Что называется рабочим местом работника службы доу

Обновлено: 07.07.2024

1. Служба документационного обеспечения управления (служба ДОУ) – самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат), подчиненное непосредственно руководителю организации и осуществляющее организацию, руководство, координацию, контроль и реализацию работ по ДОУ. Служба ДОУ может быть также представлена отдельным сотрудником (секретарем-референтом).

Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) служба делопроизводства – структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Наименование и структура службы устанавливаются в соответствии с принадлежностью ее к той или иной группе организаций: в министерствах и ведомствах – управления делами; в государственных организациях среднего и низшего звена – отдел ДОУ или канцелярия; в ассоциациях и концернах, совместных организациях, акционерных обществах – по решению руководства, правления, общего собрания; в общественных организациях – общий отдел; в организациях, не имеющих службы ДОУ, и структурных подразделениях – секретарь руководителя (инспектор) или другое специальное назначенное лицо.

Состав управления делами: секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководитель ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

Состав отдела ДОУ или канцелярии: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Состав общего отдела: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально- множительное бюро, архив.

Задачи службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, государственными стандартами и другими действующими нормативами;

• сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию ДОУ, прогрессивных технологий ДОУ на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

2. Функции службы ДОУ:

• разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов, внесение в них соответствующих изменений;

• экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно- справочная работа с ними;

• организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

• регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

• организация изготовления документов на компьютере, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;

• разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

• организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

• разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

• осуществление контроля за правильностью формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация работы архива;

• повышение квалификации работников службы ДОУ и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

• организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

3. Работа службы ДОУрегламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе Примерного положения (см. ГСДОУ, с. 63–69). Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации. Должностные инструкции разрабатываются с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструк- циями, методическими рекомендациями и т.д.

Один из важнейших документов, обеспечивающий нормативно упорядоченное функционирование всей системы ДОУ организации с учетом ее специфики, – инструкция по делопроизводству. Инструкция содержит правила, регулирующие все этапы работы с документами (от их составления до сдачи в архив), а также устанавливающие единый порядок составления и оформления документов. В приложении к инструкции помещаются формы бланков организации; примеры или образцы документов; перечень документов, подлежащих регистрации; перечень документов, на которых ставится гербовая печать; формы регистрационных журналов, регистрационно-контрольной карточки, номенклатуры дел, описей дел, акта о выделении дел к уничтожению, и т.д.

В целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания, разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказам Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76).

Методом упорядочения документообразования в организации может служить табель унифицированных форм документов. Табель форм документов – перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ДОУ, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Составляется в табличной форме и содержит графы, характеризующие формы документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), правовое основание применения формы документа и т.д. Структура табеля – это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией. Разделы табеля – наименования структурных подразделений или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности организации. В разделах и подразделах табеля формы документов располагаются по их значимости.

1. Служба ДОУ: наименование, структура, задачи.

2. Функции службы ДОУ.

3. Регламентация деятельности службы ДОУ.

Задачи службы ДОУ:

• совершенствование форм и методов работы с документами;

• сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

2. Функции службы ДОУ:

• экспедиционная обработка, регистрация документов и учетно- справочная работа с ними;

• организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

• осуществление контроля за правильностью формирования и оформления дел, подлежащих сдаче в архив;

• организация работы архива;

• организация рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – это важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, а также эффективность работы в целом. В независимости от того, какое название имеет служба ДОУ в организации, она всегда будет иметь такую составляющую, как архив, главным работником которого является архивист.

Цель создания архивов учреждений – учет, хранение и использование образовавшихся в процессе деятельности архивных документов. Ежедневно в организации приходится решать огромный комплекс вопросов, связанный с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Исходя из понятия архив, выделяют следующие виды архивов: государственный, муниципальный, архив организации, частный архив.

Для рациональной организации рабочего места необходимо правильно зонировать помещение, и в каждой зоне выполнять определенные виды работ. Выделяют следующие рабочие зоны: основная рабочая зона и вспомогательная рабочая зона. Решающее влияние на эффективность труда архивиста оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения работ по ведению архивного дела.

В перечень оборудования для выполнения архивистом должностных обязанностей включены средства составления документов (персональный компьютер, принтер, копировальный аппарат и.т.д.); средства обеспечения оперативной связи (телефон); средства хранения и группировки документов (короба, папки, шкафы и стеллажи); мебель и средства малой оргтехники.

Анализ СанПиН позволил выявить, что необходимо соблюдение условий при организации рабочего места архивиста: санитарных, эстетических, психофизиологических и технических.

К санитарным условиям относятся требования к помещениям для эксплуатации ПЭВМ; требования к микроклимату, требования к освещению помещений и рабочих мест с ПЭВМ.

Изучив и проанализировав санитарные правила и нормы, мы выявили, что площадь на одно рабочее место с персональными компьютерами для взрослых пользователей должна составлять не менее 6,0 м 2 , а объём – не менее 24,0 м 3 . Производственные помещения не должны граничить с помещениями, в которых уровни шума и вибрации превышают нормируемые значения. Кроме того, помещения с ПЭВМ должны оборудоваться системами отопления, кондиционирования воздуха или эффективной приточно-вытяжной вентиляцией. При изучении требований к микроклимату было установлено, что температура, относительная влажность и скорость движения воздуха на рабочих местах должна соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений. Важным параметром является освещение на рабочем месте. Помещения должны иметь естественное и искусственное освещение, допускается применение системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов).

В качестве источников света при искусственном освещении должны применяться преимущественно люминесцентные лампы типа ЛБ.

Для создания комфортных условий на рабочем месте архивисту необходимо соблюдениеэстетических требований с учетом психологического воздействия светоцветового климата, озеленения, направленных на стимулирование работоспособности. Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с отоплением. Цветовое оформление помещения не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на сотрудника положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цвета для отделки помещений определяется архитектурными особенностями, освещением, климатическими условиями и направлениями деятельности сотрудников.

При изучении технических, эргономических условий и требований безопасности рабочего места было выявлено, что предъявляются требования к конструкциям стола, стула и рациональному размещению оборудования. Рабочая поверхность стола должна соответствовать гигиеническим требованиям, то есть быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева, ее окраска предпочтительно светлая. В рабочем столе должны быть предусмотрены ящики для хранения канцелярских принадлежностей, картотек, деловых папок. Рабочее кресло или стул должны быть снабжены подъемно-поворотным механизмом, регулируемым по высоте и углам наклона спинки, а также – расстоянию спинки от переднего края сиденья. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула должна быть полумягкой, с неэлектризуемым и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений. Тип рабочего стула или кресла должен выбираться в зависимости от характера и продолжительности работы с ПВЭМ.

К психофизиологическим условиям относятся соблюдение требований к организации режима труда и отдыха. Для обеспечения оптимальной работоспособности на протяжении рабочего дня рекомендуется устанавливать регламентированные перерывы. С соответствии с СанПиН продолжительность непрерывной работы с ПВЭМ не должна превышать 2 часов, а для профилактики зрительного утомления после каждых 25 минут работы рекомендуется выполнять комплекс упражнений для глаз.

В связи с тем, что работа архивиста отличается малой двигательной активностью, длительным нахождением в закрытом помещении, вызывающим быструю утомляемость и снижение результатов труда, при ее организации необходимо уделять большое внимание устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормативам освещения, температурного режима, устранению шумов, а также оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями и установлению рационального режима труда.

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

Зарегистрироваться 15–17 марта 2022 г.

учреждение «Братский индустриально-

г.Братск, Иркутская область

Ор ганизация рабочего места сПЕЦИАЛИСТОВ

документационного обеспечения управления

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места специалиста д окументационного обеспечения управления .

Рабочее место специалиста документационного обеспечения управления (ДОУ) — это зона его трудовой деятельности, оснащенная всем необходим для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места – это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению с учётом антропометрических данных исполнителя.

Основными факторами, при разработке планировки рабочего места являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи в процессе труда, правила пожарной безопасности и промышленной санитарии, специфические требования органов государственного надзора к специальным помещениям и службам.

Чёткая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, найти нужную информацию, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

В соответствии с рисунком 1, важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

Рисунок 1 – Санитарно-гигиенические составляющие рабочего

Средства управления для установки параметров рабочего места должны быть простыми и удобными в применении.

Расстояние между глазами работающего и экраном компьютера должно быть не меньше, чем полторы длины диагонали монитора; дисплей следует располагать ниже уровня глаз на 15 градусов, высота клавиатуры составит 70-85 см от пола, центр экрана – 90-115 см от пола. Запястья должны размещаться на одном уровне с предплечьями. Экран дисплея должен располагаться таким образом, чтобы солнечный свет и свет ламп не отражались от него и не ослепили работающего. Нежелательно устанавливать экран дисплея напротив окна, а работнику – сидеть лицом к окну. Желательно, чтобы уровень яркости экрана отвечал яркости света в помещении, чего можно добиться путем налаживания монитора. Рабочие места с мониторами располагают на расстоянии не менее полутора метров друг от друга.

При печатании текстов с бумажного документа желательно применять держатель для документов, регулируемый по высоте, углом и расстоянием. Держатель для документов уменьшает количество движений головы, шеи и глаз во время просмотра документов.

Подводя итог всему вышеперечисленному, можно сказать, что для рациональной организации рабочих мест работников службы ДОУ необходимо:

- в размещении рабочего места учитывать нормативную площадь на одного работающего;

- правильную освещённость (естественный свет должен падать слева или спереди);

- незагромождённость пространства ненужными для непосредственных рабочих операций предметами;

- обеспечение свободного и безопасного доступа к местам включения средств оргтехники в сеть;

- по возможности исключения отвлекающего неблагоприятного воздействия уличных раздражителей, теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов, телевизоров и других аудиовизуальных средств;

- выбрать форму и габариты мебели с учётом антропометрических показателей для обеспечения удобного положения корпуса работника при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения;

- подобрать оргтехнику, средства механизации с максимально возможной степенью их типизации;

- организовать места сотрудников в соответствии с технологическим процессом выполняемых ими работ;

- совершенствовать условия труда, создавая благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.

На мой взгляд, воздействие вредных и опасных производительных факторов можно исключить или довести их до безопасных величин путем надлежащей организации рабочих мест, поддержания микроклимата и аэроионного состава воздуха рабочей зоны, соблюдения режима труда и отдыха, применения комплекса мероприятий по предупреждению переутомления работающих.

Рабочее место каждого специалиста документационного обеспечения управления должно быть организовано таким образом, чтобы не возникало препятствий и неудобств во время выполнения им служебных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится делопроизводитель, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

- подходы к мебели и оборудованию;

- расстановку мебели и оборудования;

- потребность – в отдельных случаях – особых условий;

- возможность установки вспомогательного оборудования.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических 1 данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда.

Планировка рабочего места специалиста документационного обеспечения управления должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

- рабочее место специалиста документационного обеспечения управления в приемной руководителя обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

- в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся специалисту документационного обеспечения управления непосредственно в процессе работы;

- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой специалистом документационного обеспечения управления, удобной для ее размещения.

Рабочее место специалиста документационного обеспечения управления традиционно включает две зоны: рабочая, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), шкафы, и другое оборудование. Зона обслуживания посетителей, где находятся стулья или кресла для посетителей, вешалки и шкафы для верхней одежды, различные информационные стенды. Учитывая насыщенность трудового процесса специалиста документационного обеспечения управления оргтехникой, оправданной будет П-образная планировка рабочего места.

В комплект мебели для оборудования рабочих мест входят письменные столы (обычные или специальные для компьютеров), вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала и размещения оргтехники, удобные кресла или стулья (подъемно-поворотные), шкафы обычного типа и специальные – для вертикального хранения документов, металлические сейфы. При определении габаритов мебели должны учитываться общие размеры служебных комнат и площадь, выделенная для каждого рабочего места.

Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Размещение на рабочем месте мониторов и вспомогательных устройств не должно препятствовать работнику работать в оптимальной рабочей позе. Параметры основного оборудования должны обеспечивать работнику возможность регулирования высоты клавиатуры и наклона рабочей поверхности, поворота – расстояние дисплея, а также высоты рабочего кресла, положение его спинки, угла наклона.

Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места сотрудника службы ДОУ. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда – неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. Стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закруглённым с краёв, чтобы не затруднять кровообращение бёдер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготовляют стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере – без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).

Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления — для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.

Дела, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого – его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций работников службы ДОУ, автоматизации и механизации рабочих мест придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

Необходимо отметить, что при рациональной 2 планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:

- на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

- каждый предмет и средство труда должны иметь своё место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;

- канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;

- все средства коммуникационной техники (телефон и другое) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

- документы, с которыми работает сотрудник, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

- документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

- движения работника должны быть оптимальными, то есть, более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

Соблюдение данных правил позволит специалисту документационного обеспечения управления экономно расходовать физические усилия.

Современное место делопроизводителя немыслимо без компьютера и средств связи. Компьютеры с плоским (ТРТ) экраном стали занимать значительно меньше места на рабочем столе. Но все-таки и монитор, и системный блок, и клавиатуру лучше вынести на специальный стол-приставку, освободив площадь основного рабочего стола для документов. Рядом с компьютером обычно ставится многофункциональное устройство (копир/принтер/сканер/факс) для персонального использования.

Как правило, компьютер специалиста ДОУ связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты — и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим делопроизводителю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.

Специалисту ДОУ в качестве личного средства оргтехники нужны: быстрый и тихий лазерный принтер, шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации. При больших объемах печатных или копировально-множительных работ устанавливается устройство соответствующей производительности, оснащенное сортировальным устройством, а при необходимости — дуплексом (устройством двусторонней печати) и степлером (для сшивания документов специальной скрепкой). Эта техника размещается на специальной подставке (тумбе) во вспомогательной зоне. Там же может располагаться и факс, если он используется в качестве отдельного устройства.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагается телефонный аппарат с автоответчиком, селектор или мини-АТС.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, найти любую информацию, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

Организация рабочего места специалиста ДОУ на предприятии является важным аспектом для выполнения управленческих задач и влияет на всю деятельность предприятия.

1 О дин из основных методов антропологического исследования, заключающийся в измерении тела человека и его частей с целью установления возрастных , половых , расовых и других особенностей физического строения, позволяющий дать количественную характеристику их изменчивости.

Термин, в самом широком смысле означающий разумность, осмысленность, противоположность и рациональности.

Целью данной работы является поиск и разработка предложений по совершенствованию организации службы ДОУ.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
1) исследовать формы и структуру службы ДОУ, а также должностной и численный состав;
2) проанализировать задачи и функции службы ДОУ;
3) изучить условия труда работников службы ДОУ.

Содержание

Введение 3
1. Структура и состав службы ДОУ 5
1.1. Формы и структура службы ДОУ 5
1.2. Должностной и численный состав службы ДОУ 7
2. Задачи и функции службы ДОУ 11
3. Должностные инструкции 18
4. Организация рабочего места 24
Заключение 31
Список использованных источников 32

Вложенные файлы: 1 файл

организация службы ДОУ.docx

Так, в квалификационной характеристике заведующего канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:

организует работу канцелярии;
обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;
организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;
принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;
осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;
организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

В том и состоит особенность должностной инструкции конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов -контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке, и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для секретаря, перепечатывающего документы, надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведующего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем.

Читайте также: