Картотека учета периодической печати в школьной библиотеке
Обновлено: 05.07.2024
4.19. Тип библиотеки зависит от вида общеобразовательного учреждения и его вмести¬мости. В учреждениях с углубленным изучением отдельных предметов, гимназиях и лицеях библиотеку следует использовать в качестве справочно-информационного центра общеобразовательного учреждения.
Площадь библиотеки (информационно¬го центра) необходимо принимать из расчета не менее 0,6 м2 на одного обучающегося. При оборудовании информационных центров компьютерной техникой должны соблюдаться гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы.
10.33. В целях профилактики нарушения осанки обучающихся рекомендуется для начальных классов иметь два комплекта учебников: один - для использования на уроках в общеобразовательном учреждении, второй - для приготовления домашних заданий.
РЕКОМЕНДАЦИИ К ОРГАНИЗАЦИИ И РЕЖИМУ РАБОТЫ ГРУПП ПРОДЛЕННОГО ДНЯ. ВНЕУРОЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ
Рекомендуется для организации различных видов внеурочной деятельности использовать общешкольные помещения: читальный, актовый и спортивный залы, библиотеку, а так¬же помещения близко расположенных домов культуры, центры детского досуга, спортивные сооружения, стадионы.
ПРАВИЛА ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ДЛЯ УЧРЕЖДЕНИЙ КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ВППБ 13-01-94
(ИЗВЛЕЧЕНИЯ)
1.19. Стеллажи для хранения книг и фондов в музеях, библиотеках и других учреждениях культуры должны быть металлические.
5.1.12. В хранилищах книжных фондов музеев и библиотек должны быть обеспечены про¬ходы между стеллажами: главный проход - 1,2 м, рабочие - 0,75 м, а также боковые обходы между стеной и стеллажами - не менее чем по 0,5 м.
Библиотечный фонд образовательных организаций должен быть укомплектован печатными и (или) электронными учебными изданиями (включая учебники и учебные пособия), методическими и периодическими изданиями по всем входящим в реализуемые основные образовательные программы учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям). В материале рассмотрены особенности организации и ведения внутрибиблиотечного и бухгалтерского учета учебной литературы.
Обеспечение обучающихся учебниками
Обучающимся, осваивающим основные образовательные программы за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов в пределах федеральных государственных образовательных стандартов (ФГОС), федеральных государственных требований, образовательных стандартов и самостоятельно устанавливаемых требований, организациями, осуществляющими образовательную деятельность, бесплатно предоставляются в пользование на время получения образования учебники и учебные пособия, а также учебно-методические материалы, средства обучения и воспитания (ч. 1 ст. 35 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ).
Организации, осуществляющие образовательную деятельность по имеющим госаккредитацию образовательным программам начального общего, основного общего, среднего общего образования, для использования при реализации указанных образовательных программ выбирают (ч. 4 ст. 18 Закона об образовании):
1) учебники из числа входящих в федеральный перечень учебников, допущенных к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования, утвержденный Приказом Минпросвещения РФ от 20.05.2020 № 254.
До 25.09.2025 в перечень, утвержденный данным приказом, включаются учебники, входящие в федеральный перечень учебников, рекомендованных к использованию при реализации имеющих госаккредитацию образовательных программ, утвержденный Приказом Минпросвещения РФ от 28.12.2018 № 345 (утратил силу 24.09.2020);
2) учебные пособия, выпущенные организациями, входящими в перечень организаций, осуществляющих выпуск учебных пособий, которые допускаются к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования, утвержденный Приказом Минобрнауки РФ от 09.06.2016 № 699.
Нормы обеспеченности образовательной деятельности учебными изданиями в расчете на одного обучающегося по основной образовательной программе устанавливаются соответствующими ФГОС, федеральными государственными требованиями к программам подготовки научных и научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), образовательными стандартами и самостоятельно устанавливаемыми требованиями.
Например, в соответствии с ФГОС СОО, утвержденным Приказом Минобрнауки РФ от 17.05.2012 № 413 норма обеспеченности учебными изданиями определяется исходя из расчета не менее одного учебника в печатной и (или) электронной форме или учебного пособия, достаточного для освоения программы учебного предмета на каждого обучающегося по каждому учебному предмету, входящему:
в обязательную часть учебного плана основной образовательной программы среднего общего образования;
в часть, формируемую участниками образовательных отношений, учебного плана основной образовательной программы среднего общего образования.
Внутрибиблиотечный учет
В соответствии с ч. 1 ст. 18 Закона об образовании в образовательных организациях в целях обеспечения реализации образовательных программ формируются библиотеки, в том числе цифровые (электронные) библиотеки, обеспечивающие доступ к профессиональным базам данных, информационным справочным и поисковым системам, а также иным информационным ресурсам.
Библиотечный фонд образовательных организаций должен быть укомплектован печатными и (или) электронными учебными изданиями (включая учебники и учебные пособия), методическими и периодическими изданиями по всем учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям), входящим в реализуемые основные образовательные программы.
К сведению: помимо учебных (специализированных) изданий в библиотеке также должен быть основной библиотечный фонд, состоящий из художественной и отраслевой литературы, справочно-библиографических изданий (справочников, словарей, энциклопедий), периодических изданий, литературы по социальному и профессиональному самоопределению обучающихся и т. п.
Внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (п. 1.2 Порядка № 1077).
В библиотеке должен быть организован индивидуальный и суммарный учет всех документов (постоянного, длительного, временного хранения), поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него (независимо от вида носителя), в соответствующих регистрах (1.4 Порядка № 1077).
Регистрами индивидуального учета документов являются регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается считать такими регистрами топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, составляемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ, с указанием сведений о поступлении документа в фонд и его выбытии из фонда (п. 1.5.1 Порядка № 1077).
Регистрами суммарного учета документов являются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка № 1077).
Величина (объем) и движение библиотечного фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Основными единицами учета учебников и учебных пособий являются экземпляр и название (п. 2.1 Порядка № 1077).
Поступление изданий в библиотеку
Согласно разд. IV Порядка № 1077 учебная литература может поступать в библиотеку в результате поставки (покупки), обмена, безвозмездной передачи, дарения, пожертвования.
Поступление оформляется следующими первичными учетными документами:
накладной, актом, включающими список поступающих документов, – при приобретении, передаче объектов библиотечного фонда;
актом о приеме документов – при приемке изданий от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным;
договором пожертвования в соответствии с ГК РФ – при поступлении изданий от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда.
Прием учебной литературы, поступающей в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов (п. 4.1.1 Порядка № 1077).
При приемке каждому экземпляру издания присваивается регистрационный номер, иной знак в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других), который закрепляется за ним на все время его нахождения в библиотечном фонде. Он проставляется непосредственно на документе и отражается в регистрационной книге и карточке регистрации. Регистрационные номера, в случае исключения документов из фонда библиотеки, не могут быть присвоены вновь принятым изданиям (п. 4.4.1 Порядка № 1077).
Также документы, включаемые в фонд библиотеки, подлежат маркировке, путем использования штемпелей, книжных знаков, индивидуальных штриховых кодов, других видов маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации (п. 4.5 Порядка № 1077).
На принятых первичных учетных документах делается запись, подтверждающая, что поступившие издания приняты в библиотечный фонд как объекты особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) или иного движимого имущества. Указанные документы передаются в бухгалтерию для отражения поступления библиотечного фонда в бухгалтерском учете (п. 4.8, 4.9 Порядка № 1077).
Выбытие изданий из библиотеки
В соответствии с разд. V Порядка № 1077 учебная литература может выбывать из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие издания исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
Для оформления решения о списании объектов библиотечных фондов применяется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). Он составляется в двух экземплярах с указанием:
причин, послуживших основанием для принятия решения о списании изданий;
перечня мероприятий по исполнению решения о списании;
отметки о результатах проведенных мероприятий, которая ставится на основании утвержденного акта о списании и документов, подтверждающих утилизацию объектов в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение, включая перечень имущества, подлежащего постановке на учет с целью его дальнейшего использования.
Данный документ служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения списания объектов, исключенных из библиотечного фонда.
После утверждения акта о списании учреждение вправе провести следующие мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда:
1) передать издания, выбывающие по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. При их невостребованности в течение 6 месяцев с даты списания они могут быть направлены в пункты вторсырья (п. 5.7.1 Порядка № 1077);
3) уничтожить исключенные из библиотечного фонда издания при отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача изданий на переработку экономически нецелесообразна. Данное мероприятие проводится в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда (п. 5.7.3 Порядка № 1077).
Бухгалтерский учет
если их стоимость до 100 000 руб. включительно – в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче в эксплуатацию;
Инвентарные номера объектам библиотечного фонда не присваиваются, инвентарные списки по ним не ведутся (п. 46 Инструкции № 157н).
На такие объекты открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (без указания количества и наименования объектов) (п. 54 Инструкции № 157н, Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н).
Приведем типовые корреспонденции счетов по отражению в бухгалтерском учете операций по поступлению и выбытию учебной литературы, предусмотренные инструкциями № 162н, 174н, 183н.
Содержание операции
Казенные учреждения
Бюджетные (автономные) учреждения
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Отражено формирование первоначальной стоимости учебной литературы:
приобретенной у поставщика
0 106 21 310
0 106 31 310
приобретенной через подотчетное лицо
0 106 21 310
0 106 31 310
полученной безвозмездно (в виде дара, пожертвования)
0 106 21 310
0 106 31 310
полученной в рамках централизованного снабжения
0 106 21 310
0 106 31 310
0 401 10 195,
0 304 04 310
Принята к учету учебная литература
Начислена амортизация при выдаче изданий в эксплуатацию
1 401 20 271
1 109 хх 271
0 401 20 271
0 109 хх 271
0 104 28 411
0 104 38 411
Списана учебная литература с учета:
в сумме начисленной амортизации
0 104 28 411
0 104 38 411
0 101 28 410
0 101 38 410
в сумме остаточной стоимости
Одновременно списанные издания приняты к забалансовому учету*
Принята к учету по текущей оценочной стоимости макулатура, полученная:
от ликвидации учебной литературы
при замене использованных рабочих тетрадей в комплекте с учебниками, а также в иных случаях, не связанных со списанием учебной литературы
Списаны с забалансового учета утилизированные издания
На конкретных примерах
Разберем на примерах особенности учета учебной литературы в составе библиотечного фонда.
Пример 1.
В рамках контракта, заключенного с коммерческой организацией, вуз (автономное учреждение) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, приобрел учебные пособия в количестве 100 шт. для пополнения библиотечного фонда на сумму 18 000 руб. Согласно учетной политике указанные расходы отнесены к прямым расходам, составляющим себестоимость услуг, оказываемых в рамках приносящей доход деятельности. Объекты библиотечного фонда введены в эксплуатацию в месяце приобретения.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Поступили от поставщика учебные пособия для пополнения библиотечного фонда
2 106 31 310
2 302 31 734
18 000
Приняты к учету в составе основных средств учебные пособия
2 101 38 310
2 106 31 310
18 000
Перечислены поставщику денежные средства в счет погашения задолженности
2 302 31 834
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 310 КОСГУ)18 000
Начислена амортизация при выдаче учебных пособий в эксплуатацию (в размере 100 %)
2 109 60 271
2 104 38 411
18 000
Пример 2.
В школу (бюджетное учреждение) в рамках централизованной поставки поступило 200 учебников на сумму 50 000 руб. На основании извещения, полученного от департамента образования администрации города (заказчика), с приложением накладных поставщика учебники были приняты к учету в составе объектов библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения. Второй экземпляр извещения с соответствующими отметками был возвращен заказчику.
В учете бюджетного учреждения (грузополучателя) сформированы следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Отражено поступление учебников на основании полученного от заказчика извещения (ф. 0504805) с приложением к нему накладных от поставщика
4 106 31 310
4 401 10 195
50 000
Приняты к учету учебники в составе объектов библиотечного фонда (подписано и отправлено в адрес заказчика извещение (ф. 0504805))
4 101 38 310
4 106 31 310
50 000
Пример 3.
В библиотеке школы-интерната (казенного учреждения) произошла утеря учебника. Его первоначальная стоимость равна 250 руб., амортизация на издание начислена в размере 100 %. В возмещение причиненного ущерба обучающийся принес равноценную книгу. Она оценена комиссией учреждения в 280 руб.
В бюджетном учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Списан утерянный учебник
1 104 38 411
1 101 38 410
250
Отражена сумма причиненного ущерба по текущей восстановительной (справедливой) стоимости
1 209 71 567
1 401 10 172
280
Принята к учету книга, поступившая от обучающегося
1 101 38 310
1 401 10 172
280
Отражено списание задолженности виновного лица в связи с возмещением ущерба в натуральной форме
1 401 10 172
1 209 71 667
280
В заключение выделим основные моменты, на которые следует обратить внимание:
учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечного фонда, организуются в соответствии с Порядком № 1077;
учебная литература (за исключением периодических изданий), включаемая в состав библиотечного фонда, подлежит учету на счете 0 101 08 000;
на объекты библиотечного фонда стоимостью до 100 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче их в эксплуатацию, а на объекты свыше указанной суммы – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации. Для учета амортизационных отчислений предназначен счет 0 104 08 000;
инвентарные номера объектам библиотечного фонда не присваиваются и инвентарные списки по ним не ведутся;
на эти объекты открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032), учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.
- Для учеников 1-11 классов и дошкольников
- Бесплатные сертификаты учителям и участникам
Выступление в рамках проведения районного семинара педагогов-библиотекарей образовательных учреждений Хасавюртовского района республики Дагестан, проведённого 24 октября 2019 года на базе хасавюртовского филиала Дагестанского Государственного Университета города Хасавюрта РД на тему
(Сл.12) Какие же требования предъявляются к школьной библиотеке?
Обязательно наличие следующих документов:
Годовой и месячный план
Основные разделы плана:
Анализ работы библиотеки за прошедший год.
Работа с читателями.
Формирование библиотечных фондов.
Ведение справочно-библиографического аппарата.
Взаимодействие с библиотеками, студиями, центрами.
Совместная работа с методическими объединениями.
2. Анализ (ОТЧЕТ) работы библиотеки за прошедший учебный год.
(Сл.13) 3. График и расписание работы библиотеки.
4. Паспорт библиотеки (даётся в сокращённом, удобном для проверки виде)
Название учреждения: __________
Почтовый адрес: _____________
Телефон раб.: _____________
Ф. И. О. руководителя ОУ: _________
Ф. И. О. и официальное название должности школьного библиотекаря: ___________________
Дата заполнения: печать
В паспорте б-ки хочу обратить ваше внимание на п. 4. Наличие нормативных документов и п.5 Наличие отчетной документации. Это как раз и есть номативные документы, которые необходимо иметь в каждой школьной библиотеке.
(Сл.14) П. 4. Наличие нормативных документов (нужное подчеркнуть):
4.1 Положение о библиотеке (да, нет)
4.2 Правила пользования библиотекой (да, нет)
4.3 Должностная инструкция зав. библиотекой (да, нет)
4.4 Должностные инструкции сотрудников библиотеки (да, нет)
4.5 План работы школьной библиотеки (да, нет)
(Сл.15) П. 5. Наличие отчетной документации
5.1 Книга суммарного учета основного фонда (да, нет)
5.2 Книга суммарного учета учебного фонда (да, нет)
5.3 Инвентарные книги (да, нет)
5.4 Тетрадь учета документов временного хранения (да , нет)
5.5 Тетрадь учета книг, принятых от читателя взамен утерянных (да, нет)
5.6 Дневник работы библиотеки (да , нет)
5.7 Папка копий счетов и накладных (да, нет)
5.8 Книга выдачи учебников по классам ( да, нет)
5.9 Папки актов движения фондов (да, нет)
5.10 Книга суммарного учета документов на нетрадиционных носителях (сиди, аудио и видеокассеты) (да, нет)
5. 11 Тетрадь учета подарочных изданий (да, нет)
(Сл.16) Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме газет) и аудиовизуальных документов.
Записи в книгу производятся от руки производятся только ручкой. Вместе с тем библиотека имеет право вести учет в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение.
Книга суммарного учета состоит из трех частей:
В первой части фиксируются сведения о поступающих в фонд документах, т. е. такие показатели, как:
1-2 дата и номер записи;
3 источник поступления;
номер и (или) дата сопроводительного первичного документа;
количество (всего, а также по видам, содержанию);
количество книг, подлежащих записи в инвентарь
11-18 Распределение книг по содержанию (система ББК)
(Сл.17) Каждая партия книг и брошюр, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги на отдельной строке под очередным порядковым номером.
Порядковые номера записи в части 1 начинаются каждый год с первого номера.
В графе 3 указывается номер и дата сопроводительного документа.
В графе 4 кратко указывается источник поступления изданий: Управление образования, учколлектор, магазин №…, дар и др.
(Сл.18) КСУ библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей библиотечно-библиографической классификации.
Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме газет) и аудиовизуальных документов.
Записи в книгу производятся от руки производятся только ручкой . Вместе с тем библиотека имеет право вести учет и в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение.
(Сл.19) Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотека определяет самостоятельно).
По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.
(Сл.20) Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.
В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине .
По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год , которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.
Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.
Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.
Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.
По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии
Инвентарную книгу нельзя переписывать , за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).
Например, номер 225 – это номер по основной книге, а номер 225Б или 225 бр – это брошюра, и учет только ваш внутренний, поскольку в книге суммарного учета брошюры учитываются только количественно.
(Сл.24) Если в качестве подарка получены ценные книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом .
(Сл.25) Образец Инвентарной книги
При записи в инвентарную книги в графе 1 указываем дату записи (число и месяц);
В графе 2 записываем инвентарные номера (по порядку).
В графе 3 делается отметка о проверке фонда или инвентаризации (значком по выбору).
В графе 5 разрешается указывать две последние цифры года издания.
Если книга без цены (согласно сопроводительного документа) или подарена учреждению, то в графах 6 и 7 можно сделать запись б/ц.
В графе 8 указываем номер и дату акта выбытия книги (списания). При этом инвентарной книге аккуратно зачеркивается инвентарный номер.
В графе 9 указываются особенности особо ценных изданий (уникальный переплет, автограф автора и пр.) или дефектность (отсутствие нескольких листов текста, гравюр, вкладыша и пр.).
Запись в ИК ведется пастой одного цвета.
(Сл.26) По окончанию заполнения инвентарной книги лицо, ведающее книгами, проставляет на последней странице порядковые номера вписанных книг (от № ___ до № ___) и ставит свою подпись.
Книга хранится до тех пор, пока существует учреждение.
Возобновление (переписка) ИК допускается только с разрешения учредителя или комитета по образованию в исключительных случаях. Нарушение этого правила рассматривается как попытка скрыть бесхозяйственное ведение учета литературы или незаконное списание книг.
Будучи документом постоянного хранения, инвентарная книга должна быть переплетена, постранично пронумерована и заверена руководителем учреждения (подписью и печатью).
(Сл.27) Приходные акты
Литература временного хранения списывается атом один раз в 1-2 года. Еслт бухгалтерия соглашается списывать литературу временного хранения сразу, не относя ее на баланс библиотеки, тогда запись в сопроводительном документе будет выглядеть так:
(Сл.28) Каталоги, картотеки
На все поступившие издания заполняются две каталожные карточки – для
алфавитного и систематического каталогов. Каталоги в библиотеке, даже самой
маленькой, нужны. Если у вас нет возможности вести два каталога, целесообразнее вести каталог систематический – он дает больше вариантов поиска.
Помимо каталогов, в библиотеке должна быть систематическая картотека статей . Если в библиотеке не предусмотрена должность заведующей, то картотека может вестись в усеченном варианте – только по тем направлениям работы, которые актуальны для данной школы. Однако, краеведческий отдел должен присутствовать в СКС каждой библиотеки .
(Сл.29) Картотека учета газет и журналов
Газеты и журналы учитываются на регистрационных карточках в картотеке учета поступления периодических изданий.
(Сл.30) Тетрадь учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных
Книги, утерянные читателями, заменяются равноценными . При этом библиотекарь вправе требовать, чтобы книга не только стоила столько же (или больше!), но и была необходима в данном фонде. Если утеряна особо ценная для данного фонда книга, можно требовать замену равнозначной книгой независимо от ее стоимости (вплоть до десятикратной от цены утерянного издания).
(Сл.31) Деньги взамен утерянной книги брать не рекомендуется. Если библиотекарь принимает решение взять деньги. Он должен составить приходный ордер, а читателю выдать квитанцию.
(Сл.32) Документы учета фонда учебников
Все поступающие учебники записываются (по количеству и стоимости) в книгу суммарного учета учебников . Возможно выделение дополнительных граф в единой книге суммарного учета.
Инвентарный учет учебников не ведется. На каждое название заводится карточка для картотеки учета учебников .
Карточки в картотеке при нынешнем разнообразии учебников и программ удобнее расставлять по предметам, а не по классам, отделяя при этом начальную школу от средней.
(Сл.33) Утерянные учебники теми же или равноценными по значимости для библиотеки. При этом библиотека вправе не принять аналогичный учебник другого автора, если в школе он не используется.
(Сл.35) Чтобы содержать отчетность в порядке в библиотеке рекомендуют вести еще несколько документов:
1. Папка с актами выбытия литературы.
2. Акты о проведении инвентаризации.
3. Копии бланков заказа учебников.
4. Картотека учебников.
Хочу напомнить, что Документы могут быть исключены из библиотечного фонда (списаны) по причине:
ветхости (физического износа);
Это основные документы, которые должны быть в каждой библиотеке. Если у вас еще что-то не налажено, не откладывайте эти проблемы на потом. Лучше сразу потратить несколько дней на приведение документации в порядок, чтобы затем вести учетную и другую документацию согласно принятым нормативам.
Выступление Дамиговой З.М., руководителя муниципального методического объединения педагогов-библиотекарей Хасавюртовского района республики Дагестан.
Учетные формы движения библиотечных фондов
и результатов библиотечной деятельности
- Книга учета библиотечного фонда школьных учебников (Книга суммарного учета учебного фонда)
- Журнал учета учебников
- Картотека учебников
- Журнал выдачи учебников
- Книга суммарного учета библиотечного фонда
- Инвентарная книга
- Журнал безынвентарного учета
- Журнал учета нетрадиционных носителей информации
- Картотека периодики
- Папка актов движения фондов
- Папка актов о проведении инвентаризации
- Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
- Тетрадь учета подарочных изданий
- Дневник работы школьной библиотеки
- Журнал учета библиотечно-библиографических справок
- Журнал учета ведения уроков информационной грамотности
- Журнал учета использования компьютерных ресурсов
- Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фонда
Учетные формы движения библиотечных фондов
и результатов библиотечной деятельности
Книга учета библиотечного фонда школьных учебников (Книга суммарного учета учебного фонда)
Журнал учета учебников
Журнал выдачи учебников
Книга суммарного учета библиотечного фонда
Журнал безынвентарного учета
Журнал учета нетрадиционных носителей информации
Папка актов движения фондов
Папка актов о проведении инвентаризации
Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
Тетрадь учета подарочных изданий
Дневник работы школьной библиотеки
Журнал учета библиотечно-библиографических справок
Журнал учета ведения уроков информационной грамотности
Журнал учета использования компьютерных ресурсов
При поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду.
Фонд учебной литературы включает в себя:
Сборники задач и упражнений
Атласы и контурные карты
Библиотечный фонд включает в себя:
Литература по различным отраслям знаний
Литература энциклопедического и справочного характера
Нетрадиционные носители информации (аудио- и видео- кассеты, CD-rom, DVD, открытки, плакаты, карты, настольные игры, слайды, диафильмы и пр.)
Учет поступлений учебной литературы:
Учетные формы:
Книга учета библиотечного фонда школьных учебников (Книга суммарного учета учебного фонда)
Журнал учета учебников
Журнал выдачи учебников
- 1 шаг — Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
- 1 шаг — Книга суммарного учета библиотечного фонда
- Примечания
Отражает общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, количестве экземпляров и сумме поступивших изданий.
Сумма поступивших изданий указывается с НДС (выделена в накладной жирным шрифтом)
18.02.2005 г., накл. № 31155, ЭКСМУиК
№ 1 (№ записи в Книге учета библиотечного фонда школьных учебников)
Цена одного экземпляра издания вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное наименование (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших изданий данного наименования.
Отражает состав учебного фонда по параллелям и предметным областям.
№ записи в книге суммарного учета
№ акта и дата выбытия
При повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится.
Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий)
При наличии компьютера вместо Книги учета библиотечного фонда школьных учебников, Журнала учета учебников и Картотеки учебников возможно ведение учета с применением Таблиц Excel. Данные таблицы позволяют объединить всю необходимую информацию о составе и движении фонда учебников, а также при необходимости делать выборки изданий по различным параметрам (год издания, цена, название и автор учебного пособия и пр.), обсчитывать суммы и т.д.
Учетные формы:
Книга суммарного учета библиотечного фонда
Журнал безынвентарного учета
Журнал учета нетрадиционных носителей информации
Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
Тетрадь учета подарочных изданий
Номер записи п/п
Номер или дата сопроводительного документа
В том числе (экз.)
Из них по видам
Документы, принятые на баланс, занесенные в инвентарную книгу
Документы, не принятые на баланс
Издания безынвентарного учета
На свободном поле справа можно указывать инвентарные номера изданий, занесенных в Инвентарную книгу.
Обязательны к заполнению Части 2, 3 Книги суммарного учета библиотечного фонда, отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.
Содержит сведения о поступлении изданий, подлежащих долгосрочному хранению.
Заполняется в соответствии с инструкцией, расположенной на первой странице.
Если в накладной указана цена за комплект (собрания сочинений, многотомные издания) стоимость одного экземпляра вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное издание (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших экземпляров данного комплекта.
3 шаг — Журнал безынвентарного учета
Содержит сведения о поступлении брошюр, многоэкземплярной литературы (коллективки), малоценных изданий, не подлежащих долгосрочному хранению.
4 шаг — Журнал учета нетрадиционных носителей информации
В данном журнале учитываются документы на нетрадиционных носителях: аудио-, видео- кассеты, CD-rom, DVD, слайды, диафильмы, карты, настольные игры, открытки, плакаты и пр.
5 шаг — Картотека периодики
На карточке указывается название периодического издания, год и номера поступивших экземпляров. Карточки расставляются в алфавитном порядке названий периодических изданий.
Читайте также: