Телеграмма это документ доу

Обновлено: 16.05.2024

Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания,

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Тема 5. Системы документации.

Цель изучения: знакомство с основными видами управленческих документов и изучение особенностей составления и оформления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов

Вопросы для изучения:

1. Система организационной документации.
2. Система распорядительной документации.
3. Система информационно-справочной документации.

Система организационной документации.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий - это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками. Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования к составлению устава даны в Гражданском Кодексе РФ ч.1.
Устав должен содержать следующие реквизиты:

    • Наименование организации;
    • Наименование вида документа;
    • Дата документа;
    • Место составления или издания документа;
    • Гриф утверждения документа;
    • Текст устава;
    • Подпись лица, утверждающего документ.

    Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

    Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

    Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

    Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

      • Наименование организации;
      • Наименование структурного подразделения;
      • Наименование вида документа;
      • Дата;
      • Гриф утверждения документа.

      Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
      Текст Положения включает следующие разделы:

          • общие положения.
          • основные задачи.
          • функции.
          • права.
          • организация работы.

          Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству)
          Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

          Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д.
          Инструкция содержит следующие реквизиты:

            • наименование организации;
            • наименование вида документа;
            • дата;
            • место издания;
            • заголовок к тексту;
            • гриф утверждения;
            • текст;
            • подпись.

            На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

            Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
            Основные разделы текста должностной инструкции:

              • общие положения;
              • должностные обязанности;
              • права;
              • ответственность;

              В 1 разделе указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы.

              Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

              В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

              В 4 разделе указывается, за что конкретно несет ответственность специалист.

              Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
              Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

              Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

                • наименование организации;
                • наименование вида документа;
                • дата;
                • место издания;
                • гриф утверждения;
                • текст;
                • визы;
                • подпись.

                Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
                Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

                Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

                Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

                  • организация работы предприятия;
                  • взаимные обязанности работников и администрации;
                  • предоставление отпусков;
                  • командирование сотрудников;
                  • внутриобъектный режим.

                  Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

                  Система распорядительной документации.

                  Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

                  Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.
                  Схема подготовки распорядительных документов:

                    • всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
                    • согласование текста и его подписание;
                    • обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)
                      • герб РФ или субъекта;
                      • наименование организации, издавший документ;
                      • наименование вида документа;
                      • место составления;
                      • дата документа, регистрационный номер;
                      • заголовок к тексту;
                      • текст;
                      • подписи;
                      • визы согласования.

                      Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

                      Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.
                      Приказами оформляются:

                        • порядок деятельности предприятия;
                        • решения и поручения по организации работы;
                        • организационные мероприятия;
                        • итоги работы;
                        • результаты ревизии.
                          • изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
                          • Выводы, предложения организации или должностного лица.

                          Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

                          Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

                          Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

                          Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
                          В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

                          Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

                          Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

                          Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

                          Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

                          Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
                          Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
                          Цели доклада: информирование и убеждение.

                          Элементы доклада:

                            • вступление
                            • основная часть
                            • выводы
                            • рекомендации.

                            255. Телеграммы направляются иногородним адресатам в исключительных случаях, когда другим способом передать информацию нельзя, и по срочным вопросам (с запрещением передачи информации ограниченного распространения).

                            256. Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.

                            Телеграмма печатается прописными буквами на специальном бланке шрифтом 14 размера без переноса слов, красных строк и абзацев, а также поправок и исправлений.

                            257. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

                            1) наименование документа - телеграмма;

                            2) категория телеграммы (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом; при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается;

                            3) наименование телеграфного пункта места назначения с указанием номера отделения связи;

                            4) адрес получателя (печатается через 1 межстрочный интервал перед текстом под словом "Телеграмма") - подробный адрес и точное наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации).

                            В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город Владивосток, село Никольское, деревня Новая и т.д.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно: "стр", "корп" и "кв". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и т.п. пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно ("кр", "обл", "рн", "с", "дер", "ул", "д") либо не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса;

                            5) наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом.

                            При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

                            258. Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов.

                            При подаче телеграммы в четыре и более адресов готовится количество экземпляров телеграммы, соответствующее числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

                            К многоадресной телеграмме оформляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения или его заместителем, с указанием не более 20 адресов. Если адресов более 20, готовится несколько списков. К каждому списку прилагается экземпляр подписанной телеграммы.

                            259. Ссылка на номер и дату. Текст ответной телеграммы начинается с указания номера и даты документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".

                            Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5-2 интервала.

                            Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, излагаться четко, кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением).

                            Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Сочетание цифр и букв используется в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

                            Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" могут указываться либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

                            Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "дробная черта" могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

                            Знак "номер" указывается либо полным словом, либо сокращенным словом "нр".

                            Другие знаки могут указываться только полными словами.

                            Текст телеграммы не должен превышать 300 слов и заканчивается точкой - "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

                            После текста телеграммы (в конце текста) проставляется регистрационный номер и дата регистрации.

                            Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и заверяется печатью Административного управления.

                            260. Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Губернатором или заместителями Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей.

                            В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

                            Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя сведения, не подлежащие передаче: наименование отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, структурное подразделение, фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

                            Телеграмма подписывается в двух местах (над и под чертой).

                            261. К проектам телеграмм прилагаются их копии, завизированные аналогично письму на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены. Визовой экземпляр телеграммы категории "Правительственная" после отправки помещается в дело в отделе документационного обеспечения Административного управления.

                            Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

                            Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

                            Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

                            Составление и оформление информационно-справочной документации







                            Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комис­сии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

                            Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью ор­ганизации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.



                            Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.



                            Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

                            Читайте также: