Что такое список в excel кратко

Обновлено: 30.06.2024

Списком называется таблица, разделенная на столбцы-поля и строки-записи (список почтовой рассылки, список телефонов, торговых операций и т.д.) В сущности, список. Представляет собой базу данных (БД), но поскольку он хранится в книге Excel,а не в файлах специального формата, созданных программами типа Access или FoxPro, фирма Microsoft решила употреблять термин список.

Список – это просто набор строк (подчиняющийся более строгим ограничениям, чем обычный лист с постоянными заголовками столбцов), в которых хранятся данные постоянного формата. Для построения листа, способного воспринимать все команды Excel по обработке списков, приходится соблюдать ряд принципов (правил) их построения:

- создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов;

- количество строк является переменным, что позволяет позднее добав-лять, удалять или переставлять записи, что список имел оперативную информацию;

- столбцы-поля должны иметь однотипную информацию;

- списки не должны содержать пустые строки-записи или столбцы-поля;

- в первой строке списка (БД) обязательно должны быть указаны имена полей, т.е. заголовки полей;

- на одном листе может быть несколько БД (БД может быть сформирована на одном листе), но в каждый момент времени только одна БД может быть активной и доступной для выполнения различных операций;

- в конце каждой БД лучше всего оставлять, по меньшей мере, одну пустую строку, чтобы в базу данных можно было вводить дополнительные данные по мере необходимости;

- имена полей в базе данных должны быть обязательно уникальными, т.е. одно и тоже имя не должно повторяться;

- в качестве имен полей не могут выступать числа, логические значения, ошибочные значения и формулы;

- ячейка, которая отведена под имя поля , не может быть пустой.

Максимальный размер базы данных, которую можно создать вExcel, - 256 полей на 16383 записей (т.е. максимальное число столбцов листа и максимальное число строк листа минус одна строка, которая отводится под имена полей).

БД является третьим компонентом в Excel,после таблиц и диаграмм.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

1. Открыть новую книгу или новый лист в существующей книге. (Лучше всего создавать списки на отдельном листе, чтобы Excel смог автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков.

2. Ввод имен полей, т.е. создать заголовки для каждого поля в списке, выполнить их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом.

3. Отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии с данными, которые в них должны храниться (выполнить наложение числовых форматов (денежных или даты), изменение выравнивания и т.д.).

4. Наконец, ввести новые записи (то есть данные) под заголовками. При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк (даже между заголовками столбцов и первой записью)

5. После завершения указанных выше процедур сохранить книгу на диске. Если список разрастается до сотен записей, следует подумать о мерах предосторожности – хранении резервной копии в надежном месте.

При вводе данных следует использовать команду Автозаполнение, которая позволит повторяющиеся значения при вводе распознавать и автоматически завершать ввод: СЕРВИС – ПАРАМЕТРІ – перейти на вкладку ПРАВКА и установить флажок АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ЗНАЧЕНИЙ ЯЧЕЕК (для успешного выполнения этой команды необходимо, чтобы повторяющиеся названия и другие данные в точности совпадали в разных записях, например: март, юго-восток, 21/02/08 и т.д.

- создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов;

- столбцы-поля должны иметь однотипную информацию;

- списки не должны содержать пустые строки-записи или столбцы-поля;

- в первой строке списка (БД) обязательно должны быть указаны имена полей, т.е. заголовки полей;

- имена полей в базе данных должны быть обязательно уникальными, т.е. одно и тоже имя не должно повторяться;

- в качестве имен полей не могут выступать числа, логические значения, ошибочные значения и формулы;

- ячейка, которая отведена под имя поля , не может быть пустой.

БД является третьим компонентом в Excel,после таблиц и диаграмм.

Создание списка в Excel происходит следующим образом:

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 for Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Больше. Основные параметры

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T.

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид?

Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Остановка.

Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.

Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

См. также

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

В Excel есть несколько полезных функций, которые позволяют сэкономить время и повысить продуктивность повседневной работы. Одна из таких полезных (и менее известных) функций в настраиваемых списках в Excel.

Теперь, прежде чем я перейду к созданию и использованию настраиваемых списков, позвольте мне сначала объяснить, что в этом такого замечательного. Предположим, вам нужно ввести числа и названия месяцев с января по декабрь в столбец. Как бы ты это сделал? И нет, делать это вручную — не вариант.

Один из самых быстрых способов — поместить в ячейку январь, а в соседнюю ячейку — февраль, а затем использовать маркер заполнения для перетаскивания и позволить Excel автоматически заполнить остальное. Excel достаточно умен, чтобы понять, что вы хотите заполнить следующий месяц в каждой ячейке, в которую вы перетаскиваете маркер заполнения.

Названия месяцев довольно общие, поэтому они доступны в Excel по умолчанию.

Но что, если у вас есть список названий отделов (или имен сотрудников или названий продуктов), и вы хотите сделать то же самое. Вместо того, чтобы вводить их вручную или копировать и вставлять, вы хотите, чтобы они появлялись волшебным образом, когда вы используете маркер заполнения (точно так же, как названия месяцев).

Вы тоже можете это сделать … С помощью настраиваемых списков в Excel

В этом уроке я покажу вам, как создавать свои собственные списки в Excel и как использовать их для экономии времени.

Как создавать собственные списки в Excel

По умолчанию в Excel уже есть несколько предварительно загруженных настраиваемых списков, которые можно использовать для экономии времени.

Ниже приведены настраиваемые списки, которые уже встроены в Excel. Как видите, это в основном названия дней и месяцев, поскольку они фиксированы и не изменятся.

Теперь предположим, что вы хотите создать список отделов, который вам часто нужен в Excel, вы можете создать для него собственный список. Таким образом, в следующий раз, когда вам нужно будет собрать все названия отделов в одном месте, вам не придется рыться в старых файлах. Все, что вам нужно сделать, это ввести первые два в списке и перетащить.

Ниже приведены шаги по созданию собственного настраиваемого списка в Excel:

Теперь, когда у вас есть список в бэкэнде Excel, вы можете использовать его так же, как вы используете числа или названия месяцев с автозаполнением (как показано ниже).

Хотя здорово иметь возможность быстро получить эти пользовательские имена lits в Excel простым перетаскиванием, есть кое-что еще более интересное, что вы можете сделать с настраиваемыми списками (об этом следующий раздел).

Создайте свои собственные критерии сортировки с помощью настраиваемых списков

Вы не можете этого сделать! Если вы отсортируете в алфавитном порядке, он изменит алфавитный порядок (он даст вам высокий, низкий и средний, а не высокий, средний и низкий). Вот где действительно сияют индивидуальные списки.

Вы можете создать свой собственный список элементов, а затем использовать их для сортировки данных. Таким образом, вы получите все высокие значения вместе вверху, за которыми следуют средние и низкие значения.

После того, как вы создали настраиваемый список, вы можете использовать следующие шаги для сортировки на его основе:

Вышеупомянутые шаги мгновенно отсортируют данные, используя список, который вы создали и использовали в качестве критериев при сортировке (высокий, средний, низкий в этом примере).

Обратите внимание, что вам не обязательно сначала создавать настраиваемый список, чтобы использовать его при сортировке. Вы можете использовать описанные выше шаги, а на шаге 4, когда откроется диалоговое окно, вы можете создать список прямо в этом диалоговом окне.

Некоторые примеры использования настраиваемых списков

Ниже приведены некоторые из случаев, когда создание и использование настраиваемых списков может сэкономить ваше время:

Если у вас есть список, который вам нужно ввести вручную (или скопировать и вставить из другого источника), вы можете создать собственный список и использовать его вместо этого. Например, это могут быть названия отделов в вашей организации, названия продуктов или регионов / стран.
Если вы учитель, вы можете составить список имен своих учеников. Таким образом, когда вы будете ставить им оценку в следующий раз, вам не нужно будет беспокоиться о том, чтобы ввести имена учеников вручную или скопировать их с другого листа. Это также снижает вероятность ошибок.
Когда вам нужно отсортировать данные на основе критериев, которые не встроены в Excel. Как описано в предыдущем разделе, вы можете использовать свои собственные критерии сортировки, создав собственный список в Excel.

Это все, что вам нужно знать о создании настраиваемых списков в Excel .

Раскрывающийся список в Excel – один из методов упорядочивания данных, выполняющий как визуальную функцию, освобождая пространство на листе, так и функциональную – делая таблицу интерактивной и изменяемой. Существуют разные способы создания данного элемента, и об основных из них я хочу рассказать в рамках этого материала, чтобы даже у начинающих пользователей не осталось вопросов по этой теме.

Вариант 1: Группировка существующего списка

Создание выпадающего списка в Excel – задача нетрудная, она не требует от пользователя каких-то особых знаний. Первый метод подойдет в тех ситуациях, когда у вас уже есть готовый перечень чего-либо и вы хотите сделать так, чтобы каждая строка могла заменить собой другую, то есть названия можно было свободно менять, отталкиваясь от уже добавленных значений. Это может звучать сложно, но на деле все куда проще, в чем вы и убедитесь далее.

Теперь напротив каждой ячейки вы видите кнопку со стрелкой вниз, которая и отвечает за вызов раскрывающегося перечня.

Как видно, я поставил три одинаковых значения подряд, используя реализованный только что список. Точно так же можно менять все другие клетки, входящие в диапазон.

Вариант 2: Ручное добавление элементов списка

Еще один похожий вариант, но с немного другим смыслом. Подходит в тех случаях, когда у вас есть несколько клеток и значения, которые могут там располагаться. Выбор между ними и хочется осуществить при помощи рассматриваемой сегодня функции. Тогда принцип создания выглядит следующим образом:

Подтвердите изменения и вернитесь к таблице. Теперь при развертывании списка вы сможете выбрать один из добавленных вариантов.

Вариант 3: Выбор массива с именем

Выделите ячейки для заключения в единый массив, то есть те, значения которых должны отображаться в выпадающем списке. Слева сверху вы увидите отображение названия первой ячейки, по которому нужно кликнуть.

Измените имя массива на любое, начинающееся с буквы.

Создайте выпадающий список в ячейке листа, для чего снова перейдите в то же самое меню, предварительно выделив саму клетку.

В итоге у вас должен получиться перечень, куда входят все значения массива.

Вариант 4: Создание выпадающего списка из таблицы

Метод реализации данного варианта похож на предыдущий, но в качестве источника указывается сама таблица. Соответственно, ее сначала нужно сформировать из одного столбца, а затем перейти к созданию выпадающего перечня.

Выберите подходящий для вас тип оформления.

При появлении окна с расположением данных просто нажмите Enter, поскольку диапазон выбран предварительно.

Разверните список массивов, чтобы убедиться в наличии там созданной таблицы.

Используйте ее в качестве источника при создании выпадающего списка точно так же, как это было показано в предыдущих вариантах.

На следующем изображении вы видите, что список создан успешно и данные можно использовать в своих целях.

Только что вы увидели 4 способа создания выпадающего списка в ячейке Excel. Из инструкции понятно, что каждый из них обладает своими особенностями и подойдет при разном оформлении книги в программе. Однако во всех вариантах обращение происходит к одному и тому же инструменту, что значительно упрощает процесс запоминания всех принципов действий и позволяет выбрать любой из методов, когда это понадобится.

Создание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

Списки для сортировки и заполнения

Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.

Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели. Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

В этом окне выбираем тип данных — список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.

Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

Как скрыть лист с источником списка

Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение. Для того, чтобы спрятать лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.

Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.

Читайте также: