Информационно справочные документы доу

Обновлено: 05.07.2024

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Для учеников 1-11 классов и дошкольников
Бесплатные сертификаты учителям и участникам

Описание презентации по отдельным слайдам:

Информационно – справочные документы

Состав информационно-справочных документов Справочно-информационные документы содержат текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел организации: служебное письмо телеграмма телефонограмма докладная записка акт протокол справка заявление и др.

Бланки инф.-справ. документов При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. служебное письмо - оформляется на бланке письма протокол, докладная записка, справка, акт — на общем бланке с указанием конкретного вида документа. заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба - оформляются на чистом листе бумаги.

Служебное письмо обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Протокол документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколы могут быть трех видов:

Виды протоколов: краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения; полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; стенографические - весь ход заседания записывается подробно.

Протокол. Состав документа Протокол оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания, датой - дата заседания. Протоколы всегда имеют две подписи - председателя и секретаря.

Акт Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т. д.) Акт оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Докладная записка документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного подразделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Виды докладных записок Инициативная докладная записка – составляется с целью побудить адресата принять определенное решение. Информационная докладная записка – информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю известен. Отчетная докладная записка —информирует руководителя о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т. д.

Заявление это просьба о разрешении того или иного вопроса, касающегося осуществления представленных работнику или гражданину прав: на труд, отдых и т. д. Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, например заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т.д. Заявление подается и тогда, когда гражданин (граждане) хочет сообщить о тех или иных недостатках в работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом. Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем.

Практическое задание №1 Оформите протокол по следующим данным: Заседание оргкомитета. Председатель Д.Е. Иванов, секретарь П.О. Мурзаева, присутствовали: А.А. Лебедева, И.П. Кривин, Р.Л. Зотов, П.Ф. Дариков. Повестка дня: 1. О проведении городского конкурса народной песни. 2. О подготовке зала. 1.Слушали Д.Е. Иванова – 9.05.07 состоится городской конкурс среди коллективов и солистов. Подано 44 заявки (список прилагается), в том числе из близлежащих к городу районов. Постановили Принять все поступившие заявки на конкурс. 2.Слушали Лебедеву А.А. о выборе специализированной фирмы и смете расходов на оформление зала (текст доклада прилагается). Постановили одобрить выбор фирмы по оформлению зала.

Принятые руководителем и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением, а издаваемые документы управленческой документацией.

Поскольку поток информации о деятельности детского сада, можно утверждать, что управление ДОУ должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.

Основные направления работы управленческой деятельности:

Знание нормативно-правовой базы делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ и методических документов, регламентирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

При всем многообразии документов выделяют следующие виды:

организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
документы по личному составу ;
предложения, заявления, жалобы граждан ;
финансово-бухгалтерские документы ;
технико-технологические документы ;
контрольно-ревизионные документы .

Отсутствием службы документационного обеспечения;
Незначительным объемом документооборота;
Слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.
Отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении.
Отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения

Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения

Определяют специфику ДОУ

Регламентируют управленческую деятельность

организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции);
документы по личному составу , регламентирующие
процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело);
процедуру аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий);
воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата);

финансово-бухгалтерскую документацию имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05;
технико-технологическую документацию :
документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ;
документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ;
документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ

распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя);
информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ);
документация по работе с гражданами
заявления о зачислении ребенка в ДОУ;
заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате;
жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы:

директор;
заместитель директора по учебно-воспитательной работе;
заместитель директора по административно-хозяйственной работе;
специалист по кадрам;
главный бухгалтер;
инженер по охране труда;
делопроизводитель.

Управление ДОУ включает в себя следующие направления работы:

Организация документооборота;
контроль исполнения документов;
составление номенклатуры дел;
архивное хранение документов.

Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки, сдачи в дело.

входящие документы,
исходящие документы,
внутренние документы.

Организация работы с входящими документами схематично представлена в Приложении 1, с исходящими документами в Приложении 2.

Схема работы с внутренними документами примерно та же, что и с исходящими. Только после подписания документа руководителем, делопроизводитель регистрирует его в Журнале регистрации внутренней документации, в котором выделяются подразделы:

приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу;
организационные документы;
распорядительные документы;
информационно-справочные документы.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Контроль исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет руководитель детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

Руководитель после ознакомления или подписания документа может поставить его на контроль, заполнив для этого контрольную карточку (приложение 3, приложение 4 ).

Вся поступающая в ДОУ документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан ни в самом документе, то документ должен быть исполнен в течение одного месяца, телеграммы в двухнедельный срок.

На первое число месяца директор самостоятельно делает обзорный анализ исполнения документов, формирует контрольную картотеку на текущий месяц.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы.

Результаты исполнения записываются в краткой форме на самом документе (в левом нижнем углу) и ставится отметка об его исполнении в Журнале и на контрольной карточке.

Составление номенклатуры дел

В целях правильного формирования дел ДОУ, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве дошкольного учреждения в течение календарного (учебного) года с указанием сроков их хранения.

Ежегодно в декабре руководитель ДОУ составляет и утверждает номенклатуру дел на следующий год, вводит ее в действие с первого января своим приказом, а также обязательно согласовывается со специалистом Архивной службы города. В случае реорганизации или изменения структуры ДОУ номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению.

Если в течение года в деятельности детского сада образуются новые дела, они вписываются от руки в действующую номенклатуру дел (для этого специально оставляются свободные места в каждом разделе).

Номенклатура дел составляется на общем бланке учреждения в необходимом для работы числе экземпляров. Один экземпляр хранится у руководителя и имеет постоянный срок хранения.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности детского сада, кроме технической документации и печатных изданий.

Исходя из специфики деятельности ДОУ (отсутствие службы документационного обеспечения управления) в номенклатуру дел нашего детского сада включены разделы:

02 Воспитательно-образовательная работа;

05 Хозяйственная часть;

06 Медицинская часть;

08 Охрана труда.

В течение года каждая служба самостоятельно заводит дела в соответствии с номенклатурой дел, вносит изменения, уточнения, делает отметки, в конце года передает ее делопроизводителю. Идет процесс составления новой (уточненной) на следующий год номенклатуры дел.

Архивное хранение документов

В нашем ДОУ подготовка дел к последующему хранению и использованию проводится в несколько этапов.

I этап. Каждая служба в соответствии с номенклатурой дел сверяет все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводит их сортировку и группировку на:

использующиеся в дальнейшем переходящие дела;
дела временного срока хранения (до 10 лет);
дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

Выделяют дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

II этап. Приказом директора ДОУ в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой, обычно, входят главный бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.

В нашем ДОУ, в основном, экспертная комиссия проверяет правильность формирования дел и отбор дел для уничтожения. Все заседания экспертной комиссии протоколируются в специальном журнале.

III этап. Отобранные дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив детского сада. Для этого в нашем учреждении выделено специальное помещение.

К оформлению дел долговременного и постоянного сроков хранения предъявляются определенные требования, их правильное хранение важно, так как это, в основном, документы по финансовым и кадровым вопросам деятельности дошкольного учреждения.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Только по письменному заявлению работника делопроизводителем делается выписка из этих документов и заверяется в установленном порядке.

На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления документацией детского сада в течение года.

С начала нового календарного года вся документация начинает формироваться в новые дела и нумерация начинается с единицы, в том числе и у переходящих дел.

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.

Составление и оформление информационно-справочной документации

Факты, включенные в документ, должны быть точно установлены членами комиссии. Предположения и мнения членов комиссий в акты не включаются.

Акты подписывают все члены комиссии. Некоторые виды актов утверждаются руководителем и заверяются печатью организации. Существуют унифицированные формы актов, например, акт списания основных средств, акт приема-передачи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, как правило, ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом. На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, выверяется и оформляется. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. В сводке содержится информация из различных источников по заранее установленным показателям (параметрам), связанным одной темой. Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении придерживаются требований ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки обычно приводится в табличной форме. Сводка подписывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - руководителем или заместителями руководителя.

Читайте также: