Анализ производственных ситуаций кратко

Обновлено: 05.07.2024

Основная задача учебных заведений СПО – подготовка студентов к предстоящей трудовой деятельности. Рыночные реформы последних лет привели к четкому оформлению социального заказа, стоящего перед учреждениями профессионального образования: требуется обеспечить выпуск высокопрофессиональных и компетентных в своей области специалистов, прежде всего востребованных на рынке труда. Профессионал должен уметь планировать свою деятельность, принимать оперативные решения на основе анализа ситуации, контролировать ход результатов труда. Каждая профессия требует овладения специфическими умениями. И поэтому главной задачей в деятельности педагога является проблема формирования профессиональных компетенций. Для формирования у студентов профессиональных компетенций, а именно способности самостоятельно решать профессиональные проблемы и задачи, возникающие в практической деятельности, используя приобретенные теоретические знания и практические умения, способности коммуникативных действий и другие, применяются различные методы, способы и технологии обучения.

Наиболее приемлемым методом является использование метода анализа производственных ситуаций. Такие занятия формируют умение ориентироваться в сложной производственной обстановке, решать разного рода задачи, выбирать главное звено в процессе возникновения конкретной производственной ситуации, уметь принимать оптимальное решение, предвидеть возможность его влияния на дальнейшее развитие событий. В процессе анализа производственных ситуаций студент имеет возможность изучить все основные требования, предъявляемые к тому или иному факту как в обычной производственной, так и экстремальной ситуациях. В практике в основном применяются два вида производственных ситуаций:

-ситуация-проблема, в которой обучаемые находят причину возникновения описанной ситуации, ставят и разрешают проблему;

- ситуация-оценка, в которой обучаемые дают оценку принятым решениям.

Анализ производственных ситуаций можно применять на разных этапах урока: на вводном инструктаже как элемент мотивации, при изложении нового материала, при закреплении изученного материала.

«Отказали продать половину буханки белого хлеба, мотивируя, что по половинке у них никто не покупает белый хлеб, куда они потом её денут? Мне целой буханки много, при этом хлеб через сутки уже мало съедобен. При моей небольшой пенсии разница получается существенной. Поверьте, не стала бы настаивать, если бы были другие хлебобулочные изделия меньшей массы. Попросила отрезать половину батона, тоже отказали. Причем раньше вопросов с этим не было, но сменился коллектив магазина, видимо и руководство, и хлеб резать перестали. Попросила книгу жалоб и предложений, отказали, заявив, что она у заведующей, а ее сейчас нет, завтра приходите. Пришла, написала свой вопрос – почему отказываются продать половину батона, ответа так и не получила.

В процессе урока учащиеся, используя предложенную нормативную документацию, разрешают создавшуюся ситуацию. В результате формируются как профессиональные, так и общие компетенции: способность самостоятельно приобретать знания и применять их для решения разнообразных проблем, быстро адаптироваться в постоянно изменяющихся ситуациях профессиональной деятельности; собирать, отбирать, анализировать и оценивать информацию, необходимую для выполнения профессиональной деятельности и т. д.

Вечер. Время близилось к закрытию магазина. Старший кассир Петрова Татьяна вышла в торговый зал уточнить время и встретила свою подругу. Этой встречи были рады они обе. Разговору не было конца и края. Татьяна пригласила её в кабинет. Обмениваясь новостями, Татьяна одновременно готовила денежную выручку к сдаче инкассатору. Время пробежало незаметно. Неожиданно в кабинет постучали и в дверях показался молодой человек. По одеянию сразу можно было догадаться, что это он – инкассатор. Татьяна в это время спешно заканчивала подготовку инкассаторской сумки. Инкассатор снисходителен, подождал несколько минут, поторапливая при этом Татьяну. Оформив явочную карточку, старший кассир отдала сумку и накладную инкассатору. Инкассатор быстро удалился из кабинета, оставив пустую сумку на столе.

А наутро, не успев раздеться, Татьяну вызвала к себе бухгалтер Елена Васильевна. Она сообщила ей, что после проверки кассовых документов у неё осталось сомнение в том, что денежная выручка была сдана в банк.

2.Определите главных персонажей ситуации;

3.Найдите нарушения, допущенные ст. кассиром и инкассатором;

4.Предложите пути выхода из сложившейся ситуации. Обоснуйте принятое решение.

Опыт использования технологии анализа конкретных ситуаций при обучении показал высокую эффективность: способствует развитию памяти учащихся, помогает вызвать познавательную потребность учащегося, дать ему необходимую направленность мысли и тем самым создать внутренние условия для усвоения нового материала. Учащиеся получают жизненно важный опыт решения проблем, возможность соотносить теории и концепции с реальной жизнью. Метод моделирования конкретных ситуаций является сильным мотивирующим фактором, так как позволяет обсуждать проблемы, связанные с будущей специальностью.

Таким образом, данный метод является необходимым условием организации процесса обучения и обеспечивает реализацию следующих целей:

- применение полученных студентами на занятиях знаний и умений;

- развитие личных и профессиональных качеств (умение общаться, слушать собеседника, аргументировано и корректно высказывать свою точку зрения, владеть эмоциями в ходе обсуждения, уметь организовать и провести собрание и т.д.);

- формирование умений профессиональной деятельности будущих специалистов, способных адекватно принимать решения в различных ситуациях профессиональной деятельности.

1. Шуберт Ю. Ф., Андреещева Н. Н. Формирование у студентов профессиональных компетенций // Среднее профессиональное образование. – М., 2015. – № 12.

3.Скакун В. А. Организация и методика профессионального обучения: уч. пособие/ В. А. Скакун - М.: ФОРУМ - ИНФРА-М, 2013.- 320 с.

Способность ставить и реализовывать цели, выходящие за пределы предписанных стандартными требованиями, осознанно оценивать свою деятельность, это важный критерий качества подготовки специалиста. Для этого должны быть использованы активные методы обучения профессиональным умениям и навыкам. К ним могут быть отнесены: анализ производственных ситуаций, решение ситуационных профессиональных задач, имитация деятельности на тренажере, выполнение практических заданий в процессе производственной практики и стажировки, деловые игры и их элементы и др.

Основная задача высших учебных заведений — подготовка студентов к предстоящей трудовой деятельности. Подготовка к труду включает в себя, с одной стороны, вооружение основами знаний, необходимых в труде, с другой — формирование профессиональных умений и навыков. В труде специалиста большое место занимают умения — способность использовать знания в практической деятельности в изменяющихся условиях. Специалист должен уметь планировать свою работу, делать расчеты, принимать оперативные решения на основе анализа сложившейся ситуации, контролировать ход и результаты своего труда и т. д. Каждая профессия требует овладения специфическими умениями.

И умения и навыки формируются в процессе деятельности. Чтобы выработать тот или иной навык, необходимо, многократное повторение действий, упражнение, тренировка. Формирование умений происходит в процессе неоднократного выполнения студентами соответствующих заданий: задач, расчетов, анализа ситуаций и др.

Для развития качеств будущих специалистов, для обеспечения их достойности и конкурентоспособности, необходимо использовать активные, информационно — развивающие, организационные формы обучения, направленные на теоретическую и практическую подготовку студентов. Важную роль при этом занимает грамотная организация самостоятельной внеаудиторной работы обучающихся, моделирование профессиональной деятельности в учебном процессе, личностно — ориентированный подход и другое. Остановимся на некоторых из них.

В новых социально-экономических условиях актуальной становится проблема формирования активной личности, способной самостоятельно делать свой выбор, ставить и реализовывать цели, выходящие за пределы предписанных стандартными требованиями, осознанно оценивать свою деятельность. Для этого должны быть использованы активные методы обучения профессиональным умениям и навыкам. К ним могут быть отнесены: анализ производственных ситуаций, решение ситуационных профессиональных задач, имитация деятельности на тренажере, выполнение практических заданий в процессе производственной практики и стажировки, деловые игры и их элементы и др. [3].

Например, анализ производственных ситуаций. Большое место в работе специалиста занимают задачи аналитического характера. Умение анализировать, оценивать ситуацию и на основе этого анализа принимать правильное решение — неотьемлемое качество каждого руководителя [2,4].

Сущность этого метода сострит в том, что студентам предъявляется какая-то производственная ситуация, в которой охарактеризованы условия и действия ее участников. Студентам предлагается оценить, правильно ли действовали участники события, дать анализ и аргументированное заключение о действиях участников. Ситуация может быть предъявлена в форме устного описания, показа кинофрагмента, разыгрывания ролей отдельными студентами [3,4].

При обучении анализу производственных ситуаций преподаватель направляет внимание студентов на следующее:

- на восприятие ситуации, мысленное ее представление, отыскание аналогов в собственном опыте;

- вычленение основных элементов ситуации;

- сравнение каждого элемента с нормативными требованиями;

- оценку взаимосвязи элементов и оценку их совокупности;

- определение действий в данной ситуации;

Анализ производственных ситуаций может выполняться на практических занятиях, в процессе практики при решении комплексных производственных задач.

Основным дидактическим материалом для анализа производственных ситуаций являются их словесные описания. Ситуации могут быть представлены также в виде чертежей, планов, схем, документов с заложенными в них ошибками, в выявлении которых и заключается анализ ситуации. Вместо описания ситуации ее можно продемонстрировать в виде видефрагментов фильма (один из вариантов — фрагмент кинофильма без сопровождения текста) [2].

Во всех случаях производственная ситуация должна быть представлена так, чтобы студент мог выделить составные элементы ситуации, сравнить их с предъявляемыми требованиями.

Поиск путей повышения качества готовности специалистов к практической профессиональной деятельности привел к созданию деятельностных технологий. Одним из подходов к решению данной проблемы явилась идея моделирования профессиональной деятельности в учебном процессе [2].

Моделирование профессиональной деятельности в учебном процессе — это такое ее отражение в содержании обучения и в реальной учебной деятельности студентов, которое, во-первых, дает студентам правильное и полное представление о целостной профессиональной деятельности (от целеполагання до самоанализа процесса и результатов деятельности) и, во-вторых, позволяет им в процессе обучения овладеть способами (действиями, операциями) профессиональной деятельности настолько полно, что обеспечивает безболезненный переход к реальному выполнению своих трудовых обязанностей (профессиональных функций) [3].

Моделирование требует системного рассмотрения, с одной стороны, профессиональной деятельности, к которой готовят студентов (модель деятельности), с другой — содержания образования и обучения (модель подготовки).

Такое положение заставляет педагогов искать формы занятий и методы обучения, направленные на практическое ознакомление с целостной профессиональной деятельностью и приобретение студентами не только элементарных, но и сложных (комплексных) профессиональных умений, а также на формирование профессионально значимых качеств личности.

Такие занятия должны давать возможность как бы препарировать процесс профессиональной деятельности с выделением характерных сторон на разных этапах, с дальнейшим самоанализом выполненной работы. Это означает, что для учебных целей следует использовать не реальную профессиональную деятельность, а упрощенный вариант, сохраняющий ее основные черты, т. е. модель.

В новых социально-экономических условиях актуальной становится проблема формирования активной личности, способной самостоятельно делать свой выбор, ставить и реализовывать цели, выходящие за пределы предписанных стандартными требованиями, осознанно оценивать свою деятельность. Это реализуется только тогда, когда можно имитировать соответствующую производственную ситуацию не только мысленно, но и, имея надлежащее оснащение (необходимые нормативные документы, оборудование, приборы, видеокассеты с записью мастер — классов, производства продукции различных видов, фотографии оборудования и производственных помещений, которые демонстрируются студентам на теоретических и лабораторно — практических занятиях и во время прохождения учебной, производственной практики и стажировки) [3].

3. Матюшкин А. М. Проблемы развития профессионально-теоретического мышления./ Матюшкин А. М. / М., 1980

4. Семушина Л. Г. Содержание и технологии обучения в средних специальных учебных заведениях: учеб. пособие для преподавателей учреждений среднего профессионального образования. /Семушина Л. Г., Ярошенко Н.Г/ — М.: Мастерство, 2001. — 272 с.

Основные термины (генерируются автоматически): профессиональная деятельность, студент, анализ, производственная практика, процесс обучения, ситуация, умение, учебный процесс, активная личность, целостная профессиональная деятельность.

Конспект практического занятия по экономике на тему "Анализ производственных ситуаций: деловая беседа, производственное совещание", предназначен для обучающихся СПО.

Анализ производственных ситуаций: деловая беседа, производственное совещание

Цель: научиться методам составления плана ведения деловой беседы,проведения производственного совещания,

Результат обучения: вычисление альтернативной стоимости и недополученной выгоду в условных ситуациях, полной цены ресурсов, используя альтернативную стоимость; примение альтернативной стоимости при принятии решений в условных примерах и простых жизненных ситуациях; вычисление вмененных затрат; построение, анализ и примение кривой производственных возможностей в решении задач; примение закона возрастающих альтернативных затрат в решении задач.

Теоретический материал

Каждому человеку приходится сталкиваться с тем, что принято называть деловым общением. Как правильно составить официальное письмо или приглашение, принять партнера и провести переговоры с ним, разрешить спорный вопрос и наладить взаимовыгодное сотрудничество? Всем этим вопросам во многих странах уделяется очень большое внимание. Особое значение деловое общение имеет для людей, занятых бизнесом. Во многом от того, насколько они владеют наукой и искусством общения, зависит успех их деятельности. На Западе соответствующие учебные курсы есть практически в каждом университете и колледже, издается множество научной и популярной литературы.

К сожалению, в нашей стране в течение долгого времени той стороне делового общения, которая связана с психологией и технологией ведения деловых бесед и переговоров вообще не уделяли внимания, полагая, что здесь и учить-то нечему.

Сейчас времена изменились. Во-первых, значительно расширился круг лиц, связанных по роду своей деятельности с зарубежными партнерами. Чтобы успешно вести дела, им необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь вести переговоры и беседы. Во-вторых, становясь частью единого делового мира, мы все в большей мере переносим существующие общие закономерности на нашу действительность, требуя и от отечественных партнеров цивилизованного общения.

Очень важны и психологические аспекты делового общения. Вопрос, с которым постоянно сталкиваются деловые люди, как построить беседу, переговоры. Важно понимать общие закономерности делового общения, что позволит анализировать ситуацию, учитывать интересы партнера, говорить на общем языке. Мастерство в любом деле приходит с практикой, и деловое общение не является исключением.

Деловое общение – процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Ведение деловых бесед.

1) Подготовительные мероприятия.

2) Начало беседы. Задачи начального этапа беседы следующие:

– установление контакта с собеседником,

– создание рабочей атмосферы,

– привлечение внимания к предстоящему деловому разговору.

Начальный этап беседы имеет, прежде всего, психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение, слушать вас дальше или нет.

В начале беседы следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Нужно исключить любые проявления неуважения, пренебрежения к собеседнику. Не следует первыми вопросами вынуждать его подыскивать контраргументы и занимать оборонительную позицию, хотя это вполне логичная и совершенно нормальная реакция. Однако с точки зрения психологии это явный промах.

Весьма полезно в начале беседы правильно назвать полное имя собеседника, обязательно запомнить его и в дальнейшем обращаться к собеседнику по имени. Правильное начало беседы предполагает указание на ее цель, объявление темы и последовательности рассматриваемых вопросов. В некоторых случаях бывает очень полезен элемент внезапности, представляющий собой продуманную, но неожиданную и необычную для собеседника увязку деталей и фактов.

Немалое значение имеет и ритм беседы. Нужно пытаться повышать ее интенсивность по мере приближения к концу. При этом следует уделить особое внимание ключевым вопросам. Существует четыре приема начала беседы.

Прием снятия напряженности способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчужденность начнет быстро исчезать. Шутка, которая вызывает улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряженность.

Прием стимулирования игры воображения предполагает постановку в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны в ней рассматриваться.

Прием прямого подхода означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Схематично это выглядит следующим образом: вкратце сообщаете причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступаете к теме беседы. Этот метод подходит, в основном, для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например в общении начальника с подчиненным.

3) Информирование присутствующих. Информирование присутствующих, т.е. передача им сведений, с которыми вы хотите их познакомить, должно быть точным, ясным (без двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильным и, по возможности, наглядным (с общеизвестными ассоциациями и параллелями, использованием наглядных пособий). При этом, как правило, присутствующим сообщаются источники информации и указывается на их надежность. Особое внимание нужно уделять краткости изложения.

Во время беседы нужно обращаться к собеседнику с вопросами. Самая распространенная ошибка начинающих предпринимателей заключается в том, что они слишком много говорят сами. Дайте возможность выговориться собеседнику. Задавая вопросы присутствующим, мы пытаемся поставить себя на их место и задумываемся над тем, что может их интересовать, с чем бы они согласились, а с чем – нет. В процессе информирования не следует бояться замечаний собеседников. Человек без замечаний – это человек без собственного мнения. Замечания собеседника означают, что он вас активно слушает, следит за вашим выступлением, тщательно проверяет аргументацию и все обдумывает. Постоянно следует помнить о направленности беседы.

4) Аргументирование выдвигаемых положений. На этапе аргументирования формируется предварительное мнение, вырабатывается определенная позиция как вами, так и вашим собеседником. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные им и вами.

Во всех случаях аргументацию следует осуществлять корректно. Надо всегда открыто признавать правоту собеседника, когда он прав, даже если для вас это невыгодно. Это дает вам право требовать такого же поведения со стороны собеседника. Кроме того, поступая таким образом, вы не нарушаете деловую этику. Если вы хотите покритиковать своего собеседника так, чтобы его не обидеть, укажите на аналогичные ошибки у других, и не прямо, а косвенно, или поговорите сначала о собственных ошибках. Критику всегда легче выслушивать, если критикующий начинает с признания, что и он далеко не безгрешен.

Для достижения большей убедительности аргументации следует соблюдать несколько простых правил:

– приспосабливайте аргументы к личности своего собеседника. Избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие из тех фактов, которые интересуют вашего собеседника;

– употребляйте терминологию, которая понятна собеседнику, т. к. в противном случае вы не только не убедите его, но и испортите ему настроение;

– не забывайте, что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура;

– старайтесь как можно нагляднее изложить свои доказательства. Приводя яркие сравнения, помните, что они должны основываться на опыте собеседника, иначе он будет не в состоянии понять их смысл из-за непонимания связи между явлениями, которые сравниваются.

5) Завершение беседы. На этапе завершения беседы решаются следующие задачи:

– достижение основной или (в неблагоприятном случае) запасной (альтернативной) цели;

– обеспечение благоприятной атмосферы;

– стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;

– поддержание в дальнейшем (при необходимости) контактов с собеседником и его коллегами;

– составление резюме с четко выраженным основным выводом.

В письменном виде резюме состоит из рубрик, каждая из которых представляет собой самостоятельный смысловой блок. Оно составляется на основе записи всей беседы. Эта запись – чрезвычайно важный документ, в котором обязательно соблюдаются все необходимые формальности и указываются:

– фамилии, имена и отчества присутствующих, их должности (уровень, ранг, место работы);

– дата и место проведения беседы;

– по чьей инициативе она состоялась;

– обязательно фиксируются цель беседы, обсуждаемые вопросы, позиции сторон, высказанные соображения, возражения и достигнутые договоренности.

– если во время беседы произошел обмен материалами или документами, то это обстоятельство должно быть в записи обязательно зафиксировано;

– отражаются факты получения или вручения памятных подарков или сувениров, но протокольные моменты встречи в записи опускаются.

На подведение итогов в конце беседы следует обращать серьезное внимание. Завершение беседы нельзя сводить только к простому повторению наиболее важных ее аспектов. В обобщающем выводе должна преобладать одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких максимально сжатых положений.

Производственное совещание – это обсуждение вопросов организации производства, управления фирмой, маркетинговой деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом.

К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся:

сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов;

урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений (к таким вопросам можно отнести изменение приоритетов внутрифирменных отношений, уточнение функций и полномочий исполнителей, выработка новых идей, оценка результатов предыдущих программ);

руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

Пиарменам, руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов, встреч):

в организационной деятельности нет мелочей;

техническая сторона организации (рабочие места участников, материалы, техническое обеспечение) должны быть безупречными;

должен быть подготовлен ведущий (предусмотрена замена, помощники ведущего и другой вспомогательный персонал).

Особенность подготовки внутреннего совещания – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам – это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки (если это не регулярная планерка) стоит ответить на вопросы:

нужно ли проводить данное совещание;

кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным;

какие вопросы внести в повестку дня;

нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почти всегда:

совещание лучше проводить не в кабинете руководителя (лучше всего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников);

ведущим может быть специально подготовленный спикер, а не руководитель;

руководитель должен переключить на секретаря все телефоны, не общаться с лицами, не участвующими в совещании;

совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможно применение "мозгового штурма";

нельзя допускать превращения интересного выступления в "литье воды";

неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и, тем паче, переходить "на личности", при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека (кроме весьма небольшого числа случаев, в которых выполнение однозначного решения руководителя действительно необходимо).

Ситуационный анализ дает возможность получить информацию о текущем положении объекта управления, основываясь на установлении основных факторов, которые влияют на динамику управленческой ситуации и характер оказываемого влияния.

Результаты ситуационного анализа используются при создании вариантов развития объекта управления, которые позволяют получить комплексное представление о положении объекта управления, а также путях его развития, и которое предшествует формированию стратегии. Ситуационный анализ предоставляет глубокое видение сложившейся управленческой ситуации, а также основных тенденций ее динамики, "правилам игры". Выделяя и проводя оценку ситуационных переменных, получаем данные для точного определения ожидаемой динамики развития управленческой ситуации с тем, чтобы выработать решения, которые учитывают динамику ее развития, соотношение сил и реальные возможности (рис. 1).

Рисунок 1 - Последовательность этапов ситуационного анализа

Подготовка к проведению ситуационного анализа подразумевает, прежде всего, четкость постановки задач и обеспечение нужной информацией аналитиков и экспертов, которые принимают участие в его осуществлении. Анализ информации о ситуации нужен для обеспечения использования методик анализа ситуации, который предполагает нахождение основных факторов, которые оказывают влияние на ее развитие для разработки вариантов ее наиболее возможного развития. Затем осуществляется экспертная оценка имеющейся управленческой ситуации, анализ полученных экспертизы данных и оценка итоговых результатов проведенного экспертного наблюдения. Заканчивается реализация ситуационного анализа подготовкой справочно-аналитических материалов для руководителей компании, в которых отражаются результаты, которые были получены в ходе ситуационного анализа.

Методики проведения ситуационного анализа, в отличие от методик SWOT-анализа, преимущественно используют специальные подходы для выявления факторов, которые влияют на развитие управленческой ситуации, а также степени их влияния. Согласно модели, которая представлена на рисунке 1, предлагается последовательное осуществление следующих этапов.

Этап 1. Подготовка к ситуационному анализу

Подготовку необходимо начинать с четкого определения ситуации о принятии решения. Нужно, чтобы эксперты и специалисты, которые приглашенные для участия в проведении ситуационного анализа, одинаково и однозначно понимали цели и задачи осуществляемого анализа.

Перед проведением ситуационного анализа может проводиться подготовка нужного информационного обеспечения, которое позволяет лучше представить ситуацию принятия управленческого решения, основные факторы, влияющие на ее развитие. Оно может быть предоставлено в формате аналитического отчета и применяться при оценке ситуации и разработке альтернативных версий управленческих воздействий.

Для осуществления ситуационного анализа может быть создана рабочая группа, которая способна обеспечить его организационное сопровождение. Также может быть создана аналитическая группа в целях его методического обеспечения, оформления результатов ситуационного анализа и подготовки аналитических отчетов. Одной из основных задач аналитической группы является четкая постановка и определение задач для специалистов и экспертов, которые приглашены для участия в его проведении.

При осуществлении сложных экспертиз в аналитической группе могут быть определены эксперты первого уровня, выполняющие оценку ситуации по основным векторам проводимого анализа в целом, и эксперты второго уровня, выполняющие более детальную оценку по ряду аспектов, которым необходима профессиональная оценка.

Этап 2. Анализ информации

Начинается с осуществления поиска возможных аналогов. Информацией об аналогах может являться информация об эталонных ситуациях, возникавших ранее, так как результаты осуществления принятых в них решений уже известны.

Если ситуация является одной из эталонных, то уже известно, как в ней необходимо действовать. Поэтому подготовка и принятие решения в данной ситуации большого труда не вызывает. Если появившаяся ситуация смежна с одной из эталонных ситуаций, то нужно оценить, какие различия имеются, и существенны ли они.

При большом объеме информации об исследуемой ситуации проводится экспертиза для отсева недостоверной или недостаточно содержательной информации. Необходимо исключить повторяющуюся информацию и составить классификацию поступившей.

Этап может заканчиваться подготовкой справочно-аналитического обзора об анализируемой ситуации и включать в себя следующую информацию:

решения, которые принимались ранее в анализируемой ситуации и идентичные ей;
механизмы их осуществления;
осуществление контроля за ходом выполнения решений;
сопровождение процесса их реализации;
результаты оценки степени эффективности принятых решений и т.п.

Вся полученная информация используется на дальнейших этапах ситуационного анализа.

Этап 3. Анализ ситуации

Если исследуемая ситуация не относится к числу эталонных, то определяются основные факторы, влияющие на ее развитие. В частности, для этого может быть использован метод "мозгового штурма". После того как установлены факторы, определяется степень их воздействия на развитие ситуации при помощи разрабатываемых специально систем оценки.

После того как определены базисные факторы развития ситуации и их весомость, могут быть определены правила оценки возможных вариантов развития ситуации. К примеру, если ожидаемый уровень прибыли находится в запланированном диапазоне, то нет необходимости в дополнительных управляющих воздействиях. В ином случае необходимо принять меры в целях более эффективной экономической деятельности организации.

Одной из основных задач этого этапа является проведение анализа профильных ключевых проблем ситуации, включая оценку существующих рисков и опасностей, и также перспектив в развитии ситуации.

Результатом этапа является более ясное представление о проблемах, которые необходимо решать предприятию из-за сложившейся управленческой ситуации.

Задача данного этапа считается выполненной, если по ее окончании руководитель имеет достаточно полную информацию о ситуации для возможности принятия решения о важных стратегических планах и путях выполнения стоящих перед компанией целей. Завершает этап анализа ситуации оценка устойчивости ситуации к вероятностным изменениям внутренней и внешней среды, а также оценка показателей, которые характеризуют динамику развития ситуации.

Этап 4. Разработка сценариев возможного развития ситуации

Используется метод "мозгового штурма". Сначала формируется список самых вероятных сценариев развития в анализируемой ситуации. На основании основных факторов, которые влияют на ее развитие, составляются сценарии. Каждому из вариантов изменения значений факторов соответствует определенный вариант изменения ситуации, то есть сценарий ее развития.

Первостепенно должны быть рассмотрены изменения значений тех факторов, которые признаны экспертами наиболее значимыми и вероятными. Ожидаемые изменения в значениях основных факторов являются основой для разработки плана по развитию ситуации, для чего, в частности, могут быть использованы методы экспертных кривых.

Согласно данному методу эксперты выделяют последовательно критические точки времени, в которые могут присутствовать тенденции изменения развития ситуации, вариация значений факторов и т.п. После того как выявляются критические точки вариации показателей, экспертами определяются ожидаемые значения данных факторов и тенденций к изменению данных значений в определенных точках.

Тем самым разрабатываются альтернативные сценарии развития ситуации. Получаемые результаты подвергаются дополнительному анализу. После анализа динамики развития ситуации экспертами могут быть внесены коррективы в составленные варианты ее развития.

Данный этап завершается оценкой ожидаемой устойчивости ситуации при реализации разработанных альтернативных сценариев ее развития.

Этап 5. Оценка ситуации

Составляется оценка наиболее вероятных сценариев развития ситуации экспертами с точки зрения возможности по достижению целей, которые стоят перед компанией.

В зависимости от предусмотренной процедуры оценка может проводиться экспертами индивидуально либо в процессе коллективом экспертной комиссии.

Одновременно с оценкой наиболее вероятных сценариев развития ситуации на этом этапе предполагается формирование предложений возможных вариантов управленческих решений. Также здесь рекомендуется применение метода "мозгового штурма", хотя могут быть использованы и иные методы организации и осуществления экспертиз.

Целесообразно проводить сравнительную оценку возможных вариантов управленческих решений, которые могут быть приняты в исследуемой ситуации.

Основной целью экспертиз на данном этапе является разработка обоснованных управленческих решений и управляющих воздействий для достижения целей, которые стоят перед объектом управления.

Этап 6. Обработка данных и оценка результатов экспертизы

Для формирования сценариев возможного развития ситуации нужно проведение соответствующей обработки данных, включая математическую. В частности, при проведении коллективной экспертизы обязательной является обработка результатов коллективного мнения экспертов:

при структуризации информации;
систематизации и отсеве информации;
формировании оценочной системы;
разработке экспертных прогнозов развития;
разработке возможных сценариев развития ситуации;
разработке альтернативных вариантов тактических и стратегических решений;
сравнительной оценке возможных вариантов управленческих решений.

Обработка данных необходима при выявлении факторов и определении зависимостей, которые характеризуют ситуацию и тенденции ее изменений.

После того как предварительные данные результатов экспертиз получены, приступают к их анализу. Экспертная информация рассматривается с позиций согласованности мнений экспертов, участвовавших в экспертизе. Степень согласованности оценок экспертов позволяет судить о надежности результата экспертизы, а также содержательно интерпретировать основные точки зрения экспертов при расхождениях между ними.

Обработку данных при анализе и оценке результатов экспертизы могут использовать совместно с оценкой согласованности экспертов, в целях оценки уровня противоречивости экспертных оценок, а также апостериорной и априорной оценки уровня точности экспертных оценок.

Учитывая обработанные данные, а также результаты оценки экспертизы формируются материалы отчетов для руководства.

Этап 7. Подготовка аналитических материалов по результатам ситуационного анализа

Данный этап — заключительный. Подводится итог выполненной работы. Его основная задача заключается в подготовке аналитических материалов, которые содержат ряд рекомендаций:

по принятию управленческих решений в исследуемой ситуации;
способам и методам их выполнения;
контролю за выполнением решений;
сопровождению процесса реализации принимаемых решений;
анализу результатов, которые включают оценку уровня эффективности принятых решений и эффективности их выполнения.

Задачи ситуационного анализа

Как правило, ситуационный анализ является весьма эффективным при его проведении с использованием технологий и специально разработанных методов. Данный анализ позволяет вырабатывать и принимать наиболее обоснованные управленческие решения, исходя из более глубокого анализа ситуации и динамики ее развития, а также позволяет предвидеть возможное появление кризисных ситуаций и принимать необходимые меры по их предотвращению.

Наиболее актуальным ситуационный анализ является в процессе решения комплексных проблем, которые представляют особую важность для организации при стратегическом планировании. Организация и осуществление ситуационного анализа, его информационное и методическое сопровождение могут быть закреплены за специально созданными аналитическими и рабочими группами, согласно поставленных перед ними задачами и делегированными полномочиями.

К числу этих задач, в частности, относятся:

определение и актуализация перечня отслеживаемых направлений деятельности;
создание мониторинга по анализируемым направлениям деятельности;
определение выработанных альтернативных вариантов;
формирование и актуализация банка ситуаций (как эталонных, так и проанализированных ранее);
определение эталонных ситуаций для каждого отслеживаемого направления деятельности;
подбор и адаптация модуля статистического анализа данных;
подбор, адаптация и разработка методов анализа и систематизации информации;
разработка системы отслеживания возникновения критических ситуаций, требующих проведения ситуационного анализа;
формирование и актуализация банка экспертов;
подбор и адаптация методов формирования оценочных систем;
подбор и адаптация методов разработки сценариев;
подготовка инструментария, включая математический аппарат, для определения факторов, характеризующих развитие ситуации, и индексов оценки их состояния;
подбор, адаптация и разработка методов оценки качества экспертных заключений, включая оценку точности;
определение и актуализация факторов, характеризующих состояние ситуации, оценка их сравнительной важности, разработка индексов оценки состояния ситуации;
подбор и адаптация методов анализа чувствительности ситуации;
подбор и адаптация методов организации, проведения и определения результатов мозговой атаки по оценке ситуации.

Эффективное применение ситуационного анализа для решения проблем управления, которые представляют особую важность для предприятия, не представляется возможным без соответствующего компьютерного обеспечения и специализированных автоматизированных систем, которые предназначены для обработки информации и сопровождения основных фаз ситуационного анализа.

К таким системам относятся автоматизированные системы поддержки ситуационного анализа, которые используют:

метод аналогий,
обработка экспертной информации при определении коллективных экспертных оценок
автоматизированные системы оценки ситуаций,
автоматизированные системы диагностики ситуаций,
многомерное шкалирование,
кластер-анализ,
факторный анализ,
обработка статистической информации,
и т.д.

Если при разработке управленческих решений в компании ситуационный анализ проводится на регулярной основе, то необходимо создать специальную организационную структуру, которая будет заниматься сопровождением и обеспечением ситуационного анализа. Например, может оказаться необходимым формирование центра ситуационного анализа либо ситуационной комнаты.

Читайте также: