Как предотвратить потери времени и повысить эффективность работы службы доу

Обновлено: 05.07.2024

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

Тайм-менеджмент – одна из самых выгодных инвестиций. Часы, вложенные в изучение этой удивительной науки, сэкономят растраченные впустую годы.
Ника верНИКОВА

Цель проекта – изучить возможности внедрения технологии тайм-менеджмента в систему управления дошкольным учреждением для повышения адаптивности и эффективности деятельности молодых специалистов.

Изучать теоретические основы внедрения тайм-менеджмента в систему управления ДОО

Разработать систему мероприятий по освоению технологии тайм-менеджмента молодыми специалистами ДОО

Апробировать систему мероприятий по освоению технологии тайм-менеджмента как элемента системы работы с молодыми специалистами с целью повышения уровня их адаптивности и эффективности деятельности.

Этапы проекта
Инновационные идеи проекта

Подготовительный
(аналитико-прогностический) – 1,5-2 месяца:

- изучение основ российского менеджмента в образовании;

- анализ существующей нормативно-правовой базы в ДОО;

- анализ существующего положения дел с учетом сложившейся системы организации труда в ДОО;

- анкетирование педагогов с целью выявления имеющихся проблем в профессиональной деятельности;

Основной – 3-3,5 месяца:

- создание модели тематического плана по тайм-менеджменту;

- разработка системы мероприятий по ознакомлению с правилами и техниками тайм-менеджмента;

- промежуточный анализ и корректировка содержания, методов и приемов работы с молодыми специалистами по тайм-менеджменту

Заключительный – 0,5-1 месяц:

- подведение итогов работы над проектом;

- анализ проделанной работы;

- сравнение предполагаемых и реально получаемых результатов;

- выход с презентацией опыта на районном уровне.

Педагогические эффекты в отношении молодого специалиста:

- живет по законам тайм-менеджмента;

- повышается эффективность работы;

- повышается профессиональная компетентность;

- возникает мотивация к творческой самореализации;

- происходит профессиональный (карьерный) рост.

- правила внутреннего трудового распорядка;

- трудовые договоры, которые чаще всего подписываются вновь поступающими на работу бездумно;

- недельный расчет объема образовательной нагрузки по всем образовательным областям и всем возрастным группам.

- схемы, шпаргалки, облегчающие планирование воспитательно-образовательного процесса в разных возрастных группах;
- организация рабочего пространства;
- расстановка приоритетов при скоплении документальной работы.

Личностные свойства молодых специалистов:

- способность к анализу информации и определению проблемы;

- умение находить возможности и ресурсы для решения проблем;

- умение вырабатывать стратегию достижения целей и планировать конкретные действия;

- способность к дискуссии и переговорам, то есть умение выслушивать собеседника, аргументирован

Но убеждать и принимать коллегиальное решение;

- установки на саморазвитие и самореализацию.

Изучать теоретические основы внедрения тайм-менеджмента в систему управления ДОО

Разработать систему мероприятий по освоению технологии тайм-менеджмента молодыми специалистами ДОО

Этапы проекта
Инновационные идеи проекта

Подготовительный
(аналитико-прогностический) – 1,5-2 месяца:

- изучение основ российского менеджмента в образовании;

- анализ существующей нормативно-правовой базы в ДОО;

- анализ существующего положения дел с учетом сложившейся системы организации труда в ДОО;

- анкетирование педагогов с целью выявления имеющихся проблем в профессиональной деятельности;

Основной – 3-3,5 месяца:

- создание модели тематического плана по тайм-менеджменту;

- разработка системы мероприятий по ознакомлению с правилами и техниками тайм-менеджмента;

Заключительный – 0,5-1 месяц:

- подведение итогов работы над проектом;

- анализ проделанной работы;

- сравнение предполагаемых и реально получаемых результатов;

- выход с презентацией опыта на районном уровне.

Педагогические эффекты в отношении молодого специалиста:

- живет по законам тайм-менеджмента;

- повышается эффективность работы;

- повышается профессиональная компетентность;

- возникает мотивация к творческой самореализации;

- происходит профессиональный (карьерный) рост.

- правила внутреннего трудового распорядка;

- трудовые договоры, которые чаще всего подписываются вновь поступающими на работу бездумно;

Личностные свойства молодых специалистов:

- способность к анализу информации и определению проблемы;

- умение находить возможности и ресурсы для решения проблем;

- умение вырабатывать стратегию достижения целей и планировать конкретные действия;

- способность к дискуссии и переговорам, то есть умение выслушивать собеседника, аргументирован

Но убеждать и принимать коллегиальное решени:

- установки на саморазвитие и самореализацию.

Цель: Трансляция опыта педагогической деятельности по формированию рабочего времени и пространства воспитателя.

Предупредить возможные затруднения в работе молодых специалистов, акцентировать внимание опытных коллег на факторах препятствующих эффективности профессиональной деятельности.

Познакомить с базовыми понятиями тайм – менеджмента, как отрасли науки управления.

Совершенствовать аналитические умения педагогов.

Заполнение оценочного листа (приложение 1)

- Я предлагаю Вам поработать с оценочным листом, заполните его первую часть.

- Что для вас тайм – менеджмент, что вы написали?

- Стоит ли растрачивать время в пустую?

- Люди говорят, время проходит. Это ошибка! Время стоит. Проходите Вы.

- Давайте рассмотрим и профессиональную сторону вопроса. Вы все воспитатели. На качество образовательной работы влияет уровень организации педагогического процесса. Поэтому для воспитателя важно уметь организовывать себя, обладать умением самоорганизации. Самоорганизация – дело, конечно, не простое. Но ради тех замечательных результатов, которые она приносит, ею стоит заняться.

- Чтобы узнать, как эффективно организовывать свое время, давайте разберемся, что же такое тайм – менеджмент (ТМ). Тайм – менеджмент – искусство эффективной организации времени. Задачи ТМ – помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше. На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Сегодня мы остановимся на некоторых критериях – это целеполагание, расстановка приоритетов и планирование.

- Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего мы хотим. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. – Не спешите сразу браться за глобальное – начните с того, что сформулируйте главные цели вашей профессиональной жизни, исходя из них определите долгосрочные цели на ближайшие 5-10 лет, определите 4 главные цели в год, затем определите цель на 1 месяц. И то, что вы делаете в течение дня, недели, месяца – приближает вас к этой крупной и далекой цели.

- У Вас получилось, трудно было его выполнять? С какой трудностью вы столкнулись? Как Вы думаете почему?

- Следующий критерий, который я бы хотела с Вами рассмотреть, это – расстановка приоритетов.

Можно всю жизнь делать вещи правильно. Но лучше – делать правильные вещи.

Приходилось ли Вам заниматься решением какой-нибудь задачи впервые? Сколько сил и энергии уходило на то чтобы добиться хоть какого-то результата? Если Вы будете заново решать эту задачу, то отбросите большую половину дел, а делать только те, которые действительно давали результат. Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольший результат. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени.

Отделять главные дела от второстепенных, причем делать это быстро и правильно – очень ценное для организации времени умение. И главным помощником в этом должен стать Метод Эйзенхауэра – техника расстановки приоритетов. Он выделил следующие 4 категории ежедневных дел по критериям – важности и срочности:

Категория А: Важные и срочные

Не допускайте появления этих дел! Старайтесь предвидеть их появление!

Категория Б: Важные и не срочные

В этой группе должны быть сосредоточены дела, которые приближают Вас к цели – самые полезные задачи. Они касаются Вашего личностного развития. Сосредоточьте все Ваши усилия на делах этой категории – они принесут самую большую отдачу.

Категория В: Не важные и срочные

Выполнение этих дел никак не приблизят Вас к достижению Вашей цели. В этой категории скапливаются самые вредные дела, которые пытаются выдать себя за дела из категории А. Это могут быть срочные дела, не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям. Не принимайте все, что надо сделать срочно – за важное. Думайте о целях!

Категория Г: Не важные и не срочные

Как ни печально, таких дел большинство. Эта категория ежедневных дел делает очень маленький вклад в Ваше качество жизни, либо не делает его вообще. Однако они часто бывают интересными и даже приятными. Это может быть: разговор с друзьями по телефону в рабочее время, чаепития, игра в компьютер, просмотр сериалов и др. С делами этой категории нужно поступать жестко – вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

- Сейчас я предлагаю вам заполнить Матрицу Эйзенхауэра.

- Что у вас получилось? Легко ли распределить дела по приоритетам?

- Следующий немаловажный критерий ТМ – это планирование.

Если Вы наметили цель, и убедились, что она действительно важна — надо начинать действовать. Но не вслепую — а проработав эффективный план, чтобы тратить ресурсы (время, силы, деньги) именно на то, на что нужно, и в правильный момент.

- Воспитатель в своей профессиональной деятельности постоянно сталкивается с планированием. Планирование в ТМ может быть жестким и гибким. Жесткое — наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать, оно удобно в масштабах года (годовой план учреждения). Гибкое планирование удобно для плана дня. Скажем, за день нужно сделать некоторые дела — пишем список, — и в течение дня дела из списка выполняем. В какой последовательности и когда именно — решаем по ситуации. Как планировать свое время, как сочетать жесткое и гибкое планирование — решать вам. Главное — план должен быть.

Специалисты по ТМ утверждают, что планирование высвобождает время.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. (Предлагаю циклограмму)

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Заполнение оценочного листа

- Наш мастер-класс подошел к концу.

- И сейчас Вы можете заполнить вторую половину оценочного листа.

- В преддверии выходных дней, я бы хотела рассказать многим знакомую притчу.

Профессор философии, стоя перед своей аудиторией, взял пятилитровую стеклянную банку и наполнил её камнями, каждый из которых был не менее трёх сантиметров в диаметре. После чего профессор спросил студентов, полна ли банка?

Тогда из-под стола он достал кружку с водой и вылил её в банку до последней капли, размачивая песок.

— А сейчас я хочу, чтобы вы поняли, что банка — это ваша жизнь. Камни — это важнейшие вещи вашей жизни: семья, здоровье, друзья, дети — всё то, что необходимо, чтобы ваша жизнь всё-таки оставалась полной даже в случае, если всё остальное потеряется. Щебень — это вещи, которые лично для вас стали важными: работа, дом, автомобиль. Песок — это всё остальное, мелочи. Если сначала наполнить банку песком, не останется места, где могли бы разместиться щебень и камни. И также в вашей жизни. Если тратить всё время и всю энергию на мелочи, не остаётся места для важнейших вещей. Занимайтесь тем, что вам приносит счастье: играйте с вашими детьми, уделяйте время супругам, встречайтесь с друзьями. Всегда будет ещё время, чтобы поработать, заняться уборкой дома, починить и помыть автомобиль. Занимайтесь, прежде всего, камнями, то есть самыми важными вещами в жизни; определите ваши приоритеты: остальное — это только песок. Тогда студентка подняла руку и спросила профессора, какое значение имеет вода? Профессор улыбнулся.

— Я рад, что вы спросили меня об этом. Я это сделал просто, чтобы доказать вам, что, как бы ни была ваша жизнь занята, всегда есть немного места для праздного безделья. Удачного отдыха!

В статье обсуждается актуальность использования методик управления временем в дошкольных образовательных организациях (ДОО) в современных условиях работы, формирующихся на основе положений нового федерального государственного образовательного стандарта (ФГОС).

Ключевые слова: ДОО, управление, тайм-менеджмент, управление временем, ФГОС.

Федеральный государственный образовательный стандарт дошкольного образования, принятый 17 октября 2013 г., поставил перед российскими педагогами высокие социальные и гуманистические ориентиры. Согласно утверждённому министерством образования России документу, вся работа дошкольных учреждений в стране должна способствовать всестороннему развитию личности и инициативы ребёнка, сохранению его индивидуальности и физического здоровья.

В новой системе координат российского образования ребенок – это ценность, а не оцениваемый объект, как это нередко случалось в прошлые годы.

В то же время дошкольным образовательным организациям (ДОО) предоставляется большая свобода в выборе программ и методов реализации поставленных целей. ФГОС дошкольного образования не определяет содержание образования, а даёт лишь критерии, на которых оно может строиться, в частности количество часов, которое отводится на освоение той или иной темы, определяется учебным планом конкретного ДОО.

Таким образом, в новых условиях воспитательно-образовательный процесс будет строиться не только с учетом индивидуальных и возрастных особенностей воспитанников, но и учитывать социальный заказ родителей и общества в целом.

Составитель рабочей программы ДОО в праве: самостоятельно расширить перечень изучаемых тем, конкретизировать темы, изменить последовательность изучения материала, распределить время, отведенное на изучение, исходя из дидактической значимости тем; выбрать методики и технологии достижения поставленных целей.

Как будут воплощены требования ФГОС, во многом зависит от педагогов конкретных дошкольных учреждений, от их личной готовности и педагогического мастерства.

Сложность и социальная значимость решаемых в настоящее время в ДОО задач требует от работников образовательных организаций высокой личной организованности и целеустремлённости.

Реализация системы мер по повышению качества воспитательно-образовательного процесса возможна только через использование целого комплекса форм и методов работы сотрудников, как коллективных, так и индивидуальных.

Как показывает практика, это невозможно без внедрения новых технологий, освоения инноваций, способствующих качественным изменениям деятельности педагогов.

Управление временем в экономике и сфере образования

В России в 20-е годы вопросам эффективного использования времени большое внимание уделял А. К. Гастев – руководитель Центрального института труда.

В вопросах управления и Тейлор, и Гастев отводили большую роль личной эффективности человека на его рабочем месте, эффективному использованию времени [7].

Как самостоятельное научное направление, тайм-менеджмент оформился лишь к 70-м г. г. XX века. В настоящее время методы управления временем используются в различных сферах человеческой деятельности.

К сожалению, тайм-менеджмент, являясь в значительной мере экономической дисциплиной, сосредоточился главным образом на разработке технологий планирования рабочего времени сотрудников коммерческих организации.

Стоит отметить, что в экономическом менеджменте достаточно редко затрагиваются вопросы самоменеджмента и организации труда работников.

В то же время управление образовательной системой во многом отличается от управления коммерческой структурой, а вопросы рационального использования времени здесь стоят не менее остро.

Над проблематикой управления в сфере образования работали многие видные зарубежные и отечественные ученые: А. Маслоу, П. Друкер, Д. Карнеги, М. М. Поташник, Д. М. Гвиашиани, И. Н. Гречникова, В. С. Лазарев и другие.

Стоит отметить, что с учётом новых требований ФГОС, добавляются и другие каналы взаимодействия, в частности с родителями воспитанников.

Управление временем в дошкольных образовательных организациях

Сам вопрос управления временем в образовании поставлен в данной статье не потому, что современное образование не справляется с поставленными перед ним задачами, а потому, что сегодня остро ощущается необходимость в новых подходах к организации труда в условиях многозадачности и разновекторности деятельности работников ДОО.

Повышение качества педагогического процесса и дальнейшее развитие системы дошкольного образования возможно лишь при освоении инноваций [8].

Актуальность данного направления в условиях нового Федерального государственного образовательного стандарта понимают многие российские педагоги и учёные-практики. В настоящее время вопросами рационального использования рабочего времени в дошкольных организациях занимаются: П. И. Третьяков, А. А. Симонова, В. И. Зверева, Ю. Л. Конаржевский, К. Ю. Белая, Т. И. Шамова, Е. В. Ксенчук и другие.

Внедрение инновационных методик тайм-менеджмента на разных уровнях способно качественно изменить не только результаты функционирования всей системы образовательного учреждения, но и способствовать снижению нагрузок на специалистов, их творческой и личностной реализации.

Следует отметить, что инструменты управления временем могут быть задействованы как руководящими работниками и методистами, так и воспитателями групп.

Применение технологий тайм-менеджмента имеет свою специфику на разных уровнях.

Так, воспитателям инструменты тайм-менеджмента позволяют:

• эффективно реализовывать поставленные перед ними задачи;

• работать в условиях многозадачности по разным направлениям.

Кроме того, применение этих методов в ДОО способствует адаптации молодых специалистов в коллективе, избавляет их от стрессовых ситуаций, которые часто, в силу неспособности правильно распределять своё время, возникают в первые годы работы [4].

Организация деятельности учреждения должна строиться непосредственно от самого руководителя, и его роль в этом процессе, как никогда, важна.

Руководитель обязан построить работу ДОО так, чтобы эффективные методы управления были задействованы на всех уровнях, а его профессиональная деятельность была примером для его подчинённых.

Организация собственного труда – это не личное дело руководителя. От его решений и стиля работы зависит, – по какому пути пойдёт развитие дошкольного учреждения, сможет ли вверенный ему коллектив адаптироваться в новых условиях.

Какие проблемы наиболее часто можно наблюдать в работе руководителя и других специалистов образовательных учреждений?

Прежде всего, это не умение делегировать полномочия другим сотрудникам (своим подчинённым) для решения текущих вопросов. Как следствие, из поля зрения выпадают наиболее перспективные темы, не выявляются своевременно острые проблемы, которые со временем порождают массу других.

Так, матрица Эйзенхауэра помогает структурировать задачи по их важности и расставить приоритеты.

Задачи группируются в четыре блока.

Срочные: приоритетное выполнение

Важные задачи, которые можно перепоручить другим лицам

Менее срочные, решение которых можно перенести на другое время

Менее срочные, которые перепоручаются другим лицам

Руководитель, не использующий основополагающих методов тайм-менеджмента, поддавшийся стихийному ходу событий, по сути, становится оперативным диспетчером, устраняющим лишь текущие проблемы, не видящий перспективные направления развития.

Такой руководитель не может управлять собственным временем, не может планировать деятельность организации в целом.

Проведённые в ДОО исследования выявили следующие причины потери рабочего времени руководителем :

• недостаточное делегирование полномочий;

• незапланированные посетители и отрывающие телефонные звонки;

• желание вникать во все текущие проблемы;

И, как результат допущенных ошибок, – работа в круглосуточном режиме, возникновение стрессовых ситуаций [6. С. 14].

Такой же вектор развития событий можно наблюдаться и в работе воспитателей групп. Планирование даёт возможность не только формировать направление учебного и воспитательного процессов на разных уровнях, но и позволяет структурировать рабочее время специалиста.

Растущие темпы изменений в образовательном процессе требуют передачи сотрудникам ДОО больших полномочий для принятия ими самостоятельных решений и организации собственного труда. Особенно это актуально в современных условиях при большом количестве внешних запросов – от родителей, муниципальных и государственных органов власти.

Кроме того, тайм-менеджмент может стать не только инструментом повышения эффективности использования времени сотрудниками, но и как инструмент развития организации.

Рациональное применение этих методик позволит повысить эффективность работы ДОО и воплотить на практике поставленные в ФГОС цели.

3. Адамс, Б. Время. Секреты управления [Текст] / Б. Адамс. – М. : АСТ: Астрель, 2007. – 304С.

5. Друкер, П. Ф. Эффективное управление [Текст] / П. Ф. Друкер. – М. : АСТ, 2004. – 284С.

6. Ерыкалова, Т. А. Рациональное использование рабочего времени руководителем как условие эффективного управления современным дошкольным образовательным учреждением [Текст] / Т. А. Ерыкалова // Дошкольное образование в стране и мире: исторический опыт, состояние и перспективы. Материалы II международной научно-практической конференции 10–11 ноября 2013 года. – Прага: 2013. – С. 11-14.

Проектирование предметно-развивающей среды в группе ДОО в условиях реализации ФГОС до Развивающая предметно-пространственная среда - это естественная комфортабельная, уютная обстановка, рационально организованная, насыщенная.

Дистанционное образование в условиях ДОО В последние годы в России перед дошкольной образовательной организацией (далее – ДОО, стоит множество задач, но приорететной, главной задачей.

Организация театрализованной деятельности в условиях ДОО Для проведения театрализованных занятий в детском саду необходима соответственная организация работы. Только разумная организация театрализованной.

Управление профессиональным ростом педагога как одно из условий обеспечения качества образования в условиях реализации ФГОС Каждый человек обладает потенциалом двигаться в естественном положительном направлении. Каждому педагогу присуще чувство собственной ценности,.

Тайм-менеджмент— это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связанно с будущим. Свои психофизиологические особенности восприятия времени нужно, прежде всего определить, а затем учитывать при организации времени.
Для этого вам необходимо закрыть глаза, и, не просчитывая, открыть их через 1 мин., по вашему мнению. В результате экспериментального измерения ≪собственной единицы времени≫ мы увидим, к какой группе людей вы относитесь, что же делать со своими внутренними часами? Идут ли они верно или требуют ремонта:
1 - люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут ≪там и потом≫). Им характерно ставить цели в отрыве от настоящего, не соотнося их с конечным результатом и затрачиваемыми ресурсами;
2 - люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут ≪там и тогда≫), планируют свое прошлое, что абсолютно бессмысленно;
3 - люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только ≪здесь и сейчас≫), размышления о перспективах, планирование будущего – необходимый ресурс эффективного управления временем;
4 - люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего (≪мое завтра начинается сегодня≫). Умелая стратегия – эффективный способ достижения любой цели.

Борьба с поглотителями времени - инструмент дляэффективного управления временем. С помощью различных приемов можно нейтрализовать наиболее типичные хронофаги.

 Отсутствие целей
 Нечеткая постановка целей

 Отсутствие приоритетов
 Попытка слишком много сделать за один раз
 Плохое планирование дня

 Личная неорганизованность,
незнание того, с чего начать.
 Недостаток мотивации

 Хаос в бумагах и на столе, необходимость тратить время на поиски необходимых записей

 Спешка, нетерпение
 Медлительность

Повышение своей эффективности в соответствии с типом ВНД (темперамента)

Наиболее эффективное использование времени — это вопрос величайшей важности и необходимости. Наше счастье и гармония во многом зависят от того, сколько времени мы посвящаем тем сферам жизни, которые наполнены, возможно, самыми важными ценностями и глубочайшими смыслами.

Заполнив схему, проанализируйте ее, ответив на следующие вопросы:
1 Какая сфера жизни для Вас является значимой в настоящий момент?
2 Какими ценностями она наполнена?
3 Довольны ли Вы тем, как распределено время в этой области?
4 Вам хотелось бы посвящать этому больше времени?
5 Что бы Вы сделали (или чем бы Вы занялись) в этой области, если бы Вы имели дополнительное время? Сформулируйте это в виде конкретного дела или занятия (например, 2 раза в неделю посещать занятия по обучению танго).
6 В какой из областей Вы хотите сократить временны́е затраты?
7 Какими ценностями она наполнена?
8 Вы готовы приступить к изменениям в планировании времени в этой области?

И для дальнейшей эффективной, плодотворной работы необходимо:
-Продолжение разработки алгоритмизации управленческой деятельности заведующего с минимальным шагом (день, неделя) с использованием временного бюджетирования каждого направления или вида деятельности;
-Работа с поглотителями времени посредством приемов их нейтрализации через КПК, систеиу КП и др.;
-Использовать в своей деятельности технологии экономии времени;
-Использование тайм-менеджмента в работе с сотрудниками ДОУ не только для эффективного функционирования, но и развития ДОУ;
-При определении функциональных особенностей сотрудников ДОУ учитывать профессиональную готовность личности и ее индивидуальные возможности.

Работая заведующим дошкольным учреждением, необходимо быть всегда в форме и начеку. Режим постоянной готовности - основная черта руководителя. Помимо очерченного круга обязанностей периодически возникают внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства. Одно, другое, третье, и вы понимаете, что не успеваете НИЧЕГО. Знакома ли вам такая ситуация?

Или, наоборот, вы делаете все четко и по плану. Но ваши близкие люди начинают обижаться - все ваше время посвящено работе в детском саду. К сожалению, такие ситуации нередки.

Как правильно организовать свое время? Что поможет повысить вашу эффективность? Нашим экспертом в вопросах тайм-менеджмента для руководителей ДОУ выступила Екатерина Ковалева – лайф- и бизнес-коуч по определению призвания и личной эффективности, автор проекта "В ритме жизни".

Что такое тайм-менеджмент? Какие основные подходы существуют?

Многие считают, что тайм-менеджмент – это управление своим временем, распределение дел по дням, часам, минутам. Но это не совсем так. Ключевой момент заключается в том, чтобы управлять всей своей жизнью в целом, сохранять баланс. Важно уделять внимание каждой сфере жизни. Существует два основных подхода: западный и восточный. Первый подход ориентирован на мужчин, на достижение конкретных целей, результата. Второй – характерен для женщин, ориентирован на процесс. В своей практике я предлагаю сочетать два этих способа. С помощью тайм-менеджмента вы можете достигнуть невероятных высот, повысить свою эффективность, добиться конкретных результатов. Но одних достижений мало. Важно научиться получать удовольствие от процесса планирования.

С чего стоит начать заведующим, чтобы включить тайм-менеджмент в свою жизнь?

Прежде всего, необходимо составить "колесо баланса", в котором прописать себе цели минимум на год, лучше еще на более длительный период. Сначала мы делим круг на важные сферы нашей жизни и прописываем оценку, насколько мы довольны своими результатами в каждом из секторов по шкале от 1 до 10. Личная сфера, семья, быт, работа, деньги, самореализация, здоровье, личностный рост, духовность, родители, дети. Некоторые сферы можно объединить. После этого вы выделяете сектор, который является ключевым и требует наибольшего внимания. Как только вы начнете осознанно планировать и работать по какой-либо сфере, остальные тоже подтянутся.

Таким образом, сперва вы оцениваете свои результаты по сферам жизни и определяете приоритетность направлений. Что-то потребует большего и незамедлительного внимания. Далее необходимо прописать свои стратегические цели – чего вы хотите достичь через год.

Как правильно нужно ставить цели?

Начинать целеполагание стоит от большего к меньшему. Начните записывать свои дела. Составьте список на неделю, затем распределите по дням, далее – можно по часам. Вам, непременно, захочется все систематизировать. Далее появляются календари, таблицы. Очень эффективным является создание своего календаря от руки. Хорошо, когда ваше планирование связано с моторикой и творчеством.

Многие люди умеют прекрасно планировать, но выполняют лишь некоторые цели. Как себя заставить?

Есть хороший метод. Распланируйте свои 30 дней, поставьте цели и задачи буквально по дням. И, самое главное, СДЕЛАЙТЕ. Не надо оценивать правильность своих поступков – просто сделайте то, что наметили. Результатов просто не может не быть. Когда вы увидите, что планирование очень эффективный инструмент, вам захочется продолжения.

Всегда ли эффективен тайм-менеджмент в руководстве ДОУ?

Безусловно, успех зависит от личности каждого заведующего. Здесь принципиально то, насколько руководитель амбициозен, уверен в своих силах и желает вывести свой детский сад на высокий уровень. Творческим людям сложнее соблюдать правила, управлять своими целями. Но, скорее всего, большинство руководителей ДОУ являются собранными людьми. Как и в любом деле, здесь нужна мотивация. Когда вы знаете, куда идете и для чего, появляется определенность. А это очень важно, если вы хотите быть успешной и прекрасно совмещать работу и семью. Кроме того, применение каких-либо техник тайм-менеджмента должно обязательно вдохновлять вас. Не стоит использовать жесткие методы, если это сильно выматывает вас. Найдите те инструменты, от которых вы будете получать не только результат, но и удовольствие.

Возможно ли без потерь для личной жизни эффективно руководить детским садом?

Действительно все зависит от приоритетов. Как показывает практика, у женщин приоритетным направлением почти всегда является личная жизнь, семья, дети. У мужчин эта сфера отодвигается на 4-5 место. Когда вы составляете "колесо баланса", становится понятно, над какой сферой стоит больше поработать, а что можно делегировать. Если семья для женщины на первом месте, а сейчас аврал на работе, то она будет сильно переживать, что не уделяет достаточно внимания родным. Она может постоянно напоминать себе, что, поработав усерднее в течение дня, она сможет уйти вовремя с работы домой. И со спокойным сердцем провести время с любимыми людьми. Я уверена, что грамотный руководитель ДОУ умело применяет делегирование. В помощь себе можно использовать таблицу Эйзенхауэра, правильно распределяя свои дела. Важные срочные – оставлять себе, на них выделять самое плодотворное время. Неважные срочные и несрочные дела нужно делегировать. Либо выполнять их, когда у вас нересурсное состояние. Бывает время, когда не хочется ничем важным заниматься – возможно, усталость и плохое настроение. Тогда можно поделать рутинную бумажную работу. Самое главное для руководителя детским садом – это контроль и координация работы подчиненных, создание и сплочение команды, мотивация людей.

Если подытожить, что является основным в тайм-менеджменте?

Самое главное – планирование времени должно войти в привычку. Как только это произойдет, вы будете делать это так же, как чистить зубы по утрам. Это станет неотъемлемым ритуалом. И эффективность сильно возрастет. Будет время, чтобы заняться повышением профессионализма, подумать над стратегиями, заняться собой. Это и есть цель. Если тайм-менеджмент не войдет в привычку, результата приносить не будет. Он будет, но от раза к разу. Нестабильно. Так же, как если садиться на диету и правильно питаться 1-2 дня в неделю, а потом "отрываться". Эффекта не будет. Здесь обязательно должна быть система. Кроме того, необходимо постоянно развиваться в этом направлении: читать специальную литературу, посещать семинары и тренинги, практиковать новые техники. Рекомендую начать знакомство с тайм-менеджментом с книг Глеба Архангельского и Стивена Р. Кови.

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

3. Дедлайны

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

7. Сделайте это завтра

8. Деление большой задачи

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Читайте также: