Ведение алфавитной книги в школе

Обновлено: 07.07.2024

В образовательных учреждениях, как правило, нет специалистов по документоведению.

Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64

В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".

Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуем использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.

Первый заместитель министра А.Ф.Киселев

1. Общие положения

1.3. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательного учреждения.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

Организационные документы. (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание ; правила внутреннего трудового распорядка);

Распорядительные документы ( приказы , инструкции); информационно-справочные документы ( протоколы , планы, отчеты, справки, акты, докладные, и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы , договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

Достоверность и объективность описываемой ситуации;
Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
Краткость и лаконичность;
Нейтральность и наличный характер изложения;
Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;
Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа:

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "приказываю", ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:

Приложение (1,2…)
к приказу от 11.02.2001 N 2

Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение
к приказу от 02.02.2001 N 12

Приказ может быть подписан:

руководителем;
лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;
заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю директора издавать приказы).

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

организация УВП
Финансово-хозяйственная деятельность
Личный состав
учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

Циклограмма (примерная) приказов по образовательному учреждению по месяцам приведена в приложении.

Распоряжение

Процессы применения управленческих решений общеобразовательного учреждения и сами решения документируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов.

Протоколы оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола – это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления .

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали").

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное".

Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "Слушали - выступили - постановили (решили)", а также протоколируются вопросы и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

Выписка из протокола

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

наименование общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии, отметку об исполнении, направлении в "дело".

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

Письмо. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

наименование общеобразовательного учреждения,
дату,
ссылку на индекс и дату входящего документа,
адресат,
резолюцию руководства,
заголовок к тексту,
текст,
отметку о наличии приложения,
подпись,
отметку об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА . Телефонограмма включает следующие реквизиты:

дата,
текст,
подпись,
фамилии лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана лицом, от имени которого она передается.

Справка .

Справка- документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки составляются для описания или подтверждения фактов или событий в деятельности учреждения. Составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя учреждения для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются .

В этом состоит отличие от докладной записки.

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

Справки составляются по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения.

Датой справки является дата ее подписания.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д. Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.

Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях образования применяются, в основном, три вида справок:

справка об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;
справка о подтверждении перевода из другого ОУ;
справка для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факт выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и 2- где излагается предложение, просьба.

Докладная записка оформляется на простом листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные записки – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющей причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке учреждения.

Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

Внутренняя опись документов дела ;
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету кадров;
автобиография;
копия паспорта ;
документы об образовании;
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяются директором ОУ.

При работе с личным делом, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные дела имеют длительный срок хранения.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников образовательного учреждения, проработавших свыше 5дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

В образовательном учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

* книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация.

Школьные документы должны оформляться своевременно, четко, разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности внесенных данных. Записи в документах должны производится шариковой ручкой синего цвета или на пишущей машинке. Там, где имеется возможность применения компьютерной техники, допускается составление, редактирование и распечатка текстов с их помощью. Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,

Исправляется следующим образом; ошибочные слова или цифры зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху пишутся уточненные данные. Все внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц, оформивших документ.

Учебно-педагогическая документация школы состоит из:

алфавитной книги записи учащихся,
книга движения;
личное дело учащихся;
классные журналы;
журналы факультативных занятий;
журналы групп продленного дня;
книга учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;
книга учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;
книга учета выдачи золотых и серебряных медалей;
книги протоколов педагогического совета школы;
книги приказов;
книги учета личного состава педагогических работников;
журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене директора школы обязательно передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах школы должна находиться выписка из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона с точным образованием его границ.

В делах школы хранятся также инспекторские акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

Алфавитная книга записи обучающихся.

Алфавитная книга записи обучающихся ведется в каждой школе. В книгу записываются все

учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Фамилии учащихся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге является одновременно номером его личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы оформляется приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

При использовании всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Личное дело учащихся.

Личное дело учащихся ведется в каждой школе и на каждого ученика с момента поступления и до ее окончания. В личное дело учащихся заносятся общие сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах аттестат об основном общем образовании находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личную карту учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма № 286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий номер в алфавитной книге; по окончанию школы личное дело учащихся хранится в школе.

Классный журнал.

Классный журнал – государственный документ установленного образца.

Приказ Минпроса СССР от 27 декабря 1974 года № 167 “Об утверждении Инструкции о ведении школьной документации”

В целях установления единых требований к ведению документации школы приказываю:

1 . Утвердить и ввести в действие Инструкцию о ведении школьной документации (прилагается).

2. Министерствам просвещения (народного образования) союзных республик:
организовать изучение Инструкции работниками органов народного образования и руководителями школ;
привести в соответствие с настоящей Инструкцией документы министерств просвещения (народного образования) союзных республик, регламентирующие ведение школьной документации.

Из приложения к приказу Минпроса СССР от 12.12.1974 г. об алфавитной книге

II. Учебно-педагогическая документация
1. Алфавитная книга записи учащихся (ПХ) ведется в каждой школе (Приложение).
В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация.
Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.
Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также окончивших школу. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.Выбытие учащегося и окончание им школы оформляются приказом директора с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой “возвр.” записывается в графе “Дата поступления в школу”.
При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.
Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

1. Алфавитная книга записи учащихся ведется в каждой школе.

2. В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно список пополняется записью учащихся нового приема.

Учащиеся в список заносятся в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся.

3. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела.

На личном деле учащегося этот номер проставляется в виде дроби. Например, N Б/15 - означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву "Б" под N 15.

4. С особой тщательностью надо вести записи о выбытии учащихся из школы. Выбывшими следует считать учащихся, окончивших школу, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, а также исключенных из школы. Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.

Выбытие учащегося оформляется приказом директора школы с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при этом дата возвращения ученика с пометкой "возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".

5. При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.

6. Все записи в алфавитной книге должны вестись четко, аккуратно и только чернилами.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.

7. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Электронная версия алфавитной книги учащихся учебного заведения позволяет после введения всех данных об учащихся минимизировать затраты рабочего времени на подготовку статистических отчетов по контингенту обучающихся, поиску данных об отдельных учащихся, контролировать их движение, готовить списки по выбытию и прибытию учащихся за любые временные периоды и т.п. Проводит анализ контингента обучающихся школы графически и в виде таблиц, предоставляет данные для составления характеристики контингента учащихся школы.

В настоящей версии программы учтены пожелания коллег, использующие прежние версии программы.

В частности, предусмотрена возможность раздельного указания на адреса регистрации и фактического места жительства, расширены возможности на Листе ЭлЖурнал.

Защита на Листах установлена для предотвращения нечаянного удаления формул, заложенных в ячейках, но она легко снимается без пароля. Это дает возможность адаптировать программу для любого количества классов.

Обновление (18.08.2020): Программа обновлена до версии .01.20

Целевая аудитория: для завучей

2 Чипполетта • 19:53, 02.12.2014

4 VBKomp6272 • 12:51, 03.12.2014

Проверил, файл с портала скачивается в целости и сохранности, книга открывается полностью без набора логина и пароля - их Вы можете установить самостоятельно на Листе Логин-Пароль в ячейках строки администратора

5 Bukri • 15:43, 01.07.2015

6 lang • 17:06, 07.08.2015

7 Staroverova • 22:08, 12.11.2015

Доброго времени суток! Уважаемый разработчик, очень хотелось бы версию книги адаптированную для колледжа (учета студентов). В данной версии все подходит, единственное добавить бы количество классов (групп) до 30 как минимум и возможность выводить отчет совершеннолетних студентов на текущую дату. Подскажите, есть ли такая возможность.

10 VBKomp6272 • 16:58, 09.03.2016

8 FORsXIE • 22:19, 03.03.2016

Здравствуйте! При открытии документа запрашивает пароль и логин, а также паролем защищена структура документа. Есть ли возможность снять данные ограничения.

9 VBKomp6272 • 16:55, 09.03.2016

11 FORsXIE • 21:40, 09.03.2016

12 Реалист2427 • 08:26, 26.12.2016

Скачала, предложил ввести пароль, закрыла окно, страницы пустые, кликнула на вход и ничего. Что не так?

13 VBKomp6272 • 17:40, 26.12.2016

14 lenamuzurantova • 09:45, 06.01.2017

Спасибо большое за программку, одно не поняла: как присвоить номер и литеру каждому делу, как и положено в алфавитной книге?

15 VBKomp6272 • 09:25, 07.01.2017

Номер и литеру личного дела в программе проставлять вручную в соответствии с записью в бумажной форме книги. Литера - это первая буква фамилии ребенка, номер - порядковый номер записи в книге.

16 lenamuzurantova • 18:38, 09.01.2017

17 sch89nsk • 12:23, 15.06.2017

18 МБОУШкола152 • 10:01, 31.07.2018

Добрый день! программа действительно очень полезная и нужная. Тоже не могу разобраться как добавить классы. И, некоторые колонки не нужны, а при попытке их удаления вся информация смещается.

19 Аленовa • 13:38, 19.12.2018

21 Лана0441 • 20:25, 18.06.2020

Здравствуйте. После открытия excel файла у Вас вверху должна появится строка (или появиться окно) о предупреждении запуска активного содержимого (макросов). Вам нужно нажать "Разрешить" или "Запустить", чтобы программа была работала.

23 Лана0441 • 19:03, 19.06.2020

25 kuksia • 17:48, 20.11.2020

Алфавитную книгу положено хранить 50 лет. Как электронный вариант сохранить и прошить для архива? Помесячно или как? Если, будет запрос по каким-то старым данным

Физкультминутки обеспечивают кратковременный отдых детей на уроке, а также способствуют переключению внимания с одного вида деятельности на другой.

Диплом и справка о публикации каждому участнику!

© 2007 - 2022 Сообщество учителей-предметников "Учительский портал"
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-64383 выдано 31.12.2015 г. Роскомнадзором.
Территория распространения: Российская Федерация, зарубежные страны.
Учредитель: Никитенко Евгений Игоревич

Сайт является информационным посредником и предоставляет возможность пользователям размещать свои материалы на его страницах.
Публикуя материалы на сайте, пользователи берут на себя всю ответственность за содержание материалов и разрешение любых спорных вопросов с третьими лицами.
При этом администрация сайта готова оказать всяческую поддержку в решении любых вопросов, связанных с работой и содержанием сайта.
Если вы обнаружили, что на сайте незаконно используются материалы, сообщите администратору через форму обратной связи — материалы будут удалены.

Все материалы, размещенные на сайте, созданы пользователями сайта и представлены исключительно в ознакомительных целях. Использование материалов сайта возможно только с разрешения администрации портала.

Фотографии предоставлены

Для зачисления ребенка в первый класс родители (законные представители) представляют: 1) заявление на имя директора Школы, в котором указывают следующие сведения о ребёнке: а) фамилия, имя, отчество; б) дата и место рождения; в) фамилия, имя, отчество родителей (законных представителей) ребёнка; 2) оригинал или копию свидетельства

Как правильно нумеруется алфавитная книга

9. Правила сшивания документов ГОСТ

Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки.

Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Какие документы подшиваются

Прошивать пакет документов принято иглой и нитками.

Связываем их между собой.Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Как прошить документ в три дырки Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема Видео: Как сшить диплом три дырки?

Как прошить папку с 4 дырками: схема

Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки.

В скобках пишется разъяснение о причинах расхождения с тематическим планированием, если таковое имело место. 13 14 Титульная сторона журнала Допущено и рекомендовано Министерством образования Российской Федерации ЖУРНАЛ ФАКУЛЬТАТИВНЫХ ЗАНЯТИЙ (КУРСОВ ПО ВЫБОРУ И СПЕЦКУРСОВ) _ (наименование учреждения в соответствии с Уставом) (города, села, района) (края, области) 200 / 200 учебный год Внутренние страницы книги (левая сторона) Фамилия, имя, отчество учителя _ п/п Месяц, число Фамилия, имя обучающегося и т.д.

III. Указания по ведению алфавитной книги записи обучающихся

Ежегодно в нее заносятся сведения об обучающихся, поступивших в 1 класс и прибывших в школу в течение учебного года.

3. Фамилия, имя, отчество обучающегося записываются в алфавитном порядке независимо от классов, в которых они обучаются.

Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи обучающегося в книге является одновременно номером его личного дела.

На личном деле этот номер проставляется в виде дроби.

Выбывшими следует считать обучающихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также всех обучающиеся IX-х классов, XI-х (XII-х) классов, окончившие школу.

Как правильно нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек

На обложке в конце книги необходимо зафиксировать общее количество страниц и заверить.

Работодатель или уполномоченное им лицо в обязательном порядке должны выполнить следующие действия по отношению к книге учета:

пронумеровать>
прошнуровать>
заверить личной подписью работодателя>
заверить сургучной печатью или опломбировать.

Соблюдение этих требований обязательно, так как в случае аудита организаци книга учета также может быть проверена. Если будут обнаружены несоответствия по ведению или оформлению документа, работодатель может быть привлечен к ответственности.

Гораздо проще изначально оформить и вести документ правильно, это избавит от необходимости делать лишнюю работу в случае проверки. В зависимости от правил, которые приняты в организации, можно приобрести книгу учета трудовых книжек двух типов:

без прошнуровки и пломбировки.
прошнурованную и с пломбировкой>

В некоторых компаниях принято самостоятельно оформлять книгу учета. Но и в первом варианте книга не является полностью оформленной.

Ее необходимо заверить подписью руководителя и печатью, а также на последнем листе указать количество страниц. Как заполняется книга учета движения трудовых книжек, должен знать работодатель или его уполномоченное лицо.

Как правильно нумеруется алфавитная книга

В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек.

Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Она обязательно должна быть:

заверена подписью начальника данной организации>
пронумерована>
скреплена печатью или опломбирована.
прошита или прошнурована>

Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ.

Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться.

В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение. Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения. Аля [email protected] Напишите оба года, например: 2001-2013. Ollga писал(а): 75 лет хранится дело с даты увольнения работника?

Или с даты заведения дела? Никакого нормативного документа, где было бы написано, что личные дела вести обязательно, нет.

Они обязательны для гос.предприятий.Но вот личная карточка хранится 75 лет, это как раз обязательный документ.

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет. Ее необходимо сложить вдвое для прочности.

Делопроизводство в школе

Документы, как правило, должны оформляться на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту ( ГОСТ Р 6.30-97 с изменением N 1 2000 г.), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. ПРИКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения. Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем ОУ.

Краткость и лаконичность;
Достоверность и объективность описываемой ситуации;
Следование нормам официально-делового стиля речи.
Нейтральность и наличный характер изложения;
Полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;
Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Приказ № от 2012 г. Положение по ведению алфавитной книги записи учащихся

Альшанка ___________ Г.А.Демидова Приказ № ____от___________ 2012 г. Положение по ведению алфавитной книги записи учащихся Книга записи учащихся, являясь основой первичного учета, ведется в каждой школе директором школы или заместителем директора по учебно-воспитательной работе по поручению директора и под его ответственность. Книги записи хранится как документ государственного значения и при смене директора школы передается по акту.

В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно список пополняется записью учащихся нового приема.

Учащиеся заносятся в список в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся.

Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы и по каждой букве своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге, является одновременно номером личного дела учащегося.

Выбытие оформляется приказом директора школы с указанием причины выбытия, после чего в алфавитной книге заносится № и дата приказа и указывается причина выбытия.

Записи в алфавитной книге делаются шариковой ручкой. П о л о ж е н и е по ведению алфавитной книги записи учащихся МКОУ СОШ с.

Как вести нумерацию в книге учета трудовых книжек

11.10.2022 Денис Трудовая книжка Содержание статьи

1 Как необходимо оформить журнал
- 1.1 Нумерация книги учета движения трудовых книжек
Книга учета трудовых книжек предприятия представляет собой журнал, который должен быть у каждого работодателя независимо от типа организации.

Как необходимо оформить журнал

Кроме трудовых книжек, которые кадровые служащие регистрируют в журнале, сюда же вносят и сведения о вкладышах. Каждая книга учета должна быть правильно оформлена. Так, все они обязательно должны иметь твердый переплет, поскольку в дальнейшем будут храниться в архиве.

Журнал состоит из нескольких граф, в каждой из которых записывают:
- номер записи;
- дату регистрации трудовой;
- имя владельца книжки;
- реквизиты трудовой (номер и серия);
- должность сотрудника (специальность и профессия);
- номер, а также дату документа, на основании которого владелец трудовой принят на работу;
- подпись сотрудника отдела кадров;
- сумму, которую работник уплатил за свою трудовую;
- дату возврата трудовой (это и дата увольнения);
- подпись сотрудника при увольнении.
Все страницы необходимо прошнуровать, после чего поставить пломбу.

Срок хранения – не менее 75 лет, поэтому такая обложка нужна, чтобы журнал не пострадал за это время.

При этом кадровик должен следить за тем, как нумеруется книга учета движения трудовых книжек. В последнюю очередь в конце книги указывают количество прошнурованных страниц. Запись заверяется директором, который ставит под ней свою подпись.

Нумерация книги учета движения трудовых книжек Это необходимый элемент оформления.

На сегодняшний день ни один существующий в России нормативный акт, регулирующий порядок ведения и хранения журнала учета трудовых, не дает исчерпывающий ответ на вопрос, как именно осуществлять данную нумерацию. Журнал учета оформляют так же, как и трудовые книжки. Каждая новая регистрационная запись начинается с новой строчки и имеет свой порядковый номер, записываемый арабскими цифрами.

Первая запись в следующем журнале, по окончании предыдущего, начинается со следующего порядкового номера. При этом нумерация листов в книге учета трудовых книжек начинается с начала.

Как правильно нумеруется алфавитная книга

На обложке в конце книги необходимо зафиксировать общее количество страниц и заверить.

Работодатель или уполномоченное им лицо в обязательном порядке должны выполнить следующие действия по отношению к книге учета:
1. прошнуровать;
2. пронумеровать;
3. заверить сургучной печатью или опломбировать.
4. заверить личной подписью работодателя;
Гораздо проще изначально оформить и вести документ правильно, это избавит от необходимости делать лишнюю работу в случае проверки.

В зависимости от правил, которые приняты в организации, можно приобрести книгу учета трудовых книжек двух типов:
1. без прошнуровки и пломбировки.
2. прошнурованную и с пломбировкой;
В некоторых компаниях принято самостоятельно оформлять книгу учета.

Но и в первом варианте книга не является полностью оформленной.

Ее необходимо заверить подписью руководителя и печатью, а также на последнем листе указать количество страниц.

Как заполняется книга учета движения трудовых книжек, должен знать работодатель или его уполномоченное лицо.

Как правильно оформить алфавитную книгу

И даже если в тексте есть, допустим, заклинание, написанное для красоты арабской вязью, лучше его или убрать из текста, или заменить стандартом из набора символов, также со шрифтом Times New Roman.И, кстати, не злоупотребляйте курсивом, подчеркиванием, зачеркиванием или жирным выделением. Это не очень любят, особенно — курсив, особенно – на трех подряд страницах.

Это акценты, которые должны быть в нужном месте, чтобы бросаться в глаза и выделять действительно важную мысль или действие. Крайний случай допущения – полстранички сна, выделенного курсивом.2. Абзацы – должны быть обязательно.

Плюс выравнивание основного текста по ширине, а название глав и частей – по центру.

Читайте также:

Ведение алфавитной книги в школе

Как правильно нумеруется алфавитная книга

III. Указания по ведению алфавитной книги записи обучающихся

Как правильно нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек

Как правильно нумеруется алфавитная книга

Делопроизводство в школе

Приказ № от 2012 г. Положение по ведению алфавитной книги записи учащихся

Рекомендации по ведению документации общеобразовательных общеобразовательного учебного заведения

Как вести нумерацию в книге учета трудовых книжек

Как правильно нумеруется алфавитная книга

Как правильно оформить алфавитную книгу