Электронные документы в доу

Обновлено: 30.06.2024

Детский сад - то же предприятие, организация работы которого регламентируется соответствующими нормативными актами. Поэтому и процесс делопроизводства должен быть организован надлежащим образом, чтобы списки детей в детский сад и приказы о зачислении ребенка случайно не потерялись, не случилось других неожиданностей.

Документооборот в детском саду затрагивает вопросы кадрового делопроизводства в ДОУ, правовой поддержки, оформления и использования регулирующих и организационных документов в ДОУ.

Поскольку дошкольные образовательные учреждения относятся к государственным структурам, делопроизводство в них должно быть организовано надлежащим образом и строиться по принципу систематизации документов.

Все личные, правовые и организационные документы в ДОУ можно условно разделить на три группы: правоустанавливающие бумаги, дела и внутренняя (локальная) документация. К последней относят приказы, кадровую документацию, должностные инструкции, распоряжения руководства, положения по развитию детского сада, календарному планированию.

У педагогических работников и администрации нередко возникают вопросы касательно группирования дел, оформления и ведения трудовых книжек, оформления приказов, правовых аспектов, соблюдения установленного порядка ведения делопроизводства.

Делопроизводство в дошкольных учреждениях строится по принципу правильной систематизации документов. Порядок организации документооборота и шаблоны приведены в соответствующих инструкциях. Все документы детского сада можно сгруппировать следующим образом:

- локальная (внутренняя документация);

- правоустанавливающие документы дошкольного учреждения.

Внутренние нормативные акты обязательно подписываются первым руководителем и включают в себя кадровую документацию, приказы и распоряжения по дошкольному учреждению, должностные инструкции, положения, касающиеся развития детского сада, календарного плана и т. д.

На основании своевременно и полно составленных приказов и должностных инструкций устанавливаются полномочия и обязанности воспитателей, другого персонала, а также личная ответственность за детей, сохранность имущества дошкольного учреждения. Не секрет, что в последнее время персональная ответственность в детских садах и школах — понятие размытое. Отчасти по этой причине уполномоченные органы в обязательном порядке требуют от администрации дошкольных учреждений утвержденные внутренние инструкции о порядке организации делопроизводства с указанием конкретных фамилий ответственных сотрудников.

В соответствии с инструкциями осуществляется и процесс формирования дел. В дела помещаются те документы, которые исполнены. Экземпляры, подлежащие возврату, хранятся отдельно.

Есть несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ предприятия с определенным назначением, со своими плюсами и минусами. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех их между собой

История механизации и автоматизации ДОУ

Успех предприятия зависит от множества параметров:

области деятельности предприятия;
используемой бизнес-модели;
как организованы процессы работы и взаимодействия сотрудников;
как решаются финансовые аспекты работы организации;
каким образом происходит управление людскими ресурсами в организации.

Важное значение имеет делопроизводство и документооборот. Ни одна организация не может осуществлять свою деятельность без документационного подкрепления.

В процессе деятельности предприятия возникает значительный объем самых разных документов. Их множество определяется:

сферой деятельности,
функциями организации,
принятыми правилами решения вопросов,
характером отношений с контрагентами.

Сейчас в этой достаточно консервативной области происходит технологический прорыв. На смену бумажному делопроизводству во всем мире приходит электронный документооборот.

Безусловно, это связано с тем, что электронные технологии позволяют снизить затраты на управление предприятием, зафиксировать технологию работы людей с документами и контролировать ее соблюдение. Также это позволяет одновременно большому количеству пользователей системы работать с актуальными версиями документов на удаленных территориях, что в условиях современного мира теперь еще и необходимость.

Базовые понятия ДОУ

Делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования деятельности и организацию работы с документами. Делопроизводство включает в себя две области: документоведение и документооборот.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Нормативно-методическое регулирование ДОУ

Нормативно-методическое регулирование ДОУ позволяет:

правильно создавать и оформлять документы, придавая им юридическую силу;
организовать движение документов между сотрудниками организации;
обеспечить сохранность документов и использование их в текущей деятельности.

Служба ДОУ в своей работе должна использовать следующие нормативные документы:

Инструменты автоматизации ДОУ

Существует несколько типов инструментов для автоматизации ДОУ и архивного дела предприятия. Все эти инструменты имеют свои назначения, свои плюсы и минусы. Основной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем между собой.

Workflow – это подход в управлении, при котором потоки задания (работ) организованы в последовательность шагов (процедуры) по заданными регламентам и правилами. Потоки ориентированы на коллективное выполнение.

Системы делопроизводства – правила создания/производства документов и коллективная работа с ними.

Архив – это системы хранения документов, а также быстрого поиска их в архиве.

Системы электронной почты – использование e-mail технологий для работы с документами.

Управление Совещаниями и Протоколами совещаний – уникальная управленческая деятельность по организации работы сотрудников на предприятии.

Календарное планирование выполнения задач – системы управления временем сотрудников на предприятии, а также координация их времени между собой.

Электронный документооборот (ЭДО) – обмен документами в электронном виде, подписанных цифровой подписью).

Межведомственный электронный документооборот (МЭДО) – взаимодействие между организациями с помощью документов в электронном виде в заданном формате.

Разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ

Создание системы электронного документооборота (СЭД) для организации – это непростая задача, в которой приходится всегда учитывать много параметров, важных и влияющих на выбор, а также на сложность будущей СЭД.

Этот проект затрагивает не только ИТ инфраструктуру предприятия. Он меняет технологию работы, он меняет культуру организации. Поэтому важно эти организационные моменты держать на контроле, уделить этому максимальное внимание.

На российском рынке систем имеется достаточное количество разных решений, каждое из них имеет достойную историю, и свой сегмент рынка, потребности, которого эти решения закрывают.

Внедрение 1С:Документооборот

Комплексная автоматизация документооборота. Обработка документов в 2 раза быстрее! +45% к трудовой дисциплине

По результатам анализа системы документооборота дошкольного учреждения нами представлена картина повышения эффективности документооборота.

Основными задачами повышения эффективности документооборота в ДОУ являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволит реализовать основной организационный принцип делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Рис. 1. Актуальные проблемы документооборота в ДОУ

На рисунке 1 хорошо видно, что решение актуальных проблем документооборота удобно представлять в виде цикла (годового или другого, четко выделенного временного отрезка). Начиная с обсуждения и преобразования одной ситуации в начале периода, выходим на новый виток проблем в конце его.

Помочь в увеличении эффективности организации документооборота может внедрение системы электронного документооборота.

Назначение электронной системы документооборота заключается в следующем:

- увеличение эффективности документооборота;

- создание единого хранилища электронных документов;

- контроль исполнительской дисциплины.

Для экономичности времени документооборота распространенным на данный момент используется электронный документооборот. Актуальность внедрения системы электронного документооборота обусловлена следующим:

- низкая исполнительская дисциплина и проблемы контроля сотрудников;

- отсутствие возможности оперативного поиска информации;

- слабая информатизация процессов;

- ручная передача и регистрация документов;

- отсутствие единого электронного архива документов;

- невозможность коллективной работы с документами;

- невозможность прослеживания полного жизненного цикла документа.

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров. Работа с людьми — это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей - как возрастных, так и профессиональных и личных. Фактор руководства — самый важный. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Одной из причин двойственного отношения к внедрению СЭД руководителя организации является боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота [5].

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами [3].

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

а) ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);

в) ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится субъективной задачей. И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).

Наиболее сложно формализуемым аспектом внедрения системы электронного документооборота является оценка эффективности инвестиций. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью, а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников, и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность хранения документов в электронном виде). Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. В действительности этот эффект может существенно превысить непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Основными статьями расходов на внедрение электронной системы документооборота можно считать:

- Стоимость лицензии программного обеспечения;

- Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД;

- Стоимость работ по внедрению системы;

- Затраты на обучение сотрудников;

- Расходы на администрирование и сопровождение системы.

Таким образом, с использованием системы электронного документооборота организация не только повышает эффективность деятельности, но и, что очень важно, получает ценный опыт и практику работы в новых условиях - в условиях информационного общества.

1. Бобылева М. П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство — 1999. — № 1. — с. 7–10

4. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. — 272 с.

5. Кузнецов С. Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. — 2006. — № 4. — с. 10–12

Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, внедрение системы, документ, система, исполнительская дисциплина, актуальная проблема документооборота, ГОСТ Р, постановление Госстандарта РФ, электронная система документооборота, электронный документ.

Электронные документы в доу

История механизации и автоматизации ДОУ

Базовые понятия ДОУ

Нормативно-методическое регулирование ДОУ

Инструменты автоматизации ДОУ

Разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ

Внедрение 1С:Документооборот

Похожие статьи

Направления совершенствования документационного обеспечения.

Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения.

Проблемы внедрения автоматизированных систем.

Проблемы правового регулирования электронного.

Система электронного документооборота в органах.

Роль системы электронного документооборота.

Проблема соотношения бумажного и электронного.

Рабочие процессы или свободное движение документов.