Какие приказные книги должны быть в школе

Обновлено: 02.07.2024

Книга приказов по школе – документ, который является обязательным в общеобразовательных школах, в которых штат сотрудников состоит более, чем из трех человек.

Данный документ может быть: по основной деятельности, по кадрам, а так же по движению учащихся.

В книге приказов по основной деятельности содержится следующая необходимая информация:

распределение нагрузки между всеми учителями школы;
указания вышестоящих лиц относительно вопросов по учебно-воспитательному процессу;
данные, необходимые для классного руководства;
информация о закреплении учебных кабинетов за определенными классами;
решения педагогического совета относительно допуска учеников к экзаменам и др.

В книге приказов по кадрам отображены распоряжения о составе работников, их приеме и увольнении, предоставлении им отпусков, взыскания и поощрения и т.д. С такого рода приказами каждый работник должен быть ознакомлен под роспись.

В книге приказов по движению учащихся содержаться приказы о приеме учеников на учебу в школу, их выбытие из учебного заведения, перевод внутри школы и т.д.

Книга приказов по школе в обязательном порядке должна быть пронумерована и прошнурована, а так же скреплена подписью директора школы.

В образовательных учреждениях, как правило, нет специалистов по документоведению.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы ( приказы , инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

Достоверность и объективность описываемой ситуации;
Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
Краткость и лаконичность;
Нейтральность и наличный характер изложения;
Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 N 2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12

Приказ может быть подписан:

руководителем;
лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

организация УВП
Финансово-хозяйственная деятельность
Личный состав
учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

Распоряжение

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления .

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали").

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное".

Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

наименование общеобразовательного учреждения,
дату,
ссылку на индекс и дату входящего документа,
адресат,
резолюцию руководства,
заголовок к тексту,
текст,
отметку о наличии приложения,
подпись,
отметку об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:

дата,
текст,
подпись,
фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка .

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются .

В этом состоит отличие от докладной записки.

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.

Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

Внутренняя опись документов дела ;
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету кадров;
автобиография;
копия паспорта ;
документы об образовании;
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация.

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

алфавитной книги записи учащихся,
книга движения;
личное дело учащихся;
классные журналы;
журналы факультативных занятий;
журналы групп продленного дня;
книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
книги протоколов педагогического совета школы;
книги приказов;
книги учета личного состава педагогических работников;
журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все

учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов.

В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
перемещение между должностями;
совмещение сотрудника;
совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
направление в командировку;
оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).

Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры. Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;
простановка печати фирмы;
наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях. В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

титулка;
список лиц, ответственных за ведение Книги;
главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

Титулка

На титульном листе документа указываются следующие сведения:

Список ответственных работников

Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа. Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе. И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал.

Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

Главный раздел

Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах. Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

порядковый номер подписанного документа;
дата подписания и регистрации Приказа;
вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
перечень служащих, которых коснулся Приказ;
нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).

Ведение журнала регистрации

Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги.

Пример применения буквенного шифра:

В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
КМ – оформление командировок;
ЛС – распорядительные документы по личному составу;
О – предоставление любого из видов отпуска.

Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации. Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным. Не допускаются ошибки и исправления, помарки. Категорически запрещено использование корректора. Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения. Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

Ведение журнала в электронном виде

На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ. Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы.

Ответственные за ведение

Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата. Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей.

Как и сколько времени хранить журнал

Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы. После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени. Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

Неотъемлемой составляющей любого государственного, либо частного предприятия является документооборот. Книга приказов является одним из основных предметов деятельности инспектора по кадрам.

Понятие книги приказов

Книга приказов – это учредительный документ организации, который предназначен для того чтобы ввести документооборот. Книга приказов, или как ее еще называют журнал регистрации приказов, является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важные функции.

Цель ведения:

Собрать в одно целое все документы и распорядительные акты;
Облегчить поиск документов;
Предать срочность и обязательность документу.

При проверке налоговой, либо других уполномоченных органов, может быть истребована книга приказов. Уменьшается вероятность проблем с налоговой и другими уполномоченными органами (ПФР, МВД), в случае качественного ведения книги.

Законодательное регулирование

Книга приказов регламентируется приказом Минкультуры России № 558. Данный законодательный акт перечислил перечень обязательств, которых должны придерживаться организации. Законодательный акт был принят 25 августа 2010 года.

Важные особенности документооборота:

оформление;
нумерация;
сроки.

Как правильно прошивать книгу приказов? Смотрите видео:

Приказ Росархива № 68, регламентирует особенности документооборота. В данном распорядительном документе указывается, что отчетность ведется в течение 1 года, а после сдается в архив.

Состав

Каждая организация имеет полное право на разработку самостоятельного образца. Однако нужно не расходиться с типовым образцом. Для таких отчётов существует рекомендательный перечень особенностей.

Основные пункты:

Титульный лист;
Указание должностного лица, на которое возлагается ответственность;
Полный перечень приказов.

Как подключиться к базе электронного документооборота? Смотрите здесь.

Титульный лист состоит из названия организации, даты начала и окончания учетной операции, целевое предназначение документа. В графе, должностного лица, на которое возлагается обязанность по ведению, нужно написать имя, должность, его подпись.

Главное условия оформления заключается в составлении надлежащей информации и достоверности данных. В таких книгах нельзя допускать исправления, корректирование перечеркивание.

Уполномоченное лицо по ведению книги приказов

В каждой организации есть ответственный по ведению документации того, или иного характера.

Инспектор по кадрам компетентен по вопросам ведения книги распоряжений.Он является ведущим специалистом предприятия по организационным вопросам, касающихся отчетности.

Он должен быть осведомлен об изменениях шаблонов заполнения журнала, и четко знать законодательную базу, которая возникает в данных правоотношениях.

Пример заполнения книги приказов.

Помимо законодательства, важным аспектом успешной деятельности должностного лица, является изучение всей структуры организации, что позволит полностью контролировать внутренние процессы.

Ведение

Во всех подразделениях и организациях есть специально обученное, уполномоченное лицо, для ведения книги приказов. В его обязанности входит своевременное заполнение граф, в надлежащей форме, подшивка бумаг, и т.д.

Чем отличается приказ от распоряжения? Читайте по ссылке.

Также ему необходимо обрабатывать текст, для того чтобы правильно составлять документы. Законодательством не предусмотрено унифицированной формы составления.

Существуют правила заполнения, которых нельзя нарушать. В эти правила входит обязательное указание дат, и четкого хронологического порядка последовательности приказов.

Реквизиты при заполнении:

название организации;
дата создания акта;
число окончания введения;
регистрационный номер;
фамилия должностного лица с подписями.

Даты начала и окончания ведения журнала является обязательными, поскольку в организации с годами накапливаются книги приказов, что может вызвать сложности у проверяющих инстанций.

Помимо удобства быстрой и качественной проверки налоговой и другими инстанциями, появляется потребность в быстром поиске приказов по личному составу предприятия.

Требования

Как и у любой другой документации, в книге приказов есть особые требования. Главным требованием является правильное оформление, которое возможно при изучении всех вышеупомянутых особенностей.

Указание даты, индекс и № документа, позволит быстро найти необходимый приказ. Личный состав работников предприятия нумеруется в хронологическом порядке. Данная особенность присуща всем предприятиям.

Одним из важнейших требований, является строгий запрет на изменение и редактирование, с помощью корректировки. Если проверяющий заметит корректировку какого-либо приказа, это может вызвать проблемы у организации. Исправлять можно только при зачеркивании, чтобы было видно два варианта.

Заполнение по личному составу:

Указание ФИО работника;
Номер распоряжения;
Использование установленного шаблона написание дат (дд.мм.гггг);
Указание типа действия приказа;
Причина принятия распорядительного документа.

Что такое книга учета приказов и является ли она обязательной? Ответы в видео:

До того чтобы не возникал вопрос о фальсификации документов, на каждом листе ставится печать и дата. Журнал обязательно нужно прошнуровать, и в конце проставить подпись уполномоченного лица, ответственного за ведение.

Хранение

Хранение – это одна из важнейших особенностей документооборота. Согласно приказу Росархива № 68, хранение документов осуществляется в течение календарного года. После истечения данного срока, сдается в архив, где хранится от 5 до 75 лет.

В 2016 году вышли поправки к данному законодательному акту, где наибольшее количество лет хранения в архиве составляет – 50 лет.

Индекс документов:

“К” и “Л/С” – хранение до 50 лет;
указание другого индекса – хранение до 5 лет.

Особенностью временного хранения – распоряжения, касающиеся отпусков и командировочных.

Одним из важных принципов хранения документов является их группировка. Нельзя объединять вышедшие распоряжение с различными сроками хранения. Вторым принципом является расположение бумаг в хронологическом порядке.

Электронный вариант книги

Для того чтобы создать журнал, уполномоченное лицо может воспользоваться любой лицензированный компьютерной программой. Для того чтобы была возможность вести отчетность, необходимо наличие электронного регистрационного журнала, который присутствует во многих компьютерных программах.

Пломбировка книги приказов.

Это особенность дает возможность кадровику вести журнал регистрации в электронном варианте. Плюсы электронного варианта заключается в том, что можно в любой момент распечатать файл, также присутствует возможность редактирования.

Минусы электронного ведения:

В случае смены программы;
Обновления, которые могут привести к изменениям;
Сбой программы.

Заключение

Книгу распоряжений необходимо вести в каждой организации надлежащим образом. Из качественного и правильного ведения отчетностей, можно сделать выводы внутри организации по некоторым ошибкам, или наоборот, при анализе правильно принятых решений.

Ведение, предоставление достоверной информации и хранение является необходимым условием написании книги распоряжений.

Читайте также: