Должностной состав службы доу
Обновлено: 05.07.2024
Определение оптимального количественного состава работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени (Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России 26 марта 2002 г.).
Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в ряде локальных нормативных документов: положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.
Положение о службе ДОУ – это документ, определяющий организационно-правовое положение службы, ее место и роль в системе управления организацией. Положение разрабатывается руководителем службы ДОУ самостоятельно или с привлечение квалифицированных специалистов. Оно согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем организации.
1. Общие положения, в котором определяется статус службы: полное официальное наименование, степень его самостоятельности, кем возглавляется и кому подчиняется данное подразделение, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, какими законодательными и иными нормативными актами оно руководствуется в своей деятельности, наличие печати.
2. Цели и задачи службы ДОУ – данный раздел определяет, для достижения каких целей или решения каких задач создается служба ДОУ. Как правило, основной целью службы является организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения новейших информационных технологий в работе с документами. В процессе руководства, координации, контроля и реализации работ по ДОУ служба решает следующие задачи:
а) обеспечение единой технологии создания, обработки и обеспечения сохранности документов организации на протяжении всего их жизненного цикла;
б) разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;
в) совершенствование форм и методов работы с документами.
3. Функции службы ДОУ – указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Этот раздел больше всего определяет специфику деятельности организации. Функции можно разделить на три группы: документирование управленческой деятельности, работа с документами и организационные виды работ и в каждом из них подробно перечислить содержание выполняемых работ.
4. Права и ответственность – устанавливает, какие действия имеет право осуществлять руководитель подразделения для качественного и своевременного выполнения задач, возложенных на это подразделение. Под правами понимаются: право требовать или запрещать выполнение определенных действий, право давать указания работникам, право представительствовать в других организациях и др.
Ответственность – это юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В этом разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости – и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
5. Взаимоотношения. Связи – регламентирует информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие.
Положение о службе ДОУ оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации.
Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция. Главная цель этого документа – регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников с тем, чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей.
Должностная инструкция (ДИ)регламентирует организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, стажу работы, профессиональным знаниям.
ДИ работника службы ДОУ должна включать следующие разделы: общие положения, функции, обязанности, права работника, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.
Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценить деятельность каждого работника службы ДОУ, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.
Регламентирующим документом в деятельности службы ДОУ является Инструкция по делопроизводству (ДОУ), которая закрепляет систему документационного обеспечения управления, установленную в конкретной организации. Это основной нормативный документ, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Он устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.
Инструкция по делопроизводству составляются с учетом специфики организации, поэтому она всегда индивидуальна и учитывает особенности как состава документов, так и технологии их обработки. Основой для их составления являются типовые инструкции и действующие нормативно-методические документы (см. раздел III).
Структура текста не регламентирована. Обычно Инструкция содержит общие положения, а тематические разделы могут включать:
В Инструкции могут содержаться разделы по работе с обращениями граждан, с документами ограниченной сферы распространения (конфиденциальными документами) и т.д.
Как правило, Инструкция содержат приложения в виде справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, схемы документопотоков, формы номенклатуры дел и др. (приложение 2).
Новые Правила делопроизводства представлены разделами:
1. Общие положения.
2. Основные понятия.
3. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти.
4. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти.
5. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти.
6. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти.
Оценка деятельности делопроизводственных служб осуществляется как руководством организации, так и самими службами ДОУ. Специалисты ДОУ (М.П. Бобылева) предлагают использовать следующие критерии оценки деятельности служб ДОУ (схема 1). По этим критериям оцениваться может деятельность службы в целом или ее отдельных участков (по направлениям работы), а также работа сотрудников.
Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [2] . Согласно нормативным документам, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.
Руководители. Эта категория включает:
• заведующего службой делопроизводства (управляющий делами, зав.
канцелярией, зав. общим отделом);
• заведующего протокольным отделом;
• зав. отделом подготовки документов, копировальным бюро, экспедицией.
Основная функция руководителя — это планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала в службе ДОУ.
Специалисты. Вэту категорию включены:
Технические исполнители. К ним относятся:
• машинистки и стенографистки;
• операторы организационной техники.
Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.
Согласно существующей в стране классификации, преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.
Какой же должен быть численный состав делопроизводственных служащих на предприятии? Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять для министерств и ведомств — 12-15%; для промышленных предприятий и организаций — 0,5% общего числа работающих [3] .
2.2.2.Нормативная регламентация работы службы ДОУ
Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляются в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.
Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам [4] , положение имеет обязательную юридическую силу.
Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.
Структура Положения о службе ДОУ.
• постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• распорядительными документами руководства организации; • нормативно-методическими документами по делопроизводству;
• инструкцией по делопроизводству в организации.
Если служба ДОУ имеет свою печать, то в Положении дается ее описание, условия хранения и использования.
• обязанности руководителя службы ДОУ;
• права руководителя службы ДОУ;
• ответственность руководителя службы ДОУ.
Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.
Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Источниками для разработки должностных инструкций являются:
1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные ивзаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
1. Общие положения, в которых содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием; образование, опыт работы в учреждении; кем назначается и освобождается от занимаемой должности; какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности.
1.1. Инспектор по учету и регистрации корреспонденции является работником, осуществляющим прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.
1.2. Инспектор подчинен непосредственно начальнику Управления делами.
1.3. На должность инспектора назначаются лица, имеющие специальное образование по организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.
1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации по представлению начальника Управления делами.
1.5. Инспектор в своей деятельности руководствуется:
* уставом университета;
* действующим законодательством РФ;
* правилами внутреннего трудового распорядка;
* приказами (указаниями) руководителя организации и начальника ДОУ;
* нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
* настоящей должностной инструкцией.
2. Основные задачи и обязанности. В этом разделе формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, которые должны включать особенности подготовки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений.
Например: …«Основной задачей заведующего архивом является организация и ведение архивного дела на предприятии, обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.
Для выполнения возложенных на него задач заведующий архивом обязан:
* руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;
* оказывать максимальную помощь в поиске необходимых документов;
* инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;
* контролировать своевременность поступления в архив документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;
* руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, сроки хранения которых истекли;
* осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
* организовывать работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
* составлять установленную отчетность;
3. Права. В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т. д.
Например: «Инспектор имеет право:
* проверять сохранность, правильность адресования поступающей корреспонденции и своевременно возвращать ее почтовому отделению;
* не принимать от структурных подразделений неправильно оформленные документы, предназначенные для отправления;
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
4. Ответственность. В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная или материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.
Например, «Инспектор несет ответственность за:
* не использование предоставленных прав, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;
* нарушение инструкции по делопроизводству организации;
5. Взаимоотношения (взаимосвязи по должности). В разделе определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе должно быть описано, кто и от каких структурных подразделений получает документацию, кому предоставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.
Например: «Секретарь структурного подразделения взаимодействует:
* с канцелярией и другими структурными подразделениями по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов;
* с административно-хозяйственной частью — по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежностями;
Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.
Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:
• Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004.
• ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.
• Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив. 2002.
Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
• вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;
• виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;
• общие правила документирования;
• правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;
• порядок изготовления и размножения документов;
• правила оформления и заверения копий и приложений; • порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;
• порядок работы исполнителей с документами.
• порядок приема, обработки и распределения входящих документов;
• порядок передачи документов внутри организации; • порядок подготовки и обработки исходящих документов;
• порядок учета количества документов.
• общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
• перечень документов, не подлежащих регистрации;
• характеристику форм регистрации;
• описание принятой технологии и порядок индексации документов.
• принципы построения информационно-справочной работы в организации;
• характеристику справочных массивов;
• порядок систематизации и классификации справочной информации;
• информационно-поисковую систему по документам организации.
• перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;
• порядок постановки на контроль;
• типовые сроки исполнения;
• обобщение и анализ данных об исполнении документов.
• общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;
• порядок составления номенклатуры дел организации;
• правила формирования в дела отдельных категорий документов;
• порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.
• организацию проведения экспертизы научной и практической ценности документов;
• правила оформления дел для передачи на хранение;
• требования к описанию документов постоянного и временного хранения;
• порядок передачи дел в архив учреждения.
Приложения к инструкции должны содержать максимум справочноиллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:
• оттиски печатей и штампов;
• образцы заполнения форм документов;
• перечни контролируемых документов;
• формы номенклатуры дел и др.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.
Методика разработки Табеля создана ВНИИДАД. Она включает в себя следующие этапы:
• отбор форм документов для включения в Табель;
• определение формы и структуры Табеля;
• согласование и утверждение Табеля.
Рассмотрим эти этапы более подробно.
Отбор формы документов для включения в Табель. В Табель включаются не только формы документов, описанных в Общероссийском классификаторе управленческой документации, но и те документы, которые появились в организации в результате сложившейся практики работы. Их следует дополнительно проверить на предмет необходимого и оптимального состава реквизитов.
Определение формы и структуры Табеля. Табель имеет табличную форму. Перечень граф зависит от глубины проводимой систематизации и соответствует списку параметров карт форм документов, которые заполнялись на первом этапе разработки Табеля. Например, Табель может иметь такие графы:
Наименование формы документа.
Дата утверждения, наименование организации, утвердившей форму документа.
Перечень граф Табеля может быть более узким. Однако необходимый минимум должны составлять 1, 3, 4, 5, 15-й пункты.
Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов. Как и в любом классификационном справочнике, применяющемся в деятельности службы ДОУ, в основу составления может быть положена организационная структура или классификация управленческих функций и задач. Предпочтение следует отдать тому принципу систематизации, который менее всего подвержен изменениям, т.
е. функциональному принципу. В любом случае, формы документов внутри каждого раздела должны располагаться в порядке их значимости.
Согласование и утверждение Табеля. После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. При завершении согласования Табель подписывает руководитель службы ДОУ. На последнем этапе Табель утверждается руководителем предприятия.
После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Работники службы ДОУ обязаны поддерживать Табель в рабочем состоянии, т.
е. своевременно вносить в него необходимые согласованные изменения: внедрение новых форм, отмена ранее действующих, а также осуществлять контроль за порядком его использования.
Целесообразно создавать Табель в двух видах:
• на бумажном носителе в качестве эталона с живыми подписями и печатью, который должен находиться в службе ДОУ;
• в электронном виде с целью возможного использования его всеми сотрудниками организации.
Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.
Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5). Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме:
• назначение документа, информация, которую он должен нести;
• оптимальный состав реквизитов (с учетом последних требований
• унифицированный текст документа.
Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.
Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Это могут быть отдельные файлы, подготовленные в распространенной программе Microsoft Word. Некоторые формы документов могут быть уже заложены в программах автоматизации, внедренных в организации.
1.1. Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.
1.2. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях* осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
1.3. Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
1.4. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения:
в министерствах и ведомствах СССР, союзных и автономных республик - управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии,
протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;
на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро,
копировально-множительное бюро, архив;
в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;
в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
в акционерных обществах - учредительной конференцией;
в кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;
в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;
в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.
1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производится в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтрудом СССР**.
1.6. Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда СССР, Госстроя СССР, государственными и отраслевыми стандартами.
1.7. Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
1.8. Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.
Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура текста должностной инструкции работников службы ДОУ дана в Приложении 2.
1.9. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления СССР и союзной республики, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
1.10. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.
1.11. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Цели и задачи службы ДОУ
2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
2.1.1. совершенствование форм и методов работы с документами;
2.1.2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;
2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и документов;
2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
3. Функции службы ДОУ
3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
3.1.1. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
3.1.2. осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
3.1.3. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
3.1.4. регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
3.1.5. организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов;
3.1.6. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
3.1.7. организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
3.1.8. организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
3.1.9. разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
3.1.10. осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
3.1.11. организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС СССР;
3.1.12. повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
3.1.13. организация рабочих мест, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ.
4. Права и ответственность службы ДОУ
4.1. Служба ДОУ имеет право:
4.1.1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
4.1.2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
4.1.3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
4.1.4. проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
4.1.5. привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
4.1.6. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
4.1.7. совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;
4.1.8. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
4.1.9. разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
4.1.10. вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
4.1.11. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
4.1.12. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:
4.2.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;
4.2.2. выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников. Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.
П остроение эффективно функционирующей системы управления документацией организации является одной из важных задач управления. Ведь качество управленческих процессов напрямую зависит от того, насколько четко отлажены механизмы информационно-документационного обеспечения деятельности компании. Эти механизмы подразумевают своевременное получение достоверной и полной информации, обработку этой информации, ее документирование, работу с документацией, ее использование и хранение.
Функции по обеспечению этой деятельности в первую очередь возложены на такое структурное подразделение, как служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Ее деятельность должна быть правильно организована. В большинстве компаний ответственность за постановку этой работы возложена на руководителя службы ДОУ. В его задачи входит определение цели, функций и методов работы подразделения, планирование его деятельности, определение потребностей подразделения в оборудовании и программном обеспечении, определение эффективности деятельности службы, разработка мер по ее повышению, а также внедрение новых технологий и методов работы.
Как правило, все эти задачи решаются в рамках уже существующего подразделения, однако возможна ситуация, когда есть необходимость в создании ранее отсутствующей в организации службы ДОУ. И в первом и во втором случае руководитель должен владеть теоретическими основами построения служб делопроизводства.
Служба ДОУ – управление делами – канцелярия – секретариат
Также это подразделение может называться: служба делопроизводства, управление делами, общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п. Выбор названия зависит от многих факторов. Объективных, таких как, например, масштаб подразделения и специфика деятельности организации, территориальная разобщенность ее структурных подразделений. И субъективных, например сложившиеся традиции в компаниях с длинной историей, подход к применению цифровых технологий.
Учитывая, что никаких других современных нормативных или методических документов, в которых был бы прописан точный и однозначный подход к наименованию и формированию этого структурного подразделения нет, каждая организация вправе самостоятельно решать, как именно называть эту службу.
Место в структуре управления организации
- может не только самостоятельно осуществлять функции по документационному обеспечению управления, но также
- методически руководить и при необходимости корректировать деятельность других подразделений и сотрудников, задействованных в делопроизводственных процессах;
- будет в упрощенном порядке взаимодействовать с руководством в ходе рассмотрения, согласования, подписания документов, контроля за их исполнением (это повышает статус службы).
Вместе с тем следует отметить, что в крупных современных компаниях руководство этой деятельностью может быть выведено на второй уровень управления – на уровень заместителей генерального директора. Это может быть.
Читайте также: