Документ как объект и средство доу в библиотеке

Обновлено: 02.07.2024

Основные виды документов , регламентирующие библиотечную деятельность .

Методические рекомендации.

Данные методические рекомендации ориентированны на документацию, которая должна находиться в каждой библиотеке, и сельской в том числе.

Итак, среди большого разнообразия видов деловых документов, находящихся в библиотеке, центральное место занимают:

- распорядительная документация - приказы директора, распоряжения администрации, постановления Совета при директоре, решения комиссий и т.д.

- информационно-справочная документация - протоколы заседаний клубов по интересам, акты приёма-сдачи фонда, акты на списание литературы, письма задолжникам и т.д.

- организационная документация - Закон о библиотечном деле, Положение о сельской библиотеке, служебные инструкции, правила пользования библиотекой, Стандарты по библиотечной деятельности, положение об услугах, инструкции по технике безопасности и т.д.

- специальная документация - Дневник работы библиотеки, План работы на год, Отчёт о работе библиотеки (форма 6-НК и текстовой информационный отчёт), План библиотечного обслуживания населения, формуляр читателя, паспорта каталогов, книга учёта библиографических справок, Тетрадь про - верки.работы.

- архивная документация - в библиотеке хранятся все виды перечисленной выше документации, согласно сроков хранения примерной Номенклатуры дел, разработанной в межпоселенческой центральной библиотеке.

Конечно, это примерный список.В вашей конкретной библиотеке могут быть и другие документы.

Примерная номенклатура дел библиотеки сельского поселения.

Примерная номенклатура дел сельской библиотеки представляют собой систематизированный список названий дел, типичных для всех библиотек, с указанием сроков хранения дел. Она является основой для составления индивидуальной номенклатуры дел, заводимой в делопроизводстве библиотек, и будет способствовать правильному формированию дел, их систематизации и экспертизе ценности документов.

Примерная номенклатура разработана на основе изучения состава и содержания документов сельских (поселковых) библиотек, образующихся в результате документирования их деятельности, а также с учетом сложившегося опыта составления номенклатуры дел.

Разделами номенклатуры дел являются основные направления деятельности библиотеки, внутри которых дела расположены по степени их значимости.

Каждый раздел номенклатуры имеет свой номер, например: 01, 02, и т.д. Внутри каждого раздела дела располагаются по порядку, начиная с номера 1. Индекс каждого дела состоит из двух частей, из которых первая часть обозначает какое-либо направление деятельности библиотеки, а вторая часть - номер дела по порядку, например: 01-03, 02-09 и др. Индексация дел производится в целях правильного формирования документов в дела, облегчения их поиска и организации справочно-информационной работы по документам.

Для определения сроков хранения дел использовались Перечень типовых документов, образующихся в научно технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. от 15 сентября 2009 г Минкультуры России от 28.04.2011 N 412), Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (от 15 сентября 2009 г.), указания Росархива и Министерства культуры Российской Федерации о внесении изменений в сроки хранения документов. Все сроки хранения являются обязательными при составлении индивидуальной номенклатуры дел и могут быть изменены только в сторону увеличения по согласованию с архивными учреждениями. Уменьшать указанные сроки хранения запрещено.

Каждая библиотека, независимо от наличия Примерной номенклатуры дел, должна иметь конкретную номенклатуру дел. Она составляется ответственным за делопроизводство и должна отражать все документы, образующиеся в деятельности библиотеки. При этом не следует механически переносить в конкретную номенклатуру дела, которые в библиотеке не образуются.

Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления.

Содержание

Общие вопросы организации письменных коммуникаций……………4
Значение документационного обеспечения управления………..4
Из истории письменных коммуникаций в России……………. 6
Этические аспекты письменных коммуникаций…………….…..7
Документирование управленческой деятельности……………………..8
Понятие документирования……………………………………….8
Унификация и стандартизация управленческих документов. 10
Правила оформления управленческих документов……………11
Требования к содержанию и структуре управленческих документов…………………………………………………..……13
Документационное обеспечение управления библиотекой………….15
Организационно правовая система документов……………….15
Плановая система документов……………………………….….16
Распорядительная система документов………………………. 17
Справочно-информационная и справочно-аналитическая система документов……………………………………………. 19
Отчетная система документов…………………………………..21
Список использованной литературы…………………………………..….

Работа содержит 1 файл

контрольная работа ДОУ.docx

Челябинская государственная академия культуры и искусств

Документационное обеспечение управления библиотекой

  1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций……………4
    1. Значение документационного обеспечения управления………..4
    2. Из истории письменных коммуникаций в России……………. 6
    3. Этические аспекты письменных коммуникаций…………….…..7
    1. Понятие документирования…………………………………… ….8
    2. Унификация и стандартизация управленческих документов. 10
    3. Правила оформления управленческих документов……………11
    4. Требования к содержанию и структуре управленческих документов…………………………………………………. .……13
    1. Организационно правовая система документов……………….15
    2. Плановая система документов……………………………….….16
    3. Распорядительная система документов………………………. 17
    4. Справочно-информационная и справочно-аналитическая система документов……………………………………………. 19
    5. Отчетная система документов…………………………………..21

    Список использованной литературы…………………………………..….22

    Осуществление управления библиотекой без документов невозможно, и связано это с информационной сущностью управления. В теории и практике управленческой деятельности общепринято определять использование документов в процессе управления как документационное обеспечение процесса управления.

    Спецификой Документационного Обеспечения Управления (ДОУ) в условиях библиотеки (особенно системы государственных общедоступных библиотек – ЦБС) является широкое применение документов, входящих в состав так называемой библиотечной техники.

    В целом работа по оформлению, изготовлению и использованию в ДОУ библиотекой управленческих документов относится к вопросам общих правил (общих требований) работы с документами (делопроизводства), основные положения которого и будут рассмотрены в первой и второй главах данной работы.

    В современно построенной системе ДОУ библиотеками используются следующие системы документации:

    - справочно-информационная и справочно-аналитическая;

    В третьей главе данного реферата рассматриваются все системы документации.

    1. Общие вопросы организации письменных коммуникаций

    1.1.Значение документационного обеспечения управления

    Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней. Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 г. действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направлениями развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и информационное обеспечение управления (2, с. 11).

    Информационно- документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Уровень, качество этого обеспечения определяют оперативность, четкость и слаженность работы организации, влияют на деловую репутацию и, в конечном счете, на выживаемость фирмы. Организацию делопроизводства осуществляют специалисты, а при больших объемах работы – целые подразделения (управления делами, общие отделы, канцелярии, секретариат, экспедиция).

    Как и любая другая важная деятельность, документационное обеспечение управления требует внимания руководителя (менеджера) и понимания важности и особенностей этой работы. Любой руководитель является, с одной стороны, организатором производства и управления и потому обязан уделять внимание документационному обеспечению управления, его организации, персоналу, занимающемуся делопроизводством; а с другой стороны, руководитель сам является субъектом делопроизводства, работающим с документами, определяющим их назначение, порядок работы с ними и содержащимися в них решениями и предложениями. Статус руководителя превращает его в звено делопроизводства, и поэтому руководителю необходим набор знаний, обеспечивающих эффективное участие в работе с документами.

      1. Из истории письменных коммуникаций в России

      1.3. Этические аспекты письменных коммуникаций

      Этика делового общения посредством письменной речи , т. е. посредством документов, заключается в необходимости знания и соблюдения следующих принципов:

      - знать, уметь применять на практике и неукоснительно придерживаться норм служебной переписки, правил создания , оформления, регистрации, хранения документов, принятых в стране. Чтобы быть правильно понятым, необходимо изъясняться на языке партнера по общению

      - стремиться облегчить партнеру работу с документами, направляемыми ему, а для этого необходимо знание и использование привычных для партнера правил делопроизводства;

      - проявлять скромность в общении, не теряя достоинства;

      - помнить, что направленный вами адресату документ – это ваше
      заочное представление потенциальному деловому партнеру, и от
      впечатления, которое производит ваш документ (грамотный – не
      грамотный, правильный – неправильный, на понятном деловом
      языке – составленный по непонятным правилам, скромный – амбициозный и т. д.), зависит, будут ли у вас развиваться деловые отношения и сколь долго.

      Необходимо помнить, что в серьезном бизнесе самое ценное – клиент, а из клиентов самый ценный – постоянный клиент, партнер. Документ – элемент имиджа; самое ценное в имидже – репутация честного, надежного делового партнера (2, с. 18).

      2. Документирование управленческой деятельности

      2.1. Понятие документирования

      Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

      Документирование наряду с организацией работы с документами отражает деятельность аппарата управления в процессе осуществления им управленческих функций, составляя документационное обеспечение управления (4, с. 15).

      В документах закрепляется государственное устройство, они являются средством общения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

      Свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий называют юридической силой.

      Юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

      Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России и должен содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.

      Не менее важными являются требования к оформлению документа. Отсутствие или неправильное оформление реквизитов может привести к тому, что документ не будет иметь юридической значимости. К юридически значимым относятся следующие реквизиты: подпись; дата документа;
      печать; гриф утверждения документа; регистрационный номер документа.

      Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

      Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

      Выберите документ из архива для просмотра:

      Выбранный для просмотра документ 3. Документационное обеспечение управления библиотекой.docx

      по дополнительной профессиональной образовательной программе

      профессиональной переподготовки

      Реферат подготовил:

      Енова Фаина Афанасьевна

      __ секретарь учебной части ______

      Номер и дата договора:

      _____ № 2016/03-804-11 от 14 ноября 2016г. _____

      __ январь 2017 г.

      п. Лопхари, Тюменская область

      Российская Федерация

      I. История становления библиотечной документации в России . 3
      1. Этапы формирования и развития библиотечной документации . 3

      Список используемой литературы . 17

      I. История становления библиотечной документации в России

      История библиотечной документации неразрывно связана с историей развития библиотечного, издательского и книжного дела, а также государственного делопроизводства. Одновременно она является самостоятельным объектом исследования, рассматривающим особенности формирования отраслевой системы документации.

      В работах К.И. Абрамова, М.И. Слуховского, И.М. Фрумина, А.Н. Ванеева и др. рассматривается исторический процесс становления библиотечного дела в России как неотъемлемого элемента функционирования современного информационного общества, начиная с X века и по сей день.

      Развитие управленческой документации в государственных учреждениях России исследуется в трудах М.П. Илюшенко, К.Г. Митяева, Е.М. Емышевой с позиции основных этапов делопроизводства: делопроизводство в древнерусском государстве ( X - XV вв.), приказное делопроизводство ( XVI - XVII вв.), коллежское делопроизводство (XVIII в.), министерское делопроизводство ( XIX - XX вв.), советское делопроизводство (1917-1990 гг.), современное делопроизводство (вторая половина 1990-х по настоящее время).

      1. Этапы формирования и развития библиотечной документации

      Становление библиотечной документации в России начинается с момента появления первых библиотек, созданных при монастырях в XI - XV вв. В этот же период появляются предпосылки к созданию системы государственного делопроизводства.

      Организационная функция, определявшая правила внутреннего управления монастырских библиотек, находит отражение в монастырских уставах. Например, Студийский устав Киево-Печерского монастыря раскрывал обязанности библиотекаря и читателей в использовании книжного фонда.

      Таким образом, библиотечная документация XI - XV веков носила преимущественно административно-учётный характер и была представлена узким спектром документов.

      Таким образом, назначение управленческих документов в библиотеках XV - XVII вв. сводилось к фиксации источников комплектования, способов расстановки библиотечных фондов, порядка их хранения и использования читателями, обязанностей книгохранителей и их помощников, отражало процедуру ревизии.

      Технологическая документация библиотек XVIII века пополняется правилами и инструкциями, предназначенными для удобства чтения и помощи в выборе книг пользователям.

      На смену описям приходят тетрадные каталоги. Например, Камерный каталог Академии наук, составленный в 1742 г., представлял собой сшитые тетради, разделённые печатными листами чистой бумаги, и, по сути, был инвентарной книгой.

      Появляются новые учётные документы: журналы выдачи книг читателям и списки книг, взятых из библиотеки. В них проставлялась дата выдачи, а также сведения о том, кому и какие книги выдаются. При возвращении книг записанное зачёркивалось или делалась соответствующая отметка. Другой вид журнала выдачи книг читателям представлял собой пользовательские формуляры, расположенные в порядке алфавита фамилий читателей.

      Таким образом, развитие библиотечной документации XVIII в. проходило в нескольких направлениях: с одной стороны, совершенствуются уже имеющиеся документы, приобретая традиционный вид, с другой стороны, появляются новые виды документов, отражающие отдельные аспекты функционирования библиотеки.

      В XIX в. начинается новый этап развития государственного делопроизводства - министерский период, характеризующийся созданием жёсткой иерархии должностных лиц и учреждений по отношению к работе с управленческими документами.

      Первое отделение является аналогом современных должностных инструкций и раскрывает обязанности директора, его помощника, библиотекарей, помощников библиотекарей, хранителя манускриптов или рукописей и его помощника, писцов, привратника, сторожей.

      Состав штата Императорской библиотеки устанавливался отдельным документом с одноименным названием, в котором указывались наименования должностей, количество должностных единиц, размер жалования.

      Обязательным организационным документом библиотек является устав - свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности библиотеки. Например, утверждённые в 1869 г. Императором Александром II Устав Московского публичного и Румянцевского музеев и Положение о штатах Музеев регламентировали структуру музея, порядок управления им, личный состав, порядок комплектования фондов и выдачи книг из библиотеки музея пользователям. В уставе чётко предписывается ведение Правил для посетителей залы чтения библиотеки московского публичного музея.

      Анализ основных систем документации, используемых в управленческой деятельности библиотек, а также требования к их оформлению в соответствии с нормативными актами представлены в работе Т.А. Зайцевой.

      Однако до 2010 года вопрос об изучении системы библиотечной документации как совокупности документов, используемых в библиотечной деятельности и предназначенных для обеспечения управленческого процесса, до сих пор не получил целостного рассмотрения. Автор настоящего исследования впервые рассмотрела историю становления системы библиотечной документации, выявила её компоненты, определила роль в управлении современной библиотекой.

      Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов . Документы – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений , которая существенно влияет на оперативность и качество управления .

      Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация.

      Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.

      На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку.

      Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото – и кинопленка и т. д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

      Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным

      аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное

      Управление библиотекой требует реализации системного подхода к управленческой деятельности, а именно: постановки перспективных целей, выдвижения текущих задач, разработки и осуществления необходимых организационно-экономических мероприятий.

      Система технологической документации, принятой в библиотеках, включает следующие виды документов:

      инструкции (должностные и регламентирующие процессы).

      по технике безопасности;

      по обновлению технологического оборудования и др. документы, которые регламентируют и фиксируют нормы, правила, требования в показателях, графиках, схемах, чертежах.

      инструкции (по учету, по браку и др.).

      перечни библиотечных процессов, операций;

      операционные листы для сбора данных о затратах времени на выполнение библиотечных процессов, операций и др.

      Аналитические документы, как правило, разрабатываются в каждой конкретной библиотеке и несут большую смысловую и организующую нагрузку в процессе деятельности на конкретных участках работы.

      Оценка целесообразности и рациональности того или иного процесса, протекающего в условиях конкретной библиотеки, определяется с помощью установления соответствия процесса с требованиями, закрепленными в соответствующей документации (стандартах, регламентах, инструкциях).

      Полная характеристика технологического процесса включает данные об операционном составе процесса, последовательности операций в нем, квалификационные характеристики участников процесса (исполнителей, ответственных). При формировании характеристики используются типовые (или опытные) нормы времени на основные виды библиотечной работы.

      Документационное и информационное обеспечение в каждой конкретной библиотеки может отличаться, так как существуют различия в статусе, ведомственной принадлежности, масштабах деятельности, штате, материально-технической базе и т.п.

      Качественное состояние документационной и информационной подсистем управления любой организации, в том числе библиотеки, непосредственным образом влияет на ее деятельность, а также отражает уровень организационной, управленческой и коммуникационной культуры организации, указывает на наличие организационно-управленческих проблем. Отсюда так важно осмыслить процессы, происходящие в системе информационного и документационного обеспечения деятельности библиотечного учреждения.

      Документационное обеспечение управления библиотекой в последние годы становится одним из важных факторов, способствующих принятию юридически взвешенных, экономически адекватных и организационно обоснованных решений. Четкое документирование и оптимальная организация работы с документами позволяют с учетом особенностей библиотеки оперативно управленчески реагировать на различные ситуационные изменения, своевременно доводить до сведения конкретных исполнителей необходимую информацию и успешно их контролировать. Важность документационного обеспечения управления повседневной деятельностью библиотеки обусловлена объективным значением документа как существенного элемента внутренней организации любого учреждения. Содержащаяся в документах информация является не только основанием для управленческих решений, но служит также доказательством (фиксацией, отражением) их исполнения, источником для последующих обобщений, справочным материалом.

      В современном менеджменте первостепенную роль играет коммуникативная составляющая, во многом базирующаяся на рационально организованной динамичной комплексной системе информационно-документационного обеспечения разноуровневых руководителей и документирования управленческой деятельности.

      Можно с полным основанием констатировать, что большинство управленческих ситуаций требуют оформления в документальной форме, поэтому документирование выступает важнейшим средством управления повседневной работой библиотеки как субъекта права. Обратим внимание, что правильно оформленный документ одновременно выполняет несколько значимых функций — правовую, управленческую, информационную, социальную и др.

      На уровне локального внутрибиблиотечного документационного обеспечения управления логично, используя одну из систем классификации служебных документов, выделить следующие базовые массивы документации: огранизационно-правовой, плановой, организационно-распорядительной, справочно-информационной, отчетной.

      Блок организационно-правовых документов опосредует нормы права и обеспечивает легитимность деятельности библиотеки, юридически закрепляет статус, компетенцию и организационные основы ее функционирования. К ним прежде всего относятся Устав библиотеки (Положение о библиотеке), Правила пользования библиотекой, Правила внутреннего трудового распорядка, положения об отдельных направлениях (аспектах) деятельности, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и общественных органах, положения о специализированных фондах, штатное расписание библиотеки, должностные инструкции сотрудников.

      Плановая документация фиксирует перспективные направления разви-

      тия библиотеки, закрепляет перечень, последовательность, сроки осуществления и ответственных за основные мероприятия по реализации ее текущей деятельности. В качестве основных документов, как правило, выступают собственно планы (перспективные, среднесрочные, краткосрочные; библиотеки в целом, по отдельным направлениям деятельности, конкретных структурных подразделений и пр.). При необходимости обоснования какого-либо аспекта функционирования библиотеки на перспективу (например, реализации концепции развития отдела) или содержательного раскрытия планового мероприятия (в частности, команди-

      ровки) целесообразно составление расширенного планового документа — программы.

      Ключевое значение для оперативного управления библиотекой имеет организационно-распорядительная документация, реально обеспечивающая управляемость. В ней фиксируются решения по поводу организационной структуры библиотеки, содержания и методов текущей деятельности, ресурсного (в том числе кадрового, финансового, материально-технического) регулирования. Большинство организационно-распорядительных документов носят выраженный нормативно-правовой характер, поэтому оформляются в виде разноаспектных приказов или распоряжений директора библиотеки либо другого уполномоченного лица (реализуется принцип единоначалия). В ряде случаев принимаются решения и постановления коллективных (включая общественные) органов (советов, комиссий и др.) управления библиотекой (реализуется принцип коллегиальности); некоторые из них затем тоже могут быть оформлены приказом директора. Обычно блок организационно-распорядительных документов многоспектрально представлен в практике документационного обеспечения управления библиотекой.

      Немаловажную роль в библиотечном менеджменте играют справочноинформационные документы, позволяющие получить необходимую

      информацию для принятия обоснованного решения. К таким вспомога-

      тельным документам относятся справки, сводки, обзоры, служебные (докладные, объяснительные) записки, акты, письма, и т. д. Их часто недооценивают, но они позволяют получить значимые объективные сведения из нижестоящих структурных подразделений библиотеки и от отдельных функциональных специалистов.

      Что касается отчетной документации, то она аккумулирует фактогра-

      фические и статистические сведения о результатах деятельности библиотеки за определенный временной период (пятилетие, год, полугодие, квартал, месяц). Полномасштабное ведение и аналитическая обработка разноаспектных (например: библиотечная работа, научно-методическая деятельность, финансовые и хозяйственные показатели, кадровая динамика) отчетных документов (итоговых сводок, аналитических справок, собственно отчетов) позволяют получать базу для сравнения, планирования и оценки текущей работы библиотеки, корректировки конкретной деятельности.

      Если это актуально для библиотеки, то наряду с обозначенными массивами документов, отдельными блоками правомерно выделить документацию по кадрам и финансово-хозяйственную (бухгалтерскую, договорную и пр.) документацию.

      Среди ключевых характеристик управленческих документов ГОСТ Р ИСО 15489- I — 2007 выделяет аутентичность (соответствие), достоверность, целесообразность, пригодность для использования. В свою очередь, чтобы эффективно поддерживать документы (обеспечивать документооборот), практикуемая в библиотеке документная система, согласно тому же ГОСТу, должна быть надежной, целостной, управляемой, комплексной, формализованной. В действующем ГОСТе четко изложены требования к таким процессам управления документами, как экспертиза информации, определение сроков хранения документов, включение документов в систему, их регистрация и классификация, хранение и обращение с документами, доступ к ним, разноаспектный контроль, отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение, а также документирование собственно процессов управления документами. Для проверки качества локальной документной системы рекомендуется проведение

      мониторинга соответствия, а при необходимости — аудита, по результатам которых может быть осуществлена модификация конкретной документной системы.

      отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

      существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

      Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

      информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)

      организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)

      коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);

      юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

      воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

      учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

      документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

      документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

      Целью курсовой работы является раскрытие сущности и значения документационного обеспечения управления библиотеки.
      Задачи написания работы:
      - изучить законодательно-нормативную документацию;
      - рассмотреть систему документации в библиотеке;
      - проанализировать работу с документами МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"

      Оглавление

      Введение: 4
      Глава 1. Документационное обеспечение управления библиотеки 7
      1.1. Документационное обеспечение управления учреждения: основные задачи и направления 7
      1.2. Документационное обеспечение управления библиотеки: система документации в библиотеке 12
      Глава 2. Документационное обеспечение управления МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" 24
      2.1. Основные направления деятельности, структура библиотеки 24
      2.2. Работа с документами в деятельности МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека" 30
      Заключение 42
      Список источников и литературы: 44

      Файлы: 1 файл

      Курсовая работа ДОУ-Щигровская Межпоселенческая районная библиотека (1).doc

      Введение

      Документационное обеспечение управления в последние годы становится одним из важных факторов, способствующих принятию юридически взвешенных, экономически адекватных и организационно обоснованных решений. Четкое документирование и оптимальная организация работы с документами позволяют с учетом особенностей оперативно реагировать на различные ситуационные изменения, своевременно доводить до сведения конкретных исполнителей необходимую информацию и успешно их контролировать. Важность документационного обеспечения управления повседневной деятельностью библиотеки обусловлена объективным значением документа как существенного элемента внутренней организации любого учреждения.

      В любой библиотеке создаются документы, в которых отражаются различные стороны ее деятельности - финансовое состояние, работа с персоналом, организация и результаты производственной деятельности, материально-техническое обеспечение и др. Работа с деловой документацией – важный аспект деятельности библиотеки. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций библиотеки, в документах определяются планы деятельности, фиксируются учетные и отчетные показатели, в документах аккумулируется информация о результатах деятельности библиотеки во всем ее многообразии. Именно поэтому от состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений.

      Строгое ведение документации необходимо для того, чтобы в полной мере обеспечить персональную ответственность каждого сотрудника за тот процесс, участок работы, которые ему поручены.

      Каждая библиотека разрабатывает документацию с учетом своей структуры, объема, специфики задач и других особенностей. Руководство разработкой документации осуществляется дирекцией (заведующим) организации.

      Пересмотр документации – сложное и трудоемкое дело. Поэтому его надо проводить в плановом порядке, в связи с необходимостью отражения в документах существенных изменений.

      В современно построенной системе документационного управления используются следующие системы документации:

      - справочно-информационная и справочно-аналитическая;

      Документы, входящие в систему управления библиотекой любого типа, вида, объема и профиля деятельности, включены в ее документооборот.

      В XXI веке специалисты стали обращать внимание на ведение ДОУ в библиотеке. Появился целый ряд научно-практических, методических пособий. При написании курсовой работы были использованы следующие пособия:

      Целью курсовой работы является раскрытие сущности и значения документационного обеспечения управления библиотеки.

      Задачи написания работы:

      • изучить законодательно-нормативную документацию;
      • рассмотреть систему документации в библиотеке;
      • проанализировать работу с документами МРУК "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека"

      Предмет – процесс документационного обеспечения управления библиотеки.

      База исследования – Муниципальное районное учреждение культуры "Щигровская Межпоселенческая районная библиотека".

      Структура работы: курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.

      Глава 1. Документационное обеспечение управления библиотеки

      Документационное обеспечение управления учреждения: основные задачи и направления

      Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение учреждения, основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации, документации, труда, трудовых отношений

      Вопросы документирования нашли отражение и во всех кодексах Российской Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском и Трудовом кодексах.

      В организациях на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами.

      Любому учреждению при работе с документами потребуются:

      Учреждение – это форма некоммерческой организации, созданной собственником для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера и финансируемой полностью или частично этим собственником.

      Жизнь любого учреждения связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. В каждом учреждении создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности. Работа с документацией – важный аспект деятельности любого учреждения.

      ДОУ предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании, данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

      ДОУ предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

      В целом все применяемые в ДОУ документы принято называть управленческой документацией. Управленческая документация включает следующие унифицированные системы документации:

      ♦ унифицированная система организационно-распорядительно й документации;

      ♦ унифицированная система банковской документации;

      ♦ унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

      ♦ унифицированная система отчетно-статистической документации;

      ♦ унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

      ♦ унифицированная система документации по труду;

      ♦ унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

      ♦ унифицированная система внешнеторговой документации

      Все документы, входящие в систему управления любого учреждения включены в его документооборот.

      Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [12; С.218].

      Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

      • прием и первичная обработка, поступающих в учреждение документов;
      • предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
      • регистрация документов;
      • организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);
      • обработка исполненных и отправляемых документов.

      Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Каждый из документопотоков отличается определенным направлением движения документной информации. Поэтому документопотоки различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

      В каждом учреждении можно выделить следующие потоки документов:

      • поток входящей документации, состоящий из поступающих в учреждение документов;
      • потоки внутренний документации, состоящие из документов, созданных в учреждении и не предназначенных к выходу за ее пределы;
      • поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации [29].

      Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части ДОУ в учреждении:

      • документирование деятельности;
      • организация работы с документами.

      Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в учреждении они необходимы, причем функционирующие в тандеме.

      Таким образом, в каждом учреждении создаются документы, которые отражают различные стороны ее деятельности. Работа с документами – важный аспект деятельности любого учреждения.

      Документационное обеспечение управления библиотеки: система документации в библиотеке

      ГОСТ предусматривает 29 реквизитов, используемых в российской делопроизводственной практике. Применение положений указанного ГОСТа строго обязательно для учреждений, предприятий и организаций России независимо от их ведомственной принадлежности и отношения к форме собственности. Действие ГОСТа Р 6.30-97 обязательно на всей территории России.

      Читайте также: