (учреждений, организаций). Разрабатываются и типовые комплексные проекты, дающие принципиально новые модели организации труда и документооборота для однотипных систем управления (аппаратов управления), сходных по функциям и объемам работ. Это так называемое индивидуальное и типовое оргпроектирование.
Оргпроектирование развивается по пути создания типовых решений отдельных элементов организации управления. Разработка типовых оргпроектов - один из путей снижения стоимости проектных работ. Типовое комплексное оргпроектирование является перспективным с точки зрения достижения оптимальных результатов разработок.
Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования.
Программа исследования - комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат (21, с. 427).
Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития opганизации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, одвигающих к цели кратчайшим путем. Программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение и пр.).
Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований; содержание проблемы, ее актуальность и важность; рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат исследования и эффективность.
Планирование работы. К составлению плана следует привлекать минимальное число наиболее опытных специалистов. Разработку плана возглавляет руководитель темы проекта. План работ включает следующие основные реквизиты (9, с. 272):
В современных условиях важным фактором конкурентоспособности организации является повышение качества управленческих решений, которое, в свою очередь, во многом определяется уровнем организации документационного обеспечения управления (ДОУ). В этой связи актуализируется проблема разработки и внедрения проектов автоматизации документооборота и системы ДОУ в целом.
Целью анализа состояния системы ДОУ в организации является [1]:
классификация и оптимизация состава применяемых в деятельности организации форм документов,
упорядочение в целом ДОУ организацией,
повышение эффективности использования информационных технологий (ИТ).
Для получения количественных характеристик состояния ДОУ предлагается разработанная анкета [1]. Её заполнение можно осуществить методом опроса и интервьюирования специалистов организации, занятых решением вопросов ДОУ.
Анализ состояния ДОУ в организациях
Название организации (предприятия)
Где (кем) осуществляется документационное обеспечение управления (ДОУ)? ( отметьте )
а) структурное подразделение
б) секретарь-помощник руководителя
г) другой вариант
Состав службы ДОУ (или людей, непосредственно работающих с документами):
1) структура службы ДОУ :
а) количество человек всего,
б) названия должностей,
в) распределение обязанностей,
г) наличие положения о службе ДОУ
д) наличие должностных инструкций,
2) уровень подготовки специалистов :
а) с высшим образованием (сколько человек)
б) со специальным высшим образованием
в) со средним образованием
г) владеющих компьютером
Какая нормативно-методическая база используется в работе? (есть, нет, название)
б) инструкция по делопроизводству (указать дату утверждения),
в) альбом унифицированных форм документов,
г) табель форм документов,
д) номенклатура дел,
е) положение об архиве,
ж) положение об экспертной комиссии
Как изготавливаются бланки организации?
а) типографским способом
б) на компьютере
в) с помощью резинового штемпеля
Как организована регистрация документов?
а) централизованно
в) по смешанному типу
е) с помощью автоматизированной системы
Есть ли утверждённый перечень нерегистрируемых документов?
Число документов, обрабатываемых службой ДОУ в год
Число документов, создаваемых непосредственно службой ДОУ
Как организован сроковый контроль?
б) автоматизированным способом
Какие применяются сроки контроля?
б) типовые (какие и для каких документов),
в) есть утверждённый перечень сроков исполнения документов
Какие системы документации обеспечивают деятельность организации?
г) прочие (какие именно)
Оснащение службы ДОУ или людей, работающих с документами ( указать количество, если есть ):
д) копировальные аппараты
ж) локальная сеть
з) электронная почта
и) выход в сеть INTERNET
Какие программные средства используются в работе службы ДОУ?
Есть ли элементы электронного документооборота? Какие?
Результаты обработки данных обследования организации по этой анкете необходимо представить графически, например, как на рисунках 1-3.
Анализ состояния ДОУ должен проводиться в несколько этапов.
Построение структурной схемы предприятия. Цель :
определить место службы ДОУ, ее подчинённость, состав должностных лиц в службе ДОУ;
Рисунок 1. - Диаграмма соотношения способов доставки документов
Рисунок 2 - Диаграмма состава авторов поступающей корреспонденции
Рисунок 3 - Диаграмма видов поступающих документов
прописать индексы структурных подразделений;
выявить особенности подготовки и принятия решений в системе управления организацией.
Построение схемы информационных потоков в организации (в привязке к организационной структуре). Цель :
определить состав исходной и выходной информации, получаемой в виде документов, при решении задач управления. При этом всю информацию желательно представить в виде схемы, с использованием современных инструментальных средств, как, например, BPWin (рисунок 4);
Рисунок 4 – Схема, отражающая порядок оформления документов отдела продаж при работе с поставщиками
получить данные о важности обрабатываемой и циркулирующей документированной информации, используемой в управлении;
приблизительно оценить объём документооборота (проверить, проводится ли в организации такая оценка систематически), подсчитать, сколько и каких видов документов оформляется, какие способы доставки и отправки используются.
Описание порядка документирования управленческой деятельности в организации. Цель :
определить правила классификации организационно-распорядительных документов организации;
выявить, на кого возложена ответственность за подготовку, согласование, подписание и утверждение каждого документа.
При этом опять же наглядно и удобно для анализа графическое представление результатов обследования (рисунок 5).
Рисунок 5 – Графическое представление результатов обследования
Анализ порядка документирования на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям . Цель — провести документный аудит [2] и выявить степень отклонения от ГОСТа, ведомственных инструкций по делопроизводству или от Правил делопроизводства в органах власти (если обследование идёт в органе власти); определить, имеются ли как самостоятельные документы утверждённые инструкции по подготовке отдельных видов документов, показан ли в них порядок подготовки документа или изложены только требования к оформлению.
Описание и анализ процедуры регистрации документов в организации. Цель :
определить, какая система регистрации используется в организации, какие приняты регистрационные формы, как формируются регистрационные номера;
если система регистрации журнальная, то выяснить:
сколько существует различных журналов регистрации входящих документов;
какие документы регистрируются в каждом журнале;
какие графы введены в каждом журнале?
если используются регистрационно-контрольные карточки, то какие поля они имеют?
если существует автоматизированная система регистрации входящих документов, то какие данные заносятся в систему?
существует ли как самостоятельный документ инструкция по регистрации входящих документов?
имеется ли утверждённый перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов?
все ли внутренние документы регистрируются?
каков порядок регистрации внутренних документов? Место регистрации каждого вида и разновидности документа. Порядок присвоения регистрационного номера.
Описание и анализ процедуры контроля за исполнением документов в организации. Цель :
определить, как подходят к контролю в организации (формальная фиксация факта исполнения / срыва или выявление реальных причин);
описать, как строится контрольная картотека (если она имеется);
для каких входящих документов производится контроль исполнения;
кто контролирует сроки исполнения документов? Каким образом? Как это отражается в регистрационной карточке или в журнале?
оформляется ли по результатам контроля исполнения каждого документа какой-либо отчётный документ;
проводится ли контроль исполнения внутренних документов? Для каких документов и каким образом?
имеется ли Журнал контроля исполнения;
выявить, для чего и как используются компьютерные технологии.
7. Анализ организации документооборота, т. е. анализ правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации. Цель:
выявить документопотоки по двум признакам: а) по направлению (горизонтальные, вертикальные, нисходящие, восходящие), б) по отношению к анализируемому объекту (входящие, исходящие, внутренние). Необходимо построить оперограммы движения входящих и исходящих документов (по видам), пример показан на рисунке 6;
описать наиболее стабильные маршруты движения входящих и исходящих документов;
посмотреть, есть ли графики документооборота в подразделениях и табель унифицированных форм документов.
Начальник ОДО (исполнитель)
Передача нерегистрируемых документов
Исполнение и контроль
Подшивка в дело
Рисунок 6 - Оперограмма движения входящих документов
8. Описание и анализ процедуры формирования дел в организации . Целью является проверка следующих моментов:
как формулируются заголовки дел;
сразу ли исполненные документы подшиваются в дела;
нет ли в одном деле документов разных видов и разных сроков хранения;
не подшиваются ли в дела незаверенные копии, дубликаты, проекты документов;
как подшиваются документы с разными сроками хранения;
соблюдается ли хронологический порядок при формировании документов дел;
нумеруются ли листы дела;
составляются ли описи дел;
проводится ли экспертиза ценности документов;
как организовано уничтожение документов.
9. Анализ перечня локальных нормативных актов организации, регламентирующих порядок документирования. Цель: проверка наличия и доработка:
Положения о службе ДОУ,
Должностных инструкций сотрудников службы ДОУ,
Инструкции по делопроизводству,
Табеля и Альбома унифицированных форм документов,
Положения об экспертной комиссии организации,
Положения об архиве.
При выполнении 9-го этапа необходимо занести сведения в таблицы 1 и 2.
Таблица 1- Сведения о Положениях о структурных подразделениях
Наименование структурного подразделения
Наличие Положения о подраз-делении
Степень соответствия требованиям к содержанию
Степень соответствия требованиям к оформлению
На какие нормативные документы ссылается положение
Таблица 2- Сведения о Должностных инструкциях в подразделении
Наличие Должностной инструкции
Степень соответствия требованиям к содержанию
Степень соответствия требованиям к оформлению
На какие нормативные документы ссылается Должностная инструкция
Примерный вопросник для анализа Инструкции по делопроизводству включает следующие вопросы:
Дата утверждения Инструкции по делопроизводству;
Степень соответствия требованиям к содержанию;
Степень соответствия требованиям к оформлению;
Соответствует ли описание правил оформления документов действующим нормативным актам;
Достаточно ли подробно рассмотрен порядок регистрации документов в Инструкции по делопроизводству;
Как описан порядок передачи входящего документа исполнителю;
Определены ли места хранения документов по видам;
Выполняются ли требования Инструкции сотрудниками организации;
Каков порядок использования Инструкции по делопроизводству? Доступна ли она отдельным сотрудникам?
Собирая основные сведения о документах, сопровождающих работу организации, важно не потерять ни один документ и ни одну характеристику этого документа. С этой целью разработаны таблицы [3] и рекомендации по их заполнению.
Последовательное выполнение перечисленных этапов обследования и анализа ДОУ в любой организации позволит привести все процедуры работы с документами в соответствие с современной нормативной базой. Это, в свою очередь, облегчит процесс принятия решений руководителями и подготовит, как уже отмечалось, условия для внедрения компьютерных технологий в сферу ДОУ.
Если в организации отсутствует Инструкция по делопроизводству, то обязательно главным итогом после завершения исследования должна быть её разработка [4].
При наличии инструкции необходимо также разработать Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в организации.
При отсутствии Номенклатуры дел её обязательно нужно разработать, а при наличии после анализа состояния ДОУ уточнить и привести в соответствие с установленным порядком документирования и хранения документов.
При смещении акцента анализа на оценку документирования какой-либо деятельности важно не потерять ни один документ из логической цепочки, определяющей решение конкретной задачи.
Анализ документационных процессов в специфических направлениях деятельности должен строиться на соответствующей нормативной базе. Отраслевые нормативные акты определят и порядок документирования, и правила оформления документов.
Процесс создания документов, существующий в организации порядок их согласования также желательно пояснять схемой, например, как на рисунке 7 [5].
Рисунок 7 - Схема процесса создания и подписания договора поставки
Для быстрой обработки результатов анализа состояния ДОУ предлагается использовать СУБД Access . Поэтому все таблицы переведены в удобные для ввода данных экранные формы.
Экранные формы разработаны, как уже отмечалось, в среде СУБД Access . Этот выбор обоснован тем, что БД Access входит в состав популярного пакета Microsoft Office , она удобна и проста в работе. Работая в Access , можно открывать и редактировать файлы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft Word или Microsoft Excel . Это позволяет легко получить требуемые отчёты и диаграммы для анализа. БД Access поддерживает различные форматы данных. Можно связать таблицы таким образом, чтобы одновременно получать доступ к данным из различных баз, работая с формами, отчётами и страницами доступа к данным в Access .
Разработанная и описанная выше анкета, таблицы и экранные формы для ввода данных о состоянии ДОУ в организации рассчитаны на неквалифицированного пользователя в области ИТ, не имеющего специальных навыков в работе с персональным компьютером.
Итоги анализа и предложения в виде проектов локальных актов по ДОУ и проектов приказов об их внедрении представляются руководителю организации для принятия решений (рисунок 8) [7].
ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ
О введении в действие Альбома унифицированных
Для обеспечения единого порядка оформления управленческой документации в аппарате администрации
1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2008.
2. Начальнику общего отдела В.А.Макарову размножить и раздать по подразделениям новый Альбом унифицированных форм документов до 20.01.2008.
3. Начальнику общего отдела В.А.Макарову провести обучающие семинары по внедрению Альбома со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2008.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Главы администрации района П.В.Тактаева
Читайте также: