Электронный документооборот в школе как организовать

Обновлено: 17.04.2024

С 22.11.2021 создавайте электронный документооборот по новым правилам ТК. Определите, какие документы переведете в электронный вид, выберите платформу, примите организационные документы. Читайте, как оформлять электронные документы при приеме и увольнении работника. Скачивайте готовые образцы.

Какие документы перевести в электронный вид

Разрешили оформлять в электронном виде большую часть трудовых документов в отношении работников, которые согласились на электронный документооборот (ст. 22.1 ТК). Правила электронного документооборота можно распространить и для оформления отношений с удаленными работниками. Примите об этом отдельное решение – например приказ (ч. 5 ст. 312.1 ТК). Если не подключите удаленщиков к единому электронному документообороту, оформляйте документы для них по правилам главы 49.1 ТК.

Перевести в электронный вид также можно документы, для которых не установлена обязательная письменная форма. Например, служебные и докладные записки, первичные учетные документы, в том числе по учету и оплате труда (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако, если хотя бы у одного сотрудника, который работает с таким документом, нет электронной подписи, ведите его в бумажном виде. По крайней мере, до тех пор, пока не оформите электронные подписи. Иначе не сможете доказать, что выполнили процедуру, которую предусмотрел закон.

С марта 2022 года в электронном виде можно оформлять документы по охране труда, в том числе вести реестр нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой своей деятельности. Это станет обязанностью работодателя. Для удобства разрешили вести реестр в электронном виде. Так проще организовать доступ работников к актуальным редакциям (ст. 214, 214.2 ТК).

Законодатель пока запретил применять правила электронного документооборота:

для трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников;
актов о несчастном случае на производстве;

приказов и распоряжений об увольнении работника;
документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе которые работник подписывает лично.

Какую платформу использовать для электронного документооборота

Если у вас уже есть система, которая позволяет вести документооборот в электронной форме, проверьте, можно ли в ней подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Дополнительно можно предусмотреть другие виды подписей. Информационная система работодателя должна позволять подписывать документы по правилам ТК, хранить их и фиксировать факт получения документа сторонами трудовых отношений (ч. 4 ст. 22.1 ТК).

С 1 сентября 2022 года информационная система работодателя должна быть связана с единым порталом госуслуг. Правила взаимодействия установит Правительство.

Какие подписи применять в электронном документообороте

Специальные правила использования подписи установили для кадрового электронного документооборота. Вид подписи, которую может применять работодатель или работник, зависит от вида документа и используемой платформы (ч. 1–7 ст. 22.3 ТК). Детали смотрите в таблице.

Какую подпись вправе использовать работник и работодатель

Кто подписывает

Платформа

Подпись

Документ

Информационная система работодателя

Трудовые договоры.
Договоры о материальной ответственности.
Ученические договоры.
Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Изменения вышеуказанных договоров.
Приказы о применении дисциплинарного взыскания.
Уведомления об изменении условий трудового договора

УКЭП
УНЭП, порядок проверки которой определили стороны трудового договора
УНЭП, выданная электронным правительством

УКЭП
УНЭП, выданная электронным правительством

Информационная система работодателя

Трудовые договоры.
Договоры о материальной ответственности.
Ученические договоры.
Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Изменения вышеуказанных договоров.
Согласия на перевод.
Заявления об увольнении.
Отзывы заявления об увольнении.
Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора.
Ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания

УКЭП
УНЭП, порядок проверки которой определили стороны трудового договора
УНЭП, выданная электронным правительством
Простая электронная подпись (по соглашению сторон)

УКЭП
УНЭП, выданная электронным правительством
Простая электронная подпись, выданная для госуслуг

Институт новых технологий в образовании (ИНТехнО) предлагает обучение в любое удобное время. Получите диплом за 2 месяца. Обучение полностью дистанционное. Успейте подать заявку по акционной стоимости!

Профессиональная переподготовка:

Смотрите полный список программ проф.переподготовки и повышения квалификации ✅здесь

УКЭП – универсальная подпись, так как ее автоматически признают эквивалентной собственноручной (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ). Удобнее подписывать все документы УКЭП. Исключение – внутренние документы, обязанность которых закрепили локальными актами. Такие документы можно подписывать простой электронной подписью. Однако придется заключить соглашение с каждым работником и установить правила определения лица, подписывающего документ, и обязанность работника соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ, ч. 5 ст. 22.3 ТК).

Обеспечьте всех работников электронными подписями, которые понадобятся для вашего электронного документооборота. Иначе работники не смогут в нем участвовать. При организации кадрового документооборота работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи и ее использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК).

Если работник уже оформил УКЭП до того, как вы ввели электронный документооборот, он вправе продолжать использовать свою подпись. Вы не обязаны возмещать работнику затраты на оформление подписи (ч. 13 ст. 22.2 ТК).

Какие документы оформить, чтобы организовать электронный документооборот

Чтобы ввести электронный документооборот в школе и детском саду, издайте приказ, примите положение с правилами взаимодействия. Уведомите работников о переходе на электронный документооборот и соберите с них согласия. Урегулируйте экстренные случаи, в которых можете обмениваться электронными документами с работниками.

Приказ о введении электронного документооборота

Издайте приказ о введении электронного документооборота в организации. Установите дату, с которой он начинает функционировать. Назначьте ответственных за его работу. Поручите уведомить работников и получить от них согласия. Этим же приказом можно утвердить положение об электронном документообороте. Воспользуйтесь готовым образцом.

Положение об электронном документообороте

Примите локальный акт, который будет устанавливать порядок взаимодействия при электронном документообороте. ТК предъявляет специальные требования к такому акту (ч. 2, 3 ст. 22.2 ТК). Включите в него:

сведения об информационной системе, с помощью которой организуете электронный документооборот;
порядок доступа к информационной системе работодателя – при необходимости;
перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых ведете электронный документооборот;
срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота;
дату введения электронного документооборота – не ранее дня, указанного в уведомлении работников.

Дополнительно укажите порядок ведения электронного документооборота. Урегулируйте:

сроки подписания работником электронных документов или ознакомления с ними с учетом рабочего времени, периодичность такого подписания и ознакомления;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота – при необходимости;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников или профкомом и комиссией по трудовым спорам – при необходимости.

Воспользуйтесь готовым образцом акта.

Уведомление и согласия работников

Уведомите каждого работника, что внедряете электронный документооборот. Расскажите, что у работника есть право дать согласие на взаимодействие с работодателем через новую систему или отказаться и продолжать работать на прежних условиях. Уведомляйте также кандидатов на работу (ч. 4 ст. 22.2 ТК).

Направьте уведомление в срок, который установили в положении об электронном обороте. Воспользуйтесь готовым образцом.

Чтобы участвовать в электронном обороте, работник должен дать письменное согласие в свободной форме – отдельным документом или вписать в уведомление от работодателя. Согласие можно предоставить в любое время. Получать его не нужно, только если принимаете кандидата на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа (ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК).

Предложите работнику заполнить готовый образец.

Раздел ПВТР об экстренных случаях обмена электронными документами

Если для каких-то работников не ввели электронный документооборот, установите случаи, когда можете с ними обмениваться электронными документами. Урегулируйте порядок такого обмена. Закрепите это в локальном акте, который принимаете с учетом мнения профкома – например, сделайте раздел в ПВТР.

Экстренными случаями могут быть катастрофы природного и техногенного характера, производственная авария, несчастные случаи на производстве, пожар, наводнение и другие исключительные случаи, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (ч. 13 ст. 22.3 ТК). В такие моменты вы вправе временно обмениваться электронными документами или электронными образами документов – сканами, фотографиями. А позже уже оформите документы на бумажном носителе.

Как оформить электронные документы при приеме работника

При оформлении кандидата на работу, примите от него документы из статьи 65 ТК в форме, которая вам удобна, в том числе электронной. Исключение касается документов, для которых законодатель ввел ограничения (ч. 10 ст. 22.2 ТК). Например, трудовая книжка может быть только в бумажном виде.

Локальные акты, с которыми вы должны ознакомить нового работника по части третьей статьи 68 ТК, также могут быть в электронном виде (ч. 10 ст. 22.2 ТК).

Если решили издать приказ о приеме на работу, создайте его в электронной форме. Подписать можно УКЭП или УНЭП (ч. 1 ст. 68, ч. 3 ст. 22.3 ТК).

Если работник хочет получить доступ к документам, которые он подписал электронной подписью работника в информационной системе работодателя, попросите его написать об этом заявление в свободной форме. После этого направьте запрашиваемый электронный документ в личный кабинет работника на едином портале госуслуг (ч. 12 ст. 22.3 ТК).

Как оформить электронные документы при увольнении работника

Создайте приказ об увольнении в форме электронного документа. Подписать его можно УКЭП или УНЭП (ч. 3 ст. 22.3 ТК).

Выдайте работнику трудовую книжку или предоставьте сведения о трудовой деятельности – в форме, которую указал работник: электронной или бумажной. Если выдаете справку по форме СТД-Р в электронном виде, подпишите ее УКЭП (ч. 4 ст. 66.1 ТК).

По письменному заявлению работника выдайте ему заверенные копии документов, связанные с работой. Если в отношении этих документов ведете электронный документооборот, предоставьте их, по выбору работника, на бумажном носителе или в электронной форме, в том числе через портал госуслуг. Если не включили документы в электронный документооборот, выдайте запрашиваемые документы на бумаге. Сделайте это безвозмездно и в течение трех рабочих дней (ч. 11 ст. 22.3 ТК).

Если работник отказался участвовать в электронном документообороте, выдавайте ему запрашиваемые документы, связанные с его работой, на бумажном носителе, в том числе в виде заверенной копии (ч. 9 ст. 22.2 ТК).

Как и сколько хранить электронные документы

Законодатель не установил специальных правил и сроков хранения документов, которые перевели в электронную форму. Храните их в течение сроков, которые устанавливает Росархив в приказе от 20.12.2019 № 236 (ч. 14 ст. 22.3 ТК).

Обеспечьте сохранность электронных документов любыми доступными способами. Воспользуйтесь правилами из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526:

Каждой организации необходим грамотно выстроенный документооборот. Передовые информтехнологии предоставляют образовательным учреждениям широкие возможности относительно роста эффективности организации учебного процесса, а также оптимизации функционирования его административных подразделений. За счет внедрения средств автоматизации учебного процесса работа налаживается максимально оперативно, сводятся к минимуму ошибки.

Применение

накапливание чрезмерного количества документации;
риск попадания данных в чужие руки;
создание множества дубликатов документов;
расходы на печать документации;
значительные затраты времени на подготовку и согласование бумаг.

За счет внедрения ЭДО в школе эффективно решаются все указанные выше проблемы. Из положительных моментов можно отметить и обеспечение согласованного функционирования всех подразделений области образования. Становится значительно проще сама работа с бумагами, растет ее уровень эффективности, а также производительность труда сотрудников. Оперативность доступа к данным – также неоспоримый плюс перехода на цифровую форму ведения документации. За счет ЭДО в школе решается вопрос разграничения прав доступа каждого из сотрудников или их групп к определенной информации.

Само понятие ЭДО подразумевает определенный способ работы с документацией. Его специфика заключается в том, что цифровые материалы подписываются ЭЦП. При этом они становятся по значению аналогичными документу на бумаге.

Главным плюсом внедрения электронного документооборота в школе становится снижение бюрократизации. Вместе с тем сокращается нагрузка на учителей, которым сейчас приходится тратить много времени на оформление многочисленных бумаг.

Многие руководители образовательных организаций — порядка 74% согласно приведенным опросам — признают преимущества перехода на электронный документооборот. Указанная мера положительно скажется на информатизации образования. Именно школы сейчас становятся инициаторами перевода документооборота в цифровой формат.

Особенности документооборота в школе и специфика внедрения ЭДО в школу

Практика внедрения электронного документооборота в школе охватывает введение цифровых журналов и дневников. Это информпространство, а также инструмент, призванный объединить педагогов, родителей и учеников, обеспечить контроль, анализ, подготовку решений относительно совершенствования особенностей обучения и воспитания детей. Информационные технологии нашли воплощение в реализации образовательных соцсетей, среди которых Дневник.ру. В итоге планируется сформировать единую сеть для школьных заведений, педагогов, родителей.

В планах Правительства РФ организовать предоставление широкого спектра услуг в электронном формате для образовательных учреждений: прием заявлений, зачисление детей, предоставление данных о порядке проведения госаттестации обучающихся и пр. С целью роста эффективности системы образования осуществляется внедрение цифровых форм отчетности во многих школах страны. Для этого применяется свыше 10 программных пакетов и сервисов.

Астрал.ЭДО и 1С-ЭДО – эффективный метод внедрения систем автоматизации документооборота в образовательных учреждениях. Каждый из вариантов демонстрирует свои преимущества. 1С-ЭДО имеет простой интерфейс, в котором не составит труда быстро разобраться. В итоге минимизируется число ошибок и время, затрачиваемое на подготовку отчетности. Плюсом Астрал.ЭДО становится доступность с любого устройства – нет географической привязки. Можно воспользоваться функционалом ПО где угодно. Не понадобится инсталлировать продукт на ПК, что дает возможность сэкономить свободное место на жестком диске.

Реализация проекта по внедрению

Подготовительный, также именуемый прогностическим. Здесь нужно создать нормативно-правовую базу, проинформировать всех участников образовательного процесса о задачах предстоящих мероприятий. Далее идет черед инвентаризации имеющихся материально-технических и кадровых ресурсов. Понадобится организовать покупку техсредств, нужных для воплощения проекта в жизнь. Подготовка педагогов и сотрудников школы по теме применения ПО также относится к указанному этапу.
Затем наступает через второго шага. На этой стадии нужно создать реально действующую модель внедрения ЭДО в образовательной организации. Делается это путем поиска и апробации на практике нужного ПО. Затем идет череда автоматизации традиционных систем ведения документации и получения первых итогов проведенного эксперимента.
На заключительной стадии потребуется подвести итоги работы, проанализировать их. После этого формируются методические рекомендации относительно применения модели ведения обмена документацией в цифровом формате. Формируются и отчеты по результатам реализации данного проекта.

При передаче цифровой документации в иные организации их следует заверить ЭЦП руководства.

Чтобы обеспечить автоматизацию обмена документацией на уровне образовательных организаций, надлежит обеспечить достаточную ресурсную базу. Сюда входят как возможность доступа к сети Интернет, так и возможность работы с цифровым журналом для каждого из учителей. Вопрос ресурсного обеспечения деятельности педагогов может решаться различными способами: ПК, ноутбук, мобильное устройство.

недостаточная скорости работы сети Интернет, а также отсутствие организованной локальной сети внутри учреждения образования;
низкая техоснащенность школ, не соответствующая требованиям внедрения ЭДО;
недостаточный уровень компетентности сотрудников сферы образования в сфере интернет-технологий.

Это лишь часть трудностей, с которыми приходится столкнуться на пути введения ЭДО в школе.

создание виртуального образовательного пространства – должна быть реализована опция проведения массовых видеоконференций, виртуальных экскурсий, ведение цифровых дневников и пр.;
достижение достаточного уровня оснащенности образовательных учреждений современным оборудованием;
повышение квалификационного уровня школьного персонала относительно применения интернет-технологий на практике;
доплаты учителям за работу в системе электронного документооборота;
выработка единой формы бумажной и цифровой отчетности.

Реализация указанных мер позволит ускорить процесс перехода на цифровой документооборот. Только тогда образовательная организация станет технологически современной. В этом случае информтехнологии становятся неотъемлемым элементом среды образования.

Пока что даже в крупных городах РФ скорость подключения учреждений образования к Глобальной Сети слишком низкая – в интервале от 28 кбит/с до 10 Мбит/с. Подобное состояние интернет-сети не дает возможности полноценно внедрять передовые информационно-коммуникационные методы работы.

Немалое внимание нужно уделить и вопросу техобеспечения. Для реализации рабочих мест нужно обзавестись универсальными компьютерами с набором периферийных устройств, включая принтеры, сканеры и мультимедийные проекторы.

Надлежит также позаботиться о разработке нормативно-правовых бумаг, локальных актов.

Образовательные учреждения выражают готовность к переменам и желание избавиться от больших объемов бумажной работы. Поэтому необходимо распространять данные о том, какие шаги следует предпринять на пути к трансформациям.

Продукты по направлению

Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!

Сервис для организации документооборота с вашими контрагентами из программы 1С

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

работодателей,
работников,
соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге

На бумаге или электронно — по желанию работника

Можно только электронно — по решению работодателя

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров

Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО

Локальные нормативные акты

Приказы (распоряжения) о увольнении работника

Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы

Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей
и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

сведения об используемых ИС;
порядок доступа к ИС работодателя;
перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать:

УКЭП;
УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
УНЭП, полученную через электронное правительство.

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
дополнительных соглашений к договору;
приказов о дисциплинарных взысканиях,
уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ

Нас читают 7 451 человек

Получайте приглашения на бесплатные занятия, анонсы статей, расписание вебинаров и онлайн-курсов. Дайджест приходит 1 раз в месяц.

Подтвердите электронную почту

На отправлено письмо для подтверждения.
Вы можете изменить адрес

Вы подписаны на рассылку

Что делать, если письма Школы не приходят вам?

Чтобы письма не попадали в спам, добавьте свой адрес в адресную книгу.

Здравствуйте! У меня такой объемный вопрос:
1. Есть Трудовой кодекс (ТК), который явно описывает какими типами ЭЦП можно пользоваться для подписания тех или иных документов, связанных с трудовой деятельностью (ст. 22.3 ТК РФ).

2. Есть Федеральный закон 63-ФЗ "Об электронной подписи", который описывает разные типы подписей и требования к ним.

3. Есть Приказ ФСБ России от 27.12.2011 N 796, который утверждает, что все средства ЭП должны быть одобрены ФСБ России (п. 20).

4. Есть Приказ ФСБ РФ от 09.02.2005 N 66 (ред. от 12.04.2010) "Об утверждении Положения о разработке, производстве, реализации и эксплуатации шифровальных (криптографических) средств защиты информации (Положение ПКЗ-2005)", регулирующий для каких типов информации какой тип подписи необходимо использовать.

Тут сплошные противоречия:

1. Для подписания документов, кроме трудовых договоров, допускается использование простой ЭЦП, что противоречит требованиям приказов ФСБ.

2. ТК РФ допускает использование усиленной неквалифицированной подписи, порядок проверки которой устанавливается соглашением сторон, что противоречит приказам ФСБ, который регламентирует использование определённых типов подписей и алгоритмов для формирования и проверки ЭЦП.

3. Приказ ФСБ N 66 устанавливает, что для подписания информации, составляющей коммерческую тайну или содержащую персональные данные, необходимо использовать неквалифицированную подпись, и, по приказу ФСБ N 176, сформированную по одобренным ФСБ алгоритмам с соответствующими проверками, что противоречит ТК РФ, допускающий подписание таких документов (например, приказа на премию) простой ЭЦП.

Формулирую вопросы: для каких типов документов в корпоративном (внутреннем) ЭДО допустимо:
- использовать неквалифицированную ЭП, созданную в нарушение требований ФСБ (т.е. использующую алгоритмы, не одобренные ФСБ России, не по ГОСТу)?
- допустимо использовать простую ЭЦП?
для каких типов документов в корпоративном (внутреннем) ЭДО Необходимо использовать неквалифицированную ЭЦП, созданную в соответствии с требованиями ФСБ, "по ГОСТу"?

Добрый день! Разъясните пожалуйста, в какой срок нужно уведомить сотрудников о переходе организации на ЭДО? Если ИС "Работа России" начинает работать с сентября, то как работать с вновь принятыми с января сотрудниками? Если все сотрудники отказались от перехода на ЭДО?

Анна, добрый день! Публикуем ответ эксперта Марии Финатовой на Ваш вопрос: "Срок работодатель определяет самостоятельно.
В соответствии со статьей 22.2. Трудового кодекса РФ работодатель уведомляет каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на указанное взаимодействие.

Если все работники отказываются переходить на ЭДО, то вы не можете ввести ЭДО в отношении этих работников и должны оформлять с ними все документы на бумажных носителях.

Допустимо ввести ЭДО для вновь принимаемых работников, если они будут согласны на его введение – но они тоже могут отказаться.

Есть смысл разрабатывать локальный нормативный акт по ЭДО, когда у вас будут работники, которые будут согласны на его введение. До этого данный документ будет нерабочим, даже если его и разработать. ЭДО можно применять не в рамках трудовых отношений, если вы это хотите сделать, а в других процессах для этого необходимо руководствоваться требованиями норм действующего законодательства"

В последнее время в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота.

Если посмотреть на внутренний документооборот школы, легко увидеть, что этим документооборот школы не исчерпывается. Планы воспитательной работы, внутренние отчеты, совместная работа над проектами — все это, как правило, по-прежнему бумажная деятельность. Л.Рождественская, образовательный технолог в Таллиннской центральной русской гимназии, выделяет ряд проблем, с которыми связан внутришкольный документооборот (рисунок 1):

• проблема неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;

• проблема отсутствия навыков работы с документами у учителей;

• проблема низкой скорости оборота;

• проблема отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);

• проблема внесения изменений в документы;

• проблема организации доступа к документам;

• проблема обратной связи при проверке документов;

• проблема организации совместной работы над одним документом.

От себя добавлю еще несколько:

• одна и та же информация часто требуется в разной форме;

• часто документы в вышестоящие органы требуют передавать только в бумажном виде.

Рисунок 1 — Проблемы внутришкольного документооборота

Рассмотрим ситуацию: закончился учебный период (четверть, триместр, год). Учителя-предметники сдают отчет завучам. Какие варианты сдачи отчета возможны?

Учителя заполняют документ на компьютере, высчитывают проценты вручную, распечатывают отчет на принтере, сдают бумажный вариант.

Учителя заполняют документ на компьютере, высчитывают проценты вручную, документ с помощью внешнего накопителя сдается завучам в электронном виде.

Почему я подчеркиваю, что проценты высчитываются вручную? По собственной практике знаю, что формулы могут использовать крайне малое количество учителей. Почему бы не организовать данный процесс следующим образом: создать электронную таблицу, где уже внесены формулы, подсчитывающие нужные величины (средний балл, процент успевающих, и прочее). От учителя будет требоваться все то же самое – внести данные. И подобных примеров можно привести множество. Кому же решать все эти проблемы? Считаю, что все должны со своей стороны способствовать этому: учителя, администрация, технические специалисты.

Еще один вариант предложен Л. Рождественской. В качестве площадки выбраны сервисы Google. Это и электронная почта, и возможность хранить свои файлы, делиться ими, совместная работа над документами, возможность объединяться в группы [4]. Система действительно удобная, но у нее один большой недостаток: требуется постоянное подключение к сети Интернет. В случае отсутствия (временного или постоянного) Интернета в школе или кабинете работа останавливается.

• личное файлохранилище (портфель);

Работа с СЭД может вестись через веб-браузер, следовательно, какая ОС используется не, не играет роли, что очень важно в свете перехода школ на СПО.

Преимущества использования СЭД:

• система работает даже при перебоях с Интернетом;

• личные файлы пользователя защищены от доступа посторонними лицами;

• возможно создание сетки мероприятий;

• пересылка файлов без использования сети Интернет (сокращение внешнего трафика);

• пересылка файлов конкретному лицу.

• Недостатки использования СЭД:

• требуется обучение персонала работе с системой;

• нужен специалист, который установит СЭД, настроит ее, внесет список пользователей, и прочее;

• СЭД довольно требовательны к серверу.

Таким образом, использование СЭД – один из вариантов организации внутреннего документооборота школы. Он обладает своими преимуществами, но и своими недостатками. СЭД не решает всех проблем, которые имеются в настоящее время, но перспективы у данного способа большие.

2. Ковалев, Д. А.Внутришкольный электронный документооборот и информационное взаимодействие [Текст] / Д. А. Ковалев // Директор школы. – 2007. – № 6. – С. 37-41 . – ISSN 1562-1308.

3. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 729-р г. Москва

Читайте также: