Устное или письменное официальное сообщение сведений властям начальнику

Обновлено: 15.05.2024

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
при ведении бизнеса;
при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
вежливое обращение;
грамотность, краткость и лаконичность информации;
указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
невежливое обращение;
искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

используется как продольный, так и угловой бланк;
требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

Толковый словарь русского языка. Поиск по слову, типу, синониму, антониму и описанию. Словарь ударений.

Найдено определений: 28 заявление

2. Официальное обращение, письменная просьба о чём-либо, составленная по установленной форме и подаваемая на имя должностного лица в учреждение, организацию.

ЗАЯВЛЕ́НИЕ - сущ., с., употр. сравн. часто

Морфология: (нет) чего? заявле́ния, чему? заявле́нию, (вижу) что? заявле́ние, чем? заявле́нием, о чём? о заявле́нии; мн. что? заявле́ния, (нет) чего? заявле́ний, чему? заявле́ниям, (вижу) что? заявле́ния, чем? заявле́ниями, о чём? о заявле́ниях

1. Заявлением называется официальное выступление (устное или письменное), в котором сообщается о чём-то важном (и, как правило, новом).

Заявление правительства. | Заявление президента. | Довольно неожиданное заявление.

2. Если человек, государство, организация и т. д. выступают с заявлением, значит, они в официальной форме (устно или письменно) сообщают о чём-то важном (и, как правило, новом).

В понедельник президент выступил с заявлением, в котором говорилось о необходимости проведения реформ.

3. Заявлением называется документ, письменная просьба о чём-либо официальному лицу или организации.

Подать заявление. | Подписывать заявление. | В заявлении о приёме на работу необходимо указать, на какую должность вы устраиваетесь.

|| Официальная бумага, излагающая какую-нибудь просьбу, какое-нибудь предложение (офиц.). Напишите заявление о своей просьбе. Подайте заявление заведующему. Послать заявление в райком.

ЗАЯВЛЕ́НИЕ, -я, ср.

2. Письменная просьба о чём-н. Написать з. об отпуске. Резолюция на заявлении.

ЗАЯВЛЕ́НИЕ, -я, ср

Документ официального характера, содержащий письменную просьбу о чем-л., направленной официальному лицу, организации.

После совещания я подал заявление об увольнении ввиду возвращения в родной город,моя фабрика прислала запрос с просьбой вернуть меня обратно (А. Рыбаков).

ЗАЯВЛЕ́НИЕ -я; ср.

2. Письменная просьба о чём-л., направленная официальному лицу, организации. Подать, принять, рассмотреть, подписать з. Поступило з. З. на имя директора. З. об отпуске. З. от жильцов дома. Приём заявлений граждан.

Заявление правительства. Сделать заявление. Выступить с заявлением.

О политических партиях нельзя судить по их названиям, заявлениям, программам, а надо судить по их делам. Ленин, Итог.

Проявление, выражение чего-л.

[Вилларский] приехал к нему [Безухову] с теми заявлениями дружбы и близости, которые выражают обыкновенно друг другу люди, встречаясь в пустыне. Л. Толстой, Война и мир.

2. Просьба о чем-л., изложенная письменно в официальной форме.

[Рагозин] написал заявление в две строки о том, чтобы его перевели на военную работу. Федин, Необыкновенное лето.

Заявление, ия, ср.

Просьба о чем-л., изложенная в письменной форме.

• Сколько в твоей бригаде заявлений на квартиру? Юность, 1976, № 8, 77. Написал заявление в две строки о том, чтобы его перевели на военную работу (Федин). МАС, т. 1, 599. В Правление ЖСК "Московский писатель" Войновича В.Н. Заявление. Войнович, 1989, 21.

Подавать/ подать заявление на два метра. Разг. Шутл.-ирон. Умереть, быть готовым к смерти. БМС 1998, 202; БСРЖ, 220.

(просьба о чем-то, изложенная письменно в официальной форме) о чем и на что. [Рагозин] написал заявление в две строки о том, чтобы его перевели на военную работу (Федин). Подать заявление на развод (влияние глагола подать, ср. разг. подать на развод).

заявле́ние, заявле́ния, заявле́ний, заявле́нию, заявле́ниям, заявле́нием, заявле́ниями, заявле́нии, заявле́ниях

донес е ние, донесения, ср. (офиц.).

Словарь Военных Терминов

Пограничный словарь

Военно-морской Словарь

военный документ, излагающий определенные сведения вышестоящему командиру (начальнику) или штабу. Может быть боевым (содержит информацию об обстановке в районе боя и решение о дальнейшем его ведении) и служебным. Донесение бывает срочное (представляется к времени, установленному табелем срочных донесений) и внесрочное (представляется при резком изменении обстановки).

Краткий словарь оперативно-тактических и общевоенных терминов

Тезаурус русской деловой лексики

Словарь Ожегова

Словарь Ефремовой

Энциклопедия Брокгауза и Ефрона

или рапорт — обозначает способ сношений подчиненного органа управления или должностного лица с высшим во всех тех случаях, когда последний требует доставления каких-либо сведений (ст. 152, т. II Общ. учр. губ.). Кроме донесений, делаемых по требованию начальства, органы управления в определенных случаях обязаны доводить до сведения высшего начальства об известных им явлениях в сфере вверенного им управления, не выжидая запросов. Бюрократическая терминология не различает донесений и представлений, называя общим именем Д. все способы сношений подчиненных органов с высшими.

Ответы на вопросы различных тематик и направлений!
Добавляйте свои ответы в помощь другим!
С нами вам не страшна никакая викторина!